LA GESTION BUDGETAIRE

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1 LA GESTION BUDGETAIRE

2 Table des matières Généralités...3 Définition...3 L élaboration d un budget...3 La gestion budgétaire avec BOB Software...4 Mode de fonctionnement...5 Paramétrage...5 Création de budgets...5 Détermination de lois d évolution...6 Les postes budgétaires...7 Visualisation et analyse des données avec BOB-OLE...11 Visualisation...11 Analyse du budget...13 La gestion budgétaire 2

3 GÉNÉRALITÉS DÉFINITION Le budget est un plan ou un état prévisionnel des recettes et des dépenses présumées qu une personne morale ou physique aura à encaisser et à effectuer pendant une période donnée. Cette période coïncide souvent, pour les entreprises, avec la durée de l exercice comptable. Son objectif est double : il sert à la fois à déterminer les montants qui seront nécessaires à la mise en place de projets majeurs, tels que l achat d une immobilisation (machine, voiture ), ou l engagement de personnel ; et à établir un plan global à court et à moyen terme des recettes et dépenses d une entreprise. Il servira ensuite d étalon de mesure lors de l évaluation des performances de l entreprise et permettra de mettre en lumière les problèmes, discordances ou dysfonctionnements et ce, à tous les niveaux. Il existe différents types de budget : Les budgets d exploitation, encore appelés budgets annuels, les budgets financiers (plan financier), budgets des investissements (planification et développement des actifs). Leurs buts sont, encore une fois, d établir des objectifs et d aider à l évaluation des performances. L ÉLABORATION D UN BUDGET L élaboration d un budget est une opération à laquelle maints agents prennent part. Il s agit d un processus complexe faisant intervenir des éléments de gestion comptable et de planification à long terme, les deux éléments présentant le plus souvent des objectifs conflictuels qu il faut tâcher de réconcilier dans le budget. Personnel et direction sont les acteurs de l élaboration d un budget. Chacune de ces deux entités doit apporter son concours à chaque étape du processus budgétaire. La complexité de l élaboration d un budget ne nous permet pas de rentrer dans le détail de son établissement. Ceci d autant plus, qu une explication exhaustive exigerait que références soient faites à la comptabilité analytique et aux stratégies budgétaires et financières possibles. En résumé, les étapes principales de l élaboration d un budget sont : - L analyse des résultats de gestion antérieurs ainsi que des résultats financiers correspondants. Ensuite, avec pour base cette analyse, il faudra déterminer et mettre en place les nouveaux objectifs à atteindre. Il s agit ici d un plan préliminaire. - L estimation des frais et coûts à exposer pour atteindre ces objectifs, en prenant en compte toutes les ressources nécessaires (personnel, matériel...). - La budgétisation des dépenses et des recettes en se basant sur les années antérieures et en ajustant les montants conformément aux contingences futures prévisibles (achat d une machine, par ex.) - La comparaison des charges et produits prévisionnels avec les charges et produits réellement supportés et engrangés. La gestion budgétaire 3

4 LA GESTION BUDGÉTAIRE AVEC BOB SOFTWARE Il ne s agit pas ici d un processus complet allant du recueil de données et de leur compilation en budgets à l analyse en profondeur tant au niveau de la gestion que de celui des finances. BOB Software a fait le choix de proposer une fonctionnalité permettant la concrétisation des deux dernières étapes de l élaboration d un budget. Il n est donc pas question d un module capable d extraire les données de la comptabilité générale et analytique et de compiler ces données en sous-budgets, puis en budgets généraux. BOB Software vous permet néanmoins de créer des budgets et sous budgets, et de répartir les montants préalablement calculés par vous par périodes mensuelles. La répartition peut se faire selon différents critères et une fonctionnalité d indexation des montants est également prévue. Le programme permet ensuite, via Excel et le BOB OLE, d effectuer une comparaison entre les montants budgétés et réalisés, et d en imprimer les résultats. L installation du BOB OLE ne sera pas présentée dans les pages qui suivent. Nous estimerons que le BOB OLE est associé au programme de comptabilité générale et qu il est correctement installé. La gestion budgétaire 4

5 MODE DE FONCTIONNEMENT Avant toute répartition budgétaire et comme pour l utilisation de n importe quelle fonctionnalité, une étape de paramétrage est requise. PARAMÉTRAGE Cette étape permet de définir d une part les différents types de budgets que vous voulez établir (budget des ventes, des achats, de la main d œuvre etc.) et d autre part les lois d évolution qui répartiront, si vous le désirez, un budget global sur 12 mois d activité selon un pourcentage mensuel calculé. Création de budgets La première étape est donc la création d une table des budgets. Cette option est accessible via le menu Fichier Tables Budget. Fichier Tables Budget Pour créer un budget, cliquez sur l icône, ou tapez «Alt»+«A». La gestion budgétaire 5

6 Définissez un code, puis donnez son libellé, voire son libellé alternatif et enregistrez. Chaque budget est modifiable ou supprimable respectivement via les icônes et, ou par leur raccourci clavier (respectivement «Alt»+«U» et «Alt»+«E»). Il est à noter que l effacement d un budget engendrera automatiquement l effacement des montants alloués à celui-ci dans le sous-menu Postes budgétaires. Le programme n effacera cependant pas les sous-budgets (encore appelés postes budgétaires) de ce budget principal. Détermination de lois d évolution Cette option est accessible via Fichier Tables Lois d évolution. Elle trouvera son application ultérieurement dans le sous-menu «Postes budgétaires», où s opérera l allocation des budgets. Elle permettra de répartir mensuellement un budget alloué à un secteur selon un prorata défini par vous. Fichier Tables Lois d évolution Pour définir une loi d évolution, cliquez sur l icône d ajout et donnez un nom à votre loi en remplissant les champs Référence ainsi que Libellé. Déterminez ensuite la clé de répartition mensuelle du budget en adjoignant aux mois un pourcentage de répartition. La gestion budgétaire 6

7 LES POSTES BUDGÉTAIRES Une fois le paramétrage initial effectué, il vous est maintenant possible de créer des sousbudgets et d allouer mensuellement les montants que vous aurez préalablement calculés. Cette fenêtre est accessible via le menu Fichier Postes budgétaires. Fichiers Postes budgétaires Pour chaque type de budget créé, vous pouvez créer des sous-classes de ce budget. Ces sous-classes portent le nom de Lignes ou de Postes budgétaires dans le logiciel. La fenêtre se compose de deux parties : A gauche : se trouvent la classe et la sous-classe de budget à examiner ou allouer. Budget : Liste déroulante reprenant tous les budgets créés. Permet de choisir un budget précis. Ligne : Code donné au sous-budget à créer (appelé aussi poste budgétaire). Nom : Libellé et libellé alternatif du poste budgétaire. Formule : Case à cocher conditionnant l onglet Formule de la partie droite de la fenêtre. Si la case analytique est checkée, vous pourrez opérer un filtre complexe sur les comptes à inclure dans la formule (i.e., des comptes généraux avec une restriction analytique par plan). Si la case n est pas checkée, vous ne pourrez opérer qu un filtre simple (sur les comptes généraux uniquement). La formule concernée sert à calculer le montant effectivement réalisé et ce, selon des critères bien précis concernant le choix des comptes devant être pris en considération. C est pourquoi il existe un filtre. Il est applicable aux comptes généraux comme aux comptes analytiques, et permet d exclure certains comptes du calcul du réalisé. La gestion budgétaire 7

8 A droite : trois onglets permettant de visualiser et de modifier les montants mensuels du sous-budget sélectionné à gauche. Onglet Budget : il ne concerne que les montants budgétés et les montants budgétés corrigés. Une liste déroulante permet de choisir l exercice auquel s applique la prévision budgétaire. Les montants prévisionnels mensuels peuvent être saisis manuellement. Il est néanmoins possible de choisir un mode de répartition prédéfini en cliquant sur l icône d importation,. Il existe 5 modes de répartition possibles : Une liste déroulante vous permet de répartir le budget annuel de différentes façons : 1. Basé sur le budget de : c-à-d basé sur la répartition du budget d une autre année, auquel cas il vous faudra préciser l année en question, et le coefficient à appliquer aux montants budgétés. Vous devrez également préciser si vous désirez la répartition comme elle fut appliquée au montant budgété ou au montant corrigé. 2. Basé sur le réalisé de : c-à-d basé sur la répartition des montants réalisés d une année antérieure, auquel cas il vous faudra préciser l année en question ainsi que le coefficient que vous désirez éventuellement appliquer aux montants réalisés. 3. Réparti à partir du budget de : c-à-d de la même façon que fut réparti le budget d une autre année, mais avec un montant annuel différent de celui de l année en question. Il sera nécessaire de préciser l année sur laquelle on se base ainsi que le montant annuel à allouer. Vous devrez également préciser si vous désirez la répartition comme elle fut appliquée au montant budgété ou au montant corrigé. La gestion budgétaire 8

9 4. Réparti à partir du réalisé de : c-à-d de la même façon qu ont été répartis les montants réalisés d une année antérieure, mais avec un montant annuel différent de celui de l année en question. Précisez alors l année de référence et le montant annuel à répartir. 5. Réparti à partir de la loi : c-à-d réparti entre les différents mois selon le prorata défini dans la table des lois d évolution. Précisez le montant annuel à répartir et, bien entendu, la loi d évolution sur laquelle vous vous basez. La colonne de gauche est la colonne des montants budgétés, celle de droite des montants corrigés. Les deux colonnes sont identiques au départ. Les corrections des montants se font manuellement. Chaque modification dans la colonne du corrigé apparaît en gras afin de visualiser rapidement les changements apportés et les différences entre les deux colonnes. Onglet Formule : il ne concerne que les montants effectivement réalisés. Aucune visualisation des montants réalisés par mois ne peut se faire à ce niveau. Toutes les visualisations et analyses concernant les montants réalisés sont prévues dans le BOB-OLE (Excel). La fonction de cet onglet est d opérer un choix des comptes à inclure dans le calcul des réalisés. Comme précédemment expliqué, si la case analytique n est pas cochée sur la partie gauche de l écran, vous pourrez opérer un filtre simple sur les comptes à inclure dans la liste du réalisé. Dans l exemple ci-dessus ne seront pris en compte que les balances des comptes généraux , et , pour calculer les montants réalisés lors de l année sélectionnée. La colonne S, pour Signe, a pour fonction de changer le signe prévu devant les montants. Le signe - rendra les montants des comptes passifs positifs dans le BOB-OLE et le signe + leur laissera le signe prévu dans les fichiers, soit le signe négatif. La gestion budgétaire 9

10 Si la case analytique est cochée sur la partie gauche de la fenêtre, vous pourrez opérer un filtre complexe sur les comptes à inclure dans la liste des réalisés. Dans l exemple ci-dessus, seuls les comptes généraux , et interviendront dans le calcul du réalisé et, parmi eux, seuls les comptes auxquels le compte 002 du plan analytique DEPA aura été attaché. Une seule restriction analytique par plan est possible. Les combinaisons sont illimitées. T : représente le type des comptes qui interviendront dans le calcul du réalisé : soit un compte général, soit un compte analytique. Plan A : plan analytique dans lequel se trouve le compte analytique à prendre en considération. S : signe à appliquer au compte général. Le signe n influencera que les comptes généraux. Il n aura aucun effet sur les comptes analytiques. Onglet Mémo : zone destinée à l encodage de commentaires ou de données complémentaires. La touche F2 vous permettra d opérer la mise en page. La gestion budgétaire 10

11 VISUALISATION ET ANALYSE DES DONNÉES AVEC BOB-OLE Une fois le paramétrage effectué, les budgets complétés et la formule de calcul du réalisé établie, les données introduites peuvent être visualisées et analysées dans l Excel via le BOB-OLE qui permettra le transfert des informations d un programme à l autre. Ouvrez Excel et, dans le menu BOB, choisissez le sous-menu Dossier BOB Dossier Sélectionnez le dossier pour lequel vous avez créé un ou plusieurs budgets puis validez. Notez qu à chaque ouverture d Excel vous sera demandé le nom du dossier duquel les données devront être extraites. Nous vous conseillons de garder le programme de comptabilité BOB Software ainsi qu Excel ouvert en permanence. Ainsi, toute modification que vous apporterez dans le programme de comptabilité générale se répercutera au niveau de l Excel et ce, pour autant que vous rafraîchissiez régulièrement les tableaux que vous y créerez (c-à-d que soient mises à jour les données apparaissant dans Excel en fonction des données encodées dans le BOB Software). Cette opération s effectue via le menu BOB Rafraîchissement. Visualisation Dans BOB Fichier de base Budget, vous pouvez afficher, sous forme de tableau, les informations de base encodées en comptabilité générale concernant les budgets. BOB Fichiers de base Budget La gestion budgétaire 11

12 Onglet Sélection Feuille de calcul : 3 boutons radio vous permettent de choisir la feuille d affichage du tableau : - soit dans un nouveau document ; - soit sur la feuille où vous vous trouvez ; - soit sur une autre feuille vierge du même document. 3 checkboxes vous permettent de choisir - si vous désirez que le programme donne un nom à la feuille Excel qui recevra le tableau ; - si vous désirez que les informations déjà affichées sur la feuille soient effacées pour être remplacées par le tableau ; - si vous désirez que le tableau soit positionné à l endroit du marqueur. Document : liste déroulante définissant le type de budget à afficher. Ce type apparaîtra dans la première colonne du tableau. Sélection : si plusieurs sous-budgets doivent être affichés, vous pouvez choisir à ce niveau si vous les désirez triés par leur code ou par leur libellé. Il vous est également possible d afficher ou non, les formules accompagnant le réalisé de ces budgets ainsi que le libellé des sous-budgets pour autant que ceux-ci aient été décochés dans l onglet champ. Si cela n a pas été fait, le libellé apparaîtra automatiquement. Onglet Champs A ce niveau, vous pouvez choisir les colonnes qui apparaîtront dans le tableau. La liste présente les titres des différentes colonnes possibles. Sélectionnez les informations que vous désirez voir apparaître dans le tableau. Onglet Paramètres Il s agit du paramétrage de l impression. Plusieurs checkboxes permettent : - l impression d un entête et d un bas de page comportant, selon votre désir, le nom du dossier, le nom donné à la feuille Excel et/ou le numéro de page. - l affichage du tableau sous forme de grille apparente. - le centrage du tableau au milieu de la feuille d impression. - la reproduction, à chaque nouvelle page, des titres des différentes colonnes. - L orientation de l impression sur le papier : soit sous format portrait, soit sous format paysage. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur l icône apparaîtra alors sur la feuille Excel.,ou tapez «Alt +G». Le tableau La gestion budgétaire 12

13 Analyse du budget Dans BOB Analyse Budget, vous pouvez afficher sous forme de tableau les montants réalisés et les comparer ainsi aux montants budgétés. Bob Analyse Budget Onglet Sélection Feuille de calcul : 3 boutons radio vous permettent de choisir la feuille d affichage du tableau : - soit dans un nouveau document ; - soit sur la feuille où vous vous trouvez ; - soit sur une autre feuille vierge du même document. 3 checkboxes vous permettent de choisir - si vous désirez que le programme donne un nom à la feuille Excel qui recevra le tableau ; - si vous désirez que les informations déjà affichées sur la feuille soient effacées pour être remplacées par le tableau ; - si vous désirez que le tableau soit positionné à l endroit du marqueur. Document : liste déroulante permettant de choisir la présentation du tableau comparatif montants budgétés/montants réalisés. - Liste des lignes budget : offre une présentation en lignes, i.e. les montants réalisés et budgétés se trouvent sur la même ligne que le sous-budget auquel ils se réfèrent. - Budget, réalisé par ligne de budget : offre une présentation en colonnes, i.e., les montants réalisés et budgétés sont superposés l un par rapport à l autre. Sélection : permet de choisir le budget et le sous-budget à analyser. Il permet également de conduire l analyse dans une fourchette de périodes choisie. 5 checkboxes vous permettent de sélectionner les éléments à visionner dans le tableau : - chiffres cumulés : les montants, qu ils soient budgétés ou réalisés, sont affichés en fonction du cumul périodique. La gestion budgétaire 13

14 - Montants budgétés : autorise ou non l affichage des montants tels que budgétés dans les Postes budgétaires. - Montants réalisés : autorise ou non l affichage des montants tels que réalisés et imputés dans les comptes généraux ou analytiques sélectionnés. Pour rappel, cette sélection se fait au niveau de l onglet Formule de la fenêtre Postes budgétaires. - Ecart : calcule et affiche l écart, positif ou négatif, entre les montants budgétés et les montants réalisés. - Pourcentage : indique le pourcentage du réalisé par rapport au budgété. Onglet Paramètres Il s agit du paramétrage de l impression. Plusieurs checkboxes permettent : - l impression d un entête et d un bas de page comportant, selon votre désir le nom du dossier, le nom donné à la feuille Excel et/ou le numéro de page. - l affichage du tableau sous forme de grille apparente. - le centrage du tableau au milieu de la feuille d impression. - la reproduction, à chaque nouvelle page, des titres des différentes colonnes. - L orientation de l impression sur le papier : soit sous format portrait, soit sous format paysage. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur l icône apparaîtra alors sur la feuille Excel.,ou tapez «Alt +G». Le tableau Il est à noter que les tableaux générés par BOB Software dans Excel constituent une base de travail pour le gestionnaire. Ces tableaux peuvent être modifiés par de banales formules Excel. Des lignes peuvent être rajoutées ou supprimées, des additions opérées, des montants modifiés (auquel cas seront recalculées toutes les cellules liées au montant modifié), etc. Notez également que chaque cellule reprend la formule utilisée pour le calcul du montant y apparaissant. Les formules sont visibles dans la barre des formules d Excel. Vous pouvez évidemment vous en inspirer pour créer vos propres tableaux. Il vous est néanmoins possible de figer les montants (pour les enregistrer sous un autre fichier et pouvoir les comparer ultérieurement à d autres tableaux, par exemple). Cette démarche entraîne l effacement de toutes les formules de calcul des cellules. Seuls les montants restent, sans qu aucune formule de calcul ne leur soit attachée. Cette opération La gestion budgétaire 14

15 s effectue via le menu BOB Figer les chiffres. Une fenêtre de dialogue apparaîtra alors vous demandant de définir un nom et un chemin d accès au nouveau fichier à créer. Nous vous renvoyons au manuel de BOB OLE pour de plus amples détails sur les fonctionnalités du menu BOB dans Excel. La gestion budgétaire 15

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