Les outils indispensables à la mise en place d un SME

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1 Les outils indispensables à la mise en place d un SME

2 Conscientes de l'importance croissante de l'environnement dans leur stratégie de développement, les entreprises, en particulier les PME, sont de plus en plus nombreuses à en faire l'une des principales composantes de leur management. Ainsi se développe progressivement le management environnemental, pivot de la démarche de développement durable. La mise en place d un Système de Management Environnemental (SME) constitue un moyen de gestion interne à l'entreprise, fondé sur le principe de l'amélioration continue. Cette démarche s appuie souvent sur la norme ISO dont le but est de développer une politique et des objectifs prenant en compte les exigences législatives et les informations relatives aux impacts environnementaux significatifs. Afin d accompagner 10 entreprises lorraines à la mise en place d un SME, la CCI de Région Lorraine a animé une opération collective financée dans le cadre du REEL (Réseau Environnement Entreprises Lorraines) par l ADEME, l AERM, la Région Lorraine et le FEDER. A l issu de cette action et des nombreux échanges qu elle a engendré, la CCIRL a souhaité mettre à disposition de toutes les entreprises lorraines une boite à outils permettant d initier un SME. Ce guide mis au point avec l aide d experts (PrévIso et Apave) présente des outils, le plus souvent mis au point par les entreprises ayant participé à l opération collective : 3E INTERNATIONAL ABCDE ASTEELFLASH COFELY GARNIER THIEBAUT INTERPANE OBERFLEX RENZ STOCOMEST UNITED SPRINGS

3 La boite à outil SME proposée par la CCIRL s appuie sur la norme internationale ISO Se basant sur la roue de Deming (illustration du principe de l'amélioration continue), la présente boite à outils déroule les chapitres de la norme selon la méthode PDCA : Plan (planifier), Do (mettre en œuvre), Check (prouver et contrôler), Act (corriger et réagir). Ainsi, chaque chapitre (ou regroupement de chapitres) fait l objet : d une fiche méthodologique précisant : les objectifs du (ou des) chapitre(s), la méthode à appliquer pour répondre aux exigences du (ou des) chapitre(s), les outils sur lesquels il est possible de se baser, les résultats à atteindre (le mot PROCEDURE apparaît à chaque fois que l ISO exige l intégration d une description relative à l activité concernée ou au processus dans le SME). d un (ou plusieurs) exemple(s) d outil(s) concret(s) et essentiels(s) à la mise en place d un SME qui, une fois adapté, peut être utilisé. Un encadré «À SAVOIR!» apporte un commentaire de nos experts sur quelques points particuliers du (des) chapitre(s) traité(s). Enfin, une rubrique apporte des conseils pour aller au-delà des exigences du référentiel dans le cadre d un système de management intégré Qualité/Sécurité/Environnement.

4 LA ROUE DE DEMING APPLIQUÉE À LA NORME ISO Exigences générales 4.2 Politique environnementale 4.6 Revue de direction Aspects environnementaux Exigences légales et autres exigences Objectifs, cibles et programme(s) Act 4.6 Plan 4.3 Amélioration continue Surveillance et mesurage Evaluation de la conformité Non-conformité, action corrective et action préventive Maîtrise des enregistrements Audit interne Check 4.5 Do Ressources, rôles, responsabilités et autorité Compétence, formation et sensibilisation Communication Documentation Maîtrise de la documentation Maîtrise opérationnelle Préparation aux situations d urgence

5 Plan Objectifs Méthode indicative Définir l étendue (appelé champ de certification) souhaitée pour le système de management : activités et sites concernés Décrire votre champ de certification dans le système Outils proposés «Pour aller plus loin» : Cartographie des processus (cf page 36) Résultats à atteindre Champ de certification clairement défini La mise en place d un SME est un réel projet d entreprise, qui doit être soutenu par la Direction et s inscrire dans un programme avec des moyens et échéances définis. Si le champ de certification comporte des activités de conception, celles-ci doivent être également prises en compte dans l application de la norme. Dans le cadre d un Système de Management Intégré (SMI) Qualité/Sécurité/Environnement : définir la place de l environnement dans la cartographie de vos processus décider éventuellement de rédiger un manuel intégré (le manuel environnement n est pas obligatoire)

6 Plan Objectifs Méthode indicative Outils proposés - Résultats à atteindre Etablir la politique environnementale Politique établie par la Direction, cohérente avec les activités, diffusée et communiquée en interne et pour toute personne/société intervenant sur vos site Politique validée et diffusée Modalités de diffusion définies Comment diffuser la politique? En interne : affichage, commentaire au personnel par les responsables hiérarchiques, mise à disposition sur un intranet, insertion dans le livret d accueil, En externe : affichage dans les lieux d accueil, mention dans les documents échangés avec les prestataires et entreprises extérieures (plan de prévention, réponses aux appel d offres ) mise à disposition des administrations Dans le cadre d un système de management intégré Qualité/Sécurité/Environnement : Véritable charte / feuille de route de l entreprise, la politique peut être commune qualité / sécurité/ environnement.

7 Plan Objectifs Méthode indicative Outils proposés Résultats à atteindre Identifier les aspects (= interactions des activités avec l environnement) et leurs impacts (= conséquences ou risques environnementaux) Définir les aspects significatifs (ceux qui sont à l origine des plus grandes influences possibles sur l environnement) Identifier les activités (fiches descriptives, plans des activités, des réseaux) Identifier les aspects en relation avec les activités Identifier les impacts pour chaque aspect, dans les différents situations de fonctionnement : Normal, dégradée (ou anormale), accidentelle. Hiérarchiser les impacts (méthode de cotation) pour identifier les impacts significatifs et ainsi remonter aux aspects significatifs. Fiche entrées/sorties Tableau d analyse environnementale = liste des aspects et impacts Exemple de critères et méthode de hiérarchisation Aspects Environnementaux Significatifs (AES) identifiés Méthode pour identifier les AES définie et reproductibles (PROCEDURE) La méthode d identification et hiérarchisation des AES peut être similaire à celle utilisée dans votre Document Unique d Evaluation des Risques Santé Sécurité. Si votre cotation comprend une note «maîtrise», cette note et ses commentaires devront être en cohérence avec le chapitre Les entreprises ICPE à Autorisation trouveront des éléments d identification des aspects et impacts environnementaux dans leur étude d impact.

8 OUTIL N 1 : BILAN DES ENTRÉE ET SORTIES Cet outil vous est proposé par l entreprise United Springs adaptation d un outil du PEE 2000 de l ADEME Entrées De l activité : XXXX Sorties Matières premières et produits intermédiaires : -fûts -Produits chimiques -. Eau (consommation) : -Eau m3 Energie : -KW, carburant Recyclage au niveau de l activité : Recyclage hors activité : xx= en situation d urgence Etapes : Activité : -Approvisionnement -Stockage -Fabrication -Contrôle - Equipements : -équipements contrôle -machines -. Situation dangereuse / incident / incendie / explosion / déversement accidentel / intrusion / malveillance: -Déversements produits chimiques - Incendie recensement des accidents déjà survenus Moyens de maîtrise : -Extincteurs -Absorbants -Bac de rétention -Mode op - Vers l activité : XXX Produits, co-produits : Rejets liquides (nettoyage, ): -Eaux d extinction d incendie -eaux usées sanitaires -eaux usées industrielles Rejets atmosphériques / Air : -rejets COV -Fumée incendie -poussières -CO2 Déchets : -Matières emballages -Bidons et/ou fûts souillés -Chiffons souillés -Bombes aérosols Bruit : Bruits émergeants Paysage : -Propreté de la zone Sols : -Déversements accidentels (produits chimiques).

9 Risque potentiel Risque résiduel AES Min 20 Remarques OUTIL N 2 : TABLEAU D ANALYSE ENVIRONNEMENTALE Maîtrise Aspects = élément des activités, produits ou services susceptible d'interactions avec l environnement Fonctionnement Thème Impact = toute modification de l'environnement, négative ou bénéfique, résultant totalement ou partiellement des aspects environnementaux Technique Organisation Compétence Comportement Actions à entreprendre Approvisionnement en matières premières (produits chimiques,.) Conditionnements et emballages des MP Stockage des MP Incendie Accidentel fabrication, production Consommation d'énergie (électricité chauffage, fonctionnement appareils) emissions de poussières Rejets d'eaux usées Utilisation de produits chimiques Incendie Normal Déchets Production de déchets / / / / 30 30,0 AES Normal Normal Sol Pollution des sols / / Eau Pollution eau Extincteur poudre / Air Pollution atmosphérique / / Déchets Production de déchets / / Energie Air Epuisement des ressources Pollution atmosphérique Formation manipulations d'extincteurs Formation manipulations d'extincteurs Formation manipulations d'extincteurs Formation manipulations d'extincteurs / 10 6,7 / 10 3,3 / 10 6,7 / 20 13,3 / / / / 30 30,0 AES / / / Bonnes pratiques 10 6,7 Hotte d'aspiration / Sensibilisation du personnel Bonnes pratiques 50 11,1 Normal Eau Pollution eau / / / / 10 10,0 Normal Accidentel Déversement produits chimiques Accidentel Air Pollution atmosphérique Produits dangereux Pollution Hotte d'aspiration avec filtre charbon Hotte d'aspiration avec filtre charbon / Sensibilisation du personnel / 50 16,7 / / / 30 20,0 Déchets Production de déchets / / / / 30 30,0 AES Sol Pollution des sols / / Eau Pollution eau / / Air Pollution atmosphérique / / Déchets Production de déchets / / Formation manipulations d'extincteurs Formation manipulations d'extincteurs Formation manipulations d'extincteurs Formation manipulations d'extincteurs / 10 6,7 / 10 6,7 / 10 6,7 / 30 20,0 Sol Pollution des sols / / / / 10 10,0 Eau Pollution eau / / / / 10 10,0 Air Pollution atmosphérique / / / / 10 10,0 Production de déchets Produits dangereux dangereux / / / / 10 10,0 Risque de probabilité mineure Mise en place de bennes de tri appropriées Mise en place de bennes de tri appropriées Mise en place de bennes de tri appropriées

10 OUTIL N 3 : EXEMPLES DE CRITÈRES DE COTATION Les déchets Nocivité Quantité < 10% quantité totale < 20% quantité totale < 30% quantité totale Déchets inertes Déchets banals Déchets dangereux > 30% quantité totale Exemples maîtrise Technique Organisation Compétence Comportement Mise à disposition de bennes, fûts pour trier MOP Signalétique en place Personne qui gère les déchets Choix des filières appropriées Formation du personnel Sensibilisation du personnel Respect des pratiques de tri Consommation eau Quantité Nocivité X m3 X m3 X m3 X m3 Eau du réseau Eau de la nappe phréatique avec autorisation Eau de la nappe phréatique sans autorisation Exemples maîtrise Technique Organisation Compétence Comportement Moyens de mesure présents (compteurs) Moyens techniques pour économiser l eau Suivi des consommations Maintenance (fuites) Si pompage nappe, suivi des dépassements Sensibilisation du personnel Bonnes pratiques (économie, réaction en cas de fuites) Consommation eau Nocivité Quantité < 10% quantité totale < 20% quantité totale < 30% quantité totale Energie renouvelable (solaire, électricité) Energie fossile (gaz, GPL) Energie fossile (essence, fuel, gasoil) > 30% quantité totale Exemples maîtrise Technique Organisation Compétence Comportement Moyens de mesure présents (compteurs) Moyens techniques pour optimiser les consommations, le process Suivi des consommations Maintenance MOP Formation du personnel Sensibilisation du personnel Diffusion des MOP Bonnes pratiques (économie, réaction en cas de fuites) Connaissance et application des MOP Consommation énergie Nocivité Quantité < 10% quantit é totale < 20% quantité totale < 30% quantité totale Produits non dangereux Produits C,F, Xi, Xn, N Produits toxiques, CMR > 30% quantit é totale Exemples maîtrise Technique Organisation Compétence Comportement Présence de rétention Mode de stockage Optimisation des quantités livrées et stockées MOP Formation du personnel Sensibilisation du personnel Diffusion des MOP Bonnes pratiques Connaissance et application des MOP Produits dangereux (mode normal ou transitoire) Nocivité Quantité < 10% quantité totale < 20% quantité totale < 30% quantité totale Produits non dangereux Produits C,F, Xi, Xn, N Produits toxiques, CMR > 30% quantité totale Exemples maîtrise Technique Organisation Compétence Comportement Présence de rétention Mode de stockage Optimisation des quantités livrées et stockées MOP Formation du personnel Sensibilisation du personnel Diffusion des MOP Bonnes pratiques Connaissance et application des MOP

11 Plan Objectifs Méthode indicative Outils proposés Résultats à atteindre Identifier la réglementation applicable aux activités et installations. Identifier les autres exigences non réglementaires applicables Connaître le niveau de conformité Identifier les exigences réglementaires et autres applicables Evaluer le niveau de conformité Assurer une veille périodique des évolutions des réglementations et exigences Tableau d analyse des exigences réglementaires et autres exigences Exigences applicables et niveaux de conformité connus Méthode pour identifier les exigences définie et reproductible (PROCEDURE) Si Installation Classée pour la Protection de l Environnement (ICPE) : réaliser un audit régulier de conformité à l arrêté préfectoral des activités à Autorisation, et aux textes de référence (Arrêtés Types) pour les activités à Déclaration ou Enregistrement Dans le cadre d un système de management intégré Qualité/Sécurité/Environnement : La méthode peut prévoir de façon commune la prise en compte des exigences santé sécurité et qualité pour ce qui concerne les exigences applicables aux produits/services/métier.

12 OUTIL N 4 : TABLEAU D ANALYSE DES EXIGENCES RÉGLEMENTAIRES Cet outil vous est proposé par l entreprise ABCDE INVENTAIRE DES TEXTES APPLICABLES ETUDE DE CONFORMITE REGLEMENTAIRE POUR LES ACTIVITES Applicable Caractéristiques du texte Conformité aux sites Plan d'action Type Ref Date Date MàJ Abrogé Thème Description Site 1 Site 2 Site 3 Date analyse Fréqu. Prochaine Site site 1 révision révision 2 Site 3 Commentaires Ref Code Environt R à R CHAUDIERE Les chaudières alimentées par des combustibles gazeux, liquides ou solides dont la puissance nominale est supérieure ou égale à 4 kw et inférieure ou égale à 400 kw font l'objet d'un entretien annuel. L'entretien des chaudières collectives est effectué à l'initiative du propriétaire ou du syndicat des copropriétaires de l'immeuble. non oui non déc an déc.-12 / oui / Code Environt Code Environt R à R R511-9 à R /10/ /04/2010 CLIMATISA Une inspection des systèmes de climatisation est TION effectuée à l'initiative du propriétaire ou du syndicat de copropriété de l'immeuble... ICPE Nomenclature des ICPE en annexe de cet article oui oui non déc an déc.-12 oui oui / oui non non déc an déc.-12 oui / / pas d'entretien annuel. Vérifier si clim concernées (volume de fluide) Arrété TMD Autres exigences Autres exigences Autres exigences Autres exigences Autres exigences Autres exigences Autres exigences Autres exigences Autres exigences Autres exigences Autres exigences 29/05/ /08/2011 PRODUIT Transport matières dangereuses par voie terrestre CHIMIQUE ET BIOCIDE PRODUIT Exigences environnementales relatives au produit ( PEFC, FSC, ECOLABEL,..) TOUS ISO 14001/ Réglement EMAS : exigence décidée par le Groupe EAU Convention de deversement dans le domaine public EAU EAU Voies Navigables : convention d'occupation du domaine public Contrat / Accord avec Agence de l'eau RISQUES Assurance : contrat incendie RISQUES Assurance : contrat responsabilité environnementale (risques pollution liés aux activités) CODE DE LA respect dans les activités de transport et de ROUTE déplacement IMPLANTAT Exigences locales avec Mairie, Communauté de ION LOCALE Communes, Règlement de zone, Voisinage PLU plan d'occupation des sols (POS) ou Plan Local d'urbanisme (PLU) BAIL responsabilité syndic non non oui déc an déc.-12 / / / non non oui 1 an non non oui non non oui non non oui oui oui oui 1 an oui non oui 1 an oui oui oui 1 an oui non oui 1 an oui non oui 1 an non oui non 1 an

13 Plan Objectifs Méthode indicative Outils proposés Résultats à atteindre Définir les objectifs et cibles environnementaux Rédiger un plan d action pour le SME, cohérent avec la politique et les AES. Exploiter la politique, les résultats de l identification des AES et de l analyse de conformité aux exigences pour définir les objectifs, cibles et plan d action du SME = actions, responsabilités, délais, moyens. Trame d un Programme de Management Environnemental Plan d action, objectifs et cibles (adaptés aux activités et moyens disponibles) mis en œuvre et tenus à jour. Dans le cadre d un système de management intégré Qualité/Sécurité/Environnement : Le Programme de Management Environnemental est un des thèmes du plan global stratégique / de management.

14 OUTIL N 5 : EXEMPLE D UN PROGRAMME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL Cet outil vous est proposé par l entreprise Garnier Thiebaut date de mise à jour : 21/02/ 2012 Objectif thème CIBLES Mesure indicateur Source Action Moyen (comment,budget, Resp Délai ) : RESSOURCES commentair e /avancement Déchet Réduire les déchets d'emballage evolution tonnage carton matière première ou produits négoce intégrer les critères d'emballage dans les specifications d'achat. personnel compétant / risques( situations d'urgence) et AES nbre de personne formée AC formation fiche reflexes / organisation d'urgence présentation des fiches reflexes - tests ( réalisation du planning ) Sensibilisation personnel mettre en œuvre les actions simples, et ou pas chères AC : Direction ou amélioration continue Limitation consommation electricité Climatisation : optimisation du fonctionnement sensibilition personnel de bureau : afin d'éteindre systèmatiquement les lumières, les ordinateurs.

15 Do Objectifs Méthode indicative Outils proposés Résultats à atteindre Définir le «qui fait quoi» et l adéquation des moyens pour le bon fonctionnement du SME Description de l organisation, des responsabilités et autorités pour l environnement (organigramme, fiches de fonction, tableaux de compétences/polyvalence) Ressources techniques, humaines, financières cohérentes avec les besoins pour le SME Fiche de fonction «Pour aller plus loin» : Exemple de processus environnement (cf page 37) Organisation définie et connue Précision de la personne représentante de la Direction et garante du bon fonctionnement du SME Moyens disponibles pour le bon fonctionnement du SME Dans une fiche de fonction, définir les responsabilités et les principales tâches Elles décrivent les fonctions globales de chaque métier, et intègrent les spécificités environnementales (l environnement n est pas traité dans un document «à part») Dans le cadre d un système de management intégré Qualité/Sécurité/Environnement : La cartographie décrivant l entreprise et ses processus peut prévoir un processus environnement ou sécurité-environnement

16 OUTIL N 6 : EXEMPLE DE FICHE DE FONCTION Cet outil vous est proposé par l entreprise Stocomest LIBELLE ENVIRONNEMENT CONTEXTE COMMENTAIRES DETAILLES FINALITE DU POSTE/ MISSION TOUS PERIMETRES Le responsable assurance qualité et environnement a pour mission la mise en application du SMQE ainsi que son amélioration en conformité avec les normes ISO 9001 et ISO et les réalités de notre entreprise. Activité d audits internes tous champs tous périmètres ; QUALITE ENVIRONNEMENT QUALITE - Responsable de la bonne application du SMQE au sein de l entreprise -Communique les mises à jour du SMQE ; -Décide des mesures à prendre vis-à-vis des équipes pour la garantir la meilleure compréhension, application du système et de la qualité en général (explications à donner, préparation des audits interne ou organisme de certification, etc.) -Surveille l'adéquation entre les documents qualité et la réalité terrain ; propose les éventuelles modifications à apporter en cas de décalage constaté. - Responsable de prendre les mesures nécessaires pour atteindre les objectifs fixés dans la politique : obj. Stratégiques déclinés en obj. Opérationnels. - responsable de la préparation de la revue de direction annuelle - responsable des réunions de suivi intermédiaires - responsable de la veille normative ISO 9001 et responsable des relations avec les parties prenantes (fournisseurs ) concernées - responsable de l organisation des audits (internes et externes) - responsable de l amélioration continue du système - responsable de l enquête auprès de nos clients - responsable des analyses annuelles et intermédiaires de nos problèmes (non conformités, réclamations, écarts) - responsable de la formation au SMQE auprès de nos employés - Responsable de la détermination des procédures et processus à établir et tenir à jour ENVIRONNEMENT - responsable de proposer une politique complète pour l amélioration des performances en environnement : investissement, modification des procédés, formation du personnel - responsable de la proposition des priorités et des budgets nécessaires à cette politique - responsable de la mise en place (analyse environnementale du site, programmation d actions) puis du suivi du système management environnemental (ISO 14001) - responsable de l application, sur le terrain, de la politique qu il a définie. - responsable des actions d information, de formation et de conseil concernant son domaine de compétences. - responsable des résultats (analyses) des procédés de traitement mis en place au sein de l entreprise (recyclage des déchets). - responsable de la veille réglementaire - responsable des bonnes relations avec tous les services administratifs chargés de l environnement, les partenaires sociaux mais aussi parfois des associations locales ou des élus. - responsable de l application des règles de traitement des déchets. - responsable de l application des règles liées aux fiches de données de sécurité. - responsable de l application des autres règles SECURITE SECURITE - Responsable du bon état des locaux et état des outils de sécurité des locaux (alarmes, climatisations, chaudière, extincteurs, contrôles externes ). SOUS AUTORITE DE TOUT CONTEXTE Direction générale AUTORITE SUR TECHNIQUE DIRECTION COMMERCIAL RESSOURCES H. Tout service sauf direction technique et développement Direction administrative et financière Tout service commercial Direction ressources humaines

17 Do Objectifs Méthode indicative Outils proposés Résultats à atteindre Définir les compétences nécessaires à la bonne maîtrise des tâches associées aux AES Identifier les besoins en formation environnement Sensibiliser le personnel pour qu il soit conscient de l importance de ses tâches et des conséquences potentielles des écarts pour l environnement Identifier les tâches concernées par les AES Identifier les compétences nécessaires à la maîtrise de ces tâches Comparer les compétences nécessaires avec celles disponibles pour établir un plan de formation Définir et mettre en œuvre un programme de sensibilisation du personnel (réunions d information, réunions d atelier, ) Tableau de compétences Plan de formation/sensibilisation AES maitrisés par des personnes compétentes et conscientes de l impact de leurs tâches sur l environnement (PROCEDURE) Plan de formation environnement établi et suivi Les tableaux de compétence prévoient les compétences nécessaires dans de multiples domaines, l environnement n est pas traité «à part» Un titulaire et un remplaçant en cas d absence peuvent être nommés pour les tâches pour lesquelles une continuité est nécessaire.

18 OUTIL N 7 : TABLEAU DE COMPÉTENCES Responsables / Directeur d' Agence : Responsable de l'action (personne pas systématiquement impliquée dans la réalisation de l'action mais qui est garant de la bonne exécution de l'action) : Participe à l action RTA RDE REE Technicien Exigences Président Filiale Région Définit et révise la politique environnementale Révise l analyse environnementale y compris l'identification et la cotation des aspects environnementaux Détermine la significativité des aspects et impacts environnementaux Analyse et suit les exigences légales et autres applicables au site Fixe et révise les objectifs et cibles environnementaux Etablit le Plan d'actions Environnement Approuve le Plan d'actions Environnement Définit les rôles, responsabilités et autorités vis-à-vis du SME Identifie les besoins en formation environnementale pour le personnel du site Valide les besoins en formation et sensibilisation du personnel du site Réalise la sensibilisation du personnel et sous traitant Assure la communication interne environnementale Assure la communication externe environnementale Etablit et met à jour le manuel environnement Assure la gestion et la révision des documents spécifiques au site concernant le SME Identifie, gère et simule les situations d urgence Suivi métrologique des appareils de mesure Enregistre les opérations de surveillance et de mesurage Evaluer la conformité aux exigences légales et autres Identifie et fait remonter les non conformités Pilote la gestion des non conformités Cet outil vous est proposé par l entreprise Cofely Elalore le programme d'audit interne du SME Suit et anime le bon déroulement des audits internes du SME Suit l avancement du Plan d'actions Environnement Met à jour les tableaux de bord des indicateurs environnement Communique à la direction les éléments nécessaires pour évaluer l efficacité du système En appui avevc les RH Voir documentation spécifique au site Resp. Environnement Coordinateur Environnement site Assurer la Communication Externe Environnementale avec : Responsables / Exigences Directeur d' Agence RTA RDE REE Technicien Resp. Environnement Région Coordinateur Environnement site la DREAL: Arrêté Prefectoral / DAE / / Evolution du site/ réponse suite à visite d'inspection la DREAL: Rapport de visite / Plainte du voisinnage/mise en Demeure la DREAL: Transmission des VLE du site / Bilan annuel la Préfecture Organisme de Contôle Extérieur la Mairie / Communauté d'agglomération / Client Association de protection de l'environnement Population locale / Voisinnage Groupe La Presse avec l'appui du Siège Régional Assureurs avec l'appui du Siège Régional Les demandes sont toujours considérées comme pertinentes et donnent systématiquement lieu à une réponse de la part du responsable hiérarchique concerné.

19 OUTIL N 8 : EXEMPLE DE PLAN DE FORMATION/SENSIBILISATION PLAN ANNUEL DE FORMATION Cet outil est issu du travail de groupe de l opération SME Types de formation Fiche de fonction : prise en compte aspects environnementaux significatifs liés au poste Sous traitants /démarche Iso prise en comte des aspects environnementaux significatifs dans les activités des prestataires et sous traitants Durée Personnes concernées Nouveaux employés Prestataires et sous traitants en relation avec les AES Formateur Coûts Dates prévue Date réalisé Bilans / Commentaire Auditeur environnement SST initial SST recyclage Extincteurs manipulation (ESI = Equipiers de première intervention ) Auditeurs SST SST Tout le personnel ou équipe dédiée ESI Equipiers de Seconde Intervention (ESI) = pompiers usine Pompiers usine Guides et Serres Files d évacuation Guides et Serres Files Conduite des engins de manutention à conducteurs portés Cariste Conduite des Ponts roulants, élinguage Consuide de nacelles élévatrices de personnel Pontiers Conducteur de Nacelles Personne compétence Rayonnements Ionisants PCR Gestion des déchets (général + selon déchets et procédés spéciaux de l entreprise ) Gestionnaire déchets Gestion des produits chimiques /FDS REACH et CLP Gestionnaire produits chimiques Chargement déchargement produits chimiques (TMD) Personnel logistique Conseiller à la sécurité TMD Appareils à pression/chaufferie Machines / procédés spéciaux Exploitation Station d Epuration des Eaux Usées Intervention sur la Tour Aéroréfrigérante (TAR) CTSMD Personnels concernés Intervention sur Amiante Intervention sur Explosifs Organisation et rédaction des plans de prévention Chargés d affaires Organisation et rédaction des protocoles de chargement déchargement Personnel logistique PROGRAMME D ACTION DE SENSIBILISATION INTERNE Types de formation Durée Personnes concernées Formateur Coûts Dates prévue Date réalisé Bilans / Commentaire Sensibilisation politique / AES/ généralités Amélioration continue implication dans la remontée d information sur les dysfonctionnements et suggestions d amélioration Déchets : réduction à la source et tri Produits chimiques : utilisation, stockage Conduite à tenir en cas de situation d urgence : intervention et évacuation e Relation entreprises extérieures

20 Do Objectifs Méthode indicative Outils proposés Résultats à atteindre Etablir et faire vivre la communication interne et externe En interne : Mettre en place une méthode de communication environnementale interne : journal interne, affichages, livret d accueil, consignes environnement, Organiser des réunions d équipe En externe : Traiter les demandes des parties intéressées (voisins, administrations, associations, assureurs, clients, groupe, ) et y répondre Décider par écrit si l on communique en externe sur les performances environnementales (AES, et niveau de maîtrise, indicateurs, ) Livret d accueil Lettre d information interne Communication interne et externe maîtrisée et efficace (PROCEDURE) Outils de communication à jour Acteurs mobilisés Demandes externes prises en compte La communication interne ne se résume pas aux indicateurs et résultats environnementaux (quantités de déchets, consommations de fluides et énergies, non conformités environnementales). Elle prévoit également le partage des bonnes pratiques, les informations sur les actions réalisées : formations, nouvelles installations. La communication externe en cas de crise ou situation d urgence peut être organisée dans ce chapitre : médias, autorités, administrations

21 OUTIL N 9 : LIVRET D ACCUEIL Cet outil vous est proposé par les entreprises Renz et Oberflex Exemple d un sommaire de Livret d Accueil Exemple de la page gestion des déchets SOMMAIRE Introduction 1 Généralités 1.1 Adresse 1.2 A qui vous adresser 1.3 Présentation générale 1.4 Règlements 2 Renseignements pratiques 2.1 Plan d accès 2.2 Plan du site 2.3 Organigramme 2.4 Horaires de travail 2.5 Présentation des services 3 Votre travail en sécurité : Consignes de sécurité générales 3.1 incendie / accident / évacuation 3.2 Circulation 3.3 Déclaration d accident 3.4 Accidents spécifiques 4 Poste de travail 5 Spécificités de l intérim 5.1 Examens médicaux spécifiques 5.2 Formation renforcée 5.3 Equipements spécifiques fournis 5.4 Danger 6 Votre travail dans le respect de l environnement 6.1 Consignes environnementales 6.2 Gestion des déchets 6.3 Bonnes pratiques des gestion de l'énergie et des fluides

22 OUTIL N 10 : EXEMPLE D UNE LETTRE D INFORMATION INTERNE Cet outil vous est proposé par l entreprise 3E International

23 Plan Objectifs Méthode indicative Outils proposés Résultats à atteindre La documentation du SME est disponible, à jour. Les enregistrements environnement sont disponibles et archivés Définir quels sont les documents constituant le SME Mettre en place une gestion des documents et enregistrements Ecrire la méthode de gestion des éléments du SME où une procédure est demandée (mention = PROCEDURE) Définir la méthode d archivage, conservation, destruction des enregistrements Définir la méthode de sauvegarde des données informatiques Liste des enregistrements spécifiques environnement à prévoir dans le SME Documents disponibles à jour Enregistrements archivés Données informatiques archivées Méthode de gestion documentaire définie (PROCEDURE) Bien que non exigé, un manuel environnement peut être rédigé pour décrire le SME et citer ses principales procédures Dans le cadre d un système de management intégré Qualité/Sécurité/Environnement, les procédures sont communes.

24 OUTIL N 11 : LISTE DES PRINCIPAUX ENREGISTREMENTS REQUIS PAR L ISO Exemples d enregistrements réglementaires Dossiers de déclaration ou Dossiers de demande d'autorisation d'exploiter, Récépissés de déclaration ou Arrêté préfectoral d'autorisation d'exploiter, Arrêté ministériel de prescriptions générales Tant que l'installation est exploitée Installations Classées / Exploitation Déchets Air Rapports de surveillance, Rapports communiqués à l'inspection des IC, Agréments des organismes de contrôle Bilan de fonctionnement Registre et déclaration annuelle des émissions polluantes et des déchets Déclaration d'accident ou de pollution accidentelle Fiches de données de sécurité des produits dangereux Registre entrée/sortie des produits dangereux indiquant la nature et la quantité, Documents justificatifs de l'élimination des Déchets Dangereux (DOUBLE AVEC CI- DESSOUS NON???) Récépissé de déclaration en Préfecture pour les transporteurs de déchets Bordereaux de Suivi de Déchets Dangereux, Registre des déchets Déclaration annuelle Agrément pour les opérations de regroupement, collecte et transport d'huiles usagées Agrément pour l'élimination d'huiles usagées Fiche d'entretien pour les équipements frigorifiques et climatiques comportant certains fluides frigorigènes Qualification ou certification des entreprises effectuant l'entretien des équipements frigorifiques et climatiques comportant certains fluides frigorigènes Livret de chaufferie pour chaudières de puissance comprise entre 400 kw et 20 MW Tant que l'installation est exploitée Tant que l'installation est exploitée A définir A définir A définir A définir 3 ans A définir 3 ans (transporteurs, éliminateurs) / 5 ans (producteurs) A définir A définir A définir A définir A définir A définir Principaux enregistrements cités dans l ISO : les enregistrements des réclamations, les enregistrements relatifs à la formation, les enregistrements de surveillance des procédés, les enregistrements de contrôle, d'entretien et d'étalonnage, les enregistrements pertinents sur les sous-traitants et fournisseurs, les rapports d'incidents, les enregistrements relatifs aux tests de préparation aux situations d'urgence, les résultats d'audits, les résultats des revues de direction, la décision de communication externe, les enregistrements des exigences légales applicables, les enregistrements des aspects environnementaux significatifs, les enregistrements des réunions environnementales, l'information sur la performance environnementale, les enregistrements sur la conformité réglementaire, et la communication avec les parties intéressées. Accréditation pour les organismes de contrôle sur chaudières de puissance comprise entre 400 kw et 20 MW A définir Eau Autorisation de rejet de la part de l'exploitant des réseaux, dès lors qu'il y a déversement d'effluents autres que sanitaires dans un réseau d'assainissement collectif (peut prendre la forme d'une convention de rejets) A définir

25 Do Objectifs Méthode indicative Outils proposés Résultats à atteindre Identifier et planifier les opérations (tâches, procédés, interventions de prestataires) sensibles pour l environnement (en cohérence avec les AES) Se donner les moyens pour que ces opérations soient maîtrisées Instructions, consignes,. pour maîtriser ces opérations Lien si nécessaire avec les compétences et besoins en formation ( 4.4.2) ou contrôles ( 4.5.1) Mise en place de méthodes pour organiser la maîtrise de ces opérations quand elles concernent ou sont réalisées par des intervenants extérieurs (consignes pour les sous traitants, cahiers des charges, complément environnement dans les plans de préventions, ) Lorsque la maîtrise des AES repose sur des fournitures, définitions de prescriptions d achats. Liste des domaines de risques à maîtriser Opérations liées aux AES maîtrisées PROCEDURE là où elles apparaissent nécessaires pour garantir la maitrise des opérations Veiller à se doter de documents ou outils réellement opérationnels, ne pas se contenter de documents uniquement «système» Lorsque des fiches de poste / instructions de travail sont existantes, elles devraient être complétées avec les consignes environnement qui ne doivent pas être traitées «à part» Penser au management visuel : Exemple : consignes de tri des déchets avec photos de ce qui est acceptable dans chaque contenant,

26 OUTIL N 12 : DOMAINES DE RISQUES À MAÎTRISER Environnement Eau Air Déchets Sol Énergie Bruit dans l environnement Vibrations Transports Pollution lumineuse Impact visuel. Communs Sécurité / Environnement Produits chimiques Incendie - Explosion Risque biologiques Risques liés aux rayonnement / radioprotection Machines et équipements de travail Électricité

27 Do Objectifs Méthode indicative Outils proposés Résultats à atteindre Identifier quelles sont les situations d urgence potentielles Etre capable d y répondre pour minimiser les impacts environnementaux de telles situations Définir les scénarios réalistes de situations d urgence Définir et prévoir les réponses/l organisation adaptées Se doter des moyens pour y répondre Réaliser des tests et tirer les enseignements pour adapter l organisation Consigne Situations d urgence potentielles identifiées. Organisation prête et testée pour y répondre (PROCEDURE) Les entreprises soumises à Plan d Opération Interne (POI) sont déjà concernées par ces exigences Les entreprises ICPE à Autorisation trouveront des scénarios et moyens de réponse dans leur étude de dangers Des contacts avec les Services Départementaux d Incendie et de Secours permettent à ceux-ci de mieux connaître l entreprise et d organiser des exercices communs Penser à identifier les membres de votre personnel impliqués comme pompier volontaire à l extérieur, ils peuvent être de bons supports pour la prise en compte de ces exigences en interne. Pour les entreprises non ICPE, prendre au minimum en compte les situations potentielles d incendie et de déversement accidentel lors de la manipulation ou du dépotage de produits dangereux.

28 OUTIL N 13 : EXEMPLE DE CONSIGNES ENVIRONNEMENT Cet outil vous est proposé par l entreprise Oberflex

29 Check Objectifs Méthode indicative Outils proposés Résultats à atteindre Mettre sous surveillance les opérations lorsque cela permet la bonne maîtrise des AES Mettre en place les contrôles et mesurages pour surveiller le bon fonctionnement des opérations et du SME, Mesurer périodiquement les performances environnementales Maîtriser les appareils de mesure environnement et assurer la fiabilité des résultats qu ils indiquent Définir les opérations liées aux AES qu il est possible et utile de surveiller et mettre en place la surveillance (méthodologie, fréquence, ) : appareillage de surveillance ou mesure, check list avec surveillance périodique, Définir les indicateurs pertinents de mesure de la performance environnemental et en organiser un suivi régulier Définir les installations soumises à contrôles périodiques réglementaire et planifier et suivre ces contrôles. Organiser l exploitation des rapports de contrôle et le traitement des écarts constatés Identifier les appareils de mesure environnement et les intégrer dans un suivi métrologique ; fiche de vie, étalonnage, Exemple d indicateurs et de tableaux de suivi Tableau des contrôles périodiques complémentaires Surveillance périodique des installations et des éléments du SME Contrôles périodiques planifiés et compte rendus exploités (PROCEDURE) Indicateurs régulièrement suivis Gérer et planifier communément les contrôles périodiques environnement et santé-sécurité Intégrer dans ce paragraphe les exigences de surveillance et mesurage issus de l analyse des exigences légales et autres ( 4.3.2)

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