Guide du Partenaire 2014 Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir

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1 Guide du Partenaire 2014 Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir

2 Qui sommes-nous? Nos bureaux d Informations Touristiques L Office de Tourisme Sarlat Périgord noir est un EPIC communautaire depuis le 1er janvier L Epic est administré par un Comité de direction et un directeur qui assure son fonctionnement, sous l autorité et le contrôle du Président 20 salariés permanents, 8 saisonniers, 18 stagiaires (dont 2 stagiaires longue durée) Sarlat la Canéda Ouvert toute l année du 2 janvier au 31 décembre Tél : info@sarlat-tourisme.com Les chiffres-clés de 2013 Accueil 344 jours d ouverture à Sarlat 220 jours d ouverture à Beynac 180 jours d ouverture à La Roque Gageac visiteurs dans nos 3 bureaux d informations touristiques 5584 demandes de documentation envoyées par courrier Beynac et Cazenac Ouvert du 2 février au 31 décembre Tél : beynac@sarlat-tourisme.com Communication et Emarketing 3900 fans Facebook brochures téléchargées sur internautes ont visité le site Presse 77 journalistes accueillis, 71 Tours Opérators accueillis, 7 Eductours organisés ou reçus, 146 articles de presse, soit une contrevaleur financière de 5,5 millions d euros. La Roque Gageac Ouvert du 12 avril au 30 septembre Tél : lrg@sarlat-tourisme.com Centrale de Réservation et Réceptif Groupe 133 séjours Groupes, 1464 participants 2358 semaines de locations via la Centrale de Réservation

3 Bouahlem Rekkas Directeur Katia Veyret Directrice Communication Brigitte Capmas Responsable Réceptif Françoise Lapeyronnie Responsable Administratif et financier Référente Taxe de séjour Laëtitia Vaunac Responsable Accueil Conseillère en séjour Référente Qualité Christine Gagnebe Agent de Réservation Centrale Réservation Céline Schiffer Secrétaire de Direction Florence Vigier Agent Admnistratif Régie Accueil Claire Puybaraud Responsable Centrale Réservation Référente Locations Emmanuelle Larénie Agent de Réservation Réceptif Laure Lebailly Responsable Visites Guidées Référente Hôtels Justine Minard Community Manager Conseillère en séjour Référente Chambres Jacques Krasa Responsable Randonnées Magali Castant Responsable e-marketing Internet Référente Campings Guillaume Marillesse Agent numérique Territoire Internet Conseiller en séjour Corinne Hommel Guide Conférencière Sabine Soréda Responsable Boutique Conseillère en séjour Référente Sites Emilien Reynal Conseiller en séjour Françoise Martinet Guide Conférencière Estelle Da Cunha Gestion de l Information Conseillère en séjour Référente Commerces

4 Nos valeurs Nous sommes certifiés Qualité Tourisme depuis mai 2013, Nous développons notre réseau de prestataires, fort de 839 membres en 2013 Nous mettons en valeur le patrimoine local en proposant des visites Nous prônons un tourisme responsable en valorisant des visites et activités «vertes» Acteur du Tourisme, vous souhaitez Accroître votre notoriété en communiquant auprès des visiteurs, de la presse, des autres acteurs de votre secteur Appartenir à un réseau et pouvoir être actif au sein des différentes instances Développer votre activité grâce aux meilleurs vecteurs de promotion Obtenir des informations sur la législation en cours, sur les labels existants, sur les statistiques Bénéficier d un accompagnement et de conseils pour appuyer la création et le développement de votre structure Nos missions, nos actions L Office de tourisme Sarlat Périgord Noir s est vu confier des missions de service public : assurer l accueil et l information des touristes sur le territoire assurer la promotion touristique du territoire en coordination avec Comité Départemental du Tourisme et celle du Comité Régional du Tourisme ; commercialiser des prestations de services touristiques sur notre territoire et sur le territoire de toute commune de la destination qui y serait favorable ; Contribuer à coordonner les interventions des divers partenaires du développement touristique local, depuis la définition de la stratégie et la programmation des actions de développement jusqu à l évaluation des actions entreprises ; Etre chargé de tout ou partie de l élaboration et la mise en oeuvre de la politique locale du tourisme et des programmes locaux de développement touristique, notamment dans les domaines de l élaboration des services touristiques, de l exploitation d installations touristiques et de loisirs, des études, de l animation des loisirs, de l organisation de fêtes et de manifestations culturelles ; Apporter conseil et soutien à toute la collectivité qui en ferait la demande par convention. D autres missions sont confiées par convention à l OT par la Ville de Sarlat. Il s agit notamment de : L exploitation des visites guidées de la Ville dans le cadre du programme «Ville d Art & d Histoire» mis en place par l animatrice du patrimoine ; L élaboration et la réalisation d événements (Fête de la Truffe, Sarlat Fest Oie, Marché de Noël, Journées du terroir, Journée de la gastronomie)

5 Nos supports de communication L Office de Tourisme dispose de divers supports et de différentes formules selon votre type de structure et la communication que vous souhaitez développer. Parmi toutes nos offres, il y en a forcément qui vous correspondent. N hésitez pas à nous contacter pour avoir d'avantages de précisions. Voir notre équipe de référents Documentation Tous les documents de l Office de Tourisme sont mis à disposition de la clientèle en permanence sur les présentoirs des trois espaces d accueil de Sarlat, Beynac et La Roque Gageac, lesquels comptent parmi les plus fréquentés de Dordogne. Hors horaires d ouverture, ils sont également mis à disposition devant l espace d accueil à Sarlat où les visiteurs affluent jusque tard le soir, notamment en saison. Ils sont également mis à disposition des voyageurs à la gare de Sarlat et dans les aérogares de Bergerac-Roumanières et Brive Vallée Dordogne. Dépôt de documentation Afin d améliorer encore votre visibilité auprès de la clientèle, vous pouvez déposer vos dépliants commerciaux (11 cm de largeur maximum) dans les locaux des différents points d accueil de l office de tourisme (Sarlat, Beynac et la Roque-Gageac). L office de tourisme veille à n être jamais en rupture de stock et vous alerte à l avance pour vous permettre de le réalimenter chaque fois que nécessaire. C est à vous qu il incombe d alimenter chacun des points d accueil. Tous sont également téléchargeables et peuvent être feuilletés en ligne depuis notre site Internet qui, avec plus de visiteurs annuels, est de loin le plus fréquenté de Dordogne en matière touristique. Des remises sont consenties aux opérateurs désireux de souscrire plusieurs encarts, que ce soit pour figurer dans des documents complémentaires ou pour présenter des activités différentes. A quel moment souscrire? Lors de la campagne d éditions en septembre. Il est également possible de souscrire tout au long de l année, sous réserve des places disponibles. Au vu de la saisonnalité de la fréquentation, il est plus rentable de souscrire avant avril afin d optimiser votre retour sur investissement. Contact : Estelle, Tél , e.dacunha@sarlat-tourisme.com

6 Nos supports de communication Les éditions papier Plan de ville Le plan de la ville de Sarlat est le document le plus demandé. Il présente au recto un plan de la cité médiévale et au verso le plan de la périphérie. Les insertions publicitaires sur le plan mesurent pour la plupart un quart de volet. Quelques espaces comme la dernière de couverture sont proposés sous forme de plein volet (voir page 7 pour plus de détails). A quel moment souscrire? Nous contacter avant la mi-mars. Nombre d exemplaires : Dimension : A3 (Données 2012) Nombre d annonces publicitaires : 32 Hébergements Nouvelles formule 2014 Guide des hébergements regroupant : Hôtels Restaurants, Chambres d hôtes et Auberges d Hôtes, Camping caravaning, Locations Groupées, Locations de vacances et Gîtes d étapes Nombre d exemplaires : Dimension : A3 (Données 2012) Nombre d annonces publicitaires : 32 Guide touristique Edité en trois langues français-anglais-espagnol, ce guide est adapté à la grande majorité de nos visiteurs. Diffusé dans les points d accueil les plus fréquentés de la Dordogne (Sarlat, Beynac et la Roque-Gageac notamment) et disponible dans plus de 350 structures touristiques (hébergements, sites ), il est le guide le plus diffusé. Il répertorie tout ce qu il y a de plus utile pour organiser sa découvert : jours de marchés, galeries d art, sites, monuments, loisirs et activités, produits locaux et visites de fermes, Plus Beaux Villages de France, voies vertes, baignades, aires de services pour camping-car sur l ensemble du Périgord Noir et au-delà. A quel moment souscrire? Nous contacter au mois de septembre pour recevoir votre dossier d inscription. Nombre de pages : 68, Nombre d exemplaires : Dimension : 20 x 28 cm, Nombre d encarts : 130 Nombre d annonces publicitaires : 43 Guide Pratique Ce guide édité au format de poche, est distribué dans les administrations, chez les commerçants et les hébergements touristiques de la communauté de communes Sarlat Périgord Noir. Faites vous connaitre auprès de nos services gratuitement. Parution à l automne Nombre de pages : 86, Nombre d exemplaires : Dimension : 10 x 21, Régie publicitaire externe

7 Nos supports de communication Encarts publicitaires Ecrans plasma Dans le souci de communiquer efficacement auprès du public nombreux qui visite nos locaux, à Sarlat notamment ( visiteurs par an à Sarlat), nous vous proposons de diffuser votre annonce publicitaire sur nos écrans plasma à Sarlat, à Beynac ou sur les deux sites. Votre annonce est diffusée au choix sous forme d une image fixe, d un diaporama ou d une vidéo et ce, tous les jours de 9 h à 2 h du matin. A quel moment souscrire? Tout au long de l année. Site Internet Un espace publicitaire visible en permanence sur l ensemble des pages du site affiche plusieurs annonces à tour de rôle et vous garantit une excellente visibilité auprès des visiteurs annuels. A quel moment souscrire? Tout au long de l année. Brochures Nous vous proposons d insérer un encart publicitaire dans les brochures les mieux diffusées du Périgord Noir et les plus téléchargées. Ces encarts peuvent être insérés sur chacune de nos brochures et sous différents formats : pleine page, 2/3 de page, 1/3 de page, ¼ de page, 1/6 de page, 1/8 de page, 1 photo d illustration 1/25 de page A quel moment souscrire? Nous contacter au mois de septembre pour recevoir votre dossier. Asile courrier En optant pour le droit d asile, votre dépliant est inséré dans chaque pli d envoi de documentation. Chaque année, nous envoyons plus de courriers en réponse aux demandes des clients qui sollicitent une documentation touristique. A quel moment souscrire? Nous contacter en début d année (le droit d asile change au 1 er mars). Contact : Sabine, Tél : , s.soreda@sarlat-tourisme.com Site Internet 80% des clients utilisent Internet pour préparer leur séjour. Avec une fréquentation de visites annuelles (données 2012) le site de l Office de Tourisme est leader en Dordogne. Vous pouvez disposer d un encart sur le site qui comporte : un descriptif de votre structure vos tarifs vos disponibilités (pour les hébergements) une carte de localisation vos coordonnées 6 photos Si vous ne disposez par d internet ou si vous n êtes pas à l aise avec l outil, nous pouvons saisir pour vous l état de vos réservations tout au long de l année. Ce service peu onéreux et très utile vous permet de rester en bonne position dans les listes de résultats qui priment la fraîcheur de l information. Ces informations de disponibilités sont utilisées pour orienter les clients de dernière minute en période de forte fréquentation. Durant la haute saison, elles sont affichées devant nos locaux après la fermeture pour renseigner les visiteurs arrivés tardivement sans réserver. Si vous choisissez d intégrer la centrale de réservation (meublés de tourisme uniquement) et que votre offre est retenue par le service, elle sera automatiquement réservable en ligne. Si vous êtes déjà partenaire de la plateforme de réservation «ctoutvert» (campings), vous avez la possibilité de mettre en valeur vos disponibilités sans qu il soit nécessaire de les saisir en double. Si vous n êtes pas encore affilié, l OT peut vous permettre de rejoindre ce service dont beaucoup de campings en Dordogne ont plébiscité l efficacité! En 2013, le site de l OT est décliné en version mobile pour s adapter aux nouveaux usages, notamment pendant le séjour des clients. Les partenaires de l OT localisés sur la communauté de communes Sarlat Périgord Noir figurent en complément, selon les activités reprises, sur les sites et A quel moment souscrire? Tout au long de l année, le préférable étant entre septembre et janvier afin d optimiser votre promotion pour la saison à venir. Contact : Magali et Guillaume, Tél : , internet@sarlat-tourisme.com

8 Nos services Centrale de réservation L Office de Tourisme propose aux propriétaires de locations de vacances de gérer leur planning de réservation grâce à son service de réservation. Le service est amené à se prononcer sur l acceptation ou le refus d une inscription en fonction d un cahier des charges précis. Le service contrôle régulièrement chacune de ces locations afin d assurer des vacances réussies à ses clients. En optant pour ce service, vous paraissez systématiquement dans la brochure locations de vacances ainsi que sur le site Internet notamment. A quel moment souscrire? Nous contacter au mois de septembre pour recevoir votre dossier. NB : Il est possible d adhérer au service tout au long de l année, mais la location ne pourra apparaître sur la brochure et ne sera donc visible que sur Internet qui représente néanmoins l essentiel des réservations. Contact : Claire et Chistine Tél , locations@sarlat-tourisme.com Réceptif groupe L Office de Tourisme dispose d un service réceptif fonctionnant à la manière d une agence de voyages tout en s appuyant sur les partenaires de la destination. Il organise des séjours «clé en main» sur le Périgord Noir mais également des séjours à la carte selon les demandes de ses clients. Il dispose également un mini-site pour la promotion de ses offres de séjours par thématique : N hésitez pas à nous interroger pour faire référencer votre offre. A quel moment souscrire? Tout au long de l année, de préférence avant le mois de mars pour anticiper au mieux la saison. Contact : Brigitte et Emmanuelle Tél : , groupe@sarlat-tourisme.com Accueil de presse Afin de communiquer au mieux sur notre territoire l Office de Tourisme dispose d un service presse, qui propose tout au long de l année, via des communiqués de presse, des sujets éclectiques susceptibles d intéresser la presse internationale, nationale et régionale. Le service est toujours en recherche de nouveauté, d idées originales afin d alimenter ses communiqués. Par ailleurs le service répond aux nombreuses sollicitations de journalistes ayant eux mêmes choisit leur sujet de reportage. Ayant une photothèque de qualité, le service presse envoie une centaine de visuels par an, aux divers médias ou agences dans le but de louer les vertus de Sarlat et sa région. Un dossier de presse est disponible en téléchargement sur le site de l office de Tourisme N hésitez pas à nous communiquer toutes vos offres, nouveautés. A quel moment nous contacter : tout au long de l année Contact : Katia, Tél , communication@sarlat-tourisme.com Diffusion de la documentation L Office de Tourisme distribue chaque année, à plusieurs reprises tout au long de la saison, la documentation qui est éditée par l Office de Tourisme (guide touristique, guide pratique, guide de la restauration, plan de ville, guides des hébergements), le programme des visites guidées de Sarlat, le programme des manifestations L utilisation de cette documentation vous permet de renseigner plus facilement la clientèle grâce à des supports adaptés tels que le guide touristique trilingue. A quel moment nous contacter? Il n est pas nécessaire de nous contacter, un employé de l Office de Tourisme passera systématiquement dans votre structure au mois d avril si vous êtes partenaire ou si vous êtes situé sur la communauté de communes Sarlat Périgord Noir. Contact : Florence Tél : , f.vigier@sarlat-tourisme.com Prêt de matériel de promotion L Office de Tourisme vous propose plusieurs supports que vous pouvez utiliser sur vos actions de promotion : deux murs d images et six kakémonos. Ce matériel vous permettra de promouvoir les attraits de notre région lors de votre participation à un salon par exemple. A quel moment nous contacter? Dès que vous disposez des dates auxquelles vous avez besoin du matériel afin que nous puissions le prévoir dans notre planning de prêts. Contact : Laure Tél : , l.lebailly@sarlat-tourisme.com

9 Vente du guide de randonnées L Office de Tourisme édite un guide de randonnées labellisées PDIPR (Plan Départemental des Itinéraires de Promenades et de Randonnées pédestres). Ce guide propose 300 km de sentiers balisés répartis sur 26 boucles de 1,6 km à 17 km pour partir à la découverte de la nature et du petit patrimoine de la Communauté de Communes de Sarlat Périgord Noir. En qualité de professionnel du tourisme et moyennant une commission sur vos ventes, vous avez la possibilité de devenir dépositaire du guide de randonnées complet. Une formule «à la carte» vous est également proposée. Elle consiste en l achat préalable de lot(s) choisi(s) parmi 6 lots de 3 fiches prédéfinis par secteurs géographiques. Secteurs : Vallées des Beune (2 lots), Vallée Enéa-Sarlat (2 lots), Vallée Dordogne (2 lots). A quel moment nous contacter : tout au long de l année. Nos services Taxe de séjour La taxe de séjour est une ressource perçue sur la population touristique qui permet aux communes ou aux groupements de communes de bénéficier de ressources supplémentaires destinées à favoriser la fréquentation touristique du territoire. La taxe est instaurée pour les hébergements «à titre onéreux» et concernent : Les hôtels de tourisme, Les résidences de tourisme, Les meublés de tourisme, (gîte ruraux, chambres d hôtes, gîte de groupes etc ), Les villages de vacances, Les terrains de camping et les terrains de caravanage ainsi que tout autre hébergement de plein air. C est au logeur qu il incombe de percevoir la taxe (il sert d intermédiaire) et de la reverser au régisseur de recette «Taxe de séjour». A l appui de son versement, le logeur doit joindre un chèque global qu il établit pour le montant total des taxes qu il a encaissées auprès du touriste. Le reversement de la taxe de séjour : Le reversement doit avoir lieu dans les 20 jours qui suivent la date limite indiquée : Au plus tard le 20 Avril pour le paiement du premier trimestre, au plus tard le 20 Juillet pour le paiement du deuxième trimestre, au plus tard le 20 Octobre pour le paiement du troisième trimestre, au plus tard le 20 Janvier de l année N+1 pour le paiement de quatrième trimestre Les référents Le référent est l interlocuteur privilégié entre l Office de Tourisme et le Partenaire, il est là pour vous accompagner et vous conseiller, vous apporter des outils pour améliorer votre notoriété, promouvoir votre activité. Un référent par filière : Hôtels-Restaurants : Laure Lebailly Campings et villages de vacances : Magali Castant Chambres d Hôtes : Justine Minard Sites et Monuments : Sabine Soréda Commerces : Estelle Da Cunha Contact : Françoise Tél : , compta@sarlat-tourisme.com Signalétique touristique Chaque demandeur est limité à 4 réglettes maximum par activité. Des couleurs de fond sont attribuées selon le type d'activité : Fond vert : accueil en milieu rural Fond blanc : activités de loisirs (canoë, camping...) Fond marron : hôtels et restaurants Fond beige : artisans et commerçants Fond pourpre : activités ayant trait aux vignobles locaux Contact : Françoise Tél : , compta@sarlat-tourisme.com

10 Les technologies de l information et de la communication Accès Wifi gratuit Réseaux sociaux Nos 3 points d accueil sont équipés Nous sommes activement présents sur la plupart des en Wifi gratuit réseaux sociaux : facebook.com/sarlat.tourisme twitter.com/ots24 Site Pro : pro.sarlat-tourisme.com Ateliers numériques Un peu partout en France, les animateurs numériques ont pour mission d'accompagner les professionnels locaux du tourisme pour accroitre leur performance sur Internet. L'Office de Tourisme dispose de deux animateurs numériques de territoire : Guillaume et Justine proposent régulièrement des ateliers aux professionnels. Un site dédié aux professionnels au Tourisme, un support pour vous accompagner dans votre projet, des articles réguliers, des fiches pratiques, nos missions Accès simple, illimité et direct, inscription à la newsletter Pro Newsletters Pro et grand public Blog 1 Newsletter Pro tous les mois Articles publiés régulièrement en 1 Newsletter de l été tous les vendredis du 15 juin au 15 lien avec l actualité du moment septembre qui répertorie l agenda de la semaine (évènementiels, législation, recettes, Quand s inscrire? À tous moment, sur pro.sarlattourisme.com ou sur expositions, marchés, tournage de film, festival ) Accès libre Outils de communications Vidéothèque : Photothèque : SADI Cette méthode permet d étudier et de mettre en place un SADI (schéma d accueil et de diffusion de l information), dont le rôle est d organiser l accueil et la diffusion de l information en dehors de l Office de Tourisme, pour permettre à tout public d accéder à l information du territoire Sirtaqui Le SIRTAQUI (Système d Information Régional Touristique d AQUItaine) est la base de données commune des «institutionnels» du tourisme de l Aquitaine, Offices de Tourisme, Comités Régional et Départementaux es informations sont utilisées pour alimenter leurs éditions papier et leurs sites internet et pour renseigner leurs visiteurs. Elles sont aujourd hui également diffusées via des annuaires et des agendas privés. Pour optimiser votre présence dans le SIRTAQUI, il est important de tenir vos informations à jour (adresse, coordonnées, modalités d ouverture, tarifs, ), illustrer votre établissement et vos prestations par plusieurs photos, vous présenter sous votre meilleur jour dans le descriptif commercial. Collecte auprès de l Office de Tourisme de votre territoire lors de campagne d édition et mise à jour régulière pour tout changement Contact : Estelle, Tél : , e.dacunha@sarlat-tourisme.com

11 Etre Partenaire de l Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir, c est : Augmenter sa notoriété Etre accompagné et conseillé Appartenir à un réseau Promouvoir son activité Développer son activité commerciale S implanter dans la vie locale OFFICE DU TOURISME SARLAT PERIGORD NOIR SARLAT BEYNAC-ET-CAZENAC LA ROQUE GAGEAC TEL. +33 (0) Fax : +33 (0) Rue Tourny - B.P SARLAT CEDEX info@sarlat-tourisme.com,