Le logiciel Négoce International du Système COSMOS

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1 Le logiciel Négoce International du Système COSMOS Le logiciel «Cosmos Négoce International» est une gestion commerciale complète spécialisée pour les entreprises dont les activités de ventes aux clients et d achats aux fournisseurs sont intimement liées. Le logiciel Cosmos Négoce International est l un des logiciels du Système COSMOS, schématisé ci-dessus, suite logicielle complète couvrant les différents aspects de la gestion des activités internationales des entreprises. Il combine harmonieusement les fonctions des deux logiciels «Gestion Commerciale Export», et «Gestion des Achats Import». Sa souplesse d adaptation lui permet de répondre à différentes typologies d activité de négoce. Propriétés générales du logiciel Cosmos Négoce International Le logiciel est : multi devises multi langues multi sites Contenu de la documentation 1. Les différentes typologies d activité de Négoce. Capacité d adaptation du logiciel Cosmos Négoce International à ces typologies. 2. Fonctionnalités principales et fonctionnalités annexes du logiciel Cosmos Négoce International 3. Les Fichiers de base 1

2 Les différentes typologies d activité de Négoce. Capacité d adaptation du logiciel Cosmos Négoce International à ces typologies. L architecture modulaire du logiciel Cosmos Négoce International permet d adapter son déploiement à des typologies différentes d activité de Négoce. Pour y parvenir, deux modèles d architectures fonctionnelles générales sont possibles : 1. Modèle 1 : Achats toujours adossés à une Vente. On déploie la seule chaîne Ventes : Le module «Ordres» permet en effet d éclater une commande Client en une ou plusieurs commandes d achat vers des fournisseurs (réguliers ou occasionnels) : (Gestion simplifiée des achats, car achats toujours «adossés» à une vente) 2. Modèle 2 : Imbrications plus complexe entre la chaîne Ventes et la chaîne Achats Quand les relations entre les opérations de Ventes et les opérations d Achats sont moins directes (Ex : les opérations d achats ne sont pas immédiatement adossées à une Vente), il devient nécessaire de mettre en œuvre l architecture suivante : (Gestion plus complexe des achats, en partie autonome des Ventes) Une fois l architecture générale choisie (modèle 1, ou modèle 2), le logiciel offre une large palette de paramétrages des fonctions avec plusieurs niveaux hiérarchiques : paramétrages d activation des fonctions principales et choix de leurs règles, paramétrages des fonctions détaillées, adaptées à chaque entreprise. Ces larges possibilités de paramétrage confèrent au logiciel Cosmos Négoce International une grande capacité d adaptation aux spécificités propres à chaque entreprise de négoce. 2

3 Les conditions du succès de la société de Négoce International Pour réussir et assurer le service attendu, la société de Négoce International doit : savoir trouver les produits / les fournisseurs les mieux adaptés aux demandes des clients et prospects, le faire d une façon compétitive au niveau des prix et des délais, savoir minimiser les coûts annexes, avoir une logique très sûre de calcul des prix, tout en s assurant d une marge suffisante, assurer enfin un service le plus irréprochable possible. Comme les acheteurs (Clients ou Prospects) mettent les sociétés de négoce en concurrence, la proportion de dossiers avec une conclusion positive (une commande ferme) est réduite. Pour bien réussir, la société de négoce international doit en conséquence répondre à beaucoup de demandes de prix. Son taux de réussite : dépend de la qualité de son expertise dans son domaine de spécialité, pour certaines familles de produits : bien connaître les fournisseurs intéressants, et savoir retrouver très rapidement les bonnes sources d approvisionnement, sont des conditions du succès est amélioré s il y a de bonnes introductions auprès des clients ou prospects potentiels enfin, le sérieux de son action génère une meilleure fidélisation des clients. Pour se concentrer sur le cœur de son métier, et réussir, la société de Négoce a donc besoin de l aide précieuse d un outil d organisation bien adapté à l activité internationale. Telle est la vocation du logiciel Cosmos Négoce International. 3

4 Fonctionnalités principales et fonctionnalités annexes du logiciel Cosmos Négoce International Le module Offres ou Devis aux clients et prospects : Pour une nouvelle demande, l initialisation du dossier d offre-devis au client (ou prospect) est réalisée ainsi : récupération automatique des données de référence (du client ou prospect), grâce aux fiches sociétés et aux «dossiers-types» (Cf. fichiers de base) Création assistée des lignes articles (Cf. «fonctions annexes»/2) La saisie d un article non catalogué (sans référentiel) est toujours possible. Choix des fournisseurs à consulter, en fonction de leur adéquation et de leurs prix Soit les fournisseurs potentiels sont référencés, pour cet article, dans la base articles : on fait alors un choix dans cette pré-liste Soit on peut choisir dans la liste des fournisseurs référencés Emission des demandes de prix aux fournisseurs potentiels : émission et envoi d une demande de prix à chaque fournisseur consulté, pour les articles qui le concernent. Suivi des retours des offres fournisseurs, suivi des alarmes à travers la gestion des évènements. Possibilité de cataloguer les prix proposés par chaque fournisseur potentiel. Choix, par article, des fournisseurs retenus : les mieux adaptés (prix, délais) au dossier de consultation client (ou prospect), après examen critique des réponses reçues. Le logiciel peut aider au choix du meilleur prix (classement par niveau de prix). Cotation du dossier d affaire, avec d éventuels allers-retours avec les fournisseurs et les prestataires pour optimiser l offre. Calcul des prix, calcul des marges, appréciation de la rentabilité de l affaire (cf. «fonctions annexes»/3). Remise de l offre-devis au client (ou prospect) Prise en compte d éventuelles modifications demandées ensuite par l acheteur potentiel. Réponse de l acheteur potentiel (client ou prospect) : dans le cas de réponse positive, consolidation des conditions et délais avec le client, et avec les fournisseurs. En parallèle, procédure financière de gestion du risque client : appréciation du risque, mise en place d un CREDOC (cf. paragraphe sur la gestion des Crédocs), ou d une assurance crédit. L Offre-Devis change de statut et devient une «commande» : statut non ferme, ou ferme. Le module Commandes : Quand le client confirme définitivement la commande, elle prend le statut de «commande ferme». On peut alors formaliser les documents contractuels : Emission de la confirmation de la commande client intégrant les contraintes négociées avec les fournisseurs (dont les délais). Emission des Commandes fermes aux fournisseurs (multi fournisseurs) : elles sont créées automatiquement (sans ressaisies), à partir des commandes clients confirmées. 4

5 Le module Ordres d exécution : Suivi et contrôle de l exécution des commandes des fournisseurs. (Option non impérative) En éclatant la commande Client en commandes fournisseurs à l intérieur du modules «Ordres» (un enregistrement par commande fournisseur), on peut mettre en place un suivi de l avancement de chaque commande fournisseur : suivi opérationnel et logistique, grâce à la gestion des évènements, avec mise en valeur par couleur : - évènements en vert (statut OK) - évènements en rouges (statut non OK) suivi et contrôle des documents à recevoir / gestion d un statut Information des sociétés d Inspection (SGS ou autres). Le module de gestion des expéditions clients permet : Création du dossier d expédition soit d après la commande client soit au fur et à mesure des réceptions fournisseurs Contrôle des quantités, constat des écarts Calcul des poids et volume Possibilité de tenir compte de frais supplémentaires : calculés automatiquement, ou saisis. Gestion documentaire : le logiciel indique les documents à imprimer selon le pays, le client, l article Impression liasse export : Certificat d Origine, EUR1, ATR, Proforma dans la langue du contrat, Instruction Transitaire, Liste de Colisage, Marchandises dangereuses, CMR, etc. Possibilité d'expéditions multiples pour chaque affaire ou commande client, avec une gestion très opérationnelle de l'avancement des flux des différentes parties du dossier d'affaire, et le suivi des reliquats (cf. tableau de bord de suivi des affaires). Dans la chaîne ventes, le module facturation Ventes, permet : D établir et d éditer une Facture (par affaire, ou par expédition), ainsi que : Note de débit / Note de crédit, Avoirs, Journal des ventes De suivre le Risque Client, pour les couvertures de risque par assurance crédit Dans la chaîne achats, et pour le modèle 2 de l architecture modulaire, un module de contrôle des factures fournisseurs est disponible, il permet de Simuler la facture fournisseur : création d après la ou les réceptions (soit en totalité, soit choix des lignes) contrôler des factures fournisseurs : - Constatation et Régularisation des écarts - Demandes d avoirs (quantités et ou valeur), et/ou demande de livraison des reliquats ou écarts. 5

6 Mails et documents électroniques Pour chacun des modules du logiciel, il est possible d émettre des documents sous diverses formes : papier ou électronique (pdf). Il est possible de générer automatiquement un auquel est accroché un document électronique (pdf) associé à une commande (ceci étant possible dans chaque module du logiciel). Il est également possible de numériser directement un document à partir du logiciel : création d un pdf qui est catalogué en l état (archivage) sur le dossier. Rattachement et archivage de documents externes numérisés On peut rattacher à chaque dossier, dans chaque module, des documents numérisés externes au logiciel : mails, fichier Word, Excel, pdf. Il est possible de gérer des statuts et des dates sur chaque document rattaché. Crédit documentaire sur ventes Le logiciel comporte toutes les fonctionnalités nécessaires pour la gestion des CREDOC (Crédits Documentaires) à l'export. Dans la phase de négociation/vente, le logiciel permet d'établir, au niveau des modules "Offres" ou "Commandes", des Proformas décrivant, avec tous les détails utiles, la commande client prévue, dont le financement va être couvert par un CREDOC. Lors de la mise en place du CREDOC par la banque de l'acheteur, il est possible de suivre des événements : suivi de la réalisation, suivi des demandes d'amendement, etc. Ensuite, lors de l exécution de la commande, le logiciel permet de respecter strictement les obligations détaillées imposées par le CREDOC à l intérieur des documents (contraintes de stricte conformité du contenu des documents) : textes généraux du CREDOC, imposés sur divers documents (liste de colisage, facture, etc.), formalisme de réplication, à l intérieur des documents, des éventuelles anomalies de rédaction par l acheteur ou sa banque (par exemple : réplication des fautes de frappes dont le formalisme doit être strictement respecté pour éviter un blocage dans le processus d acceptation de l exécution du CREDOC, affectant directement la libération des fonds). 6

7 Gestion des évènements Pour chaque étape principale d une commande (pour chaque module du logiciel), il est possible de créer et suivre des évènements. Ces évènements sont paramétrables : nous conseillons de les cataloguer pour bien normaliser les méthodes de travail entre les différents utilisateurs, et permettre un partage normalisé des informations de suivi. Chaque évènement peut avoir des propriétés complémentaires très utiles : date d exécution (constatée, ou prévue), alertes. Il est aussi possible d avoir une vision transversale des évènements sur tout ou partie des dossiers en cours : évènements attendus à J + n, évènements en alertes. Les évènements permettent d avoir un suivi opérationnel logistique et financier. Le suivi des Commandes de Ventes peut se faire à travers : Édition de la fiche des Ventes du jour, Écran de consultation des Commandes avec sélection ou tri sur pays, produit, client, mois de livraison et contrat, Écran de Consultation des Commandes non ordonnées totalement, Tableau de Bord de suivi des affaires (cf. ci-après). Fonction de tableau de bord de suivi des affaires Le tableau de bord de suivi des affaires (Ventes) donne sur un premier écran une vision globale d une affaire, et du niveau d exécution de ses étapes principales. Les quantités exécutées, comme les quantités en solde à exécuter, sont mises en évidence pour chacune des étapes de réalisation. A travers ce premier écran, et par sélection, on peut aller consulter plus finement les données de chaque étape du dossier, y compris tous les évènements associés à chacune de ces étapes. Les informations présentes dans le tableau de bord de suivi des affaires sont instantanément et automatiquement mises à jour (sans intervention des utilisateurs) dès qu une commande progresse dans l une de ses étapes. Fonctions de recherche/consultation Un écran général de recherche/consultation multicritères permet d accéder rapidement à une commande. Il permet aussi de rechercher le dossier d une affaire et son statut d avancement, à travers une information détaillée, par exemple un numéro de colis. 7

8 Mise à disposition des fonctions de suivi/consultation à des utilisateurs externes ou périphériques, avec filtre sélectif sur les dossiers Il est possible de mettre à disposition des utilisateurs externes les fonctionnalités de suivi des affaires, en mode consultation. Dans ce cas, il est conseillé, comme le permet le logiciel, d installer un filtre de sélection paramétrable, pour que ces utilisateurs tiers ne voient que les dossiers qui les concernent. Couramment cette fonction de suivi/consultation s adresse, pour ce type d application Négoce International, soit à des Clients, soit à des prestataires indirectement concernés (par exemple, des sociétés d inspection). Cet écran de suivi/consultation, d utilisation simple et intuitive, est bien adapté pour des utilisateurs non spécialistes du logiciel. Fonctionnalités annexes 1- Quand cela est opportun, intégration automatique des catalogues de prix des fournisseurs 2- Lors de la saisie d un dossier, il est possible de faire des recherches d articles, à travers : le catalogue ou Tarif (client ou fournisseur, selon les cas) un écran multicritères (classements articles) sur Historique : selon code article, client, fournisseur, dates 3- Pour la valorisation des articles, plusieurs outils peuvent être utilisés (combinaison possible) : Prix saisi Feuille de calcul Tarif avec prix nets ou bruts Remises et frais paramétrables TVA en lignes ou en pied (selon adéquation) 8

9 Les fichiers de base Tous les modules du Système COSMOS ont une Base de Données construite sur un Modèle Conceptuel de Données (MCD) commun, de structure relationnelle. Les fichiers de base contiennent les informations stables utilisées dans le travail quotidien. Ces informations sont indépendantes des affaires traitées et servent d informations de référence permettant d alimenter les affaires en cours. Les Sociétés Le fichier «sociétés» permet de cataloguer tous les intervenants d une affaire (client, fournisseur, transitaire, banque, assureur, commissionnés etc.). Il contient les informations générales : adresses, contact, fonction du contact, classement, etc. >> Pour les Clients, on associe à chaque fiche des scénarios de données permanentes, ou «scénarios-types», par groupe fonctionnel : Livraison, Commercial, Bancaire, Douane et DEB. Pour une même nature de scénario-type (Livraison par exemple), plusieurs variantes de scénarios peuvent être cataloguées. Utilisations possibles des dossiers types : Le scénario type le plus fréquemment utilisé est «repéré» : en création d une offre/devis ou d'une commande, il sera automatiquement appelé (sélection par défaut ). L utilisateur peut ensuite, au niveau du dossier d affaire, choisir un autre scénario type (par exemple un autre scénario type Livraison pour modifier le mode de transport) L utilisateur peut, d après un scénario type, créer un scénario spécifique à l affaire Quand il y a une interface, celle-ci peut également spécifier le nom du scénario type à attacher à l affaire. Les Articles Le fichier articles peut être utilisé totalement, partiellement, ou ne pas être utilisé. Dans le cas de l application Négoce International, il est généralement le fichier articles de référence (pour Clients et Fournisseurs). En plus des fonctionnalités courantes d un fichier articles, le logiciel permet de cataloguer des données spécifiques à l activité internationale : > désignation multi langues, taxes, classement, conditionnement, colisage d expédition, code douanier (TARIC/NC), pays d origine, rattachement d un ou plusieurs fournisseurs, rubriques supplémentaires, etc. 9

10 Les Tarifs Il s agit de catalogues rattachés à un ou plusieurs clients (ou fournisseurs). Un article peut faire partie de plusieurs catalogues. Un Tarif est défini par un nom, un incoterm unique et une devise. Le prix d un article catalogué est «renseigné» : ce prix peut être : un prix définitif de vente (ou d achat) un prix de base sur lequel s applique ensuite différentes remises ou frais automatiques ou un prix qui reste «à travailler» dans les dossiers d affaires La ligne de prix d un tarif peut être : saisie (une fonction de duplication existe pour simplifier les saisies) calculée : on peut créer des feuilles de calcul. Une feuille de calcul peut être rattachée à 1 ligne tarif ou à tout le tarif. interfacée (alimentée par un autre logiciel). Une notion de «Paliers» permet de prévoir, à l intérieur d un Tarif, des déductions selon des paliers de quantités, de poids, etc. Les Codifications Les codifications sont des tables de référence générales fournies par COSMOS et pouvant être enrichies par la société utilisatrice : > incoterms, devises, Table des Pays, régimes douaniers, emballages standards, unités de mesure, etc. Confort et facilité d utilisation des logiciels. Gain de temps et de rigueur grâce à la base de données commune et exploitable dans l ensemble du système. Contrôle complet des opérations grâce au suivi des affaires actualisable en temps réel. 10