Buts. Désir d homogénéiser la facturation au niveau des services communs des IFR

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1 Buts Désir d homogénéiser la facturation au niveau des services communs des IFR Plusieurs étapes : a) enquête : grosses différences en fonction des spécificités locales b) formation des responsables administratifs d IFR en Novembre 2003 c) petits groupes ateliers pour essayer de dégager une méthode de base de calcul qui puisse être appliquée à tous les types d équipements et de prestations * cytométrie et tri cellulaire * microscopie confocale en utilisant comme base de travail la note du CNRS

2 Règles sur le mode de facturation du CNRS Interventions ponctuelles menées à titre onéreux par des laboratoires CNRS au bénéfice d acteurs publics (enseignement supérieur, établissements de recherche.) ou privés. Les tarifs couvrent intégralement non seulement les coûts directs de production et de distribution, y compris l amortissement des investissements, mais aussi une partie des frais de structure de l établissement. Les prix de vente proposés par les établissements publics ne doivent pas fausser le libre jeu de la concurrence (intégration des frais de structure conformément aux pratiques habituelles dans les entreprises privées). Lorsque le produit s adresse à une clientèle extérieure au CNRS, l ensemble des charges supportées par l établissement est pris en compte dans la détermination du prix de vente. Lorsque le produit est réalisé par une entité mixte et que les charges entrant dans le prix de revient sont financées conjointement par des établissements partenaires, ceux-ci s entendent pour désigner celui d entre eux qui percevra les recettes des ventes. IFR?

3 Les frais de personnels comportent, dans la proportion de leur intervention les rémunérations effectives (y compris les charges sociales) des personnels qui participent à la réalisation du produit. Le prix de revient complet par produit est obtenu en divisant le total des coûts par le nombre de produits réalisés. Le prix de vente correspond au prix de revient complet, éventuellement majoré d une marge bénéficiaire. Toutes les ventes sont soumises à la TVA sauf celles effectuées au profit d un client membre de l union européenne. Le prix de vente ne peut être inférieur au prix de revient complet du produit réalisé. Toutefois, lorsque le client est une entité du CNRS, certains coûts (frais de personnel ) peuvent être exclus du prix de revient complet. Travaux de type 1 : ceux impliquant une expertise scientifique (analyses, séquençages), locations d équipements scientifiques etc Travaux de type 2 : Location de chambre d hôtes, de salles. Prestations de photocopies. Organisations de stages La gestion passe par l établissement d un budget prévisionnel décrivant les ressources propres attendues ainsi que leurs charges.

4 A Consommation des matières premières Analyseur Fluides : Eau distillée, Isoton, Isoflow, Eau de javel, Clenz Billes de calibration Plastiques : seringues, aiguilles, tubes, pipettes, pointes, pointes cotonnées Filtres : millipore, nylon Hygiène Sécurité : sopalin, masques, gants Papeterie : papier, encre pour imprimante Consommables informatiques : CD, Zip, logiciels Trieur Fluides : Eau distillée, Isoton, Isoflow, Eau de javel, Clenz, Ethanol Billes de calibration Plastiques : seringues, aiguilles, tubes, pipettes, pointes, pointes cotonnées Filtres : millipore, nylon Sorting Filter Kit Hygiène Sécurité : sopalin, masques, gants Papeterie : papier, encre pour imprimante Consommables informatiques : CD, Zip, logiciels Compléments de petits équipements : plaques de tri, buses?

5 B Sous-traitance et services extérieurs (frais de location, frais de déplacement) Maintenance Estimation du coût de l entretien annuel de l appareil. Difficultés : Différents types de contrats : tous risques laser inclus, tous risques laser exclus, pièces, main-d œuvre, déplacements, Pendant la période de garantie, inclut-on la maintenance en faisant une anticipation? Une autre manière de procéder serait de diminuer du prix initial l extension de garantie (en terme de contrat de maintenance) pour le calcul de l amortissement. Certains IFR ont des lignes de maintenance prévues, ceci sera à prendre à compte lors du calcul du coefficient de tarification. Location d équipements de dépannage en cours d année : informatique? Contrôle des PSM associées Déplacements pour Congrès, Salons de Laboratoires, Veille Technologique Déplacements pour formations complémentaires et frais de formations Service d élimination des déchets Badges, systèmes de sécurisation Contrôle qualification Téléphone Location de réseaux Frais de publication

6 C Amortissement L amortissement est la constatation de la dépréciation subie par l usure ou le temps d un bien. Deux types d amortissement : * progressif non applicable pour notre objet. * linéaire. Le point de départ de l amortissement est la date de livraison avec l application du prorata temporis. Le taux des annuités est constant, il est calculé en fonction de la durée normale d utilisation d après les usages de la profession. Difficultés : - estimation de la durée pour un matériel nouveau sur le marché. - tient-on compte de l amortissement des pièces maîtresses de l équipement dont le renouvellement récurrent est nécessaire (filtres, lasers, plaques de tri, buses, etc ). Cela dépend du type de contrat de maintenance. - l amortissement est normalement destiné à remplacer l appareil devenu obsolète. Peut-on réaliser des «réserves financières» pour remplacer ces équipements?

7 D Frais de personnel Il faut estimer pour le type d équipement, un «niveau moyen» du personnel affecté. Le coût annuel du personnel doit être calculé charges comprises. Le calcul doit être effectué en pourcentage du temps réel consacré aux prestations par rapport aux autres activités. Exemples : - pour analyseur AI, coût moyen (Inserm) charges comprises : /an - pour trieur IE, coût moyen (Inserm) charges comprises : /an Ne pas oublier d incorporer le prix de revient de CDD éventuellement recrutés et payés par la plate-forme.

8 E Autres dépenses Infrastructure - location des surfaces - électricité - eau : important surtout pour les équipements dont les lasers sont refroidis par circulation d eau sans refroidisseur - chauffage - nettoyage des surfaces Toutes ces charges doivent être calculées au prorata des surfaces utilisées.

9 Prix de revient unitaire Toutes les dépenses : A + B + C + D + E divisées par le nombre de produits ou dans le cas présent le nombre d heures d utilisation. Attention! Il faut prendre compte du pourcentage d utilisation de l appareil à l année. Difficultés : Tient-on compte dans le calcul horaire des heures de chauffe, de réglage, de lavage de l appareil? Propositions : Ajouter ½ heure forfaitaire aux heures d analyse pour l analyseur. Ajouter 1 heure forfaitaire par demi-journée pour le trieur.

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11 Exemple de calcul du prix de revient réel pour l analyseur de l IFR 114 Année 2003 A : Isoton : 117 Isoflow : 560 Flow Check : 547 Clenz : 58 Plastiques : 150 Détergents, sopalin : 20 Gants : 90 Encre + Papier : 120 B : Congrès Maintenance annuelle laser inclus Téléphone : C : Amortissement sur 10 ans /10 D : Personnels AI : à 50 % E : Eau + Chauffage : 450 EDF : 775 Nettoyage : 190 A = B = C = D = E = A + B + C + D + E Total : Nombre d heures Coût réel : /307 : d utilisation : 307 heures 130,27 /heure IFR 114 : A + B (pas de maintenance) Académiques hors IFR : A + B Industriels : A + B + C + D + E 2 072/307 : 6,75 /heure /307 : 36 /heure 130,27 /heure

12 Exemple de calcul du prix de revient réel pour le trieur de l IFR 128 Année 2003 A : Isoton Isoflow Flow Check Clenz Plastiques Détergents, sopalin Gants Encre + Papier B : Maintenance annuelle laser inclus C : Amortissement sur 7 ans /7 A = B = C = D : Personnels D = E : forfait de 1 /heure E = 669 A + B + C + D + E Total : Nombre d heures d utilisation : 669 heures IFR 128 : A + B Académiques hors IFR : A + B + C (+ D si assistance) Industriels : A + B + C + D + E Coût réel : /669 : 146,23 /heure /669 : 19,34 /heure /669 : 73 /heure 146,23 /heure