Guide des fonctions mises à disposition des chefs experts par la base de données NFCB

Transcription

1 Guide pour chefs experts Guide des fonctions mises à disposition des chefs experts par la base de données NFCB Auteur : Andrea Reiss

2 Table des matières Table des matières... 2 Conventions du guide utilisateur... 3 Système d'exploitation... 3 Accès à la base de données... 3 Login... 4 Bienvenue Apprentis La fiche Apprenti(e) La fiche Contrat La fiche Représentant légal La fiche Unités de formation La fiche STA La fiche Examens Branches Liste des branches La fiche Branche La fiche Responsable La fiche Apprentis La fiche Plans de formation STA Unités de formation Examens Experts La Fiche Expert du module Experts La Fiche Utilisateur du module Experts La Fiche Branches du module Experts La Fiche Apprentis du module Experts Utilisateur Logout Mise à jour du guide...22 AJR.ch 2005 Page 2 sur 22

3 Conventions du guide utilisateur Les conventions utilisées dans le guide se réfèrent aussi bien que possible à l'interface utilisateur de la base de données NFCB. Ecrits en bleu on trouve les liens Internet, un click sur ces liens permet de charger une nouvelle page. Ecrits en gris on trouve des liens inactifs qui ne peuvent pas être cliqués momentanément. "Entre guillemets" on trouve les noms des boutons, des champs de saisie et d'autre éléments de l'interface utilisateur En rose on trouve des éléments qui sont soit expliqués plus en détail ailleurs dans le texte soit des liens vers d'autres sites. Il suffit de cliquez sur ces liens pour accéder aux explications ou aux sites internet. Système d'exploitation Pour accéder à la base de données il suffit d'un ordinateur avec accès à Internet. L'ordinateur ne doit pas posséder de spécificités particulières, il doit juste fonctionner correctement avec les navigateurs Internet actuels. Le type d'accès à Internet est également libre, mais il est à noter qu'une liaison par modem s'avère moins avantageuse pour des séances longue durée. L'accès à la base de données est indépendant du système d'exploitation utilisé (Windows, Macintosh, Unix, Linux etc..) et du navigateur Internet. En principe, il y a déjà un navigateur installé sur votre ordinateur. Les navigateurs Internet les plus utilisés sont Microsoft Internet Explorer, Netscape, Mozilla, Opera ou Safari. Vous trouverez ci-dessous les adresses Internet des fournisseurs respectifs de ces produits, qui devraient vous permettre de télécharger les dernières versions du navigateur. Avant d'installer de nouvelles versions, nous vous conseillons d'essayer avec la votre. Si l'affichage se fait correctement, vous pouvez sans autre conserver votre navigateur actuel. Browser Internet Explorer Netscape Mozilla Opera Safari (nur Mac OS X) Fournisseur Accès à la base de données Pour accéder à la base de données cliquez sur le lien ci-contre ou introduisezle manuellement dans votre navigateur. Pour appeler la page d'accès il suffit de taper l'adresse nkg.educa.ch. Le navigateur complète ensuite automatiquement l'adresse. Le s dans https et le symbole représentant une serrure verrouillée au niveau du navigateur, montrent que la connexion est sécurisée. Ce qui signifie que les données transmises sont cryptées et ne peuvent pas être lues par des tiers. AJR.ch 2005 Page 3 sur 22

4 Login L'écran qui permet de se loguer sur la base de données se charge automatiquement une fois que vous aurez introduit l'adresse du site dans le navigateur (voir ci-dessus). 8) 4) 5) 6) 7) 8) Introduisez le Nom d'utilisateur et le mot de passe qui vous ont été communiqués puis cliquez sur le bouton "Login" pour vous connecter. En cas de problèmes de login veuillez consulter la page problèmes de login 4). Cette page de Login nous permet également de communiquer avec vous, pour vous signaler: 5) Les Nouveautés et/ou les actualités (Notes écoles VD, Délais, Vacances). 6) Ou se procurer des guides 7) Comment accéder à la zone test qui permet d'accéder à la base de données test. Celle-ci vous fournit un mot de passe pour formateur test, qui vous permet de saisir des STA et des PE pour un apprenti test ou vous permet de vous exercer pour évaluer vos propres apprentis sans interférer avec les données réelles. 8) Pour toutes les questions concernant l'utilisation du programme consultez l'aide 8) en cliquant sur l'onglet ou le lien du même nom. Vous y trouverez entre autre l'adresse du Helpdesk helpdeskfr@nfc.educa.ch, qui répond à vos s et de la Helpline qui est à votre disposition entre 8h30 et 12h00 du lundi au vendredi au *) Tarif local. Bienvenue Le programme qui se charge suite au Login donne accès à différents modules présentés sur la barre de menu grise en haut de l'écran. Un simple click sur le nom du module permet d'y accéder. 9) 10) ) 15) 16) Chacune de ces pages sera analysée en détail dans ce qui suit. Si un des modules vous intéresse en particulier cliquer sur son nom dans la liste qui suit afin d'y accéder directement: 9) Apprentis 10) Branches 1 STA 1 Unités de formation 1 Examens 14) Experts 15) Utilisateurs 16) Logout. Vous pouvez retourner à la page de Bienvenu depuis toutes les autres pages en cliquant sur le logo NFCB en haut à gauche de l'écran. AJR.ch 2005 Page 4 sur 22

5 1 Apprentis Depuis la page de bienvenue, un click sur le module Apprentis dans la barre de menu grise ouvre automatiquement la fiche du même nom qui présente la liste complète des apprentis qui vous ont été attribués par les différents cantons. 7) 8) 4) 5) 6) Plusieurs critères de sélection ont été prévus: Le critère nom/prénom : Inscrivez tout ou une partie du nom ou du prénom (attention: vous ne pouvez pas introduire les deux en même temps) du ou des apprentis que vous recherchez dans la case vide prévue à cet effet. (Majuscules et minuscules sont traitées indifféremment) Cliquez ensuite sur le bouton "Rechercher" 4). La nouvelle liste qui s affiche automatiquement, ne contiendra plus que les apprentis qui correspondent aux critères de recherche. Une recherche lancée sans critère de sélection affiche l'ensemble des apprentis. Le critère de sélection "Choix apprentissage" 5) est un menu déroulant qui permet de sélectionner les apprentis en fonction de leur année d apprentissage. Le critère de sélection "Choisir le canton" 6) se présente sous forme d un menu déroulant, qui permet de sélectionner les apprentis d un canton particulier. Le critère de sélection "Choisir la branche" 7) est un menu déroulant, qui permet de sélectionner une branche en particulier. Tous les critères de recherche peuvent être combinés entre eux. Ce qui vous permettra par exemple de rechercher tous les apprentis en administration publique de 2 ème année du canton de Fribourg dont le nom ou le prénom contient un d. Si aucun critère de sélection n est appliqué la liste vous montre la totalité de vos apprentis. Pour afficher les apprentis archivés (apprentissage terminé ou interrompu) cliquez dans la case "Inclure les archives" 8), pour l activer. 9) 9) Une fois que la case "Inclure les archives" a été sélectionnée une coche apparaît dans la case devant cette option 9) et les apprentis archivés sont signalés par un A (voir ci-dessous). Un second click sur la même case désactive la fonction: la coche est supprimée de la case 8) et les apprentis archivés sont automatiquement retirés de la liste. AJR.ch 2005 Page 5 sur 22

6 5) 6) 7) 4) Par défaut, les apprentis sont présentés dans l ordre alphabétique des noms de famille. Lorsqu on clique sur Nom, les listes sont classées dans l ordre alphabétique inverse. Un deuxième click sur Nom et les apprentis sont à nouveau classé par ordre alphabétique des noms de famille. Le lien Prénom fonctionne de la même manière: un premier click sur Prénom liste les apprentis par ordre alphabétique des prénoms. Un deuxième clic les classe par ordre alphabétique inverse des prénoms. Le lien Année d apprentissage suit le même principe: le premier click ordonne les apprentis par ordre croissant des années d apprentissage et un deuxième click les classe par ordre décroissant. Le lien No du contrat d apprentissage 4) permet de classer les apprentis par numéro de contrat d apprentissage croissant (sans tenir compte du sigle du canton) et un deuxième click les ordonne par numéro décroissant. En haut à droite de l écran se trouve un compteur 5), qui vous donne des renseignements sur les données actuellement affichées à l écran : Intervalle 6) des apprentis représentés sur la page (classés selon l option que vous avez choisie par Noms, Prénoms, Année d apprentissage ou numéro du contrat) ainsi que le nombre total des apprentis 7) qui correspondent aux critères de recherche que vous avez sélectionnés (aucun, Saisie dans le champ de recherche, année d apprentissage définie, canton défini) Lorsqu un ou plusieurs de vos apprentis un contrat, un arrondissement d examen et/ou une école dans des cantons différents, cela vous est indiqué directement derrière le nom de l apprenti concerné. Dans la note de bas de page 1 vous trouverez des explications détaillées à ce sujet 10) ) 1 o o Le 1* 10) signifie que l apprenti a un contrat dans le canton inscrit à gauche dans la parenthèse, mais qu il a été inscrit dans un arrondissement d examen dans le canton figurant à droite dans la parenthèse. Le 2* 1 signifie que l apprenti a un contrat dans le canton inscrit à gauche dans la parenthèse, mais qu il suit les cours dans une école du canton figurant à droite dans la parenthèse. Les listes contenant plus de 25 apprentis sont automatiquement réparties en pages comprenant au plus 25 apprentis par page (mode pages multiples). 1 Pour passer du mode page multiples au mode page unique il faut cliquer sur le lien Montrer tout 1 ce qui permet d afficher l ensemble des apprentis sur une seule page. Le lien Montrer tout 1 se transforme alors automatiquement en lien Feuilleter 14). 14) En cliquant ensuite sur Feuilleter 14), la liste est à nouveau subdivisée en pages qui contiennent au maximum 25 apprentis par page et le lien Feuilleter 14) est remplacé par le lien Montrer tout 1. AJR.ch 2005 Page 6 sur 22

7 4) Lorsque la liste a été répartie en plusieurs pages vous disposez de plusieurs voies de navigation: Pour atteindre une page précise, il suffit de cliquer dessus. La page actuellement affichée à l écran est signalée par des parenthèses carrées. Pour atteindre la page qui se situe avant celle qui est actuellement affichée, il suffit de cliquer sur le lien Retourner, sauf si on se situe comme dans l exemple ci-dessus sur la première page. Dans ce cas le lien est grisé pour signaler qu il n est pas utilisable sur la page concernée. Pour atteindre la page qui se situe après celle qui est actuellement affichée, il suffit de cliquer sur le lien Continuer 4), sauf si on se situe sur la dernière page. Dans ce cas le lien est grisé pour signaler qu il n est pas utilisable sur la page concernée. En bas de la fiche contenant la liste de vos apprentis (voir 1 Apprentis), vous trouverez les liens cidessous : 5) 6) 7) Un click sur le lien Imprimer 5) ouvre une fenêtre qui présente la liste des apprentis ainsi que les éventuels critères de sélections qui ont servi à établir cette liste, mais sans la fiche et son bord. De plus une fenêtre qui vous présente en fonction du matériel dont vous disposez en interne de choisir le type d impression, l imprimante et d autres paramètres. Attention : le contenu de cette liste varie en fonction des critères de tri utilisés (voir 1 Apprentis). Le lien Téléchargement-CSV 6) permet de télécharger la liste affichée à l écran sous forme d un fichier au format csv, qui peut être lue à l aide d un tableur, tel que par exemple Microsoft Excel. Attention : cette liste varie en fonction des critères de tri utilisés (voir 1 Apprentis), mais ne contient pas seulement les apprentis affichés sur la liste en cours. Les fichiers de format CSV sont des fichiers standards de type texte (nom du fichier se terminant par «.txt») qui peuvent être ouvert avec tous les éditeurs de textes normaux. Les lignes du tableau sont enregistrées sous forme d'une suite de lignes, dont les colonnes sont séparées les unes des autres par des points-virgules. Tous les logiciels capables de travailler sur des données tabulaires (tels que par ex. Microsoft Excel) permettent d'ouvrir ces fichiers et d'utiliser leur contenu sous forme de tableaux. On peut aussi envisager d'importer ces données dans un programme de traitement de texte tel que Microsoft Word. Mais selon le logiciel utilisé cela implique de passer par un certain nombre d'étapes entre le téléchargement et l'importation. Le moyen le plus sûr pour charger les fichiers, consiste à utiliser les commandes "ouvrir" ou "importer" de votre logiciel. En effet, en effectuant un double-click sur le symbole représentant le fichier votre logiciel risque de mal interpréter les données (ce qui est notamment le cas de certaines versions d'excel tel que Excel 2000) et vous risquez même d'utiliser par erreur un logiciel qui n'est pas prévu pour ce type de données, ce qui ferait immanquablement échouer la tentative d'importation. Le lien Top 7) permet de retourner en haut de la page. Il s avère surtout utile, lorsqu on n est pas en mode page unique (voir ci-dessus) AJR.ch 2005 Page 7 sur 22

8 1.1 La fiche Apprenti(e) Après avoir sélectionné un apprenti particulier en cliquant sur son nom ou sur son prénom dans la liste des apprentis (voir chapitre 1 Apprentis pour des explications détaillées) on accède automatiquement à la fiche Apprenti(e) qui contient ses données personnelles (titre, nom, prénom, etc.). Vous ne pouvez pas modifier cette fiche vous-même, puisque vous n avez pas de lien qui vous permet d enregistrer les modifications. Si vous constatez que les données relatives à cet apprenti comportent des erreurs, veuillez vous adresser au responsable du canton concerné, afin qu il puisse procéder aux corrections qui s imposent. 1.2 La fiche Contrat Après avoir sélectionné un apprenti particulier en cliquant sur son nom ou sur son prénom dans la liste des apprentis (voir chapitre 1 Apprentis pour des explications détaillées) on accède automatiquement à la fiche Apprenti(e) qui contient ses données personnelles. Cliquez ensuite sur l onglet Contrat pour accéder à la fiche contenant les données relatives au contrat de cet apprenti. Vous ne pouvez pas modifier cette fiche vous-même. Si vous constatez que les données relatives au contrat de cet apprenti comportent des erreurs, veuillez vous adresser au responsable du canton concerné, afin qu il puisse procéder aux corrections qui s imposent. 4) 6) 10) 1 9) 14) 5) Certains des champs de données sur cette fiche ont obligatoirement été remplis par les 7) responsables cantonaux, sinon le transfert sur la base de données NFCB, n aurait pas été possible: l'entreprise 4) de l apprenti. 1 Le numéro du contrat d'apprentissage 5) de l apprenti. 8) Le canton 6) dans lequel l apprenti a son contrat d apprentissage. La version du contrat 7) de l apprenti. 1 La date de fin d'apprentissage 8) de l apprenti. L année d apprentissage, 9) calculée par le programme, en fonction de l année de fin 15) d apprentissage. Tous les autres champs sont facultatifs et peuvent par conséquent être vides : "Ecole" 10) permet de voir l école de l apprenti. "Arrondissement d'examen" 1 montre l arrondissement d examen. Début d apprentissage 1 : selon les cantons cette date est vide ou correspond au début de l entrée en apprentissage ou au début de l apprentissage du contrat actif. Ne pas envoyer de rappel jusqu'au 1 permet aux cantons d accorder un délai de remise pour les STA ou les UF. Date de rupture de contrat d apprentissage 14). Cette date est en principe vide, à moins qu il s agisse d un apprenti archivé, ou qui va interrompre son contrat prochainement. Commentaire 1 permet au responsable cantonal d ajouter un commentaire. AJR.ch 2005 Page 8 sur 22

9 1.3 La fiche Représentant légal Après avoir sélectionné un apprenti particulier en cliquant sur son nom ou sur son prénom dans la liste des apprentis (voir chapitre 1 Apprentis pour des explications détaillées) on accède automatiquement à la fiche Apprenti(e) qui contient ses données personnelles. Pour accéder à la fiche contenant les données relatives au représentant légal de cet apprenti, il faut ensuite cliquer sur l onglet Représentant légal. Vous ne pouvez pas modifier cette fiche vous-même. Si vous constatez que les données relatives au représentant légal de cet apprenti comportent des erreurs, veuillez vous adresser au responsable du canton concerné, afin qu il puisse procéder aux corrections qui s imposent. Dans certains cas, les données concernant le responsable légal n auront pas été saisies : soit il s agit d un apprenti majeur, soit le canton concerné a décidé de ne pas fournir ce type de données. 1.4 La fiche Unités de formation Après avoir sélectionné un apprenti particulier en cliquant sur son nom ou sur son prénom dans la liste des apprentis (voir chapitre 1 Apprentis pour des explications détaillées) on accède automatiquement à la fiche Apprenti(e) qui contient ses données personnelles. Pour accéder à la fiche contenant les unités de formation de cet apprenti, il faut ensuite cliquer sur l onglet Unités de formation. 4) 5) 6) 7) Cette fiche vous montre l une sous l autre les trois unités de formation de l apprenti, numérotées de 1 à 3 4). Comme vous n êtes pas autorisés à remplir ces formulaires UF pour les apprentis, les liens qui servent à l entreprise 5) respectivement au responsable du cours interentreprises 6) de le faire ne sont pas actifs pour vous et apparaissent donc en grisé. Par contre, en cliquant sur Afficher 7) le formulaire ou la date du transfert apparaissent. Selon le statut de l UF, le formulaire contient des données plus ou moins complètes. Lorsque ce statut est ouvert comme dans l exemple ci-dessus, il est vide. Selon le processus de travail choisi par l entreprise et/ou le responsable du cours interentreprises, le statut se transforme de manière différenciée. AJR.ch 2005 Page 9 sur 22

10 4) 6) 7) 10) 1 8) 5) Si l UF a entièrement été remplie directement sur la base de données NFCB, cela implique le passage successif à travers différentes étapes, qui sont liées à une modification du statut. Si l UF a été finalisée de cette manière, le Statut devient Finalisé et une note, qui été automatiquement calculée par le programme, apparaît entre parenthèse derrière.. Un click sur Afficher 4), permet d accéder au formulaire complet avec des indications détaillées au niveau de l évaluation (voir extrait ci-dessous). 5) 7) 6) 8) En plus des points accordés par l entreprise 5), ce formulaire contient l évaluation détaillée des différents critères 6). De même que les ponints 7) et l évaluation 8) faite par le responsable CIE. AJR.ch 2005 Page 10 sur 22

11 Lorsque l entreprise ou la branche n ont pas été introduit l UF directement sur la base de données mais à l aide d un outil Frontend, le statut s appelle également Finalisé mais sous entreprise, respectivement CIE on trouve la mention Points saisis au niveau de l instance qui a saisi les points au lieu de remplir le formulaire. En cliquant sur Afficher 4) on voit seulement la partie du formulaire qui a été saisie directement sur la base de données. 4) Lorsque ni l entreprise, ni le responsable CIE n ont saisi directement sur la base de données NFCB, mais se sont servi d un outil Frontend, le formulaire n est pas rempli. Le ststut s appelle note 6) ou points 5) selon le type de transmission qui a été utilisé par l outil Frontend : 5) 6) En conséquence, lorsqu on clique sur Afficher 4) ce n est pas un formulaire, mais la date de la transmission sur la base de données qui apparaît: 5) 6) La base de données propose aux fournisseurs d outils Frontendtool la possibilité d effectuer un échange complet des données. Ce qui permet d une part de transférer la partie du formulaire qui a été saisie à l aide d un outil frontend sur la base de données NFCB et d autre part de télécharger dans l outil frontend la partie du formulaire qui a été saisie directement sur la base de données. Pour des raisons commerciales, cette proposition n a cependant pas encore été utilisée par les fournisseurs d outils Frontend, bien que les cantons, ainsi que les entreprises aient déjà rencontré de nombreux problèmes avec le fait de ne pas disposer de documents complets pour l évaluation de l UF des apprentis. AJR.ch 2005 Page 11 sur 22

12 1.5 La fiche STA Dans le menu Apprenti, après avoir sélectionné un apprenti particulier en cliquant sur son nom (voir chapitre 1 Apprentis pour des explications détaillées) on accède automatiquement à la fiche Apprenti(e) qui contient ses données personnelles. Pour accéder à la fiche contenant les STA (Situations de travail et d apprentissage) de cet apprenti, il faut ensuite cliquer sur l onglet STA. Cette fiche vous montre l une sous l autre les six STA de l apprenti, numérotées de 1 à 6. Comme vous n êtes pas autorisé à intervenir dans la saisie ou la correction des STA, votre rôle se limite à la consultation pour cette fiche. Par conséquent le lien Convenir 5) ne vous est pas accessible. Par contre le lien Afficher 6) est disponible et vous permet de voir l état actuel de l évaluation de la situation de travail et d apprentissage (STA) de l apprenti. Si le formulaire STA a été enregistré directement sur la base de données NFCB différents étapes peuvent être atteintes selon le type d entregistrement choisi par l utilisateur. Le statut de la STA change en fonction de l étappe. Tant que le formulaire n a pas encore été enregistré le statut est Ouvert 5) et lorsqu on clique sur Afficher 6) le formulaire présenté est vide. 4) 1 14) 1 1 9) 10) 7) 8) 5) 6) Lorsque la STA a été enregistrée lors de la planification, le statut se transforme et devient En cours de planification 7). Le formulaire qui apparaît lorsqu on clique sur Afficher 8) montre l ensemble des saisies qui ont été effectuées par l entreprise avant l enregistrement. Lorsque la planification est terminée et a été discutée et approuvée par l apprenti, le formateur doit enregistrer le formulaire en conséquence avant de pouvoir passer à l évaluation. Le statut devient Confirmé 9). Un click sur Afficher 10) montre un formulaire qui contient les dates choisies à ce stade et l ensemble des objectifs et des critères de comportement à évaluer pour cette période. Lorsque l entreprise entre ses évaluations et ses commentaires, puis choisit d enregistrer avant de finaliser, le statut se transforme encore et s appelle désormais En cours d évaluation 1. Un click sur Afficher 1 montre les évaluations saisies à ce stade. Si l entreprise veut finaliser la STA, elle doit spécifiquement l enregistrer en conséquence. Dès lors le statut devient Finalisé 1 et une note entre parenthèses qui a été calculée automatiquement par le programme apparaît derrière. Des évaluations qui ont été finalisées ne peuvent plus être modifiées sans l accord du responsable cantonal. Un click sur Afficher 14) montre le formulaire complet. AJR.ch 2005 Page 12 sur 22

13 Benutzt der Betrieb ein Frontend Werkzeug, gibt es nur zwei Etappen. Solange die ALS nicht übermittelt wurde ist der Status Offen Bei Klick auf Anzeigen erscheint ein leeres Formular. Wurde die ALS erfolgreich mit dem Frontend Werkzeug übertragen, wechselt der Status und wird zu Note gesetzt mit Angabe der entsprechenden Note in Klammern dahinter. 4) Wird in solch einem Fall auf Anzeigen 4) geklickt erscheint kein Formular, sondern nur folgende Meldung: Die Datenbank stellt den Frontendtool Anbietern die Möglichkeit einen Wahrhaftigen Austausch der Daten zu realisieren zur Verfügung. Somit ist es einerseits möglich die Formulare der Betriebe die ein Frontendtool benutzen auf die Datenbank heraufzuladen und andererseits möglich Formulare die auf der Datenbank direkt eingelesen wurden herunterzuladen, um sie in das benutzte Frontendtool einzufügen. Dieses Angebot wurde jedoch bislang von den Frontendtoolanbieter aus Wirtschaftlichen Gründen noch nie genutzt, obwohl sowohl Kantone als auch Betriebe, schon viele Probleme mit solch einer partiellen Dokumentation der ALS gehabt haben. 1.6 La fiche Examens Tant que l'apprenti n'a pas été enregistré la fiche Examens 7) n'est pas accessible. Lorsque l'apprenti a été enregistré, ce lien devient automatiquement actif. Cette fiche vous permet de saisir les notes de l'examen de fin d'apprentissage pour la partie orale et écrite dans les cases prévues à cet effet 8) et d' Enregistrer les notes 9). Pour fixer les notes sans les publier cliquer sur Mettre les notes 10). Tant que les notes ne sont pas publiées, elles n'apparaissent pas chez les formateurs. AJR.ch 2005 Page 13 sur 22

14 7) 8) 9) 10) Une fois que vous avez cliqué sur Mettre les notes 10), ce lien devient inactif et les liens Publier les notes 1 et Corriger les notes 1 deviennent accessibles 10) 1 1 Tant que publier les notes n'a pas été sélectionné, les formateurs ne les voient pas. Par contre dès que vous cliquez sur Publier les notes (voir 1 page précédente) les notes deviendront visibles pour eux. Le lien Publier les notes deviendra inaccessible par la même occasion et seul le lien Corriger les notes (voir 1 page précédente) restera accessible. AJR.ch 2005 Page 14 sur 22

15 2 Branches 2.1 Liste des branches Pour obtenir la liste des branches actuellement présentes et de leurs responsables, il suffit de cliquer dans Données de base sur Branches. Contrairement à ce qui se passe au niveau des modules Apprentis, Entreprises et Formateurs, vous ne pouvez pas ajouter des branches, ni modifier les données concernant celle-ci. Votre rôle ici est donc purement consultatif. Seuls les responsables de branches peuvent enregistrer des modifications au niveau des fiches reliées au module Branche. AJR.ch 2005 Page 15 sur 22

16 2.2 La fiche Branche Pour atteindre la fiche d'une branche donnée cliquez sur Données de base, sur Branches. Puis cliquez sur son nom. La fiche Branche qui apparaît, vous montre les renseignements fournis par cette branche à l'administration de la base de données. 4) Ces informations ont été saisies par l'administrateur avec l'autorisation du responsable de branche. Si vous constatez que ces informations ne sont plus valables (changement d'adresse, de téléphone, etc.) veuillez le communiquer à la Helpline (* tarif local) ou aux responsables techniques au ou par à, afin que nous puissions faire les changements qui s'imposent. 2.3 La fiche Responsable On atteint la fiche Responsable d'une branche donnée en cliquant sur Données de base, puis Branches et en sélectionnant ensuite l'onglet Responsable 4) Vous pouvez consulter cette fiche, mais vous ne pouvez pas la modifier. Si vous constatez qu'il y a des modifications à faire veuillez vous adresser au responsable de la branche, afin qu'il fasse les modifications qui s'imposent. Si vous avez un problème que vous aimeriez discuter avec le responsable d'une branche donnée qui n'a pas rempli les informations nécessaires permettant de le contacter, vous pouvez consulter le site (Liste des Branches) pour obtenir ce type d'informations. Malheureusement, le nom de ce lien sur ce site inclut la date de la version. Vous pouvez rechercher vous même la nouvelle version sur vous constatez que ce lien est rompu et nous vous serions reconnaissant de nous le signaler au ou sur, afin que nous puissions le corriger sur ce document. AJR.ch 2005 Page 16 sur 22

17 2.4 La fiche Apprentis On atteint la fiche Apprentis d'une branche donnée en cliquant sur Données de base, puis Branches, et en sélectionnant ensuite l'onglet Apprentis Contrairement à la liste de l'ensemble des apprentis, cette fiche ne vous permet pas d'ajouter des apprentis, puisqu'elle est seulement consultative. Pour ajouter un nouvel apprenti à cette branche il vous faut procéder comme décrit au point 1.1. Apprentis. Pour d'autres modifications, tels que changement de branche avec ou sans changement d'entreprise, il vous faut vous référer aux explications données à ce sujet dans le point 1.2 Entreprises. Par contre toutes les autres fonctions sont les mêmes. 2.5 La fiche Plans de formation La fiche Plans de formation d'une branche donnée est atteinte en cliquant sur Données de base puis Branches puis en sélectionnant l'onglet Plans de formation Cette liste est purement consultative. Elle vous permet de voir les différents plans de formation de la branche ainsi que les numéros de profession correspondants. AJR.ch 2005 Page 17 sur 22

18 3 STA On accède à la liste des STA des apprentis en cliquant sur STA. Cette liste affiche l'ensemble des apprentis de votre école en spécifiant, leurs noms, prénoms, l'année d'apprentissage et le statut de leurs différentes STA numérotées de 1 à 6. Lorsqu'une note apparaît, cela signifie que la STA a été saisie et finalisée. Si cette note apparaît en bleu elle a été calculée à l'aide de l'évaluation saisie à l'aide du formulaire prévu à cet effet sur la base de données. Si cette note apparaît entre parenthèses 4) elle a été saisie sous forme d'une simple note par l'administrateur cantonal ou provenant d'un transfert à l'aide d'un outil "frontend". 4) 5) 6) Les STA qui sont représentées par un point 5) n'ont pas encore été ouvertes, alors que celles représentées par une étoile sont en cours de traitement 6). Celles qui sont représentées par un d, montrent que l'apprenti bénéficie d'une dispense pour cette unité de formation. Pour accéder au formulaire de saisie d'un apprenti donné, il suffit de cliquer sur son nom. Voir la fiche STA d'un apprenti pour une description plus détaillée. AJR.ch 2005 Page 18 sur 22

19 4 Unités de formation On accède à la liste des UF des apprentis en cliquant sur Unités de formation. Cette liste affiche l'ensemble des apprentis de votre école en spécifiant, leurs noms, prénoms, l'année d'apprentissage et le statut de leurs différentes UF numérotées de 1 à 3. 4) 5) 6) Lorsqu'une note apparaît, cela signifie que l'unité de formation a été saisie et finalisée. Si cette note apparaît en bleu elle a été calculée à partir de l'évaluation détaillée faite à l'aide du formulaire prévu à cet effet sur la base de données. Si cette note apparaît entre parenthèses 4). Il s'agit d'une évaluation qui a été saisie sous forme d'une simple note par un administrateur ou provenant d'un transfert à l'aide d'un outil "frontend". Les Unités de formation représentées par un point 5) n'ont pas encore été ouvertes, alors que celles représentées par une étoile sont en cours de traitement 6). Celles qui sont représentées par un d, montrent que l'apprenti bénéficie d'une dispense pour cette unité de formation. Pour accéder au formulaire de saisie d'un apprenti donné, il suffit de cliquer sur son nom. Voir la fiche Unités de formation d'un apprenti pour une description plus détaillée. AJR.ch 2005 Page 19 sur 22

20 5 Examens On accède à la liste des Examens des apprentis en cliquant sur Examens. Cette fiche permet de saisir, d'enregistrer et de publier les notes orales et écrites des examens de fin d'apprentissage des apprentis de votre école. Consultez La fiche Examens pour une description plus détaillée. 6 Experts On accède à la liste des experts en cliquant sur Données de base puis Experts. 4) Pour ajouter un nouvel expert il faut cliquer sur le lien Ajouter. Pour modifier les données d'un expert existant il faut cliquer sur son nom ou son prénom 4). 6.1 La Fiche Expert du module Experts On atteint cette fiche lorsqu'on clique sur le lien Ajouter ou le nom d'un expert donné 4) dans la liste des experts. La fiche Expert 5) permet de saisir les données personnelles de l'expert et de changer de langue en cas de besoin (même principe que pour la fiche formateur). Comme toujours Enregistrer 6) permet de sauvegarder les saisies. Archiver 7) de les archiver. 6.2 La Fiche Utilisateur du module Experts La fiche Utilisateur 8) (même principe que pour la fiche utilisateur du formateur) permet d'accorder un nom d'utilisateur et un mot de passe à l'expert. 6.3 La Fiche Branches du module Experts La fiche Branches 9), permet de sélectionner les branches pour lesquelles cette personne est expert par simple click dans la case correspondante 10) AJR.ch 2005 Page 20 sur 22

21 5) 1 8) 9) 6) 7) 10) 6.4 La Fiche Apprentis du module Experts La fiche Apprentis 1, permet de lister les Apprentis assignés à l'expert. 7 Utilisateur Pour changer votre nom d'utilisateur et/ou votre mot de passe cliquez sur Utilisateur. La fiche Utilisateur qui s'affiche vous permet de changer de mot de passe et/ou d'utilisateur consultez pour des instructions détaillées. L'onglet Info vous permet de saisir vos données personnelles. Ces informations sont accessibles aux administrateurs et aux responsables des branches. Les autres utilisateurs (formateurs, responsables CIE, etc.) n'y ont pas accès. Afin de favoriser les échanges et les expériences entre cantons, on pourrait également donner accès à ces informations aux responsables des autres cantons. La saisie de données sur cette page est totalement facultative. Pour faciliter la communication entre cantons, branche et administrateurs nous vous serions cependant reconnaissants de remplir les informations marquées par des *. AJR.ch 2005 Page 21 sur 22

22 Dans le cas où vous seriez plusieurs à vous partager la responsabilité des apprentis de votre école, vous pouvez nous communiquer les noms des personnes concernées afin que nous puissions vous fournir des mots de passe et des identifiants différenciés. Pour plus de renseignements contactez le responsable technique du projet au ou envoyez un à. 8 Logout Contrairement aux autres, le module Logout ne comporte pas de fiche propre. Pour terminer votre session et quitter la base de données, cliquez sur Logout. Ceci vous ramène directement, sans confirmation préalable, à la page d'accès. 9 Mise à jour du guide Comme la base de données est en constante évolution, cette version du guide pour responsables d école à responsabilité élargie ne sera sans doute pas la dernière. Nous vous prions donc de bien vouloir nous signaler les éventuelles erreurs qui auraient pu se glisser dans cette première version. Vos questions ou vos remarques, notamment sur des points qui vous paraissent peu clairs ou insuffisamment illustrés, sont les bienvenues à l'adresse , car nous espérons qu'elles vont nous permettre de mieux adapter les futures versions de ce guide à vos attentes et à vos besoins. AJR.ch 2005 Page 22 sur 22