Systèmes d informations administratives Notes de cours Applications avancées

Transcription

1 Systèmes d informations administratives Notes de cours Applications avancées Professeur: Guy Grégoire c.g.a. Session: Hiver 2001

2 A) Le littéral Rappel ' (Apostrophe) =====> justifie à gauche de la cellule. Par défaut Lotus place le caractère au début de chaque littéral. " (Guillemet) =======> justifie à droite de la cellule. ^ (Accent circonflexe)======> justifie au centre de la cellule. \ suivi d'une suite de caractères, ceci aura pour effet de répéter autant de fois que la dimension de la cellule le permet, cette suite de caractères. B) Les opérateurs + Addition - Soustraction * Multiplication / Division ^ Exposant Page - 2

3 D) Les principales =====> Moyenne Addition Génère un nombre aléatoire compris entre 0 et Renvoie la plus petite Renvoie la plus grande étendue)======> Calcule la valeur actuelle approximatif, étendue)==> Calcule le taux de rendement taux, n)=======> Calcule la valeur Calcule le Calcule la valeur vrai;retourne la valeur Faux;retourne la valeur Si la formule est vrai, alors la cellule prend la valeur de l'argument 1, sinon la cellule prend la valeur de l'argument 2. Page - 3

4 Les opérateurs du SI #NON#===========> Négation logique========> Priorité 2 #ET#=============> Le ET logique==========> Priorité 1 #OU#=============> Le OU logique==========> Priorité 1 Les opérateurs de relation avec SI Priorité = égal à 3 < plus petit que 3 > plus grand que 3 <= plus petit ou égal 3 >= plus grand ou égal 3 <> différent de 3 Exemple: SI(A1>A2,C3+D5,30) Si le contenu de la cellule A1 est plus grand que la cellule A2, alors la cellule contenant la fonction logique prend la valeur C3+D5, sinon la cellule prend la valeur 30. Autre Si le contenu de la cellule A1 est plus petit ou égal à 90 ou si le contenu de la cellule C4 est différent de D5, alors la cellule contenant la fonction logique prend la valeur de (H2- H7)^4,sinon la cellule prend la valeur 0. Page - 4

5 E) Modes d'adressage (lorsqu'on copie des cellules - F4). D4 Adressage relatif de la colonne et de la ligne. $B2 Adressage absolu de la colonne et relatif de la ligne. A$6 Adressage relatif de la colonne et absolu de la ligne. $C$8 Adressage absolu de la colonne et de la ligne. Adresse relative Lorsqu'on les copie, elles varient du même nombre de lignes et de colonnes par rapport à leurs positions initiales. Adresse absolue Lorsqu'on les copie, elles ne varient jamais si elles sont copiées d'une cellule à l'autre. Fait toujours référence à la même cellule physique. Page - 5

6 Instructions pour Photo Enr. 1- Inscription des données de base Inscrivez les données telles qu'elles y figurent, même si plus tard vous allez apporter des corrections. "État des résultats" se trouve à la cellule B1, Janvier à B3, les ventes nettes à A5 etc Inscription des formules et présentation Maintenant vous allez apporter les corrections nécessaires pour améliorer la situation. a) Déplacez,à l'aide de la souris, B1 et B2 sur A1 et A2. b) Inscrivez les ventes de 12000, et c) Élargissez la colonne A à 20 soit avec la souris ou Style - Largeur de colonnes. d) Inscrivez au long les charges. e) Dans la cellule B14, utiliser la pour additionner les dépenses en janvier. f) Copier cette formule dans février et mars. g) Dans la cellule B16, faites la soustraction entre les ventes nettes et le total des dépenses pour janvier, puis copier la formule pour février et mars. h) Utilisez les formules appropriées pour la colonne total sauf pour le total des dépenses. Page 6

7 i) Pour le total des dépenses E14, vous allez utiliser un nom au lieu d'une adresse de cellule. Utilisez le bouton droit de la souris ou cliquez sur champ et choisissez Noms. Inscrivez "dépenses" comme nom et dans champ inscrivez B14..D14. Puis dans E14 utilisez la puis appuyez sur F3 et choisir le nouveau nom "dépenses" que vous venez de créer. NOTE: L'avantage de créer des noms au lieu d'adresse de cellules consiste au fait que si plus tard dans le chiffrier on a besoin du total des dépenses on n'a pas besoin de revenir en arrière pour connaître son adresse. On sélectionne son nom et il va automatiquement chercher le résultat parce dans le nom on a déjà défini son adresse. C'est une notion qu'on se servira souvent au cours de la session. j) Centrez les mois et le total. k) Figez tous les chiffres et cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez format des nombres, puis "Monnaie" sans décimales. Un signe de dollars apparaîtra sur tous les montants. l) Pour une présentation plus visuelle à l'écran, vous allez ajouter de la couleur au document. Figez la ligne A1..E1 puis cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez "Lignes et couleurs". Sélectionnez le fond bleu foncé et le texte blanc. De A2..A16, B16..D16, et E2..E16, sélectionnez le fond bleu pâle et le texte bleu foncé. Page 7

8 3- Les graphiques 1- Créez une nouvelle feuille de travail en cliquant sur "Feuille".Cliquez deux fois sur A et inscrivez "Résultats", puis 2 fois sur B et inscrivez "Graphique". Attention, lorsqu'on communique entre deux feuilles, il faut toujours identifier la provenance. Exemple: Si dans la feuille B on veut aller chercher des informations dans la feuille A, on dira dans la cellule de la feuille B, A:b3..A:b5. 2- Cliquez sur outils, puis graphique et à l'aide de la souris agrandissez-le. Une barre d'état spéciale pour les graphiques devra apparaître. 3- Avec graphique, choisissez "Type" puis histogramme en 3 dimensions. 4- Ensuite "Champ de données" où vous inscrivez dans champs du libellé d'axe des x l'adresse des cellules des mois de janvier, février et mars. Dans les données A vous inscrivez les cellules des ventes nettes des trois mois, et enfin dans données B, les cellules des dépenses de ces trois mois. 5- Sélectionnez "Légende" à partir de graphique et inscrivez-y le texte qui devra y figurer pour a et b à savoir Ventes nettes et Total des dépenses. Vous avez deux choix; soit dactylographié le texte comme tel ou puisque les titres existent déjà, indiquez la cellule, par exemple A5, et pointez cellule, il y indiquera "Ventes nettes" automatiquement dans la légende. 6- Sélectionnez "Titre". Vous pouvez y indiquer deux lignes de titres ou de notes. Comme je l'ai mentionné au #5, vous avez deux choix; soit dactylographié le texte ou indiqué l'adresse de la cellule. Pour vous exercer, essayez les deux. Indiquez dans la note votre nom. 7- Sélectionnez "Axe des x" et inscrivez "Mois". 8- L'axe des y se fera automatiquement, car le logiciel reconnaît le paramètre de monnaie pour tous les chiffres d'argent. Page 8

9 4- Devoir - Budget de Photo Enr. 1- Vous allez créer une troisième feuille intitulé "Budget". 2- Parce que le budget comporte les mêmes comptes que l'état des résultats, copiez au complet l'état des résultats dans le budget. 3- Remarquez maintenant que dans le budget la colonne A n'a pas la même largeur qu'originalement. En effet lorsqu'on copie d'une feuille à l'autre il ne transfère pas la largeur des colonnes. Positionnez vous dans la feuille Résultats, sélectionnez "Style" puis "Paramètres de feuille" et cliquez sur Mode identique. Allez voir maintenant dans la feuille Budget, ça devrait être conforme à l'original. 4- Effacez les trois mois et inscrivez dans B3 "Avr", puis toujours dans B3 figez B3, C3, D3 et avec le côté droit de la souris sélectionnez "Série automatique". 5- Vous allez supposer que les ventes augmentent de 10% par mois. Il faut trouver les formules qui feront le calcul. Il est possible d'aller chercher des informations d'une feuille à l'autre. a) Dans la feuille Budget, cliquez sur B5 et tapez + b) Cliquez sur la feuille Résultats c) Cliquez sur D5 d) Tapez *1.1 retour. Vous devriez voir apparaître la réponse. 6- Vous allez compléter le budget en remplaçant État des résultats par Budget, les ventes nettes par les ventes budgétisées, le Total des dépenses par le Total des dépenses budgétisées et finalement le revenu net par le revenu net budgétisé. 7- Enfin considérez que les intérêts augmentent de 200$ par mois et le coût des marchandises vendues de 5%. 8- Créez une nouvelle feuille et faites le graphique du Budget. Page 9

10 État des résultats Photo enr. Janvier Février Mars Total Ventes nettes $ $ $ $ Charges Salaires $2 000 $2 000 $2 000 $6 000 Intérêts $1 200 $1 400 $1 600 $4 200 Location $600 $600 $600 $1 800 Autres $900 $2 000 $4 000 $6 900 Coût des marchandises vendues $4 000 $4 200 $5 000 $ Total des dépenses $8 700 $ $ $ Revenu net $3 300 $8 800 $2 800 $14 900

11 État des résultats Photo enr. 20 Milliers Ventes nettes Total des dépenses 5 0 Janvier Février Mars Guy Mois

12 Budget Photo enr. Avr Mai Jui Total Ventes budgétisées $ $ $ $ Charges Salaires $2 000 $2 000 $2 000 $6 000 Intérêts $1 400 $1 600 $1 800 $4 800 Location $600 $600 $600 $1 800 Autres $900 $2 000 $4 000 $6 900 Coût des marchandises vendues $4 200 $4 410 $5 250 $ Total des dépenses budgétisées $9 100 $ $ $ Revenu net budgétisé $4 100 $ $3 950 $18 340

13 État des résultats budgétisés Photo enr Milliers Ventes nettes Dépenses budgétisées 5 0 Avr Mai Jui mois Guy