Formation OmniPro Cabinet Privé. OP Tarif. Module de facturation. Documentation logicielle de la suite OmniPro version

Transcription

1 Formation OmniPro Cabinet Privé OP Tarif Module de facturation Documentation logicielle de la suite OmniPro version e (Décembre 2013)

2 Table des matières 1. Introduction Création / modifications des codes INAMI Modification d'un code INAMI Création d'un code INAMI Mise à jour des codes INAMI Fenêtre de sélection de codes INAMI Gestion des groupes Utilisation du Tiers Payant Création d attestations Attestation de soins Gestion des attestations Générer les factures Facture Mutuelle Factures patients Choix du type de n de facture Dépannage

3 1. Introduction Pour procéder dans l ordre, nous allons passer en revue les points suivants, utiles à la facturation des attestations aux mutuelles : Créer ou modifier des codes INAMI Créer des attestations de soins Créer des factures aux mutuelles qui reprennent l ensemble des attestations de soins, mutuelle par mutuelle. 2. Création / modifications des codes INAMI Dans le Menu Compta se trouve l item Codes INAMI, qui vous amène sur cet écran : Dès l ouverture de cette fenêtre s affichent dans la case (2) la liste des codes INAMI existant actuellement dans OmniPro. Vous pouvez également faire une recherche de codes INAMI, en utilisant les outils de la case (1) En entrant le code dans la case correspondante, suivi de Enter, vous obtiendrez la liste (2) correspondant à votre recherche. 2

4 2.1. Modification d'un code INAMI Pour modifier le code voulu, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur (2). Seul le cadre (3) sera alors disponible pour encoder les modifications. Cliquez sur pour enregistrer et revenir à la fenêtre précédente ou sur pour quitter sans enregistrer. Si vous modifiez un code dont le nouveau montant est d application depuis une date passée, vous pouvez corriger les attestations, via le bouton. Pour modifier tous les codes, cliquez sur le bouton. Il vous est alors demandé la date à partir de laquelle il faut corriger les attestations et jusque quelle date. Attention, vérifiez à deux fois votre manœuvre Création d'un code INAMI Pour créer un code, cliquez sur (2). Seule la zone (3) sera disponible. Honoraires : indiquez le montant demandé au patient pour le code INAMI. Tarif INAMI : indiquez le tarif officiel Remboursement ordinaire : intervention pour un bénéficiaire sans régime préférentiel Remboursement VIPO : intervention pour un bénéficiaire avec régime préférentiel. Consultation : case à cocher représentant une consultation. Ceci permettra de gérer la création d attestation. 3

5 Lorsque vous avez terminé la modification du code, cliquez sur Pour supprimer un code, choisissez-le dans la liste et cliquez sur Mise à jour des codes INAMI Récupérer le fichier de mise à jour Faire la mise à jour de tous les codes, prends bcp de temps Mise à jour des codes existants faire la mise à jour de ses codes. Faire une recherche d'un ou plusieurs codes et 4

6 2.4. Fenêtre de sélection de codes INAMI En (4) s affichent les groupes de codes. En (5), la liste des codes connus d OmniPro ou la liste des codes préférentiels En (6), les codes sélectionnés pour la création de la prochaine attestation Gestion des groupes Pour créer un groupe, cliquez sur (4). Vous aurez alors accès aux outils de création et de modification des groupes. Vous devrez alors donner un nom à votre groupe. Sélectionnez ce nouveau groupe dans la liste (4). Pour ajouter un code à ce groupe, sélectionnez-le dans la liste (5) et cliquez sur pour le glisser vers le groupe sélectionné. Pour enlever ce code, sélectionnez-le dans la liste (5), puis. 5

7 Une fois le groupe sélectionné, vous pouvez attribuer un honoraire total pour le groupe. Dans le cadre (4) se trouve une petite case. Indiquez ici le montant total pour le groupe. La liste des codes préférentiels permet de ne faire apparaître que les codes que vous utilisez. Cette liste s affiche par défaut dès l ouverture de la fenêtre de Sélection des codes INAMI. Pour passer à l affichage de la liste de tous les codes, cliquez sur le bouton puis choisir "préférentiel" Une fois qu un code a été utilisé pour une attestation, il s affichera désormais dans la liste des codes préférentiels Utilisation du Tiers Payant Pour gérer l utilisation du Tiers-payant pour tel ou tel code, il faut cocher la case TP dans la liste (5). L utilisation du Tiers-Payant sera enregistrée pour vous et pour ce code. Si vous désirez n utiliser ou ne pas utiliser le TP pour une attestation, cochez ou décochez TP dans les codes sélectionnés pour l attestation (liste 6). Pour créer une nouvelle attestation de soins, sélectionnez maintenant le groupe et/ou le(s) code(s) INAMI voulu(s). Une fois sélectionné, le code apparaît alors dans la liste (6) de droite, cette liste reprend tous les codes sélectionnés pour la prochaine attestation. Vérifiez que la case TP (6) soit cochée pour les codes avec gestion du tiers payant. Une fois les codes sélectionnés, cliquez sur. 6

8 3. Création d attestations Avant de créer une attestation de soins, il faut s assurer que les données de la mutuelle du patient soient encodées dans la signalétique de ce patient. Maintenant, Dans le Dossier du Patient se trouve l icône. Pour les spécialistes, le bouton permet de voir la liste des attestations du patient et/ou de créer une nouvelle attestation. Pour les gynécologues, ce bouton permet uniquement de créer des attestations. (Pour visualiser les attestations du patient, il existe pour les gynécos le bouton dans le dossier du patient). Dès que ce choix est effectué, vous arrivez à cette fenêtre, sur laquelle nous allons nous arrêter quelques instants et expliquer ses fonctions pratiques : 7

9 3.1. Attestation de soins En (7) se trouvent les coordonnées du patient et ses données mutuelles. Si ses données mutuelles viennent d être changées, il est possible qu elles n aient pas encore été appliquées pour cette nouvelle attestation. Pour reprendre les nouvelles données mutuelle de la signalétique du patient, cliquez sur From. Pour recopier ces coordonnées-ci vers la signalétique du patient, choisissez To. En (9) se trouvent les lignes correspondant à chaque code employés pour cette attestation de soins. Il est possible d ajouter un supplément en indiquant celui-ci dans la case correspondante (10). Il est également possible de recalculer l attestation via les options (11). En (8), vous avez les informations sur le prestataire de cette attestation, la facture qui englobe cette attestation et une note personnelle. Pour indiquer le montant payé par le patient (si le patient ne paye qu une partie de son solde), vous pouvez vous servir de la case Montant payé en (10). Dans ce cas, le bouton clignotera dans le dossier du patient (le solde du patient est positif). En passant sur ce bouton sans cliquer, vous verrez le montant que vous doit encore le patient. S il paye tout, cliquez simplement sur le bouton Payé. 8

10 4. Gestion des attestations Il est possible de gérer toutes les attestations ou d en avoir un aperçu. 2 possibilités s offrent à vous : 1. Spécialistes : Dans le dossier du patient, le bouton vous donne accès aux attestations. 2. Gynécologues : Dans le dossier du patient, le bouton vous permet de visualiser toutes les attestations du patient. Dans le menu Compta se trouve l item Attestations du jour. Vous pouvez ici consulter toutes les attestations comprises entre deux dates : (12) outils qui permettent de faire la recherche d attestations. (13) liste correspondant à vos critères de recherche (14) autres outils permettant de rechercher en fonction d un patient, d une mutuelle, d une référence. Dans la liste (13), vous pouvez double-cliquer sur une attestation pour en visualiser les détails. Vous revenez alors à l écran d attestation de soins. 9

11 5. Générer les factures Il est possible de ressortir une facture par mutuelle, qui regroupe toutes les attestations de cette mutuelle. Pour ce faire, allez dans le menu Compta et choisissez Facturation (15) Liste des factures (16) Attestations liées à la facture sélectionnée en (15). Au-dessus de la liste (15) se trouvent des options : Rechercher une facture sur base de son numéro ; Rechercher une facture sur base de la mutuelle à laquelle celle-ci est liée ; Rechercher une facture sur base de la date de celle-ci. Supprimer une facture Créer une facture (pas d automatisme) Modifier une facture Générer automatiquement les factures à destination des mutuelles. Générer automatiquement les factures à destination des patients. Générer automatiquement les factures à destination des assurances compl. Imprimer le tableau des factures et les attestations non imprimées. Imprimer les factures Afficher la liste des factures mutuelle dont le solde est positif Solder la facture de mutuelle sélectionnée dans la liste (15). 10

12 Au-dessus de la liste (16) se trouvent ces options : Partie gauche Patients : Numéro qui sera attribué à la prochaine facture. Numéro qui sera attribué à la prochaine attestation. Atteindre le dossier du patient dont l attestation est sélectionnée dans la liste (15). Rechercher les attestations sur base de la référence Rechercher les attestations qui n ont pas été facturées à un patient Supprimer l attestation sélectionnée dans la liste (15) Modifier l attestation sélectionnée dans la liste (15) Rechercher les attestations dont le montant patient est nul Rechercher les attestations dont le solde 'patient' est positif Attacher la facture sélectionnée en (15) à la facture patient sélectionnée en (16) Détacher l attestation sélectionnée de la facture patient. Partie centrale Mutuelle : Rechercher les attestations dont le montant mutuelle est nul Rechercher les attestations dont le solde mutuelle est positif Attacher la facture sélectionnée en (15) à la facture mutuelle sélectionnée en (16). (plus simple de double cliquer sur la facture mutuelle et faire une recherche) Détacher l attestation sélectionnée de la facture mutuelle. Si une facture est détachée, il y aura plusieurs lignes avec le même n de mutuelle. Rechercher les attestations dont les coordonnées mutuelles sont incomplètes. Partie droite Assurances Complémentaires Rechercher les attestations dont le solde assurance compl. est positif Attacher la facture sélectionnée en (15) à la facture assurance compl. sélectionnée en (16) Détacher l attestation sélectionnée de la facture assurance compl.. Rechercher les attestations dont les coordonnées assurance compl. sont incomplètes Facture Mutuelle Pour générer les factures à destination des différentes mutuelles, cliquez alors sur. Cette option vous propose alors d entrer deux dates. OmniPro recherchera alors automatiquement toutes les attestations comprises entre ces deux dates et qui ne sont pas encore liées à une facture (vous pouvez donc remonter sans crainte 11

13 dans le passé, chaque attestation déjà liée à une facture mutuelle n apparaîtra pas dans une autre facture mutuelle. Dans notre exemple, vous avez 1 facture (liste 15). En cliquant sur la première, nous retrouvons en (16) la liste des attestations liées à cette facture. Si une attestation doit être détachée d une facture mutuelle (pour quelque raison que ce soit), vous pouvez cliquer sur le bouton (du milieu). Inversement, pour attacher une attestation à une facture mutuelle, cliquez sur (du milieu) Factures patients Pour générer les factures à destination des patients, cliquez sur. OmniPro vous demande de choisir des dates et recherchera ensuite les attestations comprises entre ces deux dates (et dont le solde est positif) et génèrera une facture par patient. Pour générer la lettre de facture, vous devez double-cliquer sur la facture (15), ce qui vous amènera dans la gestion de la facture sélectionnée : En (17) se trouvent les infos concernant la facture. C est dans ce cadre que vous trouverez la case permettant d indiquer le montant déjà payé par la mutuelle. Vous y trouverez également le bouton imprimer les attestations, qui sera très pratique pour imprimer les attestations liées à cette facture uniquement. En (18) se trouve la liste des attestations liées à cette facture. Pour générer la lettre de cette facture, il suffit de cliquer sur Regénérer la lettre. 12

14 Vous passerez alors à l écran suivant : La lettre reprend automatiquement les attestations liées, les coordonnées du bénéficiaire correspondant et leurs montants. Si le numéro de compte, les différentes données de l institution perceptrice ou autre sont erronées, vous pouvez cliquer sur, qui vous amènera sur la modification du modèle. Vous pouvez enfin imprimer la lettre grâce au bouton vous pouvez cliquer sur le bouton.. Si vous désirez choisir l'imprimante Vous pouvez alors fermer cette facture l écran décrit précédemment. et passer ainsi à la facture suivante, à partir de 13

15 6. Choix du type de n de facture Paramètres / généraux NUMFACTP_CANEVAS#[UYXM].[YYYY-MM] la 1ere boite configure les paramètres la 2ème boite le format d'affichage U = Par utilisateur X = Demande le prochain numéro de facture M = Active facturation par moi (tous les mois il recommence à 1) Y = Active facturation Annuelle (toutes les années il recommence à un) Exemples d'une facturation Patient : [].[] P-<Numéro> [].[YY] P-YY-<Numéro> [].[YYYY] P-YYYY-<Numéro> [].[MM] P-YYYY-MM-<Numéro> [].[YY-MM] P-YY-MM-<Numéro> [].[YYYY-MM] P-YYYY-MM-<Numéro> Dans ce cas la numérotation va de 0 - X 14

16 7. Dépannage Vous pouvez contacter un membre de l équipe MIMS Privés pour toute demande de dépannage. Vous devez également vous acquitter de la redevance annuelle de maintenance pour bénéficier d un dépannage. Tout dépannage pour des clients qui ne sont pas en ordre de maintenance sera suivi d une facture. Pour contacter un membre de notre équipe, visitez Documentation logicielle de la suite OmniPro version e (Décembre 2013) 15