Le guide du partenariat Pourquoiet comment devenir partenaire de de l office tourisme? L office de tourisme
qualité réseaux sociaux accueil personnalisé liens partenaires numérique séjour visiteurs missions conseilssensibilisation animations clientèles publications promotion acteurs 2
POURQUOI DEVENIR PARTENAIRE? Parce que les pratiques des touristes évoluent, que leurs habitudes de consommation changent, que l office de tourisme est la vitrine de la destination, devenir partenaire c est vous faire connaître auprès du public en contact direct avec l équipe des conseillers en séjours, accroître votre visibilité et développer votre réseau. L office de tourisme est un outil de valorisation de notre territoire, de votre activité. Pour cela, il vous accompagne dans la professionnalisation de votre structure. Nous vous proposons d être partenaire de l office de tourisme et de bénéficier de ses nombreux services. Le guide du partenariat a été réalisé pour les prestataires du tourisme local. En parcourant ce nouveau support, vous découvrirez l ensemble des services proposés par l office de tourisme à votre attention. Gérard Arnal, président de l office de tourisme, conseiller municipal délégué au tourisme, à la plaisance et aux activités balnéaires et portuaires. 3
QUI SOMMES-NOUS? Classé catégorie 1, l office de tourisme est un établissement public administratif créé en 2006. 6 salariés permanents, 6 saisonniers assurent les missions de l office de tourisme sur 2 points d accueil ouverts toute l année. Représentants des socio professionnels et élus composent le conseil d administration de l office (10 membres). CHIFFRES CLÉS 2014 32 753 visiteurs 155 395 contacts enregistrés (comptoir, téléphone, site internet, courriels) 4 3 500 prospects qualifiés (demandes d information par courrier, mail et inscription newsletters)
NOS MISSIONS Accueillir, informer et conseiller les visiteurs. Promouvoir la destination et renforcer l attractivité. Élaborer un programme d animations touristiques. Coordonner l offre et fédérer les acteurs locaux. Mettre en œuvre l animation numérique du territoire. Assurer une veille sur l activité touristique. 55 000 brochures, dépliants et plans édités 1 504 fans sur la page Facebook 2 937 participants aux balades découvertes 120 018 visites sur le site internet de l office de tourisme et 511 241 pages vues 5
NOS ACTIONS Ce que vous voyez... Florence RUGIERO Directrice de l Office Valérie MUNUERA Responsable Qualité, taxe de séjour et animations œnotouristiques Julie PACKARD Responsable accueil et conseillère en séjour Marion ROZAND Chargée animations touristiques et conseillère en séjour Christine FERNANDES Responsable observatoire du tourisme local et conseillère en séjour Paul SERON Chargé webmarketing... ce que vous ne voyez pas BACK OFFICE Collecter et saisir les données touristiques Qualifier l offre Gérer le stock documentation Assurer la diffusion de la documentation Traiter les demandes touristiques Gérer l affichage des informations NUMERIQUE Créer des contenus Réaliser un diagnostic numérique Accompagner les socio professionnels Assurer l animation des réseaux sociaux Suivre la e réputation de la destination Animer le site internet PROMOTION Réaliser les brochures Gérer la photothèque Assurer l animation sur les salons touristiques Réaliser des newsletters Réaliser des publi rédactionnels et dossiers de presse Participer au plan d actions partenariales OT, Thau Agglo, Hérault Tourisme. OT-Hérault Tourisme OBSERVATION TOURISTIQUE Organiser les enquêtes de conjoncture Gérer l observatoire touristique local Collecter les chiffres de fréquentation ADMINISTRATION Suivre et animer le dossier qualité Gérer le classement de l office de tourisme en catégorie 1 Assurer le suivi de la formation du personnel Gérer la taxe de séjour ANIMATIONS Élaborer le programme des activités découvertes Participer à l organisation des animations 6
Quelques-unes de nos actions 2015 Reportages photos et vidéos thématiques Ils sont utilisés dans le cadre des actions de promotion sur les réseaux sociaux, sites internet ainsi qu à l accueil sur les tablettes numériques et mises à disposition des conseillers en séjour pour informer les visiteurs. Lancement de la saison touristique Plus de 50 professionnels du tourisme se sont retrouvés le 27 mai 2015 dans le magnifique cadre du camping Tamaris pour découvrir les nouveaux supports d information de l office de tourisme ainsi que les dispositifs mis en place à Frontignan pour la saison. Ce fut également l occasion de nombreux échanges entre élus, socio-professionnels et techniciens. Accueil des clientèles «hors des murs» Le stand mobile, aux couleurs de l office, installé ponctuellement sur les zones très fréquentées par les clientèles touristiques (marchés, campings, quartiers de Frontignan plage) permet d aller à la rencontre du visiteur. Accueil personnalisé pour des vacances sur mesure L office de tourisme propose aux vacanciers qui le souhaitent de prendre rendez-vous avec un conseiller en séjour qui leur consacre, à leur arrivée, tout le temps nécessaire pour organiser leur séjour à Frontignan. Après avoir identifié leurs centres d intérêt, le conseiller séjour leur suggère des sorties, des activités adaptées à leurs attentes. Les rendez-vous du lundi De juin à fin septembre tous les lundis à 11h les nouveaux vacanciers participent à une rencontre placée sous le signe de la convivialité, autour d une dégustation de produits du terroir. Au programme : découverte de la ville et des alentours, présentation des animations et activités organisées durant leur séjour. Programme de balades nature et terroir étoffé Plus de 100 balades ont été programmées d avril à septembre à la découverte du vignoble de muscat et des espaces naturels de notre territoire. Les socio professionnels du tourisme ont été conviés à participer à ces animations afin de les relayer auprès de leurs clientèles. 7
NOS VALEURS Démarche Qualité L office de tourisme, détenteur de la marque Qualité tourisme et Qualité Sud de France, est engagé dans un processus de démarche qualité. Il veille pour cela en permanence à l amélioration et l optimisation des services rendus à ses clientèles. Les actions conduites avec les professionnels à l échelle de la destination figurent parmi les principaux critères d attribution de la marque Qualité. Tourisme handicap L office de tourisme veille à la qualité de l accueil et de l accessibilité de sa structure et des équipements. Il sensibilise les professionnels du tourisme à l accueil des personnes en situation de handicap afin de développer une offre touristique adaptée à tous les publics. Tourisme durable L office de tourisme, par différentes actions, participe au développement d un tourisme durable (impression des brochures sur papier PEFC, incitation au téléchargement des documents sur internet, et participation à la mise en œuvre des actions en lien avec l Agenda 21). Mise en valeur du patrimoine local : proposition d un éventail de balades permettant la découverte des espaces naturels de Frontignan et sensibilisation à la préservation de l environnement. 8
NOS PARUTIONS ANNUELLES LE GUIDE HEBERGEMENT assure la promotion des hébergements (hôtels, campings, chambres d hôtes et locations meublés classées ou labellisées). Il est traduit en anglais et allemand. LE GUIDE TOURISTIQUE «mes vacances côté nature» est édité à 16 000 exemplaires, en 3 langues : français, anglais, allemand et téléchargeable sur le site. Ce support, avec une partie style magazine, présente l offre touristique de Frontignan et décline ses différents atouts. La seconde partie met en avant l offre des socioprofessionnels du tourisme. Une version «dépliant d appel» en Espagnol, Italien et Néerlandais est prévue pour 2016. Diffusion : office de tourisme, organismes de tourisme, partenaires, salons. 36 PAGES. Tirage : 4 000 ex. Diffusion : office de tourisme, organismes de tourisme, partenaires, salons. 28 PAGES. Tirage : 10 000 ex. 9
LE DÉPLIANT BALADES NATURE présente le programme des balades commentées à la découverte des espaces naturels (Massif Gardiole, Anciens salins, Lido,...). Certaines de ces balades appelées «balades p tits écolos» s adressent au jeune public. Diffusion : offices de tourisme, partenaires. 4 volets. Tirage : 6 000 ex. LE DÉPLIANT BALADES TERROIR met en avant l offre œnotouristique de Frontignan : domaines de muscat, balades gourmandes et animations terroir. Diffusion : offices de tourisme, partenaires, cavistes, domaines de muscat. 5 volets. Tirage : 7 000 ex. 10
LE PLAN DE VILLE est édité en grand format et en une version sous-main pour une diffusion pratique. Diffusion : office de tourisme, partenaires, services municipaux. Tirage : 12 000 ex. 11
L AFFICHE DES BONS PLANS TOURISME est tirée à 200 exemplaires qui sont diffusés tous les mois. L AFFICHE DES BONS PLANS HEBDO est éditée à 500 exemplaires pour une diffusion hebdomadaire en saison auprès des partenaires. LE GUIDE D ACCUEIL est un document pratique diffusé auprès des hébergeurs et mis à disposition des personnes venant séjourner dans leur établissement. Tirage : 100 ex. 12 LES INSERTIONS PUBLICITAIRES dans les magazines nationaux et régionaux (ex. les enfants à bord,...).
NOTRE SITE INTERNET est traduit en anglais et allemand, compte environ 120 000 visiteurs par an. Ce site, développé en responsive design, est accessible à tous les outils numériques (smartphones, tablettes, ) NOTRE PAGE FACEBOOK LES TABLETTES LES RÉSEAUX SOCIAUX l office de tourisme communique sur les réseaux sociaux comme : Facebook : nous comptons plus de 1 500 fans sur la page office de tourisme de Frontignan. Pinterest, Instagram, YouTube, Google + : ces outils permettent de promouvoir la destination via des visuels ou vidéos attractifs. LES SMARTPHONES 13
YOU TUBE 1 film générique et 26 vidéos thématiques. PINTEREST GOOGLE + 14 INSTAGRAM Pinterest, Instagram, YouTube, Google + : ces outils permettent de promouvoir la destination via des visuels ou vidéos attractifs.
LA BORNE TACTILE Cet écran numérique est mis à disposition des visiteurs dans les 2 points d accueil et permet de valoriser la destination (agenda des animations, offres touristiques des partenaires, ). NEWSLETTERS professionnelles NEWSLETTERS prospects LES NEWSLETTERS Nous réalisons régulièrement une newsletter pro qui présente les actions de l office de tourisme et les nouveautés touristiques. Elle est adressée à notre fichier partenaires, est accessible sur notre espace pro du site internet au même titre que les statistiques et bilans d activité de l office de tourisme. La newsletter prospects est adressée régulièrement à nos internautes abonnés. Elle met en avant des offres thématiques de notre territoire (hébergement, activités de loisirs,...), présente des nouveautés ou des animations à venir. 15
DEVENIR PARTENAIRE DE L OFFICE DE TOURISME c est bénéficier... > d une présence sur notre site avec visuels, descriptif complet et lien vers votre site ou adresse mail, géolocalisation. www.frontignan-tourisme.com > d un accompagnement numérique Notre animateur numérique vous conseille sur la présence web de votre structure. Vous serez conviés à des ateliers e-tourisme pour mieux appréhender les enjeux sur internet et bénéficier d un accompagnement (créer son propre site web, optimiser sa Google adresse, sa e-réputation,..). Des fiches pratiques sont également à votre disposition sur l espace pro de l office de tourisme. > de la page Facebook de l office de tourisme Vous y trouverez de nombreuses d informations sur Frontignan. > du relais de vos bons plans et nouveautés Sur la newsletter de l office de tourisme adressée aux abonnés (1640 en 2014) et page Facebook. > d une publication privilégiée de votre offre touristique Dans nos brochures (français, anglais, allemand) : visuels, coordonnées complètes, tarifs proposés, descriptifs, période ouverture/fermeture. > d une mise en libre-service de vos supports de communication Des présentoirs situés dans nos deux points d accueil sont réservés aux partenaires qui souhaitent promouvoir leurs prestations. > de la diffusion et mise à disposition pour vos clientèles, des éditions réalisées par l office de tourisme ainsi que le programme mensuel des animations. 16
> de l actualisation et saisies de vos données Le personnel de l office de tourisme saisit dans la base de données régionales TOURINSOFT tous les prestataires touristiques afin d être présents sur tous les sites internet partenaires (Hérault Tourisme, destination Sud de France,...) et éditions locales et départementales. > d un guide d accueil personnalisé > d une présence sur les bornes numériques > d eductours annuels Vous serez convié à une journée découverte des activités proposées aux vacanciers vous permettant ainsi d améliorer la connaissance du territoire, de relayer l information auprès de vos clientèles et d échanger avec les professionnels présents. > d invitations aux rencontres professionnelles L office de tourisme organise des réunions d information sur des thématiques qui intéressent les acteurs locaux (ex : démarches qualité, présentation des dispositifs mise en place pour la saison,... ). > d un soutien technique et de conseils dans vos démarches qualité Classement, qualité sud de France, clévacances, label tourisme handicap : nous vous proposons un accompagnement technique pour le classement ou la labellisation de votre structure (pré visites, conseil, suivi administratif). > de newsletters pro Elles vous informent sur les actualités touristiques (nouveautés, réglementations, ). > d un accès à l espace pro www.frontignan-tourisme.com > d un outil de gestion des disponibilités (hébergeurs) Ainsi qu un affichage quotidien des disponibilités en hébergements sur la vitrine des points d accueil. > des actions promotionnelles de l office de tourisme (Salons spécialisés, campagnes web marketing, ). 17
DEVENIR PARTENAIRE DE L OFFICE DE TOURISME c est prendre des engagements... Insérer... un lien réciproque de votre site internet (s il existe) vers le site de l office de tourisme www.frontignan-tourisme.com afin d optimiser le référencement naturel de votre propre site et celui de la destination (le logo de l office de tourisme peut vous être fourni à cet effet). Nous informer... de vos nouveautés, vos offres, vos animations,... ou modifications de votre établissement. Respecter... les dates limites d envoi des informations demandées par l office de tourisme afin de garantir votre parution sur nos éditions. Participer... à nos enquêtes satisfaction. Transmettre... les photos de votre établissement en format jpeg (800 x 500) et orientation paysage. Effectuer... les mises à jour des disponibilités (hébergeurs). Vous acquitter... du pack partenaire correspondant à votre structure. Devenir partenaire, c est participer au développement touristique 18
LES 2 POINTS D ACCUEIL DE L OFFICE DE TOURISME À VOTRE SERVICE LE POINT ACCUEIL TOURISME EN CENTRE VILLE 3 rue du Député Lucien Salette en centre-ville. Tél. : 04 67 18 31 60 Ouvert toute l année DU 1 ER SEPTEMBRE AU 30 JUIN : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h30, le samedi de 9h à 12h. EN JUILLET ET AOÛT : du lundi au samedi de 9h à 13h et de 16h à 19h, le dimanche de 9h à 13h. L ACCUEIL TOURISME À FRONTIGNAN PLAGE Maison du tourisme - Avenue des Etangs. Tél. : 04 67 18 31 60 Ouvert toute l année AVRIL, MAI, JUIN ET SEPTEMBRE : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h, le samedi de 14h à 18h et le dimanche de 9h à 13h. JUILLET ET AOÛT : tous les jours de 9h à 19h. OCTOBRE A MARS : du lundi au vendredi de 9h à 12h. 19
office de tourisme Maison du Tourisme et de la Plaisance Avenue des Etangs Tél. 33 (0) 4 67 18 31 60 Fax 33 (0) 4 67 18 31 61 Coordonnées GPS : 43 447383 et 3 796442 tourisme@ville-frontignan.fr Point Info Tourisme 3 rue Député Lucien-Salette (Face à l église) Coordonnées GPS : 43 447684 et 3 755092 www.frontignan-tourisme.com www.facebook.com/frontignan.tourisme Office de Tourisme de Frontignan - Graphisme : Delphine Bonnet - Photos : Ville de Frontignan, Office de Tourisme de Frontignan, E. Morere, S. Masson, A. Marquina, O. Leleu, SIEL - Impression : Pure Impression Ne pas jeter sur la voie publique - 2015 PEFC/10-31-1244