INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

Transcription

1 INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES 1. INTRODUCTION L UNICEF invite par la présente Les bureaux d études spécialisés à soumettre une proposition technique et une proposition financière pour les services nécessaires à la consultation décrite dans les termes de référence. Les propositions pourront servir de base à de futures négociations, et à la préparation de la version finale d un contrat entre le bureau d études sélectionné et L UNICEF selon les règles et procédures en vigueur aux Nations Unies. Les données contenues dans les termes de référence contiennent une description de la consultation et de ses objectifs. La consultation sera exécutée conformément aux phases indiquées dans les termes de référence et selon les règles de l art en la matière. L UNICEF ne paiera aucune avance avant la livraison des services, sauf si les nécessités l exigent. L UNICEF payera le bureau d études après acceptation par L UNICEF des factures soumises par le bureau d études, à l achèvement des échéances de réalisation correspondantes. L UNICEF, fournira les appuis nécessaires, notamment les nouvelles procédures en vigueur au niveau de l UNICEF et les textes régissant les domaines concernés et tous autres rapports et données pertinents. Les dépenses afférentes à l élaboration des propositions et aux négociations relatives au contrat, y compris celles liées aux visites éventuelles a l UNICEF ne constituent pas un coût direct de la consultation et, à ce titre, ne sont pas remboursables. L UNICEF n est pas tenu d accepter l une des propositions qui lui seront soumises. L appel d offres est ouvert aux bureaux d études, structures de formation et de conseil, bureau d études d expertise comptable, d audit, de commissariat aux comptes, Institutions académiques, Associations, ONG (nationaux ou internationaux), etc., régulièrement inscrits et possédant les compétences requises et le personnel qualifié pour exécuter la consultation. 2. CLARIFICATIONS ULTERIEURES Les bureaux d études désirant obtenir des éclaircissements sur lesdits documents doivent en notifier L UNICEF, par écrit, quinze (10) jours au plus tard avant la date de remise des propositions. Toute demande d éclaircissement formulée par courrier ou télécopie doit être envoyée à l adresse de l UNICEF indiquée ci-dessus ou par mail à l adresse : ialofa@unicef.org ou fandriambelo@unicef.org. Page 1 de 7

2 L UNICEF est tenu de répondre auxdites demandes au plus tard dans les huit (8) jours qui suivent en envoyant la question et sa réponse aux bureaux d études ayant retiré le dossier et exprimé leur intention de soumettre une offre. A tout moment avant la remise des propositions, L UNICEF peut de sa propre initiative ou en réponse à une demande d éclaircissement émanant d un bureau d études, modifier les documents au moyen d un amendement. Ledit amendement sera notifié aux bureaux d études ayant retiré le dossier et exprimé leur intention de soumettre une offre et aura force obligatoire pour tous les soumissionnaires. L UNICEF peut également de sa propre initiative reporter la date limite de remise des propositions en le notifiant à tous les soumissionnaires. 3. ÉTABLISSEMENT DES PROPOSITIONS Une proposition technique et une proposition financière sont sollicitées. Chacune de ces propositions doit être rédigée en français. 1. Proposition technique Lors de l établissement de la proposition technique, le bureau d études est censé examiner l ensemble des conditions et instructions figurant dans les documents. Si toutes les informations demandées ne sont pas fournies, l entière responsabilité d une telle omission pouvant entraîner le rejet de la proposition, incombe au soumissionnaire. En établissant la proposition technique, le bureau d études doit prêter particulièrement attention aux considérations suivantes : i. Le nombre de jours de travail pour les membres clés du personnel spécialisé nécessaire à la consultation ainsi que le coût journalier doivent être clairement indiqués. ii. iii. iv. Le personnel spécialisé proposé doit avoir une expérience, de préférence dans des contextes analogues à celui qui prévaut dans le pays de la consultation. Aucun personnel de substitution aux membres clés du personnel spécialisé ne peut être proposé et un seul curriculum vitae peut être soumis pour chaque poste. Les rapports complets de la consultation y compris les outils de mise en application doivent être rédigés en français. Il est recommandé que le personnel du bureau d études ait une connaissance parfaite du français. Page 2 de 7

3 La proposition technique doit fournir les informations suivantes, ainsi que tous renseignements additionnels conformément aux formulaires techniques à remplir par le soumissionnaire (Annexe IV). Une brève description de la structure et un aperçu de l expérience acquise dans le cadre de consultations de nature analogue. Dans chaque cas, l aperçu doit notamment indiquer les caractéristiques du personnel fourni, la durée de la consultation et le montant du contrat; Toutes observations ou suggestions relatives au mandat du soumissionnaire, ainsi qu un descriptif de la méthode que le soumissionnaire se propose de suivre pour fournir les services; La composition du personnel, les tâches confiées à chaque membre du personnel et le calendrier d intervention ; Des curriculum vitae récents signés par les personnes concernées ou par un chef de service autorisé à le faire à l échelon du siège du soumissionnaire. Parmi les informations clés à fournir doivent figurer le nombre d années d expérience et l étendue des responsabilités exercées dans le cadre de diverses missions au cours des dix dernières années ; Des estimations du temps total devant être consacrées à la consultation complétées par le temps de travail de chaque membre du personnel; Lorsqu un Bureau d études désigne un employé du Gouvernement comme Personnel dans sa Proposition Technique, ce Personnel doit présenter une attestation écrite du Gouvernement indiquant qu il est mis en disponibilité sans solde de son poste officiel et autorisé à travailler à plein temps hors de ses fonctions officielles habituelles. Le Bureau d études présentera cette attestation à l UNICEF dans le cadre de son Proposition Technique. D éventuelles observations formulées par le Bureau d études sur les termes de référence fournis par l UNICEF. La proposition technique ne doit comporter aucune information financière sous peine de rejet. 2. Les formulaires de proposition technique 1) Formulaire TECH-1 : Formulaire de Soumission de la Proposition Technique 2) Formulaire TECH-3 : Structure du Bureau d études 3) Formulaire TECH-4 : Expérience du Bureau d études 4) Formulaire TECH-5 : Références du Bureau d études 5) Formulaire TECH-6 : Description de la Démarche, de la Méthodologie et du plan de Page 3 de 7

4 Travail pour l Exécution de la Mission 6) Formulaire TECH-7 : Commentaires et Suggestions 7) Formulaire TECH-8 : Composition de l Equipe et Répartition des Tâches 8) Formulaire TECH-9 : Plan de Travail et des Livrables 9) Formulaire TECH-10 : Curriculum Vitae (CV) des Professionnels Clés Proposés 10) Formulaire TECH-11. Formulaire de garantie de soumission 3. Proposition financière La proposition financière doit indiquer les coûts afférents à la consultation, lesquels couvriront normalement la rémunération du personnel, les indemnités de subsistance, les frais de transport, les services et le matériel (location de véhicules, billet d avion, matériel de bureau et fournitures diverses) ainsi que la reproduction de documents. Les financements de l UNICEF et des autres agences du Système des Nations Unies ne peuvent servir à payer des taxes dans le pays bénéficiaires. En conséquence, la proposition financière doit prendre en compte cette exemption. Les coûts doivent être libellés en ARIARY, en EUROS ou en DOLLARS comme indiqué précédemment, HORS TAXES. 4. Les formulaires de proposition financière 1) Formulaire FIN-1. Formulaire de Soumission de la Proposition Financière 2) Formulaire FIN-2. Ventilation des couts par activité et par produit 5. DEPOT DES PROPOSITIONS Les bureaux d études devront soumettre un original et quatre copies de la proposition technique et un original et quatre copies de la proposition financière. La proposition technique (original et quatre copies) doit être placée dans une enveloppe portant clairement la mention «Proposition technique» et la proposition financière (original et quatre copies) dans une autre enveloppe portant la mention «Proposition financière», chaque enveloppe portant le nom du soumissionnaire. Toutes les enveloppes sont ensuite insérées dans une enveloppe unique qui doit être cachetée et porter l adresse et les renseignements indiqués ci-dessus. Cette enveloppe doit porter clairement la mention : «UNICEF RFPS APPEL D OFFRES POUR LE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES PARTENAIRES D EXECUTION HACT/FACE. À N OUVRIR QU EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT». Page 4 de 7

5 En cas de différence entre les exemplaires des propositions, c est l original qui fera foi. L original et chacune des copies de la proposition technique et de la proposition financière doivent être imprimés à l encre indélébile et signés par le représentant autorisé du Bureau d études. Toutes les pages doivent être paraphées par le signataire. Les propositions ne doivent comporter aucune mention, interligne ou surcharge, sauf si cela est nécessaire à la correction d erreurs imputables au Bureau d études, toute correction de ce type devant alors être paraphée par le ou les signataires. La proposition technique et la proposition financière dûment complétées doivent être remises au plus tard aux date et heure indiquées ci-dessus. Les propositions doivent être valables pendant la durée indiquée ci-dessus à compter de la date à laquelle elles sont remises. Durant cette période, le personnel proposé pour la consultation doit être maintenu à la disposition de la consultation. De son côté, l UNICEF n épargnera aucun effort pour conclure rapidement les négociations en vue de la signature du contrat avec l adjudicataire. 6. RETRAIT DES PROPOSITIONS Le retrait de propositions n est pas autorisé. 7. MODIFICATION DES PROPOSITIONS La modification des propositions n est pas autorisée. 8. EVALUATION DES PROPOSITIONS Un processus en deux étapes sera appliqué pour l évaluation des propositions. L évaluation technique est menée en premier, suivie de l évaluation financière. a) Proposition technique Le comité d évaluation mis en place évaluera d abord les propositions techniques conformément aux données particulières. Chaque offre jugée conforme aux instructions recevra une note technique (Nt). Les soumissionnaires dont les propositions techniques obtiennent une note supérieure ou égale à la note technique minimale requise (70 points sur 100) seront pris en compte pour l analyse financière. Les propositions des autres soumissionnaires seront rejetées et leurs propositions financières retournées en l état. b) Proposition financière Le comité d évaluation s assurera d abord que les propositions financières des soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de 70 points sont complètes et dépourvues d erreurs de calcul puis affectera ensuite une note financière (Nf) de 100 points à la proposition financière la moins-disante (Fm). La formule suivante est ensuite utilisée pour le calcul des notes financières Page 5 de 7

6 des autres soumissionnaires: Nf du soumissionnaire X = 100 multiplie par Fm et divise par la proposition financière de X. c) Classement final Les propositions seront enfin classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations mentionnées ci-après pour aboutir à une note globale (NG) = (Nt x 70%) + (Nf x 30%). 9. Garantie de soumission Une garantie de soumission est requise pour le présent appel d offres. Elle est d un montant fixe de (onze millions soixante-dix mille) Ariary, soit 5,000 (cinq mille) Dollars EU ou 3,915 (Trois mille neuf cent quinze) Euros. La garantie de soumission devra être jointe à la soumission technique. L UNICEF pourra confisquer la garantie de soumission et rejeter la soumission en cas de survenance d un ou de plusieurs des cas suivants : a) si le soumissionnaire rétracte son offre pendant la durée de validité de la soumission, ou ; b) si le montant de la garantie de soumission s avère être inférieur à ce qu exige l UNICEF, ou ; c) si le soumissionnaire retenu s abstient : i. de signer le contrat après son attribution par l UNICEF ; ii. de respecter une modification des exigences décidée par l UNICEF en application des clauses de la DP ; ou iii. de fournir des assurances ou d autres documents que l UNICEF pourra exiger à titre de condition préalable à l entrée en vigueur du contrat susceptible d être attribué au soumissionnaire 10. Types de garantie de soumission acceptables - Garantie bancaire (voir le modèle en annexe) - Tout chèque émis par une banque/chèque de banque/chèque certifié 11. Validité de la garantie de soumission 120 jours à compter du dernier jour de dépôt des soumissions. Les garanties de soumission des soumissionnaires non retenus seront restituées. 12. SIGNATURE DU CONTRAT Page 6 de 7

7 Avant l expiration de la période de validité des propositions, l UNICEF notifiera le soumissionnaire ayant obtenu la meilleure note globale, en l invitant à la signature du Contrat. Les négociations doivent aboutir à un accord sur tous les points et permettre de conclure un contrat qui sera signé par le représentant habilité du bureau d études et l UNICEF. L accord portera sur les termes définitifs de la consultation, le personnel, les périodes à passer sur le terrain et au siège, le temps de travail, les modalités de paiement et tout ce qui a trait à la logistique et à l établissement des rapports. Un point particulier sera porté sur l optimisation des prestations que le bureau d études est tenu d assurer, dans les limites du budget disponible afin de garantir un déroulement satisfaisant de la consultation. 13. EXECUTION DU CONTRAT L adjudicataire est censé commencer à exécuter la consultation aux dates et lieux spécifiés cidessus. 14. CORRUPTION OU MANOEUVRES FRAUDULEUSES L UNICEF requiert des soumissionnaires prenant part aux marchés qu'il finance d'observer les normes d'éthique les plus élevées lors de la passation et de l'exécution de ces marchés. A cet effet, l UNICEF : a) Définit comme suit les termes : i. "corruption" signifie le fait d'offrir, de donner, d'agréer ou de solliciter toute chose ayant une valeur dans le but d'influencer l'action d'un responsable dans le processus de passation et d'exécution du marché ; et ii. "manœuvres frauduleuses" signifient une présentation inexacte des faits dans le but d'influencer le processus de passation ou d'exécution du marché au détriment de l UNICEF, et incluent la collusion entre soumissionnaires (avant ou après la soumission des offres) en vue de fixer les prix des offres à des niveaux artificiellement non concurrentiels et de priver l UNICEF des avantages d'une concurrence libre et ouverte ; b) Rejette toute proposition d'attribution du marché qui lui sera proposée ou qu'il aura approuvée sur la base d'informations incomplètes, inexactes ou fallacieuses fournies par le soumissionnaire, ou s'il est établi, par décision d'un tribunal, ou à la suite d'une mission spéciale d'audit que le marché a été attribué à la suite de pratiques irrégulières. Page 7 de 7