MARCHE RELATIF AU SUIVI ET A L ACCOMPAGNEMENT DES METROPOLE 3 - CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

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1 1/7 MARCHE RELATIF AU SUIVI ET A L ACCOMPAGNEMENT DES STAGIAIRES SUIVANT UN PARCOURS INDIVIDUALISE EN METROPOLE 3 - CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Maître de l'ouvrage : NOUVELLE-CALÉDONIE 11 1

2 Article 1 : Identification des parties contractantes 2/7 Le maître d ouvrage est le Président du gouvernement de la Nouvelle-Calédonie. La personne responsable du marché est le directeur de la formation professionnelle continue. Article 2 : Objet du marché Le marché a pour objet la mise en place du suivi pédagogique et administratif des stagiaires de la Nouvelle-Calédonie titulaires d une Bourse Territoriale de Formation professionnelle continue (BTF) en Métropole ou d une «Bourse Mobilité Métropole». Cette prise en charge a pour objectifs d assurer : - Le suivi pédagogique individualisé des stagiaires afin de favoriser leur intégration et leur réussite dans leur parcours de formation en métropole; - Le suivi administratif permettant à la Nouvelle-Calédonie d effectuer le règlement financier des prestations découlant de la réglementation concernant les parcours individualisés. Article 3 : Exécution technique de la prestation 3.1. Obligations du titulaire Généralités Le ou les prestataires seront en capacité de proposer une organisation de cette prise en charge selon les dispositions décrites dans le présent Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) Contexte La section Gestion des programmes de formation (service des programmes et parcours de formation SPPF) de la Direction de la Formation Professionnelle Continue (DFPC) assure la gestion de plusieurs dispositifs d aide à la formation dont la bourse territoriale de formation professionnelle continue (BTF) et la mobilité Métropole. Elle est chargée notamment de l instruction des demandes d attribution de bourses territoriales de formation professionnelle continue destinées à couvrir les besoins en compétences dans les domaines majeurs de l économie calédonienne. La BTF, réglementée par la délibération modifiée n 407/CP du 23 mai 1995 jusqu à l adoption de la délibération relative aux parcours individualisés de formation professionnelle continue (cf. projet de délibération en annexe), s adresse exclusivement à des adultes engagés dans la vie active. 22 2

3 3/7 Ce système d aide personnalisée permet aux bénéficiaires d accomplir un cycle d études sanctionné par un diplôme afin de faciliter ou de permettre une meilleure insertion professionnelle en Nouvelle-Calédonie. Les stagiaires peuvent donc choisir tout parcours de formation (longue ou courte, universitaire ou professionnelle) dans des domaines et spécialités jugées prioritaires par la Nouvelle- Calédonie et dans le pays de leur choix. Afin d optimiser la gestion des bourses attribuées, la Nouvelle-Calédonie souhaite mettre en place un système de suivi pédagogique et administratif piloté par un prestataire spécialisé dans ce domaine. Ce prestataire sera le relais d information entre la DFPC et les stagiaires. La mise en place du suivi permettra de collecter des informations qui permettront d alimenter deux indicateurs de performance (taux d assiduité et taux de réussite aux examens). Le présent cahier des charges a pour objet de préciser la commande de la Nouvelle-Calédonie afin que le prestataire soit en capacité d assurer un suivi individualisé pour tous les stagiaires suivant une formation en France métropolitaine, en termes administratif et pédagogique Déclinaison de la prestation Contenu de la prestation La prestation attendue comporte deux activités principales : - s identifier auprès des stagiaires en tant que référent pour le suivi ; - mettre en œuvre le suivi pédagogique et administratif individuel des stagiaires. Le prestataire devra être en mesure de fournir un suivi individuel des stagiaires tout au long de leur parcours, via des outils de collecte d information existants (base de données, plateforme Internet, logiciel, etc.). Les informations collectées devront être jointes aux rapports d activités à soumettre à intervalle régulier à la DFPC (cf. paragraphe sur le suivi de la réalisation pour la périodicité de soumission des rapports). Les rapports d activités devront comporter différents éléments relatifs à chaque stagiaire énumérés ci-dessous (les modèles de tableaux de suivi administratif et pédagogique 1 sont joints en annexe de ce cahier des charges). Par ailleurs, le prestataire pourra informer la DFPC d éléments nouveaux par message électronique. Ces éléments devront figurer dans les rapports d activités périodiques Public 1 Les tableaux de suivi administratif et pédagogique ainsi que les autres documents en annexe de ce cahier des charges sont présentés à titre indicatif et pourront être modifiés. 33 3

4 Le public concerné est l ensemble des stagiaires BTF et mobilité Métropole poursuivant une formation en France métropolitaine sur l année universitaire 2016/2017. Le volume de stagiaires à suivre est estimé à un maximum de 50 personnes par an dont 25 nouveaux stagiaires. 4/ Exécution de la prestation Le marché comprend la réalisation de la prestation décrite ci-dessous S identifier auprès des stagiaires en tant que référent Le prestataire assurera auprès de chaque stagiaire qui lui aura été adressé par la DFPC, une présentation de ses missions, avec une information particulière sur les obligations du stagiaire titulaire d une BTF ou mobilité Métropole tout au long de son parcours. Le prestataire devra préciser dans son offre, les modalités de mise en relation et d information qu il mettra en œuvre : - moyens de communication : téléphone, courrier, messagerie électronique, visioconférence ; - moyens d information : site internet, utilisation de réseaux sociaux, etc Mettre en œuvre le suivi administratif Le prestataire devra collecter auprès de chaque stagiaire conformément à la réglementation relative aux parcours individualisés de formation professionnelle continue et aux arrêtés d attribution de bourses : - un justificatif d entrée effective en formation ; - ses coordonnées en France mises à jour (adresse postale, messagerie électronique, contact téléphonique et bancaire); - les demandes de versement de l indemnité pédagogique et de premier équipement ; - les demandes de remboursement des frais d inscription et / ou de formation engagés par le stagiaire sur présentation des justificatifs ; - les états de présence ou relevés d assiduité ; - les résultats aux examens intermédiaires et finaux ; - les demandes liées au parcours : redoublement, modification, prolongation, compléments ; - les demandes de transport aérien en cours de formation (stage, rapprochement familial) ; - les demandes de transport aérien retour en fin de formation pour le stagiaire et sa famille le cas échéant, ainsi que le fret maritime associé. A partir des demandes transmises par chaque stagiaire, le prestataire devra procéder à la rédaction des conventions de formation avec les organismes de formation d accueil des stagiaires pour le compte de la Nouvelle-Calédonie (cf. Projet de convention en annexe) ; 44 4

5 5/7 Ce suivi administratif à la DFPC permettra d enclencher le règlement financier des prestations découlant de la réglementation concernant les parcours individualisés Mettre en œuvre le suivi pédagogique Le prestataire devra : - identifier un référent au sein des organismes de formation et mettre en place des échanges trimestriels avec ce référent ; - mettre en place des échanges trimestriels avec chaque stagiaire ; - accompagner les stagiaires dans leur recherche de stage à la demande des stagiaires ; - faire administrer le questionnaire de satisfaction de la DFPC à chaque stagiaire en fin de parcours ; - répondre aux demandes ponctuelles des stagiaires, notamment en rapport avec des problématiques pédagogiques et administratives; - intervenir en cas d urgence ou de cas de force majeure si nécessaire (problématiques de santé, de famille, exclusion, rapatriement entre autre). Par ailleurs pour les nouveaux stagiaires, le prestataire devra également les : - accompagner dans les démarches administratives à la demande des stagiaires (sécurité sociale, aide au logement, etc.) ; - organiser (dans la mesure du réseau existant) dans le premier mois de la formation une visite en présence du stagiaire et du référent identifié dont l objectif est de fixer les modalités du suivi pédagogique (états des présence, assiduité, résultats aux examens intermédiaires et finaux, attestation d entrée en formation, difficultés éventuellement rencontrées, convention de formation pour la prise en charge des frais de formation le cas échéant) ; Le prestataire devra préciser dans son offre, les modalités de mise en œuvre de cet échange : - les moyens de communication utilisés ; - le planning prévisionnel des rencontres ; - la fréquence ; - les différentes thématiques abordées : assiduité, difficultés rencontrées, intégration, niveau et résultats, appréciation sur le stagiaire depuis son entrée en formation, comportement Suivi de réalisation Conformément aux points précédents, un suivi des stagiaires sera assuré par le prestataire Planification de la prestation et réalisation Le prestataire et le responsable du marché conviennent dès le départ de la prestation d un calendrier de suivi de réalisation. Ce calendrier fixe notamment : 55 1) Les dates auxquelles le responsable du marché doit transmettre au prestataire les informations nécessaire pour effectuer la prestation ; 5

6 2) Les dates auxquelles le prestataire et le responsable du marché se rencontrent pour faire le point sur l avancement du suivi ; 3) Les dates auxquelles le prestataire transmet au responsable du marché les rapports et tableaux de suivi. 6/ Partage des données individuelles des stagiaires Le prestataire devra mettre en place un système de partage des données collectées auprès des stagiaires (cf. documents d ordre administratifs et pédagogiques demandes de remboursement, relevés de notes, etc ) afin de permettre au responsable du marché accéder aux documents facilement. Le prestataire pourra envoyer les documents par courrier électronique en informant le responsable du marché que les documents sont disponibles sur le système de partage de données (ex. Google drive, bureau virtuel dédié au responsable de marché avec une arborescence spécifique, etc ). Le prestataire devra présenter le système dans sa réponse Rapport d activités Dans le cadre de la réalisation de la prestation, le prestataire devra soumettre plusieurs rapports d activités à intervalle régulier. Les différents documents à soumettre sont décrits cidessous : 1) Suivi administratif Dans le cadre de la mise en œuvre du suivi administratif, le prestataire devra remettre un suivi administratif qui devra reprendre les éléments mentionnés dans l article en utilisant le tableau de suivi administratif proposé en annexe. Ce tableau devra être remis mensuellement dans un premier temps puis de manière trimestrielle par la suite. Le calendrier précis sera défini lors de l attribution du marché. 2) Suivi pédagogique Dans le cadre de la mise en œuvre du suivi pédagogique, le prestataire devra remettre trimestriellement un suivi pédagogique (cf. tableau du suivi pédagogique en annexe) ainsi que différents éléments complémentaires (fiches d entretien avec le stagiaire et le référent, état mensuel de présence et résultats). Ce tableau de suivi devra être remis trimestriellement. Le calendrier précis sera défini lors de l attribution du marché. 3) Rapport d activités annuel 66 6

7 Un rapport d activité annuel sera composé des éléments suivants : - Un bilan de l action : le prestataire évaluera le dispositif en indiquant les succès et les difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre. Le prestataire devra également proposer des améliorations à apporter au dispositif sur la mise en œuvre du suivi administratif et pédagogique ; - Un bilan administratif en soumettant la version finale du tableau du suivi administratif ; et - Un bilan pédagogique en soumettant également la version finale du tableau du suivi pédagogique. 7/7 Au-delà des différents rapports à soumettre, le prestataire rendra compte et communiquera avec le responsable du marché par courrier électronique pour récapituler les informations des stagiaires pour lesquels il est nécessaire de mettre en place des actions spécifiques ou répondre à des problématiques particulières. Les courriers électroniques envoyés tout le long de l année devront être annexés au dossier individuel des stagiaires. 77 7