Construction d un outil d évaluation du degré de complexité des dossiers en réadaptation langage. Clendenning, Beauregard et Rioux

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1 Construction d un outil d évaluation du degré de complexité des dossiers en réadaptation langage Clendenning, Beauregard et Rioux

2 Qui sommes-nous? Audrey Clendenning, clinicienne et chercheure principale, ergothérapeute, Programme trouble de traitement auditif (0-25 ans) et programme Sourds, Institut Raymond-Dewar France Beauregard, chercheure régulier au CRIR-IRD, chercheure collaborateur REPAR, Université de Sherbrooke Eve Julie Rioux, clinicienne intervenante au CRIR, orthophoniste et agente de planification, de programmation et de recherche, Institut Raymond-Dewar

3 Contexte de la recherche Au Québec, la productivité des établissements en réadaptation se mesure au moyen de statistiques de service direct aux clients (AERDPQ, 2009). Des cibles doivent être atteintes par les cliniciens. Le système quantitatif de statistiques permet difficilement de nuancer la situation, surtout dans des cas de dossiers complexes qui requièrent plus de temps de gestion et de préparation.

4 Contexte de la recherche Une étude portant sur la clientèle ayant subi un traumatisme crâniocérébral (TCC) en réadaptation dans la région de Montréal fait état d un alourdissement des dossiers, qui exige, entre autres, plus de temps d échange avec les collègues et avec les partenaires (Jeyaraj et al., 2013). L équipe du programme Langage et trouble de traitement auditif de l Institut Raymond-Dewar (IRD) partage les mêmes préoccupations.

5 Objectif Construire un outil qui pourra mesurer la complexité d un dossier en réadaptation langage et trouble de traitement auditif.

6 Méthodologie : 3 outils de collecte de données 1 Recension des écrits 2 Questionnaire Survey Monkey aux cliniciens 3 Groupe de discussion 2 heures 9 participants Objectif : approfondir certains aspects dans trois domaines

7 Collecte de données 1 Recension des écrits Consultation des bases de données PsychInfo et MEDLINE Combinaison des trois concepts suivants et leurs synonymes : complexité, langage et réadaptation Années de publication : 1995 et plus 54 articles retenus

8 Résultats : Recension des écrits Ce qu'est la complexité Interférence à la prise en charge standard et à la prise de décisions en lien avec la sévérité des symptômes ou du handicap, l incertitude diagnostique, la difficulté à s engager dans le suivi, le manque de soutien social ou de participation, la désorganisation des services et des relations client/clinicien difficiles (Peek, C.J. et al., 2009). Ce que l on sait Depuis les années 1990, des outils sont élaborés et adaptés pour la première ligne des systèmes de santé européen, américain et écossais. Les outils comprennent chacun 3 à 5 domaines qui varient d un outil à l autre. À notre connaissance, il n existe aucun outil publié pour la deuxième ligne (réadaptation).

9 Collecte de données 2 Questionnaire Survey Monkey aux cliniciens 25 répondants représentant les dix disciplines du programme Questionnaire comprenant deux sections : Sociodémographique : profession, formation, années d expérience, etc. Questions ouvertes sur les facteurs de complexité et leurs impacts (ex. «Spontanément, qu est-ce qu un dossier complexe pour vous?», «Quelles conséquences tous ces facteurs de complexité ont-ils sur vos interventions?»)

10 Résultats : Questionnaire «Si je passe trop de temps dans un dossier complexe, je vais devoir couper quelque chose ou gérer le retard accumulé dans la rédaction ( ). Comme intervenante (dans le contexte actuel), je sais que je suis davantage évaluée sur le nombre de clients vus plutôt que sur la qualité des services offerts. C est frustrant et anxiogène.» «Moins d efficacité dans la progression des aspects langagiers.» «[ Les dossiers complexes] bousculent car ils ne sont pas les seuls clients.» «Besoin d adapter les interventions : réduire la cadence, adapter les outils et moyens, faire moins [d intervention dans mon domaine] et faire du psychosocial.»

11 Résultats : Questionnaire Les intervenants nous ont parlé des éléments de complexité suivants : Clients ayant un profil peu clair Absentéisme Émotions négatives suscitées par les cas complexes (ex. frustration, impuissance) Nécessité de collaborer avec plusieurs partenaires Nombreuses démarches parallèles au suivi direct Client qui progresse moins Interventions plus longues Besoin d adapter les interventions Plus de temps requis pour l analyse, la préparation, la réflexion Plus de temps indirect Etc.

12 Résultats : Questionnaire Nous avons eu à démêler les facteurs de complexité des conséquences ou symptômes de ces derniers : Par exemple, l intervenant nomme le manque de mobilisation des parents qui pourrait être en fait une dépression chez la mère qui la rend moins disponible au suivi ou une famille avec plus d un enfant ayant des difficultés pour lesquels ils ont des rendez-vous. Autre exemple, les interventions sont plus longues ou plus complexes, pourquoi? Parce qu il faut la présence d un interprète, parce que l enfant est mutique pendant les 20 premières minutes de la rencontre, etc. Nous avons traduit l information recueillie auprès des intervenants en indicateurs observables.

13 Domaines de complexité 1- Développemental (ex. prématurité, syndrome) 2- Psychosocial de l enfant (ex. comportements difficiles, nouvelles situations stressantes) 3- Psychosocial de la famille (ex. statut socio-économique défavorisé, problème de santé mentale) 4- Organisation des services (ex. lien avec les partenaires, organisation autour de l'interprète) Un domaine émergent est également ressorti, soit Domaine de l intervenant (ex. problématique dépassant les connaissances de l intervenant)

14 Collecte de données 3 Groupe de discussion 2 heures 9 participants Objectif : approfondir certains aspects dans trois domaines : De l intervenant (ex. définir analyse, préparation, délai, etc.) Psychosocial de l enfant (ex. expliquer comment la fréquentation de la garderie influence le suivi) Psychosocial de la famille (ex. sur quoi les intervenants se basent-il pour dire que le parent est anxieux? Quels sont les indicateurs?)

15 Résultats : Groupe de discussion Les discussions avec les intervenants ont fait ressortir : l importance du volet relationnel en réadaptation, observée par l émergence du domaine de l intervenant; l importance du domaine psychosocial de la famille en pédiatrie; la nécessité en réadaptation de se coordonner avec les différents partenaires, ce qui demande beaucoup de temps; la place importante que prend l organisation des services dans la complexité; la nuance à faire entre les différents facteurs. Le groupe de discussion a mis en lumière que les facteurs de complexité n ont pas tous le même poids, et peuvent varier selon la profession et la personne.

16 Construction de l outil Outil épuré sous forme de grille à cocher, avec un guide détaillé qui l accompagne Coté à différents moments par différentes personnes Distinction entre facteur confirmé et soupçonné Facteurs répartis selon les 4 domaines Domaine intervenant comme guide de réflexion à part

17 Construction de l outil

18 Guide de l utilisateur exemple d un domaine Domaine psychosocial de l enfant Le domaine psychosocial de l enfant réfère à tout facteur de complexité en lien avec les réactions psychologiques de l enfant dans son environnement social. Nommer les comorbidités : Les plus fréquentes : Traumatismes antérieurs (violence, agression, guerre, deuil, instabilité, etc.) Nouvelles situations stressantes (séparation, déménagement, naissance d un autre enfant, etc.) Surcharge pour l enfant, i.e. enfant qui a trop de choses à faire (suivis, activités, évaluations, etc.) Comportements difficiles au cours de 2 rencontres consécutives ou de façon cyclique (attitude négative du jeune à l égard de ses difficultés, opposition active/passive, agitation, impulsivité, passivité, immaturité affective, gêne, rigidité, trouble de comportement, stress, stress généré par le suivi, victime d intimidation, fatigue, etc.). Problèmes de santé mentale (trouble de l attachement, mutisme, dépression, anxiété, etc.). Autres

19 Domaine de l intervenant «On a tendance à penser à tort que les résistances ne sont que l affaire du client, cette vision est préoccuppante, car elle ne laisse pas place à la remise en question de son attitude et de son approche comme intervenant.» Roxane Robitaille, psychologue

20 Tester l outil Facile Moyennement complexe Complexe Faciles : entre 1 et 3 Moyennement complexes : entre 4 et 7 Complexes : entre 8 et 10 Dossier # : Chiffre associé au degré complexité : Si vous le souhaitez vous pouvez indiquer les raisons qui motivent votre évaluation

21 Tester l outil Jusqu à maintenant : Nos cotes sont les mêmes ou très proches de celles des intervenants; Lorsque les dossiers sont complexes, l outil, une fois rempli, est coché dans tous les domaines ou beaucoup de facteurs sont cochés dans un même domaine.

22 Prochaines étapes Poursuite de l étape de tester l outil avec des dossiers fermés Mise en page conviviale par une graphiste Mise en place de l utilisation de l outil dans le programme avec de nouveaux dossiers Retour sur l utilisation de l outil après un certain temps d utilisation

23 Retombées souhaitées Que les cliniciens se servent de l outil pour qualifier de manière plus objective la complexité des dossiers et pour justifier le temps consacré en temps indirect à un dossier. Que les cliniciens s en servent pour réfléchir sur ce qui rend leurs dossiers complexes, afin de leur donner une certaine distance (être moins dans l émotion) et d orienter leur recherche de solutions. Que l outil permette de mobiliser, dès la prise en charge, les ressources requises pour un suivi optimal. Qu il soit utile aux gestionnaires pour la reddition de comptes et la répartition équitable de la charge de travail. Que l outil puisse être adapté à d autres clientèles en réadaptation.

24 Remerciements Ce projet de recherche a été financé grâce au concours Nouvelles initiatives du Centre de recherche interdisciplinaire en réadaptation du Montréal métropolitain et À l installation Institut Raymond-Dewar du CIUSSS du Centre-Sud-de-l Île-de-Montréal

25 RÉFÉRENCES ASSOCIATION DES ÉTABLISSEMENTS EN RÉADAPTATION EN DÉFICIENCE PHYSIQUE DU QUÉBEC (2012). Cadre de référence pour la collecte de données sur les activités professionnelles des intervenants des établissements de réadaptation. Montréal QC. JEYARAJ, J. A., CLENDENNING, A., BELLEMARE-LAPIERRE, V., IQBAL, S., LEMOINE, M.-C., EDWARDS, D. & KORNER-BITENSKY, N. (2013). Clinicians perceptions of factors contributing to complexity and intensity of care of outpatients with traumatic brain injury. Brain Injury, 27(12), PEEK, C.J., BAIRD, M.A. & COLEMAN, E. (2009). Primary care for patient complexity, not only disease. Families, Systems & Health, 27(4), PAILLÉ, P. & MUCCHIELLI, A. (2012). L'analyse qualitative en sciences humaines et sociales (3 e édition). Paris : Armand Colin.

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