Trouver l équilibre Gagner en performance

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1 ISO 9001:2000 Des programmes performants : mais à quel prix? Colloque annuel 2009 de la Société québécoise d évaluation de programme Québec, le 23 octobre 2009 Trouver l équilibre Gagner en performance

2 Sommaire de la présentation Objectifs Plan Démontrer la valeur de l information par activités pour les évaluateurs de programmes, et expliquer l utilité de cette information pour mieux comprendre le modèle logique (la boîte noire) Présenter le scénarimage (storyboarding) aux participants et démontrer l efficacité et la rapidité de cette technique aux fins de l élaboration et de l analyse du modèle logique Arrimage de l information par activités à l évaluation de programme Démythifier la boîte noire : la gestion par activités (GPA) Modèle de simulation : planification par activités Scénarimage 2

3 Applicabilité de l information par activités à l évaluation de programme : arrimage Comprendre le programme Le travail d évaluation doit éviter de traiter un programme comme une «boîte noire» qui transforme automatiquement les intrants en extrants et en impacts. Cette vision crée des trous énormes dans notre compréhension du succès ou de l échec d un programme. 3 rd Edition of Program Evaluation Methods: Measurement and Attribution of Program Results (traduction libre) 3

4 Arrimage de l information par activités à l évaluation de programme Au début du processus d évaluation de programme L information par activités aide à mieux comprendre le contexte organisationnel d un programme; ses activités, les personnes qui participent aux processus, les ressources humaines et financières consommées par les activités; et le lien entre activités, extrants et résultats Suivi continu de la pertinence : des questions clés Est-ce que les activités et les extrants sont alignés sur le mandat du programme et les résultats attendus? Est-ce que les activités ajoutent de la valeur au programme? Sinon, quel est le coût des activités non alignées et non créatrices de valeur? Quelle serait l incidence d un élargissement du programme sur les ressources? 4

5 Démythifier la boîte noire : la GPA Modèle de coûts par activités Intrants - 64 ETP -8,1M$ Activités de résolution de conflits - Demande et prise de renseignements - Résolution rapide -Médiation - Enquêtes - Tranfert au tribunal 5

6 Modèle de simulation : planification par activités Inducteurs ressources Induct. activités OBJETS DE COÛTS DONNÉES DE PLANIFICATION D ACTIVITÉS ET DE BUDGÉTISATION NEU :,25 H PRÉP. ACCUEIL NEU : 1 H PRÉP. ACCUEIL NEU : 7 H MÉDIATEUR NEU : 35 H ENQUÊTEUR NEU : 70 H AVOCATS NEU : 130 H AVOCATS NEU : 1 H PRÉP. ACCUEIL RÉCLAM. RÉGLÉE VIA ENQUÊTE RÉCLAM. RÉGLÉE VIA MÉDIATION RÉCLAM. RÉGLÉE APRÈS MÉDIATION ÉCHOUÉE RÉCLAM. RÉGLÉE AVANT AUDIENCE RÉCLAM. BUSINESS RÉGLÉE APRÈS SUSTAINING AUDIENCE COSTS 6

7 Scénarimage Qu est-ce que le scénarimage? Technique d abord utilisée par Disney pour créer des histoires Remue-méninges structurés Fondé sur travail d équipe : participation du personnel (groupe échantillon) qui réalise les activités nécessaires à la livraison du programme Utilité Aide à élaborer rapidement les modèles de livraison du programme et de GPA Permet de repérer les améliorations potentielles sur les plans de l efficacité et de l efficience Résultats rapides Atelier de deux jours pour mettre au point le modèle du Corps diplomatique du MAECI Technologie nécessaire 7

8 Scénarimage Organisation d ateliers Équipes homogènes Participants occupent des postes similaires, p. ex. délégués commerciaux chargés de l approbation des demandes de contribution Équipes multidisciplinaires Même s ils sont tous impliqués dans la livraison du programme, les participants peuvent relever de différentes unités et occuper des postes variés. Ateliers organisés par activité de programme ou processus important, p. ex. délégués commerciaux chargés de l approbation des demandes et délégués appuyant les demandeurs dans l élaboration de leur projet Sélection des participants Doivent connaître le programme, son environnement et les activités réalisées pour le livrer Doivent avoir l esprit ouvert, être créatifs et capables de travailler en équipe et de s exprimer en groupe 8

9 Information recueillie durant les ateliers Construction du modèle de livraison Remue-méninges sur les activités réalisées Regrouper les activités et voir à ce que le modèle soit complet Identifier les participants et leur niveau d effort pour chacune des activités Définir les inducteurs d activités : volume qui affecte la consommation de ressources Atteinte des objectifs Lister les extrants et faire le lien avec les résultats Définir les indicateurs clés Isoler les activités sans valeur ajoutée : non alignées Repérer les améliorations potentielles Comment l information a été utilisée pour l évaluation de programme Corps diplomatique du MAECI Affaires consulaires Mission économique au Mexique Offre et demande : GI/TI 9

10 Scénarimage MAECI : Corps diplomatique 10

11 Scénarimage MAECI : Corps diplomatique Garder le site Web à jour Participater à des évén. publics Participer aux événements publics Participer aux salons de l emploi Rencontrer des étudiants étrangers potentiels Entretenir des liens avec les médias Traiter avec les médias Rédiger des communiqués Répondre aux demandes des médias Parler en public Obtenir approbation Définir messages S adapter aux besoins locaux Organiser des événements publics Implanter prog. canadien d études Déterminer objectif de l évén. Planifier l événement Prévoir l autorisation Prévoir de la nourriture et des boissons Prévoir le matériel audio/vidéo Faire le lien avec les Canadiens à l étranger Faire l inventaire des besoins Organiser des événements pour les Canadiens Rédiger et publier bulletin d information Représenter le Canada à des congrès Accorder des entrevues Préparer discours et conférences Obtenir les fonds : ministère/autres ministères/entrepr. Préparer la liste d invités Transmettre des nouvelles du Canada Rédiger des notes d information Écrire des notes d information Prononcer des discours Choisir la date de l événement Envoyer invitations Répondre au courrier Répondre au courrier Donner des conférences Louer l espace Rédiger un rapport Accorder des entrevures Identifier les conférenciers Réviser et approuver factures Écrire des rapports Répondre au courrier Répondre au courrier 11

12 Scénarimage MAECI : Corps diplomatique Déclencheurs Fournisseurs Activités et sousactivités Extrants Résultats Destinataires Rayonnement et relations publiques Annonce d événement et invitations Interne et organisme d accueil Participer à des événements publics Contacts Réseau et bonnes relations Tous les fourn. (voir à gauche) En continu Opportunités Interne et SS Garder le site Web à jour Information à jour Information juste Public et organisations En continu Demandes Message pour transmettre demandes Événements; Visites En continu Interne, SS et médias Interne, universités et organisations locales Interne et SS Interne Entretenir des liens avec les médias Parler en public Organiser des événements publics Faire le lien avec les Canadiens à l étranger Communiqués et entrevues Discours Événements Contacts Bonne couverture des actions et visibilité du Canada Communauté uniforme, information, réseau et sécurité rehaussés Médias Participants Visiteurs et participants Toute la communauté du Canada 12

13 Coordonnées Daniel Dubé, M.Sc., FCMA Senior Director / Directeur principal Synerma Inc. Tel.: (819) , poste 26 Cell.: (613) dube.daniel@rcgt.com 69, rue Vaudreuil Gatineau (Québec) J8X 2B9 13