Gestion des demandes d'admission par les EHPAD/USLD dans ViaTrajectoire : Profil IDEC

Gestion des demandes d'admission par les EHPAD/USLD dans ViaTrajectoire : Profil IDEC

1 2 3 4 5 Accéder aux demandes d admissions Processus de la demande Répondre à une demande d admission Gérer les demandes d admission Autres fonctionnalités ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 2

Accéder aux demandes d admissions ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 3

1 Accéder au TDB des Demandes reçues A partir de l onglet «Grand Age», cliquez sur «Mes demandes reçues». ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 4

1 Un dossier 3 volets Le dossier de demande est divisé en trois volets : administratif, médical, autonomie. Les trois volets sont affichés les uns à la suite des autres. L auteur et la date de dernière modification de chaque volet pour lequel l utilisateur a une habilitation, est indiqué en tête du volet. Le contenu est visible en fonction des droits d accès de l utilisateur. ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 5

Processus de la demande d admission ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 6

2 Le circuit d une demande : Envoi d une demande d admission à un EHPAD ou USLD Demande envoyée en attente de réponse Notification à l EHPAD/USLD DEMANDEURS Avis IDEC Demande lue Avis MedCo Décision Direction Liste d attente Admission proposée Admission refusée RECEVEURS Notification à l EHPAD/USLD Admission acceptée DEMANDEURS RECEVEURS Notification au demandeur Admission effective Admission annulée Notification à l EHPAD/USLD DEMANDEURS Demande d admission archivée Au bout de 15 jours ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 7 7

Répondre à une demande d admission ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 8

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 1 - RECEPTION DE L ALERTE MAIL CONNEXION SUR VIATRAJECTOIRE & ACCES AU TDB 2 PRISE DE CONNAISSANCE DU VOLET ADMINISTRATIF 2bis PRISE DE CONNAISSANCE DU VOLET AUTONOMIE 2ter PRISE DE CONNAISSANCE DU VOLET MEDICAL 3 AVIS FAVORABLE OU DEFAVORABLE EN CHARGE DE TRAVAIL EN SOINS (visible en interne) 3bis LAISSER UN COMMENTAIRE (visible en interne) 4 REPONDRE A LA DEMANDE ACCORD LISTE D ATTENTE REFUS ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 9

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 1 - RECEPTION DE L ALERTE MAIL CONNEXION SUR VIATRAJECTOIRE & ACCES AU TDB ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 10

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 1 - RECEPTION DE L ALERTE MAIL CONNEXION SUR VIATRAJECTOIRE & ACCES AU TDB ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 11

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 2 PRISE DE CONNAISSANCE DU VOLET ADMINISTRATIF Volet administratif: - Etat civil - Contexte de la demande d'admission - Urgence de la demande ;Type d hébergement souhaité - Représentant légal ; Personnes à contacter - Consentement du demandeur - Situation actuelle du demandeur (domicile, hôpital ) - Aspects financiers - Commentaires ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 12

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 2bis PRISE DE CONNAISSANCE DU VOLET AUTONOMIE ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 13

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 2ter PRISE DE CONNAISSANCE DU VOLET MEDICAL Volet médical (Cerfa dématérialisé) - Evaluation médicale - Conduites à risque - Portage de BMR - Fonctions sensorielles - Pansements ou soins cutanés - Rééducation - Symptômes psycho-comportementaux - Soins techniques - Commentaires ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 14

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 3 AVIS FAVORABLE OU DEFAVORABLE EN CHARGE DE TRAVAIL EN SOINS (visible en interne) ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 15

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 3 AVIS FAVORABLE OU DEFAVORABLE EN CHARGE DE TRAVAIL EN SOINS (visible en interne) ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 16

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 3bis LAISSER UN COMMENTAIRE (visible en interne) ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 17

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 4 REPONDRE A LA DEMANDE ACCORD LISTE D ATTENTE REFUS ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 18

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 4 REPONDRE A LA DEMANDE ACCORD LISTE D ATTENTE REFUS ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 19

3 Profil INFIRMIER COORDONNATEUR 4 REPONDRE A LA DEMANDE ACCORD LISTE D ATTENTE REFUS ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 20

Gérer les demandes d admission ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 21

4 Détail d une ligne du TDB demandes reçues Les demandes non lues apparaissent en gras (ni ouvertes, ni imprimées). Cliquer sur la ligne pour accéder au dossier. Statut de la demande : Avis médical favorable ou défavorable Situation du demandeur Niveau d urgence de la demande Etablissements contactés et leurs réponses Sexe du demandeur Niveau de dépendance : le GIR N de la demande (identifiant unique) Type d hébergement demandé ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 22

4 Filtrer le Tableau de Bord Choix d affichage par type d hébergement Choix d affichage par type de situation du futur résident : hospitalisé ou à domicile Choix d affichage par sexe des futurs résidents Choix d affichage par délai d urgence Choix d affichage par demande de couple ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 23

4 Le circuit d une demande : Envoi d une demande d admission à un EHPAD ou USLD Demande envoyée en attente de réponse Notification à l EHPAD/USLD DEMANDEURS Avis IDEC Demande lue Avis MedCo Décision Direction Liste d attente Admission proposée Admission refusée RECEVEURS Notification à l EHPAD/USLD Admission acceptée DEMANDEURS RECEVEURS Notification au demandeur Admission effective Admission annulée Notification à l EHPAD/USLD DEMANDEURS Demande d admission archivée Au bout de 15 jours ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 24 24

4 Gérer ses demandes d admission Onglet «A traiter» filtre supplémentaire L'onglet A traiter concerne les demandes reçues, en attente Les demandes non lues apparaissent en gras (ni ouvertes, ni imprimées). ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 25

4 Gérer ses demandes d admission Vous pouvez sélectionner l unité d admission pressentie, afin de gérer une liste d attente par unité. Ainsi, vous avez la possibilité de voir figurer sur votre tableau de bord la liste d attente par unité ou pour l ensemble de l établissement Vous pouvez à tout moment modifier votre réponse : liste d'attente ou proposer une admission. ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 26

4 Gérer ses demandes d admission Une demande d admission passe dans cet onglet «Annulés» quand : - le demandeur confirme la proposition d un autre établissement et qu'il ne maintient pas ses demandes sur les autres. - le demandeur annule la demande d admission. Le motif d annulation est alors visible dans votre tableau de bord. ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 27

4 Gérer ses demandes d admission filtres supplémentaires Les demandes finalisées depuis plus de 15 jours sont archivées. Ces archives restent consultables par l'établissement. ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 28

4 Voir les établissements contactés et leurs réponses ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 29

4 Suivi d une demande ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 30

Réception d une demande : Autres fonctionnalités ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 31

5 Mises à jour d une demande Volet médical : Indicateurs de versions + possibilité de les comparer Volet autonomie : idem Indication TDB ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 32

5 Relances sur les dossiers inactifs Relance manuelle pour demander l actualisation d un dossier : fonctionnalité à venir. Relance automatique sur les dossiers inactifs depuis 6 mois ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 33

5 Télécharger la demande ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 34

5 Pièces jointes Pour consulter une PJ cliquez ici Deux types de pièces jointes (non médicale ou médicale) auxquelles vous aurez accès en fonction de votre habilitation (Medec / Idec accès au volet médical) Habilitation Direction et Idec sans accès au volet médical ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 35

5 Gestion des décès (à venir) Marquage des suspicions de décès dans les tableaux de bord, Affichage des données INSEE, L utilisateur annule (demandeur) ou refuse (receveur) la demande pour cause de décès NB : L information sur les décès ne sera visible que dans les tableaux de bord des professionnels (y compris celui du médecin traitant) qui prendront la responsabilité d entériner ou non l information. ViaTrajectoire PA Gestion des demandes - Profil IDEC 36