Guide des relations publiques Lions

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1 Guide des relations publiques Lions Sommaire Les relations publiques Responsabilités de la commission des relations publiques Comment savoir ce qui vaut la peine d être publié Comment prendre contact avec les médias Comment partager les messages Lions avec le grand public Autres idées pour faire de la publicité Ressources proposées Les Relations Publiques Les Relations Publiques (RP) comprennent toutes les formes de communication : - la rédaction des communiqués de presse, - la diffusion des brochures promotionnelles, - le dialogue avec les amis, les membres de la famille et les collaborateurs. Il ne faut pas oublier aussi que les gestes quotidiens, tel le port de l insigne Lions, sont aussi importants. Les relations publiques efficaces aident à encourager le soutien de la ville, peuvent soutenir les efforts de recrutement de votre club. Les relations publiques ne sont pas des combats à gagner mais des climats à créer. Elles s'entretiennent et nécessitent une actualisation régulière.

2 Responsabilités de la commission des relations publiques - Communiquer des informations sur votre club à la ville. - Tenir votre club au courant des efforts et résultats en matière de relations publiques. - Fournir des informations au siège international sur les activités et programmes entrepris par les Lions. - Fixer des buts, étudiez les efforts passés, évaluez ce qui a réussi, ce qui n a pas réussi et pourquoi. - Etablir le budget des RP pour l année. - Etablir un plan de communication : à quel moment faire la promotion du club et à quel moment faire de la publicité en faveur d une manifestation du club. - Utiliser les ressources à votre disposition (sites Lions, revues Lions, etc.) - Faire preuve de persévérance. - Conserver dans les archives les noms de ceux à qui vous avez envoyé des communiqués de presse et de ceux qui les ont utilisés. Garder les articles sur votre club, les entretiens et autres documentaires radiodiffusés et télédiffusés. Conservez les comptes rendus et les photos de vos réunions et manifestations. - Tenir le club informé des efforts et résultats du programme de relations publiques aux réunions de club. Expliquez les bienfaits que de bonnes relations publiques ont pour votre club. Comment savoir ce qui vaut la peine d être publié Pour savoir ce qui est vaut la peine d être publié, posez-vous la question : "Est-ce qu un non Lion trouverait cela intéressant ou utile?". Pour être considérées digne de publicité, les manifestations ou activités doivent tomber à point nommé et : - Améliorer votre ville (parcs, programmes scolaires). - Faire participer le grand public ou d autres groupes communautaires (collectes de fonds, récolte de lunettes usagées). - Rendre un service au public (dépistages oculaires/médicaux, lutte contre les toxicomanies). Voici quelques exemples d activités qui pourraient intéresser les médias : - Des programmes qui viennent en aide à des groupes communautaires tel que les malvoyants, les personnes handicapées et âgées. - Le recyclage de lunettes usagés ou d autres programmes pour la vue. - Les programmes pour la jeunesse tels que les concours, les bourses d études, les CIF, VPA. - Les collectes de fonds spéciales, les événements marquant et les dons majeurs. - Les subventions de la Fondation du Lions Clubs International (LCIF) à la suite d une catastrophe. Guide_relations_publiques_lions.docx Page 2 sur 6

3 Comment prendre contact avec les médias Le fichier de presse Dressez une liste de tous les journaux, stations de radio et chaînes de télévision dans votre région en notant les adresses postales, courriels et numéros de téléphone. Téléphonez au bureau de chaque journal pour avoir les noms des rédacteurs ou journalistes à qui il faudrait envoyer les informations sur les activités Lions. Demandez comment leur faire parvenir ces informations par la poste, par courriel ou par fax et les dates limites à respecter. Les journaux gratuits Il ne faut pas les négliger car ils sont très lus. Le dossier de presse voir le dossier spécifique. Comment partager les messages Lions avec le grand public Fiche d informations sur le club La création d une fiche d informations fournira aux médias des informations sur l historique de votre club. Ajoutez-la à tous vos communiqués de presse. Vous pourrez aussi le distribuer au grand public pendant les manifestations communautaires. Communiqué de presse Les communiqués de presse répondent à six questions clés dans les deux premiers paragraphes : Qui? Quoi? Quand? Où? Pourquoi? et Comment? Les communiqués de presse écrits avec simplicité et remplis de faits auront plus de chances d être publiés. - Ecrivez des phrases et paragraphes courts en les limitant à une seule idée. - Indiquez le nom de la personne à contacter en haut de la page ainsi qu un numéro de téléphone pendant la journée et une adresse courriel. - Au moins deux semaines avant votre manifestation, adressez le communiqué de presse aux rédacteurs, journalistes ou directeurs d actualités qui se trouvent sur votre liste d adresses. - S il s agit d une manifestation d envergure, prenez contact avec chaque média une semaine avant l événement - Téléphonez à vos médias locaux pour suggérer un article de fond à un journaliste ou rédacteur lorsque le communiqué de presse ne se prête pas bien à votre situation. Proposez au journaliste de rédiger un article de fond sur un sujet tel que l importance du bénévolat dans la ville au lieu de faire la couverture d un événement ou projet spécifique. Les entretiens et l art oratoire Le porte-parole de votre club devrait pouvoir fournir des renseignements exacts avec enthousiasme et confiance. Voici quelques conseils pour réussir un entretien : Guide_relations_publiques_lions.docx Page 3 sur 6

4 - Connaissez bien les faits. Soyez prêt à aller au-delà des qui? quoi? quand? où? et comment? auxquels vous avez répondu dans votre documentation médiatique. - Préparez les points essentiels du message. Au lieu de répondre simplement par un oui ou par un non, utilisez la question posée par le journaliste pour introduire les éléments clés du message. - Donnez des réponses brèves et claires. - Mentionnez souvent le nom de votre club. Evitez de dire simplement "Je" ou "Nous". - Soyez prudent. Ne faites jamais de commentaires "en confiance". - Choisissez la tenue vestimentaire appropriée. Il faut toujours porter votre insigne Lions. - Souriez. Engagez la conversation. Montrez au journaliste que vous aimez être Lion. La conférence de presse Elle doit durer environ une demi-heure. On invite la presse, on ne la convoque pas. Prévoir un stock de dossiers de presse. Appuyer les propos par un diaporama qui permet de mieux capter l'attention des interlocuteurs, d'aller à l'essentiel, facilite la prise de notes et permet de sélectionner ce que l'on veut mettre en avant. Elle est réservée aux journalistes. Ne pas inviter d'autres personnes. Ce sont les journalistes qui posent les questions après un bref exposé sur le motif de la conférence. Radios et télévisions Contacter les radios décentralisées de Radio France (France Bleu). Ne pas négliger les radios et télévisions locales. Envoyer un dossier de presse puis téléphoner. Les contacts personnels ouvrent plus facilement les portes. Il faut se préparer à répondre à toutes les questions, donc bien connaître le Lionisme. La publicité après la manifestation Communiquez les résultats de vos programmes et de vos récoltes de fonds aux habitants de la ville par un article dans la presse. Annonces à la radio ou à la télévision Les annonces à la radio et à la télévision sont de brefs messages dont la concision et la précision sont de la plus haute importance car vous n avez que de 10 à 30 secondes pour faire passer le message. Les messages sur la prévention de la cécité, les services à la jeunesse, les collectes de fonds qui vont servir aux actions communautaires et les manifestations parrainées par votre club sont des sujets appropriés. Ces annonces doivent retenir l attention de l'auditoire et lui dire où aller, quoi faire, quand le faire et à qui s adresser pour des informations complémentaires. Programmes audiovisuels Montrez une vidéo sur le Lions ou des annonces d intérêt public lors de manifestations communautaires et lors de rencontres avec d autres groupes communautaires. Les sites Internet et réseaux sociaux Les sites Internet et réseaux sociaux sont d excellentes façons pour votre club de se faire connaître. Servez-vous d un e-clubhouse pour construire un site Internet pour votre club avec des modèles faciles à utiliser et un hébergement gratuit de LionNET. Lorsque votre site aura été créé, il est important de le maintenir à jour et d en faire mention. Des sites de réseaux sociaux tels que Facebook, LinkedIn, MySpace et Twitter sont excellents pour la promotion des Lions clubs. Faites appel à un membre de votre club pour créer et gérer régulièrement les pages du club sur ces sites. Guide_relations_publiques_lions.docx Page 4 sur 6

5 Imprimés promotionnels Le matériel imprimé servant à la promotion de votre événement devrait répondre aux questions : Qui? Quoi? Quand? Où? Pourquoi? et Comment? Exprimez-vous dans un langage clair et concis sans mettre trop de détails sur la page. Assurez-vous de faire paraître le nom de votre club, ses coordonnées et l emblème Lions. Demandez aux membres du club de mettre des dépliants et affiches dans tous les endroits possibles de votre quartier - tableaux d affichage publics, bibliothèques, vitrines des magasins, arrêts d autobus, gares, etc. Demandez aux commerçants locaux et aux bureaux gouvernementaux de les offrir au public. Photographies : Les photos peuvent rehausser l intérêt de vos bulletins de club et imprimés promotionnels ou être envoyées aux journaux en même temps que votre communiqué de presse. Préparez un montage de photos des activités de votre club et des gens que vous avez aidés et exposez-les lors d une manifestation dans la ville. Lorsque vous prenez des photos, rappelez-vous les points suivants : utilisez seulement les photos nettes, spontanées, non posées. Magazine LION Envisagez d être reconnu à l échelle nationale pour une action menée à bien par votre club en envoyant des articles et photos au magazine de votre district et au magazine LION. Autres idées pour faire de la publicité Il existe de nombreuses autres façons de faire connaître votre club et ses activités à la ville. Si votre club parraine un événement communautaire, pensez à essayer ces méthodes : - Demandez à ce que ces informations soient mentionnées sur le site Internet ou bulletin d affichage de la ville. - Distribuez des brochures ou dépliants sur votre club et ses activités. S il s agit d une collecte de fonds, distribuez des renseignements sur la manière dont les fonds collectés seront utilisés. - Posez l emblème Lions de manière très visible sur tout le matériel et affichez-le lors de toutes vos manifestations de club. Même si votre club ne prévoit pas de manifestation particulière, vous pouvez : - Porter votre insigne et votre costume Lions. - Faire insérer des informations sur votre club dans la pochette d accueil offerte par l'office de tourisme ou la Chambre de Commerce locaux. - Inviter des associations de votre commune à présenter des informations sur leurs activités lors de vos réunions de club et leur proposer de présenter des informations à leurs réunions. - Exposer les affiches locales des concours dans les écoles, les bibliothèques. - Faites publier des informations sur votre club et vos activités dans les bulletins municipaux ou départementaux surtout si vous parrainez un projet dans une école, tel qu'un concours, un dépistage des troubles de la vue ou du diabète, la construction d un centre de loisirs, etc. - Eriger un panneau à la sortie de votre ville et le maintenir en bon état. - Offrir un abonnement au magazine LION à la bibliothèque municipale. Guide_relations_publiques_lions.docx Page 5 sur 6

6 Ressources proposées Toute une gamme de matériel est mise à votre disposition pour vous aider à développer le programme de relations publiques de votre club pour l année. Vous les trouvez sur le site de votre district ou sur le site national. Le DDCN Communication de votre district se tient à votre disposition pour toute précision. Chaque club peut aussi créer son propre matériel de communication. Insignes, badges Charte graphique Logos Modèle de papier à entête, de carte de visite Banderoles Enrouleur et stand institutionnel Lions Le guide des Lions Le guide du protocole Le dossier de presse national L'ABCDaire Le livre blanc du club, du district ou national La brochure "Etre Lion aujourd'hui" Le triptyque Lion Le DVD "Etre Lions" Lion en français La revue de votre district Panneau Handicap Signalisation entrée de ville Les affiches, règlements, pour les concours (affiches de la paix, affiches de l'environnement, arts visuels, éloquence, jeunes plumes francophones, musique, palme d'or) Les documentations : - des associations filles ou partenaires - des fondations - des centres internationaux francophones - des échanges de jeunes - des universités d'été Lions - de Vacances Plein Air - de l'action nationale (Enfants et Santé en ) - du téléthon Sur le site du Lions international, vous pouvez trouver : - casquettes, Tshirts, gilets, vestes, parapluies, etc. - insignes et épinglettes, médailles, emblèmes, etc. Ne pas oublier la revue de presse du club, le dossier de presse spécifique du club avec ses membres, son histoire, etc. Guide_relations_publiques_lions.docx Page 6 sur 6