Documentation Logiciel full-web DECLA Site internet de Déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes
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- Marie-Christine Lamontagne
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1 Documentation Logiciel full-web DECLA Site internet de Déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes Evencom 15/01/2013
2 Documentation Site Internet de Déclaration en ligne de meublés et de chambres d hôtes Sommaire 1 INTEGRATION A VOTRE SITE WEB EXISTANT ACCES PROPRIETAIRES Etape 1 - Inscription Etape 2- Déclaration Modification des coordonnées Modification Demande de cessation Nouvelle déclaration ACCES MAIRIES Visualisation des déclarations Espace de gestion des déclarations Validation d une déclaration Suppression d une déclaration Statistiques Modification du compte ACCES ADMINISTRATEUR CDT Déclarations Statistiques Gestion comptes mairies / offices de tourisme Modification d un compte mairie / Office de tourisme Création/modification Comptes de communautés de communes Création/modification Compte déclarants Accès communauté de communes Déclarations Statistiques Accès Partenaire Déclarations Statistiques Documentation site Déclarations en ligne de meublés et chambres d hôtes
3 1 INTEGRATION A VOTRE SITE WEB EXISTANT Le logiciel DECLA pourra être intégré à votre site web très simplement au moyen d une iframe. Cela permettra aux propriétaires de ne pas être perturbés par un changement d url. Exemple de code : (l url sera différente selon chaque CDT/structure) <!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN" " <html xmlns=" <head> <meta http-equiv="cache-control" Content="no-cache"> <meta http-equiv="pragma" Content="no-cache"> <meta http-equiv="expires" Content="0"> <title>votre site internet</title> </head> <body> [ ] <iframe name="frame" id="frame" src = " width = "950px" height = "700px"></iframe> [ ] <script> var frameelement = document.getelementbyid("frame"); frameelement.contentwindow.location.href = frameelement.src; </script> [ ] Documentation DECLA Logiciel full-web de déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes 3
4 2 ACCES PROPRIETAIRES Le logiciel de déclaration DECLA permet aux propriétaires de déclarer leurs chambres d hôtes ou meublés de tourisme, de modifier ou supprimer ses déclarations. 2.1 Etape 1 - Inscription L inscription se présente de manière classique, avec renseignement des coordonnées du propriétaire. Un mail est ensuite envoyé avec vos identifiants et mot de passe. 4 Documentation site Déclarations en ligne de meublés et chambres d hôtes
5 Il est possible que le propriétaire habite à l étranger, et qu il fasse une déclaration pour une activité de meublé/chambre d hôte en France On peut donc avoir des numéros de téléphone étrangers (nombre de chiffres supérieur à 10).Pour le code postal, on peut enregistrer de 3 à 6 chiffres / lettres (pour les adresses en Angleterre par exemple). Attention : ces tolérances code postal / téléphone ne sont valables que pour les coordonnées du propriétaire et non pour les coordonnées du meublés qui lui est forcément en France. Documentation DECLA Logiciel full-web de déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes 5
6 2.2 Etape 2- Déclaration Une fois identifié, on accède à une page permettant de déclarer soit une chambre d hôtes, soit un meublé. Il est possible, tout au long de la navigation sur le site, d accéder à la partie location de meublé/ chambres d hôtes, à l aide du menu. Renseigner les coordonnées de la chambre d hôtes/ location de meublé. 6 Documentation site Déclarations en ligne de meublés et chambres d hôtes
7 Valider Un mail est envoyé afin de confirmer la prise en compte de la déclaration La mairie valide ou non la déclaration, le propriétaire en est informé par un mail. La mairie envoie au propriétaire le récépissé officiel. 2.3 Modification des coordonnées Dans mon compte, possibilité de changer toutes les informations du propriétaire. 2.4 Modification Demande de cessation Une fois la déclaration validée, le propriétaire peut modifier sa déclaration, afin de modifier les informations de sa déclaration, il peut aussi demander une cessation d activité. Documentation DECLA Logiciel full-web de déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes 7
8 Dans le cas d une demande de cessation, un lui est envoyé confirmant la prise en compte de la demande. La mairie valide ensuite cette demande et envoie le récépissé officiel. 2.5 Nouvelle déclaration Pour les locations de meublés, cliquer sur ajouter une déclaration. La procédure est la même que pour une première déclaration (après validation de la mairie, envoie du récépissé officiel). Pour les chambres d hôtes, une seule déclaration est possible, il faut donc modifier sa déclaration, et corriger le nombre de chambres disponibles. Ensuite, la mairie validera ou non la déclaration et enverra le document officiel. Les déclarations non conformes, correspondent à un nombre de chambre supérieur à 5, et/ou à un nombre maximum de personnes dépassant 15 personnes. 8 Documentation site Déclarations en ligne de meublés et chambres d hôtes
9 3 ACCES MAIRIES 3.1 Visualisation des déclarations Après authentification, choisir locations de meublés ou chambres d hôtes. Sur cette page, on peut voir le nombre de déclarations en attente sur chaque type d activité. Il est possible, tout au long de la navigation sur le site, d accéder à la partie location de meublé/ chambres d hôtes, à l aide du menu. 3.2 Espace de gestion des déclarations Cet espace permet de visualiser toutes les déclarations (en attente/traitées/demande de cessation/cessations). Il est possible de trier le tableau en cliquant sur les entêtes de colonnes (par nom/prénom/date). Un outil de recherche avancée est également disponible. Documentation DECLA Logiciel full-web de déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes 9
10 3.2.1 Validation d une déclaration Pour valider une déclaration en attente (en demande de cessation également), cliquer sur la déclaration, vérifier les informations, cocher la case Valider cette demande et sur OK. La page suivante permet de récupérer les documents officiels en format Pdf ou Word. Ces documents sont à envoyer au propriétaire. Historique de l utilisateur : quand on consulte une déclaration, on peut visualiser l historique de l utilisateur (ajout de déclaration, demande de cessation) Suppression d une déclaration En cas de demande de suppression, s adresser au responsable du CDT (adresse mail visible après authentification. 10 Documentation site Déclarations en ligne de meublés et chambres d hôtes
11 3.3 Statistiques Le menu statistiques permet d avoir une synthèse de la capacité d accueil de la ville. Possibilité de trier les colonnes (N de déclaration, nom, type d hébergement, capacité d accueil, nombres de pièces/chambres). Il est possible d exporter ce document en format Excel. Documentation DECLA Logiciel full-web de déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes 11
12 3.4 Modification du compte Dans le menu compte, possibilité de modifier les coordonnées de la mairie. Un avec des identifiants est envoyé en cas de changement du mot de passe. 12 Documentation site Déclarations en ligne de meublés et chambres d hôtes
13 4 ACCES ADMINISTRATEUR CDT 4.1 Déclarations Il est possible, tout au long de la navigation sur le site, d accéder à la partie location de meublé/ chambres d hôtes, à l aide du menu. Visualisation des déclarations (en attente/traitées/demande de cessation/cessations). Il est possible de trier le tableau en cliquant sur les entêtes de colonnes (par nom/prénom/commune/date). L administrateur peut supprimer de façon définitive une déclaration en attente (dans le cas de déclaration erronée par exemple). Un outil de recherche avancée est disponible. Cet accès ne permet pas de valider une déclaration, mais permet de visualiser le détail d une déclaration en la sélectionnant dans le tableau. Documentation DECLA Logiciel full-web de déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes 13
14 4.2 Statistiques Le menu statistiques permet d avoir une synthèse de la capacité d accueil du département. Possibilité de trier les colonnes (Commune, nombre de déclarations traitées, nombre de déclarations en attente, capacité d accueil de chaque ville, nombres de pièces/chambres). Un champ de recherche permet de sélectionner directement la commune souhaitée. Il est possible d exporter ce document en format Excel. 4.3 Gestion comptes mairies / offices de tourisme Tableau de synthèse présentant tout les comptes Possibilité de choisir une commune directement. 14 Documentation site Déclarations en ligne de meublés et chambres d hôtes
15 4.4 Modification d un compte mairie / Office de tourisme Les comptes de mairies sont tous préexistants (un compte par ville). Cliquer sur la commune souhaitée pour changer les coordonnées des responsables, régénérer un mot de passe. 4.5 Création/modification Comptes de communautés de communes Sous le tableau listant les comptes mairies/offices de tourisme, il y a un bouton permettant l ajout de compte communauté de communes. Ces comptes permettent le suivi des déclarations sur plusieurs villes. (Statistiques, mais pas de validation, cette action étant réservée aux mairies/office de tourisme). Ajouter autant de villes que nécessaire avec le bouton ajouter une commune. A la validation, un e- mail est envoyé à l adresse mail de la communauté de commune, avec des identifiants. Documentation DECLA Logiciel full-web de déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes 15
16 4.6 Création/modification Compte déclarants Accès limité : (Préinscription).Compte n ayant pas accès aux informations complètes du menu de gauche. Permet d avoir un aperçu du site. Premiums : (Inscription) Propriétaires s étant inscrit, mais n ayant pas encore effectué de déclarations. Accès complet aux informations du menu de gauche.. Déclarants : Propriétaires ayant effectué une déclaration. Partenaires : visualisation du détail des déclarations, et accès statistiques de toutes les communes du département. Possibilité de trier en cliquant sur les entêtes de colonnes (nom/prénom/commune). On peut ajouter un déclarant de type limité, premium, partenaire. Utilisateurs sans adresse On peut créer un compte sans adresse pour les propriétaires n ayant pas internet. Pour cela cocher la case Aucune adresse (et premium pour créer un compte propriétaire) 16 Documentation site Déclarations en ligne de meublés et chambres d hôtes
17 5 Accès communauté de communes Il est possible, tout au long de la navigation sur le site, d accéder à la partie location de meublé/ chambres d hôtes, à l aide du menu 5.1 Déclarations Visualisation du nombre de déclarations en attente sur la page de choix (meublés/chambres d hôtes). 5.2 Statistiques Les communautés de communes visualisent les villes de leur territoire uniquement (c est le CDT qui détermine les communes visibles ou non). Possibilité de trier les colonnes (Commune, nombre de déclarations traitées, nombre de déclarations en attente, capacité d accueil de chaque ville, nombres de pièces/chambres). Il est possible d exporter ce document en format Excel. Documentation DECLA Logiciel full-web de déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes 17
18 6 Accès Partenaire Il est possible, tout au long de la navigation sur le site, d accéder à la partie location de meublé/ chambres d hôtes, à l aide du menu 6.1 Déclarations Visualisation des déclarations (en attente/traitées/demande de cessation/cessations). Il est possible de trier le tableau en cliquant sur les entêtes de colonnes (par nom/prénom/commune/date). Un outil de recherche avancée est également disponible Cet accès ne permet pas de valider une déclaration, mais permet de visualiser le détail d une déclaration en la sélectionnant dans le tableau. 18 Documentation site Déclarations en ligne de meublés et chambres d hôtes
19 6.2 Statistiques Le menu statistiques permet d avoir une synthèse de la capacité d accueil du département. Possibilité de trier les colonnes (Commune, nombre de déclarations traitées, nombre de déclarations en attente, capacité d accueil de chaque ville, nombres de pièces/chambres). Un champ de recherche permet de sélectionner directement la commune souhaitée. Il est possible d exporter ce document en format Excel. Documentation DECLA Logiciel full-web de déclaration en ligne de meublés et chambres d hôtes 19
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