Région Rhône-Alpes Présentation du logiciel

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1 Région Rhône-Alpes Présentation du logiciel 1

2 Plan de la présentation Introduction au projet ViaTrajectoire Déclinaison du projet en Martinique Présentation détaillée du processus de gestion des demandes d orientation en SSR/HAD de ViaTrajectoire Démonstration de ViaTrajectoire Annexe : prérequis techniques 2

3 La genèse du projet Quand ViaTrajectoire s appelait Trajectoire Conception du logiciel par le GCS SISRA Projet lancé fin 2005 par l ARH Rhône-Alpes, sur l idée de la coordination en SSR du territoire de santé de Lyon/Villefranche Objectif : Faciliter l orientation des patients hospitalisés en court séjour (MCO) qui nécessitent des soins de suites et de réadaptation (SSR) ou une prise en charge en hospitalisation à domicile (HAD) Direction opérationnelle confiée au GCS SISRA, avec un responsable informatique et un responsable médical Financement initial par l ARH-RA Diffusion du logiciel ViaTrajectoire En 2008, déploiement en Rhône-Alpes A partir de 2009, adhésion des premières régions Aujourd hui, une adhésion quasi-nationale 3

4 Où en est la diffusion Carte de diffusion de ViaTrajectoire 20 régions 15 régions utilisatrices Alsace Auvergne Haute Normandie Basse Normandie Ile de France Pays de la Loire Picardie Poitou Charente Rhône-Alpes Nord Pas-de-Calais Languedoc-Roussillon Limousin Bourgogne Champagne Ardenne Franche-Comté 4 régions en cours de démarrage Midi-Pyrénées Guadeloupe Aquitaine La Réunion 1 région en cours de cadrage Centre Présentation novembre 2013 Près de professionnels déclarés en France Plus de 2000 établissements déclarés Près de connexions par jour Près de 1000 patients admis en SSR/HAD par jour 1 région en cours d adhésion Martinique 4

5 Le logiciel ViaTrajectoire Aujourd hui Offre logicielle Sur le champ «sanitaire» Un outil d aide à l orientation SSR/HAD déjà bien rôdé et qui a fait ses preuves, mais un logiciel qui continue d évoluer! Sur le champ «médicosocial» Le projet d extension du logiciel pour l orientation de la personne âgée en EHPAD => lancé en 2012, version en cours d expérimentation par des établissements volontaires de 5 régions Le projet d extension du logiciel pour l orientation de la personne handicapée (ESMS) => lancement prévu début 2014 Travail en mode collaboratif : Une équipe projet informatique SISRA financée en majeure partie par les cotisations des régions Un fonctionnement avec les régions en mode collaboratif : Le comité de suivi inter-régions «ViaTrajectoire France» 3 groupes de travail thématiques sur le Thésaurus, les Processus et les Statistiques Un groupe d experts du champ médicosocial 5 Présentation novembre 2013

6 Le projet ViaTrajectoire en Martinique Le déploiement de ViaTrajectoire SSR/HAD une volonté forte de l ARS Martinique Le pilotage du projet de déploiement confié au GCS SIS Martinique et à la coordination SSR de Martinique Le support de Via Trajectoire Niveau 1 : GCS SIS Martinique Niveau 2 : GCS SIS Rhône Alpes Les dates cibles : Février 2014 Lancement des SSR et de la HAD et des 1ers services MCO Fin 2014 Déploiement terminé 6 Présentation novembre 2013

7 Principe de fonctionnement Fonctionnement sur le principe de «place de marché» : Une plateforme d'échanges virtuelle fédérant les offres des établissements d accueil (SSR/HAD) et les demandes d orientation de patients des établissements Un mécanisme de transaction sécurisé gérant les échanges entre établissements de court séjour et structures SSR/HAD Plateforme ViaTrajectoire SSR/HAD z Hôpital demandeur Thésaurus médical SSR/HAD Annuaire de l offre de soins SSR et HAD SSR/HAD y Prescription d une prise en charge de soins de suite Formulaire de Demande d Admission Sélection des unités SSR ou HAD Moteur d aide à l orientation SSR/HAD x Envoi de la demande Suivi des réponses Choix du SSR ou HAD Processus d échange sécurisé Consultation des formulaires de demande et Réponse aux demandes Préparation et finalisation du dossier d admission en vue du transfert du patient Dossier d Admission Observatoire TRAJECTOIRE Consultation du dossier et préparation de l arrivée du patient 7

8 Un thésaurus et un annuaire de l offre SSR/HAD pour un langage entre prescripteurs et receveurs Le thésaurus des situations requérant une prise en charge en SSR/HAD Il est construit à partir des recommandations de bonnes pratiques des sociétés savantes et de l HAS Il prend en compte des décrets sur les SSR (préconisations et nomenclature) Il est construit pour évoluer avec les modifications de pratiques et de réglementation Le thésaurus décrit : Les pathologies requérant des soins de suite (famille, sous-famille, détail) Les objectifs de prise en charge en SSR/HAD Les conditions liées au patient et à son environnement qui influent sur sa prise en charge Les ressources théoriques requises ( personnel et plateau technique) 8 Présentation novembre 2013 Hospices Civils de Lyon Equipe Trajectoire - Direction des systèmes d information - Avril 2013

9 Un thésaurus et un annuaire de l offre SSR/HAD pour un langage entre prescripteurs et receveurs Le thésaurus permet aux établissements SSR/HAD de décrire leur offre de soins dans l annuaire des établissements de soins de suite Le thésaurus permet aux établissements MCO de décrire très facilement les besoins du patient dans le formulaire de demande électronique Le thésaurus sert de base au moteur d aide à l orientation pour rechercher automatiquement dans l annuaire les établissements SSR/HAD qui répondent au mieux aux besoins du patient 9 Présentation novembre 2013 Hospices Civils de Lyon Equipe Trajectoire - Direction des systèmes d information - Avril 2013

10 Un processus d orientation qui sécurise et optimise la gestion «bureautique» Un formulaire de demande d admission électronique Standardisé : pour aller à l essentiel en pratique habituelle Ajustable : ajout automatique de rubriques pour des pathologies particulières Un processus d échanges sécurisé et optimisé Demande d admission envoi réponse sont en temps réel Annulation automatique des autres demandes dès accord trouvé avec une structure, etc Des tableaux de bord par service pour un suivi optimal des demandes Ergonomie conçue par les professionnels/utilisateurs Facilités de lecture et de gestion des demandes d admission Des statistiques pour une meilleure visibilité et pour valoriser les échanges 10 Présentation novembre 2013

11 LOGICIEL ViaTRAJECTOIRE Le processus d orientation du patient Processus «Prescripteur» Etape 1 : Initialiser la demande d admission Patient, pathologie, ressources nécessaires Etape 2 : Compléter la demande d admission Informations complémentaires (médicales, sociales) Etape 3 : Envoyer la demande d admission A une ou plusieurs structures Etape 4 : Suivre la demande d admission Suivre les réponses des structures Processus «Receveur» Consulter les demandes d admission via le tableau de bord Répondre aux demandes d admission (accord ou refus motivé) Etape 5 - Confirmer une proposition : Suite à un «Accord avec date» avec une structure Etape 6 : Compléter la demande d admission Dossier du patient à destination de la structure (fiche de liaison) Consulter le dossier d admission Finaliser l admission Validation définitive 11

12 L orientation du patient en SSR Étape 1 Prescripteur ou délégué à la prescription - Initialiser la demande Avec le moteur d aide à l orientation Présentation novembre

13 Étape 1 : Initialiser la demande Action 1 : sélectionner la «pathologie» 13

14 Étape 1 : Initialiser la demande Action 2 : identifier le patient 14

15 Étape 1 : Initialiser la demande Action 3 : sélectionner les ressources requises => La demande d admission est initialisée 15

16 L orientation du patient en SSR Étape 2- Prescripteur ou délégué à la prescription Compléter la demande Tout de suite ou plus tard, par la même personne ou une autre 16

17 Étape 2 : Compléter la demande Action 1 : ouvrir la demande depuis le tableau de bord 17

18 Étape 2 : Compléter la demande Action 1 : ouvrir la demande depuis le tableau de bord 18

19 Étape 2 : Compléter la demande Action 2 : saisir et enregistrer les informations 19

20 Étape 2 : Compléter la demande Action 2 : saisir et enregistrer les informations (en une ou plusieurs fois) Il est possible d ajouter des pièces jointes Quand tous les champs obligatoires sont remplis, la demande d admission est prête à être envoyée 20

21 L orientation du patient en SSR Étape 3 Prescripteur ou délégué à la prescription Envoyer la demande A une ou plusieurs unités 21

22 Étape 3 : Envoyer la demande Possibilité d ajouter une unité absente de la liste proposée Résultats de l orientation (liées à la pathologie et proximité/domicile du patient) 22

23 Étape 3 : Envoyer la demande Résultats de l orientation (liées à la pathologie et proximité/domicile du patient) Un courriel est envoyé aux unités contactées qui gèrent leurs admissions dans Trajectoire Présentation novembre

24 Gérer ses admissions dans Trajectoire Étape - SSR / HAD Consulter / imprimer les demandes d admission reçues 24 Présentation novembre 2013

25 Étape SSR/HAD - Consulter / imprimer les demandes d admission reçues Un mail est arrivé pour prévenir de la nouvelle demande reçue La demande apparaît en gras dans le tableau de bord Elle peut être imprimée ou consultée depuis le tableau de bord 25

26 Étape SSR/HAD - Consulter / imprimer les demandes d admission reçues 26

27 Étape SSR/HAD - Consulter / imprimer les demandes d admission reçues En cliquant sur la ligne vous pouvez répondre à la demande 27

28 Étape SSR/HAD - Consulter / imprimer les demandes d admission reçues Du tableau de bord, possibilité de visualiser les autres établissements contactés au clic sur l icône «maison» 28

29 Étape SSR/HAD - Consulter / imprimer les demandes d admission reçues Pour chaque demande d admission, liste des unités contactées et leurs réponses Autres unités contactées et leurs réponses 29

30 Gérer ses admissions dans Trajectoire Etape SSR / HAD: Premier type de réponse : Accord avec date d admission possible 30 Présentation novembre 2013

31 Étape SSR/HAD - Répondre aux demandes d admission Action 2 : saisir la réponse : accord avec date La réponse est enregistrée Un mail est envoyé au service prescripteur pour le prévenir Tant que le prescripteur n a pas confirmé la proposition d accueil, la réponse peut être modifiée Présentation novembre

32 Gérer ses admissions dans Trajectoire Etape SSR / HAD: Autre type de réponse : Accord de principe ( fourchette de date proposée ou envoi d un consultant en unité MCO) Présentation novembre

33 Étape SSR/HAD : Saisie d un «Accord de principe» Accord sans date d admission OU Envoi d un consultant en unité MCO Cette réponse devra être transformée en «accord» avec date sans quoi le service prescripteur ne pourra pas confirmer la proposition. 33

34 Gérer ses admissions dans Trajectoire Etape SSR / HAD: Autre type de réponse : Refus motivé 34 Présentation novembre 2013

35 Étape SSR/HAD : Saisie d un refus Tant que le prescripteur n a pas confirmé la proposition d accueil avec un SSR ayant donné un accord, la réponse peut être modifiée 35

36 L orientation du patient en SSR Étape 4 Prescripteur : Suivre la demande 36

37 Étape 4 Prescripteur : Suivre la demande - Suivi depuis le TDB Les demandes ayant reçu une réponse apparaissent en gras Un courriel reçu pour annoncer l arrivée d une nouvelle réponse Le détail des réponses est donné au clic sur le bouton «maison» En cliquant sur la demande, le prescripteur peut confirmer un «accord avec date» d une unité receveuse 37

38 L orientation du patient en SSR Étape 5 Prescripteur : Confirmer un accord d un SSR avec date d admission proposée 38

39 Étape Prescripteur : Suivre la demande - Confirmer la proposition d UNE unité de soins Un courriel est envoyé à l unité receveuse pour la prévenir de la confirmation Les autres envois et réponses sont annulés La demande d admission doit être complétée avant le transfert Présentation novembre

40 L orientation du patient en SSR Étape 6 Prescripteur Compléter la demande - dialogue Avant le départ du patient 40 Présentation novembre 2013

41 Étape 7 : Compléter la demande Compléter et actualiser la demande d admission pour permettre à l unité d accueil de préparer l arrivée du patient 41

42 Étape 7 : Dialogue côté MCO Si tous les champs obligatoires sont remplis, le bouton «Finaliser l admission» devient actif 42

43 L orientation du patient en SSR Étape 7 Prescripteur Finaliser l admission Juste avant le transfert du patient 43 Présentation novembre 2013

44 Étape 8 Finaliser l admission Un courriel est envoyé à l unité d admission pour la prévenir que le dossier est complet La demande n est plus modifiable La demande disparaîtra des tableaux de bord «En cours» quand la date d admission réelle sera passée 44

45 Annexe : Prérequis techniques (1) à voir avec les informaticiens de son établissement Poste de travail Le poste doit avoir accès à internet (débit conseillé : 1 Mo réel minimum) Le site ViaTrajectoire est optimisé pour la résolution d écran 1024*768 Navigateur internet Pour une navigation plus confortable, veuillez utiliser un navigateur récent : Internet Explorer version 8 ou supérieure. Firefox version 9 ou supérieure. Chrome version 15 ou supérieure. Opéra version récente. L exécution du JavaScript doit être activée. Le navigateur doit accepter les cookies. L ouverture des pop-ups doit être autorisée pour le site Messagerie Les mails provenant de l adresse mail détectés en tant que courrier indésirable. ne doivent pas être

46 Annexe : Prérequis techniques (2) à voir avec les informaticiens de son établissement Configuration réseau Si vous utilisez un proxy, ajouter les sites suivants à vos sites de confiance : Lecture des documents Assurer vous de disposer des logiciels adaptés pour la lecture des différents type de documents : Fichiers PDF : Adobe Reader téléchargeable à l'adresse ou n'importe quel autre logiciel permettant l'ouverture et l'affichage des documents PDF. Fichiers Word, Excel PowerPoint : logiciels de la suite Office ou équivalent.

47 Merci de votre attention 47