Guide - Exigences particulières concernant le Service de transfert de fichiers («STF»)

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1 Guide - Exigences particulières concernant le Service de transfert de fichiers («STF») Direction principale de la surveillance des assureurs et du contrôle du droit d exercice Révisé - Novembre 2014

2 TABLE DES MATIÈRES 1 OBJET DÉSIGNATION DES FICHIERS CONVENTION DE DÉSIGNATION DES FICHIERS AUTRES EXIGENCES À RESPECTER RELEVÉS AMENDÉS CONFIRMATION DE RÉCEPTION DES DOCUMENTS GUIDE D UTILISATION DU STF ANNEXE 1 - RELEVÉS FINANCIERS STRUCTURÉS ANNEXE 2 - RELEVÉS FINANCIERS NON STRUCTURÉS

3 1 OBJET Ce guide s adresse aux détenteurs d un permis au Québec (collectivement désignés un «assujetti») à titre de : assureurs de personnes; assureurs de dommages; fédérations de sociétés mutuelles d assurance; fonds de garantie. Important : Veuillez noter que ce guide ne dresse pas la liste de tous les documents et renseignements exigés ou demandés et la date d'échéance pour leur dépôt à l'autorité. Sont publiées périodiquement, sous forme d avis, les listes des fichiers requis et autres exigences de l Autorité des marchés financiers (l «Autorité»). Le présent guide vise à communiquer les exigences spécifiques liées au téléversement de ces fichiers au moyen du Service de Transfert de Fichiers (le «STF»). 2 DÉSIGNATION DES FICHIERS Les noms de fichiers soumis à l Autorité à l aide du STF doivent respecter certaines règles. Ceux-ci seront en fonction : du type de fichier (structuré ou non structuré); de la période visée; du code d institution propre à l assujetti, fourni par le Bureau du surintendant des institutions financières Canada (le «BSIF») ou l Autorité; et/ou du code d utilisateur fourni par l Autorité (ALxxxxx). 3 CONVENTION DE DÉSIGNATION DES FICHIERS Afin d accélérer l examen des fichiers et de standardiser l appellation de ceux-ci, des conventions de désignation de fichiers ont été élaborées, selon les types de fichiers faisant l objet d une demande de dépôt par l Autorité : 1. Relevés financiers structurés (voir annexe 1) Ce sont les fichiers générés à l aide d un logiciel vendu par un fournisseur autorisé par l Autorité et le BSIF. Comme les noms de ces fichiers répondent déjà aux exigences de l Autorité, il est très important de ne pas modifier le nom du fichier créé par le logiciel. Pour les amendés, il est important de vérifier que l application a rajouté la lettre «R» au fichier. Sinon, l assujetti devra le faire manuellement. 2. Relevés financiers non structurés (voir annexe 2) Ce sont tous les fichiers qui ne sont pas générés à l aide d un logiciel vendu par un fournisseur autorisé par l Autorité ou le BSIF. Les assujettis doivent préparer les différents relevés conformément aux conventions de désignation de fichiers pertinentes mentionnées à l annexe 2. 3

4 4 AUTRES EXIGENCES À RESPECTER Afin de permettre une visualisation simple et efficace des fichiers, certaines exigences sont à respecter. L Autorité peut exiger qu un fichier lui soit envoyé à nouveau, s il n est pas conforme aux exigences du présent guide. Les fichiers déposés ne doivent pas être protégés par un mot de passe ou toute autre mesure de sécurité. Les fichiers déposés ne doivent pas faire l objet de compression (winzip ou winrar). Chaque document doit être sur un seul fichier (ne pas les scinder en plusieurs fichiers). Par exemple, un rapport annuel ne doit pas être divisé en plusieurs parties qui seront ensuite envoyées séparément en plusieurs fichiers électroniques. Lorsque plusieurs fichiers possèdent le même code du relevé, préciser la nature du fichier par un texte descriptif à la fin du nom du fichier n excédant pas 30 caractères (voir un exemple à l annexe 2). Les hyperliens vers des documents externes sont interdits, mais les hyperliens à l intérieur d un document sont permis. Les noms de fichiers ne doivent pas contenir de caractères spéciaux susceptibles de nuire à leur téléversement, notamment les suivants : (, [, ), ^, *, #et &. Dans certains cas, l Autorité requiert un fichier pdf permettant d effectuer des recherches ou un fichier pdf en version imprimable et contenant les signatures. Si un assujetti n a pas la technologie permettant de déposer un fichier pdf incorporant les signatures tout en permettant de faire des recherches, il pourra alors déposer à l Autorité deux fichiers pdf : le premier fichier numérisé avec les signatures et l autre sans signature permettant de faire des recherches. 5 RELEVÉS AMENDÉS Les relevés amendés doivent contenir toutes les données (les éléments modifiés ainsi que ceux qui n ont pas fait l objet de modifications). Les conventions de désignation de fichiers s appliquent aussi aux relevés amendés. Lorsqu un assujetti décide de déposer à nouveau un fichier afin d effectuer une modification quelconque, il doit joindre à l envoi un texte justificatif (mentionnant le code d utilisateur de l assujetti, le nom du document concerné et la période en cause) permettant d identifier rapidement ces modifications. Ces explications pourraient également être fournies dans les métadonnées du fichier. Dans le cas de dépôt d un relevé financier structuré amendé, l assujetti devra aussi préalablement aviser l Autorité du dépôt de ce fichier amendé via un courriel envoyé à info-divulgations@lautorite.qc.ca. Ensuite, il devra produire tous les formats requis par l Autorité (ASCII, Excel et pdf), ainsi qu une nouvelle attestation de conformité des versions. Ce courriel, accompagné de cette nouvelle attestation, permettra alors à l Autorité d effectuer les opérations nécessaires afin de remplacer la version déposée précédemment. 4

5 6 CONFIRMATION DE RÉCEPTION DES DOCUMENTS Une confirmation de réception des documents est envoyée à l adresse courriel désignée par l assujetti. Cette confirmation est transmise dans l heure suivant le téléversement, lorsqu effectué pendant les heures régulières de bureau (8h à 17h00). Prendre note, que l Autorité favorise la création d une adresse courriel dépersonnalisée chez l assujetti (exemple : confirmation-amf@votre compagnie.com), afin de faciliter l accès à la confirmation de réception même en cas d absence ou de changement de personne ressource désignée. 7 GUIDE D UTILISATION DU STF Pour toute information supplémentaire se rapportant au STF, les assujettis sont priés de consulter le guide de l utilisateur, disponible à la section aide du menu du STF, ou encore de communiquer avec l Autorité à l adresse suivante : info-divulgations@lautorite.qc.ca. 8 ANNEXE 1 - RELEVÉS FINANCIERS STRUCTURÉS Les noms des fichiers pour les relevés structurés sont créés conformément aux règles mentionnées à ce tableau. Nombre de caractères 1 Type de renseignements Format Valeurs possibles Organisme de réglementation principal 2-5 Code de fichier 1 caractère C, N, O, Q ou W En général : 1 caractère suivi de 3 chiffres 6-7 Année Deux derniers chiffres Année valide 8 Période visée par le relevé 1 caractère ou 1 chiffre 9-12 Code du relevé (fichiers excel et pdf seulement) 4 chiffres 13 Révision 1 caractère Code d'institution unique attribué par le BSIF ou l'autorité Annuel - A, T1-1, T2-2, T , 0002, 0003, 0004, 0010, 0020, 0086, 0087, 0620 Si le fichier est une révision, inclure la lettre «R», autrement il n'y a pas de 13 e caractère Suffixe Voir le tableau suivant Exemple : CH12312A.10a CH12312A0010.xls CH12312A0010.pdf Ces noms désignent respectivement les fichiers ASCII, Excel et.pdf du VIE, pour l année de divulgation 2012, de l assureur possédant le code de fichier CH123 Exemple : CH12312AR.10a CH12312A0010R.xls CH12312A0010R.pdf Ces noms désignent respectivement les fichiers ASCII, Excel et.pdf amendés du VIE, pour l année de divulgation 2012, de l assureur possédant le code de fichier CH123. 5

6 Le tableau ci-après présente la liste des documents se conformant à ces règles. Nom du relevé Annuel et Trimestriel P&C (toutes les chartes) Annuel VIE (chartes québécoise, canadienne et extra-provinciale) Trimestriel VIE (chartes québécoise, canadienne et extra-provinciale) Annuel VIE (charte étrangère) Trimestriel VIE (charte étrangère) Annuel S-20 Suffixe.num,.pdf et.xls/.xlsx.10a,.pdf et.xls/.xlsx.10i,.pdf et.xls/.xlsx.20a,.pdf et.xls/.xlsx.20i,.pdf et.xls/.xlsx.prn,.pdf et.xls/.xlsx Annuel et Trimestriel QFP.qfp,.pdf et.xls/.xlsx Annuel BSIF-86 (TDAMR).taa,.pdf et.xls/.xlsx Trimestriel BSIF-86 (TDAMR) Annuel et Trimestriel BSIF-87 (MMPRCE) Tableaux sur les sinistres et indices de perte.tai,.pdf et.xls/.xlsx.mcc,.pdf et.xls/.xlsx.nu1/.nu2 et.tx1/.tx2 6

7 9 ANNEXE 2 - RELEVÉS FINANCIERS NON STRUCTURÉS Les noms des fichiers pour les relevés non structurés doivent être créés conformément aux règles mentionnées à ce tableau. Nombre de caractères Type de renseignements Format Valeurs possibles 1-7 Code d'utilisateur STF ALxxxxx AL suivi de 5 chiffres 8 Vierge 1 caractère Espace 9-10 Année Deux derniers chiffres Année financière de la divulgation* 11 Période visée par la divulgation 1 caractère ou 1 chiffre Annuel - A, T1-1, T2-2, T Vierge 1 caractère Espace Code du relevé de l'autorité 3 chiffres Voir le tableau à la page suivante 16 Vierge 1 caractère Espace Numéro de version du document déposé 2 caractères 1 re version = 00, 2 e version = 01, etc. 19 Vierge 1 caractère Espace 20+ Texte descriptif (sauf pour les codes 420 et 510**) Suffixe 0 à 30 caractères N'importe laquelle Voir le tableau suivant * Pour la soumission du rapport EDSC et des fichiers de simulation de crise seulement, il faut indiquer l'année de présentation au conseil d'administration. Par exemple, le rapport basé sur les données de la dernière année financière (ex. : 2011) devra être soumis comme le rapport de l année suivante (ex.: 2012). Exemple : AL A Rapport_act_désigné.pdf Ce nom désigne la 1 e version du rapport de l actuaire (code 400), pour l'année de divulgation 2012, de l'assureur possédant le code d'utilisateur AL Exemple : AL A Attest_conf_v_amendée.pdf Ce nom désigne la 2 e version de l'attestation de conformité des versions (code 110), pour l année de divulgation 2012, de l'assureur possédant le code d'utilisateur AL **Ces fichiers ne doivent pas inclure de texte après le numéro de version. Par exemple, le fichier Excel concernant certaines données de l EDSC devra être soumis selon la désignation suivante : AL XA xlsx 7

8 Le tableau ci-après présente la liste des documents devant se conformer à ces règles. Nom du relevé Code du relevé Attestation de conformité des versions (P&C, VIE, S-20) 110.pdf Attestation de conformité à la Ligne directrice sur les contrats individuels à capital variable afférents aux fonds distincts Copie des principales lettres de crédit et des confirmations des fiduciaires concernant les dépôts reçus au bénéfice de l'assureur 150.pdf 180.pdf Plan d'affaires pour la prochaine année financière 190.pdf États financiers audités présentés aux actionnaires ou aux membres, dûment signés; et rapport annuel présenté aux actionnaires ou aux membres (si disponible) États financiers audités dûment signés (Fédération de sociétés mutuelles d assurance et fonds de garantie seulement) Suffixe.pdf intelligent*.pdf et.doc ou.xls/.xlsx États financiers statutaires audités de l assureur incorporé à l étranger et opérant via une succursale au Canada, dûment signés (charte étrangère seulement) États financiers non-consolidés de l'assureur, des filiales, des sociétés affiliées et coentreprises dans lesquelles l'assureur a une participation - un fichier par entité 200.pdf 300.pdf Rapport de l'actuaire désigné sur le passif des polices incluant le certificat 400 Fichier Excel concernant certaines données du rapport de l'actuaire désigné sur le passif des polices (Assurance de personnes) 420.xlsx Examen par des pairs - Rapport de l'actuaire désigné 440.pdf.pdf intelligent* Étude sur les modalités de la répartition des revenus et des dépenses à l'égard des fonds de participation et des fonds sans participation 450.pdf Examen dynamique de suffisance du capital - EDSC 500.pdf intelligent* Fichier Excel concernant certaines données de l EDSC 510.xlsx Examen par des pairs - EDSC 520.pdf Simulations de crise 540.xls/.xlsx Niveau cible 560.pdf Toutes les modifications ou nouvelles ententes de réassurance 580.pdf Notes de couverture de réassurance 590.pdf Attestation de conformité des versions (QFP, BSIF-86 ou BSIF-87) 710.pdf Rapport de l'actuaire désigné sur l'attestation de la ligne directrice de fonds propres 720.pdf Examen par des pairs - (MMPRCE, QFP ou TDAMR) 735 pdf Tableaux - Tremblements de terre ou lettre de confirmation d absence d exposition 740.xls/.xlsx ou.pdf Rapport du Comité de déontologie 760.pdf Copie certifiée conforme des règlements (si modifiés) 780.pdf *pdf intelligent : permet d effectuer des recherches 8