FONDS D APPUI AUX PROJETS (FAP) PHASE II

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1 Contact Congo : Cellule exécutive Case J 043V OCH Moungali III Tel : Mail : coord_pcpacongo@yahoo.fr Contact France : Comité Français pour la Solidarité Internationale (CFSI) Tel : (0) Mail : arnould@cfsi.asso.fr FONDS D APPUI AUX PROJETS (FAP) PHASE II LIGNES DIRECTRICES I. Présentation du FAP phase 2 1. Le respect des valeurs et principes du programme Le PCPA est un programme qui entend promouvoir des valeurs de transparence, de démocratie participative et de solidarité, conformément à la charte adoptée par les membres de son assemblée plénière. La mise en pratique de ces valeurs doit contribuer à renforcer la crédibilité et l efficacité des OSC congolaises. La bonne gestion du FAP et la réussite des projets financés s inscrivent dans ces objectifs. Les OSC qui souhaitent accéder au fonds s engagent à mettre en œuvre les valeurs de la charte et à disposer d une expérience et de capacités de gestion qui sont en rapport avec les projets qu elles se proposent de réaliser. Des critères d éligibilité au fonds ont été définis pour traduire ces exigences. 2. La facilitation des apprentissages collectifs Le PCPA Congo entend promouvoir la volonté d apprendre ensemble et de progresser. Au cours de cette seconde phase du programme, les OSC doivent, encore plus que lors de la phase précédente, apprendre à travailler ensemble et avec les pouvoirs publics. Le FAP financera des projets uniquement porteurs d apprentissages en termes de dynamiques collectives, de bonnes pratiques associatives, d efficacité et de qualité des actions entreprises. Le FAP est par conséquent, au sein du programme, un des terrains d expérimentation et de consolidation de ces apprentissages. Les acquis seront sans cesse questionnés (via un dispositif de suivi évaluation adapté, des bilans périodiques, etc.) pour déceler les évolutions, les progrès des OSC et des pouvoirs publics notamment dans la relation avec la société civile.

2 2 3. Ses objectifs Pour la seconde phase du programme, le FAP s adresse aux 97 membres du programme, à leurs partenaires et aux pouvoirs publics locaux et nationaux. Le FAP concourt à la réalisation des objectifs spécifiques du PCPA Congo, c est à dire : Renforcer l efficacité et la crédibilité des OSC congolaises en tenant compte de leur diversité ; Renforcer les dynamiques collectives au sein de la société civile congolaise ; Contribuer à l amélioration du dialogue entre les pouvoirs publics et la société civile Objectif transversal Le FAP a pour objectif transversal de favoriser «le travailler ensemble» des OSC et la concertation de ces OSC avec les pouvoirs publics locaux et nationaux. En effet, la phase pilote du PCPA a permis de constater que les OSC congolaises n ont pas l habitude de travailler ensemble. Cela a réduit les possibilités pour ces acteurs de jouer un rôle dans les processus de développement aux niveaux local et national. Le FAP vise donc à faciliter la mise en place de partenariats stratégiques et opérationnels entre OSC, à favoriser la création de plateformes ou de réseaux thématiques, prémices à la construction d alliances pour faire du plaidoyer. D autre part, le FAP vise à faciliter l établissement d un partenariat entre société civile et pouvoirs publics locaux ou nationaux. Il répond à la nécessité de rompre l isolement opérationnel des OSC dans la mise en œuvre de leurs actions. Il s agit ici d actions dans lesquelles il y a du dialogue ou de la coproduction avec les pouvoirs publics : espace de concertation, planification concertée, mise en place ou aménagement de services publics. Tous les projets doivent tendre vers l atteinte de cet objectif transversal Objectifs spécifiques De manière plus spécifique, le FAP soutient deux types de projet : 1) Des projets thématiques dont l objet doit contribuer : soit à l amélioration des services aux populations : c'est-à-dire, l assainissement, l accès à l eau potable, l accès à l électricité, à l habitat, l accès aux soins de santé, l accès à l éducation, l accès à éducation spécialisée, etc. soit à l'accès aux droits et au respect de l'état de droit, c'est-à-dire : promotion et défense des droits humains, instruction civique, renforcement de la démocratie et de la gouvernance, etc. 2) Des projets de plaidoyer contribuant à l'évolution des politiques publiques en lien avec le DSRP (exemples : la décentralisation, la loi anti corruption, le code de l eau ou de l électricité, etc.) ou d autres sujets d actualité (comme le C2D, etc.). II. Les modalités d accès au fonds L appel à projets n est lancé qu une seule fois, mais il est prévu 3 à 4 périodes d instruction des dossiers. Ces temps d instruction coïncideront avec les périodes des sessions du comité de pilotage (Copil). A titre indicatif, ces instructions se tiendront :

3 3 en février 2011 en juin 2011 en octobre 2011 et éventuellement en février 2012 Les temps d instruction d octobre 2011 et février 2012, dépendent de la consommation et de l octroi des financements des précédentes instructions. A titre d exemple si en juin 2011, la totalité des fonds du FAP 2, est octroyée, l instruction d octobre 2011 n aura plus lieu. 1. Éligibilité au FAP 1.1. Principes Pour accéder au FAP, les OSC doivent : être membre de l assemblée plénière réunie en juin 2010 ; remplir les conditions des présentes lignes directrices ; soumettre une demande comportant un dossier administratif, un dossier de partenariat et un dossier technique dans les délais fixés. Un dossier administratif non validé car hors délais, ne pourra pas être envoyé au comité d instruction. Le dossier administratif comprend toutes les pièces justifiant de l éligibilité du porteur. Il est possible de déposer au fur et à mesure les documents attendus afin de rendre complet, ce dossier. Le dossier de partenariat est constitué de tous les documents prouvant l éligibilité du ou des partenaires, il sera déposé sous plis fermé par le porteur du projet. Le dossier technique est composé de tous les documents présentant le projet et sera déposé sous plis fermé par son porteur. Un porteur de projet peut déposer plusieurs dossiers de partenariat et technique par instruction. Mais seuls deux projets peuvent être financés par porteur, sachant que les deux projets doivent être de deux types différents : un sur l une des thématiques et l autre sur du plaidoyer A qui s adresse le FAP? Éligibilité du porteur Les porteurs doivent être des organisations de la société civile congolaises, membres du PCPA Congo, c'est-à-dire des organisations acceptées lors l Assemblée plénière (AP) de juin Ces porteurs doivent être basés au Congo. Cette éligibilité administrative est réalisée par l animateur local. Elle consiste à faire la vérification de l appartenance au PCPA Congo et compléter les informations de la base de données des membres du programme. Pour être éligible, le porteur doit :

4 4 N ordre Critères d éligibilité du porteur Contenus du dossier administratif à fournir 1 Etre membre du programme Répertoire 1 des membres du programme 2 Disposer d un minimum de gestion et d organisation interne 3 Donner la preuve du partenariat Rapport financier, Statut, Règlement intérieur, Reconnaissance officielle (récépissé) Compte rendu d assemblée générale la plus récente contrat de collaboration au sein du consortium, du partenariat ou de la concertation Le dossier administratif peut être complété progressivement jusqu à ce que la fiche de présentation des organisations membres du PCPA Congo soit mise à jour. La date limite de dépôt des documents, composant ce dossier, est fixée par les présentes lignes directrices. Au cas où, un dossier administratif est incomplet dans les délais, l animateur local ne pourra pas envoyer les dossiers de partenariat et technique de ce porteur au comité d instruction. Les porteurs de projets du FAP 2 doivent présenter et réaliser leurs projets en partenariat. Ce partenariat doit être formalisé et si possible préexistant au projet pour lequel la subvention est sollicitée. Il est recommandé aux porteurs de projets d avoir mené préalablement des actions dans le domaine dans lequel ils postulent Eligibilité du ou des partenaire (s) 2 Le partenaire participe à la définition et à la mise en œuvre active du projet. Il est bénéficiaire au même titre que le porteur des coûts éligibles et de l accompagnement mis en œuvre par le programme dans le cadre du projet. Pour participer à la mise en œuvre d un projet, le dossier administratif du partenaire devra être déposé par le porteur auprès de l animateur local en même temps que le dossier technique du projet. Dans le cadre du PCPA Congo, le partenaire peut être : une organisation de la société civile (OSC) congolaise ou française, ou ; une autorité locale congolaise (conseil municipal ou conseil départemental), ou ; un ministère technique ou ; un service déconcentré de l Etat congolais (directions départementales). Pour être éligibles les OSC congolaises et françaises, partenaires doivent : 1 L animateur effectuera une simple vérification sur le répertoire des membres de l AP phase 2, ce document ne sera pas à fournir par le porteur. 2 Chaque partenaire du porteur devra remplir le formulaire approprié en annexe de ces lignes directrices.

5 5 Critères d éligibilité et contenus du dossier administratif à fournir par le partenaire OSC membre du programme Critère : Etre membre du programme Elément de validation : Répertoire 3 des membres du programme Critère : Disposer d un minimum de gestion et d organisation interne Eléments de validation : Rapport financier, Statut, Règlement intérieur, Reconnaissance officielle (récépissé) Compte rendu d assemblée générale la plus récente Critère : Donner la preuve du partenariat Eléments de validation : Contrat de collaboration au sein du consortium, du partenariat ou de la concertation Critères d éligibilité et contenus du dossier administratif à fournir par le partenaire OSC non membre du programme Critère : Prouver leur existence légale en tant qu association, syndicat ou tout autre acteur non marchand (groupe de recherche, etc.), Elément de validation : Reconnaissance officielle (récépissé) Critère : Disposer d un minimum de gestion et d organisation interne Eléments de validation : Rapport financier, Statut, Règlement intérieur, Compte rendu d assemblée générale la plus récente Critère : Donner la preuve du partenariat Eléments de validation : Contrat de collaboration au sein du consortium, du partenariat ou de la concertation Pour être éligibles, les pouvoirs publics congolais partenaires doivent faire la preuve de leur statut en fournissant, si possible, le texte juridique (le décret ou l arrêté) de mise en place de l institution. Les porteurs, congolais, partenaires des organisations françaises doivent jouer un rôle prépondérant dans la mise en œuvre du projet proposé (leur rôle n est pas celui d un simple intermédiaire) Eligibilité du partenariat4 Comme stipulé, l objectif transversal du FAP 2 est de favoriser «le travailler ensemble». Ainsi, aucun projet monté et soumissionné par une OSC seule ne pourra être sélectionné. Plusieurs types de partenariats sont possibles : 1) Partenariat OSC - OSC Pour des OSC non collectifs (ces OSC ne sont ni des réseaux, ni des plateformes, ni des coordinations), ce type de partenariat est appelé consortium, il n est éligible que dans les conditions suivantes : le porteur s associe à au moins une autre OSC membre du programme (française ou congolaise) selon son choix sachant que le consortium avec des OSC françaises est vivement encouragé ou ; le porteur s associe au moins avec 2 autres OSC non membres du programme. 2) Partenariat OSC «collectif» - OSC «collectif» Dans le cas ou les deux OSC sont des collectifs, des plateformes ou des réseaux, le 3 L animateur effectuera une simple vérification sur le répertoire des membres de l AP phase 2, ce document ne sera pas à fournir par le porteur. 4 Le formulaire de partenariat est joint en annexe de ces lignes directrices.

6 6 partenariat devra remplir la condition suivante : le porteur «collectif» ne peut s associer qu avec un autre collectif congolais ou français, membre ou non du programme. 3) Partenariat OSC (simple ou «collectif») - pouvoirs publics Les partenariats OSC (simple ou de type «collectif») - pouvoirs publics seront appelés des «concertations». Ces concertations sont portées par l OSC, elles sont validées selon les conditions suivantes : le porteur a signé un accord de partenariat avec une autorité locale (conseil municipal ou conseil départemental), ou ; le porteur a signé un accord de partenariat avec les directions générales ou les ministères techniques concernés par les projets, ou ; le porteur a signé un accord de partenariat avec un service déconcentré (directions départementales). Cependant, il faut savoir que les partenariats suivants ne sont pas éligibles : les partenariats OSC - collectifs ; les partenariats pouvoirs publics locaux- pouvoirs publics nationaux Éligibilité des projets 5 Les partenaires ont la possibilité de soumissionner aux deux types de projets FAP 2, c est à dire à un projet thématique et un projet de plaidoyer. Les projets devront se dérouler uniquement dans les localités du PCPA : à Brazzaville, à Pointe Noire, dans le Niari, dans les Plateaux et dans la Sangha. La durée de ces projets ne devra pas excéder 15 mois. La fin de la mise en œuvre des projets est fixée au 31 décembre Seul le porteur est responsable des activités tout au long du cycle de projet. Il signe la convention de financement, rédige les rapports et justifie les fonds. Le financement du projet transite sur son compte bancaire. Il garantit également la contrepartie financière du projet. Les porteurs dont les projets seront validés par le comité de pilotage pourront engager les dépenses liées aux activités desdits projets dès la notification de leur financement. Toutes les dépenses engagées seront prises en compte dans la convention de financement qui sera signée par la suite Éligibilité financière 6 Le montant total consacré au FAP 2 est de euros soit FCFA. 75 % de cette enveloppe globale, correspondant à euros soit FCFA, proviennent de l Agence Française de Développement (AFD) de l Union européenne et du CFSI, les 25 % restant proviennent de l apport des OSC porteuses et partenaires. La subvention apportée par le FAP ne pourra pas excéder FCFA par projet, soit euros. Cette subvention ne dépassera pas 75 % du total des coûts éligibles de chaque projet. Les porteurs et leurs partenaires devront apporter un cofinancement minimum de 25 % du total des coûts éligibles par projet. Ce cofinancement se déclinera en 20 % au moins en apport espèce et 5 % au plus en apport valorisé. L apport en espèce des OSC et de leurs partenaires peut provenir de leurs ressources 5 Un formulaire modèle permettant de présenter votre projet est joint en annexe de ce document. 6 Le formulaire du budget est fixé en annexe de ce document.

7 7 propres ou d autres partenaires publics ou privés à l exception de l Ambassade de France et de l Union européenne. Qu est-ce qu un apport valorisé? Les valorisations permettent de constater l engagement bénévole, autrement dit, elles ne concernent pas : les salariés ; les représentants des pouvoirs publics ; les experts ou personnes ressources qui bénéficient d honoraires pour leurs prestations. Elles concernent toutes les personnes membres des organes politiques des organisations en partenariat et non salariées des projets, qui lors de la mise en œuvre consacrent leur temps au suivi, à l organisation et à la gestion bénévole des activités. A l issue de chaque activité (réunion, formation, animation de groupe, etc.) réalisée par un ou des membres des organisations porteuses et partenaires, des pièces comptables devront être établies pour quantifier la valeur du temps passé à la tache. Un modèle sera joint à la convention de financement. A ces pièces, une liste des présences sera jointe qui devra indiquer : la date de l activité, sa durée ; la nature de l activité ; les structures représentées ; les coordonnées (adresse, mail, téléphone) des personnes présentes; la signature de chaque présent. Un CD sera remis à chaque porteur de projet dans lequel figure le formulaire de présentation du budget sous format Excel. Ce fichier budget est subdivisé en 5 grandes rubriques : ressources humaines dédiées au projet ; voyage/déplacement ; frais d équipement ; frais de fonctionnement, autres coûts ; coûts de renforcement des capacités des OSC. Sont considérés comme coûts éligibles les dépenses pouvant être comptabilisées et justifiées (pièces justificatives, factures etc.) et qui correspondent aux : dépenses nécessaires à la mise en œuvre du projet (exemples : location de salle de réunion, remboursement du transport des participants à une formation, nourriture de la formation, etc.); coûts d achats d équipements, de matériels consommables, de fournitures, de prestations de services, les frais de voyage et de séjour du personnel (per diem) ;

8 8 coûts du personnel affecté au projet ; coûts de fonctionnement (communication, loyer, eau et électricité). Les pouvoirs publics membres d une concertation au FAP 2 peuvent bénéficier de certains coûts éligibles dédiés au projet. Cependant, les coûts suivants ne sont pas éligibles pour les pouvoirs publics : paiement de per diem ; paiement d honoraires ; paiements de salaires ; transport et autre déplacement sans titre de voyage. 2. Dépôt des dossiers Les dossiers seront déposés sous plis fermé et par mail (pour le dossier technique) auprès de l animateur local qui devra les enregistrer et remettre un accusé de réception à chaque porteur. Le porteur doit obligatoirement disposer d une adresse mail. Le dépôt des dossiers s effectuera avant chaque Copil chargé de valider les propositions du comité d attribution. A titre d exemple, pour le premier temps d instruction de février 2011, la date limite de dépôt des dossiers est fixée au 7 février 2011 à 14H00 dans chaque localité au siège local du PCPA. Les porteurs du FAP 2 devront déposer deux dossiers : un dossier technique ; un dossier de partenariat Dépôt du dossier technique Les dossiers techniques à soumettre au FAP 2 doivent respecter les modèles proposés par le programme (voir ci-dessous), à compléter, à saisir sous format Word pour la présentation du projet et sous format Excel pour le budget. Les budgets doivent être présentés en euros et en FCFA. La saisie des documents est obligatoire, elle facilite l envoi par mail du dossier technique. Les dossiers rédigés à la main ne sont pas acceptés. Tous les dossiers techniques doivent être envoyés par mail auprès de l animateur local, en s assurant qu il s agit des mêmes éléments. Il est possible de rajouter des lignes dans les formulaires sachant que l ensemble ne doit pas dépasser 20 pages. Merci de veiller à ne pas supprimer de rubriques même lorsqu elles ne sont pas remplies parce que non utiles pour votre projet. Le dossier technique adressé au PCPA doit contenir les documents ci- après : une lettre de demande de financement adressée à la coordonnatrice de la cellule exécutive, signée par le responsable de l OSC congolaise appelée «porteur» ; le formulaire de présentation du projet ; le formulaire de présentation du budget et du plan de financement du projet ; le relevé d identité bancaire de l OSC porteuse ; le contrat de partenariat qui lie les différents intervenants du projet. Une fiche de contrôle des documents fournis est annexée aux formulaires, pour permettre à chaque porteur de vérifier que tous les documents demandés sont déposés.

9 Dépôt du dossier de partenariat Les dossiers de partenariat à soumettre au FAP 2 seront constitués des documents suivants : une lettre d engagement des partenaires dans laquelle chaque partenaire s engage à participer de bout en bout à la mise en œuvre du projet et accepte l accompagnement que le programme mettra en œuvre pour la réussite des activités. Cette lettre devra également faire mention de : o titre ou l objet du projet pour lequel la subvention est demandée ; o la localisation du projet ; o la date de démarrage du partenariat avec le porteur ; o l implication du partenaire dans le projet : le rôle du partenaire dans la définition du projet et les activités qu il assurera dans le cadre de la mise en œuvre et du suivi du projet ; o la date du courrier (de la lettre d engagement) ; o l identité et la qualité du signataire (nom et fonction dans l organisme). le formulaire d éligibilité du partenariat ; le formulaire de présentation des partenaires ; Le dossier administratif de chaque partenaire (pour les OSC : récépissé, rapport financier, statuts, règlement intérieur, compte rendu d assemblée générale la plus récente et si possible pour les pouvoirs publics, le texte juridique : le décret ou l arrêté de mise en place de l institution). 3. Calendrier Toutes les organisations membres de l assemblée plénière du PCPA, congolaises et françaises, seront informées par courrier électronique du lancement de l appel à projet. Des réunions d information concernant la présentation du FAP2 seront ensuite organisées à Brazzaville, Pointe Noire, Sangha, Niari, Plateaux et Paris. Au cours de ces rencontres, tous les partenaires (OSC et pouvoirs publics locaux) déjà ciblés par certaines organisations membres du programme pourront y être invités. Calendrier du FAP pour le premier temps d instruction des projets : février 2011 Date Au plus tard le 6 décembre 2010 au mois de décembre 2010 de décembre 2010 au 6 février 2011 le 7 février 2011 les 8,9, 10 février 2011 au plus tard le 14 février 11 Février 2011 du 14 au 23 Février 2011 les 24 et 25 février 2011 Activité Lancement de l appel à projet, les membres du programme seront informés par mail Tenue des réunions d information sur les lignes directrices du FAP dans les localités Accompagnement des groupes porteurs (porteur et partenaires) des projets par les animateurs locaux Ouverture des plis dans les localités Envoi du compte rendu et des dossiers techniques retenus par la commission d ouverture des plis Envoi des dossiers projets par la cellule exécutive aux membres du Copil et aux membres du comité d instruction Formation commune des membres du comité d'instruction sur l emploi de la grille d évaluation Instruction individuelle des projets par les membres du comité d instruction Tenue du comité d'instruction à Brazzaville pendant 2 jours

10 10 Date le 28 février 2011 le 1 er mars , 3 et 4 mars 2011 Activité Envoi au comité d attribution le compte rendu du comité d instruction Tenue du comité d'attribution durant 1 jour à Pointe Noire Tenue du comité de pilotage à Pointe Noire qui validera la liste des projets à financer proposée par le comité d attribution Le calendrier des instructions suivantes sera communiqué par la cellule exécutive dans les 30 jours suivants le dernier comité de pilotage ayant validé les résultats du comité d attribution précédent. III. Etapes de mise en œuvre du FAP 2 Les porteurs de projets et leurs partenaires devront se conformer aux étapes suivantes de mise en œuvre du FAP 2 : lancement de l appel à projet ; réalisation des réunions d information sur les lignes directrices ; accompagnement des porteurs à la formulation du projet ; dépôt des dossiers ; instruction des projets par les membres du comité d instruction ; sélection des projets par le comité d attribution ; validation des projets sélectionnés par le comité de pilotage ; formation sur la contractualisation ; contractualisation ; démarrage de la mise en œuvre des projets ; formation à la gestion de projet (suivi, justification et reporting) ; suivi des porteurs dans la mise en œuvre ; auto évaluation des projets. 1. Accompagnement des porteurs de projets La cellule exécutive, appuyée par le service appui aux projets (SAP), accompagne les porteurs dans le processus de mise en œuvre du cycle de projet. Les animateurs locaux sont chargés d accompagner les porteurs de projet et leurs partenaires. Ils ne sont pas responsables : du choix du projet à soumettre au FAP 2 ; du choix des partenaires ; de la rédaction, du remplissage des formulaires ; de la qualité du projet présenté ; de l évaluation des projets. Les animateurs locaux ont un rôle d appui, ils amorcent l accompagnement soit à la demande du porteur soit en fonction des besoins (manquements et faiblesses) constatés. L accompagnement des animateurs locaux s articule autour des principaux moments suivants : formulation du projet ; contractualisation ; mise en œuvre ;

11 11 reporting technique et financier du projet ; consolidation du partenariat; évaluation du projet. Pour mettre en œuvre cet accompagnement, la cellule exécutive compte sur l engagement des membres du PCPA à respecter la charte et à participer pleinement à la mise en œuvre du programme. 2. Instruction des dossiers 2.1. Ouverture des plis au niveau local Une commission d ouverture des plis sera constituée dans chaque localité. Elle est composée de 3 personnes : l animateur local, le membre du Copil de la localité 7 désigné par ses pairs, un membre de l AP désigné par ses pairs. Cette commission tient sa réunion le jour de la date limite de dépôt des dossiers. Au cours de cette réunion, tous les dossiers (techniques et de partenariat) déposés sous plis fermés et reçus par l animateur local seront présentés au public (tous les membres de l AP de la localité et de leurs partenaires). Il s agira pour la commission d ouverture des plis de : Étape 1 : Comptage des dossiers Faire le décompte des dossiers reçus et comparer avec la liste, produite par l animateur local, des dossiers déposés enregistrés. Pour chaque porteur, deux enveloppes distinctes sont attendues : dossier technique et dossier de partenariat. S assurer auprès de l assistance qu il n y a pas de revendication sur d éventuels dossiers déposés, dont les OSC ont des souches d accusés réception, non mentionnés sur la liste ou non comptés parmi ceux présentés lors de la commission d ouverture des plis. Étape 2 : Validation de l éligibilité du partenariat Ouvrir le dossier de partenariat pour compter toutes les pièces présentes. Établir la liste et valider son contenu. Lorsque le contenu est validé, faire la lecture du formulaire de présentation du partenariat pour vérifier l éligibilité des partenaires (type de travailler ensemble, type de porteur, zone de mise en œuvre). Écrire au tableau pour chaque projet si l éligibilité du partenariat est respectée ou pas. Une liste des dossiers, dont le partenariat est éligible, à envoyer au comité d instruction sera constituée et signée par les membres de la commission d ouverture des plis. Les dossiers incomplets, invalides seront restitués aux porteurs par l animateur local, avec présentation des motifs de la non-conformité. L animateur local accompagnera ces porteurs pour les aider à corriger leurs dossiers afin de soumissionner, éventuellement, à l instruction suivante. À l issue de l ouverture des plis, les animateurs locaux envoient le compte rendu des travaux ainsi que tous les dossiers techniques retenus à la cellule exécutive en version 7 Pour les plateaux, un délégué du Copil de Brazzaville sera membre de cette commission.

12 12 papier et électronique. Cette opération doit se dérouler dans les 72 heures suivant la réunion. La commission d ouverture des plis n ouvre pas les dossiers techniques Classement et envoi des dossiers aux membres du comité d instruction Les dossiers techniques envoyés par les animateurs locaux sont classés au niveau central. Une liste compilée des dossiers issus de toutes les localités du programme est dressée. Ces dossiers sont immédiatement envoyés à tous les membres du Copil et aux membres du comité d instruction par mail et en version papier pour les membres du Congo. Tous les membres du comité d instruction reçoivent la grille d évaluation ainsi qu un courrier d invitation à la réunion du comité d instruction Évaluation des projets Présentation du comité d instruction Pour évaluer techniquement les projets de manière qualitative et quantitative, un comité d instruction est mis en place. Il est composé de cinq (5) membres : 1 représentant de la cellule exécutive d un autre PCPA ; 2 consultants recrutés par appel d offres; 1 représentant de l ONG garante (CFSI) ; 1 délégué de la CE centrale. Le comité d instruction a pour mission d analyser et d évaluer les projets sur la base d une grille de notation Grille d évaluation Les projets seront notés avec une grille d évaluation sur un total de 100 points. Les critères de qualité ci-après sont retenus : La clarté (10 points) ; La cohérence porteur/ projet (10 points) ; La cohérence interne (10 points) ; La pertinence par rapport au contexte et la cohérence externe (10 points) ; Le pronostic sur la durabilité (10 points) ; La pertinence par rapport aux objectifs spécifiques du FAP 2 (10 points) ; La pertinence par rapport à l objectif transversal du FAP 2 de «travailler ensemble» (10 points) ; La pertinence par rapport aux renforcements des capacités (10 points). Le budget et le financement (20 points) Déroulement de la réunion Le comité d instruction évalue les projets techniquement sur la base d une grille d analyse quantitative et qualitative. Les membres du comité d instruction seront formés à la compréhension et l utilisation de cette grille. Ils s appliqueront à l évaluation individuelle des projets avant la mise en commun des résultats qui aura lieu lors des 2 journées de réunion du comité d instruction.

13 13 La réunion d instruction se déroule comme suit : comparaison des listes des projets reçus par chaque membre du comité ; présentation synthétique de chaque projet par la cellule exécutive ; analyse et avis individuel de chacun des membres du comité sur chaque critère par projet ; débat par projet ; conclusion par projet : notes harmonisées et avis argumenté ; rédaction du compte rendu : établissement de la liste des projets évalués avec la note argumentée correspondante et classement des projets par ordre de pertinence. À l issue de l instruction, il n y a ni réserves ni levée des réserves. Le compte rendu de la réunion d instruction sera envoyé par la cellule exécutive au comité d attribution Sélection des projets Présentation du comité d attribution La sélection des projets sera faite par un comité d'attribution de six (6) membres composé comme suit : 2 membres élus du Copil issus des OSC, désignés par leurs pairs (un français et un congolais) 8 ; 1 représentant de l ONG garante (CFSI) ; 1 représentant de la CE centrale ; 2 membres de droit du Copil issus des pouvoirs publics comme observateurs (de préférence un français et un congolais) ; 2 membres de l assemblée plénière de la localité de tenue du Copil comme observateurs Déroulement de la réunion d attribution La réunion du comité d attribution se tiendra avant le Copil. La réunion du comité d attribution se déroule de la manière suivante : Lecture du compte rendu du comité d instruction ; Présentation de l enveloppe disponible du FAP au moment de l attribution ; Classement par ordre de pertinence des projets selon la liste du comité d instruction avec la subvention demandée par projet ; Comparaison de l enveloppe disponible et du coût total des subventions demandées ; Arbitrage projet par projet selon les critères d attribution. Établissement de la liste des projets à financer par le Copil argumentée. Le comité d attribution établit un classement final en prenant en compte les critères politiques suivants : Le FAP est un outil d apprentissages 8 Ces membres élus ne participeront pas au comité d attribution au moment où il s agira de discuter du ou des projets qu ils auraient éventuellement déposés ou auxquels ils participeraient.

14 14 Le FAP doit respecter une équité territoriale La cohérence avec les orientations politiques du programme et les priorités locales. Un compte rendu de la réunion est dressé avec la liste des projets à financer par le FAP pour validation par le comité de pilotage. Le comité d attribution se tient, si possible, dans la localité d accueil du Copil pour ses travaux. Les projets jugés intéressants par le comité d attribution, nécessitant des corrections pourront être amendés par leurs porteurs et représentés à une prochaine instruction sauf si l enveloppe du FAP est épuisée Validation des projets Elle s effectue au cours du comité de pilotage qui suit la tenue du comité d attribution. À l issue du Copil, dans le relevé des décisions, apparait la liste des projets financés par le FAP. Les décisions sont communiquées aux porteurs par mail. La cellule exécutive notifiera tous les porteurs des projets financés des résultats de l instruction au plus tard 20 jours après le Copil. 3. Mise en œuvre et suivi des projets Les OSC dont les projets ont été retenus signeront une convention avec le CFSI et recevront la première tranche de leur financement tel que prévu dans la convention, dès la signature de cette dernière. Les partenaires des projets seront cités dans la convention. Si l OSC porteuse du projet, reste signataire de la convention avec le CFSI, elle s engage à en remettre une copie aux partenaires de l action. 4. Modalités de transfert des fonds Les subventions attribuées seront versées aux porteurs par tranches successives : le premier versement, correspondant à 50 % de la subvention totale du PCPA, sera effectué lors de la signature de la convention ; un second versement, correspondant à 30 % de la subvention totale du PCPA interviendra après validation du rapport intermédiaire technique et financier. le solde de 20% la subvention totale du PCPA sera versé à la fin de la mise en œuvre du projet et de la justification technique et financière. Si le budget exécuté est inférieur au budget prévisionnel de la présente convention, la participation du PCPA ne pourra pas dépasser 75 % du budget. Dans l hypothèse d un surplus de versement par rapport au montant final dû, l association s engage à le rembourser au CFSI lors de l envoi du rapport financier final et au plus tard 30 jours après la date de réception d une demande du CFSI.