Alfresco SHARE Nouveautés de la version 4.2

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1 Alfresco SHARE Nouveautés de la version 4.2 à destination des usagers des universités Grenoble-Alpes Ce document présente succinctement les nouveautés et les différences d affichages entre la version 4.1 et la version 4.2 d Alfresco, disponible à partir de février 2015 pour les utilisateurs des universités de grenoble-alpes. Les nouveautés concernent : Tout d'a une possibilité très attendue : l'invitation dans les sites de personnes extérieures aux universités. Un espace de stockage personnel est accessible à partir du tableau de personnel. La réorganisation des bandeaux supérieurs de l'écran qui permettent l'accès aux outils. De nouvelles dashlets sont disponibles pour le tableau de personnels et les tableaux de des sites. Quelques différences de fonctionnement dans la gestion des droits Pour tout ce qui concerne l'accès à l'entrepôt, nous ferons des docs plusapprofondies, ce n'est pas le sujet de ce document. Table des matières Espace de stockage personnel...2 Ce qui fonctionne mieux qu'avant...2 Différences d'affichage du tableau de personnel...3 Différences d'affichage du tableau de d'un site...4 Nouveaux dashlets...5 Rendre un dossier invisible à certains membres...6

2 Invitation des personnes extérieures au site En dessous de la zone de recherche de personnes à ajouter au site, se trouve la zone de saisie des informations pour ajouter une personne externe aux universités du site. Ce sont : Prénom Nom Adresse mail : qui servira de login Puis cliquer sur le bouton Inviter pour lancer la (ou les) invitations(s) Après un temps d'attente, une invitation est lancée. L'utilisateur reçoit son login et son mot de passe pour se loguer. Espace de stockage personnel Accessible à partir du tableau de personnel il comporte deux partie : une partie privée : Mes fichiers Il se présente comme l'espace documentaire d'un site, et dispose des même fonctionnalités. une partie qu'il est possible de partager : Fichiers partagés Ce qui fonctionne mieux qu'avant La gestion des sites favoris : maintenant ca marche La dashlet Mes discussion qui permet de voir les discussions en cours sur le tableau de du site Le calendrier qui permet maintenant d'envoyer un flux ical vers un autre calendrier ical (Google, Apple, Zimbra, Contact Office, )

3 Différences d'affichage du tableau de personnel Ancienne présentation : Nouvelle présentation : Ancienne version Nouvelle version Commentaire fond blanc fond noir Mon tableau de Accueil Retour à la page d'accueil personnelle toujours accessible Mes fichiers Fichiers partagés Sites Sites Accès aux sites Espace de stockage personnel privé Espace de stockage personnel partagé Taches Pour valider : - des inscriptions sur les sites modérés - des workflows Personnes Personnes Recherche sur les personnes connues d'alfresco Plus Nom et outils liés dont Déconnexion Entrepôt Nom et outils lié dont Déconnexion Mes tâches, Workflow, Mon contenu, Mes sites, Mon profil Pour utilisateurs avances : accès directe à l'entrepôt de documents Recherche Recherche Sur l'ensemble de contenu de la plate forme Fond noir Tableau de de Prénom Nom Personnaliser le tableau de Fond blanc Tableau de de Prénom Nom Choix des dashlets du tableau de personnel Différences d'affichage du tableau de d'un site Ancienne présentation :

4 Nouvelle présentation : Ancienne version Nouvelle version Commentaire fond blanc fond noir Fond noir Mêmes fonctionnalités que dans le tableau de personnel Fond blanc Titre du site Titre du site Lien vers l'accueil du site Ajouter des membres Ajouter des membres au site Options de configuration du site Personnaliser le tableau de Tableau de Lien vers l'accueil du site Wiki Accès à l'outil wiki L'accès aux outils se fait dans le bandeau vert en dessous Espace documentaire Membres du sites Accès à l'espace documentaire Gestion des membres du site Plus Plus - Modifier les détails - Personnaliser le site - Se désabonner Les autres outils non sités juste avant : Liens, Blog, Membres

5 Nouveaux dashlets Sur le tableau de personnel Nom Fonction Remarques Mes discussions L'ensemble de mes discussions sur l'ensemble des sites de la personne Seuls les discussions où la personne est intervenue s'affichent Recherche de sites Recherche sauvegardée Il s'agit d'une recherche sur tout le contenu d'alfresco : sites, document, wiki, etc... Pour avoir toujours à disposition et à jour une recherche comme ci dessus. Sur tout le contenu d'alfresco, c'est un peu trop vaste pour être utilisable Sur le tableau de d'un site Nom Fonction Remarques Remarque sur le site Une note, modifiable uniquement par les gestionnaires du site Intéressant pour les enseignants, les pages wiki pouvant être modifiées par les personnes inscrites au site Mes discussions Recherche de sites Recherche sauvegardée L'ensemble de mes discussions sur ce site Il s'agit d'une recherche sur tout le contenu du site : document, wiki, etc... Pour avoir toujours à disposition et à jour une recherche comme ci dessus. Seuls les discussion où on est intervenu personnellement s'affichent Le contenu des fichiers est inclus dans la recherche

6 Rendre un dossier invisible à certains membres C'est toujours possible, mais la manière de faire est un peu différente. Pour rendre le dossier «dossier privé» invisble à certains utilisateurs : Aller dans l'espace documentaire et Afficher les détails du dossier en question : Dans les détails du dossier modifier, choisir l'action : Gérer les droits d'accès Voici l'écran avant modification : Les étapes à suivre sont les suivantes 1 Copier le nom du groupe des gestionnaire du site : site_ujfapstest5_sitemanager 2 Supprimer l'option Hériter des droits d'accès en cliquant sur la coche 3 Puis choisir Ajouter un utilisateur / groupe Dans la case pour la recherche, coller le nom du groupe Puis cliquer sur Chercher Ajouter le groupe des gestionnaires qui apparaît dans la liste Leur donne un rôle : Gestionnaire du site Et Enregistrer. Ce dossier n'est plus visible que pour les gestionnaires du site.