Guide de location des installations et des locaux pour les clubs étudiants de la FEUO

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1 Guide de location des installations et des locaux pour les clubs étudiants de la FEUO Rédigé par Congrès et réservations, le Service de vie communautaire et la FEUO Révisé en septembre 2015

2 1. LA FEUO : VOTRE POINT DE DÉPART Communiquez avec la Fédération des étudiants de l Université d Ottawa (FEUO) pour : vous assurer d avoir bien payé vos droits de club pour l année ; déterminer le nom exact de votre club (afin d éviter toute confusion); vérifier que vous figurez bien sur la liste des membres de votre club à titre de personne désignée pour faire des réservations au nom du club ou que vous êtes en contact avec les personnes désignées. Veuillez noter qu un maximum de deux personnes peuvent être autorisées à faire des réservations pour chaque club); déterminer le budget prévu par session pour votre club concernant l organisation des activités; [NOUVEAU!!!] obtenir votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour VEMS (voir section 4). 2. CONGRÈS ET RÉSERVATIONS Congrès et réservations vous offre un service de guichet unique pour tout ce qui concerne la planification et la coordination de tous vos événements sur le campus. Nous réservons pour vous les locaux qui vous intéressent et nous transmettons à nos fournisseurs attitrés vos diverses demandes (équipement audiovisuel ou autre, services alimentaires, stationnement, sécurité, etc.). Vous pouvez communiquer avec nous au , poste 5771, ou à congres@uottawa.ca. 3. DÉLAIS POUR RÉSERVER Afin de nous laisser suffisamment de temps pour prendre les arrangements nécessaires avec nos fournisseurs, respecter les délais indiqués dans l annexe A. 4. DEMANDE DE RÉSERVATION MAINTENANT AVEC VEMS- NOUVEAU ET RAPIDE! VEMS est un nouveau logiciel pour les clubs, grâce auquel vous pouvez voir les locaux disponibles en même temps que vous faites la réservation dans le système. Toutes les réservations doivent maintenant être faites par VEMS. Afin d obtenir un nom d utilisateur et un mot de passe, vous devez remplir le formulaire de demande d accès à VEMS (voir annexe B) et l apporter au bureau de la FEUO pour signature. Assurez-vous d avoir toutes les signatures requises sinon votre demande sera rejetée. Une fois que vous aurez obtenu votre nom d utilisation et mot de passe VEMS, vous pourrez y accéder en suivant ce lien : web30.uottawa.ca/virtualems/default.aspx. Suivez les instructions une fois que vous êtes connecté. 5. ENTENTE RELATIVE AUX LOCAUX GRATUITS Chaque club a droit à 15 locations gratuites par session (septembre-décembre; janvier-avril; mai-août). Cette gratuité s applique aux locaux suivants : salles de classe du registraire; Tabaret 112 (salle Huguette-Labelle) kiosque dans la promenade de l UCU; espaces à l air libre extérieur; halls d entrée. Nous révision le nombre de réservations par club 1 fois par semaine. Nous communiquerons avec vous si vous avez dépassé vos réservations gratuites pour voir si vous voulez enlever des réservations ou les payés. Veuillez-vous reporter à l annexe A pour connaître la disponibilité des locaux.

3 6. ENTENTE RELATIVE À LA LOCATION D ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL Chaque année, le Service d appui à l enseignement et à l apprentissage (SAEA) offre à la FEUO un accès gratuit à certaines salles multimédias, à la seule condition qu aucuns frais d admission ne soient exigés pour participer à l activité qui y est organisée. L entente en vigueur en s applique aux salles suivantes : FSS 1005 MRN AUD FSS 7035 RGN 2005 VNR 2095 STE A150 LMX 339 UCU 205 Veuillez noter qu il incombe à la personne dont le nom figure sur le contrat de se procurer auprès du bureau de la FEUO la carte d accès à la salle multimédia mise à la disposition d une activité. Si vous utilisez un local qui ne figure pas dans l entente relative à la location d équipement audiovisuel, vous devez employer le fournisseur attitré d audiovisuel de l Université (autrement dit, vous ne pouvez pas apporter votre propre équipement). Les frais suivants s appliquent (ces montants comprennent 15 % de frais de coordination ainsi que la TVH à 13 %) : Frais de location et d installation de l équipement audiovisuel : 325 $; Technicien (obligatoire) : 32,50 $/heure. 7. PAIEMENT Tous les frais payables pour une activité doivent être acquittés dans les délais suivants : Deux jours civils après avoir reçu la confirmation que votre activité est autorisée : versement d un acompte équivalent aux frais relatifs aux locaux que vous réservez. Sept jours civils avant votre activité : paiement intégral du coût estimatif de l activité, y compris les frais relatifs aux services de traiteur et de location et autres services et frais divers. Faute de recevoir votre paiement dans ce délai, nous ne pouvons garantir que nos fournisseurs seront en mesure d assurer la prestation des services demandés, et nous annulerons donc votre réservation. 8. POUR ÉVITER DES FRAIS SUPPLÉMENTAIRES Avant de quitter les locaux, vous devez les remettre dans leur état original (tables et chaises disposées telles que vous les avez trouvées, etc.), sans quoi vous devrez payer des frais supplémentaires (entre 50 et 250 $ selon le local et le jour de la semaine). Vous devez aussi vous assurer de nettoyer les locaux (jeter les restes de nourriture, essuyer les tables, etc.) afin d éviter des frais de nettoyage. 9. ANNULATION ET AUTRES MODALITÉS Assurez-vous de bien respecter toutes les modalités, non seulement celles qui figurent sur votre contrat de confirmation, mais aussi celles que vous trouverez sur y compris celles qui se rapportent aux annulations. Toutes les réservations gratuites annulées à moins de 7 jours seront compté dans vos 15 réservations gratuites. D autres conditions importantes sont décrites ci-dessous Réservations pour des clubs avec la participation de tiers Les clubs ne peuvent faire des réservations que pour les événements liés à leur mission. Lorsque des tiers participent à l événement, vous devez donc demander la permission du coordonnateur des clubs de la FEUO.

4 Un club ne peut organiser en son nom des activités de recrutement de personnel, des présentations d entreprises ou toute autre activité de nature semblable RÉ:SONNE redevances relatives à la diffusion de musique La société de gestion de la musique Ré:Sonne a reçu de la Commission du droit d auteur du Canada le mandat de percevoir des redevances lorsque de la musique enregistrée est diffusée publiquement. Cela comprend, sans s y limiter : la musique diffusée pendant des réceptions, des mariages, des assemblées, des expositions, des foires, des festivals et des séances d activités physiques. Ré:Sonne gère les droits d exécution publique et distribue les redevances aux artistes et aux maisons de disques. L Université d Ottawa, par l entremise de Congrès et réservations, est tenue par la loi de percevoir ces redevances et d effectuer des paiements annuels à Ré:Sonne. Ces frais de l ordre de 20 $ (plus taxes et 15 % de frais de coordination) seront exigés par jour et par salle, que vous planifiiez votre événement au moyen des services de Congrès et réservations ou non Alcool Si vous souhaitez commander des boissons alcoolisées, vous devez le faire par l entremise de Congrès et réservations au moment de faire votre demande de réservation. Les services de bar sont fournis conformément aux règlements de la Régie des alcools de l Ontario et de l Université d Ottawa. Si vous servez de l alcool que vous n avez pas commandé par l entremise de Congrès et réservations, il sera immédiatement mis fin à votre activité et vous devrez payer une amende Barbecue Veuillez à respecter les mesures de santé et de sécurité relatives aux barbecues qui figurent sur notre liste de vérification : Le non-respect de ces mesures entraînera l arrêt immédiat de votre activité et vous devrez payer une amende.

5 ANNEXE A LOCAUX MIS À LA DISPOSITION DES CLUBS ET DES ASSOCIATIONS LOCAUX Salles de classe (y compris l auditorium Marion) Kiosque dans la promenade de l UCU FRAIS DE LOCATION (les frais ci-dessous comprennent la location + 15 % de frais de coordination + 13 % de TVH) Gratuité limitée à un certain nombre de réservations (voir section 5) Au-delà du nombre maximum de réservations gratuites (par capacité de salle) : De 0 à 74 places : 130,95 $ De 75 à 149 places : 184,50 $ 150 places ou plus : 324,88 $ Gratuité limitée à un certain nombre de réservations (voir section 5) Au-delà du nombre maximum de réservations gratuites : Une table et deux chaises : 45,50 $ par jour FRAIS RELATIFS À L ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL (AV) Voir section 6 pour les locaux sans frais. Lorsque des frais s appliquent : Frais d accès multimédia et frais d installation : 325 $ Technicien (obligatoire) : 32,50 $/heure. Il est interdit d utiliser son propre équipement AV (sauf dans les locaux portables). L agent de coordination affecté à votre demande vous indiquera la personne à contacter pour l équipement AV. PROCÉDURE POUR RÉSERVER * Le Service du registraire décide de façon prioritaire de l utilisation des salles de classe, à des fins d enseignement. Les salles de classe ne sont donc pas disponibles avant 17 h 30 du lundi au vendredi. Certaines salles de classe sont disponibles dans VEMS sous le formulaire «1FR-Salle de classe» Pour les week-ends ou autre salle de classe, veuillez remplir le formulaire «3FR-TROUVEZ UN ESPACE» 5 jours avant la date de l évènement. VEMS avec le formulaire «1FR-Kiosque» au moins 2 jours avant votre évènement. Salles de conseil de l UCU (206, 207, 301) Gratuit sans limite de nombre Projecteur et écran gratuits inclus. Vous devez apporter votre propre ordinateur portable pour vous connecter. Terminus Gratuit sans limite de nombre Vous pouvez utiliser votre propre équipement AV ou en louer en passant par Congrès et réservations (des frais s appliquent). Cet espace est géré par le Service de vie communautaire. Comme des situations imprévisibles peuvent survenir, nous nous réservons le droit de vous installer ailleurs ou de modifier votre réservation. En dernier recours, nous pourrions nous voir dans l obligation d annuler votre réservation. Agora Gratuit sans limite de nombre Vous pouvez utiliser votre propre équipement AV ou en louer en passant par Congrès et réservations (des frais s appliquent). Cet espace est géré par le Service de vie communautaire. Comme des situations imprévisibles peuvent survenir, nous nous réservons le droit de vous installer ailleurs ou de modifier votre réservation. En dernier recours, nous pourrions nous voir dans l obligation d annuler votre réservation. VEMS avec le formulaire «1FR-Salle de réunion» au moins 2 jours avant votre évènement VEMS avec le formulaire «1FR-Espace Ouvert» au moins 2 jours avant votre évènement ou 12 jours si vous avez besoins d équipements. Vous devrez ensuite communiquer avec Pierre Bouchard x 4492 pour tout équipement additionnel requis pour votre évènement et confirmer le tout 10 jours avant votre évènement. Des frais additionnels seront applicables. VEMS avec le formulaire «1FR-Espace Ouvert» au moins 2 jours avant votre évènement ou 12 jours si vous avez besoins d équipements. Vous devrez ensuite communiquer avec Pierre Bouchard x 4492 pour tout équipement additionnel requis pour votre évènement et confirmer le tout 10 jours avant votre évènement. Des frais additionnels seront applicables.

6 Auditorium de l UCU (Auditorium des anciens) Tabaret 112 (Salle Huguette- Labelle) Si la participation à votre activité est gratuite : 75 $ Si vous exigez des frais d admission : 325 $ Voir section 5 concernant l entente portant sur les locaux gratuits. 650 $ $ de caution pour la clé (remboursés sur restitution de la clé) Cuisine disponible pour un coût de 130 $ Frais variables selon vos besoins. Technicien obligatoire (frais applicables). L agent de coordination affecté à votre demande vous indiquera la personne à contacter pour l équipement AV. Vous pouvez utiliser votre propre équipement AV ou en louer en passant par Congrès et réservations. Des frais vous seront facturés pour l utilisation de l éclairage local. VEMS avec le formulaire «1FR-Auditorium des anciens» au moins 15 jours avant la date de votre évènement. Vous devrez ensuite communiquer avec Pierre Bouchard x 4492 pour tout équipement additionnel requis pour votre évènement et confirmer le tout 10 jours avant votre évènement. Des frais additionnels seront applicables. VEMS avec le formulaire «3FR-TROUVEZ UN ESPACE» 30 jours avant la date de l évènement. SVP indiquer «TBT112» dans la description de votre demande. Salles polyvalentes (DMS 12110, 12102, et FSS 4007) Veuillez noter que les frais d équipement, de transport et autres peuvent s accumuler rapidement pour cette salle si vous ne l utilisez pas selon son agencement habituel, qui est celui d un amphithéâtre à 120 places. DMS : 325 $ DMS et FSS 4007 : 455 $ chacune Cuisines DMS et FSS 4007 : 130 $ chacune Veuillez noter que les frais d équipement, de transport et autres peuvent s accumuler rapidement pour cette salle. Vous devez disposer d un budget suffisant à cet effet. Frais d installation 65 $ Technicien (obligatoire) 32,50 $/heure. Il est interdit d utiliser son propre équipement AV. VEMS avec le formulaire «3FR-TROUVEZ UN ESPACE» 30 jours avant la date de l évènement. SVP indiquer «espace multi» dans la description de votre demande. Entrées, aires ouvertes, etc. Espaces en plein air Autres salles de conseil sur le campus Frais variables selon l espace requis. Frais variables selon vos besoins. VEMS avec le formulaire «3FR-TROUVEZ UN ESPACE» 5 jours avant la date de l évènement. SVP indiquer «foyer ou lobby» dans la description de votre demande. - Terrace devant 90 université - Parc Montpetit - Terrace Morisette - Pelouse SITE - Terrace Centre Universitaire Gratuit. Vous pourrez toutefois avoir à payer des frais de location de matériel (selon la nature de votre demande). Frais variables selon vos besoins. VEMS avec le formulaire avec le formulaire «1FR- Espaces Extérieurs/BBQ» au moins 2 jours avant votre réservation ou 15 jours si vous avez besoin d équipements (tables, chaises, etc). Si vous n êtes pas certains, vous pouvez utiliser le formulaire «3FR-TROUVEZ UN ESPACE». Le plus tôt possible pour avoir le temps d organiser votre évènement. Disponibilité et frais variables selon l espace. Frais variables selon vos besoins. VEMS avec le formulaire «3FR-TROUVEZ UN ESPACE» 5 jours avant la date de l évènement. SVP indiquer «salle de réunion» dans la description de votre demande.

7 ANNEXE B Demande d accès VEMS pour les clubs et les associations de la FEUO Veuillez numériser et envoyer ce formulaire à congres@uottawa.ca. Les signatures électroniques ne sont pas acceptées et TOUTES les signatures sont requises pour obtenir votre nom d utilisateur et mot de passe. CLUB OU ASSOCIATION ÉTUDIANTE Nom officiel du club ou de l association : Mission : Chaque club ou association de la FEUO doit nommer deux personnes responsables de soumettre les demandes de réservation. Toute demande soumise par une personne autre que celles mentionnées ci-dessous sera refusée. PERSONNE DE CONTACT (1) PERSONNE DE CONTACT (2) Nom complet : Nom complet : Numéro d étudiant : Numéro d étudiant : Tél. cellulaire : Tél. cellulaire : Courriel : Courriel : Signature : Signature : Date : Date : Je reconnais avoir lu et compris chacune des conditions suivantes et je m engage à les respecter. CONDITIONS Toutes les demandes de réservation dans VEMS doivent être faites au moins 48 heures avant le début de l événement. Ma réservation n est pas confirmée tant que je n ai pas reçu un contrat confirmé de la part de Congrès et réservations. Je dois fournir une description complète et détaillée de l événement, en indiquant son objet et ses participants. Si cette description est insuffisante, cela pourrait entraîner des délais, voire l annulation de ma réservation. Toutes mes réservations doivent être faites pour mon club ou association, et liées à sa mission. Toute présence d entreprises ou promotion de produits doit être approuvée d avance par la FEUO et par Congrès et réservations. J accepte de soumettre mes demandes dans VEMS uniquement pour des événements de mon club ou association. Toute demande de réservation d une autre nature doit être faite directement auprès du bureau de Congrès et réservations. Tous les frais liés à mon événement doivent être acquittés dans leur intégralité avant le début de celui-ci. Dans le cas contraire, l Université se réserve le droit d annuler mon événement. En tant que personne de contact du club, j assume la responsabilité de tous les frais liés à la réservation découlant de pénalités, de bris ou de perte d équipement ou autres. Les prochaines réservations pourraient être annulées tant et aussi longtemps que ces frais ne seront pas acquittés dans leur intégralité. Sous aucun prétexte je ne partagerai le nom d utilisateur et le mot de passe VEMS de mon club ou association. Je comprends que seules les deux personnes indiquées ci-dessus possèdent l autorité d accéder à VEMS pour mon club ou association. Dans le cas où ces informations viendraient à être partagées, je comprends que mon club ou association pourrait perdre le privilège d utiliser VEMS et les réservations de mon club pourraient être annulées jusqu à la fin de l année scolaire. MODALITÉS : J ai lu et compris les modalités se rapportant aux événements tenus sur le campus de l Université d Ottawa et j accepte d être tenu pour responsable de veiller à ce que mon club ou association respecte ces modalités. BOISSONS ALCOOLISÉES SUR LE CAMPUS : La Commission des alcools et de jeux de l Ontario ainsi que la Loi sur les permis d alcool de l Ontario interdisent aux invités, aux employés et aux étudiants d apporter leurs propres boissons alcoolisées sur les installations de l Université d Ottawa ou d obtenir un permis de circonstance à cette fin. Toute boisson alcoolisée non autorisée sera confisquée et entraînera l arrêt de l activité. Les boissons alcoolisées doivent être commandées par l entremise de Congrès et réservations au moment de faire réservation. PRÉSIDENT(E) OU TRÉSORIER/ÈRE DU CLUB INITIALES (1) INITIALES (2) Je (nom) donne la permission aux deux individus de soumettre des demandes de réservations au nom du club. Mon courriel est le si vous devez me rejoindre. Signature : Date : APPROBATION DE LA FÉUO Je (nom) confirme que la demande est valide et que le club est enregistré et actif pour la période académique Signature : Date :