REPUBLIQUE DE COTE D IVOIRE CONFLIT (PAPC)

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1 char REPUBLIQUE DE COTE D IVOIRE CABINET DU PREMIER MINISTRE PROJET D ASSISTANCE POST CONFLIT (PAPC) Don IVC 323 MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES (MPAFC) DU PROJET D ASSISTANCE POST CONFLIT (PAPC) Elaboré par l AGF Intérimaire du PAPC Validé par l UC PAPC et par le Cabinet du Premier Ministre le 29 décembre 2008 Validé par la Banque Mondiale le 13 janvier 2009 Décembre

2 SOMMAIRE Pages AVANT-PROPOS INTRODUCTION STRUCTURE DU MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES 9 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC CHAPITRE 1 : OBJECTIFS ET COMPOSANTES DU PAPC CHAPITRE 2 : DESCRIPTION DU CADRE INSTITUTIONNEL GLOBAL ET DES RELATIONS CHAPITRE 3 : PRESENTATION DE L UNITE DE COORDINATION DU PAPC (UC PAPC) CHAPITRE 4 : PRESENTATION DE L AGENCE DE GESTION FIDUCIAIRE DU PAPC (AGF) CHAPITRE 5 : PRESENTATION DE L AGENCE COMPTABLE (AC) DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE CHAPITRE 1 : GENERALITES CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL CHAPITRE 3 : EVALUATION DE L AGF CHAPITRE 4 : GESTION DE L INFORMATION ET LA PRODUCTION DES RAPPORTS TROISIEME PARTIE : GESTION BUDGETAIRE CHAPITRE 1 : PREPARATION DU BUDGET CHAPITRE 2 : SUIVI BUDGETAIRE QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS CHAPITRE 3 : DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) CHAPITRE 4 : DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) CINQUIEME PARTIE: PASSATION DES MARCHES CHAPITRE 1 : ORGANISATION GENERALE DE LA PASSATION DES MARCHES CHAPITRE 2 : REGLES GENERALES ET METHODES DE LA PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES

3 CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS CHAPITRE4 : REVUE DE LA PASSATION DES MARCHES ET DES DECISIONS CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES CHAPITRE 6 : GESTION ET SUIVI DES CONTRATS CHAPITRE 7 : ARCHIVAGE DE LA PASSATION DES MARCHES SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES CHAPITRE 1 : PROCEDURES DE COMPTABILITE BUDGETAIRE CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE CHAPITRE 3 : PROCEDURES DE COMPTABILITE ANALYTIQUE CHAPITRE 4 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES PIECES COMPTABLES CHAPITRE 5 : PREPARATION DES ETATS FINANCIERS SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER ET TECHNIQUE CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE CHAPITRE 2 : ORGANISATION DU CONTROLE FINANCIER EXTERNE HUITIEME PARTIE : AUTRES PROCEDURES CHAPITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS CHAPITRE 2 : GESTION DES STOCKS CHAPITRE 3 : GESTION DES MISSIONS NEUVIEME PARTIE : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE ET LA COORDINATION DES PROCEDURES COMPTABLES CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE DIXIEME PARTIE : ACTUALISATION DU MANUEL ANNEXES DU MANUEL

4 ABREVIATIONS ET SIGLES AAO AAOI AAON AC AGEROUTE AGF AGF - AC AGF - ASPM AGF - CC AGF - CR AGF - SGF AGF - SPM Avis d Appel d Offres Avis d Appel d Offres International Avis d Appel d Offres National Agent Comptable Agent de Gestion des Routes Agence de Gestion Fiduciaire Aide Comptable de l AGF Assistant du Spécialiste en Passation des Marchés de l AGF Comptable Central de l AGF Comptable Régional de l AGF Spécialiste en Gestion Financière de l AGF Spécialiste en Passation des Marché de l AGF ANO BCEAO BM CD CP Avis de Non Objection Banque Centrale des Etats de l Afrique de l Ouest Banque Mondiale Compte Désigné Coordonnateur du Projet 4

5 CB DA DAO DCC DPD DRF F.CFA IDA MEF MEP ONG PAPC Chef Bureau Demande d Achat Dossier d Appel d Offres Développement Conduit par les Communautés Demande de Paiement Direct Demande de Remboursement de Fonds Francs CFA Association Internationale de Développement Ministère de l Economie et des Finances Manuel d Exécution du Projet Organisation Non Gouvernementale Projet d Assistance Post - Conflit (PAPC) RAAI RE RIF SA SC Responsable Administratif chargé de l Audit Interne Réinsertion Economique Rapport Intérimaire Financier Structure d Appui Secrétaire Caissier (e) SPM UC - PAPC Spécialiste en Passation des Marchés Unité de Coordination du Projet d Assistance Post - Conflit (PAPC) UEMOA Union Economique Monétaire Ouest Africaine 5

6 REFERENCES DES ANNEXES Annexes de la première partie : Présentation du PAPC P1 : Annexe 1 P1 : Annexe 2 P1 : Annexe 3 P1 : Annexe 4 P1 : Annexe 5 P1 : Annexe 6 P1 : Annexe 7 P1 : Annexe 8 P1 : Annexe 9 P1 : Annexe 10 P1 : Annexe 11 P1 : Annexe 12 Organigramme Général du PAPC Organigramme de l UC- PAPC TDR du Coordonnateur TDR du Coordonnateur adjoint en charge de la réinsertion économique TDR du Coordonnateur adjoint en charge de la réhabilitation communautaire TDR du Responsable Administratif chargé de l Audit Interne TDR du responsable suivi évaluation TDR de la secrétaire caissière TDR du chef du Bureau Régional TDR Coordonnateur Régional en charge de la réinsertion économique TDR du Coordonnateur Régional en charge de la réhabilitation communautaire Mandat de l AGF Annexes de la deuxième partie : Gestion Administrative, la production des rapports et l évaluation des performances P2 : Annexe 1 P2 : Annexe 2 P2 : Annexe 3 Indicateurs clés d évaluation du personnel du PAPC Indicateurs clés d évaluation de l AGF Indicateurs de suivi de l Agent Comptable Annexes de la troisième partie : Gestion Budgétaire Annexes de la quatrième partie : les procédures de trésorerie P4 : Annexe 1 P4 : Annexe 2 P4 : Annexe 3 P4 : Annexe 4 Etat Certifié des Dépenses (ECD) Demande d Achat Brouillard de caisse Fiche de contrôle de caisse 6

7 P4 : Annexe 5 Nomenclature des pièces justificatives et références au plan comptable public Annexes de la cinquième partie : les procédures de passation des marchés P5 : Annexe 1 Bon de Commande Annexes de la sixième partie : les procédures comptables P6 : Annexe 1 P6 : Annexe 2 Plan Comptable Rapport financier annuel Annexes de la septième partie : les procédures de contrôles interne et externe P7 : Annexe 1 TDR de l audit externe Annexes de la huitième partie : Autres procédures P8 : Annexe 1 P8 : Annexe 2 P8 : Annexe 3 P8 : Annexe 4 Fiche de stock Registre de suivi des bons de carburant Etat mensuel d exploitation des véhicules Ordre de mission P8 : Annexe 5 Etat de paiement des frais de mission Annexes de la Neuvième partie : Organisation du système informatisé et de la coordination des procédures 7

8 MPAFC / PAPC AVANT-PROPOS Déc INTRODUCTION Folio : 1/1 Le projet d Assistance Post Conflit (PAPC) est issu de la coopération entre la République de Côte d Ivoire et l Association Internationale de Développement (IDA). Le PAPC reflète la volonté du Gouvernement de Réconciliation Nationale issu de l'accord Politique de Ouagadougou en date du 4 mars 2007, de faire face aux besoins les plus immédiats pour assurer une paix durable et la reprise du développement économique et social. Le PAPC a pour objectif d améliorer les opportunités d insertion économique et l accès aux services sociaux des communautés et des individus affectés par le conflit, qui accélérera la sortie de crise et renforcera les perspectives d une paix durable en COTE D IVOIRE. Le Projet est décentralisé au niveau régional à travers les Bureaux Régionaux de l Unité de Coordination du PAPC (UC PAPC), et la coordination au niveau national est assurée par l Unité de Coordination du PAPC (UC PAPC) rattachée au Président du Comité de Pilotage (Premier Ministre de la République de COTE D IVOIRE). Les fonctions opérationnelles du Président du Comité de Pilotage sont déléguées au Directeur Adjoint de Cabinet Chargée des Programmes de Sortie de Crise auprès de la Primature de la République de COTE d IVOIRE ou à toute personne expressément désignée par le Premier Ministre. Les aspects de gestion financière et de passation des marchés du projet relèvent de la responsabilité de l Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) placée sous la responsabilité du Cabinet du Premier Ministre et de l Agence Comptable (AC) placée sous la responsabilité du Ministère de l Economie et des Finances (MEF). Pour la mise en œuvre du PAPC, il est prévu un Manuel d Exécution du Projet (MEP) en quatre (04) volumes : Le Volume I du Manuel d Exécution du Projet (MEP) est le manuel de mise en œuvre de la composante 1 du PAPC chargée de la réinsertion économique ; Le Volume II du MEP est le manuel de mise en œuvre de la composante 2 du PAPC en charge de l identification ; Le Volume III du MEP est le manuel de mise en œuvre de la composante 3 du PAPC en charge de la réhabilitation communautaire ; Le présent Volume IV est le manuel des procédures administratives, financières et comptables du PAPC. Il traite de tous les aspects de gestion administrative, financière et de passation des marchés sur le PAPC. Les quatre (4) volumes du manuel s appliquent à toutes les opérations entrant dans le cadre de la mise en œuvre du PAPC. Aucune dérogation aux dispositions des manuels n est possible sans une approbation préalable suivant les procédures prévues à cet effet. Tout partenaire ou Structure d Appui (SA) ayant la responsabilité de l exécution d un paquet d activités, de toute ou partie d une composante a l obligation d appliquer intégralement les dispositions contenues dans les manuels du PAPC. Le Manuel d Exécution du Projet en quatre (4) volumes sera complété par un Manuel de Suivi-Evaluation. 8

9 AVANT-PROPOS Déc MPAFC / PAPC 2. STRUCTURE DU MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Folio : 1/1 Ce manuel est rédigé conformément aux dispositions du système comptable OHADA et aux principes de gestion des Projets applicable en République de COTE D IVOIRE et particulièrement à ceux financés par la Banque Mondiale. Il se fonde sur les principes de gestion définis dans : l Accord de Don et ses Amendements présents et à venir ; le Document du Projet ; les Directives de la Banque Mondiale applicables en matière de gestion financière sur les Projets sur financement de l IDA ; les Directives de la Banque en matière de passation de marchés et de décaissement pour les investissements avec participation des communautés ; les Procédures nationales et règles de gestion des Projets de développement et des marchés publics. Ce manuel est construit autour des différentes parties ci-après : première partie : Présentation générale du PAPC ; deuxième partie : Gestion Administrative du PAPC, Production des Rapports Périodiques et évaluation des performances ; troisième partie : Gestion Budgétaire ; quatrième partie : Procédures de trésorerie ; cinquième partie : Procédures de passation des marchés ; sixième partie : Procédures comptables ; septième partie : Procédures de contrôles interne et externe ; huitième partie : Autres procédures : (i) gestion des immobilisations ; (ii) la gestion des stocks ; (iii) la gestion des missions de supervision ; neuvième partie : Organisation du système informatisé et de la coordination des procédures comptables ; dixième partie : Procédures de modifications du manuel. Dans le présent manuel, les procédures seront présentées suivant la structure suivante : objet de la procédure ; application de la procédure ; étapes de la procédure avec précision au besoin des délais d exécution en vue d une identification rapide des goulots d étranglement afin d y remédier. 9

10 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC 10

11 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : OBJECTIFS ET COMPOSANTES DU PAPC Folio : 1/2 L objectif du PAPC est d améliorer les opportunités d insertion économique, l accès aux services sociaux des communautés et des individus affectés par le conflit en vue d accélérer la sortie de crise et renforcera les perspectives d une paix durable en République de COTE D IVOIRE. Ce Projet fait partie du Programme de Sortie de Crise et se compose des parties suivantes : Première partie ou composante 1 : Réinsertion Economique (RE) Il s agit d apporter un appui à la réinsertion économique des Ex-combattants, des Individus Associés à un Groupe Armé, et des Jeunes à Risque, à travers : (a) les travaux publics à haute intensité de main d œuvre tels que : (i) la réhabilitation des pistes rurales ; (ii) l entretien des routes nationales revêtues ; et (iii) l entretien des routes nationales non revêtues et des rues urbaines et des travaux d assainissement. (b) la mise en œuvre des Sous projets en appui à l accès à l emploi salarié ou à l auto-emploi tels que ceux à relatifs à la formation professionnelle et technique, à l apprentissage, la formation à la gestion d entreprise, et l assistance à l établissement de micro entreprise et d autres activités génératrices de revenu. Deuxième partie ou composante 2 : Identification Il s agit d apporter un appui au processus d identification nationale par, inter alia, l actualisation et la modernisation de l Etat civil. 11

12 PREMIERE PARTIE: PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : OBJECTIFS ET COMPOSANTES DU PAPC Folio : 2/2 Troisième partie ou composante 3 : Réhabilitation communautaire Cette composante met l accent sur l appui à la réhabilitation des communautés affectées par le conflit à travers : (a) (b) (c) la mise en œuvre de Sous projets de reconstruction, réhabilitation et rééquipement des infrastructures communautaires telles que les écoles, les centres de santé, les points d eau, les pistes rurales, et les marchés ; la restauration du capital social à travers des activités de restauration de capital social telles que les émissions de radio, les événements culturels et sportifs, et la formation sur la résolution de conflits ; le renforcement des capacités des dites communautés en matière d élaboration et de gestion de Sous projets au titre de la Partie 3 (a) du Projet. Quatrième partie ou composante 4 : Gestion du Projet et Renforcement des institutions a. Appui à la gestion du Projet par l acquisition de véhicules et d équipement informatique et de bureau, la réhabilitation des bureaux, la provision des services de conseil technique et la formation en faveur du personnel, et le financement des Dépenses de fonctionnement ; b. Renforcement ciblé des capacités du Cabinet du Premier Ministre, des administrations locales, des ministères techniques, et des organisations partenaires relatif à la reconstruction post-conflit, la consolidation de la paix, et la gouvernance. Le détail de chaque composante, les activités éligibles, les stratégies de mise en œuvre et les allocations budgétaires globales sont contenus dans les documents de bases du Projet et les trois autres volumes (1, 2 et 3) des manuels de mise en œuvre du Projet. Les bénéficiaires directs du PAPC sont : les Ex-combattants, des Individus Associés à un Groupe Armé, les Jeunes à Risque, les communautés villageoises ou des quartiers de villes. 12

13 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : DESCRIPTION DU CADRE INSTITUTIONNEL GLOBAL ET DES RELATIONS Folio : 1/4 Le PAPC est placé sous la tutelle administrative du Cabinet du Premier Ministre de la République de COTE D IVOIRE. De façon opérationnelle, le mandat du Cabinet du Premier Ministre est assuré par le Directeur du Cabinet Adjoint Chargé des Programmes de Sortie de Crise. La mise en œuvre du PAPC exige l intervention de quatre (4) groupes clés d acteurs : (i) le Comité de Pilotage du Projet ; (ii) l Unité de Coordination du PAPC (UC-PAPC) ; (iii) l Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) ; (v) l Agence Comptable (AC) auprès du PAPC. Le Comité de Pilotage Le Comité de Pilotage est l instance chargée d orienter le PAPC et d en assurer le suivi général. Il est le cadre majeur pour la prise de décisions stratégiques. Il vise à faciliter les échanges entre les bailleurs de fonds et à permettre une synergie des actions en vue d assurer la cohérence dans les approches. Le Comité de Pilotage est placé sous l autorité du Premier Ministre tutelle administrative du PAPC. La Primature est compétente pour coordonner et faciliter la mise en œuvre du Projet, y compris la validation des programmes de travail et budgets annuels, et pour informer le Comité de Pilotage sur l état d avancement de la mise en œuvre du Projet. Les fonctions opérationnelles de la Primature sont assurées par la Direction du Cabinet Adjoint Chargé des Programmes de Sortie de Crise ou toutes autres directions formellement désignée par le Premier Ministre. L Unité de Coordination du PAPC (UC PAPC) L Unité de Coordination du PAPC (UC-PAPC) est l organe de mise en œuvre du PAPC. Elle a pour mission d assurer : (i) la gestion administrative et technique du PAPC ; (ii) la planification et la coordination de la mise en œuvre des activités de réinsertion économique et de réhabilitation communautaire ; (iii) l appui à la mise en œuvre de l identification des populations, notamment en ce qui concerne la modernisation de l état civil ; (iv) l ordonnancement des dépenses conformément aux dispositions du manuel et après avis préalable de l AGF. L Unité de Coordination du PAPC est organisée au niveau central en cellules et au niveau décentralisé en Bureaux Régionaux. Pour la mise en œuvre du Projet, l Unité de Coordination s appui sur des structures privées (telles ONG, cabinets spécialisés) et publiques et semi-publiques qui seront contractées pour l exécution de tâches spécifiques. 13

14 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : DESCRIPTION DU CADRE INSTITUTIONNEL GLOBAL ET DES RELATIONS Folio : 2/4 L Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) L Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) est une structure autonome de droit privée ayant signé un contrat de prestation de services avec la tutelle du PAPC pour assurer conformément aux dispositions du manuel les fonctions de gestion financière et de passation des marchés. L AGF relève directement du Cabinet du Premier Ministre du PAPC mais a un lien fonctionnel avec l UC-PAPC. L'AGF a, entre autres, la responsabilité de faire la revue à priori de toutes les dépenses du Projet avant l ordonnancement par le Coordonnateur du PAPC et en conformité avec les plans de passation des marchés et plans de décaissement validés par le Cabinet du Premier Ministre et la Banque Mondiale. L'AGF prépare les Demande de Retrait de Fonds (DRF) et Demande de Paiement Direct (DPD) selon les procédures et les seuils décrits dans la Lettre de Décaissement qui accompagne l'accord de Don. L AGF gère la partie fiduciaire des fonds mis à la disposition par la Banque Mondiale. Elle est responsable de la production des états financiers consolidés. Ces états financiers consolidés doivent être produits en accord avec les échéances et la forme requise par les dispositions applicables aux projets sur financement Banque Mondiale. Pour les structures d appuis, qui sont les structures d exécution de toute ou partie des activités d une composante, l AGF a la responsabilité de l appui technique en matière de passation des marchés et de gestion financière. L Agence Comptable (AC) L Agence Comptable est une unité créée par décision du Ministère de l Économie et des Finances (MEF) dans le cadre de la gestion des ressources mobilisées sur le compte du Désigné et le paiement des dépenses sur le compte du Projet. L Agence Comptable est placée sous l autorité du Ministère de l Économie et des Finances. L Agence Comptable a un lien fonctionnel avec l Unité de Coordination du PAPC et l Agence de Gestion Fiduciaire du PAPC. L Agence Comptable est dirigée par l Agent Comptable qui est un fonctionnaire désigné par le Ministère de l Économie et des Finances détaché et auprès du PAPC. La mission principale de l Agent Comptable est d assurer la gestion des ressources financières du PAPC. Cette gestion suppose l approvisionnement dans les délais des comptes ouverts dans le cadre du projet et le paiement des différentes dépenses éligibles au financement du PAPC après examen et approbation de l AGF. Pour ce faire, il maintiendra un niveau de trésorerie suffisant répondant au caractère d urgence du PAPC. 14

15 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : DESCRIPTION DU CADRE INSTITUTIONNEL GLOBAL ET DES RELATIONS Folio : 3/4 Relations entre l UC PAPC et l AGF Les relations entre l AGF et l UC-PAPC sont d ordre fonctionnel. En effet, le l UC- PAPC prépare les programmes d activités, l AGF assure la budgétisation avec les plans de trésorerie appropriés, les traitements financiers (à l exception du paiement), comptables et, les aspects de la passation des marchés. Les relations entre l AGF et l UC- PAPC sont établies en temps réel. L AGF appuie l UC- PAPC, évite de ce fait, tout délai qui ne se justifie pas, par exemple, par un problème de procédure, tout en veillant à l importance de la qualité du travail fourni dont le respect des procédures IDA. De son coté, l UC- PAPC fera parvenir toutes les informations nécessaires à un bon fonctionnement de l AGF en temps utiles. L UC- PAPC veille à l exécution des activités sur le terrain et organise toutes les missions d audit du Programme alors que l AGF s intéresse à l exécution financière et à la passation des marchés du projet. Il reste entendu que l UC-PAPC est l ordonnatrice principale de l ensemble des activités du programme. Relations entre l UC PAPC et l Agent Comptable Les relations entre l Agent Comptable et l UC-PAPC sont d ordre fonctionnel. En effet, le l UC- PAPC ordonne les paiements (après avis préalable de l AGF) des dépenses qui sont réglées sous l unique responsabilité de l Agent Comptable qui est le seul gestionnaire des comptes du Projet (compte désigné et compte du projet). L Agent Comptable assure la mobilisation des ressources nécessaires au financement sans retard des activités du PAPC. Les relations entre l Agent Comptable et l UC- PAPC sont établies en temps réel. L Agent Comptable appuie l UC- PAPC, évite de ce fait, tout délai qui ne se justifie pas, par exemple, par un problème de procédure, tout en veillant à l importance de la qualité du travail fourni dont le respect des procédures IDA. Il maintient une trésorerie suffisante pour faire face aux activités du PAPC. De son coté, l UC- PAPC fera parvenir toutes les informations nécessaires après avis préalable de l AGF pour faciliter le règlement des dépenses en temps utiles par l Agent Comptable. 15

16 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : DESCRIPTION DU CADRE INSTITUTIONNEL GLOBAL ET DES RELATIONS Folio : 4/4 Relations entre l AGF et l Agent Comptable Les relations entre l AGF et l Agent Comptable sont d ordre fonctionnel. En effet, le l AGF assure en amont la revue de conformité des dépenses aux procédures de l IDA avant le règlement par l Agent Comptable. L AGF apportera l assistance technique nécessaire à l Agent Comptable dans la préparation des documents techniques suivant les procédures de l IDA dans le cadre du réapprovisionnement du compte désigné. L UC- PAPC ordonne les paiements (après avis préalable de l AGF) des dépenses qui sont réglées sous l unique responsabilité de l Agent Comptable qui est le seul gestionnaire des comptes du Projet. L Agent Comptable fourni à l AGF les pièces comptables nécessaires à la tenue des comptes suivant les normes de l IDA et à la préparation des documents nécessaires à l approvisionnement des comptes. Les relations entre l Agent Comptable et l AGF seront établies en temps réel. Pour des besoins d information et de coordination, le Coordonnateur du PAPC assurera l interface entre l Agent Comptable et l AGF. L UC - PAPC, évitera de ce fait, tout délai dans l animation de l interface. Toutes les transmissions entre l UC PAPC et l AGF d une part, entre l UC PAPC et l Agent Comptable d autre part, seront effectuées par bordereau de transmission. Cette disposition vise à faciliter le suivi des délais à tous les niveaux par le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne. 16

17 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : PRESENTATION DE L UNITE DE COORDINATION DU PAPC (UC PAPC) 1. ORGANISATION GENERALE DE L UC PAPC Folio : 1/13 L Unité de Coordination du PAPC est placée sous la tutelle du Président du Comité de Pilotage du PAPC. Cette tutelle est, de façon opérationnelle, assurée par la Direction du Cabinet Adjoint Chargée des Programmes de Sortie de Crise auprès de la Primature de la COTE d IVOIRE. L Unité de Coordination du PAPC en sa qualité de structure nationale de Coordination du Projet est l interlocuteur opérationnel des partenaires financiers du Projet. L Unité de Coordination du Projet comprend les organes suivants : un Coordonnateur du Projet ; les Cellules opérationnelles ; les Bureaux Régionaux. Les Cellules opérationnelles sont au nombre de quatre (4) : la Cellule «Réinsertion Economique» est chargée de la coordination de la 1 ère Partie du Projet. Les Bureaux Régionaux sont responsables de la coordination régionale de ladite Partie du Projet. La Cellule est dirigée par un Coordonnateur adjoint en charge de la réinsertion économique. En dehors du responsable de la cellule, cette unité est composée de trois (3) membres : (i) un responsable des travaux HIMO ; (ii) un responsable des Groupes spécifiques ; (iii) un responsable des plateformes de services, d information, de conseil et d orientation ; la Cellule «Identification et Redéploiement de l Administration» est responsable de la coordination de la 2 ème Partie du Projet. La Cellule est dirigée par le Coordonnateur du PAPC. Cette unité est composée de deux (2) membres : (i) un responsable de l appui à la modernisation de l Etat civil ; (ii) un responsable de l appui au redéploiement de l administration ; la Cellule «Réhabilitation Communautaire» est responsable de la coordination de la 3 ème Partie du Projet. Les Bureaux Régionaux sont responsables de la coordination régionale de ladite Partie du Projet. La Cellule est dirigée par un Coordonnateur adjoint en charge de la réhabilitation communautaire. En dehors du responsable de la cellule, cette unité est composée de trois (3) membres : (i) un responsable du renforcement des capacités ; (ii) un responsable des infrastructures communautaires ; (iii) un responsable de la cohésion sociale ; 17

18 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : PRESENTATION DE L UNITE DE COORDINATION DU PAPC (UC PAPC) 1. ORGANISATION GENERALE DE L UC PAPC Folio : 2/13 la Cellule «d Appui aux Opérations» est responsable de la coordination de la 4 ème Partie du Projet et de la gestion administrative du Projet. La Cellule est dirigée par le Coordonnateur du PAPC. En dehors du responsable de la cellule, cette unité est composée de trois (3) membres : (i) un responsable du suivi évaluation ; (ii) un responsable du système informatique ; (iii) un Responsable Administratif en Charge de l Audit Interne. Les bureaux régionaux sont les organes opérationnels de l Unité de Coordination du PAPC. Les Bureaux Régionaux n ont compétence que dans la mise en œuvre des composantes 1 et 3 du PAPC. A ce titre, les Bureaux Régionaux ont la responsabilité de l approbation des sous projets et du suivi de l exécution desdits sous projet. Aucun sous projet ne peut être financé sans l approbation préalable du Bureau Régional territorialement compétent. Les Bureaux Régionaux sont crées par décision du Comité de Pilotage sur proposition du Coordonnateur du Projet, en fonction des nécessités de mise en œuvre et après avis favorable de la Banque Mondiale. Chaque Bureau Régional est composé de deux cellules : la Cellule régionale chargée de la Réinsertion Economique dirigée par un Coordonnateur régional de la réinsertion économique. En dehors du responsable de la cellule, cette unité est composée de deux (2) membres : (i) un responsable suivi des ex-combattants et individus associés aux groupes armés ; (ii) un responsable plateforme de services, d information, de conseil et d orientation ; la Cellule régional chargée de la Réhabilitation Communautaire dirigée par un Coordonnateur régional en charge de la réhabilitation communautaire. En dehors du responsable de la cellule, cette unité est composée de deux (2) membres : (i) un responsable des infrastructures communautaires ; (ii) un responsable chargé de la cohésion sociale. 18

19 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : PRESENTATION DE L UNITE DE COORDINATION DU PAPC (UC PAPC) 2. DEFINITION DES FONCTIONS CLEES AU SEIN DE L UC - PAPC Folio : 3/13 Cette partie vise la définition des fonctions des acteurs clés de l Unité de Coordination intervenant dans la mise en œuvre des procédures administratives, financières et comptables du PAPC au niveau National (Unité de Coordination) et au niveau régional (Bureau Régional). Au niveau central ou national, les postes ci-après sont concernés : le Coordonnateur du Projet ; le Coordonnateur Adjoint en charge de la réinsertion économique ; le Coordonnateur Adjoint en charge de la réhabilitation communautaire ; le Responsable Administratif en Charge de l Audit Interne ; le Responsable suivi évaluation ; un(e) secrétaire Caissière. Au niveau régional, les postes ci-après seront concernés : le Chef du Bureau Régional ; le Coordonnateur Régional en charge de la Réinsertion Economique ; le Coordonnateur Régional en charge de la Réhabilitation Communautaire ; un(e) secrétaire caissière. Le détail est présenté en annexé à la partie 1 du manuel. 19

20 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 4 : PRESENTATION DE L AGENCE DE GESTION FIDUCIAIRE DU PAPC (AGF) Folio : ¼ L Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) est une structure de droit privée, recruté par appel à candidature conformément aux procédures de passations des marchés. L AGF est placée sous la responsabilité du Cabinet du Premier Ministre et travaille en étroite collaboration avec l Unité de Coordination du PAPC et l Agence Comptable. L AGF signera un contrat de prestation avec le Cabinet du Premier Ministre conformément aux TDR approuvés par la Banque Mondiale. Le Contrat sera signé pour une durée initiale de deux (2) ans renouvelables, sans dépasser la durée du Projet. Le contrat de l AGF fera l objet dans la première année d une évaluation semestrielle et les autres années une évaluation annuelle. L AGF est responsable de la Gestion financière et de la passation des marchés du Projet d Assistance Post Conflit (PAPC) à l exception du paiement et de la gestion du compte désigné. L AGF est dirigée par un chef de mission expérimenté et sera organisée autour de deux (2) sections : Section financière : cette section sera responsable de la gestion budgétaire et comptable (préparation et suivi du budget, décaissements et réapprovisionnement des comptes spéciaux dans les limites des attributions de l AGF, conformément aux dispositions du manuel du présent manuel des procédures) ; Section passation des marchés : cette section s assurera que les procédures de passation des marchés sont conformes aux règles et directives de la Banque. Elle aura en charge la préparation des dossiers d appels d offre et la revue à postériori de la passation des marchés exécutés par les intermédiaires conformément aux dispositions du présent manuel. L AGF se présente comme une structure flexible, adaptable au volume de travail aux priorités et au calendrier de réalisation du projet. Le déploiement des comptables régionaux ne se fera qu en fonction de la mise en place des bureaux régionaux de l UC- PAPC. La composition de l AGF au niveau central est la suivante : (i) Un Chef de mission, Spécialiste Senior en Gestion Financière (AGF SGF) ; (ii) Un Spécialiste Senior en Passation des Marché (AGF SPM) ; (iii) Un Assistant en Passation des Marchés (AGF ASPM) ; (iv) Un Comptable Central (AGF CC) ; (v) Un Aide- Comptable (AGF AC). Au niveau régional, l AGF dispose dans chaque Bureau Régional d un Comptable Régional (AGF CR). Le mandat de l AGF est présenté en annexe. 20

21 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PRESENTATION DE L AGENCE COMPTABLE (AC) 1. L ORGANISATION GENERALE DE L AGENCE COMPTABLE Folio : 1/3 L Agence Comptable est une entité créée par décision du Ministère de l Economie et Finance pour assurer la gestion des ressources financières du PAPC. Cette gestion suppose l approvisionnement dans les délais du compte ouvert à la Banque Commerciale et le paiement des différentes opérations ordonnancées par le Coordonnateur du PAPC après examen et approbation de l AGF. Pour ce faire, il maintiendra un niveau de trésorerie suffisant répondant au caractère d urgence du PAPC. L Agence Comptable est dirigée par un Agent Comptable. L Agent Comptable est placé sous la responsabilité du Directeur Général du Trésor et exécute son mandat en collaboration étroite avec le Coordonnateur du PAPC (Ordonnateur) et l AGF. L Agent Comptable est un fonctionnaire de l Etat de COTE D IVOIRE détaché auprès du PAPC. 21

22 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PRESENTATION DE L AGENCE COMPTABLE (AC) Folio : 2/3 2. OBJECTIFS ET MANDAT DE L AGENCE COMPTABLE DANS LA GESTION DU PAPC a) Objectifs de la mission de l Agence Comptable Les objectifs spécifiques de l Agence Comptable dans le cadre du PAPC sont : assurer, avec l appui de l AGF (préparation des documents) la mobilisation des ressources financières de l IDA pour le financement des activités éligibles entrant dans le cadre de la mise en œuvre du PAPC ; assurer le paiement des dépenses éligibles ordonnancées par le Coordonnateur du PAPC après avis favorable de l AGF sur le contrôle de l éligibilité des dépenses ; assurer sans discontinuité la disponibilité des fonds dans le Compte Désigné et dans les comptes des Unités de Coordination Régionale, dans la limite de ses responsabilités définies dans le manuel des procédures Administratives, Financières et Comptables ; participer aux missions d évaluation, de supervision et d audit du PAPC et assurer en ce qui le concerne la mise en œuvre des recommandations découlant desdites missions. b) Mandat de l Agence Comptable Les principales responsabilités de l Agence Comptable dans la cadre du PAPC sont : participer à la préparation de la situation prévisionnelle de trésorerie devant servir de base à l approvisionnement du compte ouvert à la SGBCI dans le cadre du PAPC ; assurer sur la base de la situation prévisionnelle de trésorerie du PAPC, l approvisionnement du compte ouvert à la SGBCI dans le cadre du PAPC ; participer chaque mois ou dès que 20% de l avance au compte spécial est consommés à la préparation des documents nécessaires à l établissement des Demandes de Retraits de Fonds (DRF) à envoyer à la Banque Mondiale. Sans être limitatif, l appui à apporter par l Agent comptable concerne : (i) la fourniture des relevés bancaires les plus récents des comptes du PAPC ; (ii) la mise à disposition des pièces comptables de toutes opérations effectuées durant la période couverte par la demande ; (iii) l appui à l analyse du solde du compte ; (iv) la signature de l état de rapprochement des comptes ; 22

23 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PRESENTATION DE L AGENCE COMPTABLE (AC) Folio : 3/3 2. OBJECTIFS ET MANDAT DE L AGENCE COMPTABLE DANS LA GESTION DU PAPC suivre au niveau du Ministère des Finances, le traitement diligents des DRF et DPD en vue de l approvisionnement permanent du Compte Désigné et des comptes des Unités de Coordination Régionale, dans la limite de ses responsabilités définies dans le manuel des procédures Administratives, Financières et Comptables ; faciliter les relations entre le projet et les différents services techniques du Ministère de l Economie et des Finances (MEF) ; assurer la signature des modes de paiement (chèques et ordres de virements) sur les comptes du PAPC après s être assuré que les vérifications nécessaires ont été faites par l AGF ; participer à la préparation des audits de la gestion du projet et fait des commentaires sur les rapports ; participer à la préparation du budget annuel des composantes, au suivi de l'exécution du budget annuel, analyser les écarts et proposer les actions correctives. Etudier avec l AGF les réaménagements budgétaires lors des réunions trimestrielles sur l exécution du budget ; mettre à la disposition de l AGF les informations financières nécessaires à la mise à jour du logiciel de gestion financière ; tenir les livres et registres obligatoires découlant de l exercice de ses fonctions d Agent Comptable ; transmettre pour vérification par la chambre des comptes et dans les délais légaux les pièces comptables afférentes aux opérations effectuées sur les comptes du PAPC. 23

24 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE 24

25 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : GENERALITES Folio : 1/1 Objet de la procédure Les procédures administratives, visent essentiellement à : assurer une gestion équitable du personnel sur une base juridique bien connue de tous les acteurs du Projet ; maintenir un système transparent de recrutement du personnel devant être déployé dans le cadre de la mise en œuvre du Projet ; offrir un système d avantages au personnel qui soit en adéquation avec la fonction et harmonisé sur tout le Projet ; évaluer à tous les niveaux la performance du personnel intervenant dans le Projet ; évaluer la performance de l AGF ; créer un cadre propice à une bonne circulation des informations au sein du Projet, entre le projet et la Primature, entre le projet et la Banque Mondiale ; assurer la production à bonne date des informations nécessaires pour l appréciation de la performance du Projet. Application de la procédure Les procédures administratives sont mises en œuvre au niveau Central et Régional sous la responsabilité du Coordonnateur du Projet qui pour un certain nombre de tâches spécifiques (recrutement et évaluation du personnel) devra se référer au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale. Néanmoins la circulation de l information est de la responsabilité collégiale de tous les membres de l équipe de l UC PAPC, de l Agence Comptable et de l AGF. Le système de suivi évaluation et l audit interne, doivent pouvoir fournir les informations nécessaires pouvant permettre au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale d apprécier la qualité de la circulation de l information à tous les niveaux. La procédure s articulera autour de quatre (04) grandes parties : la gestion du personnel : (i) le cadre général de gestion du personnel ; (ii) le processus de recrutement du personnel ; (iii) les avantages du personnel ; (iv) les évaluations du personnel (processus et indicateurs clés d évaluation) ; les procédures d évaluation de l Agence de Gestion Fiduciaire ; la circulation de l information : (i) La circulation de l information au sien de l UC PAPC ; la Circulation de l information entre le l UC PAPC et l AGF d une part, entre l UC PAPC et l Agence Comptable ; la production des rapports périodiques. 25

26 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 1/19 1. L UC PAPC EN TANT QU EMPLOYEUR DANS LE CADRE DU PAPC a) LES DEFIS DE l UC PAPC Dans le cadre de la mise en œuvre du PAPC, Le Cabinet du Premier Ministre (pour le recrutement du Coordonnateur du PAPC) et Le Coordonnateur du PAPC (pour le recrutement du reste du personnel) auront à recruter ou à compléter suivant le cas, les ressources humaines existantes. En vue d une meilleure efficacité et une mise en œuvre rapide du Projet, il sera procédé à un recrutement du personnel au niveau national et régional en tenant compte des ressources humaines et compétences existant. Le PAPC, en tant que projet sur financement Banque Mondiale présente des conditions d emplois plus attrayantes que celle du marché du travail local. De ce point de vue, le PAPC détient un atout spécial. Les Agents du PAPC ne seront pas perçus dans le contexte de gestion du personnel comme de simples employés mais des acteurs clés participant à la réalisation d une vision de développement du Pays en mettant un accent particulier sur le développement à la base. Les défis de l Unité de Coordination du Projet en matière de gestion du personnel sont : être une organisation participative à tous les égards ; offrir des conditions de travail et de service attrayantes avec la garantie d une carrière valorisante et émancipatrice ; refléter à travers ses relations de travail, les grandes valeurs inhérentes au développement durable. b) LES PRINCIPES DEONTOLOGIQUES DU PERSONNEL DU PAPC Le Coordonnateur du PAPC et les Responsables de toutes les cellules du Projet doivent veiller au strict respect des principes déontologiques suivants : Indépendance : Le personnel du PAPC, à l exception du CP, ne reçoit aucun ordre extérieur dans la mise en œuvre des activités du PAPC. Seul le CP reçoit les instructions / orientations dans les limites prévues du Cabinet du Premier Ministre et du Chargé de Projet à la Banque Mondiale. Ces instructions, orientations et recommandations doivent être données conformément aux dispositions contenues dans les documents de Base du PAPC et dans la limite des responsabilités de chaque acteur ; 26

27 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 2/19 1. L UC PAPC EN TANT QU EMPLOYEUR DANS LE CADRE DU PAPC Impartialité : dans ses relations avec les tiers, l UC PAPC et le personnel ne doivent pratiquer aucune forme de discrimination de traitement préférentiel et ils doivent observer rigoureusement les procédures de décisions et les critères de choix acceptés par le PAPC dans les différents manuels ; Efficacité : doit être recherchée dans l exercice des activités ; Economie : corollaire de l efficacité. Ce principe implique l optimisation des coûts ; Non conflit d intérêt : le personnel de l UC PAPC ne peut détenir directement ou indirectement ou par personne interposée aucun intérêt (personnel et financier) ou exercer aucune responsabilité dans des institutions publiques ou privées qui entretiennent des relations de quelque nature que ce soit avec le PAPC (relation de tutelle ou relation de partenaire) ou au sein de quelques organismes bénéficiaires des activités du PAPC. Le personnel ne peut percevoir des rémunérations, commissions, honoraires, allocations ou avantages en espèces ou en nature de la part de ces organismes publics ou privés. Toute personne employée par l UC-PAPC est tenue de signer avant sa prise de fonction une déclaration de non-intérêt ou de remplir une déclaration établissant la liste de ses engagements, intérêts ou participations susceptibles de contrevenir à ce principe de non-conflit ; Droit de réserve : l employé est tenu par une obligation de réserve. Il garde la stricte confidentialité vis-à-vis des faits et informations dont il a connaissance dans l exercice de sa fonction, sauf autorisation expresse du supérieur hiérarchique. Le droit de réserve est non applicable en cas de dénonciation de manœuvres frauduleuses et collusoires, de corruption ou de toute forme de violation des règles et éthiques d une bonne gestion. L obligation de transparence et de bonne gouvernance : l employé est tenu par une obligation de transparence et de bonne gouvernance dans la mise en œuvre des activités du PAPC. Le personnel est tenu par le respect strict des règles de l IDA en matière de corruption, de manœuvres frauduleuses, de manœuvres collusoires et pratiques coercitives. Le non respect des obligations de transparences et de bonne gouvernance entrainera sans préavis la résiliation du contrat de travail pour faute lourde. 27

28 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 3/19 1. L UC PAPC EN TANT QU EMPLOYEUR DANS LE CADRE DU PAPC c) DISPOSITIONS GENERALES DU CONTRAT DE TRAVAIL Le contrat de travail dans le cadre du PAPC prendra obligatoirement une forme écrite. Un modèle type de contrat de travail sera élaboré dans le cadre du PAPC et soumis à l examen de l Inspection du Travail de la République de COTE D IVOIRE et à l approbation de la Banque Mondiale. Tous les agents de l UC-PAPC sont liés à leur employé par un contrat de travail dont la durée couvre la durée total du projet. Ce contrat fait l objet d une évaluation annuel qui détermine la poursuite ou non du contrat du travail. Le contrat de travail est signé entre l Employé et l Employeur. Pour le contrat du Coordonnateur du PAPC, l Employeur est représenté par le supérieur hiérarchique au niveau de la primature. Pour le reste du personnel, l Employeur est représenté par le Coordonnateur du Projet. Tous les contrats de travails doivent, avant la date d effet, soumis à l approbation de la Banque Mondiale de même que les avenants y afférents. Le renouvellement du contrat de travail devra obligatoirement se faire sur la base d une évaluation concluante conformément aux dispositions du manuel en matière d évaluation du personnel du PAPC. Les critères clés d évaluation du personnel du PAPC sont de trois (3) ordres : la performance du salarié à atteindre les objectifs annuels qui lui ont été fixés, la discipline observée dans le respect des règles de fonctionnement du PAPC ; le sérieux observé dans la collaboration et dans l exécution des diverses missions. 28

29 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 4/19 2. LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT a) GENERALITES SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT Le recrutement du personnel de l UC PAPC sera fait en utilisant les services d un cabinet spécialisé en recrutement. Le recrutement doit être fait conformément aux dispositions des Directives de la Banque Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale (Mai 2004 Version Révisée en Octobre 2006). Le paragraphe 5.2 des Directives précise que «les consultants individuels dont les qualifications feront l objet d une comparaison doivent posséder toutes les qualifications minimum pertinentes requises et ceux qui sont sélectionnés pour le recrutement par l Emprunteur doivent être les mieux qualifiés et être pleinement capables de mener à bien la mission». Pour chaque poste, la personne sélectionnée doit donc être celle qui a été classée «première». La sélection de cette personne ne peut être remise en cause ou refusée que s il y a des raisons valables et bien fondées pour justifier une telle décision. En application du paragraphe 1.11 (d) des Directives de la Banque Mondiale, «les représentants du gouvernement et les fonctionnaires peuvent être engagés pour des marchés portant sur des services de conseil, à titre individuel ou en tant que membres de l équipe d un bureau de consultants, uniquement (i) s ils sont en congé sans solde, (ii) s ils ne sont pas engagés par l organisme pour lequel ils travaillaient immédiatement avant leur départ en congé, et (iii) si leur emploi ne donne pas lieu à un conflit d intérêt». Pour l application de cette clause, la Banque Mondiale considère qu un fonctionnaire doit être en congé sans solde avant la signature de son contrat de consultant individuel et pour toute la durée prévue de ce contrat. La décision du recrutement du personnel de l UC PAPC est du ressort du Coordonnateur du Projet et après approbation du Cabinet du Premier Ministre. Le recrutement du Coordonnateur du Projet est de la Responsabilité du Cabinet du Premier Ministre. Pour tout recrutement, l avis favorable préalable de l IDA est obligatoire. Le Coordonnateur du Projet, est chargé de définir la politique générale de gestion du personnel (plan de recrutement, plan de formation, plan de redéploiement, règle de promotion interne, plan d avancement, rémunération ). Le processus de recrutement ci-dessous ne concerne que le personnel du PAPC financé sur les ressources de l IDA. 29

30 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 5/19 2. LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT Le recrutement du personnel devant intervenir dans le cadre du PAPC doit être assuré par un cabinet spécialisé en recrutement qui apporte l assistance technique nécessaire à l organe compétent pour faire le recrutement. Ce cabinet est sélectionné par appel à candidature et suivant ses compétences en matière de recrutement de personnel en général et de recrutement de personnel de Projet sur financement extérieur en particulier. Le recrutement du cabinet d assistance technique serait soumis à l avis préalable de l IDA. L assistance technique attendue du cabinet de recrutement consiste à : appuyer le Cabinet du Premier Ministre ou le Coordonnateur de l UC PAPC dans la constitution de la longue liste des réponses à partir de la manifestation d intérêt dans la presse pour les postes envisagés. Cette liste sera affichée au niveau du cabinet de recrutement, du Cabinet du Premier Ministre et de l UC - PAPC ; la constitution d un «panel» approprié d évaluateurs. Ce panel doit être non seulement composé des experts du cabinet mais aussi des personnes compétentes à assurer le recrutement du personnel au sein du Cabinet du Premier Ministre et du PAPC. Les personnes compétentes au sein du Cabinet du Premier Ministre et du PAPC n interviendront que dans la phase d entretien et au même titre que les experts du cabinet ; la présélection des candidats remplissant les critères prévus dans la manifestation d intérêt. Au moins cinq (5) candidats par poste à pourvoir sur la base de la liste des réponses obtenues. Cette nouvelle liste des candidats éligibles sera diffusée dans les mêmes conditions que la liste initiale ; la préparation des épreuves écrites sur la base des responsabilités et tâches des postes ; la conduite des tests écrits et discussions orales avec l appui du panel constitué ; la rédaction du rapport global de recrutement (phase écrite et la phase orale) avec une proposition de classement des trois personnes par poste. Les résultats des travaux découlant de l appui du cabinet seront soumis à l approbation du Cabinet du Premier Ministre. L approbation suppose uniquement le contrôle de la conformité du travail du cabinet spécialisé. 30

31 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL 2. LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT Tâches à exécuter Folio : 6/19 Responsable Administratif Coordonnateur du Projet (CP) Responsable Administratif Coordonnateur du Projet (CP) Coordonnateur du Projet (CP) ETAPE 1 : JUSTIFICATION DU RECRUTEMENT Prépare un dossier comportant la justification du besoin de recrutement, la définition précise des fonctions et du profil exigé. Transmet le dossier au Coordonnateur du projet pour validation et mise en œuvre de la procédure de recrutement. ETAPE 2 : TRANSMISSION Examine la requête de la cellule du projet. En cas d accord transmet le dossier au Responsable Administratif chargé de l Audit Interne pour la préparation du dossier complet de demande de recrutement à soumettre à l approbation du Cabinet du Premier Ministre et de la Banque Mondiale. En cas de rejet, notifie le rejet à la cellule concernée. ETAPE 3 : PREPARATION DU DOSSIER A SOUMETTRE A L APPROBATION DU CABINET DU PREMIER MINISTRE Prépare le dossier complet (lettre de demande d avis successif du Cabinet du Premier Ministre et de la Banque Mondiale, justification du besoin de recrutement, description des tâches, profil approuvé pour le poste, etc ) ; Vérifie l existence d une prévision budgétaire dans le logiciel de gestion financière et comptable au près de l AGF ; Transmet le dossier complet au CP pour signature. ETAPE 4 : VERIFICATION ET TRANSMISSION POUR AVIS Vérifie l exhaustivité et de la conformité du dossier ; Signe et transmet successivement au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale pour avis. ETAPE 5 : TRANSMISSION DU DOSSIER A L AGF POUR SELECTION DU CABINET D ASSISTANCE TECHNIQUE POUR LE RECRUTEMENT En cas d avis favorable du Cabinet du Premier Ministre et de la Banque Mondiale, transmet à l AGF le dossier de recrutement et les avis favorables (Cabinet du Premier Ministre et Banque Mondiale) pour mise en œuvre de la procédure de sélection du cabinet. 31

32 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL 2. LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT Tâches à exécuter Folio : 7/19 AGF - SPM AGF - SPM Cabinet ETAPE 6 : SELECTION DU CABINET D ASSISTANCE TECHNIQUE POUR LE RECRUTEMENT A la réception du dossier complet de recrutement, l AGF effectue les diligences suivantes : s assure de l exhaustivité du dossier et de la disponibilité des avis (Cabinet du Premier Ministre et Banque Mondiale) ; met en œuvre le processus de recrutement du cabinet qui sera chargé d assister les structures concernées dans le processus. ETAPE 7 : LANCEMENT DE L APPEL A CANDIDATURE ET RECRUTEMENT DU CABINET rédige l avis d appel à candidature conformément au dossier de recrutement approuvé ; prépare la demande de proposition ; assure l ouverture et évaluation des offres ; prépare le projet de contrat et transmet au CP et au cabinet retenu pour signature. ETAPE 8 : RECRUTEMENT Mise en œuvre de l assistance technique attendue du cabinet spécialisé en recrutement suivant les étapes clés prévus dans les TDR à savoir : (i) réception des dossiers de candidatures ; (ii) constitution de la liste (liste initiale) par poste des réponses reçues, après élimination de toutes les candidatures transmises par les personnes non éligibles ou sans intérêts pour le poste ; (iii) constitution d un groupe d évaluateurs des personnes compétentes au sein de l UC PAPC (Coordonnateur et Chef de la Cellule Concernée), des experts du cabinet ; (iv) Constitution d une liste restreinte des cinq (5) candidats au moins à partir d une évaluation des CV des candidats de la liste initiale, sur la base de critères pré établis spécifiquement pour chacun des postes, d une pondération pré établie des critères, et d un score minimum à atteindre ; (v) Test de sélection (écrit) des candidats sur la base de la liste restreinte ; (vi) Participation aux tests oraux au profit des trois candidats les mieux classés ; (vii) Préparation du rapport global de recrutement à soumettre à l UC PAPC avec copie au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale. Le groupe des évaluateurs comprenant le personnel de l UC-PAPC n intervient qu à la phase d entretien. 32

33 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL 2. LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT Tâches à exécuter Folio : 8/19 Coordonnateur du Projet (CP) Responsable Administratif Responsable Administratif ETAPE 9 : EXAMEN ET APPROBATION DU RAPPORT DU CABINET Examine, approuve le rapport du cabinet et propose une liste motivée à soumettre à l avis de non objection. ETAPE 10 : DEMANDE D AVIS DE NON OBJECTION Prépare le dossier de demande d avis de non objection et le fait signer par le Coordonnateur du PAPC. Assure la transmission de l ensemble à la Banque Mondiale pour non objection. ETAPE 11 : PREPARATION DU CONTRAT ET EXECUTION DES FORMALITES D EMBAUCHE En cas d avis favorable du Cabinet du Premier Ministre et Banque Mondiale, un contrat de travail est préparé suivant la forme requise et les formalités d embauche sont remplies. Un dossier de personnel est créé pour l Agent. Les documents de base du Projet sont mis à sa disposition et une note de prise de service lui est délivrée. NB : Pour le recrutement du Coordonnateur du PAPC, son rôle dans le processus de recrutement est assuré par le Cabinet du Premier Ministre. 33

34 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 9/19 3. REMUNERATIONS ET AVANTAGES Les rémunérations et les avantages aux quelles le personnel du l UC PAPC a droit sont : une rémunération mensuelle et les charges sociales et fiscales y afférentes conformément au code du travail de la COTE D IVOIRE ; un congé annuel payé. L allocation de congé versée à l employé est au moins égale au 1/12 des salaires dont il a bénéficié au cours des douze derniers mois. En cas de fractionnement de la période de congé, l indemnité revenant à l employé est calculée au prorata de la durée effective de travail ; une police d assurance maladie pour le remboursement des frais médicaux, pharmaceutiques, chirurgicaux et d hospitalisation engagés par l employé pour lui-même et ses ayants droits (conjoint et un maximum de six (6) enfants mineurs) ; la visite médicale annuelle ; une voiture de fonction pour le Coordonnateur de Projet avec une dotation en carburant qui serait fixée par note de service pris part le Cabinet du Premier Ministre. La rémunération fixée doit être attrayante et comparable aux traitements dans des institutions similaires (projets de même envergure). Une grille harmonisée des salaires sera élaborée par le Coordonnateur du Projet et soumis à l approbation de la Banque Mondiale. La grille salariale doit veiller à éviter des disparités importantes (de plus de 30%) entre les différents niveaux hiérarchiques (Coordonnateur, Coordonnateurs Adjoint, Responsable Administratif chargé de l Audit Interne, Responsable du Suivi évaluation ; Coordonnateurs Régionaux, les membres des cellules au niveau central, les membres des cellules au niveau régional). Une prime de responsabilité est prévue en complément du salaire des Coordonnateurs Régionaux assumant les fonctions de chef de bureau et pour les secrétaires assurant les fonctions de caissier. Une grille d augmentation des salaires sera proposée pour approbation du Cabinet du Premier Ministre et de la Banque Mondiale dès que le taux d inflation dans le pays est supérieur à 5% et que les ressources budgétaires le permettent. 34

35 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 10/19 4. FORMATION DU PERSONNEL Dans le cadre du renforcement des capacités du personnel en vue de l amélioration des performances et de corriger les insuffisances découlant de l évaluation du personnel, il est élaboré par le Responsable Administratif un plan annuel de renforcement des capacités du personnel. Le plan de renforcement des capacités est approuvé au niveau du PAPC par le Coordonnateur. Les principes ci-après doivent guider l élaboration des plans de formations : la nécessité d une amélioration des performances de l Agent dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités du Projet ; la nécessité de corriger les insuffisances relevées lors de l évaluation du personnel ; les formations doivent être essentiellement de courte durée ; les formations doivent être en adéquation avec le cahier de charges de l Agent dans le cadre du Projet ; le plan de formation doit donner une priorité aux centres de formations de la Région africaine qui offrent les services de formation attendus. Le plan de formation est élaboré dans un processus participatif associant tous les Agents du Projet. Il se fonde principalement sur les résultats de l évaluation annuelle du personnel. Les étapes ci-après seront observées dans le processus de préparation du plan annuel de formation : identification des besoins de formation découlant des résultats de l évaluation du personnel. Cette activité serait exécutée sous la Coordination des Responsables des Cellules au niveau Central et Régional ; consolidation des besoins de formation du projet par le Responsable Administratif et validation par le Coordonnateur du projet ; évaluation financière des besoins de formation par le Responsable Administratif et proposition d au moins deux (02) centres de formation par besoin validé par le Coordonnateur ; validation des centres de formation par le Coordonnateur et finalisation du plan budgétisé ; demande d avis de non objection au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale sur le plan de Formation ; mise en œuvre du plan de formation sous la supervision du Coordonnateur du Projet. La mise en œuvre ne peut intervenir qu après avis favorable du Cabinet du Premier Ministre et de la Banque Mondiale ; préparation des rapports de formation par les bénéficiaires (personnel du PAPC). 35

36 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 11/19 5. TRAITEMENT ET PAIEMENT DES SALAIRES ET DES CHARGES SALARIALES La procédure a pour objet de permettre la préparation et le règlement : des salaires du personnel ; des charges sociales afférentes aux salaires du personnel ; des charges fiscales afférentes aux salaires du personnel. La procédure est prévue pour être mise en œuvre autour du 20 ième jour de chaque mois afin de permettre un paiement effectif au plus tard le 25 ème jour des salaires et des charges fiscales et sociales y afférentes. La procédure de traitement des salaires se fera par l AGF et le règlement par l Agent Comptable après ordonnancement par le Coordonnateur. Les étapes clés de la procédure sont les suivantes : élaboration de la paie ; contrôle de cohérence et signature ; préparation des modes de paiements ; signature des modes de paiements ; liquidation de la paie, mise à jour du registre, traitement comptable et classement. 36

37 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 12/19 5. TRAITEMENT ET PAIEMENT DES SALAIRES ET DES CHARGES SALARIALES Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Responsable Administratif ETAPE 1 : ELABORATION DE LA PAIE ET CONTROLE Détermine la paie de chaque Agent sur le base : (i) de la grille salariale ; (ii) des contrats ; (iii) les notes de service ; (iv) les avantages accordées ; (v) les éléments de détermination des charges fiscales et sociales. Démarrage le 20 de chaque mois. Lance l édition de la paie sur la base du logiciel prévu à cet effet ou d un tableur configuré de façon satisfaisante. Les fiches/bulletins de paie seront éditées en quatre exemplaires (copie de l agent, copie livre de paie, copie liasse comptable AGF et copie liasse comptable Agent comptable) de même que les états récapitulatifs de salaires. Les déclarations fiscales et sociales seront établies sur les formulaires appropriés et en trois (03) exemplaires. AGF - CC Contrôle de l état des salaires et des autres états de paie (fiches de paie, fiche de déclaration fiscale, fiche de déclaration sociale ). Prépare les documents de paiements (les ordres de paiement et du bordereau des ordres de paiements). Les documents de paiement seront préparés en deux exemplaires portant la mention originale A et B. L original A serait conservé dans le système d archivage de l Agent Comptable et l Original B dans le système d archivage tenu par l AGF. L Agent Comptable transmettra dans les délais légaux les Originaux A pour vérification de la chambre des comptes. Transmet le dossier de paie au Coordonnateur via le Chef de Mission de l AGF. Coordonnateur du Projet ETAPE 2 : CONTROLE DE COHERENCE ET ORDONNANCEMENT Contrôle les documents constituant le dossier de paie, s assurer de la prise en compte par le Responsable Administratif des dernières décisions à incidence financière. Signe les fiches de paie, l état récapitulatif des salaires, les fiches de déclarations sociale et fiscale, les ordres de paiement et le bordereau des ordres de paiement. Fait transmettre l ensemble à l Agent Comptable pour paiement. 37

38 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 13/19 5. TRAITEMENT ET PAIEMENT DES SALAIRES ET DES CHARGES SALARIALES Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Agent Comptable ETAPE 3 : PREPARATION DES MODES DE PAIEMENT ET SIGNATURE DES MODES DE PAIEMENT Dès la réception du dossier complet transmis et au plus tard le 25 du mois : Contrôle les documents constituant le dossier de paie, s assure de leur cohérence et de leur exhaustivité. Prépare les chèques pour les salaires des Agents à payer par chèque et des ordres de virement pour les autres Agents. Dans la mesure du possible, la grande majorité des salaires seront payées par virement de compte à compte. Suivant le mois d exigibilité, prépare les demandes de chèques certifiés pour le règlement des charges sociales et fiscales. Procède à la signature unique des modes de paiements. Agent Comptable ETAPE 4 : LIQUIDATION DE LA PAIE, MISE A JOUR DES REGISTRE ET CLASSEMENT Transmet l ordre de virement à la Banque contre décharge et distribution des chèques aux bénéficiaires au plus tard le 28 de chaque mois. Au retrait du chèque, le bénéficiaire décharge sur la copie du chèque et le registre de l Agent Comptable. Invite tout le personnel à la signature et au retrait de la copie des fiches de paies destinées à chaque Agent. Paie à bonne date des impôts sur salaires (au plus tard le 15 du mois suivant) et des cotisations sociales. Transmet par l intermédiaire du Coordonnateur de la liasse (Original B) complètes des pièces justifications destinées à l AGF pour comptabilisation avec une copie des modes de paiement signés par les bénéficiaires. 38

39 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 14/19 5. TRAITEMENT ET PAIEMENT DES SALAIRES ET DES CHARGES SALARIALES Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter AGF CC ETAPE 5 : MISE A JOUR DU DOSSIER DE PAIE, ENREGISTREMENT COMPTABLE ET CLASSEMENT Mise à jour des registres de paie. classement des pièces suivant l organisation comptable du PAPC et classement d une copie de la fiche de paie dans le dossier individuel du personnel. Le traitement comptable et le classement des pièces justificatives suivront la même procédure que pour les autres décaissements. La liasse de pièces justificatives et le bordereau d imputation sont classés dans le chrono des pièces en instance de Demande en Remboursement. AGF SGF ETAPE 6 : CONTROLE ET VALIDATION DU TRAITEMENT COMPTABLE Hebdomadairement, le chrono des pièces justificatives en instance de Demande de Remboursement sont transmis par le Comptable Central de l AGF au Spécialiste en Gestion Financière pour validation de la comptabilisation. Cette étape de vérification serait systématiquement mise en œuvre dans le cadre de la comptabilisation de toutes les opérations dans le logiciel de gestion financière et comptable. 39

40 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 15/19 6. TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL Chaque Agent du PAPC doit avoir un dossier individuel qui est constitué et tenu à jour par le Responsable Administratif. Sans être limitatif, le dossier individuel de chaque Agent doit comporter : un curriculum vitae détaillé ; un acte de naissance ; une copie de la lettre d embauche ; une copie de la carte d identité ; un acte de mariage, s il existe ; une copie légalisée des actes de naissance des enfants ; la photocopie du livret de la Sécurité Sociale ; des copies légalisées des diplômes ou attestation qui justifient la qualification professionnelle ; des copies légalisées des certificats de travail qui justifient l expérience professionnelle ; deux photos d identité récentes ; le contrat de travail et ses avenants dûment signés ; les fiches de paie ; toutes décisions ou notes relatives à la rémunération et au classement professionnel ; toutes décisions, notes ou rapports relatifs à la notation ainsi que toutes correspondances entre l Agent et son Employeur ; un tableau de bord sur les mouvements du personnel, à savoir : mutation, congé, changement de poste et classement dans les dossiers individuels des pièces administratives justificatives. 40

41 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 16/19 7. CONGES ET INTERIM a) Congés administratifs Le droit de jouissance aux congés est acquis après une durée de service effectif égale à douze (12) mois à raison de 2,5 jours par mois soit 30 jours calendaires pour les douze mois. En dehors des cas de rupture du contrat, aucune indemnité compensatrice en lieu et place des congés ne peut être octroyée par l UC PAPC à un agent. A la fin de la préparation de la planification des activités pour l année suivante, le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne assiste le Coordonnateur du Projet pour la préparation du planning annuel des congés. Pour ce faire, il doit tenir compte de la période d exécution des activités et des périodes de congés proposés individuellement par les Agents et validés par les supérieurs hiérarchiques. Exceptionnellement, les congés annuels peuvent être accordés par tranche lorsque les nécessités de service l exigent. De même, le travailleur en congés peut être rappelé pour les mêmes motifs. Le planning annuel doit contenir les informations ci-après : (i) le nom et prénoms de l employé ; (ii) le poste occupé ; (iii) la date de début et de fin des congés ; (iv) l intérimaire. Le planning annuel des congés est validé en réunion d équipe présidée par le Coordonnateur du Projet. Pour chaque départ en congés et au moins 15 jours avant la date d effet des congés, il est préparé par le Responsable Administratif un titre de congés et la note de service désignant l intérimaire. Les deux documents sont signés par le Coordonnateur du Projet et largement diffusé. Les femmes en état de grossesse, bénéficient d un congé de maternité d une durée de quatorze (14) semaines dont six (6) avant l accouchement. La date de début des congés de maternités est déterminée par le certificat médical produit par le médecin traitant. b) Absences Aucune absence injustifiée de plus de quarante huit (48) heures n est admise et doit être sanctionnée. Pour bénéficier d une autorisation d absence, l Agent doit faire une demande motivée préalablement approuvée par son supérieur hiérarchique. En cas d accord du Coordonnateur, le Responsable Administratif prépare et délivre une autorisation d absence à l agent et transmet une copie à l AGF pour la mise à jour du dossier du personnel. 41

42 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 17/19 7. CONGES ET INTERIM c) Maladies En cas d absence pour maladie, un certificat médical établi par le médecin doit être déposé au siège à l Employeur dans les quarante huit (48) heures suivant la date du constat de l absence. d) Intérim L intérim d un Agent en congé ou en mission (durée supérieure à 5 jours) est consacré par une Note de Service prise à cet effet par le Coordonnateur du Projet. L Agent en congé doit, avant son départ, procéder à une passation de service avec son intérimaire à qui il doit remettre une fiche d intérim suffisamment exhaustive sur l ensemble des diligences à observer en faisant le point des principaux dossiers en instance. L intérimaire doit, à la fin de son intérim, établir un compte-rendu en trois (3) exemplaires dont l original est adressé au Coordonnateur du Projet, une copie au Responsable de la Cellule concernée et il en conserve une copie. 42

43 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 18/19 8. EVALUATION DU PERSONNEL a) Mécanismes d évaluation Tout le personnel du PAPC sera évalué tous les six (6) mois durant la première année du projet et un fois par an à partir de la deuxième année. Le Coordonnateur du Projet sera évalué par le Cabinet du Premier Ministre. Le reste du personnel sera évalué par le Coordonnateur. Les évaluations se feront principalement sur la base de la grille d évaluation du personnel, en rapport sur le niveau d atteinte des indicateurs de performance de chaque Agent préparé par le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne avec l appui du Responsable en Suivi évaluation. Les indicateurs viseront essentiellement l atteinte des objectifs contenus dans les PTA et les objectifs du Projet. Les sources de vérification de chaque indicateur doivent être précisées. Aucun indicateur nouveau ne pourra intervenir encours d année ni lors de l évaluation. Pour être applicable, l indicateur doit être largement discuté avec l Agent. Les indicateurs seront harmonisés pour les fonctions similaires. Les indicateurs pour chaque poste seront soumis à l approbation du Cabinet du Premier Ministre et de la Banque Mondiale et feront partie intégrante du contrat de travail. Les degrés d appréciation ci-après seront retenus : 100% des indicateurs sont remplis : l évaluation est jugée très satisfaisant ; entre 80% et moins de 100% des indicateurs sont remplis : l évaluation est jugée satisfaisante ; entre 60% et moins de 80% des indicateurs sont remplis : l évaluation est jugée modérément satisfaisante ; moins de 60% des indicateurs sont remplis : l évaluation est jugée non satisfaisante. Les conséquences ci-après peuvent découler des conclusions de l évaluation annuelle : Lorsque l évaluation est jugée très satisfaisante ou satisfaisante, le contrat de travail de l Agent est renouvelé sans réserve ; Lorsque l évaluation jugé modérément satisfaisante, le contrat de l Agent est renouvelé avec une clause de réserve liée à l atteinte des objectifs du plan de redressement à hauteur d au moins 80%. L évaluation du plan de redressement se fera sur une base trimestrielle. La non exécution du plan de redressement à plus de 80% donne lieu à une conclusion d évaluation non satisfaisante ; Lorsque l évaluation est jugée non satisfaisante et en l absence de cas de force majeure, le contrat de l Agent n est pas renouvelé. Les résultats des évaluations faites par le Coordonnateur doivent être communiqués au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale. 43

44 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 19/19 b) Indicateurs clés d évaluation 8. EVALUATION DU PERSONNEL Le PAPC est un projet d urgence disposant d une enveloppe financière importante devant être décaissé conformément aux objectifs du projet dans un délai relativement réduit. L atteinte des objectifs du projet dans les délais exige la définition à tous les niveaux des indicateurs d exécution des tâches importantes et des éléments de mesure desdits indicateurs. Les indicateurs d évaluation de la performance du personnel du PAPC s articuleront autour de six (6) catégories et feront partie intégrante des contrats de travail du personnel : Les indicateurs liés à la préparation de la planification et niveau d exécution du plan de travail ; Les indicateurs liés à la production des rapports et autres documents périodiques ; Les indicateurs liés à la qualité des services rendus dans le cadre de la mise en œuvre des composantes ; Les indicateurs liés à la passation des marchés ; Les indicateurs liés à la budgétisation, à la mobilisation des ressources et au décaissement de fonds ; Les indicateurs liés aux audits internes et externes. Le Coordonnateur du Projet et le Cabinet du Premier Ministre pourront compléter les catégories d indicateurs et le soumettre à l avis de non objection de la Banque Mondiale. Il est présenté en annexe la liste des indicateurs d évaluations du personnel. 44

45 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : EVALUATION DE L AGF Folio : 1/2 a) Périodicité et responsabilité de l évaluation de l AGF Dans le cadre de la mise en œuvre de son mandat et conformément aux dispositions contenues dans les documents de base du PAPC, l AGF signe un contrat de prestation avec le Cabinet du Premier Ministre. Le contrat de prestations est signé pour une durée initiale de deux (02) ans, fera l objet d une évaluation semestrielle la première année et d une évaluation annuelle la deuxième année. La poursuite du contrat à chaque évaluation sera fonction des résultats. Le contrat de prestation indiquera en annexe les indicateurs de performance. La responsabilité de l évaluation incombe au Cabinet du Premier Ministre. Pour ce faire, il met en place une équipe pluridisciplinaire couvrant les champs d intervention (gestion financière et passation des marchés) de l AGF. Les travaux d évaluation doivent prendre fin au plus tard 30 jours après la fin de la période. b) Mise en œuvre de l évaluation Dans le cadre de la préparation du rapport trimestriel d audit interne, le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne fait avec l appui du Responsable du suivi évaluation, une évaluation des indicateurs de l AGF. Il joint à cette partie spécifique de son rapport, les éléments de preuve ou précise les sources de vérification des informations communiquées sur la mesure trimestrielle des indicateurs de performance. Une copie du rapport est transmise au Cabinet du Premier Ministre avec ampliation à l AGF. A l échéance de l évaluation, l équipe pluridisciplinaire mise en place par le Cabinet du Premier Ministre : procède à l examen des différents rapports préparés par le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne et à la revue des commentaires éventuels de l AGF sur les différents rapports ; fait les investigations nécessaires ; présente un rapport provisoire d évaluation ; présente la version finale du rapport d évaluation ; soumet le rapport final à l approbation de la Banque Mondiale. Sur la base de l avis définitif de la Banque Mondiale, le Cabinet du Premier Ministre met en application les conclusions de l évaluation conformément à la grille d analyse. 45

46 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : EVALUATION DE L AGF Folio : 2/2 c) Grille d analyse des résultats La grille d analyse des résultats à utiliser par l équipe d analyse des résultats est la suivante : 90% des indicateurs sont remplis : l évaluation est jugée très satisfaisant ; entre 80% et moins de 90% des indicateurs sont remplis : l évaluation est jugée satisfaisante ; entre 70% et moins de 80% des indicateurs sont remplis : l évaluation est jugée modérément satisfaisante ; moins de 70% des indicateurs sont remplis : l évaluation est jugée non satisfaisante. Les conséquences ci-après peuvent découler des résultats des conclusions de l évaluation : lorsque l évaluation est jugée très satisfaisante ou satisfaisante, le contrat de l AGF est renouvelé sans réserve ; lorsque l évaluation jugé modérément satisfaisante, le contrat de l AGF est renouvelé avec une clause de réserve liée à l atteinte des objectifs du plan de redressement à hauteur d au moins 80%. L évaluation du plan de redressement se fera sur une base trimestrielle. La non exécution du plan de redressement à plus de 80% donnera lieu à une conclusion d évaluation non satisfaisante ; lorsque l évaluation est jugée non satisfaisante et en l absence de cas de force majeure, le contrat de l AGF n est pas renouvelé. d) Indicateurs clés d évaluation Les indicateurs d évaluation de l AGF sont présentés en annexe 5. Les indicateurs de performance font partie intégrante du contrat de l AGF. 46

47 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 4 : GESTION DE L INFORMATION ET LA PRODUCTION DES RAPPORTS Folio : 1/2 1. GESTION DE L INFORMATION La gestion de l information est un élément déterminant de la performance du Projet ainsi que de son efficacité. Les documents de base du PAPC doivent être appropriés par les responsables du PAPC, de l AGF et l Agent Comptable afin que chaque acteur puisse s assurer, en ce qui le concerne, qu il a fourni ou reçu à bonne date les informations pertinentes sur le Projet. Le Coordonnateur du Projet doit faciliter et œuvrer à l appropriation des documents de base par tous les acteurs afin de leur permettre de jouer efficacement leur rôle. La gestion de l information répond aux règles de gestion ci-après : il n y a qu un point de départ et un seul point d arrivée pour tous les courriers ; aucun courrier ne peut être émis sans la signature des personnes autorisées ; tout document émis ou reçu par le Coordonnateur du Projet ou les Chef Bureaux doit être enregistré et codifié de façon chronologique ; les moyens de communication tels que le téléphone, le téléfax, l internet et l intranet doivent être utilisés de façon optimum ; le Coordonnateur est l interface d échange des documents entre l AGF et l Agent Comptable d une part, entre l UC- PAPC et les autres acteurs. Pour assurer une bonne circulation de l information au sein du Projet et entre les entités du Projet : il sera organisé au moins une fois par semaine une réunion au sein de chaque cellule au niveau national et décentralisé ; Il sera organisé au moins une fois par semaine et après les réunions des cellules une réunion une réunion regroupant les chefs de Cellule et leur supérieur hiérarchique. Au niveau central, cette réunion serait élargie au Responsable du Suivi évaluation et au Responsable Administratif chargé de l Audit Interne ; il sera organisé au moins une fois par quinzaine une réunion conjointe entre l UC PAPC, l AGF et l Agent Comptable ; il sera organisé entre la Coordination Nationale et les Coordinations Régionales une réunion trimestrielle au moins. Le Projet assurera une large diffusion des informations contenues dans les différents rapports. Pour ce faire, un plan de communication sera retenu et mis en œuvre. De plus il serait réalisé un site Web pour le Projet qui sera mis à jour chaque mois. Au niveau communautaire, le service des radios locales serait utilisé par le Projet. 47

48 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 4 : GESTION DE L INFORMATION ET LA PRODUCTION DES RAPPORTS Folio : 2/2 Type de rapport La planification des activités des cellules, des régions, des autres acteurs en charge de la mise en œuvre. La planification consolidée des activités du PAPC Le plan de passation des marchés actualisé 2. PRODUCTION DES RAPPORTS ET DES AUTRES DOCUMENTS fréquences contenu Date de remise Respons. Destinatair es Documents / rapports annuels Une fois par UC - PAPC an Une fois par an Une fois par an Présente le point exhaustif des activités devant être mises en œuvre durant l année ou la période de référence par les différents centres d exécutions Présente le point exhaustif des activités devant être mises en œuvre pour l ensemble du Projet Présente le point exhaustif des marchés passés ou à passer, les méthodes de passation de marchés, l échéancier de mise en œuvre. 90 jours avant le début de l année soit plus tard le 1 er octobre de chaque année 60 jours avant le début de l année soit au plus tard le 1 er novembre de chaque année 30 jours avant le début de chaque année soit au plus tard le 1 er décembre de chaque année Cellules, les régions, les acteurs en charge de la mise en œuvre. Coordination du PAPC (S&E) AGF Primature et Comité de Pilotage AGF Banque Mondiale (BM) Primature UC PAPC BM 48

49 Type de rapport Le budget du PAPC Plan détaillé de décaissement approuvé par l UC-PAPC Le Rapport annuel d activités par centre d exécution fréquences contenu Date de remise Respons. Destinatair es Une fois par AGF an 1 ère année Chaque trimestre et avant le début du trimestre 2 ème année Chaque semestre Après la deuxième année Une fois par an Une fois par an Présente le projet de Budget annuel par composante, par source de financement du PAPC (budget consolidé) Présente le point exhaustif des activités devant être mises en œuvre pour l ensemble du Projet Fait un point détaillé d exécution de la planification et un suivi des éventuels indicateurs retenus pour les activités à mener durant l année 30 jours avant le début de chaque année soit au plus tard le 1 er décembre de chaque année 1 ère année 15 jours avant le début du trimestre soit 15 décembre pour le 1 er trimestre ; le 15 mars pour le 2 ème trimestre ; le 15 juin pour le 3 ème trimestre ; 15 août pour le 4 ème trimestre. 2 ème année 30 jours avant le début du semestre soit 30 novembre pour le 1 er semestre ; 30 mai pour le 2 ème semestre. Après la deuxième année 60 jours avant le début de l année soit au plus tard le 1 er novembre de chaque année 30 jours au plus tard après la fin de l année soit au plus tard le 1 er février de chaque année Agent Comptable et AGF Cellules, les régions, les acteurs en charge de la mise en œuvre. Primature UC PAPC BM Primature UC PAPC BM CP 49

50 Type de rapport Le Rapport annuel d activités du PAPC Le Rapport Financier Le Rapport Intérimaire Financier (RIF) du PAPC ou RSF et le rapport d activité trimestriel consolidé. Rapport mensuel d activité du PAPC fréquences contenu Date de remise Respons. Destinatair es 1 ère année Coordination Primature Chaque du PAPC Banque semestre (S&E) Mondiale Après la 1 ère (BM) année Une fois par an 1 ère année Chaque semestre Après la 1 ère année Une fois par an Tous les trois mois Tous les mois Fait un point détaillé d exécution consolidé de la planification et un suivi des éventuels indicateurs retenus pour les activités mener durant l année ou la période de référence Le rapport financier consolidé comportant les états financiers, les analyses des comptes, les informations détaillées par source de financement. 1 ère année 30 jours au plus tard après la fin du semestre soit au plus tard le 1 er Août pour le premier semestre et 1 er février pour le deuxième. Après la 1 ère année 45 jours au plus tard après la fin de l année soit au plus tard le 15 février de chaque année 1 ère année 45 jours au plus tard après la fin du semestre soit au plus tard le 15 Août pour le premier semestre et 15 février pour le deuxième semestre. Après la 1 ère année 90 jours au plus tard après la fin de l année soit au plus tard le 1 er avril de chaque année Documents / rapports trimestriels Fait le point Au plus tard consolidé quarante cinq d exécution (45) jours suivant des activités, la fin du trimestre de la soit au plus tard passation des les 15 février, 15 marchés et de mai, 15 août, 15 la gestion novembre de financière. chaque année. Documents mensuels Fait un point d exécution des activités. Au plus tard le 10 du mois suivant. AGF RIF ou RSF AGF Rapport d activité UC PAPC (S&E) Coordination du PAPC (S&E) Auditeur Indépendant UC PAPC Primature Banque Mondiale (BM) Primature Banque Mondiale (BM) 50

51 TROISIEME PARTIE : GESTION BUDGETAIRE 51

52 TROISIEME PARTIE : GESTION BUDGETAIRE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PREPARATION DU BUDGET Folio : 1/5 1. GENERALITES SUR LA PREPARATION DU BUDGET Objet de la procédure Le budget est un instrument d harmonisation des stratégies et de planification, il sert également d outil de gestion. A ce titre, il est élaboré dans le but de traduire le programme d activités du PAPC en informations financières. Le budget est aussi, à travers les procédures de suivi budgétaire contenues dans cette partie du Manuel, un instrument de contrôle en vue de surveiller le degré de réalisation des objectifs assignés au PAPC à tous les niveaux. Dans cette optique, le système budgétaire (module de suivi budgétaire du logiciel) est articulé à la comptabilité générale afin de permettre en temps réel, au terme des périodes fixées par le calendrier, les contrôles de résultats, l analyse et l explication des écarts identifiés entre les prévisions et les réalisations et de proposer des actions correctives en cas de dérive ou de procéder aux modifications indispensables en cas d apparition de phénomènes non pris en compte lors de la budgétisation ou de changements dans l environnement du PAPC. Le budget doit également servir à mesurer les performances de chaque composante du PAPC et aider au pilotage, à la gestion de la qualité et à l amélioration du management de l ensemble de l organisation. Application de la procédure La procédure budgétaire s applique à toutes les ressources du PAPC. La procédure de préparation du budget est mise en œuvre dès le mois de septembre de chaque année au niveau central. Mais une procédure d actualisation du budget pourra être mise en œuvre à mi-parcours de l exécution du budget. La démarche prévue pour l élaboration du budget est une démarche participative pilotée par le Coordonnateur du Projet avec l appui technique de l AGF. La première année de mise en œuvre du PAPC, le budget serait élaboré sur base trimestrielle. A partir de la deuxième année le budget, serait préparé sur une base annuelle. La responsabilité de l approbation du budget incombe successivement au Comité de Pilotage et à la Banque Mondiale. Les ressources du PAPC sont décaissées uniquement dans le cadre d un budget adopté par les structures compétentes. Tous les dépassements budgétaires de plus de 10% feront obligatoirement l objet d une approbation des structures compétentes. Les étapes de la procédure La procédure comprend 11 étapes allant de l élaboration du cadre budgétaire à la diffusion du budget adopté. 52

53 TROISIEME PARTIE : GESTION BUDGETAIRE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 1 : PREPARATION DU BUDGET 2. ELABORATION DU BUDGET Tâches à exécuter Folio : 2/5 Coordonnateur du Projet Les Destinataires de la circulaire AGF - SGF Responsable des composantes ETAPE 1 : ELABORATION DU CADRAGE BUDGETAIRE ET DIFFUSION Dans une circulaire adressée aux Chefs des Cellules, aux Chefs de bureau, à l AGF, à l Agent Comptable et aux structures d appui, le Coordonnateur du Projet, après une présentation chiffrée du niveau d exécution provisoire du budget de l année en cours, définit la stratégie et les objectifs (confère documents d évaluation du projet) à atteindre pour l année à venir; il donne le cadrage budgétaire pour la préparation du nouveau budget. ETAPE 2 : DIFFUSION DU CADRAGE BUDGETAIRE Analysent du cadrage budgétaire lors de la réunion suivante des cellules ou des réunions internes des structures. Assurent une large diffusion du cadre budgétaire. ETAPE 3 : REUNION PREPARATOIRE INTERNE Organise avec les chefs de cellules, les responsables des structures d appui à tous les niveau les réunions préparatoires d élaboration du budget : (i) définition des axes prioritaires en tenant compte des recommandations des auditeurs externes et internes, des résultats acquis sur le terrain et des recommandations du Cabinet du Premier Ministre ou des Bailleurs de fonds ; (ii) analyse du taux de réalisation du budget en cours, de déterminer les écarts entre objectifs et réalisations pour décider des mesures correctives à mettre en jeu et qui peuvent avoir une incidence sur le budget à préparer ; (iii) analyse des activités probables à exécuter avant la fin de l année ; (iv) proposition de canevas de présentation des besoins. ETAPE 4 : PREPARATION ET TRANSMISSION DES BESOINS DES COMPOSANTES ET DIRECTIONS TECHNIQUES Sur la base du canevas, chaque responsable, définit ses besoins en fonction des objectifs poursuivis (confère cadrage), les activités en cours et les activités en attente de financement. La liste consolidée des besoins par composante est transmise à l AGF par le Coordonnateur du projet pour préparation du budget brut. 53

54 TROISIEME PARTIE : GESTION BUDGETAIRE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 1 : PREPARATION DU BUDGET 2. ELABORATION DU BUDGET Tâches à exécuter Folio : 3/5 AGF - SGF Coordonnateur du Projet ETAPE 5 : RECUEILLE DES BESOINS, CONTROLE DE COHERENCE, CONSOLIDATION ET ELABORATION DU BUDGET BRUT Effectue les diligences ci-après : (i) Vérifie la cohérence des données recueillies ; (ii) vérifie leur adéquation avec les objectifs du PAPC (confère PAD) ; (iii) vérifie leur concordance avec le cadrage budgétaire ; (iv) Procède à un contrôle de vraisemblance ; (v) Vérifie le coût des besoins exprimés ; (vi) Vérifie si les besoins sont éligibles au financement du don ; (vii) Elabore le budget brut. Transmet le budget brut au Coordonnateur. Le budget brut devra être présenté par composante et sous composante et suivant les catégories (accord de don) et type de dépenses. Le budget brut est assorti d un planning de trésorerie qui se fonde sur la date d exécution des activités prévue dans le PTA. ETAPE 6 : SEANCE D ARBITRAGE DU BUDGET BRUT Organise lors d une réunion d équipe élargie à l AGF, à l Agent Comptable et aux structures d exécution, la séance d analyse du budget brut. Cette séance est sanctionnée par un rapport qui donne les orientations pour l amélioration du budget. Le rapport est préparé par l AGF qui assure pour le compte du Coordonnateur le secrétariat de la séance. AGF - SGF Coordonnateur du Projet ETAPE 7 : FINALISATION DE L AVANT PROJET DU BUDGET Finalise l avant projet de budget conformément aux conclusions de la séance d arbitrage budgétaire. Transmet le budget finalisé au Coordonnateur. ETAPE 8 : VERIFICATION ET TRANSMISSION AU COMITE DE PILOTAGE Examine le projet de budget et s assure de la prise en compte de toutes les observations et transmet le projet de budget et le PTA au Comité de Pilotage pour examen et adoption. 54

55 TROISIEME PARTIE : GESTION BUDGETAIRE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 1 : PREPARATION DU BUDGET 2. ELABORATION DU BUDGET Tâches à exécuter Folio : 4/5 Comité de Pilotage ETAPE 9 : ADOPTION PROVISOIRE DU PROJET DE BUDGET Examine le projet de budget et l adopte en session ordinaire ou extra ordinaire. Coordonnateur du Projet Coordonnateur du Projet ETAPE 10 : TRANSMISSION DU BUDGET APPROUVE A LA BANQUE Après adoption du budget par le Comité de Pilotage, le Coordonateur transmet le budget approuvé à la Banque Mondiale pour avis de non objection. ETAPE 11 : DIFFUSION DU BUDGET ADOPTE. Après l avis favorable de la Banque Mondiale, le Coordonnateur assure une large diffusion du budget adopté. NB : en cas de rejet du projet de budget à l une des étapes d adoption, le processus reprend à partir de l étape 7. 55

56 TROISIEME PARTIE : GESTION BUDGETAIRE MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PREPARATION DU BUDGET Déc Folio : 5/5 3. CALENDRIER D ELABORATION DU BUDGET PERIODE ACTIVITES RESPONSABLES 1 er septembre Elaboration de la note de cadrage du budgétaire. CP 10 sept 20 sept. Diffusion du cadrage budgétaire lors des réunions préparatoires internes CP 20 sept- 30 Sept. Réunions de préparation interne 01 oct. 15 Oct. Préparation et transmission des besoins par composante du PAPC AGF - SGF Chef de Cellule et CP 15 oct. 30 oct. Elaboration du budget BRUT. AGF - SGF 1 nov nov. Réunion interne de validation du budget. CP 10 nov. 15 nov. Finalisation du Budget consolidé AGF - SGF 15 novembre Transmission du projet de budget au Comité de Pilotage pour examen et approbation. CP 30 novembre Transmission du projet de budget à la Banque pour approbation CP 15 Décembre Diffusion du budget consolidé CP 56

57 TROISIEME PARTIE : GESTION BUDGETAIRE Déc PAPC CHAPITRE 2 : SUIVI BUDGETAIRE Folio : 1/1 Le contrôle budgétaire consiste à détecter les écarts entre les prévisions et les réalisations effectives. Les qualités requises pour un bon contrôle budgétaire sont : l efficacité : la recherche des exceptions doit aboutir soit à la constatation d'erreurs dans les prévisions, soit à une anomalie dans l'exécution dont il faut déceler les causes ; la rapidité : un écart constaté risque de s'aggraver si des mesures correctives ne sont pas prises à temps ; la fréquence : les vérifications opérées par le biais du contrôle budgétaire doivent être plus nombreuses et plus rapprochées que celles émanant de la comptabilité. Suivi quotidien Dans la phase d'exécution du budget, l AGF effectue un contrôle des budgets disponibles avant l engagement de toutes dépenses. A cet effet, il établit une fiche d'engagement par catégorie de dépenses définie par l'accord de Don. Suivi mensuel L AGF élabore les tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de suivre de façon fiable l'exécution des budgets par catégorie de dépenses de l Accord de Don, par composante et par sous composante. Chaque mois, l AGF présente au Coordonnateur du Projet, l'état d'exécution du budget pour le mois écoulé ainsi que les dépenses cumulées depuis début de l'année. Le Tableau de bord doit être disponible au plus tard le 10 du mois suivant et les mesures correctives sont prises à la réunion d équipe élargie à l AGF et à l Agent Comptable par rapport aux écarts importants identifiés. Suivi trimestriel L AGF élabore les tableaux de bord budgétaires trimestriels qui sont intégrés au RSF permettant de suivre de façon fiable l'exécution des budgets par catégorie de dépenses de l Accord de Don, par Composante et sous composante. Le Tableau de bord doit être disponible au plus tard les 45 jours suivant la fin du trimestre concerné et les mesures correctives sont prises à la réunion d équipe élargie à l AGF et à l Agent comptable par rapport aux écarts importants identifiés. La fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue à jour de la comptabilité afin de procéder aux contrôles contradictoires. Le suivi budgétaire sera fait au moyen du logiciel. 57

58 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE 58

59 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT Folio : 1/14 Pour faciliter la mise en œuvre du PAPC, il est ouvert à la Banque Centrale des Etats de l Afrique de l Ouest (BCEAO) un compte désigné au nom du PAPC et Compte de Projet à la Société Générale des Banques en COTE D IVOIRE (SGBCI). Le Compte désigné : conformément à la lettre de décaissement, le compte désigné est alimenté par une avance initiale d un montant de cinq milliards ( ) de francs CFA. Ce compte servira exclusivement à l approvisionnement du compté du projet. Aucune opération de règlement de dépense ne se fera à partir du compte désigné. Le Compte du projet est destiné au financement des dépenses éligibles entrant dans le cadre du PAPC. Le compte du Projet placé sous l unique responsabilité de l Agent Comptable est alimenté par le compte désigné en fonction des besoins de trésorerie du PAPC. De façon générale, le compte du projet serait approvisionné sur la base des plannings de trésoreries. Les alimentations régulières du compte désigné seront dans un premier temps assuré par le remboursement des demandes de Retrait de Fonds (DRF) par la Banque Mondiale. Dans une deuxième phase et avant la fin de la deuxième année, les alimentations seront assurées au moyen du Rapport Intérimaire Financier (RIF). Les règles ci-après concernent les encaissements sur le compte désigné et sur le compte du projet. 59

60 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT Folio : 2/14 1. L APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DESIGNE L objet de la procédure La procédure a pour objet d enregistrer dans les Comptes du PAPC au niveau central, l approvisionnement des Comptes désignés suite aux paiements faits par l IDA en remboursement des dépenses effectuées. Les procédures de préparation des documents appropriés (DRF ou Rapport Financier Intérimaire) sont développées dans les autres procédures d encaissement. L application de la procédure La procédure s applique aussi bien pour l approvisionnement initial que pour les DRF et DPD sollicitées auprès de l IDA. Les étapes de la procédure La procédure comprend 5 étapes : la réception de l avis de crédit bancaire, la vérification de l avis, l enregistrement de l avis dans le journal des pièces, la saisie informatique de l avis, le classement, l information de l UC PAPC. 60

61 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT Folio : 3/14 1. L APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DESIGNE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Agent Comptable ETAPE 1 : RECEPTION DE L'AVIS DE CREDIT BANCAIRE Dès réception de l'avis de crédit, l Agent Comptable : (i) procède à son enregistrement dans le registre approprié ; (ii) fait les vérifications d usages ; (iii) transmet, via le Coordonnateur du Projet, la copie originale de l avis de crédit à l AGF pour traitement. La transmission de l avis après visa de l Agent Comptable doit se faire avant la fin de la journée. La transmission est faite par le Coordonnateur du Projet. AGF CC ETAPE 2 : VERIFICATION DE L'AVIS A la réception de l avis de crédit, le Comptable Central : a) S'il s'agit de l'approvisionnement initial, vérifie que le montant de l'avis correspond bien au montant de l'approvisionnement initial (Voir Accord de Don). b) inscrit le numéro de l'accord de Don sur l'avis (N conforme au code généré par le logiciel de gestion financière). c) S'il s'agit d'un réapprovisionnement ; vérifie le montant de l'avis et s assure de sa concordance avec le montant demandé, inscrit le numéro de l'accord de Don sur l'avis. En cas de divergence, il recherche les informations complémentaires au bureau de la Banque ou au moyen de système d information de la Banque Mondiale dénommé «Clientconnection». AGF CC ETAPE 3 : IMPUTATION DE L'AVIS DANS LE JOURNAL DES PIECES Cas de l'approvisionnement initial Remplit la fiche modèle d'imputation comptable Débit Banque, désigné Crédit Compte IDA, dépôt initial ; Range les pièces dans le classeur des pièces à saisir ; saisit la pièce ; Contrôle la saisie. 61

62 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT Folio : 4/14 1. L APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DESIGNE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter AGF CC ETAPE 3 : IMPUTATION DE L'AVIS DANS LE JOURNAL DES PIECES (SUITE) Cas des réapprovisionnements Recherche dans le dossier «DRF en instance» la DRF correspondant à l avis reçu ; vérifie que la DRF est relative à l avis reçu (numéro) ; joint l avis à la DRF ; remplit la fiche modèle d imputation comptable. (1) extourne l écriture de subvention à recevoir Débit Subvention d exploitation à recevoir Ou Débit Subvention d équipement à recevoir Crédit Compte IDA, Subvention d exploitation à recevoir Ou Crédit Compte IDA, Subvention d équipement à recevoir (2) comptabilise la subvention reçue Débit Banque, désigné Crédit IDA, Subvention reçue La fiche de saisie de l'avis devra porter : (i) le N de l'avis, (ii) le N de la DRF, (iii) le montant. Contrôle la saisie ; range les pièces dans le classeur des pièces à saisir ; saisit les pièces. 62

63 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT Folio : 5/14 1. L APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DESIGNE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter AGF CC ETAPE 4 : SAISIE INFORMATIQUE DE L'AVIS Cas de l'approvisionnement initial Saisit l'avis dans le journal de l'accord de Crédit IDA, suivant la fiche modèle d'imputation comptable ; appose le cachet "Saisi" sur l'avis ; procède au classement des pièces dans le dossier des pièces saisies. Cas de réapprovisionnement saisit l'avis dans le journal de la comptabilité IDA ou autres bailleurs de fonds, suivant la fiche modèle d'imputation comptable ; appose le cachet "Saisi" sur l'avis ; procède au classement des pièces dans le dossier des pièces saisies ; lance la procédure de "Mise à jour" du menu DRF dans le module de suivi des conventions de financement (cf. Guide d'utilisation du logiciel du logiciel de gestion financière et comptable). AGF CC ETAPE 5 : CLASSEMENT Classe les pièces dans le dossier "DRF notifiées" et dans le dossier Banque de l'ida ou autres bailleurs de fonds. AGF SGF et Agent Comptable ETAPE 6 : INFORMATION DE L UC-PAPC A la fin de chaque mois, le chef de Mission de l AGF et l Agent Comptable, font le point de l ensemble des DRF établies et non envoyées, envoyées et non encore encaissées, envoyées et encaissées en vue de mettre à jour la situation des DRF. Le point serait préparé par l AGF sur la base des relevés bancaires du compte désigné et du compte de projet mis à la disposition de l AGF par l Agent Comptable cinq (5) jours au plus tard après la fin du mois concerné. 63

64 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT Folio : 6/14 2. L'APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DU PROJET Il est ouvert dans une Banque Commerciale, un Compte bancaire COMPTE DE PROJET PAPC. Pour assurer un bon niveau de liquidité et mettre le compte du projet à l abri de tout risque de rupture de trésorerie, le compte du projet sera réapprovisionné à partie du Compte désigné au plus tard 5 jours avant le début de chaque mois sur la base de deux mois de besoin de trésorerie. L appel de fonds doit tenir compte du solde disponible sur le compte du projet à la date de la demande. Le Compte du Projet sous signature unique de l Agent Comptable, sera chargé d encaisser les approvisionnements reçus du Compte désigné pour le financement de toutes les dépenses éligibles relatives aux activités du PAPC pour un montant ne dépassant pas de dollars. Au-delà, le règlement se fait par paiement direct. Objet de la procédure La procédure a pour objet d approvisionner de façon régulière le Compte du Projet à partir du compte désigné ouvert à la BCEAO. Application de la procédure La procédure est mise en œuvre et achevée au plus tard au plus tard 5 jours avant le début de chaque mois sur la base de deux mois de besoin de trésorerie. Les prévisions de trésorerie des deux (02) mois concerneront exclusivement les dépenses éligibles au financement du PAPC. Aucun approvisionnement ne peut se faire sans l établissement d une prévision de trésorerie. De façon exceptionnelle et suivant l évolution des décaissements, l Agent Comptable peut engager une procédure exceptionnelle de réapprovisionnement. La procédure exceptionnelle de réapprovisionnement suivra les mêmes étapes que la procédure ordinaire de réapprovisionnement. Les étapes de la procédure La procédure comprend 9 étapes : Préparation de la replanification des prévisions de trésorerie ; Réplanification des prévisions de trésorerie ; Validation de la réplanification des prévisions de trésorerie ; Constitution du dossier de demande d approvisionnement ; Transmission de la demande ; Réception de l avis de crédit bancaire ; Vérification de l avis ; Enregistrement de l avis dans le journal des pièces ; Saisie informatique de l avis et classement. 64

65 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc CHAPITRE 1 : PROCEDURES MPAFC / PAPC Folio : 7/14 D ENCAISSEMENT 2. L'APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DU PROJET Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Agent Comptable ETAPE 1 : PREPARATION DE LA REPLANIFICATION DES PREVISIONS DE TRESORERIE Dix (10) jours avant le début de chaque mois, l Agent comptable organise une séance de travail avec le responsable Suivi évaluation du PAPC afin de connaitre les activités des deux (02) mois à venir qui vont faire l objet de replanification. Sur la base des informations reçues et des informations disponibles (dépenses en instance et autres information pouvant modifier la situation prévisionnelle annuelle de trésorerie), l Agent Comptable communique les informations nécessaires à l AGF pour une actualisation de la planification de trésorerie dans le logiciel. Cette étape ne doit pas donner lieu à une nouvelle budgétisation. AGF - SGF CP Agent Comptable ETAPE 2 : REPLANIFICATION DES PREVISIONS DE TRESORERIE Sur la base des informations reçues de l Agent Comptable par l Intermédiaire du Coordonnateur, l AGF fait dans le logiciel de gestion financière et comptable la replanification budgétaire. Edite la situation prévisionnelle par période (mois) qu elle met à la disposition de l Agent Comptable. ETAPE 3 : VALIDATION DE LA REPLANIFICATION BUDGETAIRE Avec l appui du Responsable du Suivi évaluation, le CP valide la replanification du budgétaire. Qu il transmet à l Agent Comptable. ETAPE 4 : CONSTITUTION DU DOSSIER DE DEMANDE D APPROVISIONNEMENT Constitue du dossier de demande d approvisionnement. Le dossier comprend : La lettre de demande d approvisionnement adressée au gestionnaire du compte désigné. La lettre doit préciser le montant qui est déterminé sur la base de la prévision des deux mois à venir sous déduction du solde disponible sur le compte du projet ; la replanification budgétaire validée par le Coordonnateur ; le relevé bancaire du Compte à la date de la demande. 65

66 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc CHAPITRE 1 : PROCEDURES MPAFC / PAPC Folio : 8/14 D ENCAISSEMENT 2. L'APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DU PROJET Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Agent Comptable ETAPE 5 : TRANSMISSION DE LA DEMANDE Transmet la demande de réapprovisionnement à l Agent Comptable de la Dette publique pour paiement. Agent Comptable ETAPE 6 : RECEPTION DE L'AVIS DE CREDIT BANCAIRE Dès réception de l'avis de crédit, du compte du projet l Agent Comptable : (i) procède à son enregistrement dans le registre approprié ; (ii) fait les vérifications d usages ; (iii) transmet, via le Coordonnateur du Projet, la copie originale de l avis de crédit à l AGF et du dossier de demande de réapprovisionnement. La transmission de l avis après visa de l Agent Comptable doit se faire avant la fin de la journée. AGF CC ETAPE 7 : VERIFICATION DE L'AVIS A la réception de l avis de crédit, par voie hiérarchique, le Comptable Central vérifie le montant de l'avis et s assure de sa concordance avec le dossier de demande de réapprovisionnent. En cas de divergence, il recherche les informations complémentaires auprès de l Agent Comptable. AGF CC ETAPE 8 : IMPUTATION DE L'AVIS Remplit la fiche modèle d imputation comptable. (1) Transfert des ressources du compte désigné Débit Compte de virement interne. Crédit Banque, Compte désigné (2) Réception des fonds sur le compte du projet Débit Banque, Compte du Projet Crédit Compte de virement interne. Contrôle la saisie ; range les pièces dans le classeur des pièces à saisir ; saisit les pièces. 66

67 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc CHAPITRE 1 : PROCEDURES MPAFC / PAPC Folio : 9/14 D ENCAISSEMENT 2. L'APPROVISIONNEMENT DU COMPTE DU PROJET Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter AGF CC ETAPE 9 : SAISIE INFORMATIQUE DE L'AVIS Saisit l'avis dans le journal de la comptabilité IDA ou autres bailleurs de fonds, suivant la fiche modèle d'imputation comptable ; appose le cachet "Saisi" sur l'avis ; procède au classement des pièces dans le dossier des pièces saisies. AGF CC ETAPE 10 : CLASSEMENT Classe les pièces dans le dossier "Approvisionnement du compte du projet" et dans les dossiers Banques (compte désigné et compte du projet) de l'ida ou autres bailleurs de fonds. 67

68 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT Folio : 10/14 3. APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE L'objet de la procédure Cette procédure permet de gérer avec rigueur les caisses relatives à la réalisation des dépenses de fonctionnement du PAPC. Descriptif de la procédure Une caisse sera créée au niveau central et régional pour les menues dépenses de fonctionnement de l UC - PAPC. Les principes et règles applicables aux caisses de menues dépenses sont : Le montant plafond de la caisse est fixé à FCFA. Le montant initial de la caisse est payé sur la base des produits internes dégagés par le PAPC dans le cadre de la vente des dossiers d appel d offres. Aucune avance en caisse ne pourra être payée sur les ressources de l IDA ; Les dépenses effectuées par la caisse ne doivent concerner que les dépenses de fonctionnement à l'exclusion de toutes autres catégories de dépenses ; Ne sont effectuées sur la caisse que les petites dépenses dont le montant ne doit pas excéder FCFA par facture ; Le renouvellement de la caisse est effectué à la fin de chaque mois ou dès que les fonds en caisse atteignent un montant plancher inférieur ou égal à FCFA. Le renouvellement de la caisse est payé sur la base des pièces justificatives et à partir du compte du projet ; La caisse est gérée selon le système de caisse à fonds fixes, c est-à-dire qu on approvisionne toujours la caisse du montant qui permet de la porter au plafond ; Toutes les caisses doivent disposer d une caissette de sécurité pour amoindrir les risques de vols ou de pertes ; La caisse doit disposer de carnets à souches pour les entrées et sorties de caisse (bons de caisse, demandes de réapprovisionnement) ; Les sorties et entrées d argent doivent se faire conformément aux procédures ; L utilisation des bons «provisoires» sans justificatif ultérieur autre que la signature du réceptionnaire est interdite. Les bons de caisse doivent être justifiés par des factures dans un délai de 3 jours à compter de leur date d émission ; ce délai est impératif. Les brouillards de caisse doivent être tenus au niveau central et décentralisé. 68

69 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT 3. APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE Folio : 11/14 Les étapes de la procédure La procédure comprend 7 étapes : Arrêté de caisse ; Contrôle de la caisse ; contrôle et signature du chèque ; Encaissement et enregistrement du chèque ; Préparation de la saisie du réapprovisionnement ; Saisie informatique ; Contrôle et classement des pièces. 69

70 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT 3. APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE Tâches à exécuter Folio : 12/14 Secrétaire Caissier (e) ETAPE 1 : ARRETE DE LA CAISSE Lorsqu il est nécessaire de procéder à un réapprovisionnement de la caisse, la Secrétaire Caissière : arrête sa caisse sur son brouillard et la fait viser par le Comptable Central ; arrête son journal de caisse en inscrivant : (i) la date d arrêté, (ii) le libellé «arrêté de caisse», (iii) le solde des espèces en caisse dans la colonne «recettes» ; à partir du brouillard de caisse, établit la fiche de contrôle de caisse et la fiche d arrêté de caisse. Pour ce faire, inscrit sur la fiche d arrêté de caisse : o la date d arrêté ; o le solde initial de la caisse ; o le montant de l approvisionnement effectué au cours de la période par source de financement ; o le montant des autres recettes reçues dans la période ; o le total des recettes ; o le montant des décaissements justifiés (par des factures contenues dans le dossier Réapprovisionnement caisse dûment approuvées par le responsable habilité) effectués sur la caisse au cours de la période ; o le solde théorique. compte les espèces en caisse et fait le billetage qu elle inscrit dans la zone de la fiche d arrêté ; calcule la différence entre le solde théorique et le montant des espèces en caisse et l inscrit sur la fiche. La différence entre solde théorique et solde en caisse doit être nulle pour que la caisse soit exacte. 70

71 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT 3. APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE Tâches à exécuter Folio : 13/14 AGF - CC Ou AGF - CR Coordonnateur du Projet ETAPE 2 : CONTROLE DE LA CAISSE Procède au contrôle de la caisse sur la base : de la fiche d arrêté préparée par la Secrétaire-Caissière ; du journal de caisse ; de la régularité des pièces de caisse contenues dans le dossier Réapprovisionnement caisse ; des espèces en caisse. Dresse le PV de contrôle de caisse. Prépare l ordre de paiement et le bordereau des ordres de paiements. Transmet le dossier complet au Coordonnateur pour ordonnancement. ETAPE 3 : CONTROLE DE COHERENCE ET ORDONNANCEMENT Contrôle de l exhaustivité des documents constituant le dossier de réapprovisionnement. Signe les ordres de paiement et le bordereau des ordres de paiement. Fait parvenir l ensemble à l Agent Comptable pour paiement. Agent Comptable. ETAPE 4 : CONTRÖLE ET PREPARATION DU MODE DE PAIEMENT S assure que le dossier de réapprovisionnement de caisse a été contrôlé par l AGF et que le dossier est complet. Il prépare et signe le chèque de remboursement des dépenses de caisse au nom de la Secrétaire Caissière. Procède au paiement de la secrétaire caissière. Met à jour ses registres et transmet une copie originale du dossier complet à l AGF pour comptabilisation. 71

72 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT 3. APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE Tâches à exécuter Folio : 14/14 Secrétaire Caissier (e) AGF - CC ETAPE 5 : ENCAISSEMENT ET ENREGISTREMENT DU CHEQUE A l encaissement du chèque, la secrétaire caissière, prépare un reçu de caisse à souche (ou en deux exemplaires) qu'elle signe. Conserve la souche (ou un exemplaire) du reçu de caisse et remet l original à l agent comptable. Enregistre le versement en "recette" dans le brouillard de caisse ; met la souche (ou le reçu) dans la caisse. ETAPE 6 : PREPARATION DE LA SAISIE DU REAPPROVISIONNEMENT A la réception du dossier complet de réapprovisionnement contenant la copie signée du chèque de paiement, l AGF : Vérifie l exhaustivité du dossier ; remplit la fiche modèle d'imputation comptable. AGF - CC ETAPE 7 : SAISIE INFORMATIQUE procède à la saisie informatique des pièces, suivant la fiche modèle d'imputation comptable ; appose le cachet "Saisi" sur la copie du chèque ; saisit les pièces de caisse (justificatifs des dépenses effectuées sur la caisse) dans le journal de caisse ; appose le cachet "Saisi" sur chacune des pièces saisies ; classe les pièces de caisse et la copie du chèque dans le dossier des pièces saisies. AGF - CC ETAPE 8 : CONTROLE ET CLASSEMENT DES PIECES vérifie que toutes les pièces ont été correctement imputées et saisies ; classe le (s) feuillet(s) du brouillard de caisse ainsi que les pièces justificatives dans le dossier «Caisse DRF à établir»; classe dans le dossier banque de l Etat et banque de l IDA, la copie du chèque agrafée au reçu de caisse. 72

73 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS Folio : 1/10 1. DECAISSEMENTS PAR BANQUE Objet de la procédure La procédure a pour objet de régler par chèques ou virements bancaires : Les factures relatives aux dépenses d investissement exigées par l exécution du PAPC au niveau central et régional ; Les factures relatives aux dépenses de fonctionnement (fournitures livrées ou prestations des fournisseurs) effectuées dans le cadre de l exécution du PAPC ; Les requêtes de paiements des demandes de réapprovisionnement présentées par la caisse et les Bureaux Régionaux. De plus la procédure vise à faire le règlement de toutes dépenses dans un délai maximum de 10 jours à compter de la réception de la facture. Le délai de paiement se décompose comme suit : Traitement et de transmission des factures à l AGF par l UC PAPC (2 jours) ; Revue à priori par l AGF et préparation des documents de paiements (3 jours) ; Ordonnancement et de transmission à l Agent Comptable (2 jours) ; Paiement par l Agent comptable (3 jours). Le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne fera périodique le suivi des délais à tous les niveaux. Application de la procédure Elle s applique dès réception des factures et appels de fonds dans la limite des prévisions budgétaires. Cette procédure est mise en œuvre pour toutes les dépenses à payer sur le compte du projet. Les étapes de la procédure La procédure comprend les étapes suivantes : la réception de la facture ou de l appel de fonds l affectation de la facture à l AGF pour traitement le contrôle et la préparation des documents d ordonnancements l ordonnancement le contrôle et préparation des modes de paiements le paiement des bénéficiaires la préparation de la saisie la saisie informatique le contrôle de la saisie/mise à jour du fichier des immobilisations le classement des pièces. 73

74 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS 1. DECAISSEMENTS PAR BANQUE Tâches à exécuter Folio : 2/10 Secrétariat de la Coordination Coordonnateur du PAPC ETAPE 1 : RECEPTION DE LA FACTURE OU APPEL DE FONDS A la réception de la facture, le secrétariat du PAPC s assure que la facture est bien adressée au PAPC, lui attribue un numéro de courrier «arrivée» et l enregistre dans le registre des courriers arrivées. Transmet la facture avant la fin de la journée au Coordonnateur. NB : Toutes les factures seront présentées en 2 exemplaires. ETAPE 2 : AFFECTATION DE LA FACTURE A l AGF POUR TRAITEMENT Examine la facture et la transmet à l AGF pour vérification et mise en œuvre de la procédure de paiement. La transmission entre la Coordination et l AGF doit se faire par courrier pour faciliter l examen des délais de traitements au niveau de la coordination. AGF - SGF ETAPE 3 : CONTROLE ET PREPARATION DES DOCUMENTS D ORDONNANCEMENTS A la réception de la facture, l AGF fait tous les contrôles visant à s assurer de l éligibilité de la dépense et du respect de toutes les clauses contractuelles préalables au remboursement. En cas de résultats non concluant, l AGF retourne la facture ou l appel de fonds à la coordination avec un projet de lettre de rejet à l attention du fournisseur / prestataire et sous la signature du Coordonnateur pour notifier les motifs du rejet. En cas de résultat concluant, l AGF prépare l ordre de paiement et le bordereau des ordres de paiement. Porte la mention originale A ou B sur les factures et documents d ordonnancement. Transmet les documents d ordonnancement et la facture au Coordonnateur du PAPC. 74

75 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS 1. DECAISSEMENTS PAR BANQUE Tâches à exécuter Folio : 3/10 Coordonnateur du PAPC ETAPE 4 : REJET OU ORDONNANCEMENT En cas d examen non concluant par l AGF, le Coordonnateur signe le courrier de rejet et le fait transmettre avec les factures ou appel de fonds au prestataire / fournisseur. En cas d examen concluant par l AGF, le Coordonnateur signe l ordre de paiement (A et B) et le Bordereau des ordres de paiement (A et B). Fait transmettre l ensemble y compris les factures à l Agent Comptable pour paiement. Agent Comptable ETAPE 5 : PREPARATION DES MODES DE PAIEMENT ET SIGNATURE DES MODES DE PAIEMENT Contrôle les documents constituant le dossier de paiement en deux exemplaires (A et B) ordonnancés par le Coordonnateur du PAPC ; s assure de leur cohérence et de leur exhaustivité. Prépare les chèques / ordres de virement. Agent Comptable ETAPE 6 : PAIEMENT DES BENEFICIAIRES Procède au paiement des Fournisseurs, Intermédiaires ou Bénéficiaires : En cas de paiement par chèque : le bénéficiaire ou son représentant doit signer le registre de paiement et inscrire son nom et les références de sa pièce d identité qu il doit présenter préalablement, il doit également signer un reçu de chèque. En cas de paiement par virement : l ordre de virement est transmis avec un exemplaire photocopié à la banque pour exécution, la banque remet à l Agent Comptable la photocopie de l ordre de virement après l avoir revêtu de son cachet et de la signature d un employé de banque. Transmission à l AGF de la liasse B des pièces. 75

76 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS 1. DECAISSEMENTS PAR BANQUE Tâches à exécuter Folio : 4/10 AGF - CC ETAPE 7 : PREPARATION DE LA SAISIE A la réception de la liasse, l Agent de l AGF : remplit la fiche modèle d'imputation comptable par facture ou requête réglée. Cette fiche doit permettre de mentionner pour l imputation de chaque facture ou requête : o le code comptable ; o le code analytique ; o le code budgétaire ; o le code financier ; o le code géographique. agrafe chaque fiche d imputation à la liasse de pièces comptables. AGF - CC ETAPE 8 : SAISIE INFORMATIQUE Procède à la saisie informatique de la facture dans le journal comptable approprié : Débit - Classe 2, 4 ou 6 Crédit - Fournisseur, prestataire, bénéficiaires Procède à la saisie informatique de chaque règlement suivant la fiche modèle d imputation comptable. Les paiements doivent être saisis dans un seul journal pour faciliter les contrôles : Débit - Fournisseur, prestataire, bénéficiaires Crédit - Banque, Compte du Projet Après la saisie, il contrôle, vise et appose le cachet «saisi» sur la pièce et inscrit la date. Il classe les pièces dans le dossier des pièces saisies. 76

77 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS 1. DECAISSEMENTS PAR BANQUE Tâches à exécuter Folio : 5/10 AGF - CC ETAPE 9 : MISE A JOUR DU FICHIER DES IMMOBILISATIONS S assure que tous les paiements ont été saisis. Pour chaque paiement relatif à une immobilisation : recherche dans le classeur des immobilisations, la fiche individuelle d immobilisation correspondante, inscrit le matériel sur la fiche, met à jour la fiche récapitulative, range les fiches dans le classeur des immobilisations. AGF CC ETAPE 10 : CLASSEMENT DES PIECES Après la saisie de la pièce, contrôle la saisie ; classe les factures originales dans le dossier DRF à établir. Chaque facture originale doit être accompagnée : du bon de commande original, du bordereau de livraison original, du rapport de dépouillement de l appel d offre s il s agit d un achat par appel d offre, de la photocopie du l ordre de virement (si le paiement est effectué par ce moyen). 77

78 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS Folio : 6/10 2. DECAISSEMENT PAR CAISSE L objet de la procédure La procédure a pour objet de permettre l'exécution des petites dépenses de fonctionnement par la caisse. Application de la procédure Elle est applicable au niveau central et Régional. Ne doivent faire l'objet d'un paiement par la caisse que les dépenses de fonctionnement d'un montant inférieur à FCFA. Les décaissements concernant les dépenses relatives aux composantes du Projet doivent être payés par chèque ou virement dans le respect des procédures normales d engagement des dépenses. Ces dépenses ne doivent pas être payées par caisse. Toute dépense réglée par caisse doit être justifiée à posteriori par une facture ou un reçu de paiement délivré par le fournisseur et dûment autorisée. A défaut de la justification de l autorisation, le Secrétaire en charge de la caisse assurera la responsabilité du remboursement de la dépense non justifiée. Etapes de la procédure La procédure comprend huit (8) étapes : l émission de la demande d achat exprimée par le service concerné l approbation de la demande l émission du bon de caisse la signature du bon de caisse la sortie des espèces et règlement de la dépense la réception des justificatives l approbation de la dépense l enregistrement de la dépense et classement. 78

79 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS Folio : 7/10 2. DECAISSEMENT PAR CAISSE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Responsable technique et Responsable de Cellule ETAPE 1 : EMISSION DE LA DEMANDE D ACHAT Tout personnel qui dans l exécution des travaux relatifs à ses attributions désire quelques fournitures ou prestations de services qui sont imputables à la caisse : fait une demande signée ; mentionne sur la demande le montant si c est connu, transmet la demande au Coordonnateur pour approbation. Coordonnateur du Projet ou le chef de bureau. Secrétaire Caissier (e) ETAPE 2 : APPROBATION DE LA DEMANDE se renseigne sur l opportunité et le montant de la dépense ; si la demande est approuvée, il porte son visa et la date ; retourne la demande approuvée à la Secrétaire Caissière. ETAPE 3 : EMISSION DU BON DE CAISSE établit un bon de caisse en double exemplaire (ou à souche) en mentionnant : o la date ; o l'objet de la dépense ; o le nom de la personne devant recevoir les espèces ; o le montant (en chiffre et en lettre). agrafe le bon de caisse à la demande ; vise le bon de caisse et le transmet au coordonnateur pour signature. Coordonnateur du Projet ou le Chef Bureau. ETAPE 4 : SIGNATURE DU BON DE CAISSE Signe le bon de caisse après s être assuré qu il a été visé par la Secrétaire Caissière et le retourne à cette dernière pour décaissement. 79

80 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS Folio : 8/10 2. DECAISSEMENT PAR CAISSE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Secrétaire Caissier (e) ETAPE 5 : SORTIE DES ESPECES ET REGLEMENT DE LA DEPENSE A la réception du bon de caisse signé : s assure que le bon de caisse est signé par le Coordonnateur du Projet ou le Chef de Bureau ; effectue la sortie des espèces de la caisse en les remettant au bénéficiaire indiqué sur le bon de caisse ; signe le bon de caisse et le garde dans sa caissette. Secrétaire Caissier (e) ETAPE 6 : RECEPTION DES JUSTIFICATIFS DU BON DE CAISSE Après exécution de la dépense, le bénéficiaire du bon de caisse apporte la pièce justificative à la Secrétaire qui : recherche dans sa caissette le bon de caisse correspondant à cette facture ; joint le bon de caisse à la pièce justificative et l envoi au Coordonnateur du Projet / Chef de Bureau. Coordonnateur du Projet ou le Chef de Bureau. ETAPE 7 : APPROBATION DE LA DEPENSE A la réception de la liasse constituée du bon de caisse et de la pièce justificative, vérifie la réalité de la pièce justificative et sa conformité avec le bon de caisse puis : approuve la facture en portant la date et son visa ; retourne la facture approuvée à la secrétaire pour régularisation. 80

81 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS 2. DECAISSEMENT PAR CAISSE Tâches à exécuter Folio : 9/10 Secrétaire Caissier (e) ETAPE 8 : ENREGISTREMENT DE LA DEPENSE DANS LE BROUILLARD DE CAISSE ET CLASSEMENT Dès réception de la facture et du bon de caisse signé par le Coordonnateur du Projet ou le Chef de Bureau : détermine le montant à reverser et encaisse ce reliquat chez le bénéficiaire du bon ; remet le bon de caisse au bénéficiaire ; procède à l'enregistrement de la dépense dans le brouillard de caisse en inscrivant (la date, le n de pièce, le bénéficiaire, l'objet) ; appose sur la facture le cachet "payé". 81

82 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS Folio : 10/10 3. PAIEMENT DES PERDIEMS ET AUTRES Objet de la procédure La procédure a pour objet de permettre le versement des indemnités aux participants lors des différents séminaires prévus dans le cadre de la mise en œuvre des activités du PAPC. Application de la procédure Les séminaires sont prévus dans le programme annuel d'exécution du Projet au titre des ateliers et formations. Conformément aux dispositions de l Accord de Don, le PAPC soumettra annuellement les programmes des formations, ateliers et séminaires à l approbation de la Banque Mondiale. Ne peuvent faire l objet de paiement que les dépenses ayant fait l objet d une approbation préalable de la Banque Mondiale. La présente procédure est initiée au moins deux semaines avant la tenue du séminaire par le responsable en charge de l activité. Pour ce faire il propose les TDR de l activité qui sont approuvés par le Coordonnateur du Projet. Description de la procédure Les étapes de la procédure sont identiques aux procédures de décaissement par Banque. 82

83 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Objet de la procédure CHAPITRE 3 : DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) Folio : 1/5 Cette procédure permet d'élaborer les demandes de remboursement à adresser à la Banque Mondiale pour les dépenses effectuées sur le Compte désigné du PAPC. Application de la procédure La procédure est mise en œuvre au moins une fois par mois. L initiative de la procédure est du ressort de l Agent comptable qui est assisté techniquement par l AGF. L initiative de l Agent Comptable est consacrée par le Mise à disposition de l AGF des relevés bancaires du compte désigné et du compte du projet pour la période couverte par le réapprovisionnement. Les formulaire et documents type à utiliser sont ceux prévus par la Banque Mondiale à cet effet. Cette procédures sera valable les deux (02) premières années au plus et sera remplacer par la suite par la procédure d approvisionnement sur base de rapport. Les dépenses à prendre en compte dans les DRF, doivent concerner les décaissements opérés pour toutes les dépenses, sauf pour les postes de dépenses liés par un contrat et les bons de commande équivalant chacun à moins de dollars US pour les biens, à moins de dollars US chacun pour les sociétés-conseil et à moins de dollars US pour les services d experts (individuels), la formation ainsi que les travaux et les coûts marginaux pour lesquels les décaissements devraient être faits en fonction de l état des dépenses (SOE). Les pièces justificatives des SOE seraient retenues par l Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) pour être soumis à une étude par les missions de l IDA et les auditeurs externes. Description de la procédure La procédure comprend les étapes suivantes : la sélection des dépenses à prendre en compte dans les demandes l élaboration et édition provisoire de la DRF le contrôle de la DRF éditée l archivage de la DRF. la reconstitution du dépôt initial la constitution du dossier de demande le contrôle du dossier la préparation de l'expédition de la DRF et archivage l expédition de la DRF l archivage de la DRF. 83

84 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 3 : DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) Tâches à exécuter Folio : 2/5 AGF - SGF ETAPE 1 : SELECTION DES DEPENSES A PRENDRE EN COMPTE DANS LES DEMANDES Doit au préalable obtenir le dernier relevé bancaire du Compte concerné de l Agent Comptable. Il doit également avoir le journal de banque relatif au compte à la date d'élaboration de la demande. A partir du relevé bancaire, pointe sur les différents journaux de trésorerie, les opérations devant faire l'objet de remboursement en vue de préparer la demande et reclasse les relevés bancaires dans le dossier banque. Les opérations à prendre en compte concernent uniquement les dépenses éligibles effectuées et figurant sur le relevé bancaire. AGF - SGF ETAPE 2 : ELABORATION ET EDITION PROVISOIRE DE LA DEMANDE Dans le module approprié du logiciel ; lance le tri des mouvements facturables ; édite le brouillard et procède aux corrections nécessaires. (Voir Guide d'utilisation) ; note le numéro de la DRF pour édition ultérieure ; édite provisoirement la DRF ainsi élaborée au moyen du même module (cf. Guide d'utilisation du logiciel) ; procède au contrôle de la DRF éditée. AGF - SGF ETAPE 3 : CONTROLE DE LA DRF EDITEE s'assure que toutes les dépenses pointées sur les journaux ont été prises en compte ; s'assure que les dépenses ont été correctement imputées sur les catégories de dépenses ; s'assure que les pourcentages de dépenses indiqués sur les demandes sont corrects. 84

85 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 3 : DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) Tâches à exécuter Folio : 3/5 AGF - SGF ETAPE 4 : VALIDATION DE LA DRF Effectue les mêmes contrôles que ceux énoncés ci-avant : valide la DRF en inscrivant "OK pour édition définitive" ; signe en mettant la date dans le cas où il n'y a aucune modification à faire, sinon note les modifications et transmet la DRF ; effectue les corrections en cas de modifications à apporter à la DRF ; édite définitivement la DRF en cas de "OK". AGF - SGF ETAPE 5 : CORRECTION / CONFIRMATION ET EDITION DEFINITIVE DE LA DRF En cas d'anomalie détectée sur la DRF : corrige l'anomalie au niveau de la pièce s'il s'agit d'une erreur d'imputation ; positionne le marqueur de mouvements facturables pour sélectionner les dépenses à prendre en compte dans la DRF ; relance l'édition de la DRF. s'il n'y a pas d'anomalie, lance l'édition définitive de la DRF ; Après l'édition définitive de la DRF, le SGF procède à la reconstitution du dépôt initial au compte spécial. AGF - SGF ETAPE 6 : RECONSTITUTION DU DEPOT INITIAL AU COMPTE DESIGNE Retire du dossier "Compte désigné IDA", le dernier relevé bancaire et élabore l'état de reconstitution du dépôt initial. Il s'agit en fait de reconstituer de l avance initiale au compte désigné par les éléments ci-après : le solde du compte désigné et du compte du projet ; les demandes de remboursement en instance ; le montant des dépenses de la DRF élaborée ; le montant des dépenses n'ayant pas encore fait l'objet de demande de remboursement ; justification de l'écart éventuel. 85

86 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 3 : DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) Tâches à exécuter Folio : 4/5 AGF - SGF ETAPE 7 : CONSTITUTION DU DOSSIER DE DEMANDE DE REMBOURSEMENT Une fois la demande de remboursement éditée dans sa forme définitive et le dépôt initial au Compte désigné reconstitué, le SGF procède à la constitution du dossier de demande de remboursement. Le dossier de remboursement devra comprendre les éléments ci-après : la demande de remboursement éditée par le système informatique, les pièces justificatives des dépenses supérieures ou égales à USD (photocopies), un état certifié des dépenses inférieures à USD, une copie des relevés de comptes annotés, l état de reconstitution du dépôt initial au Compte désigné, une copie des lettres de non-objection de la Banque Mondiale, une copie des marchés et contrats dont les dépenses sont supérieures à USD si c est le premier décaissement. Coordonnateur du PAPC Agent Comptable ETAPE 8 : CONTROLE ET VISA DU COORDONNATEUR Procède aux mêmes vérifications nécessaires et signe les demandes de paiement et le transmet à l Agent comptable pour transmission et suivi. ETAPE 9 : PREPARATION DE L'EXPEDITION DE LA DEMANDE ET ARCHIVAGE A la réception du dossier de la demande s assure de l exhaustivité de la demande et fait tiré le dossier de demande en trois copies : 1 copie destinée à être expédiée à l'ida avec l'original ; 1 copie destinée aux archives de l AGF ; 1 copie destinée à l Agent Comptable. 86

87 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 3 : DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) Tâches à exécuter Folio : 5/5 Secrétaire Caissier (e) AGF - SGF ETAPE 10 : EXPEDITION DE LA DEMANDE A L'IDA A la réception du dossier reçu de l Agent Comptable, la secrétaire : enregistre le dossier de demande de remboursement à expédier dans le registre "Courrier départ" en inscrivant : o le numéro de courrier ; o la date d'expédition ; o la destination ; o l'objet (demande de remboursement et son numéro) ; transmet par courrier dûment signé par le Coordonnateur, les deux exemplaires du dossier (original + copie) à la Direction Générale du Trésor et une Copie à l AGF. ETAPE 12 : ARCHIVAGE DE LA DEMANDE Procède à l imputation comptable et à la saisie de la demande ; Classe la copie de la demande de remboursement dans le dossier "Demande de remboursement en instance". 87

88 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc CHAPITRE 4 : DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT MPAFC / PAPC Folio : 1/4 (DPD) Objet de la Procédure Cette procédure permet d'élaborer les demandes de paiement direct à adresser au siège de l'ida à Washington DC. Application de la procédure La procédure peut être mise en œuvre, à tout moment si des factures à payer par la procédure de paiement direct ont été enregistrées dans le journal des paiements directs. Description de la procédure La procédure comprend 10 étapes : la réparation de l'état des factures à payer par paiement direct la constitution des demandes au moyen du logiciel la préparation et édition provisoire des demandes le contrôle des demandes éditées l approbation des demandes l édition définitive des demandes la constitution des dossiers de demande le contrôle et signature des dossiers la préparation de l'expédition des demandes l expédition des demandes. 88

89 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 4 : DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) Tâches à exécuter Folio : 2/4 AGF - SGF ETAPE 1 : PREPARATION DE L ETAT DES FACTURES A PAYER PAR PAIEMENT DIRECT prépare un état Guide des factures à payer par paiement direct en : regroupant ces factures par fournisseurs, totalisant le montant des factures/fournisseur ; remplit la fiche modèle d imputation comptable ; procède à l élaboration des demandes. AGF - SGF ETAPE 2 : CONSTITUTION DE LA DEMANDE Procède à la sélection des dépenses devant faire l objet de demande de paiements directs. Cette sélection est effectuée au moyen du module de suivi des conventions de financement. Après avoir saisi l accord de Don et le journal des paiements directs, les dépenses n ayant pas fait l objet de demande de paiement direct, s affichent une à une avec : o le numéro de la pièce, o la date de la pièce, o la référence de la pièce, o le montant de la facture. Après avoir contrôlé la liste, procède à l élaboration et à l édition des demandes de paiements directs provisoires. Le système informatique élabore les demandes de paiement direct. Un numéro de demande est automatiquement attribué à chaque demande de paiement direct élaborée ; procède au contrôle de la demande. 89

90 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 4 : DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) Tâches à exécuter Folio : 3/4 AGF - SGF ETAPE 3 : CONTROLE DES DEMANDES DE PAIEMENTS DIRECTS EDITEES s assure que les dépenses ont été correctement imputées sur les catégories de dépenses. Ce contrôle peut être effectué en rapprochant les libellés des dépenses aux catégories des dépenses dans lesquelles ils apparaissent ; s assure que les pourcentages de financement indiqués sur les demandes sont corrects ; s assure que toutes les dépenses figurant sur la liste des pièces en instance sélectionnées ont été bien prises en compte dans les demandes. Il s agit donc de rapprocher les demandes avec la liste. AGF - SGF ETAPE 4 : CORRECTION / CONFIRMATION ET EDITION DEFINITIVE DES DEMANDES DE PAIEMENTS DIRECTS En cas d'anomalie détectée sur les demandes de paiements directs, annule la demande de paiements directs à l'aide du module de suivi des conventions ; corrige 'anomalie au niveau de la pièce s'il s'agit d'une erreur d'imputation ou bien confirme ou infirme la dépense s'il s'agit d'une erreur de pointage des dépenses en instance ; relance l'élaboration des demandes de paiements directs. Si aucune anomalie n'est détectée, le SGF procède à l'édition définitive de chaque demande. Après l'édition définitive de la demande, il procède à la constitution du dossier demande. 90

91 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC Responsable ou Service en charge CHAPITRE 4 : DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) Tâches à exécuter Folio : 4/4 AGF - SGF ETAPE 5 : CONSTITUTION DES DOSSIERS DE DEMANDES DE PAIEMENTS DIRECTS Une fois les demandes éditées sous leur forme définitive, l Agente de l AGF : procède à la constitution de chaque dossier de demande de paiement direct. remet ensuite les dossiers au Coordonnateur du Projet pour contrôle et signature. Un dossier de demande de paiement direct devra comprendre les éléments suivants : la demande de paiement direct éditée par le système informatique (formulaire et état récapitulatif), les pièces justificatives à sortir du dossier 'Factures en instance de paiement", avis de non-objection, contrat ou marchés ; Coordonnateur du Projet ETAPE 6 : CONTROLE DES DOSSIERS ET SIGNATURE vérifie le respect des pourcentages de financement ; vérifie que les demandes sont correctement supportées par des pièces justificatives ; signe la demande et le transmet au secrétariat. ETAPE 7 : ETAPES SUIVANTES Les étapes suivantes sont identiques à celles d une DRF. 91

92 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC a) Objet de la Procédure CHAPITRE 5 : DECAISSEMENT SUR BASE DE RAPPORT Folio : 1/3 Cette procédure permet d'élaborer un rapport de suivi financier qui servira de base au décaissement des ressources par l IDA. b) Application de la procédure La procédure serait mise en œuvre à partie de la deuxième année de mise en œuvre du PAPC. Son élaboration sera de la Responsabilité de l AGF qui recevra les in put des différents responsables de l UC PAPC. Mais dès le démarrage du Projet, l AGF s exercera à l élaboration des RIF qui ne serviront pas de base pour les décaissements. c) Principes directeur des RIF Ils doivent fournir à la Banque et à la partie Ivoirienne les informations suffisantes sur l utilisation des fonds afin d établir que : o les fonds sont utilisés conformément aux objectifs du PAPC o les progrès ou l état d avancement du Projet o les dépenses allouées ne sont pas dépassées L information financière doit être en lien avec l information sur l avancement physique du Projet et sur les passations de marché ; La supervision du Projet doit être efficace aussi bien pour la partie Ivoirienne que pour la Banque Mondiale (éviter la redondance, les coûts superflus et le double travail) ; Les conditions requises sur le suivi financier et le suivi des passations de marché doivent être, autant que possible, en conformité et en relation aux conditions requises sur le rapport de progression du Projet. d) Contenu des RIF En dehors du formulaire de retrait de fonds, le RIF doit comporter quatre (4) grandes parties : Description narrative du progrès du PAPC ; Compte-rendu financier et indicateurs clés : o Tableau sur l origine et l emploi des fonds encaissements et paiements effectués sur la période considérée et cumulatif o Emploi des fonds par activité du Projet o Etat prévisionnel de trésorerie sur les deux prochaines périodes (6 mois) par composante et par sources de financement. 92

93 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : DECAISSEMENT SUR BASE DE RAPPORT Folio : 2/3 d) Contenu des RIF (Suite) Rapport sur l avancement physique (supervision et évaluation) o Indicateurs d avancement sur les secteurs clés o Les indicateurs d avancement ne sont pas requis pour les RIF o L information narrative peut être plus appropriée dans le cas de plusieurs projets Rapport sur la passation de marché (supervision de la passation de marché) o Généralement pour les contrats non soumis à revue préalable mais au dessus d un certain seuil ; o Un point d exécution du plan de passation des marchés. e) Utilisation des RIF pour le décaissement e.1. Conditions préalables à remplir par le PAPC Maîtrise du système de gestion financière o Système comptable fiable permettant de produire les RIF exacts et en temps voulu o Parfaite maîtrise budgétaire et planificatrice, notamment des flux de trésorerie o Parfaite maîtrise du contrôle interne Maitrise des différentes procédures et à tous les niveaux ; Participation et implication du Ministère des Finances et/ou d autres autorités L accord de don doit prévoir le passage, sinon un amendement est indispensable Une nouvelle lettre de décaissement doit être établie afin de permettre l utilisation des RIF Pour ce faire, sur la base des RIF produits la première année, la Banque Mondiale en collaboration avec la partie Ivoirienne initiera une mission d évaluation des capacités du PAPC à utiliser la méthode de décaissement sur base de rapport. Au démarrage de la mission de l AGF et dans un délai maximum de 90 jours, elle devra élaborer un plan d action pour permettre au PAPC d atteindre l objectif de décaissement sur base de rapport dès le début de la deuxième année. Le logiciel de Gestion Financière devra être paramétré à cet effet. Le plan proposé serait soumis à l appréciation de la Banque Mondiale. 93

94 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : DECAISSEMENT SUR BASE DE RAPPORT Folio : 3/3 e.2. Les Documents requis RIF Décomposition des montants agrégés décaissés par catégorie de dépenses et par quote-part de financement Réconciliation bancaire du compte Désigné et du compte de projet Relevés bancaires du compte désigné et du compte de projet Etat des dépenses prévisionnelles sur les deux prochaines périodes (6 mois) Calcul du montant demandé sur la base des informations ci-dessus Tableau des dépenses soumises à une revue préalable Tableau des dépenses non soumises à une revue préalable f) Responsabilités de l AGF Analyser les écarts entre le prévisionnel et le réel, s assurer de la consistance avec les rapports précédents et fournir des explications ; S assurer du caractère raisonnable des dépenses effectuées en fonction de la progression physique du Projet ; S assurer que les décaissements de la Banque sont consistants avec les fonds reçus de la Banque tels qu indiqués dans le tableau des emplois ressources des fonds ; S assurer de la correcte application des pourcentages de financement de la Banque pour chaque catégorie concernée S assurer que le système comptable est capable de produire un RIF fiable S assurer que les RIF sont utilisés pour le suivi et la supervision du Projet, et non pas seulement pour la Banque Soumission régulière des RIF (Dans le délai prévu en matière de production de ce type de document). g) Etapes d élaborations Trente (30) jours après la fin du trimestre les informations ci-après sont fournies à l AGF pour consolidation : Compte rendu financier et les indicateurs ; les prévisions ajustées pour les six (6) prochains mois (AGF) ; Rapport sur l avancement physique (RSE et Responsables de Composante à tous les niveaux) ; rapport sur la passation des marchés (SPM) ; L AGF fait la consolidation et les contrôles de cohérence et propose la note narrative au CP ; Préparation du dossier complet et signature par le Coordonnateur du PAPC ; Transmission dans les délais. 94

95 QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE Déc MPAFC / PAPC L'objet de la procédure CHAPITRE 6 : ENCAISSEMENT ET DECAISSEMENT DES AUTRES RESSOURCES DU PAPC Folio : 1/1 Cette procédure permet de gérer de façon transparente tous les produits divers découlant de la mise en œuvre des activités des activités du PAPC. Les produits divers concernent principalement les produits découlant de la vente des DAO et autres produits exceptionnels. Descriptif de la procédure Pour assurer une bonne traçabilité des informations financières relatives à la gestion des produits divers, les dispositions ou règles suivante seront appliquées : l ouverture dans la même Banque du celle recevant les ressources du projet d un compte bancaire destiné à recevoir tous les produits divers ; le compte des produits divers est ouvert au nom du PAPC et fonctionne (signature) dans les mêmes conditions que le compte du projet ; les décaissements sur le compte des produits divers suivent les mêmes dispositions que pour les décaissements par Banque sur le compte du projet ; les produits divers feront l objet de comptabilisation. Le traitement comptable doit permettre de faire une distinction claire entre les produits divers et les subventions reçues du bailleur d une part, entre les charges et investissement définitivement imputables auxdits produits et ceux imputables au financement du bailleur ; les décaissements serviront à la mise en place des fonds initiaux pour les caisses et des autres dépenses nécessaires à la mise en œuvre du projet et qui ne sont pas prises en charges par les ressources du don. Le Coordonnateur du projet est l ordonnateur des dépenses sur les ressources découlant des produits divers. Etapes Les étapes clés conduisant à la naissance des produits divers sont les suivantes : Réception des ressources par l Agent Comptable contre la délivrance d une quittance. La quittance précisera entre autres : (i) le montant ; (ii) l origine ; (iii) la date de réception de fonds ; Versement des ressources sur le compte des produits divers par l Agent Comptable ; Transmission des pièces comptables à l AGF pour comptabilisation ; Décaissement des ressources conformément aux procédures de décaissement par Banque. 95

96 CINQUIEME PARTIE: PASSATION DES MARCHES 96

97 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : ORGANISATION GENERALE DE LA PASSATION DES MARCHES 1. INTRODUCTION Folio : 1/8 La cinquième partie du manuel des procédures Administratives, Financières et Comptables est dédiée à préciser les procédures de la passation des marchés et de la sélection des Consultants, dans le cadre du Projet d Assistance Post- Conflit(PAPC). Conformément aux dispositions relatives à la passation des marchés contenues dans l Annexe 2-Sections III et V- B de l Accord de Don H 323 IVC, les dispositions des Directives y relatives, éditées par la Banque Mondiale s appliquent. Des directives, il convient de noter : Directives de la Passation des Marchés financés par la BIRD et les Crédits de l IDA et ; Directives d Emploi et la Sélection des Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale, éditées en Mai 2004 et révisées en Cette partie intègre également les dispositions en vigueur en République de COTE D IVOIRE qui ne sont pas contraires à celles visées ci-dessus, notamment du Code des marchés publics approuvé en 2005 et les instructions particulières élaborées par le MEF en matière de gestion des Projets financés par la Banque Mondiale. 97

98 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : ORGANISATION GENERALE DE LA PASSATION DES MARCHES 2. GENERALITES Folio : 2/8 Les principes et les objectifs de la politique de la Passation des Marchés peuvent se résumer ainsi qu il suit : CONDITIONS GENERALES Financer des projets spécifiques Economie et efficacité Concurrence internationale la plus large CADRE LEGAL Négociations et Accords de Financement (DON) Caractère contractuel des Directives de la Banque et leur ordre de préséance Décaissement implique un marché et/ou un contrat PRINCIPES POUR LA CONCURRENCE INTERNATIONALE Information adéquate Opportunité égale à soumissionner Temps adéquat pour soumissionner Traitement égal des soumissionnaires Choix de l offre évaluée la moins disante Choix de la meilleure proposition OBJECTIFS Obtenir des produits et/ou des services de haute qualité Acquérir des produits de bonne rentabilité Encourager les industries locales Créer des opportunités à l exportation EVITER UN IMPACT NEGATIF SUR LES PROJETS Par exemple : Des sommes importantes restent bloquées Acquisition de matériels à un coût très onéreux non adapté et en conséquence inutilisable, Attribution de marchés à des prestataires non qualifiés Exécution inefficace et/ou Partielle des contrats et marchés. 98

99 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : ORGANISATION GENERALE DE LA PASSATION DES MARCHES 2. GENERALITES Folio : 3/8 UNE BONNE GESTION DES CONTRATS IMPLIQUE DE : Choisir une équipe de gestion expérimentée, Déléguer les tâches d exécution à un niveau approprié de la mise en œuvre, Préparer un manuel des procédures, le vulgariser et, s assurer de son appropriation ainsi que de son utilisation par les différents acteurs, Faire une programmation pour répondre à QUOI? COMBIEN? QUAND? COMMENT? PAR QUI? Mettre en place des mécanismes adéquats de suivi et de reporting, UNE STANDARDISATION DES MODELES Préparer des dossiers standard par type de marchés à savoir : Travaux ; Fournitures et Services; Recueillir l avis de l IDA et des autorités nationales requis à temps opportun; Préparer les outils de suivi et de contrôle et les vulgariser; 99

100 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : ORGANISATION GENERALE DE LA PASSATION DES MARCHES 3. ARRANGEMENTS, STRUCTURES ET RESPONSABILITES Folio : 4/8 Dans le cadre de la mise en œuvre du PAPC, une Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) Indépendante, placée sous la responsabilité directe du Directeur de cabinet adjoint chargé du programme de sortie de crise, assure entre autre la Passation des Marchés. L AGF disposera d une équipe adéquate au niveau central composée d Un Spécialiste Senior en Passation des Marchés et d un Assistant en Passation des Marchés. L Unité de Coordination ne peut en aucun cas faire une passation des marchés sans l appui de l AGF. L AGF est donc la seule structure techniquement compétente en matière de passation des marchés pour le compte de l Unité de Coordination. Tous les marchés passés par l Unité de Coordination sans l AGF ne peuvent en aucun cas être financés sur les ressources du don. Pour l exécution et la mise en œuvre des activités de la Passation des Marchés, une Commission d Ouverture des offres et d Attribution des Marchés ayant un caractère légal s avère nécessaire pour la crédibilité de toutes les opérations visées sur le Projet d Assistance Post-Conflit. La Commission d Ouverture des Offres et d Attribution des Marchés, serait dotée d une Sous -Commission Technique en charge d analyse et de l évaluation des offres tant au plan technique, administratif qu au plan financier. Le rapport de la Sous -Commission Technique d Analyse et de l évaluation des offres est soumis à l approbation de la Commission d Attribution des Marchés qui n est autre que la Commission d Ouverture des Offres et d Attribution des Marchés. La Commission d Ouverture des offres et d Attribution des Marchés qui siège au niveau central à Abidjan est composée de : un Représentant de la Primature ; le Directeur des Marchés Publics ou son représentant ; le Coordonnateur de l UC- PAC ou son représentant ; le responsable de la composante concernée ; le Spécialiste en passation des marchés de l AGF ou son représentant ; Un représentant du ministère sectoriel concerné ou un Responsable du service bénéficiaire ou de la région concernée par le (ou les) marché (s) ou son représentant. Lors des séances de la Commission d Ouverture des Offres et/ou d Attribution des Marchés, la présidence sera assurée par ordre de préscience. 100

101 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : ORGANISATION GENERALE DE LA PASSATION DES MARCHES 3. ARRANGEMENTS, STRUCTURES ET RESPONSABILITES Folio : 5/8 Le rapport ou le Procès- Verbal des séances d ouverture des Offres et/ou d Attribution des Marchés rédigé par le Spécialiste en Passation des Marchés de l AGF ou de son Représentant. La Sous- Commission Technique d Analyse et d Evaluation des Offres sera présidée par le responsable de la composante concernée au sein de l UC-PAPC ou son Représentant et composée ainsi qu il suit: le responsable de la composante concernée ; le représentant du Directeur des Marchés Publics ; le Spécialiste en passation des marchés de l AGF ou son représentant ; un représentant du ministère sectoriel concerné ou un Responsable du service bénéficiaire ou de la région concernée par le (ou les) marché (s) ou son représentant ; toute autre personne ressource jugée nécessaire sera conviée à prendre part à ses travaux par l UC- PAPC sur une demande motivée du Rapporteur. Pour faciliter le fonctionnement du dispositif ainsi proposé, les différentes attributions de la Commission d Ouverture des Offres et d Attribution des Marchés et de la Sous- Commission d Analyse et d évaluation des offres ainsi que les limites de différentes responsabilités et compétences sont les suivantes : Commission d Ouverture des Offres et/ou d Attribution des Marchés a)- Lors des séances publiques d Ouverture des Offres: vérifier que l Avis d Appel d Offres a été publié en conformité avec les exigences requises ; vérifier et s assurer que toutes les Offres reçues sont celles qui ont été effectivement déposées à l adresse prévue pour la remise des offres, en distinguant le nombre des offres reçues dans le délai, de celles reçues hors délai ainsi que les cas de retraits éventuels ; s assurer de la présence des représentants de soumissionnaires désireux de participer à la séance et d une fiche de présence dûment signée par toutes les personnes présentes ; vérifier les conditions de présentation des offres sur les enveloppes contenant chaque offre, avant l ouverture requise ; remplir la fiche d état récapitulatif des pièces constitutives de l offre et des informations établies par le Spécialiste en Passation des marchés de l AGF ; 101

102 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : ORGANISATION GENERALE DE LA PASSATION DES MARCHES 3. ARRANGEMENTS, STRUCTURES ET RESPONSABILITES Folio : 6/8 procéder à la lecture à haute de voix des pièces constitutives de chaque offre, du montant des offres par lot et/ou l ensemble en HT et TTC, des indications de rabais éventuels proposés (conditionnels ou inconditionnels) ; faire Parapher, toutes les pages de l Exemplaire Original de chaque Offre ouverte par le Président et le Rapporteur, séance tenante ; fixer à la sous - Commission d analyse et d évaluation des Offres un délai de travaux ne dépassant pas dix (10) jours ouvrables à compter de la date de remise des Offres à examiner par celle-ci ; dresser et Signer le Procès- Verbal de la Séance d Ouverture des Offres ; remettre en même temps que le Procès- Verbal de la Séance d Ouverture publique des Offres, toutes les offres au Spécialiste en Passation des Marchés de l AGF, en sa qualité de Rapporteur. Par ailleurs, il est à noter qu aucun rejet n est admis à cette étape, sauf le cas des Offres reçues et déclarées Hors Délai car la Commission n est autorisée qu à faire un relevé de constats éventuels et pertinents pour l étape suivante. b)- Lors des Séances d Attribution des Marchés: s assurer du format, de la qualité et de la cohérence du contenu du rapport d analyse et d évaluation des Offres établi par la Sous -Commission d Analyse et d évaluation des Offres, en conformité avec les dispositions du Dossier d Offres et des Directives de la Passation des Marchés de la Banque mondiale, en vigueur pour le PAPC ; vérifier que le soumissionnaire dont l offre est proposée à l attribution du (ou des) marché(s) est celui dont l Offre est évaluée la moins -disante et remplissant toutes les conditions de Post- Qualification exigées dans le DAO publié ; s assurer que le montant de l Offre retenue pour l attribution du Marché est la plus économique et conforme au budget disponible prévu pour le marché visé ; Approuver le rapport de la Sous -Commission d Analyse et d évaluation des Offres ; valider la proposition d attribution du marché et, si nécessaire en précisant les conditions suspensives éventuelles visant particulièrement la Preuve de la conformité aux règlements nationaux sur le régime fiscal et le travail à charge pour l UC- PAPC de veiller à la levée de cette réserve ultérieurement, avant la signature effective du (ou des) marché (s) ; dresser et Signer un Procès -Verbal retraçant les divers points traités, les principales conclusions et les décisions prises. 102

103 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : ORGANISATION GENERALE DE LA PASSATION DES MARCHES 3. ARRANGEMENTS, STRUCTURES ET RESPONSABILITES Folio : 7/8 La commission pourra siéger de plein droit en l absence des membres provenant de différents services de l administration si ces derniers, ont reçu les invitations au moins 72 h avant la date prévue pour la tenue des séances visées. Commission d analyse et d évaluation des offres doit : procéder à l analyse et l évaluation des aspects Administratif, Technique et Financier des Offres ouvertes et reçues de la Commission d Ouverture des Offres et d Attribution, accompagnées du Procès- Verbal de la Séance d Ouverture Publique des Offres. Vérifier les pièces constitutives de chaque Offre et leur Conformité ; faire l examen préliminaire et Détermination d Offres Conformes pour l essentiel ; faire l examen détaillé et Comparaison des Offres ; déterminer l Offre la moins-disante suite au classement des offres vérifiées par ordre croissant de prix évalués ; faire les vérifications de la Post- Qualification de l Offre classée moins- disante ; proposer l Attribution de l Offre évaluée moins- disante ; faire la rédaction du Rapport d évaluation des Offres et Proposition d Attribution. La Sous- Commission d Analyse et d évaluation des Offres dispose d un délai maximum de dix (10) jours ouvrables pour déposer le rapport de ses travaux à la Commission d Ouverture et d Attribution des Marchés. Responsabilités en matière de passation des marchés. La responsabilité des activités de la passation des marchés du Projet d Assistance Post- Conflit incombe à l AGF, à l exception de celles mises en œuvre dans le cadre de la Convention de Maîtrise d Ouvrage Déléguée (CMOD) par l AGEROUTE au titre de la sous-composante «travaux publics à forte intensité de la main d œuvre». L AGF assumera les responsabilités suivantes : (i) la passation des marchés pour tous travaux, tous les biens et de tous les services, sauf ceux exposés au paragraphe cidessus; (ii) l élaboration et le suivi de la mise en œuvre du plan de passation des marchés prévu, sa mise à jour et la supervision générale des activités de passation des marchés à tous les niveaux, y compris les activités exécutées par l'ageroute, les organisations à base communautaire, et les ONG ; et (iii) le renforcement des capacités des ONG et d autres partenaires selon le besoin. 103

104 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : ORGANISATION GENERALE DE LA PASSATION DES MARCHES 3. ARRANGEMENTS, STRUCTURES ET RESPONSABILITES Folio : 8/8 Planification de la Passation des marchés. Un Plan de Passation des marchés simplifié a été préparé pour couvrir les six (06) premiers mois du projet. Un plan général de passation des marchés et de sélection et emploi des consultants sera élaboré pendant les trois (03) premiers mois suivant l entrée en vigueur du projet et transmis à l IDA pour approbation. Les sous- projets communautaires n auront pas besoin d être inclus dans le plan de la passation des marchés mais le manuel de la composante spécifique doit définir clairement les modalités pratiques de leur mise en œuvre. 104

105 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : REGLES GENERALES ET METHODES DE LA PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES 1. APPEL D OFFRE INTERNATIONAL (POST - QUALIFICATION) Folio : 1/6 a) Conditions d application Confère Chapitre 5 (procédures requises) de la présente partie du manuel. b) Règles applicables Les règles applicables pour la méthode d appel d offre international sont : la publication d un Avis Général de la passation des marchés au début du projet et chaque année tant qu il y aura des Appels d Offres Internationaux à lancer sur le projet ; la publication de l Avis Spécifique d Appel d Offres doit être faite au moins 30 jours : o A l échelle Internationale (DB, Dgmarket ) et, o Nationale (Journal Officiel, journal local ayant plus d audiences.). la date limite des offres doit être fixée à au moins six (6) semaines à compter de la date effective de parution de la première publication ; la préparation du DAO qui doit avoir des Critères clairs et mesurables : o d admission des soumissionnaires o de conformité des offres o de qualification des soumissionnaires à exécuter le ou les marchés o d attribution du ou des marchés à l Offre évaluée la moins - disante et qualifiée à exécuter le ou les marchés Attribution du ou des marchés en conformité avec les conditions énoncés au DAO. La préparation des spécifications techniques et /ou des cahiers de prescriptions techniques, des plans, dessins et les critères relève de la responsabilité des composantes ou des points focaux techniques y compris des services de consultants extérieurs à recruter dont la planification doit en tenir compte. 105

106 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : REGLES GENERALES ET METHODES DE LA PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES Folio : 2/6 2. AUTRES METHODES : APPEL D OFFRE NATIONAL (POST QUALIFICATION) a) Conditions d application Les conditions générales d applications sont exposées au Chapitre 5 (procédures requises) de la présente partie du manuel. De façon spécifique, cette méthode est appropriée quand : les soumissionnaires étrangers ne sont pas intéressés les montants sont faibles la Nature des fournitures et/ou des travaux - dispersés le Coût par AOI est trop élevé. Elle est acceptable si : Les procédures nationales sont raisonnables. Concurrence suffisante. Dossier acceptable. Cette méthode n exclut pas les entreprises- fournisseurs étrangers éligibles. b) Règles applicables Les règles applicables pour cette méthode sont : la publication de l Avis Spécifique d Appel d Offres doit être au moins 5 jours au plan national (J.O, journal local ayant plus d audiences.). la participation ouverte aux prestataires ressortissants de pays membres ; la date limite des offres doit être fixée à au moins trois (3) semaines à compter de la date effective de parution de la première publication ; la préparation du DAO qui doit avoir des Critères clairs et mesurables : o d admission des soumissionnaires ; o de conformité des offres ; o de qualification des soumissionnaires à exécuter le ou les marchés ; o d attribution du ou des marchés à l Offre évaluée la moins - disante et qualifiée à exécuter le ou les marchés. l attribution du ou des marchés en conformité avec les conditions énoncées dans le DAO. La préparation des spécifications techniques et /ou des cahiers de prescriptions techniques, des plans, dessins et les critères relève de la responsabilité des composantes et des points focaux des ministères y compris des services de consultants extérieurs à recruter dont la planification doit en tenir compte. 106

107 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : REGLES GENERALES ET METHODES DE LA PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES Folio : 3/6 3. AUTRES METHODES : CONSULTATION DE FOURNISSEURS a) Conditions d application Les conditions générales d application sont exposées au Chapitre 5 (procédures requises) de la présente partie du manuel. De façon spécifique, cette méthode est appropriée quand : les fournitures et/ou Travaux standards de faibles valeurs sont disponibles sur le marché ; les travaux et/ou Fournitures simples sont de faibles valeurs b) Règles applicables Les règles applicables pour cette méthode sont : la consultation de plus de trois (3) entreprises ou des prestataires qualifiés ; la comparaison d un minimum de trois(3) devis et/ou des factures proformas obtenus d entreprises ou des prestataires qualifiés ; la demande de cotation des fournitures avec une indication des quantités, de la date, du lieu de livraison, des spécifications techniques, les dessins, schémas pour les fournitures et, des modalités de paiements ; la définition des prescriptions techniques, les plans, le délai d exécution pour les travaux ; la définition des modalités et les conditions de paiements (en général, pas d avance de démarrage). 107

108 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : REGLES GENERALES ET METHODES DE LA PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES 4. AUTRES METHODES : ENTENTE DIRECTE Folio : 4/6 a)- Conditions d application Les conditions générales d applications sont exposées au Chapitre 5 (procédures requises) de la présente partie du manuel. Cette méthode est t une méthode d exception. De façon spécifique, cette méthode est appropriée quand : un marché de fournitures ou de travaux attribué conformément à des procédures jugées acceptables par la Banque peut être reconduit pour l acquisition de fournitures ou travaux supplémentaires de nature analogue ; un recours au fournisseur initial lorsque les achats supplémentaires ont trait à du matériel normalisé ou à des pièces détachées devant être compatibles avec le matériel déjà en service. ; le matériel demandé fait l objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un seul fournisseur ; l entreprise responsable de la conception du procédé exige d acquérir des composants essentiels provenant d un fournisseur particulier pour pouvoir garantir le bon fonctionnement de l installation ; les circonstances exceptionnelles, par exemple, en réponse à des catastrophes naturelles et/ou des urgences. b)- Règles applicables Les règles applicables pour cette méthode sont : la demande et l option de l accord préalable de la Banque Mondiale ; le prestataire choisi sans compétition ; la définition claire des prestations ; la négociation de l offre et du contrat ; la signature du contrat. 108

109 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : REGLES GENERALES ET METHODES DE LA PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES 5. AUTRES METHODES : REGIE Folio : 5/6 a) Conditions d applications de la méthode Les conditions générales d applications sont exposées au Chapitre 5 (procédures requises) de la présente partie du manuel. Cette méthode est une méthode d exception. De façon spécifique, cette méthode est appropriée quand : la quantité des travaux à exécuter ne peut pas être définie à l avance ; les travaux sont peu importants et dispersés ou localisés dans des zones d accès difficile, de sorte qu il y a peu de chances que des entreprises qualifiées présentent des offres assorties de prix raisonnables ; les travaux doivent être réalisés sans perturber les opérations en cours ; l Emprunteur est mieux en mesure que l entrepreneur de supporter les risques d une interruption inévitable des travaux ; une situation d urgence exige d intervenir au plus tôt. b) Règles applicables La régie est l exécution des travaux à l aide du personnel et du matériel de l Emprunteur, qui peut être la seule méthode possible pour certains types de travaux. 109

110 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : REGLES GENERALES ET METHODES DE LA PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES 6. AUTRES METHODES : APPEL D OFFRE AVEC PRESELECTION Folio : 6/6 a) Conditions d applications Les conditions générales d applications sont exposées au Chapitre 5 (procédures requises) de la présente partie du manuel. Cette méthode est une méthode d exception. De façon spécifique, cette méthode est appropriée quand : les travaux sont complexes ou lorsqu ils sont de grande envergure ; Il faut éviter aux entreprises non qualifiées, d engager des coûts élevés pour la préparation d offre ; un Petit nombre de fournisseurs ; Motifs exceptionnels justifiant de ne pas recourir à un AO ouvert. b) Règles applicables Il peut s appliquer pour un appel d offre international ou national. Phase N 1: Présélection des candidats qualifiés par : La Préparation d un Dossier de présélection, contenant (i) Un Avis de présélection et,(ii) des critères de sélection. La Publicité: o à l échelle Internationale et nationale, similaire au cas d un Appel d Offres International o à l échelle Nationale, similaire au cas d un Appel d Offres National La Sélection basée sur les critères essentiels et non exhaustifs suivants : o références marchés analogues sur un nombre d années minima ; o capacités en personnel, matériels et équipements (détermination du minima) ; o situation financière sur la base des ratios et/ou des critères tels que le CA moyen au cours des 3 ou 5 dernières années, des résultats positifs et/ou évolutifs (attestés des bilans dûment certifiés,) N.B : Le nombre de candidats qualifiés a retenir est illimité pour autant qu ils répondent aux conditions et critères énoncés dans le dossier de présélection. Phase N 2: mise en œuvre des procédures de consultation Plus de publicité d Avis Spécifique d Appel d Offres à faire Invitation à soumissionner à adresser directement aux entreprises présélectionnées Tout le reste du processus est similaire à celui d un AOI à partir de ce point mais : en plus des critères de post-qualification il faut veiller à une vérification et d éventuelle mise à jour des conditions et des critères utilisés lors de la présélection des candidats qualifiés. 110

111 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS Folio : 1/10 1. PRINCIPES DIRECTEURS Les principes directeurs applicables aux méthodes de sélection des consultants sont : nécessité d obtenir des services de haute qualité ; nécessité d obtenir ces services dans de bonnes conditions financières et d efficacité ; nécessité de donner à tous les consultants ayant les qualifications requises, la possibilité de concourir ; volonté de favoriser le développement et l utilisation des consultants nationaux, et nécessité de la transparence du processus de sélection. 111

112 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS Folio : 2/10 2. SELECTION FONDEE SUR LA QUALITE TECHNIQUE ET LE COUT (SFQTC) a) Conditions d applications Les conditions générales d applications sont exposées au Chapitre 5 (procédures requises) de la présente partie du manuel. b) Les différentes étapes Cette méthode est la plus utilisée et vivement recommandée pour emploi des consultants par l UC-PAPC; Les différentes étapes sont : rédaction des termes de référence ; estimation des coûts et établissement du budget ; publicité de l Avis à Manifestation d intérêts à l échelle Internationale et/ou à l échelle Nationale; établissement de la liste restreinte de consultants ; préparation et émission de la Demande de proposition (DP) qui doit inclure : la Lettre d invitation, la Note d Informations aux Consultants y compris les Données Particulières (NIC), les modèles de tableaux types (propositions techniques, propositions financières), les Termes de référence et, le projet de contrat proposé en vue de signature après le processus envisagé; réception des propositions techniques et financières; ouverture des propositions techniques et conservation des propositions financières, en un lieu rassurant; évaluation des propositions techniques : prise en compte de la qualité basée sur les critères et la méthode des pondérations définies; publication des résultats d évaluation des propositions techniques de candidats ayant obtenu la note minimale requise; ouverture publique des propositions financières de candidats dont les propositions techniques ont obtenu la note minimale requise; évaluation des propositions financières ; évaluation finale et combinée basée sur les score technique (qualité) et financier (coût); et, négociations et attribution du marché au Consultant retenu (Procès -Verbal des négociations + DANO, publication des résultats, notification et signature du contrat) 112

113 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS Folio : 3/10 3. AUTRES METHODES : SELECTION FONDEE SUR LA QUALITE TECHNIQUE (SQT) Cette méthode est appropriée pour : les missions complexes ou très spécialisées pour lesquelles il est difficile de définir précisément les TDRs ; les missions ayant un impact très marqué en aval ; les missions pouvant être réalisées de manière sensiblement différente et pour lesquelles les propositions seront difficilement comparables. L attribution se fonde essentiellement sur les éléments ci-après : si la DP exige des propositions technique et financière sous plis séparés : toutes les étapes de la SFQC sauf que seule l offre financière correspondant à la meilleure proposition technique sera ouverte ; si la DP exige proposition technique uniquement : seule la meilleure proposition technique est invitée à soumettre une proposition financière. 113

114 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS Folio : 4/10 4. AUTRES METHODES : SELECTION AU MOINDRE COUT Cette méthode est appropriée pour les missions standards ou courantes : audits, préparation de dossiers techniques de travaux non complexes, etc. Pour l attribution, toutes les étapes de la SFQC sont applicables, sauf qu après l ouverture des propositions financières ayant obtenu la note technique minimale requise, la proposition correspondant au prix le plus bas parmi celles-ci est systématiquement retenue sans aucune autre pondération. 114

115 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS Folio : 5/10 5. AUTRES METHODES : SELECTION FONDEE SUR LA QUALIFICATION DES CONSULTANT Cette méthode est appropriée pour les marchés de faibles montants. Les étapes clés de la procédure sont les suivantes : établir les TDR ; inviter les consultants intéressés à se faire connaître et à fournir des informations sur leurs expériences et leurs compétences en rapport avec la nature de la mission; établir une liste restreinte ; choisir le Consultant ayant les qualifications et les références les plus adéquates pour la mission; inviter le Consultant choisi à remettre des propositions technique et financière ; négocier le marché (Procès-verbal des négociations, projet de contrat, DANO, publication des résultats et signature du contrat). 115

116 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS Folio : 6/10 6. AUTRES METHODES : SELECTION DANS LE CADRE D UN BUDGET DETERMINE (SBD) Cette méthode est appropriée pour les missions simples, qui peuvent être définie de manière précise et dont le budget est prédéterminé. Les étapes de la procédure sont les mêmes que pour le SFQC sauf que : la DP indique le budget disponible ; les propositions financières d un montant supérieur au budget indiqué sont rejetées ; la proposition financière correspondant à la proposition technique la mieux classée est retenue. 116

117 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS Folio : 7/10 7. AUTRES METHODES : SELECTION DE CONSULTANTS INDIVIDUEL (CI) Cette méthode est appropriée quand : travail en équipe n est pas nécessaire ; aucun appui technique n est requis de l extérieur (siège); et, l expérience et les qualifications de l expert constituent un critère de choix majeur. Les éléments fondant le système d attribution sont les suivantes : publicité non obligatoire; comparaison des qualifications entre ceux qui se sont déclarés intéressés par la mission ou qui ont été contactés directement; évaluation sur la base des qualifications (diplômes), des expériences antérieures pertinentes, le nombre d années et, s il y a lieu, de la connaissance du contexte et de l environnement local, régional et/ou géographique. 117

118 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS Folio : 8/10 8. AUTRES METHODES : SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE (GRE A GRE) Cette procédure est appropriée dans les cas suivants : Avantages par rapport à la sélection sur la base d une concurrence missions qui sont le prolongement naturel d activités menées par le Consultant concerné ; cas d urgences (catastrophes) nécessitant une réaction rapide; marchés d un montant très faible ; ou lorsqu un bureau est le seul qualifié ou présente une expérience d un intérêt exceptionnel pour la mission considérée et/ou disponible. Les facteurs clés fondant l attribution sont les suivantes : Autorisation préalable de la Banque Mondiale sur le principe Consultation directe après avoir établi les TDRs et préparer la DP au complet. Négociations et proposition d attribution Autorisation préalable de la Banque Mondiale sur les conditions de recrutement. 118

119 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS Folio : 9/10 9. AUTRES METHODES : SELECTION DE CATEGORIES PARTICULIERES DE CONSULTANTS ORGANISMES DES Nations Unies; Il peut y avoir des cas où l acquisition directement auprès des institutions spécialisées de l Organisation des Nations Unies, agissant en qualité de fournisseurs conformément à leurs propres procédures, est la méthode la plus adéquate pour obtenir : de petites quantités de fournitures disponibles dans le commerce, principalement pour les secteurs de l éducation et de la santé et, des produits spécialisés pour lesquels le nombre de fournisseurs est limité, tels que les vaccins et les médicaments. Recours à des organisations non gouvernementales (ONG). Organismes bénévoles à but non lucratif, les ONG peuvent être idéalement placées pour aider à la préparation, à la gestion et à l exécution de projets, essentiellement du fait qu elles sont en prise directe sur les problèmes locaux, les besoins communautaires et/ou les approches participatives. Une ONG peut figurer sur une liste restreinte si elle en exprime le désir et si l Emprunteur et la Banque sont satisfaits de ses qualifications. Il est préférable que les Emprunteurs n incluent pas de bureaux de conseil dans la liste restreinte pour des services pour lesquels les ONG sont mieux qualifiées. Pour les missions mettant l accent sur la participation et sur une connaissance approfondie du contexte local, la liste restreinte peut être entièrement composée d ONG. En pareil cas, il convient de suivre la méthode SFQC, et les critères d évaluation doivent refléter ce en quoi les qualifications des ONG sont uniques (bénévolat, statut d organisme à but non lucratif, connaissance du milieu local, taille des opérations, réputation, etc.). Les Emprunteurs peuvent sélectionner des ONG par entente directe à condition que les critères définis au paragraphe 3.10 des présentes Directives soient remplis. 119

120 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS Folio : 10/10 9. AUTRES METHODES : SELECTION DE CATEGORIES PARTICULIERES DE CONSULTANTS Agents spécialistes de la passation de marchés; Lorsqu il n a ni les moyens ni l expérience qui seraient nécessaires, l Emprunteur peut souhaiter engager(ou la Banque peut leur demander d engager) comme agent une entreprise spécialisée dans la passation des marchés. Cet agent devra, au nom de l Emprunteur, appliquer toutes les procédures de passation des marchés spécifiées dans l Accord de crédit et détaillées dans le Plan de passation des marchés approuvé par la Banque, y compris en ce qui concerne l emploi des dossiers types d appel d offres publiés par la Banque, les procédures d examen et la documentation. Cette obligation s applique également aux cas où l agent est une institution spécialisée de l Organisation des Nations Unies. Un entrepreneur-ensemblier peut de la même manière être chargé, moyennant les honoraires, de la passation des marchés pour divers travaux de construction, reconstruction, réparation ou remise en état en cas d urgence, ou s il s agit d un grand nombre de petits marchés. Sociétés d inspection Banques: Si la Banque garantit le remboursement d un prêt accordé par un autre bailleur de fonds, les marchés de fournitures et de travaux financés par ce prêt doivent être passés dans de bonnes conditions d efficacité et d économie selon des procédures satisfaisant aux critères énoncés au paragraphe 1.5. Auditeurs: En règle générale, les auditeurs remplissent leur mission conformément à des normes professionnelles et à des Termes de référence bien définis. Ils doivent être sélectionnés sur la base de la méthode SFQC, le critère coût étant alors un facteur de sélection important (40-50 points), ou selon la méthode «du moindre coût» définie au paragraphe 3.6. Pour les missions d un montant très faible, on peut utiliser la méthode QC. 120

121 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE4 : REVUE DE LA PASSATION DES MARCHES ET DES DECISIONS Folio : 1/3 1. LE PLAN DE PASSATION DES MARCHES ET DE LA SELECTION DES CONSULTANTS L UC-PAPC doit adopter dans un délai maximum de trois (3) mois après la date d Entrée en Vigueur du PAPC, un plan de passation de marchés et de la sélection des consultants (PPM) dont la forme et le fond sont jugés satisfaisants par la Banque Mondiale. Ce plan de passation des marchés détaillés contiendra tous les travaux, les fournitures/équipements et les services de consultants nécessaires pour la mise en œuvre de l ensemble des composantes du PAPC pour au moins 12 à 18 premiers mois et soumis à l approbation formelle de la Banque Mondiale. Le plan de passation de marchés indique toutes les informations utiles sur les travaux, les fournitures/équipements et les services, les coûts estimatifs, la méthode de la passation des marchés et de la sélection des consultants, le calendrier, le type du contrat à signer plus tard, le type de revue (à priori ou à posteriori), et. En tant qu outil de gestion, le PPM est actualisé sur la base annuelle ou selon les besoins de la mise en œuvre du projet ou de la préparation des plans d activités par composante. le PPM doit être disponible dans la base de données du projet et consultable sur le site internet de la banque mondiale. Lors de l exécution du projet, tous les travaux, les fournitures/équipements et les services de consultants sont faits conformément au dernier PPM approuvé par l IDA. En raison des difficultés à planifier le nombre des contrats et leur montant précis, aucun montant cumulé pour toutes les procédures d acquisition n est fixé. 121

122 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE4 : REVUE DE LA PASSATION DES MARCHES ET DES DECISIONS Folio : 2/3 2. REVUE DES DECISIONS DE LA PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX, FOURNITURES ET, SELECTION DES CONSULTANTS a) REVUES A PRIORI A moins que la Banque mondiale n en convienne autrement et ne le notifie au Gouvernement de la Cote d Ivoire, les marchés suivants sont soumis à l Examen préalable de la Banque: Marchés de travaux Tous les marchés dont le montant est à $EU Tous les marchés attribués sur la base de Passation des marchés par entente directe et non inclus dans le PPM. Marchés de fournitures Tous les marchés dont le montant est à EU. Tous les marchés attribués sur la base de Passation des marchés par entente directe et non inclus dans le PPM. Tous les marchés de biens fournis par une agence des nations unies et qui ne sont pas inclus dans le PPM. Les services de consultants Tous les contrats de services attribués au bureau de consultants dont le montant est à EU. Tous les contrats de services attribués à un Consultant Individuel dont le montant est $EU. Tous les contrats de services de consultants passés sur la base de source unique et non inclus dans le PPM. Contrats de sous- projets passés par région Les deux (2) premiers contrats passés dans chaque Région de la Coté d Ivoire, au titre d un Sous- Projet. Ces seuils de revue à priori peuvent être actualisés après la première année d exécution du projet, sur la base de la performance du projet. 122

123 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 4 : REVUE DE LA PASSATION DES MARCHES ET DES DECISIONS Folio : 3/3 2. REVUE DES DECISIONS DE LA PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX, FOURNITURES ET, SELECTION DES CONSULTANTS Egalement, tout avenant aux contrats signés dont le montant voir cumulé est supérieur à l équivalent de 15 % du montant du marché initial. Aussi, les avenants portant sur des modifications substantielles des termes et les conditions du contrat sont soumis à cette revue à priori b) REVUE A POSTERIORI Tous les autres marchés dont le montant est inférieur aux seuils fixés ci-dessus dans le cas de chacun des trois types de marchés, sont soumis à la revue à posteriori par la Banque Mondiale. Toutefois, il convient de noter que les exigences en matière de respect strict demeurent les mêmes que celles dans le cas des revues à priori. 123

124 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio : 1/13 1. Seuils de passation des marchés a) Avis Général de la Passation des Marchés (AGPM) Un avis général de passation de marché est publié après approbation de l IDA sur internet du des Nations Unies dans le «Development business UNDB)» et le «Development Gateway s (dgmarket)» et dans un journal à grande diffusion nationale pour informer les candidats éventuels sur les opportunités de marchés importants dont la contrevaleur est estimée à un montant qui est: Montant des marchés à $EU pour les travaux Montant des marchés à EU pour les fournitures/équipements ; Montant des marchés à EU pour les services de Consultants bureau d études et ; Montant des marchés $EU pour les services de consultants individuels. L AGF tiendra un registre des soumissionnaires potentiels ayant manifesté leur intérêt pour ces appels d offres. L avis général de passation de marché est mis à jour tous les ans tant que les appels d offres excédant les seuils susmentionnés figurent dans le plan de passation de marché annuel. Des avis spécifiques de passation de marché pour les travaux et les fournitures à acquérir par AOI et AON et pour les services de consultants sont publiés dans le journal à grande diffusion nationale et le bulletin des marchés publics, et peuvent être diffusés en ligne en vue d obtenir le plus large intérêt possible de soumissionnaires éligibles. Les demandes de manifestation d intérêt pour les autres services de consultants (inférieurs à USD) sont publiées dans un journal à grande diffusion nationale. Deux semaines au moins sont accordées pour la soumission de la manifestation d intérêt. 124

125 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio : 2/13 1. Seuils de passation des marchés b) Les seuils les méthodes applicables Les méthodes applicables en fonction des seuils sont : Travaux. Les marchés de travaux estimés à un montant égal ou supérieur à USD par marché, sont passés par Appel d Offre International (AOI). Les documents d Appel d Offres type et les formulaires d évaluation validés par la banque mondiale seront utilisés. Les marchés de travaux estimés à un coût inférieur à l équivalent de USD et égal à USD par marché sont passés par appel d offre national. Les documents d AON type et les formulaires d évaluation validés par la Banque mondiale seront utilisés. Des travaux de faible ampleur dont le coût est estimé inférieur à la contrevaleur de USD par contrat pourront être attribués par des contrats forfaitaires ou à prix fixe, attribué sur la base d une comparaison de devis obtenus d au moins trois (3) entreprises nationales qualifiées qui auront été invitées à soumissionner, suite à une demande de cotation écrite adressée à cet effet, à plus de trois (3) entreprises qualifiées pour l objet de consultation. Les invitations à soumissionner auront à préciser que les offres devront être soumises sous plis fermés, lesquels, seront ouverts au cours d une séance publique d ouverture des plis à une date fixée. Des marchés par entente directe pourront être passés, si nécessaire, pour autant qu ils figurent au plan de passation des marchés et soient en conformité avec les dispositions du paragraphe 3.9 des Directives de la passation des marchés. Aucune dérogation n est possible aux dispositions ci-dessus. 125

126 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio : 3/13 1. Seuils de passation des marchés Fournitures. Les fournitures d un coût estimé égal ou supérieur à USD sont acquises par appel d offres international ; Les fournitures d un coût estimé à moins de USD et à plus de USD sont achetées par appel d offres national ; Les fournitures d un coût estimé à USD ou moins par marché sont acquises par procédure d achat national. Le contrat est adjugé sur la base d une comparaison d au moins trois fournisseurs qualifiés et de l évaluation de leur offre écrite reçue, en réponse à une demande de cotation écrite adressée à plus de trois (3) fournisseurs. Le contrat est adjugé au fournisseur dont la cotation est évaluée la moins -disante( c. a. d qui est la plus basse et qui a rempli toutes les conditions requises fixées pour être qualifié à exécuter correctement le contrat ; Des marchés par entente directe pourront être passés, si nécessaire, pour autant qu ils figurent au plan de passation des marchés et soient en conformité avec les dispositions du paragraphe 3.9 des Directives de passation de marchés ; Tous les véhicules nécessaires pour le projet seront autant que possible regroupés en début de projet pour faire l objet d un appel d offres national ou international en fonction du montant estimatif 126

127 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio : 4/13 1. Seuils de passation des marchés Services de Consultants. Les services de consultants concernent les types d activités suivants : études, suivi et contrôle, renforcement des capacités par des structures d Appui des bénéficiaires, audits des comptes, audits techniques, gestion fiduciaire, formation et autres ; Ces services de consultants sont obtenus suivant la méthode des Directives de la banque la plus appropriée et inscrite au plan de passation de marché approuvé par l IDA. Il s agit des procédures suivantes : Pour les firmes, sélection basée sur la qualité et le coût, sélection au moindre coût, sélection basée sur la qualification du consultant, source unique et la sélection fondée sur la qualité technique et, Pour les Consultants Individuels, la comparaison des CVs de candidats qualifiés sur la base de leurs expériences et les qualifications. tous les termes de référence sont soumis à la revue à priori de la Banque mondiale. les listes restreintes pour les contrats d un coût estimé à la contre valeur égale à: USD pour les Individus et USD pour les firmes ou moins peuvent être entièrement constituées de consultants nationaux si un nombre suffisant de consultants individuels et/ou firmes qualifiées est disponible. Cependant lorsque des cabinets étrangers ont manifesté leur intérêt, ils sont pris en considération lors de l élaboration de la liste restreinte en tenant compte de leurs qualifications et expériences effectives. les services de consultants qui remplissent les conditions de la section 5 des Directives pour l Emploi et la Sélection des Consultants sont sélectionnés conformément aux dispositions pour la sélection de Consultants Individuels, c'està-dire essentiellement par comparaison du curriculum vitae d au moins trois consultants individuels qualifiés. L utilisation de fonctionnaires comme consultants individuels ou comme membres d un cabinet de consultant doit suivre strictement les dispositions des articles 1.9 à 1.11 des Directives visées ci-dessus. 127

128 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio : 5/13 2. Délais de mise en œuvre Tableau récapitulatif des procédures d attribution des marchés de travaux inférieurs à USD et acquisition de biens inférieurs à USD (Appel d offres National) Désignation des étapes Responsable Délais en j 1. Montage du dossier d appel d offres et présentation à l UC- PAPC AGF/SPM Avis de l UC- PAPC sur le DAO et Envoi à la BM. UC PAPC 3 3. Approbation du Dossier Type BM 8 4. Lancement AO Publicité préparation et présentation des offres UC- PAPC/AGF Ouverture des offres / COAM COAM 1 6. Evaluation des offres et rédaction du rapport d analyse 7. Transmission rapport d analyse des offres et recommandation d attributions à l UC- PAPC COAM/AGF/SPM 7 AGF/SPM/COAM 2 8. Convocation de la CAM et Attribution UC-PAPC/AGF/SPM 2 9. Approbation par la CAM du rapport d analyse et d Attribution du(ou des) marchés et Signature du Procès verbal d attribution AGF/SPM/COAM Rédaction et Mise au point du marché AGF/SPM/SGF Transmission à l UC- PAPC AGF/.SPM Transmission au titulaire du Marchés pour signature. Coordonnateur UC -PAPC Approbation du marché par l UC- PAPC Coordonnateur UC PAPC 14. Notification à l adjudicataire et Ordre de service de démarrage des travaux ou l exécution du marché. Coordonnateur UC- PAPC/Maitre d œuvre 5 3 Délai maximum de processus

129 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio : 6/13 2. Délais de mise en œuvre Tableau récapitulatif des procédures d attribution des marchés de travaux supérieurs à USD et acquisition de biens supérieurs à USD (AOI) Désignation des étapes Responsable Délais 1. Montage du dossier d appel d offres et présentation à l UC-PAPC AGF/SPM Avis de l UC- PAPC sur le DAO UC-PAPC 3 3. Envoi du DAO à l IDA UC- PAPC 7 4. Approbation par l IDA IDA 7 5. Lancement AO Publicité préparation et présentation des offres AGF/UC- PAPC/Candidats 6. Ouverture des offres / CAOM AGF/SPM/CAOM 1 7. Evaluation des offres et rédaction du rapport d analyse 8. Transmission rapport d analyse des offres et recommandation d attributions à l UC- PAPC COAM/AGF/Burea u d études 45 AGF/SPM/COAM 2 9. Convocation de la CAM et Attribution UC-PAPC/AGF/SPM Approbation par la CAM du rapport d analyse et d Attribution du(ou des) marchés et Signature du Procès verbal d attribution. 11. Envoi du rapport d analyse et d Attribution du(ou des) marchés à la B M. 12. Approbation par l IDA du rapport d analyse et recommandation d Attribution AGF/SPM/COAM 3 Coordonnateur UC- PAPC 7 1 IDA Rédaction et mise au point du marché AGF/SPM Approbation par l IDA du projet de marché (s il y a eu des modifications de dispositions importantes du projet de marché initialement figurant au DAO validé par celle-ci) 15. Transmission à l attributaire du projet de marché mis au point pour signature IDA 3 Coordonnateur UC- PAPC 16. Approbation du marché Coordonnateur UC- PAPC 17. Notification à l adjudicataire et Ordre de service de démarrage des travaux ou l exécution du marché. Agences d exécution Délai maximum de processus

130 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC/ PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio: 7/13 3. Autres procédures requises a) Formation Toutes les formations du projet sont réalisées sur la base d une programmation qui doit être approuvée par la banque mondiale sur une base trimestrielle. Le programme doit, entre autre : identifier les formations programmées et le calendrier, le personnel à former, ses qualifications, le poste occupé et les attentes du candidat ainsi que du projet, les institutions qui dispensent les formations, la durée des formations proposées et, leur coût estimatif. b) Coût de fonctionnement Les frais de fonctionnement financés par le projet seront exécutés conformément aux dispositions du présent manuel des procédures administratives et financières du projet. Pour des raisons d efficacité, les approvisionnements en fournitures de bureaux et autres seront effectués sur la base des besoins estimés sur une durée de 6 ou de 12 mois et acquises, par conséquent, de manière plus compétitive, en fonction du montant, conformément aux seuils requis par la méthode qui s impose. Pour des services de maintenance des véhicules, d ordinateurs, etc., ils seront contractés pour une période définie. c) Utilisation des services de l administration Dans le cas où l UC- PAPC envisage de s attacher les services d une structure de l administration, il est fait recours à une Convention établie d accord parties et en conformité avec les dispositions du paragraphe 3.9 des Directives de sélection et emploi des consultants. Les fonctionnaires en services ne sont pas éligibles, exceptés ceux ayant une mise à disponibilité ou ayant présenté une lettre d engagement du candidat à intégrer la firme en cas d attribution du contrat. 130

131 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC/ PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio: 8/13 3. Autres procédures requises d) Appel d offres international Conformément aux dispositions du présent Manuel, en rapport avec les dispositions de l Accord de Financement du PAPC, ces marchés sont passés par l UC- PAPC à travers sa Commission d Ouverture des Offres et d Attribution des Marchés (CAOM). Les différentes étapes et les responsabilités pour l appel à la concurrence au niveau international sont résumées ci-après : Elaboration du dossier d appel d offres Le dossier d appel d offres est préparé par l UC- PAPC avec l appui du spécialiste de la passation des marchés de l AGF et qui peut solliciter en cas de besoin, toute personne ressource dont les compétences en la matière sont avérées. Les modèles de DAO type de passation des marchés de travaux et de fournitures édités par la Banque Mondiale disponibles sont requis, après une adaptation spécifique à l objet de l Appel d Offres. Le dossier d appel d offres de travaux comprend : Section I. Instructions Aux Soumissionnaires (IAS) Section II. Fiche des Données d Appel d Offres (FDAO) Section III. Pays éligibles Section IV. Formulaires de Lettre de Soumission, d Informations relatives à la qualification, de Lettres d acceptation et de Contrat, Section V. Conditions Générales du Contrat (CGC) Section VI. Conditions particulières du Contrat (CPC) Section VII. Spécifications Techniques & Conditions de bonne exécution Section VIII. Plans Section IX. Devis quantitatif Section X. Les Formulaires de Garantie Avis d appel d offres 131

132 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC/ PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio: 9/13 3. Autres procédures requises Après son approbation par l UC- PAPC et l Avis de non objection de la Banque, le dossier complet est reproduit en plusieurs exemplaires pour la mise à la disposition du public. e) Appel d Offres National Les mêmes dispositions visant l Appel d Offres International s appliquent à l exception que : pour les travaux, le Dossier type Passation des Marchés Petits Travaux, édité par la BM en Mai 2004 adapté dans le cadre des travaux de la réhabilitation et la construction des bureaux de Quatre Vingt Quatorze(94) souspréfectures de la zone CNO a été retenu, pour les travaux requis par cette méthode et, la concurrence se fera à l échelle nationale pour la publication des AAON. Lancement de l Appel d Offres L AGF prépare la documentation nécessaire à la publication des Avis d Appel d Offres. Tous les avis sont signés par le Coordonnateur de l UC-PAPC. L AGF publie l Avis d Appel d Offres (selon le modèle annexé au DAO type) obligatoirement dans UNDB online et dans Dg Market., également dans un journal d audience nationale. L AGF est chargée de vendre les DAO aux candidats contre versement d une somme de à F CFA maximum soit ne dépassant pas l équivalent de USD 200, attesté par un reçu dûment autorisé par son Agent Comptable. L Agent Comptable est la seule personne autorisée à encaisser les ressources. A la fin de la phase de lancement, une liste de tous les candidats est dressée par l AGF avec l appui de l Agent Comptable et du SPM de l AGF. Un délai minimum variant de 21 à 30 jours doit être fixé pour la préparation et le dépôt des offres pour les Appels d Offres Nationaux et.un délai minimum de 45 jours pour les Appels d Offres Internationaux 132

133 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC/ PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio: 10/13 3. Autres procédures requises Réception des plis Les offres doivent être déposées sous enveloppe fermée, au plus tard à la date, l heure limites de dépôt et à l adresse indiquées dans le DAO. L UC- PAPC veillera avec l Appui du SPM de l AGF à inviter les membres de la COAM, en séance d ouverture des plis, en conformité avec les dispositions du présent Manuel et du SPM de l AGF qui assure par ailleurs le rôle de rapporteur. Les lettres d invitation sont préparées par l AGF et signées par le Coordonnateur de l UC-PAPC. L ouverture immédiate des plis à l expiration des délais de dépôts des offres ainsi que le caractère publique de cette séance, sont une obligation pour l UC-PAPC et de la COAM. Les plis arrivés après l heure et/ou la date limites de dépôt des offres sont déclarés HORS DELAI et ne sont plus recevables. Ouverture publique des offres La COAM réunie en séance d ouverture des plis, procède à l ouverture immédiate des plis à l expiration des délais de dépôt des offres. L ouverture des plis se fait en séance publique dans les locaux de l UC -PAPC ou celle dument indiquée dans le DAO publié à cet effet, en présence des représentants des candidats. En outre la COAM peut inviter à titre d observateur, tout autre personne ressource pouvant lui être d une utilité sans pour autant remettre en cause les dispositions et les critères du DAO, suivant les motifs bien précis spécifiés à l avance. Il sera procédé au cours de cette séance à: i) la vérification des mandats des membres de la COAM, ii) l établissement des fiches de présence (fiche des membres de la COAM et fiche des candidats), ii) vérification du quorum, iii) l ouverture de la séance par le président en rappelant les principales caractéristiques de l appel d offres (objet, montant, les pièces constitutives requises pour chacune des offres) et une demande pour savoir, si les membres n ont pas d observations éventuelles, iv) le dépouillement consistant à l ouverture des enveloppes extérieure et intérieure (offres technique et financière), et la lecture à haute voix du nom du (ou de chaque) candidat, du montant de son offre, des rabais éventuels consentis(avec la distinction conditionnel ou inconditionnels),des variantes si c est requis, la constatation et l examen des documents exigés dans le DAO, et l établissement de la liste des candidats ayant déposés des offres ; distinguant clairement, celles qui sont arrivées dans le délai de celles arrivées HORS DELAIS. 133

134 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC/ PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio: 11/13 3. Autres procédures requises A part les offres arrivées hors délai, aucune offre ne doit être rejetée à la séance d ouverture des plis. Le rejet de ces offres doit être constaté par écrit (nom des candidats, heures d arrivée, émargements des représentants, etc.). La séance d ouverture des plis est sanctionnée par le Procès verbal qui sera dressé séance tenante, en deux exemplaires par le Rapporteur (selon un modèle en annexe). Le Procès -Verbal est signé par tous les membres de la COAM et transmis à tous les candidats et à la Banque Mondiale. Analyse des offres Dès la signature du Procès -Verbal d ouverture, la COAM se retire et confie à la souscommission d évaluation et d analyse technique des offres pour ses travaux dont le délai maximum ne devant pas excéder 5 jours. La séance d analyse s effectue dans les locaux abritant le siège de l UC- PAPC ou tout autre lieu convenu d accord partie par la COAM et le Coordonnateur de l UC- PAPC. Analyse de la conformité ou recevabilité des offres Cette étape porte sur la vérification de l existence et de la validité des pièces administratives notamment le registre de commerce, les attestations de régularité fiscales et la garantie d offre, dans le contexte de sortie de crise de la Cote d Ivoire et des dispositions exceptionnelles prévues dans l Accord de Financement du DON N 323-IV-C du PAPC. Par ailleurs toute offre qui comporte des déviations substantielles aux termes, conditions et/ou spécifications du DAO, telle qu elle ne peut pas être comparée aux autres offres sera rejetée et cette décision devra être clairement motivée. Ainsi la commission d évaluation devra s assurer également que les offres de candidats retenus à l issu de l examen préliminaire et déclarées, conformes pour l essentiel aux DAO les seront généralement en ordre, c'est-à-dire que: i) l offre est correctement signée par le représentant habileté ayant les pouvoirs légaux d engager le soumissionnaire(une offre non signée n est pas valable), ii) l offre est complète(l essentiel des informations requises par le DAO sont fournies), iii) toutes les garanties demandées sont disponibles. A l issue de cette étape dite d examen préliminaire, les offres de candidats retenus sont déclarées conformes pour l essentiel. 134

135 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC/ PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES 3. Autres procédures requises Folio:12 /13 Classement des offres de candidats retenus conformes pour l essentiel Cette étape démarre par i) la vérification arithmétique des prix de toutes les offres jugées conformes, se poursuit par ii) la correction des erreurs de calcul et se termine par iii) la prise en compte des rabais inconditionnels afin d obtenir les prix définitifs de toutes les offres. Cette étape est suivie du classement des offres en partant du prix vérifié le plus bas au plus cher par ordre de prix croissant. analyse de la Post- Qualification (Qualification du soumissionnaire dont l Offre est retenue) Le Candidat dont l Offre est classée en 1 er, suite à l étape précédente parmi les offres déclarées conformes pour l essentiel fait l objet d une vérification approfondie sur la base des pièces de nature juridique, technique et financière qu il a fourni dans son offre, en conformité avec critères autres dispositions du DAO, notamment : les pièces administratives et juridiques, la capacité financière, les moyens matériels et humains dont dispose l entreprise, la liste des travaux similaires réalisés (par exemple au cours des 5 dernières années), le délai d exécution des travaux et le planning requis Proposition d Attribution du marché à l offre évaluée la moins -disante Si l Offre du Candidat classé le premier pour avoir proposé le prix le plus bas répond aux critères de la Post- Qualification énoncés dans le DAO, comme la condition minimum des qualifications requises, elle est retenue et déclarée attributaire provisoire car elle est dite évaluée la moins-disant et la meilleure. Dans le cas contraire, elle sera déclassée et celle classée 2ème est examinée suivant la même démarche jusqu à obtenir l offre la meilleure Offre évaluée la moins disante. Egalement, dans le cas où le candidat dont l Offre est classée la meilleure et évaluée la par moins - disante parmi les candidats ayant soumis des offres déclarées conformes pour l essentiel, refuse de signer le contrat ou se désisterait pour une raison quelconque, l AGF devrait: procéder de la même manière qu énoncée ci-dessus pour obtenir la meilleure Offre évaluée la moins disante et, faire prendre des dispositions relatives à la notification des sanctions prévues dans le cadre des DAO ainsi que de leur publication avec les effets escomptés. Le rapporteur dresse un Procès Verbal (PV) à cet effet pour ce cas précis (suivant le modèle en annexe) qu il soumet immédiatement à: a)- l approbation de la COAM et, b)- à la BM, s il s agit d un marché dont le montant est soumis au seuil d une revue à priori. 135

136 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC/ PAPC CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES Folio: 13/13 3. Autres procédures requises Notification et signature du marché La lettre de notification est préparée par l AGF et signé par le Coordonnateur de l UC-PAPC. L UC- PAPC adresse une lettre de notification à l entreprise attributaire (selon le modèle joint en annexe) pour l informer et l inviter à venir signer le marché. Dès la notification de l attribution du marché, l entrepreneur, l UC-PAPC et l AGF se retrouve pour formaliser le marché. Il est procéder à la signature du contrat entre l UC- PAPC et l Entrepreneur et à son approbation, au plus tard CINQ (5) jours, en sept (7) exemplaires dont : trois exemplaires est remis à l entreprise, un qu elle conserve et deux qu elle enregistre ; un exemplaire est remis à la banque mondiale ; un exemplaire est remis à l UC - PAPC ; un exemplaire est remis à l Agent Comptable ; un exemplaire est conservé au niveau des archives de l AGF avec les autres documents relatifs à la passation des marchés (DAO, rapports d évaluation et PV d ouverture et d attribution) pour être présentée aux auditeurs du projet, aux missions de supervision du projet ou des bailleurs de fonds. Etablissement de l ordre de service de démarrage Dès l approbation du marché et après que l entreprise, attributaire du marché ait rempli les conditions de démarrage fixées dans le contrat (c.a.d de fournir la garantie de bonne exécution variant entre 5 et 10 % tel que spécifié dans le DAO), l UC-PAPC adresse l Ordre de Service à l entrepreneur (suivant le modèle joint en Annexe) pour que celui-ci démarre les travaux. L ordre de service est préparé par l AGF et signé par le Coordonnateur de l UC-PAPC. Publication des résultats de l attribution du marché Dans les deux semaines suivant la réception de l avis de non objection de la Banque à la recommandation d attribution du marché, l AGF publiera dans le bulletin officiel des Marchés publics les résultats qui permettent d identifier l objet de l appel d offres et les numéros de lots, ainsi que les informations suivantes : i) le nom de chaque soumissionnaire qui a soumis une offre, ii) les prix des offres tels que lus à haute voix lors de l ouverture des plis, iii) le nom et les prix évalués de chaque offre qui a été évaluée, iv) le nom des soumissionnaires dont les offres ont été rejetées et les motifs de leur rejet et v) le nom du soumissionnaire retenu et le prix qu il a offert, de même que la durée et la synthèse du marché attribué. 136

137 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 6 : GESTION ET SUIVI DES CONTRATS Folio: 1/1 Exécution du marché Cette étape se déroulera selon les phases suivantes : a) suivi des travaux La notification de l ordre de service à l entrepreneur est suivie de l implantation du chantier attestée par un procès-verbal d implantation signé par les bénéficiaires (annexe). Le suivi et contrôle des travaux sera confié à un consultant afin de s assurer de la qualité des matériaux fournis et des travaux réalisés par l entreprise conformément aux prescriptions techniques. b) paiement de l avance de démarrage Une avance de démarrage équivalent à 30% au maximum du montant du marché peut être versée à l entrepreneur après l établissement et la notification de l ordre de service de commencer les travaux. Cette avance est cautionnée à 100% par une garantie bancaire délivrée par une Banque acceptable par l UC -PAPC et la Banque Mondiale. c) réalisation partielle des travaux et versement d acomptes Des acomptes seront versés à l entreprise mensuellement ou selon une périodicité convenue dans le contrat, à travers un attachement et décompte provisoire. d) fin et réception provisoire des travaux A la fin des travaux et à la demande de l Entrepreneur, l AGF sous signature du Coordonnateur du PAPC, invite l entreprise à la réception provisoire. Ladite réception est sanctionnée par un Procès Verbal dans lequel sont consignées toutes les réserves éventuelles (annexe). Le Procès Verbal de réception est dressé par l AGF. Le Procès -Verbal de réception provisoire signé par l entrepreneur, l UC- PAPC et l AGF, permet la libération de la garantie de bonne exécution. Les réserves constatées doivent être levées dans le délai fixé par le Procès -Verbal de réception provisoire. Le constat de la levée des réserves est fait par l UC-PAPC assistée du bureau de contrôle. Ce constat est sanctionné par un certificat de levée des réserves. e) réception définitive et libération de la retenue de garantie A l expiration du délai de garantie de l ouvrage réalisé (12 mois après la date de réception provisoire), l UC- PAPC, au vu du certificat de la levée des réserves éventuelles, prononce la réception définitive du projet. Un Procès -Verbal de réception définitive(annexe) est établi à cet effet et signé par l entrepreneur, l UC- PAPC, le Maître d œuvre ou l Ingénieur (Contrôleur) et/ou le Représentant du Bénéficiaire des travaux. La signature du Procès -Verbal de réception définitive permet la levée de la garantie de l entrepreneur et par conséquent la libération de la retenue de garantie de 10%. 137

138 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 7 : ARCHIVAGE DE LA PASSATION DES MARCHES Folio : 1/4 I - Structure de classement Classer les dossiers conformément aux trois catégories de passation des marchés : Travaux (T), Biens (B) et Services de Consultants/Formation (C) Pour le PAPC, créer une section «Général» comprenant le rapport d évaluation, l Accord de Don ainsi que les autres documents de base ; Utiliser des étiquettes imprimées sur toutes les boîtes et chemises pour marquer les boîtes pour les travaux d un «T», pour les biens d un «B» et pour les services de consultants d un «C». Créer une boîte pour chaque catégorie de marchés et par composantes du projet, et imprimer le nom du Projet (PAPC) et du marché sur la boîte Chaque boîte de catégorie de passation des marchés comprend des chemises individuelles pour chaque étape du cycle d acquisition, une chemise comprenant les plaintes et une pour les audits des marchés Créer pour chaque type de marché une boîte séparée et numérotée comprenant les documents types volumineux de passation des marchés (documents de pré qualification, d appel d offres -DAO - et les contrats, Directives). 138

139 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 7 : ARCHIVAGE DE LA PASSATION DES MARCHES Folio : 2/4 II - Classement par nature II.1 - Classement par nature : travaux et biens Boîte générale comprenant les documents volumineux de passation des marchés numérotés (documents de présélection, Avis d appel d offres, Dossier d Appel d offres -DAO - et les contrats signés) Chemise comprenant les plaintes Chemise pour les audits concernant l exécution des marchés Classement des Chemises pour la Présélection (le cas échéant) Lancement présélection (travaux) o Avis de présélection avec date de publication o Non- objection au document de présélection (si nécessaire) Evaluation de la présélection (travaux) o Rapport d ouverture et d évaluation o Non- objection du Bailleur à la liste des firmes présélectionnées, si requis Classement des Chemises concernant la procédure d appel d offres Evaluation de la présélection (travaux) o Rapport d ouverture et d évaluation o Non- objection du Bailleur à la liste des firmes présélectionnées, si requis ; 139

140 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 7 : ARCHIVAGE DE LA PASSATION DES MARCHES Folio : 3/4 Classement des Chemises concernant la procédure d appel d offres Chemise du lancement de l appel d offres o Avis spécifique de l appel d offres avec date de publication o Non-objection du bailleur au projet de dossier d appel d offres, si requis o Clarifications demandées par les soumissionnaires et réponses données o Procès-verbal de la réunion préalable à la soumission (le cas échéant) o Modifications/amendements apportés au DAO (le cas échéant) Chemise de l évaluation des offres o Procès-verbal d ouverture des offres o Rapport d évaluation o Correspondances avec le bailleur ou Non-objection du bailleur, si requis o Copie du contrat signé. Chemise concernant la gestion du marché o Programmes de travaux approuvés (travaux) o Avenants au marché et tous justificatifs, et approbations obtenues, Non Objection du bailleur, si requis (travaux et biens) o Ordres de service (travaux et biens) o Situations de travaux, Décomptes (travaux) o Procès verbaux de réunion de chantier (travaux) o Certificats de réceptions (travaux et biens) o Réclamations et litiges (travaux et biens) o Preuves de paiements (travaux et biens) o Evaluation de la performance de l Entreprise / Fournisseur, le cas échéant II.2 - Classement des Services de Consultants et Formation par projet/sous-projet par Contrat Chemise générale Demande d expression d intérêt avec date de publication Liste des firmes ayant exprimées leur intérêt Chemise comprenant les plaintes 140

141 CINQUIEME PARTIE : PASSATION DES MARCHES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 7 : ARCHIVAGE DE LA PASSATION DES MARCHES Folio : 4/4 Chemise concernant les audits des contrats Chemises concernant les demandes de propositions Chemise concernant la demande de proposition Chemise concernant le lancement de la demande de proposition o Non-objection à la liste restreinte o Projet de texte de la Demande de proposition et termes de référence o Non-objection du bailleur, si requis. Chemise concernant l évaluation des propositions o Rapport d ouverture des offres o Rapport d évaluation des offres o Commentaires ou Non-objection par le bailleur, si requis o Procès-verbal d ouverture des propositions financières o Rapport d Evaluation consolidé des offres techniques et financières, et recommandation de la Commission d Evaluation o Avis de Non Objection du bailleur, si requis quant au consultant sélectionné et négociation du contrat Chemise concernant l attribution du contrat o Non-objection au projet de contrat par le bailleur, si requis o PV de la Commission d Evaluation o Copie du contrat signé, y compris mandat du consultant, CV des experts, et toutes annexes Chemise concernant la gestion du contrat o Programmes de travail approuvé, le cas échéant o Avenants au contrat et tous justificatifs, et approbations obtenues, Non Objection du bailleur, si requis o Ordres de service o Preuves de paiements o Rapports des consultants o Réclamations et Différends o Evaluation de la performance du Consultant, le cas échéant 141

142 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES 142

143 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC Folio : 1/1 INTRODUCTION Cette partie du Manuel de Procédures a pour but de : i) décrire l'organisation du système comptable et budgétaire informatisé du PAPC au niveau central et décentralisé ; Ii) définir les procédures à appliquer pour atteindre les objectifs. Le système comptable et budgétaire dans sa structure va être identique au niveau central et au niveau décentralisé afin de faciliter la consolidation des opérations par l AGF. Les principaux objectifs du système sont : enregistrer toutes les étapes relatives à l'exécution technique du Projet et de son fonctionnement conformément aux principes comptables généralement admis et aux règles préconisées par les Bailleurs de fonds ; garantir l'exactitude, l'exhaustivité des opérations enregistrées et par conséquent la fiabilité des rapports financiers de manière à permettre un contrôle rapide et régulier de l'utilisation des fonds alloués au PAPC ; doter les acteurs (UC PAPC, AGF et Agent Comptable) d'une organisation comptable informatisée et adaptée, lui permettant un suivi rigoureux et analytique des opérations par source de financement, par poste budgétaire, par site géographique et par volet analytique ; doter le Projet d'un système de suivi budgétaire adapté permettant de déterminer à tout moment la situation financière des marchés et l'utilisation des financements. Afin d'atteindre ces objectifs, le système comptable à mettre en place doit intégrer les modules ci-après : comptabilité budgétaire ; comptabilité générale ; comptabilité analytique ; suivi des conventions de financement ; suivi des marchés. La mise en place de tous ces modules est indispensable et exigée au niveau de la comptabilité du Projet. Les autres modules seront mis en œuvre au niveau Central et décentralisé. 143

144 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES DE COMPTABILITE BUDGETAIRE Folio : 1/3 Conformément aux instructions des Bailleurs de fonds, les financements octroyés au Projet sont décomposés par composantes financières sur la base d'une estimation détaillée des coûts afin de permettre une gestion rationnelle des ressources disponibles. Le principe consiste à affecter en détail l'ensemble des ressources aux besoins estimés du Projet de telle sorte que l'exécution du Projet se déroule en toute sérénité dans la mesure où tous les décaissements se font dans le cadre des budgets prévus aussi bien pour les travaux, équipements et autres dépenses à caractère technique que pour les dépenses de fonctionnement. Le suivi budgétaire sert précisément à s'assurer du respect de cet objectif en ce sens qu'il consiste à effectuer une analyse comparative détaillée des dépenses réelles par rapport aux prévisions de dépenses. Pour que l'équilibre budgétaire soit atteint, le Projet planifie également dans le temps, l'encaissement des financements nécessaires à sa bonne exécution. Le rythme théorique retenu pour ces encaissements est le trimestre. L'organisation de la comptabilité budgétaire commence par la mise en place d'une codification budgétaire. La comptabilité budgétaire a pour objet de : Affecter chaque dépense engagée à une ligne budgétaire ; Suivre l épuisement du budget en faisant un rapprochement entre les réalisations et les prévisions ; Fournir des informations périodiques sur le niveau d utilisation des ressources par ligne budgétaire. Avant de procéder à l'analyse budgétaire, l'étape préalable consiste à préparer l'enregistrement des budgets. La saisie des budgets s'effectue sur la base de la codification préétablie. La codification budgétaire est conçue à partir du plan de financement par catégorie du Projet selon les trois niveaux de codes suivants : 144

145 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES DE COMPTABILITE BUDGETAIRE Folio : 2/3 1. LA CODIFICATION BUDGETAIRE LES CHAPITRES BUDGETAIRES Ce premier niveau de codification a pour objet de distinguer les différentes composantes importantes de coût du Projet. Les chapitres budgétaires du PAPC correspondent aux deux composantes suivantes désignées par un code à un caractère : 1 INVESTISSEMENTS 2 EXPLOITATIONS Le deuxième niveau de codification correspond à une subdivision des chapitres budgétaires en rubriques budgétaires. L'étendue de la subdivision sera définie en fonction des besoins de précision de la gestion budgétaire. La rubrique budgétaire est composée de deux caractères dont le premier désigne le chapitre budgétaire concerné. Le dernier niveau de la codification budgétaire est le poste budgétaire. Il correspond théoriquement à un regroupement de plusieurs comptes de la comptabilité générale. C'est le niveau de prévision de décaissement le plus détaillé du budget. Une liste indicative est présentée in extenso en annexe de ce manuel. Les deux premiers caractères du code représentent la rubrique budgétaire à laquelle se rapporte le poste budgétaire. Remarque : Les codes retenus pour la codification peuvent selon la convenance être constitués de caractères alphabétiques, numériques ou alphanumériques. (Voir Guide d'utilisation du logiciel de gestion financière et comptable). 145

146 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : PROCEDURES DE COMPTABILITE BUDGETAIRE Folio : 3/3 2. LA SAISIE DU BUDGET Le budget est saisi en détail au préalable et précise les données suivantes pour chaque ligne budgétaire : le financement (convention), le code analytique (opération), le poste budgétaire, le compte de comptabilité générale, le libellé de la ligne budgétaire, l'unité d œuvre (ex : L pour litre, etc.), la quantité et le prix unitaire, et enfin le mode de répartition du budget dans l'année (allocation égale par mois, sur une période ou répartition manuelle). Il est utile de fournir toutes ces données dès la saisie du budget afin de permettre par voie de tri, une analyse multicritère. Exemple : budget par source de financement budget par poste budgétaire ou par groupe de comptes budget réparti par mois. 146

147 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 1/12 1. LES SPECIFICITES DU PLAN COMPTABLE DU PAPC Le système comptable du PAPC est organisé selon les principes comptables généralement admis sur le plan international. Le plan comptable retenu est inspiré des règles de comptabilisation du Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA). Cependant, les paramètres mis en place dans la codification de la comptabilité générale du PAPC tiennent compte des particularités du Projet en matière de financement des infrastructures communautaires (biens durables) et de don pour la réinsertion économique. En effet, dans le cadre d'un Projet, la notion de résultat d'une période comptable n'est pas essentielle. Par contre, il est fondamental que l'organisation de la comptabilité permette un suivi permanent, exhaustif et surtout continu des dépenses engagées au titre du Projet, mais également des financements obtenus. Par conséquent, afin de pouvoir organiser le suivi continu du cumul des dépenses et des financements, il convient de placer l'organisation comptable dans l'optique prospective d'un suivi des ressources du Projet d'une part et des emplois réalisés à partir de ces ressources d'autre part. L'option d'un suivi continu des ressources et emplois n'empêche pas la possibilité d'obtenir la situation financière du Projet selon la périodicité voulue en faisant un arrêté comptable trimestriel, semestriel, annuel ou pluriannuel. 147

148 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 2/12 2. LA CODIFICATION DES COMPTES GENERAUX Il s'agit d'une codification à trois (03) niveaux pour les comptes dont la présentation indicative est la suivante : les classes, les sous-classes, les comptes généraux ou plan comptable. A cette codification de comptes s'ajoute une codification des journaux comptables. Une liste indicative est présentée in extenso en annexe de ce manuel. LES CLASSES La classe de comptes désigne les différents postes importants de la comptabilité générale. Il est prévu neuf classes identifiées par un caractère dans le suivi comptable : Ressources stables (capital, subventions et crédits) Immobilisations Stocks Tiers Financiers Charges (Activités Ordinaires) Produits (Activités ordinaires) Compte de résultat Engagements hors bilan. LES SOUS-CLASSES Les sous-classes sont des subdivisions des classes et permettent de regrouper essentiellement les comptes de tiers et sont identifiées par deux caractères : Par exemple, nous pouvons citer : 40 - Fournisseurs 41 - Clients 42 - Personnel 44 - Etat 46 - Bailleurs de Fonds 47 - Débiteurs et créditeurs divers. 148

149 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 3/12 2. LA CODIFICATION DES COMPTES GENERAUX LE PLAN COMPTABLE Cette deuxième subdivision représente les codes à six caractères qui serviront à l'imputation des pièces comptables et qui représentent le plan comptable général détaillé du PAPC. Une liste indicative est présentée in extenso en annexe de ce manuel. Cette liste de comptes à un caractère indicatif et est appelée à être aménagée selon les exigences du suivi comptable. Elle a surtout pour objet de préfigurer la structure fonctionnelle du plan comptable adapté au PAPC. Les comptes de tiers qui seront créés seront des comptes alpha numériques dont la partie numérique concernerait les 2 chiffres (ordre chronologique de création) et la partie alpha qui constitue les premières lettres de la dénomination du tiers concerné. 149

150 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 4/12 3. L ENREGISTREMENT DES OPERATIONS LES JOURNAUX COMPTABLES L enregistrement des opérations comptables s effectue à l aide des journaux. Une liste indicative est présentée in extenso en annexe de ce manuel. Ces journaux sont identifiés par un code alphanumérique à quatre (04) caractères. Il importe au moment de leur paramétrage de distinguer les journaux avec contrepartie automatique (journaux de trésorerie d une manière générale) des autres. Il est opportun de créer un journal spécial pour les Demandes de Paiement Direct. (DPD). Il ne s agit pas dans cette partie du Manuel de Procédures de décrire exhaustivement tous les schémas d écritures comptables. Le but visé est simplement d attirer l attention sur les spécificités méthodologiques du traitement en comptabilité générale des opérations compte tenu de l organisation mise en place. Il est important de noter par ailleurs que le système informatisé de gestion est intégré ; par conséquent, différents modules comptables sont en permanence interdépendants. Ainsi, lors de la saisie des opérations en comptabilité générale, pour optimiser les potentialités du système de suivi, il est indispensable de saisir en dehors du numéro de compte général relatif à l opération, les autres données correspondantes à savoir : le code analytique, le poste budgétaire, la source du financement, le code géographique. La liste exhaustive des comptes analytiques, budgétaires, par financement, géographiques et généraux est jointe à l annexe de ce manuel. 150

151 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 5/12 3. L ENREGISTREMENT DES OPERATIONS I. FINANCEMENT IDA (COMPTABILISATION DES OPERATIONS) A) COMPTABILISATION DES DRF 1. Constatation du dépôt initial au compte désigné Débit 521XXX IDA, Compte Désigné XXX aaaaa Crédit 452XXX IDA, Don XXXX Fonds de Dotation aaaaa 2. Paiement des dépenses sur le compte désigné a) Réception de la facture fournisseur Débit 6xxxxx compte de charges Débit 2xxxxx comptes d immobilisations Crédit 40xxxx comptes de fournisseurs yyyyy xxxxx zzzzz Chaque compte de charges sera éclaté de manière à distinguer la part imputable aux groupes cibles et la part imputable au fonctionnement du Projet. Les investissements réalisés pour le compte des groupes cibles seront considérés comme des immobilisations en portage. Les investissements réalisés pour le fonctionnement du Projet seront comptabilisés dans le compte correspondant à chaque type d immobilisation. b) Règlement de la facture Débit 40xxxx compte de fournisseurs Crédit 521XXX IDA, compte du Projet XXX zzzzz zzzzz c) Constatation de la DRF à établir (à chaque DRF ou à la clôture) Débit 458XXX IDA, DRF à établir Crédit 1417XX IDA, subv. d équip. Bénéf., à établir Crédit 1417XX IDA, subv. d équip. PAPC, à établir Crédit 7181XX IDA, subv. d explo. Bénéf. à établir Crédit 7181XX IDA, subv. d explo. PAPC, à établir zzzzz xxxxx xxxxx yyyyy yyyyy 151

152 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 6/12 3. L ENREGISTREMENT DES OPERATIONS Cette écriture doit prendre en compte non seulement les dépenses effectuées pour le compte du niveau central et du niveau régional. 3. Etablissement et envoi de la DRF a) Annulation écriture de constatation de la DRF à établir (extourne) Il s agit ici de faire une simple extourne de l écriture de constatation de la DRF à établir. b) Constatation de la subvention à recevoir Débit 458XXX IDA, DRF établie Crédit 1417XX IDA, subv. D équip. Bénéf. à recevoir Crédit 1417XX IDA, subv. D équip. PAPC, à recevoir Crédit 7182XX IDA, subv. D explo. Bénéf., à recevoir Crédit 7182XX IDA, subv. D explo. PAPC, à recevoir zzzzz xxxxx xxxxx yyyyy yyyyy Les écritures d annulation de la DRF à établir et de constatation de la DRF établie seront constatées au niveau central et des la comptabilité des bureaux régionaux. 4. Réception des fonds a) Annulation/réduction des subventions à recevoir (extourne de l extourne initiale) Il s agit ici de faire une simple extourne de l écriture de constatation de la DRF à recevoir. b) Constatation de la réception des fonds Débit 521XXX IDA, Compte désignéxxxxx Crédit 1417XX IDA, subv. D équip. Bénéf., reçue Crédit 1417XX IDA, subv. D équip. PAPC, reçue Crédit 7182XX IDA, subv. D explo. Bénéf., reçue Crédit 7182XX IDA, subv. D explo. PAPC, reçue zzzzz xxxxx xxxxx yyyyy yyyyy 152

153 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 7/12 3. L ENREGISTREMENT DES OPERATIONS 5. Rejet par l IDA d une DRF a) Prise en charge de la demande par l'etat ou sources de financement (i) Annulation/réduction des subventions IDA à recevoir (extourne de l écriture initiale) (ii) Imputation de la demande sur l Etat ou la source financement Débit 4498XX Etat, Demande établie Crédit 1411XX Etat, subv. d équip. Bénéf., à recevoir Crédit 1411XX Etat, subv. d équip. PAPC, à recevoir Crédit 7181XX Etat, subv. d explo. Bénéf., à recevoir Crédit 7181XX Etat, subv. d explo. PAPC, à recevoir zzzzz xxxxx xxxxx yyyyy yyyyy b) Paiement de la demande par l Etat ou la source de financement (i) Annulation/réduction des subventions à recevoir (annulation de l écriture précédente) Corriger la catégorie financière initialement utilisée. (ii) Encaissement de la demande Débit 5320XX Etat XXXXXXXXXXXXXX Crédit 1411XX Etat, Subv. D équip. Bénéf. reçues Crédit 1411XX Etat, Subv. D équip. PAPC reçues Crédit 7181XX Etat, Subv. D expl. Bénéf. reçues Crédit 7181XX Etat, Subv. D équip. PAPC reçues xxxxx zzzzz zzzzz zzzzz zzzzz (iii) Dans le journal de l Etat ou la source de financement Débit 5852XX virement de fonds Crédit 5320XX Etat, XXXX xxxxx xxxxx (iv) Dans le journal de l IDA Débit IDA, Compte désigné XXXX Crédit 5852XX virement de fonds xxxxx xxxxx 153

154 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 8/12 3. L ENREGISTREMENT DES OPERATIONS B) COMPTABILISATION DES DPD 1. Engagement de la dépense a) Réception de la facture fournisseur Débit 6xxxxx comptes de charges Débit 2xxxxx comptes d immobilisations Crédit 40xxxx comptes de fournisseurs yyyyy xxxxx zzzzz N.B : Le paiement de la facture du fournisseur n est pas réalisé par le biais du Compte Désigné mais sera directement assuré par le bailleur par utilisation du Don. Cette opération ne fait donc pas intervenir le Compte Désigné. b) Constatation de la DPD à établir Il s agit de la même écriture que la constatation de la DRF à établir à la seule différence que le compte 4582XX IDA, DPD à établir sera débité en lieu et place du Compte 4582XX IDA, DRF à établir. 2. Etablissement de la DPD a) Annulation / réduction de la DPD à établir Il s agit de la même écriture que la constatation de la DRF à établir à la seule différence que le compte 4582XX IDA, DPD à établir sera utilisé en lieu et place du Compte 4582XX IDA, DRF à établir. b) Constatation de la subvention à recevoir Il s agit de la même écriture que l établissement de la DRF à établir à la seule différence que le Compte 4582XX IDA, DPD établie sera utilisé en lieu et place du Compte 4582XX IDA, DRF établie. 154

155 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 9/12 3. L ENREGISTREMENT DES OPERATIONS 3. Règlement du fournisseur a) Annulation réception de la subvention à recevoir Débit 1417XX IDA, Subv. D équipe PAPC à recevoir Débit 7182XX IDA, Subv. D équipe PAPC à recevoir Crédit 4582XX IDA, DPD établie b) Règlement du fournisseur Débit 40xxxx Fournisseur Crédit 1417XX IDA, subv. D équip. PAPC Crédit 7182XX IDA, subv. D exploit. PAPC zzzzz zzzzz zzzzz zzzzz zzzzz zzzzz C) ECRITURES RELATIVES AUX ENGAGEMENTS HORS BILAN 1. A la signature de la convention Débit 9012xx Crédit IDA confirmé obtenu xxxxx Crédit 9112xx Contrepartie engagement de financement obtenu xxxxx Des sous comptes seront utilisés de façon à permettre de mettre en relief les diverses catégories financées par le Don. 2. A l encaissement de chaque DRF ou DPD Débit 9112xx Contrepartie engagement de financement obtenu Crédit 9012xx Crédit IDA confirmé obtenu xxxxx xxxxx Le montant de chaque catégorie sera identifié au niveau de la DRF ou DPD de façon à imputer les montants dans chaque compte. 155

156 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 10/12 3. L ENREGISTREMENT DES OPERATIONS D) ENGAGEMENTS DE FINANCEMENT DONNES 1. A la signature de la convention avec les Intermédiaires et Promoteurs Débit 9151xx Contrepartie crédit accordé non décaissé Crédit 9051xx Crédit accordé non décaissé 2. Au décaissement de chaque tranche Débit 9051xx Crédit accordé non décaissé Crédit 9151xx Contrepartie crédit accordé non décaissé xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx Les comptes auxiliaires attribués à chaque Intermédiaire ou Promoteur seront utilisés dans ces écritures pour réaliser le suivi de chaque convention. E) SUIVI DES AUTRES CONTRATS DONT LES DECAISSEMENTS S EFFECTUENT EN PLUSIEURS TRANCHES SUPERIEURES OU EGALES A F.CFA (délai minimum = six mois (6)) 1. A la signature du contrat avec le fournisseur ou prestataire Débit 9173xx Contrepartie commande ferme au fournisseur Crédit 9073xx Commande ferme au fournisseur 2. Au règlement de chaque facture xxxxx xxxxx Débit 9073xx Commande ferme au fournisseur xxxxx Crédit 9173xx Contrepartie commande ferme au fournisseur xxxxx 156

157 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE Folio : 11/12 3. L ENREGISTREMENT DES OPERATIONS F) ENGAGEMENT DE FINANCEMENT REÇU DES BAILLEURS 1. A la signature de la convention Débit 9012xx Crédit IDA confirmé obtenu xxxxx Crédit 9112xx Contrepartie engagement de financement obtenu xxxxx Des sous comptes seront utilisés de façon à permettre de mettre en relief les diverses catégories financées par le Don. 2. A l encaissement de chaque DRF ou DPD Débit 9112xx Contrepartie engagement de financement obtenu xxxxx Crédit 9012xx Crédit IDA confirmé obtenu xxxxx Le montant de chaque catégorie sera identifié au niveau de la DRF ou DPD de façon à imputer les montants dans chaque compte. G) ENGAGEMENTS DE FINANCEMENT DONNES 1. A la signature de la convention avec les structures d appuis et les bénéficiaires Débit 9151xx Contrepartie Don accordé non décaissé Crédit 9051xx Don accordé non décaissé xxxxx xxxxx 2. Au décaissement de chaque tranche Débit 9051xx Don accordé non décaissé Crédit 9151xx Contrepartie Don accordé non décaissé xxxxx xxxxx Les comptes auxiliaires attribués à chaque structure d appui ou bénéficiaire seront utilisés dans ces écritures pour réaliser le suivi de chaque convention. 157

158 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc CHAPITRE 3 : PROCEDURES DE COMPTABILITE MPAFC / PAPC Folio : 1/3 ANALYTIQUE La comptabilité analytique a pour objet de : Affecter chaque dépense engagée à un programme donné (suivant le niveau de précision prévu) ; Suivre l épuisement du budget affecté à chaque programme ou sous programme par période ; Fournir des statistiques sur l exécution financière de chaque activité. Ainsi elle fournit les moyens nécessaires pour appréhender dans le détail le plus fin possible, toutes les opérations engagées dans le cadre du Projet. C est par l exploitation des comptes analytiques que l on peut conduire des analyses comparatives précises et pertinentes entre les réalisations du Projet et les prévisions budgétaires. La comptabilité analytique permet de quantifier les coûts relatifs à chaque type de programme initié, mais permet également d affiner les prévisions budgétaires. Elle représente donc un outil de gestion précieux lors de l élaboration des rapports financiers à adresser aux Bailleurs de fonds dans la mesure où elle permet d établir entre autres, des comptes par source de financement. Pour être opérationnelles, les procédures analytiques reposent sur une codification claire mise en place au préalable. Le plan analytique se décompose en quatre niveaux de codes correspondant aux différentes actions mises en œuvre. Cette codification est inspirée du tableau des coûts détaillés présenté dans le rapport d évaluation du Projet. Le premier niveau de la codification désigne l activité ; Le deuxième niveau désigne le programme ; Le troisième niveau désigne la sous activité ; Le quatrième niveau désigne l action. LES COMPOSANTES (l activité) Les composantes analytiques sont inspirées des composantes principales du PAPC qui sont : C1 : composante 1 C2 : Composante 2 C3 : Composante 3 C4 : Composante 4 Chaque composante serait décomposée le plus possible pour permettre d avoir un niveau d analyse satisfaisant sur le Projet. 158

159 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc CHAPITRE 3 : PROCEDURES DE COMPTABILITE MPAFC / PAPC Folio : 2/3 ANALYTIQUE 1. LA CODIFICATION ANALYTIQUE Les dépenses pour le fonctionnement du PAPC seront comptabilisées dans les comptes de charges par nature et dans les postes budgétaires prévues. LES SOUS COMPOSANTES (le programme) Elles représentent les grandes catégories de coûts que recouvre chaque composante principale. Une liste indicative est présentée in extenso en annexe de ce manuel. LES CODES ANALYTIQUES (la sous-activité) Ce dernier niveau de codification est une subdivision des sous-composantes et correspond à l'unité de dépense ou de programme élémentaire du Projet. Le regroupement de plusieurs codes forme une sous-composante analytique. Le code analytique revêt une grande importance pour l'analyse des coûts. 159

160 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : PROCEDURES DE COMPTABILITE ANALYTIQUE Folio : 3/3 2. L'EXPLOITATION DES COMPTES ANALYTIQUES Etablir des comptes analytiques consiste à ventiler les comptes généraux selon des critères très détaillés. L'analyse est alors menée à partir des états analytiques (grand livre et balance) obtenus en fonction de l'optique de l'analyse. Le suivi analytique permet d'obtenir les coûts réels pouvant être sélectionnés suivant plusieurs critères. L'exploitation des comptes analytiques devient essentielle dans le cadre du contrôle budgétaire notamment pour l'analyse des états de suivi budgétaire où sont comparées les réalisations du Projet avec les allocations initiales d'une période donnée. 160

161 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 4 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES PIECES COMPTABLES Folio : 1/2 1. LE CLASSEMENT a) Les justificatifs des dépenses Les justificatifs sont classés par bureau et par numéro de pièce comptable dans deux types de classeurs correspondant respectivement : aux dépenses de fonctionnement, aux dépenses liées à l exécution technique du Projet. b) Les opérations de banque Les pièces de banque sont à classer dans l ordre chronologique des opérations dans un classeur réservé aux opérations bancaires. c) Les opérations de caisse Toutes les pièces de caisse émises par le caissier (entrées ou sorties) accompagnées de leurs justificatifs ainsi que les états d arrêtés de caisse sont à regrouper dans le classeur de caisse, mois par mois, selon l ordre chronologique des opérations. Un intercalaire séparera les opérations, mois par mois. Les relevés bancaires mensuels et l état de rapprochement bancaire seront classés au début du lot de pièces du mois en question. 161

162 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 4 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES PIECES COMPTABLES Folio : 2/2 2. L'ARCHIVAGE DES PIECES COMPTABLES A la fin de l'exercice financier, l'ensemble des pièces comptables est à archiver dans des boîtes cartonnées numérotées, exercice par exercice, par type de pièces comptables : banque, caisse, dépenses de fonctionnement, dépenses relatives à l'exécution technique du Projet (travaux), équipements, charges de personnel. 162

163 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PREPARATION DES ETATS FINANCIERS Folio : 1/2 Cette procédure a pour objectif l établissement des Etats Financiers Annuels à bonne date. Dans le cadre du PAPC, les états financiers annuels comprennent : Le Bilan, Le Tableau Financier des Ressources et des Emplois, l Etat Annexé La régularité et la sincérité des informations regroupées dans les Etats Financiers annuels du PAPC résultent d une description adéquate, loyale, claire, précise et complète des événements, opérations et situations se rapportant à l exercice afin qu ils soient réguliers et sincères et donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation Les Etats Financiers annuels provisoires sont arrêtés au plus tard dans les trois mois qui suivent la date de clôture de l exercice. Les Etats Financiers annuels définitifs prenant en compte les écritures de régularisations des auditeurs sont arrêtés au plus tard dans le 15 juin. La date d arrêté doit être mentionnée dans toute transmission des états financiers. L examen des états financier est assuré par l auditeur indépendant recruté durant le deuxième trimestre de l année. Le rapport définitif de l auditeur doit être envoyé au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale au plus grand tard le 30 juin de chaque année. Tous les principes comptables clés seront appliqués dans le cadre de la préparation des états financiers. Les Etats Financiers devront être établis en plusieurs exemplaires de manière à remettre un exemplaire au plus tard le 30 mars à : le Cabinet du Premier Ministre ; le Coordonnateur du Projet ; le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne ; l AGF ; l Agent comptable ; les bureaux régionaux. 163

164 SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PREPARATION DES ETATS FINANCIERS Folio : 2/2 La répartition des rôles dans la préparation des états financiers est la suivante : Spécialiste en Gestion Financière de l AGF Supervise le déroulement des opérations nécessaires à l élaboration des Etats Financiers Annuels. Comptable Central de l AGF avec l appui des comptables des bureaux régionaux dirige et coordonne les opérations et travaux d élaboration des Etats Financiers Annuels ; Gère les relations avec les différents acteurs intervenant dans le processus de préparation des états financier ; Informe le SGF de tous les problèmes et difficultés rencontrés; Est le garant du respect des procédures d élaboration des Etats Financiers; Est le garant de l application stricte des principes et des règles édictées par le SYSCOA dans le cadre de l épuration des états financiers. Responsable Administratif en Charge de l Audit Interne S assure de la préparation à bonne date des états financiers ; Veille à la transmission des Etat financiers aux auditeurs à bonne date. Les étapes clés de la préparation des comptes sont les suivantes : L organisation des inventaires et la prise d inventaire ; L exécution des opérations préliminaires qui sont consacrées par l élaboration du projet de planning des opérations d arrêté comptable au 31 décembre ; La finalisation de la saisie des pièces comptables ; La revue des principes comptables édictés par le SYSCOA à observer pour obtenir des Etats financiers donnant une image fidèle au patrimoine, de la situation financière et du résultat de l entreprise ; La rédaction de la note décrivant les principes comptables à annexer aux comptes ; Le contrôle de l application des principes ; La préparation des notes explicatives sur les soldes clés ; L édition des états financiers au moyen du logiciel de gestion financière et comptable et la diffusion du rapport financier (état financier, analyse de compte et principes comptables appliqués). 164

165 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER ET TECHNIQUE 165

166 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 1/9 1. GENERALITES Objet de la procédure Les procédures de contrôle interne visent : l exécution d opérations (activités) ordonnées, éthiques, économiques, efficientes et efficaces dans le cadre de la mise en œuvre du PAPC à tous les niveaux ; le respect de l obligation de rendre compte à tous les niveaux et de façon fiable. Le respect de ce principe à tous les niveaux passe par le développement, le maintien et la mise à disposition d informations financières non financières, fiables et pertinentes et au moyens d une publication correcte de ces informations dans les rapports établis en temps opportun à l intention de l ensemble des parties prenantes, tant en interne qu en externe ; la conformité aux dispositions contenues dans les documents de base du PAPC de toutes les opérations (activités) initiées et conduits à tous les niveaux ; la protection des ressources contre les pertes, les mauvais usages et les dommages dus aux gaspillages, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la fraude et aux irrégularités ; la mise en place d un système efficace de détection des risques et de proposition des mesures correctives. Application de la procédure Le manuel prévoit une série de procédures visant à assurer une gestion efficace et efficiente des ressources du PAPC. Les différentes parties du manuel prévoient le niveau de responsabilité de chaque acteur du PAPC et en particulier les responsabilités en matière de maintien d un bon système de contrôle interne efficace. Ainsi, les procédures prévoient une forte séparation des tâches entre l ordonnateur (Coordonnateur du PAPC), la structure de conseil, de contrôle à priori et de comptabilisation des opérations (AGF) et le payeur (Agent Comptable). Ces trois acteurs étant impliqués dans la mise œuvre des procédures, il est prévu la mise en place d un dispositif externe à la mise en œuvre pour renforcer l audit interne. 166

167 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 2/9 1. GENERALITES Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne examine et contribue à l efficacité continue du système de contrôle interne à travers leurs évaluations et recommandations. De ce fait, le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne joue un rôle central dans la fiabilité du système de contrôle interne prévu dans les différents manuels. Pour ce faire, il est fondé pour conduire ses évaluations à tous les niveaux (Le PAPC au niveau central et régional, l AGF, l Agent Comptable et les structures d exécution, les bénéficiaires à la base). Les autres membres du personnel de l UC PAPC et les autres acteurs contribuent eux aussi au contrôle interne. Ils sont tenus de communiquer tout problème qu ils viendraient à constater dans la conduite des activités, de même que toute violation des procédures et dispositions des documents de base du PAPC. Le dispositif de contrôle interne englobe toutes les procédures visant à détecter et à prévenir les risques pouvant découler de la mise en œuvre des activités du PAPC. Les procédures ci-après prévues font partie intégrante du dispositif de contrôle interne : les procédures d autorisation et d approbation ; la séparation des fonctions ; les contrôles portant sur l accès aux ressources et aux documents ; les vérifications préalable et à postériori ; les analyses de performance opérationnelle ; les analyses de processus d exécution et la supervision. Cette partie du manuel vient donc compléter le dispositif de contrôle interne existant dans les autres parties du présent manuel et des trois autres volumes du MEP. Description de la procédure Les procédures décrites dans ce module du manuel comprend : (i) la préparation des missions d audit interne ; (ii) l exécution des missions d audit interne et (iii) la restitution des résultats et la diffusion des rapports. 167

168 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 3/9 1. PREPARATION DE LA MISSION DE CONTROLE INTERNE 1.1 LA PLANIFICATION D UNE MISSION D AUDIT INTERNE L objet de la présente partie est de définir les procédures et de préciser leurs modalités d application concernant les sujets à prendre en compte lors de la planification annuelle et trimestrielle des missions du Responsable Administratif en charge de l Audit Interne pour le volet audit interne de son mandat. Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne, au même titre que les autres responsables techniques de l UC-PAPC, préparera un programme de travail annuel qui servira de base à la préparation de la planification trimestrielle des missions. Le programme annuel de l audit interne sera adopté dans le cadre de la planification consolidée des activités du PAPC. La planification d une mission trimestrielle d audit interne implique l établissement d un plan de mission décrivant la stratégie générale d audit adaptée pour la mission et de développement d un programme de travail dans le but de réduire le risque d audit à un niveau acceptable. Dans le cadre de la planification de sa mission, le Responsable en charge de l Audit Interne, prendra en compte le calendrier de certaines phases et les procédures d audit qui nécessitent d être réalisées et complétées avant la mise en œuvre d autres procédures d audit. Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne doit planifier : (i) les procédures analytiques à mettre en œuvre en tant que procédures d évaluation des risques ; (ii) la prise de connaissance générale du cadre légal d exécution du PAPC ou des modifications intervenues dans le cadre légal (décisions de la Banque Mondiale, les modifications apportées par la partie ivoirienne, les décisions prises par la Comité de Pilotage etc ) auquel est soumis les structures à auditer et la façon dont ces dernières s y conformes ; (iii) la détermination du caractère significatif ; (iv) les procédures d évaluation des risques avant d identifier et évaluer le risque d anomalies significatives ; (v) etc L objectif poursuivi dans la phase de planification est de permettre au Responsable Administratif en charge de l Audit Interne de s assurer qu il a pris en considération tous les événements ou circonstances qui peuvent affecter négativement la possibilité de planifier et de réaliser la mission trimestrielle en ayant réduit le risque d audit à un niveau faible acceptable. Le processus de planification est sanctionné par un plan de mission et le programme de travail. Les deux documents doivent être mis à jours et modifiés autant de fois qu il est nécessaire durant le déroulement de l audit. 168

169 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 4/9 1. PREPARATION DE LA MISSION DE CONTROLE INTERNE 1.2 LES METHODES DE DEFINITION DES ECHANTILLONS L objet de la présente partie est de définir les procédures et de préciser leurs modalités d application concernant les sujets à prendre en compte lors de la définition des échantillons ou autres méthodes de sélection d éléments à des fins de tests en vue de recueillir des éléments probants pouvant lui permettre de fonder son opinion de façon fiable. Dans le cadre de la préparation de sa mission, le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne doit identifier les méthodes appropriées pour la sélection des éléments à des fins de tests pour recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour répondre aux objectifs des procédures d audit interne. Les méthodes retenues et les justificatifs des choix opérés seraient consignés dans le dossier de travail du Responsable Administratif en charge de l Audit Interne. Les trois (03) méthodes disponibles et qui seront appliquées de façon judicieuse et optimale sont les suivantes : La sélection de tous les éléments (examen exhaustif) ; La sélection des éléments spécifiques ; La sélection par sondage. Le choix de la méthode dépend des circonstances et l utilisation de l une ou l association de plusieurs méthodes peut être appropriée. Le choix d une ou de plusieurs méthodes repose sur le risque d anomalies significatives au niveau de l assertion faisant l objet du contrôle ainsi que de l objectif d efficience de l audit. 1.3 LE DOSSIER DE TRAVAIL L objet de la présente partie est de définir des procédures et des principes fondamentaux et de préciser leurs modalités d application relative à la documentation (dossier de travail) des travaux d audit interne. La préparation et la tenue à jour des dossiers de travail est une obligation du Responsable Administratif en charge de l Audit Interne. Les dossiers de travail visent à : (i) faciliter la planification et la réalisation de la mission d audit interne ; (ii) permettre la supervision de la qualité de l audit interne par l auditeur externe et tout autre mission de contrôle externe ; (iii) consigner les éléments probants résultant des travaux effectués pour fonder les constats et les recommandations du Responsable Administratif en charge de l Audit Interne. 169

170 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 5/9 1. PREPARATION DE LA MISSION DE CONTROLE INTERNE Le dossier de travail du Responsable Administratif en charge de l Audit Interne doit comporter : Les informations recueillies lors de la prise de connaissance de l UC-PAPC, de l AGF et de l Agence Comptable, telles que : Les informations concernant les statuts juridiques et organisationnels ; Les extraits des documents juridiques importants (accord de don, accord de projet, convention de rétrocession, arrêtés et décret, statut et règlement intérieur etc.. ; Les extraits des sessions du COP portant sur la mise en œuvre du PAPC ; Les différents manuels et notes de services ; etc Les informations sur le processus de planification, y compris les programmes de travail et les modifications dont ils ont fait l objet ; Les informations faisant apparaître que le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne a pris en compte les travaux de l audit externe ; Les analyses des différentes transactions financières sur les comptes désignés et les sous comptes désignés ; Les informations sur l évaluation du risque d anomalies significatives dans les informations financières produites périodiquement à tous les niveaux ; Les feuilles de travail consignant la nature, le calendrier et l étendue des procédures d audit effectuées en réponse aux risques identifiés au niveau des assertions et leurs résultats ; Les plans de mise en œuvre des recommandations à tous les niveaux ; Les preuves de la mise en œuvre des recommandations des contrôles antérieurs ; Les correspondances et lettres de missions ; Etc Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne classera le dossier de travail en deux parties : (i) les dossiers permanents qui doivent être mis à jour par les nouvelles informations importantes présentant un intérêt permanant ; (ii) les dossiers de travail courants qui doivent contenir les informations concernant chaque mission trimestrielle. Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne doit adopter des procédures appropriées garantissant la confidentialité et la sécurité des dossiers de travail, ainsi que leur conservation, pendant toute la durée du PAPC. 170

171 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 6/9 1. PREPARATION DE LA MISSION DE CONTROLE INTERNE 1.4 LA LETTRE DE MISSION Contenu de la lettre de mission et sa diffusion Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne devra élaborer avant toute mission, une lettre de mission au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date effective de démarrage de la mission. Sans être limitatif, la lettre de mission portera sur les points ou parties ci-après ; le contexte d exécution de la mission ; l objectif de la mission ; l étendue des travaux ; l échantillonnage retenu avec les mesures proposées pour limiter le risque de non détection ; le rappel des conditions nécessaires pour un accès sans restriction à tous les documents et une première liste des documents nécessaires à l exécution de la mission ; les dispositions relatives à la planification de la mission (calendrier d intervention et les personnes impliquées à chaque niveau). La lettre de mission est approuvée par le Coordonnateur du Projet. En cas de rejet de la lettre de mission, les motifs doivent être notifiés par écrit au Responsable Administratif en charge de l Audit Interne. La lettre de mission approuvée doit être envoyée aux personnes à auditer au moins 72h avant la date de démarrage effectif de la mission. A la réception de la lettre de mission, les personnes à auditer doivent accuser réception de la lettre de mission. Modification de la lettre de mission Si le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne avant l achèvement de sa mission, se voit demander de modifier les termes de sa mission aboutissant à un niveau d assurance moins élève, il revient à l auditeur d examiner l opportunité d accéder à une telle demande. Une demande de modification ne peut prendre qu une forme écrite et sous une signature autorisée (le CP pour les audités de l UC-PAPC, le Chef de Mission pour l audit de l AGF, l Agent Comptable pour l Audit de l Agence Comptable, les Responsables de l entité bénéficiaire des ressources du PAPC). Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne ne doit accepter les modifications des termes d une mission en l absence de justification valable. Son avis sur la demande de modification devra figurer clairement dans son rapport. 171

172 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 7/9 2. EXECUTION DE LA MISSION DE CONTROLE INTERNE Chaque trimestre, le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne exécutera une mission d audit au niveau de l UC PAPC, de l AGF, de l Agence Comptable, des structures partenaires assurant la gestion d une partie du financement du PAPC et d un échantillon représentatif et varié de bénéficiaires. Sans être limitatif, son audit trimestriel portera entre autre sur les aspects ci-après : 2.1 L EVALUATION DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne devra à ce niveau, sur la base du plan de mise en œuvre des recommandations convenues lors des missions précédentes, faire une revue du niveau d application des recommandations. Cette évaluation peut donner lieu à : (i) la reconduite du constat initial ; (ii) la modification du constat initial ; (iii) l annulation du constat initial. 2.2 L EVALUATION DE L APPLICATION EFFECTIVE DES MANUELS Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne devra à ce niveau et par sondage, faire avec les entités audités une revue des procédures clés appliquées dans la mise en œuvre des activités. Une comparaison sera faite entre les procédures appliquées et les procédures prévues dans les trois (3) volumes des manuels en vue de dégager les divergences et de faire les recommandations appropriées. 2.3 L EVALUATION DES RISQUES L évaluation des risques est le processus qui consiste à identifier et à analyser les risques pertinents susceptibles d affecter la réalisation à tous les niveaux des objectifs du PAPC, et à déterminer les réponses à y apporter. L évaluation des risques par le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne impliquera, sans être limitatif, les éléments suivants : Identification des risques : liée aux objectifs du PAPC (surtout les objectifs quantitatifs contenus dans la planification annuelle) ; dus aux facteurs externes et internes ; analyse des risques par l évaluation de l impact possible du risque ; par l évaluation de la probabilité de survenance du risque ; la mise au point des réponses à y apporter (recommandations). 172

173 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 8/9 2. EXECUTION DE LA MISSION D AUDIT INTERNE 2.4 LE CONTROLE DES COMPTES BANCAIRES Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne devra a ce niveau, sur base d échantillon vérifier la qualité des contrôles effectués par les financiers sur les comptes bancaires dans le cadre de la mise en œuvre des procédures d encaissements et des procédures de décaissements. Il mettra un accent particulier sur l appréciation des délais ci-après : le délai d approvisionnement des comptes ; le délai de préparation des demandes de réapprovisionnement à soumettre à l IDA ; le délai de paiement des factures et appel de fonds. 2.5 LE CONTROLE DE LA CAISSE Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne devra par échantillon Contrôler à postériori le fonctionnement de la caisse et la qualité des contrôles de caisse exécutés. 2.6 LE CONTROLE A POSTERIORI DES INFORMATIONS FINANCIERES Ce contrôle portera sur les différents rapports produits. Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne devra : vérifier la production à bonne date des rapports ; la fiabilité des informations contenues dans les rapports. 2.7 LE CONTROLE DE LA PASSATION DES MARCHES Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne sur base d échantillon fera le contrôle à postériori de passation des marchés à tous les niveaux. Le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne initiera, tous les contrôles qu il juge nécessaires pour une bonne exécution du Projet. Il proposera les mesures correctives et s assurera de la mise en application des recommandations. De façon spécifique, il devra : (i) veiller au bon respect du plan de passation des marchés ; (ii) s assurer de la bonne composition des commissions prévues ; (iii) s assurer du respect des procédures de l IDA en matière de publication. 173

174 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 9/9 3. LA PRODUCTION ET LA DIFFUSION DES RAPPORTS D AUDIT INTERNE Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne devra présenter à l issu de sa mission trimestrielle et au plus tard 45 jours après la fin du trimestre son rapport définitif. Le rapport définitif sera la version prenant en compte (si l auditeur l approuve) ou restituant (si l observation de l audité ne permet pas de lever le constat) les commentaires des audités sur le rapport provisoire. Le rapport provisoire est envoyé à toutes les structures auditées pour avis. Les observations écrites accompagnées des éléments de preuves doivent être produites par les structures auditées dans un délai maximum de cinq (5) jours ouvrables à compter de réception du rapport provisoire. Avant la production du rapport provisoire, l auditeur à l obligation de faire la restitution des résultats de l audit au niveau de chaque structure auditée et de recueillir les observations qu il analysera. Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne structurera le rapport pour chaque entité audité de la façon suivante : (a) l appréciation global de l auditeur sur la gestion faite par la structure auditée ; (b) la présentation générale du cadre d exécution de la mission (contexte d exécution de la mission, les objectifs de la mission, l étendue des travaux, l échantillon couvert, les faits importants ayant influencé l exécution de la mission etc ) ; (c) les résultats de la mission. Ce dernier point du rapport présentera : (i) les constats ; (ii) les recommandations ; (iii) les observations éventuelles des audités si les dites observations ne permettent pas d annuler valablement les constats. Sur la base du rapport définitif, l auditeur présente un extrait des faiblesses importantes identifiées au niveau de chaque structure auditée. La diffusion de la version définitive du rapport d audit interne est de la responsabilité du Coordonnateur du projet. Le rapport définitif est envoyé : (i) à tous le personnel de l UC PAPC ; (ii) à l AGF ; (iii) à l Agent Comptable ; (iv) aux structures bénéficiaires des financements du PAPC. L extrait des faiblesses importantes identifiées au niveau de l UC PAPC et de l AGF est transmis au Cabinet du Premier Ministre. L extrait des faiblesses importantes concernant les délais de paiement et d approvisionnement des comptes est envoyé au Responsable hiérarchique de l Agent Comptable. Dès la réception du rapport définitif d audit et dans un délai maximum de quinze (15) jours les structures auditées doivent proposer un plan de mise en œuvre des recommandations. Le plan peut être élaboré avec l appui du Responsable Administratif en charge de l Audit Interne. Ce plan doit comporter : (i) les activités pertinentes pour la mise en œuvre des recommandations ; (ii) les indicateurs d évaluation des activités ; (iii) le chronogramme détaillé de mise en œuvre ; (iv) le responsable de l activité. 174

175 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : ORGANISATION DU CONTROLE FINANCIER EXTERNE Folio : 1/3 1. LES MISSIONS D AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER L'objet des missions d'audit financier est de donner une assurance au Gouvernement et aux Bailleurs de fonds que les comptes et rapports financiers établis sous la responsabilité du CP sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle de la situation financière du Projet. Il vise également à donner une opinion sur la sincérité et la fiabilité dans la gestion du compte désigné et du compte du projet. A cet effet, l'audit doit permettre d'apprécier l'organisation du contrôle interne et le respect du manuel de procédures, de l accord de Don et d exécution du Projet ainsi que du système comptable mis en place afin de s'assurer que : le Projet tient une comptabilité rigoureuse qui enregistre conformément à des pratiques comptables appropriées, les opérations relatives aux ressources et dépenses liées à son exécution ; les fonds alloués au PAPC ont été dépensés conformément à l'objet et dans l'intérêt du Projet ; il s'agit essentiellement de s'assurer d'une part, du caractère probant des pièces justificatives des dépenses et d'autre part, de l'affectation des fonds alloués par les Bailleurs de fonds ; les décaissements sont justifiés ; les opérations de suivi et d'évaluation sont réalisées ainsi que l'émission des rapports conformément aux recommandations des Bailleurs de fonds ; Les comptes du Projet sont tenus conformément aux plans comptables budgétaire, analytique, général, géographique et par financement. A l'issue de cette mission, les auditeurs émettront plusieurs lettres d opinion dans le cadre de l exécution de l audit des états financiers du Projet qui comprendront les comptes annuels et le tableau des emplois et ressources de la période et feront des recommandations pratiques pour l'amélioration du contrôle interne. Au plus tard six (6) mois après la clôture de l exercice audité, le CP doit adresser au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale le rapport d audit sur la vérification par des auditeurs indépendants des comptes et écritures de l exercice et qui concernent les ressources et dépenses du PAPC. Un rapport spécifique sur la gestion des fonds par chaque partenaire et par les bénéficiaires. 175

176 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : ORGANISATION DU CONTROLE FINANCIER EXTERNE Folio : 2/3 2. LES MISSIONS D AUDIT TECHNIQUE Le PAPC aura à financer une majorité d actions sur le terrain. L audit financier seul ne peut permettre de bien apprécier la mise en œuvre du Projet. Pour ce faire, il sera organisé chaque année un audit technique. L objectif de la mission d audit technique est de permettre aux acteurs du PAPC, au Gouvernement et à la Banque Mondiale de se forger une opinion sur l efficacité, l économie, et la transparence avec lesquelles les activités et les fonds confiés à l UC - PAPC ont été gérés. L audit technique portera sur les trois (03) composantes opérationnelles du PAPC. L auditeur technique devra s assurer : que les travaux, les activités et autres prestations à réaliser ont été prévus, rentrent dans le cadre normal des activités et répondent aux besoins exprimés par les bénéficiaires ; qu une programmation technique des activités du Projet a été élaborée et tient compte des différentes phases de réalisation du Projet (études techniques, surveillance, contrôle technique, travaux, autres prestations, etc..) ; que le dispositif de contrôle permet de garantir la qualité des activités menées ; que les activités ont été mises en œuvre, exécutées et suivies suivant les normes retenues dans le manuel de procédures et suivant le cas en conformité avec le contenu des contrats ; que les délais d exécution des marchés (contrats) ne s écartent pas trop des délais contractuels et le cas échéant, que les mesures coercitives prévues dans les clauses du marché ont été appliquées ; que les compétences nécessaires ont été recherchées et utilisées à temps pour résoudre les problèmes techniques spécifiques ; et enfin l auditeur devra vérifier par des entretiens et enquêtes, l état des relations des structures d exécution avec ses différents partenaires en particulier les collectivités, les ONG, les bénéficiaires et autres comités. Durant la première année de mise du projet, les audits techniques s exécuteront chaque semestre. Durant les autres années les audits techniques s exécuteront chaque année. Les rapports d audit technique seront livrés au même moment que les rapports d audit financier. 176

177 SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : ORGANISATION DU CONTROLE FINANCIER EXTERNE Folio : 3/3 3. AUTRES MISSIONS DE VERIFICATIONS En dehors de l audit financier et technique, les missions externes de vérification ciaprès seront initiées : les missions semestrielles de supervisions qui seront exécutées par la Banque Mondiale et l Etat Ivoirien ; les missions d audit de la Chambre des Comptes de la Cour Suprême sur la gestion de l Agent Comptable. 177

178 HUITIEME PARTIE : AUTRES PROCEDURES 178

179 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS Folio : 1/8 1. DISPOSITIONS GENERALES Objet de la procédure Cette procédure a pour but de : Assurer une gestion et un suivi de toutes les immobilisations acquises sur les ressources du PAPC quelque soit les lieux d affectation ; garantir la sauvegarde des matériels et des équipements acquis par le PAPC ; assurer la sécurité des immobilisations acquises et utilisées ; déterminer leur valeur d entrée dans le patrimoine du PAPC et leur valeur actuelle par le jeu des amortissements ; assurer le suivi de chaque bien en sachant à tout moment l endroit où se trouve toute immobilisation appartenant au PAPC. Application de la procédure La gestion des immobilisations du PAPC est placée sous la responsabilité de l AGF. Le responsable de la gestion des immobilisations veille à ce que chaque comptable tienne à jour un registre des immobilisations qui sera tenu de façon chronologique et indiquera pour chaque immobilisation acquise les informations nécessaires. Pour chaque immobilisation, il sera également mis en place une fiche d immobilisation qui permettra d une part de présenter le calcul du coût d achat et du tableau d amortissement et d autre part de la suivre au cours de sa vie. Au niveau de chaque entité, il sera créé un chrono séparé pour contenir la liasse de pièces relatives à l acquisition de chaque immobilisation. Pour chaque mois de l exercice, il sera créé une chemise pour contenir les pièces justificatives de l acquisition des immobilisations. Dans chaque chemise, il sera créé une sous chemise ou une pochette par immobilisation. Le module de gestion des immobilisations du logiciel sera utilisé pour le suivi des immobilisations. 179

180 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS Folio : 2/8 1. DISPOSITIONS GENERALES Les immobilisations en cours ne feront pas l objet d enregistrement dans le registre ni de création de fiche d immobilisation. Cependant, chaque immobilisation en cours sera suivie par la création d une chemise ou d une pochette. Lorsqu elle sera achevée et transférée, elle sera suivie comme une immobilisation acquise ou fabriquée. Avec la participation du Responsable Administratif en charge de l Audit Interne et externe, les immobilisations feront l objet d un inventaire physique à la fin de chaque année et un état d inventaire présentera les résultats. La mise au rebut ou la cession d une immobilisation usagée doit être faite conformément à la procédure adoptée pour la de reforme des biens de l Etat. Les biens durables (autres que le matériel roulant) du PAPC doivent être en début de chaque année couverts par une assurance multi risques professionnels. Les matériels roulants seront couverts par une assurance tous risques. Description de la procédure La procédure comprend : Etablissement de la fiche d immobilisation Entretien des immobilisations Organisation de l inventaire physique en fin d année Etapes de la procédure Etape 1 : Etablissement de la fiche d immobilisation Cette tâche est de la responsabilité de l AGF. L étape est exécutée lors de la saisie des immobilisations. La fiche est automatiquement générée par le logiciel. Etape 2 : L entretien d une immobilisation L entretien d une immobilisation doit suivre la même procédure que les achats de biens et services ; cependant, il doit être signalé soit par l utilisateur du bien (personne physique ou le service) soit par l AGF. Pour tous les biens il serait, conformément aux procédures de passation des marchés, souscrit un contrat d entretien. 180

181 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS Folio : 3/8 1. DISPOSITIONS GENERALES Etape 3 : L INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS Il doit être organisé à la fin de chaque exercice, un inventaire physique de toutes les immobilisations du PAPC. Tous les inventaires sont placés sous la responsabilité du Responsable Administratif en charge de l Audit Interne. Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne : détermine le calendrier de réalisation des travaux d inventaire, fixe la date de démarrage des travaux et les communique à l AGF et aux autres structures bénéficiaires des équipements ; fait prendre une note de services pour l inventaire ; constitue aussi les équipes d inventaire au niveau de chaque site ; informe toutes les personnes impliquées ; rédige les instructions d inventaire qu il communique à chaque chef l équipe ; avant le démarrage, il réunit tous les membres des équipes constituées pour expliquer le dispositif contenu dans les instructions et les procédures d inventaire ; L équipe d inventaire, procède à l exécution des travaux d inventaire conformément aux instructions et aux procédures. Elle présente les résultats à travers un rapport d inventaire dans lequel les écarts entre les biens inventoriés et le fichier des immobilisations doivent être expliqués. Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne après le pré inventaire organise la prise d inventaire et valide les résultats du pré inventaire. Il soumet à l adoption du CP les décisions et mesures proposées. Il se charge de les mettre en application. 181

182 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS Folio : 4/8 2. DISPOSITIONS SPECIFIQUES POUR LE MATERIEL ROULANT L objectif du suivi des véhicules est de rendre efficiente la gestion du parc véhicule du PAPC. Cet objectif passe par un contrôle des dépenses de fonctionnement ou d exploitation afférente à ces véhicules. La présente procédure s applique à toutes les voitures du PAPC à l exception des véhicules affectés aux structures de l Etat qui sont gérés suivant les procédures publiques de gestion du parc de l Etat. Le PAPC à l exception des voitures affectées aux structures de l Etat (Administration publique au niveau central ou régional), dispose de deux catégories de voitures : les véhicules de fonctions : seul le Coordonnateur du Projet dispose d un véhicule de fonction. Tous les autres véhicules sont des voitures de services. Néanmoins, le Coordonnateur du Projet après avis favorable du Cabinet du Premier Ministre et de la Banque peut attribuer des véhicules de fonction à d autres intervenants du PAPC ; les véhicules de services qui sont en pool, sont prioritairement affectés à une cellule mais peuvent être utilisé par les membres des autres cellules en cas de disponibilité pour les besoins de service. Les véhicules de fonction sont conduits par un chauffeur recruté par le PAPC et la personne a qui le véhicule est affecté. Les véhicules de services sont obligatoirement conduits par les chauffeurs du PAPC. En cas de mission, les véhicules sont obligatoirement conduits par les chauffeurs recrutés par le PAPC. Le suivi des véhicules requiert l utilisation de support de gestion appropriée : Carnet de suivi du véhicule ; Etat mensuel de consommation de carburant du véhicule Registre de suivi des bons de carburant ; Etat mensuel des frais d exploitation du véhicule. A partir de ces états statistiques, une analyse du coût de fonctionnement des véhicules pourra être opérée à partir d un certain nombre de ratios : Ratio de consommation de carburant, Kilométrage moyen parcouru ; Ratio d entretien de véhicule Nombre de jours d immobilisation des véhicules ; Taux de pannes ; Nombre d accidents ; Coût moyen de réparation (en mettant en évidence : le coût moyen des pièces de rechange et le coût moyen de la main d œuvre) ; Coût moyen d exploitation. 182

183 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS Folio : 5/8 2. DISPOSITIONS SPECIFIQUES POUR LE MATERIEL ROULANT La comparaison de ces ratios avec des ratios de référence établis statistiquement permettra une bonne gestion du parc de véhicule. La mise en œuvre des procédures de suivi des véhicules est principalement du ressort du Responsable Administratif chargé de l Audit Interne qui est aidé dans ses tâches par l AGF et les utilisateurs des véhicules. Chaque mois, le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne prépare et soumet au Coordonnateur du Projet un rapport sur le suivi de chaque véhicule, le coût d exploitation unitaire et global. A la fin de chaque exercice, il élabore un rapport récapitulatif sur le suivi des véhicules. I. Suivi Administratif Note: Tous les véhicules appartenant au PAPC ou affectés à un Projet financé par le PAPC doivent, en dehors des missions, rentrer en parc fermé, au plus tard à 20 heures, sauf autorisation dûment signée par le Coordonnateur du Projet. Il est interdit dans le cadre des missions de poursuivre les voyages au delà de 20 heures. Tous les véhicules achetés sur les ressources du PAPC doivent porter sur les deux portières avant : le nom du Projet avec en majuscules en dessous le logo de la Banque Mondiale et du PAPC. Ils doivent être utilisés dans le cadre exclusif des activités du PAPC. Le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne doit présenter chaque mois au Coordonnateur du PAPC et à l AGF l état des véhicules et les aviser de toute panne et de toute intervention. L Etat Mensuel des Véhicules doit comporter : le numéro d immatriculation du Véhicule ; sa date d acquisition ; le kilométrage ; les consommations de carburant à partir des livres de bord des véhicules et du registre des stocks de carburant ; les entretiens préventifs effectués ; les entretiens curatifs ; les consommations de pneumatiques et de pièces détachées ; les pénalités subies ; les renouvellements de polices d'assurance et de visites techniques ; Etc. L AGF suit distinctement les coûts des dépenses relatives à l exploitation des véhicules : dépenses de consommation de carburant, de pneumatique, de pièces de rechange et de main d œuvre. 183

184 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS Folio : 6/8 2. DISPOSITIONS SPECIFIQUES POUR LE MATERIEL ROULANT II. Suivi des consommations de carburant et lubrifiant Cette procédure a pour objectif de contrôler et de suivre l'utilisation des véhicules et leurs consommations de carburant ainsi que leur entretien. Elle s'applique à tous les véhicules du PAPC. Chaque véhicule est muni d'un carnet appelé carnet de suivi du véhicule permettant de suivre son utilisation, son entretien et sa consommation en carburant. Avant chaque déplacement, le chauffeur ou l'utilisateur effectue les opérations ciaprès, sur le carnet de suivi du véhicule : inscrit la date ; Inscrit l'objet du déplacement ; inscrit la quantité de carburant affectée ; Relève le kilométrage au départ. A la fin du déplacement, il inscrit : le kilométrage parcouru et l itinéraire les pannes survenues pendant le parcours ; les réparations effectuées ; la dotation de carburant reçue. A partir du registre des carburants, et des consommations de carburant indiquées sur le carnet de suivi du Véhicule, le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne établit l état mensuel de consommation de carburant du véhicule. Il compare la consommation globale du mois à la distance parcourue pendant le mois. Il calcule la consommation moyenne au 100 Km Il confronte cette consommation moyenne à la consommation moyenne prévue par le constructeur. S il s avère que cette consommation excessive est due aux manipulations, le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne avise immédiatement le Coordonnateur du Projet. Il engage les investigations complémentaires dès la réception de l Etat mensuel de consommation. Le Coordonnateur du Projet, sur la base du rapport du Responsable Administratif en charge de l Audit Interne met en œuvre au besoin la procédure qui s impose dans ce cas (demande d explication plus sanction le cas échéant). 184

185 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS Folio : 7/8 2. DISPOSITIONS SPECIFIQUES POUR LE MATERIEL ROULANT III. Gestion des sorties et des rentrées de véhicules Aucun véhicule ne doit sortir du parc automobile du PAPC s il ne possède une autorisation de sortie portant la signature du Responsable de la Cellule et le visa du Responsable Administratif chargé de l Audit Interne qui organise l ordre de priorité dans l utilisation des véhicules, ou le cas échéant, l ordre de mission dûment signé. Avant toute sortie, les membres d une cellule doivent tout faire pour obtenir l autorisation de sortie du Véhicule. Les véhicules affectés de façon permanente à une personne ou à un ayant droit, doivent posséder une autorisation permanente, renouvelée le 31 Décembre de chaque année au plus tard. La demande de renouvellement de l autorisation est introduite auprès du Coordonnateur du Projet par le bénéficiaire. Cette demande doit être accompagnée d un rapport sur l état du véhicule. Ce rapport doit comporter : l état du véhicule ; le coût de l entretien annuel ; les pannes importantes intervenues sur le véhicule ; le coût individuel et global des pannes ; l inventaire et l état des pièces connexes au véhicule fournies avec le véhicule ; le kilométrage parcouru ; la consommation du véhicule en carburant ; le budget d exploitation prévu du véhicule ; les dépenses réelles d exploitation ; le dépassement ou écart constaté ; les motifs du dépassement. Le rapport doit être visé par le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne. Chaque mois, le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne avec l Appui de l AGF, prépare un relevé par véhicule un état du coût d exploitation indiquant : le kilométrage parcouru la consommation de carburant du mois ; l écart sur consommation budgétée ; le coût des différents entretiens ; le coût des réparations ; le coût des pénalités le coût global mensuel d exploitation du véhicule ; le coût d exploitation d un kilomètre ; Signale les consommations excessives. 185

186 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS Folio : 8/8 2. DISPOSITIONS SPECIFIQUES POUR LE MATERIEL ROULANT A chaque entretien du véhicule (vidange, changement de filtre, pièces détachées, pneumatique), le chauffeur du véhicule remplit la fiche d'entretien du carnet de suivi du véhicule en inscrivant : o la date ; o la nature des travaux réalisés ; o son nom et sa signature. Note : L AGF et l Agent Comptable doivent demander et vérifier le carnet de suivi du véhicule avant d'approuver tout travail d'entretien sur le véhicule. IV Entretien des véhicules 4-1 Entretiens et contrôles journaliers Chaque jour, avant toute sortie, le conducteur de chaque véhicule ou moto procède aux contrôles nécessaires et les anomalies, les pannes et les défaillances constatées doivent être signalées et réparées. 4-2 Entretiens périodiques Les entretiens périodiques concernent : les vidanges (huile moteur, à boîte, huile à pont etc) ; la visite suivant les normes du constructeur. Les entretiens se feront chez de concessionnaire local de la marque. Toutes dérogation a cette disposition exige l accord préalable du Coordonnateur du PAPC. Le prestataire serait retenu conformément aux procédures de passation des marchés. V Contrôles périodiques Des contrôles doivent être effectués périodiquement par le Chauffeur responsabilisé sur un véhicule au niveau : de la police d assurance ; des services en charge de la visite technique. 186

187 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DES STOCKS Folio : 1/5 1. PRESENTATION DE LA PROCEDURE Objet de la procédure La procédure a pour objet d assurer le suivi des stocks de matières et fournitures qui ne sont pas immédiatement utilisés et qui doivent transiter par un magasin. Les stocks concernent : Les fournitures de bureau, Les consommables informatiques, Les produits d entretien, Les bons d essence, Les autres fournitures. Application de la procédure Cette procédure est la suite de celle relative à la procédure d achat que nous avons développée plus haut. Elle concerne le stockage et l utilisation des fournitures et produits ci-dessus cités. Elle s applique toutes les fois que chaque structure effectue des opérations d entrée et de sortie de l un de ces produis. La gestion des stocks est de la responsabilité de l AGF mais un sous stock est constitué et placé sous la responsabilité du secrétaire. Le responsable de la gestion des stocks veille au bon rangement, à la sécurité des articles et à la tenue correcte de tous les documents extra comptables qui en découlent à savoir : Le registre des entrées ; Le registre des sorties ; La fiche de stocks par article. Le registre des entrées récapitule les informations suivantes sur les produits entrées en stocks : La date d entrée en stocks ; le code de l article ; la désignation de l article ; le numéro du bon de commande ; le numéro du bon de livraison ; la quantité entrée ; la valeur d achat ; la signature ou visa du livreur ; 187

188 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DES STOCKS Folio : 2/5 1. PRESENTATION DE LA PROCEDURE Le registre des sorties récapitule les informations suivantes sur les produits sortis : la date de sortie ; le code de l article ; la désignation de l article ; la désignation ou le numéro du service demandeur ; le numéro du bon de sortie ou de la demande d achat ; la quantité sortie ; la signature ou visa du bénéficiaire. La fiche de stock est tenue par article et permet de fournir les informations suivantes : le code et la désignation de l article ; la date d entrée ou de sortie ; la quantité entrée ou sortie ; la désignation du service demandeur ou du bénéficiaire ; le solde disponible après chaque opération ; Les registres d entrée et de sortie et les fiches de stocks doivent être tenus sans rature, blanc et aucune altération. Les saisies doivent se faire quotidiennement de manière à déterminer les soldes en temps réel. Description de la procédure La procédure comprend les étapes suivantes : Réception des matières et fournitures achetées ; Sortie et utilisation des matières et fournitures Contrôle des stocks. 188

189 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DES STOCKS Folio : 3/5 2. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter AGF - CC ETAPE 1 : ETABLISSEMENT DE LA FICHE DE STOCK Prend livraison des biens après avoir procédé au contrôle de conformité et de qualité par rapprochement des références du bien avec celles figurant sur le bon de commande et par examen des biens ; Si aucune anomalie n est constatée : Remplit le bon d entrée en stocks en trois exemplaires (à partir d un carnet à souches préimprimé et prénuméroté) dont : o le premier feuillet servira à mettre à jour la fiche de stock ; o le deuxième feuillet sera transmis au Comptable (Central ou Régional) ; o le troisième feuillet est conservé dans le carnet à souchets pour contrôle. Décharge le bordereau de livraison du fournisseur et le joint au premier feuillet du bon de sortie avec une copie du bon de commande. Met à jour les diverses fiches de stocks de matières et fournitures concernées par ce bon d entrée. Regroupe les articles par lots homogènes et procède ensuite au rangement dans les zones appropriées. Agrafe son feuillet à la liasse formée par le bon de commande, une copie du bordereau de livraison et l orignal de la facture et procède au classement. 189

190 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DES STOCKS Folio : 4/5 2. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter AGF - CC ETAPE 2 : SORTIE ET UTILISATION DES MATIERES ET FOURNITURES STOCKEES Chaque service au niveau de l UC - PAPC dispose d un carnet (préimprimé et numéroté) de demande de matières et fournitures. Ces carnets sont utilisés pour se faire livrer à partir du mini-stock qui a été constitué au niveau du Secrétariat. Le gestionnaire de ce mini stock doit formuler périodiquement, une demande de stock auprès de l AGF. Le carnet de demande doit être signé par le chef de service qui en fait la demande ou par une autre personne du service qu il a désigné. Réceptionne la demande et procède à l analyse de l opportunité des divers produits demandés puis appose son visa s il donne son accord. En cas de désaccord, il retourne le carnet au demandeur pour correction. Puis transmet la demande visée à la Secrétaire pour livraison à faire. 190

191 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DES STOCKS Folio : 5/5 2. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Responsable Administratif ETAPE 3 : CONTROLE DES STOCKS Il est assuré périodiquement par le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne au moins deux fois par an. Il concerne un inventaire physique effectué obligatoirement de façon exhaustive à la fin de chaque semestre ; il peut également être organisé de façon inopinée. Le résultat de cet inventaire est matérialisé par un état qui donne le détail par article de la quantité disponible à la date de l inventaire. Cet état doit être signé par le contrôleur et le contrôlé. S assure que toutes les fiches de stocks sont mises à jour des entrées et des sorties (il s agira pour elle de pointer toutes les quantités figurant sur les bons d entrée et de sortie avec celles reportées sur chaque fiche de stock) et détermine le stock théorique disponible ; Procède au comptage de la quantité disponible de chaque catégorie de stock constituée en lot et le mentionne sur l état d inventaire ; Faite le rapport d inventaire au CP et propose les mesures pour corriger les écarts. 191

192 MPAFC / PAPC HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc CHAPITRE 3 : GESTION DES MISSIONS Folio : 1/5 1. PRESENTATION DE LA PROCEDURE Objet de la procédure La procédure a pour objet d assurer une gestion efficace des missions effectuées tant à l intérieur qu à l extérieur de la République de COTE D IVOIRE par les agents du PAPC dans le cadre de l exécution des activités du PAPC. A l intérieur de la République de COTE D IVOIRE, un employé est en mission lorsque dans le cadre des activités du projet, son déplacement s effectue dans un rayon de cinquante (50) kilomètres au moins de son lieu de travail ou lorsqu il est hors de la ville d implantation de son poste de travail. Application de la procédure Au niveau national, les ordres de mission du personnel à l exception du Coordonnateur du Projet sont signés par ce dernier. Les ordres de mission du Coordonnateur du Projet sont signés par son supérieur hiérarchique. Au niveau des Bureaux Régionaux, les ordres de mission du personnel à l exception du Chef Bureau sont signés par ce dernier. Les ordres de mission du Chef de Bureau sont signés par le Coordonnateur du Projet. Les missions peuvent se dérouler avec ou sans nuitée. Les missions sans nuitée sont celles où l aller et le retour se déroulent dans une même journée. Les missions avec nuitée sont celles pour lesquelles l intéressé est obligé de passer une nuit ou plusieurs nuits à l extérieur de la ville d implantation de son poste de travail. Toutes les missions doivent être correctement organisées afin de permettre leur correcte réalisation. Le Coordonnateur du Projet ou le Chef de Bureau doit prendre toutes les mesures pour garantir les meilleures conditions de leur déroulement. Ces conditions concernent : la mise en place des moyens de transport (véhicule ou billet d avion) ; la réservation d hôtel lorsque la mission est avec nuitée et au besoin ; la prise en charge des frais de mission (hébergement et/ou subsistance) ; la prise en charge des frais de transport au besoin. Lorsqu un véhicule du PAPC est utilisé dans le cadre d une mission, il doit être obligatoirement conduit par un chauffeur faisant partie du personnel du PAPC. Les réservations d hôtel doivent impérativement être faites par l AGF avec l appui du secrétaire caissier avant le départ en mission. 192

193 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : GESTION DES MISSIONS Folio : 2/5 1. PRESENTATION DE LA PROCEDURE De façon exceptionnelle, un employé en mission peut bénéficier de ses frais de mission (frais d hôtel et de subsistance) lorsque d une part la mission se déroule dans une ville ou un quartier de ville où il possède une résidence justifiée et d autre part s il a manifesté la volonté expresse de loger dans cette résidence et que cette volonté ait reçu l avis favorable de son supérieur hiérarchique. Mais de façon pratique et après approbation du Cabinet du Premier Ministre, l option exceptionnelle peut être retenue comme méthode ordinaire d organisation des missions. Mais avant d être applicable, la méthode retenue et les taux applicables feront l objet d une note de service prise par le Coordonnateur après avis du Cabinet du Premier Ministre et de la Banque Mondiale. Au cas où des textes réglementaires existent dans le pays en matière d organisation des missions, la note de service devra être en accord avec les dispositions légales de la COTE D IVOIRE. Lorsque la mission concerne une équipe de plusieurs personnes, un chef de mission doit être expressément nommé dans l ordre de mission. Les taux des frais de mission sont ceux contenus dans une note de service approuvée par le Cabinet du Premier Ministre après avis favorable de la Banque Mondiale. Toute dépense à justifier doit l être dans un délai de 72 heures suivant la fin de la mission. Description de la procédure La procédure comprend les étapes suivantes : Programmation mensuelle des missions ; Examen et approbation du programme mensuel des missions ; Préparation de la logistique de mission ; Approbation du dossier de mission et signature des modes de paiement ; Exécution de la mission et justification ; Contrôle de l exécution et diffusion des rapports. 193

194 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : GESTION DES MISSIONS Folio : 3/5 2. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Chaque responsable technique, Responsable de Composante Coordonnateur du Projet ETAPE 1 : PREPARATION DU PROGRAMME MENSUELLE DES MISSIONS Fait une programmation par mois des missions en fonction de son plan d action annuel et du budget ; Fait apparaître sur le planning de mission le montant du budget annuel de son service, le montant cumulé des dépenses déjà engagées au titre des précédents mois et le budget correspondant à chaque mission programmée pour le mois en précisant le lieu, la ou les personnes concernées le moyen de transport, le nombre de jours et le coût estimatif détaillé ; Transmet au CP (pour le niveau central et le niveau régional) ou au Chef Bureau (pour les cellules au niveau régional) au plus tard le 20 du mois en cours l exemplaire du planning ; ETAPE 2 : EXAMEN ET APPROBATION DU PROGRAMME MENSUELLE DES MISSIONS Vérifie l opportunité de la mission à partir du programme d action annuel ; la date d engagement de la mission par rapport au plan d action annuel et l existence d une dotation budgétaire suffisante. Lorsque la vérification s avère satisfaisante, inscrit dans la case appropriée la mention : «Contrôle satisfaisant», et signe le planning des missions et transmet le dossier au Responsable Administratif chargé de l Audit Interne pour mise en application conformément au chronogramme ; Lorsque la vérification n est pas concluante, il retourne le planning au Responsable concerné en indiquant le motif du rejet. NB : Les missions du CP sont approuvées par le supérieur hiérarchique. A ce titre, le CP soumet son programme mensuel de mission à l approbation du Cabinet du Premier Ministre. 194

195 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : GESTION DES MISSIONS Folio : 4/5 2. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Responsable Administratif ETAPE 3 : PREPARATION DE LA LOGISTIQUE DE MISSION Sur la base du planning approuvé et au moins 10 jours avant la date effective de la mission, le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne initie l ordre de mission en deux exemplaires qui doit mentionner : le N de l ordre de mission ; le service opérationnel concerné ; le ou les noms, les prénoms et la fonction de l intéressé ; l indication précise du chef de mission au cas où il s agirait d une équipe ; la destination ; la date de départ et de retour ainsi que la durée de la mission ; le motif de la mission ; le moyen de transport utilisé ; s il s agit d un véhicule, préciser les référence du véhicule et l identité du conducteur ; Etablit un état des frais de mission conformément aux rubriques et aux montants prévus par le planning mensuel. Prépare les états de paiement en s assurant que le montant demandé est cohérent avec celui figurant dans le planning de mission. Soumet le dossier complet de mission (lettre de mission, états de paiement, réservation d hôtel, copie du planning de mission et mode de paiement) à l approbation et à la signature du CP. 195

196 HUITIEME PARTIES : AUTRES PROCEDURES Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : GESTION DES MISSIONS Folio : 5/5 2. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Responsable ou Service en charge Tâches à exécuter Coordonnateur du Projet ETAPE 4 : APPROBATION DU DOSSIER DE MISSION Examine le dossier de mission et s assure de son exhaustivité ; Transmet l ensemble du dossier à l AGF pour mise en œuvre de la procédure de paiement. Chef de mission et membres de la mission ETAPE 5 : EXECUTION DE LA MISSION ET JUSTIFICATION Exécute la mission conformément à la lettre de mission ; Rédige un rapport ou compte rendu de mission en incluant le point financier ; Fait le point des dépenses effectuées en joignant toutes les pièces justificatives exigées (original de factures demandées en remboursement de frais, état de paiement signé, lettre de mission visée et cachetée par l autorité locale ou aéroportuaire). NB : En cas de nécessite d une prorogation de la mission sur le terrain, l accord préalable (verbal ou écrit) du signataire de l ordre de mission est obligatoire. Coordonnateur du Projet ETAPE 6 : CONTROLE DE L EXECUTION DE LA MISSION ET DIFFUSION DU RAPPORT A la réception du rapport et des pièces justificatives dans un délai maximum de 72 heures à compter de la fin de la mission, le Coordonnateur du Projet : prend connaissance du dossier ; assure la diffusion du rapport de mission au sein de l équipe ; transmet les pièces comptables et le rapport à l Agent Comptable pour vérification. 196

197 NEUVIEME PARTIE : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE ET LA COORDINATION DES PROCEDURES COMPTABLES 197

198 NEUVIEME PARTIE : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE Déc ET LA COORDINATION DES PROCEDURES COMPTABLES CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME MPAFC / PAPC Folio : 1/6 INFORMATIQUE 1. LES OBJECTIFS DU SYSTEME INFORMATISE DE GESTION L'objectif principal est de mettre à la disposition des responsables du Projet à tous les niveaux, de la partie Ivoirienne et des Bailleurs de fonds, un outil de gestion intégrée leur permettant d'avoir accès en temps réel, à la situation budgétaire et financière du projet, détaillée ou agrégée selon les besoins d'analyse des différents intervenants. Le deuxième objectif visé est de permettre grâce au suivi des conventions de financement, une reconstitution plus rapide et plus efficace des dépenses préfinancées dans le cadre du suivi de la trésorerie, par l'émission automatique des demandes de remboursement de fonds (DRF), des demandes de paiement direct (DPD) et des tableaux du Rapport de Suivi Financier (RSF). 198

199 NEUVIEME PARTIE : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE Déc ET LA COORDINATION DES PROCEDURES COMPTABLES CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME MPAFC / PAPC Folio : 2/6 INFORMATIQUE 2. LA PRESENTATION DU LOGICIEL DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE 2.1 LA PRESENTATION GENERALE DU PROGICIEL Le logiciel de Gestion Financière et comptable est un outil de gestion intégré de Projet de développement, construit autour d'une puissante base de données relationnelle. Le logiciel de Gestion Financière et comptable est un progiciel intégré multi modulaire. Les différents modules gérés sont : Comptabilité générale et auxiliaire, Comptabilité budgétaire, Comptabilité analytique, Comptabilité financière et suivi des conventions de financement, Gestion des immobilisations, Gestion des marchés. Pour son exploitation, Le logiciel de Gestion Financière et comptable ne requiert pas de connaissance informatique particulière et propose des menus ergonomiques déroulants et très explicatifs. Le logiciel de Gestion Financière et comptable fonctionne sur tous les microordinateurs compatibles PC. Sa souplesse autorise l'importation ou l'exportation de données par simple interface. 2.2 LA CONFIGURATION DU PROGICIEL Pour être adaptable à la configuration des Projets, le logiciel de Gestion Financière et comptable existe en deux versions : soit en version mono site, mono poste ou multipostes, soit en version multi sites centralisée ou décentralisée. La version multi sites décentralisée convient aux Projets ayant des structures d exécution décentralisées et dotées d un encadrement administratif et financier compétent et autonome. Pour permettre au PAPC de se conformer à sa volonté de décentralisation et afin de tenir compte de la dispersion géographique des activités, la version multi site décentralisée qui suppose l installation d un centre de traitement dans chaque Bureau Régional, au niveau central (UC PAPC, AGF et Agent Comptable). 199

200 NEUVIEME PARTIE : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE Déc ET LA COORDINATION DES PROCEDURES COMPTABLES CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME MPAFC / PAPC Folio : 3/6 INFORMATIQUE 2. LA PRESENTATION DU LOGICIEL DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE Cette version a également l avantage du fait de la décentralisation du traitement, de permettre la gestion d un volume important d informations, sans qu il soit nécessaire de mobiliser un personnel comptable trop important au niveau central. Par ailleurs, cette formule permet en toute souplesse aux structures décentralisées de disposer localement d un outil de gestion opérationnel. Enfin, pour optimiser l exploitation de la version retenue, la configuration adaptée est la suivante : au niveau régional Codifications, comptabilités générale et auxiliaire, comptabilité analytique, suivi budgétaire, suivi des marchés, utilitaires de sauvegarde et de transfert en provenance et vers la Coordination. au niveau Central L UC PAPC disposerait d un site de même configurant qu au niveau des bureaux Régionaux. L AGF disposera du site de consolidation des données avec un système efficace d interface entre l AGF et l UC PAPC. Au niveau de l AGF, la codification serait la même avec possibilité de consolidation des données. 200

201 NEUVIEME PARTIE : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE ET LA COORDINATION DES PROCEDURES COMPTABLES CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME MPAFC / PAPC INFORMATIQUE 3. LE MATERIEL INFORMATIQUE Déc Folio : 4/6 Au niveau des Bureaux Régionaux : Le matériel serait composé de : Un réseau informatique et un serveur ; Un ordinateur par utilisateur ; Les équipements nécessaires pour l interconnexion des bureaux avec l UC PAPC et l AGF au niveau central. Au niveau central : Deux sites seront à distinguer : l UC PAPC et l AGF. Pour chaque site du niveau central : Un réseau informatique et un serveur ; Un ordinateur par utilisateur ; Les équipements nécessaires pour l interconnexion avec les bureaux Régionaux et l interconnexion entre les sites du niveau central. Le serveur au niveau central serait de capacité suffisante pour assurer la consolidation des données. Pour une meilleure sécurisation des données, les serveurs de chaque site seront des serveurs avec disque dur en RAID 5 au moins avec un système de sauvegarde automatique des données. 201

202 NEUVIEME PARTIE : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE ET LA COORDINATION DES PROCEDURES COMPTABLES CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME MPAFC / PAPC INFORMATIQUE 4. LA SECURITE DU SYSTEME INFORMATIQUE Déc Folio : 5/6 4.1 LES SAUVEGARDES Il est indispensable de prendre des dispositions dès la mise en route du système pour garantir la sécurité du système informatique. Dans le souci de permettre une sécurité maximale, un module des utilitaires est intégré dans le logiciel, permettant d effectuer sereinement les opérations de sauvegarde et de restitution de la base, ainsi que les différentes tâches utiles pour l intégrité de la base. La base de données peut être sauvegardée sur disque dur externe à ranger en lieu sûr. L opération est fortement recommandée à la fin de chaque journée de travail. Il est même conseillé de stocker les copies dans un bâtiment différent de celui des traitements afin de prévenir les risques de pertes de données pouvant subvenir à la suite de vols ou de catastrophes telles qu inondation, incendie,... La sauvegarde permet, en cas de problème sur le matériel, de repartir avec les données de la dernière sauvegarde valide à partir de la restitution de la base. Il arrive que les index, c est-à-dire les clés d accès aux informations, soient endommagés à la suite de problèmes matériels (coupure de courant, etc.). Le module utilitaire du logiciel de gestion financière le signale et la procédure de ré indexation de ce module doit être lancée pour restaurer les index. La présence d onduleurs permet d éviter la perte des données en cas de coupures intempestives de l alimentation électrique notamment au moment de traitements relativement longs. 4.2 LES AUTRES MESURES DE SECURITE La gestion rigoureuse des mots de passe et des modes d accès des utilisateurs contribue à assurer l intégrité du système. Le responsable du système est chargé de déterminer et de paramétrer les profils d accès. Il détient lui-même le mot de passe maître qui lui donne l exclusivité d effectuer certaines opérations délicates telles que les clôtures, certaines suppressions et bien entendu la gestion des accès des utilisateurs. La maintenance du matériel doit être effectuée régulièrement afin de conserver toutes les capacités optimales de fonctionnement aux équipements informatiques. 202

203 NEUVIEME PARTIE : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE Déc ET LA COORDINATION DES PROCEDURES COMPTABLES CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME MPAFC / PAPC Folio : 6/6 INFORMATIQUE 5. LA REPARTITION DES TACHES ENTRE LE NIVEAU CENTRAL ET LE NIVEAU REGIONAL Les traitements dans les bureaux régionaux Les bureaux régionaux saisissent leurs propres pièces comptables sur les journaux ouverts au niveau de chaque site. Un site sera ouvert par bureau régional. Elles peuvent selon les besoins gérer des comptes fournisseurs auxiliaires locaux. Les Bureaux Régionaux sont tenues, pour maintenir la cohérence du système, de respecter la structure de la codification définie au niveau central. Ils peuvent néanmoins, tout en respectant la structure, créer des comptes auxiliaires. Les codes analytiques, comptables, budgétaires et géographiques ne peuvent pas être modifiés. Les Bureaux Régionaux suivent l exécution de leurs budgets de fonctionnement et d activités, lesquels budgets sont nécessairement élaborés conformément aux procédures prévues. Elles suivent également l exécution des différents budgets du Projet suivant les différentes modalités de suivi comptable mises en place. Enfin les bureaux régionaux assurent le suivi analytique des activités au niveau local, suivent les marchés gérés localement en enregistrant les décomptes successifs et en établissant la situation financière de chaque marché et de chaque localité. Les traitements effectués par le niveau central L'équipe de l AGF saisit ses propres écritures comptables, contrôle celles transmises par les bureaux Régionaux et consolide l'ensemble par site. Elle saisie le budget global par site. Elle élabore les rapports consolidés et le RIF. Elle gère les conventions de financements avec les Bailleurs de fonds et le gouvernement. L AGF restitue les données consolidées et corrigés aux Bureaux Régionaux et à l UC PAPC dix (10) jours après leur réception. 203

204 DIXIEME PARTIE : ACTUALISATION DU MANUEL 204

205 DIXIEME PARTIE : ACTUALISATION DU MANUEL Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : ACTUALISATION DU MANUEL Folio : 1/2 Le présent manuel dont l objectif est d harmoniser les procédures de gestion administratives, comptables et financières du PAPC financé par la Banque Mondiale n est pas statique dans le temps. En effet, le manuel de procédures évolue avec les structures, les activités et les systèmes d information du Projet. Aussi, toute disposition nouvelle (loi, règlement, directive, etc.) prise par le Gouvernement ou la Banque Mondiale implique-t-elle une mise à jour. Il est donc nécessaire de procéder, le cas échéant, à la révision du manuel de procédures par insertion de la nouvelle disposition dont la procédure de diffusion et l actualisation doivent suivre une démarche : Motifs de l actualisation Le système de gestion mis en place par ce manuel doit être suivi de façon rigoureuse. Cependant, suivant l évolution de l environnement interne ou externe du PAPC, certaines modifications pourraient être envisagées généralement pour les raisons suivantes : changements de la structure et des opérations du PAPC, changements rendus nécessaires par l application des textes et décrets concernant l Accord de Don, le Rapport d Evaluation et les règles comptables en usage en COTE D IVOIRE ; modifications des systèmes et procédures proposées par le Coordonnateur du Projet du PAPC au Gouvernement dans le but d améliorer les procédures existantes ou pour faire face à des situations nouvelles (notamment dans le cas de décisions d informatisation de certaines applications) ; modifications proposées par le Coordonnateur du Projet en ce qui concerne l affectation du personnel ainsi que les tâches qui lui incombent.. Responsabilité de l actualisation La tenue et la mise à jour du manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable sont du ressort du Responsable Administratif en charge de l Audit Interne sous la supervision du Coordonnateur du Projet. La décision de modification des procédures existantes est prise par le Coordonnateur du Projet ou recommandée par le Comité de Pilotage ou la Banque Mondiale. Tout agent peut suggérer une modification en le soumettant au Responsable Administratif en charge de l Audit Interne. 205

206 DIXIEME PARTIE : ACTUALISATION DU MANUEL Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : ACTUALISATION DU MANUEL Folio : 2/2 Méthodologie de l actualisation Lorsque la nécessité de modification du manuel s impose, le Coordonnateur du Projet convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les agents susceptibles d être concernés par ces modifications. Cette réunion doit débattre de l opportunité ou non de la modification proposée et des solutions à adopter. A l issue de cette réunion, un procès verbal est établi indiquant les éléments suivants : la procédure existante devant être modifiée une partie du manuel de procédures de gestion administrative financière et comptable), les raisons pour lesquelles une modification est demandée, les principes de la modification à apporter retenus lors de la réunion, la personne chargée dans le Projet de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de procédures. La personne chargée de la rédaction de la nouvelle procédure la soumet au Responsable Administratif en charge de l Audit Interne qui y apporte les éventuelles modifications nécessaires avant de la soumettre au Coordonnateur du Projet pour validation au niveau du Cabinet du Premier Ministre. Les procédures validées au niveau du PAPC sont soumises à l approbation du Comité de Pilotage et de la Banque Mondiale. Vulgarisation des procédures modifiées Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le Coordonnateur du Projet ordonne la diffusion des nouvelles procédures. Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel. Ce registre est paraphé par le Coordonnateur du Projet. Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne note dans le registre la date de transmission de la nouvelle version aux intéressés. Ceux ci rendent les pages périmées correspondantes au moment de la réception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant de la réception des nouvelles sections et de la remise des anciennes. Le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne classe chronologiquement une copie des pages périmées dans un classeur intitulé «Manuel de Procédures de Gestion Administrative, Financière et Comptable Sections Périmées». 206

207 ANNEXES DU MANUEL 207

208 P1 ANNEXE 1 : ORGANIGRAMME GENERAL DU PAPC

209 P1 : ANNEXE 2 : ORGANIGRAMME DE l UC-PAPC

210 P1 : ANNEXE 3 : ORGANIGRAMME DE l AGF DANS LE CADRE DU PAPC

211 P1 : ANNEXE 3 : TDR DU COORDONNATEUR DU PAPC Titre du poste Supérieur hiérarchique Collaborateurs direct Coordonnateur du Projet (CP) Directeur Adjoint du Cabinet Adjoint Chargée des Programmes de Sortie de Crise de la Primature de la COTE d IVOIRE ou toute personne expressément désignée par le Président du Comité de Pilotage. les Coordonnateurs Adjoints ; le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne ; le Responsable suivi évaluation ; les Chefs des Bureaux Régionaux. Liens fonctionnels le Chef de Mission de l AGF ; l Agent Comptable ; les Directeurs des structures d exécutions ou de mise en œuvre. Responsabilités Le CP assure la direction de l UC-PAPC, à ce titre il est responsable de la bonne marche du Projet sur le plan technique, financier et administratif. Il assure la coordination de toutes les activités du Projet au plan National et rend compte aux autorités nationales compétentes et aux partenaires au Développement. Il exerce toutes les actions entrant dans la mise en application des documents de base du PAPC en particuliers les différents manuels. Gestion Administrative Tâches clés assurer l organisation générale du Projet ; veiller au bon fonctionnement des différentes Cellules et des Bureaux Régionaux ; veiller à une bonne circulation de l information de portée générale au sein du Projet ; apporter l appui technique nécessaire au Comité de Pilotage pour l harmonisation des interventions du PAPC avec les actions menées par les autres partenaires impliqués dans le même secteur d intervention que le PAPC ; participer à l organisation des sessions du Comité de Pilotage et en assurer le Secrétariat ; mettre en œuvre les décisions du Comité de Pilotage en particulier les décisions de création des Bureaux Régionaux ; assurer la gestion quotidienne du Projet et la coordination technique avec les différents acteurs du Projet ; créer et entretenir les conditions propices pour l atteinte des objectifs du Projet ; développer les actions pour le respect des clauses de l Accord de Don et des autres documents de base du Projet et en assurer le suivi ; coordonner la préparation des plans de travail et du budget annuel ; organiser les audits techniques et financiers du PAPC suivant la périodicité prévue. Opérationnaliser le plan de mise en œuvre 211

212 des recommandations à la satisfaction de la partie ivoirienne et de la Banque Mondiale ; animer les réunions périodiques internes de l équipe de Coordination et des réunions élargies à l Agence de Gestion Fiduciaire et à l Agent Comptable ; superviser les activités du personnel; désigner parmi les Coordonnateurs régionaux, le chef de Bureau Régional ; participer à l élaboration du rapport d achèvement du Projet. Gestion financière présenter à l intention au Cabinet du Premier Ministre et de la Banque Mondiale, dans les délais requis, pour approbation / adoption des Projets de budgets annuels, les états financiers annuels et les Rapports de Suivi Financiers (RSF) trimestriels ; ordonnancer toutes les dépenses devant être payées sur le compte désigné après avis favorable de l AGF ; signer les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de paiement Direct (DPD) et les Rapports financiers Intérimaires (décaissement sur base de rapport) en vue de leurs transmission au Ministère de l Economie et des Finances. Gestion des approvisionnements veiller au respect strict des procédures d approvisionnement du Projet. Passation des marchés présenter au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale dans les délais requis, le plan de passation des marchés du Projet ; présider les Comités d Ouvertures et de Jugement des Offres et assurer le bon fonctionnement des Comités d Evaluations des Offres ; veiller au strict respect des dispositions contenues dans le plan de passation des marchés ; signer les différents marchés, conventions et bons de commande devant engager les ressources du PAPC. Administration du personnel participer au recrutement et au licenciement, le cas échéant, du personnel conformément à la procédure en vigueur ; veiller à l application du règlement intérieur et des dispositions des textes réglementaires en matière de gestion du personnel ; proposer les niveaux des rémunérations du personnel après avis favorable du Cabinet du Premier Ministre et de la Banque Mondiale ; autoriser les augmentations de salaires, le versement des primes et autres gratifications éventuelles ainsi que les retenues sur 212

213 salaires conformément aux procédures des bailleurs de fonds ; signer l état général des salaires ; veiller à la tenue régulière des livres obligatoires en matière de gestion du personnel ; autoriser les absences du personnel ; décider des sanctions à l encontre du personnel en cas de non respect des procédures ; Organiser l évaluation du personnel sur la base de l évaluation des indicateurs de performances préparée par le Responsable Administratif en Chargé du Contrôle Interne. Mise en œuvre des activités de la Cellule d Identification et de Redéploiement de l Administration superviser l élaboration du manuel de procédures techniques de la composante identification et de redéploiement de l administration ; superviser les outils de gestion technique des activités d identification et de redéploiement de l administration (modèle des matrices de planification des activités, modèles de rapports de suivi techniques entre autres) ; veiller à l application des normes et procédures pour les activités d appui à l d identification et de redéploiement de l administration en conformité avec le manuel des procédures ; concevoir, faire réaliser, suivre et orienter les activités de terrain liées à la composante identification et de redéploiement de l administration. Suivi et contrôle assurer le suivi et la supervision des activités du Projet, s assurer que les dons pour les sous projets ont été utilisés convenablement ; coordonner les activités entrant dans le cadre du contrôle interne et du contrôle externe du Projet. Représentation et communication représenter le Projet au plan national et international ; coordonner la mise en œuvre du plan de communication du Projet. Production des rapports s assurer de la production et de la diffusion des rapports périodiques prévus dans les manuels du PAPC. 213

214 P1 : ANNEXE 4 : TDR DU COORDONNATEUR ADJOINT CHARGE DE LA REINSERTION ECONOMIQUE Titre du poste Supérieur hiérarchique Coordonnateur Adjoint Chargé des Opérations de Réinsertion Economique Coordonnateur du Projet Collaborateurs directs le Responsable des travaux HIMO ; le Responsable Groupes spécifiques ; le Responsable de la plateforme de services, d information, de conseil et d orientation ; les Responsables régionaux en charge de la Réinsertion Economique. Liens fonctionnels le Coordonnateur Adjoint en charge de la réhabilitation communautaire ; les Responsables des activités de Réinsertion Economique des structures d exécutions ou de mise en œuvre ; le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne ; le Responsable suivi évaluation ; les Chefs des bureaux régionaux. Responsabilités Le Coordonnateur Adjoint Chargé des Opérations de Réinsertion Economique est responsable de la gestion et de la coordination des activités opérationnelles afférentes la composante 1 du PAPC. 214

215 Tâches clés Gestion Administrative assurer l organisation de la cellule Réinscription Economique au niveau Central et dans les bureaux Régionaux en collaboration avec le chef de bureau ; veiller au bon fonctionnement des différents postes de la cellule Réinsertion Economique ; veiller à une bonne circulation de l information au sein de la Cellule Réinsertion Economique et entre la cellule et les autres cellules du projet ; veiller avec les autres partenaires intervenant dans le domaine de la Réinsertion Economique à l harmonisation des interventions sur le terrain ; assurer la gestion quotidienne de la Cellule de Réinsertion Economique au niveau national ; assurer la préparation du plan de travail de la composante Réinsertion Economique ; créer et entretenir les conditions propices à l atteinte des objectifs de la composante 1 du Projet ; développer les actions pour le respect des clauses de l Accord de Don et des autres documents de base du Projet applicables à la composante 1 et en assurer le suivi ; préparer régulièrement les rapports d activités de la composante 1 à soumettre au Coordonnateur du Projet ; participer aux audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de mise en œuvre des recommandations à la satisfaction de la partie ivoirienne et des partenaires au développement ; organiser la revue périodique des activités de la composante 1 ; superviser les activités des membres de la Cellule de Réinsertion Economique ; participer à l élaboration du rapport d achèvement du Projet. Passation des marchés présider les Comités d évaluation des offres concernant la composante 1 ; Veiller au respect des règles et directives de passation des marchés. Administration du personnel veiller à l application du règlement intérieur et des dispositions des textes réglementaires en matière de gestion du personnel de la Cellule de Réinsertion Economique ; donner un avis préalable au Coordonnateur du projet en cas d autorisation d absence du personnel de la Cellule de Réinsertion Economique ; participer à l évaluation du personnel de la Cellule de 215

216 Réinsertion Economique. Mise en œuvre des activités spécifiques de la cellule de Réinsertion Economique élaborer le manuel de procédures techniques de la composante Réinsertion (procédures pour l octroi de bénéfices de réinsertion économique ; Elaboration du guide pour l identification, la formulation et le suivi de micro projets) ; superviser les outils de gestion technique des activités de réinsertion économique et de réintégration (modèle des matrices de planification des activités, modèles de rapports de suivi techniques entre autres) ; veiller à l application des normes et procédures pour les activités d appui à la réinsertion économique des excombattants, individus associés aux groupes armés et jeunes à risque, en conformité avec le manuel des procédures ; assister le Coordonnateur du Projet dans les activités organisationnelles du démarrage du programme ; participer à l établissement du budget de la Composante et des plans de travail détaillés tous les six (6) mois du Programme et rapporter régulièrement sur son état d avancement au Coordonnateur du Projet ; prendre contact avec les autorités civiles et militaires pour la mise en œuvre de la composante ; organiser des activités de sensibilisation à l attention des communautés militaires et civiles sur le processus de réinsertion économique; concevoir et élaborer la stratégie de Réinsertion et Réintégration socioéconomique des personnes démobilisées ; mettre en place, coordonner et superviser les équipes de consultants affectées à la réalisation des études préparatoires du programme, particulièrement les études sur la santé des candidats à la démobilisation, les opportunités de réintégration, l évaluation des capacités des partenaires d exécution etc ; assurer la mise à jour dans le logiciel de suivi évaluation des informations relatives à toutes les activités placées sous la responsabilité du coordonnateur Adjoint ; assurer la mise à jour dans le logiciel de suivi évaluation des informations relatives à toutes les activités placées sous sa responsabilité. Suivi et contrôle assurer le suivi et la supervision des activités de la composante 1 ; assurer que les dons pour les sous projets de la composante ont été utilisés convenablement ; 216

217 participer aux activités entrant dans le cadre du contrôle interne et du contrôle externe du Projet. Production des rapports assurer de la production et de la diffusion des rapports périodiques prévus dans les manuels du PAPC. 217

218 P1 : ANNEXE 5 : TDR DU COORDONNATEUR ADJOINT EN CHARGE DE LA REHABILITATION COMMUNAUTAIRE Titre du poste Supérieur hiérarchique Coordonnateur Adjoint Chargé des Opérations de Réhabilitation communautaire Coordonnateur du Projet Collaborateurs directs le Responsable du renforcement des capacités ; le Responsable des infrastructures communautaires ; le Responsable de la cohésion sociale ; les Responsables régionaux en charge de la Réhabilitation Communautaire. Liens fonctionnels le Coordonnateur Adjoint en charge de la Réinsertion Economique ; les Responsables des activités de Réhabilitation Communautaire des structures d exécutions ou de mise en œuvre ; le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne ; le Responsable suivi évaluation ; les Chefs des Bureaux Régionaux. Responsabilités Tâches clés Le Coordonnateur Adjoint Chargé des Opérations de Réhabilitation Communautaire est responsable de la gestion et de la coordination des activités opérationnelles afférentes la composante 3 du PAPC. Gestion Administrative assurer l organisation de la cellule Réhabilitation Communautaire au niveau Central et dans les bureaux Régionaux en collaboration avec le chef de bureau ; veiller au bon fonctionnement des différents Postes de la cellule Réhabilitation Communautaire ; veiller à une bonne circulation de l information au sein de la Cellule Réhabilitation Communautaire et entre la cellule et les autres cellules du projet ; veiller avec les autres partenaires intervenant dans le domaine de la Réhabilitation Communautaire à l harmonisation des interventions sur le terrain ; assurer la gestion quotidienne de la Cellule de Réhabilitation Communautaire au niveau national ; assurer la préparation du plan de travail de la composante Réhabilitation Communautaire ; créer et entretenir les conditions propices pour l atteinte des objectifs de la composante 3 du Projet ; développer les actions pour le respect des clauses de l Accord de Don et des autres documents de base du Projet applicables à la composante 3 et en assurer le suivi ; préparer régulièrement les rapports d activités de la composante 3 à soumettre au Coordonnateur du Projet ; 218

219 participer aux audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de mise en œuvre des recommandations à la satisfaction de la partie ivoirienne et des partenaires au développement ; organiser la revue périodique des activités de la composante 3 ; superviser les activités des membres de la Cellule de Réhabilitation Communautaire ; participer à l élaboration du rapport d achèvement du Projet. Passation des marchés présider les Comités d évaluation des offres concernant la composante 3 ; veiller aux respects des règles et directives de passation des marchés. Administration du personnel veiller à l application du règlement intérieur et des dispositions des textes réglementaires en matière de gestion du personnel de la Cellule de Réhabilitation Communautaire ; donner un avis préalable au Coordonnateur du projet en cas d autorisation d absence du personnel de la Cellule de Réhabilitation Communautaire ; participer à l évaluation du personnel de la Cellule de Réhabilitation Communautaire. Mise en œuvre des activités spécifiques de la cellule Réhabilitation Communautaire élaborer le manuel de procédures techniques de la composante Réhabilitation Communautaire (procédures pour l octroi de bénéfices de réhabilitation communautaire ; Elaboration du guide pour l identification, la formulation et le suivi de micro - projets ; superviser les outils de gestion technique des activités de réhabilitation communautaire (modèle des matrices de planification des activités, modèles de rapports de suivi techniques entre autres) ; veiller à l application des normes et procédures pour les activités d appui à la réhabilitation communautaire applicables aux différents secteurs d intervention de la composante (éducation, assainissement et eau, transport, etc..). En particulier aux respects des normes environnementales ; assister le Coordonnateur du Projet dans les activités organisationnelles du démarrage du programme ; participer à l établissement du budget de la Composante et des plans de travail détaillés tous les six (6) mois du Programme et 219

220 rapporter régulièrement sur son état d avancement au Coordonnateur du Projet ; prendre contact avec les acteurs au niveau local pour la mise en œuvre de la composante ; organiser des activités de sensibilisation à l attention des communautés bénéficiaires sur les activités et les opportunités de la composante 3 ; concevoir et élaborer la stratégie de réhabilitation communautaire en accord avec la stratégie national de réhabilitation des infrastructures de base ; assurer la mise à jour dans le logiciel de suivi évaluation des informations relatives à toutes les activités placées sous sa responsabilité. Suivi et contrôle assurer le suivi et la supervision des activités de la composante 3 ; s assurer que les dons pour le sous projets de la composante ont été utilisés convenablement ; participer aux activités entrant dans le cadre du contrôle interne et du contrôle externe du Projet. Production des rapports s assurer de la production et de la diffusion des rapports périodiques prévus dans les manuels du PAPC. 220

221 P1 : ANNEXE 6 : TDR DU RESPONSABLE ADMINISTRATIF EN CHARGE DE L AUDIT INTERNE Titre du poste Supérieur hiérarchique Collaborateurs Responsabilités Tâches clés Responsable Administratif en charge de l Audit Interne (RAAI) Coordonnateur du Projet Tout le personnel au niveau central et régional. Sous la responsabilité du CP, le Responsable Administratif en charge de la gestion administrative du PAPC et de l Audit Interne du PAPC. Gestion Administrative assister le Coordonnateur dans l organisation générale du département administratif du Projet et veiller au bon fonctionnement de la structure administrative du Projet ; assurer la tenue du dossier du personnel ; assister le Coordonnateur dans l organisation des réunions, ateliers et séminaires ; veiller à l application de la législation du travail en matière de gestion du personnel (tenue du dossier du personnel, gestion des congés administratifs, les absences, les maladies et les intérims, la déclaration de l Agent) ; la production des attestations et certificats de travail ; assurer la gestion du sous stock du PAPC au moyen des outils adéquats et conformément au manuel ; prendre toutes mesures permettant de localiser et d identifier les équipements en mettant à jour le module gestion des immobilisations du logiciel de comptabilité et en participant à l organisation à bonne date des inventaires ; veiller à ce que le personnel du Projet utilise raisonnablement les biens en appliquant les dispositions du manuel en matière de gestion des immobilisations ; Préparer les ordres de missions. Audit Interne exécuter les missions contrôle interne en conformité avec les normes internationales régissant la pratique professionnelle de contrôle interne et les procédures admises ; 221

222 s assurer de l application des procédures dans les domaines de l administration générale, de la passation des marchés, de la gestion financière et de toute la procédure débouchant sur le financement des sous projets ; identifier les dysfonctionnements (niveau de l UC-PAPC, de l AGF, des ONG prestataires, autres acteurs bénéficiaires des ressources du PAPC) et ainsi que leurs conséquences et proposer des solutions à l Unité de Coordination du PAPC pour y remédier ; faire le suivi des indicateurs de performances de l AGF et du personnel du PAPC en vue de l évaluation périodique de l AGF et du personnel du PAPC ; conduire les missions de contrôle opérationnel de terrain afin de s assurer que les procédures sont respectées et que les activités à la base se déroulent de manière satisfaisante et faire des restitutions à tous les niveaux sur les constats effectués ; contribuer au renforcement de capacités de tous les acteurs sur la base des faiblesses identifiées ; proposer les mises à jour adéquates des différents manuels en fonction des insuffisances identifiées en vue d améliorer les procédures de mise en œuvre du projet à tous les niveaux ; apprécier ex post les transactions financières liées aux activités financés sur les ressources du PAPC en s assurant de leur opportunité, de leur régularité et, des niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuelles ; travailler en collaboration avec les auditeurs financiers et techniques, préparer et suivre le plan de mise en œuvre des recommandations des audits. S assurer de la mise en œuvre des recommandations des audits externe, interne et des différentes missions de supervision y compris celles de l IDA et du Gouvernement ; contrôler, vérifier et s assurer de la régularité des opérations, du niveau de risques, fraudes et corruptions éventuelles ; assurer la mise à jour dans le logiciel de suivi évaluation des informations relatives à toutes les activités placées sous sa responsabilité. produire au plus tard quarante cinq (45) jours après la fin du trimestre, un rapport de contrôle interne portant sur les diligences effectuées durant le trimestre en particulier les faiblesses identifiées au niveau des Régions, de l Unité de 222

223 Coordination, de l AGF et de l Agent Comptable (Délai de règlement des dépenses et d approvisionnement des comptes). Les cas de fraudes et de corruption qui seront identifiés feront l objet d un rapport spécifique directement adressé à la primature et à la Banque Mondiale (Chargé de Projet). 223

224 P1 : ANNEXE 7 : TDR DU RESPONSABLE SUIVI EVALUATION Titre du poste Supérieur hiérarchique Collaborateurs Responsabilités Tâches clés Responsable du suivi évaluation (RSE) Coordonnateur du Projet Tout le personnel au niveau central et régional. Sous la responsabilité du CP, le Responsable du Suivi - Evaluation est chargé de mettre en œuvre, animer et de coordonner le système de suivi - évaluation du Projet au niveau central et décentralisé. Mise en œuvre du système de S&E assurer que la liste des indicateurs de performance du Projet est maîtrisée par les différents acteurs, par l information et les formations nécessaires ; développer et produire, en coordination avec les responsables des cellules, les instruments pour suivre et évaluer, durant toute la période du Projet et à tous les niveaux, les interventions et activités du PAPC ; assurer la formation initiale et continue de tous les acteurs du PAPC sur l utilisation du logiciel de suivi évaluation ; assurer que les Cellules, les bureaux Régionaux, l AGF, l Agent Comptable, les Intermédiaires et les bénéficiaires des sous projets collectent les données requises pour le S&E ; centraliser et analyser les données collectées par les différents acteurs au moyen du logiciel de suivi évaluation ; appuyer les différentes cellules dans la préparation de leur Plan de travail et préparer le plan de travail consolidé du PAPC dans les délais requis. Exploitation des données du S&E évaluer ou faire évaluer le niveau, l étendue et l impact des interventions du Projet ; déterminer l étendue, la composante, la couverture géographique et l impact de l accès aux services d infrastructures communautaires et des services de réinsertion économique, y compris la qualité des renforcements des capacités des acteurs à tous les niveaux ; alerter le Coordonnateur et les Coordonnateurs adjoints de tout écart entre les performances effectives du Projet et les performances figurant dans les indicateurs du Projet ; Rapports de S&E préparer les rapports mensuels et trimestriels sur l avancement du Projet en ce qui concerne le suivi des activités exécutées planifiées ; préparer la section du rapport annuel sur le suivi et l évaluation 224

225 des activités et des performances du PAPC, au regard des indicateurs de performance du Projet, notamment les indicateurs de performance qui figurent dans l Accord de don et dans les différents manuels du PAPC ; entreprendre, sous l autorité du CP, toute initiative en relation avec le suivi et l évaluation, susceptible de promouvoir l efficacité et la bonne exécution du Projet ; coordonner avec les Bureaux Régionaux, l élaboration des rapports périodiques ; animer ou appuyer l organisation des séances d auto évaluation des sous projets et les renforcements de capacités des acteurs en matière de suivi évaluation ; Communication préparer un plan de communication du PAPC en collaboration avec les responsables des cellules concernées ; mettre en place la stratégie de communication du PAPC et un système de communication susceptible de fournir des informations pertinentes sur les flux de fonds, les activités et les performances de toutes les parties prenantes au PAPC ; élaborer en collaboration avec les responsables des cellules concernées les messages axés sur les divers cibles en étroite collaboration avec les parties prenantes impliquées, sur des thèmes tels que : (i) la participation/inclusion; (ii) le transfert de fonds aux bénéficiaires ; (iii) les performances des bénéficiaires en matière de renforcement des capacités ; (iv) les performances des bénéficiaires en matière d élaboration, de mise en œuvre, de suivi et de pérennisation de leurs microprojets ; (v) la responsabilisation des acteurs au niveau régional. Production des rapports s assurer de la production et de la diffusion des rapports périodiques prévus dans les manuels du PAPC. 225

226 P1 : ANNEXE 8 : TDR DE LA SECRETAIRE CAISSIERE Titre du poste Supérieur hiérarchique Collaborateurs Responsabilités Tâches clés Secrétaire caissière Coordonnateur du Projet Ou Coordonnateur Adjoint suivant la cellule d affection ou la région d affectation Le personnel du PAPC Sous la responsabilité du supérieur hiérarchique (Coordonnateur ou coordonnateur adjoint), le (la) Secrétaire assure le secrétariat du Coordonnateur ou du Coordonnateur Adjoint. Gestion du secrétariat assurer le traitement des textes initiés par le Coordonnateur de Projet / Coordonnateur Adjoint au moyen d un logiciel approprié ; ces documents comprennent les correspondances administratives, les télécopies, les messages et courriers électroniques, les notes de service, les rapports, les procès-verbaux, les comptes-rendus, etc. ; soumettre les documents au Coordonnateur de Projet / Coordonnateur Adjoint pour signature ; recevoir le courrier du Projet pour traitement ; tenir les registres pour le suivi du courrier «départ» et courrier «arrivée» ; s assurer de l enregistrement et de la ventilation du courrier en provenance ou à destination des autres services ; contrôler et s assurer de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout document à diffusion générale ; s assurer de la distribution régulière du courrier destiné à l extérieur par l agent habilité (ou par le service privé de courrier) ; utiliser un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le distribuer, le classer et l archiver ; rédiger des rapports des réunions périodiques internes ; procéder au classement des documents selon le mode thématique et chronologique afin de permettre une recherche rapide et facile (communication, formation, textes, ); tenir le dossier de chacun des différents acteurs du Projet de façon à sauvegarder les échanges entre le Projet et les différents acteurs ; 226

227 prendre ou donner les rendez-vous aux visiteurs en tenant compte de l agenda du CP ou des autres cadres de l équipe ; assurer la tenue de l agenda du CP / Coordonnateur Adjoint (rappeler en temps opportun au CP les réunions internes, externes et obligations prévues) ; réceptionner, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs et soumissions ; assurer le standard du Projet. Tenue de la caisse de menues dépenses (uniquement pour les secrétaires assurant les fonctions de gestion de la caisse de menues dépenses. assurer la tenue de la caisse de menues dépenses conformément aux dispositions du manuel ; faire le paiement des factures et autres dépenses en espèces ; encaisser les chèques de réapprovisionnement de la caisse ; tenir un brouillard de caisse conformément aux dispositions du manuel ; assurer l arrêté mensuel où à chaque approvisionnement de la caisse. 227

228 P1 : ANNEXE 9 : TDR DU CHEF DE BUREAU REGIONAL Titre du poste Chef de Bureau Régional (CBR) Supérieur Coordonnateur du Projet hiérarchique Collaborateurs directs Chef de la Cellule Régionale de Réinsertion Economique ou de la Cellule Régionale de Réhabilitation Communautaire. Liens fonctionnels Comptable Régional de l AGF ; Agent Comptable ; les Directeurs Régionaux des Structures d exécutions ou de mise en œuvre. Responsabilités Le CBR est responsable de la bonne marche au niveau régional du Projet sur le plan technique, financier et administratif. Il assure la coordination de toutes les activités du Projet au plan régional et rend compte au Coordonnateur du Projet. Tâches clés Gestion Administrative assurer l organisation générale du Bureau Régional ; veiller à une bonne circulation de l information de portée générale au sein du Bureau Régional et entre le Bureau Régional et la Coordination Nationale ; mettre en œuvre les décisions de la Coordination du Projet ; assurer la préparation du plan de travail du Bureau Régional ; créer et entretenir les conditions propices pour l atteinte des objectifs du Projet au niveau régional ; coordonner la préparation du plan de travail et du budget annuel ; participer à l organisation des audits techniques et financiers du PAPC suivant la périodicité prévue. Mettre en œuvre la partie du plan de mise en œuvre des recommandations imputable au bureau régional ; animer les réunions périodiques internes de l équipe du Bureau Régional et les réunions élargies au représentant Régional de l AGF et de l Agence Comptable ; superviser les activités du personnel du Bureau Régional. Gestion financière présenter à la Coordination Nationale et dans les délais requis et pour approbation / adoption des Projets de budgets annuels, les états financiers annuels et les Rapports de Suivi Financiers (RSF) trimestriels du bureau régional ; signer les demandes d approvisionnement du compte d avance. Administration du personnel veiller à l application du règlement intérieur et des dispositions des textes réglementaires en matière de gestion du personnel ; 228

229 autoriser les absences du personnel ; proposer au Coordonnateur régional les sanctions à l encontre du personnel en cas de non respect des procédures ; participer à l évaluation du personnel. Suivi et contrôle assurer le suivi et la supervision des activités du Projet au niveau régional ; assurer que les dons ont été utilisés convenablement ; coordonner les activités entrant dans le cadre du contrôle interne et du contrôle externe du Projet dans les Bureaux Régionaux. Représentation et communication représenter le Projet au plan régional le PAPC ; coordonner la mise en œuvre du plan de communication du Projet au niveau régional. Production des rapports s assurer de la production et de la diffusion des rapports périodiques prévus dans les manuels du PAPC. 229

230 P1 : ANNEXE 10 : TDR DU COORDONNATEUR REGIONAL EN CHARGE DE LA REINSERTION ECONOMIQUE Titre du poste Supérieur hiérarchique Collaborateurs directs Coordonnateur Régional chargé des Opérations de Réinsertion Economique Coordonnateur Adjoint Chargé des Opérations de Réinsertion Economique le responsable du suivi des ex-combattants et individus associés aux groupes armés ; le Responsable de la plate forme de service, information, conseil, orientation. Liens fonctionnels le Coordonnateur Régional en charge de la réhabilitation communautaire ; les Responsables des activités de Réinsertion Economique des structures d exécutions ou de mise en œuvre au niveau régional ; le Responsable Administratif en charge de l Audit Interne ; le Responsable du suivi évaluation. Responsabilités Tâches clés Le Coordonnateur Régional Chargé des Opérations de Réinsertion Economique est responsable de la gestion et de la coordination des activités opérationnelles afférentes la composante 1 du PAPC au niveau Régional. Gestion Administrative assurer l organisation de la cellule Réinsertion Economique au niveau Régional ; veiller à une bonne circulation de l information au sein de la Cellule Réinsertion Economique au niveau Régional ; assurer la gestion quotidienne de la Cellule Régionale de Réinsertion Economique ; assurer la préparation du plan de travail de la composante Réinsertion Economique au niveau Régional ; créer et entretenir les conditions propices pour l atteinte des objectifs de la composante 1 du Projet au niveau régional ; préparer régulièrement les rapports d activités de la composante 1 et autres rapports devant être présentés au Coordonnateur Adjoint chargé de la Réinsertion Economique et copie au Chef Bureau Régional ; participer aux audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de mise en œuvre des recommandations à la satisfaction de la partie ivoirienne et des partenaires au développement ; organiser avec les structures d exécution au niveau régional, la revue périodique des activités de la composante 1 ; signer les conventions ou accords de cofinancement des sous projets. 230

231 Mise en œuvre des activités spécifiques de la cellule de Réinsertion Economique veiller à l application des normes et procédures pour les activités d appui à la réinsertion économique des excombattants, individus associés aux groupes armés et jeunes à risque, en conformité avec le manuel des procédures ; organiser des activités de sensibilisation pour les communautés militaires et civiles sur le processus de réinsertion économique; coordonner, suivre et évaluer les activités de réinsertion avec les programmes sectoriels régionaux, les autorités locales, les structures d appui ; identifier et superviser les structures d appui pour la mise en œuvre du projet ; identifier les partenaires pour faciliter la mise en œuvre du volet réinsertion économique du projet ; organiser l approbation des sous projets ; superviser l appui à l orientation, au conseil et au suivi des jeunes ; suivre et évaluer les activités du bureau régional, y compris la mise à jour régulière du système de gestion de l information. Production des rapports assurer de la production et de la diffusion des rapports périodiques prévus dans les manuels du PAPC. 231

232 P1 : ANNEXE 11 : TDR DU COORDONNATEUR REGIONAL EN CHARGE DE LA REHABILITATION COMMUNAUTAIRE Titre du poste Supérieur hiérarchique Collaborateurs directs Coordonnateur Régional des Opérations de Réhabilitation Communautaire Coordonnateur Adjoint Chargé des Opérations de Réhabilitation Communautaire le Responsable des infrastructures Communautaires ; le Responsable de la cohésion sociale. Liens fonctionnels le Coordonnateur Régional en charge de la réinsertion économique ; les Responsables des activités de Réhabilitation Communautaire des structures d exécutions ou de mise en œuvre au niveau régional ; le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne ; le Responsable du suivi évaluation ; Responsabilités Tâches clés Le Coordonnateur Régional Chargé des Opérations de Réhabilitation Communautaire est responsable de la gestion et de la coordination des activités opérationnelles afférentes la composante 3 du PAPC au niveau Régional. Gestion Administrative assurer l organisation de la cellule Réhabilitation Communautaire au niveau Régional ; veiller à une bonne circulation de l information au sein de la Cellule Réhabilitation Communautaire au niveau Régional ; assurer la gestion quotidienne de la Cellule Régionale de Réhabilitation Communautaire ; assurer la préparation du plan de travail de la composante Réinsertion Economique au niveau Régional ; créer et entretenir les conditions propices pour l atteinte des objectifs de la composante 3 du Projet au niveau régional ; préparer régulièrement les rapports d activités de la composante 3 et autres rapports devant être présentés au Coordonnateur Adjoint chargé de la Réhabilitation Communautaire et copie au Chef Bureau Régional ; participer aux audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de mise en œuvre des recommandations à la satisfaction de la partie ivoirienne et des partenaires au développement ; organiser avec les structures d exécution au niveau régional, la revue périodique des activités de la composante

233 Mise en œuvre des activités spécifiques de la cellule de Réhabilitation Communautaire coordonner, suivre et évaluer les activités de Réhabilitation Communautaire avec les programmes sectoriels régionaux, les autorités locales, les structures d appui ; identifier et superviser les structures d appui pour la mise en œuvre du projet ; identifier les partenaires pour faciliter la mise en œuvre du volet Réhabilitation Communautaire du projet ; appuyer les activités de reconstruction et de réhabilitation des infrastructures sociales de base ainsi que l équipement social et économique bénéficiant à la communauté ; appuyer la mise en œuvre des activités de restauration du capital social et de la cohésion sociale ; appuyer le renforcement des capacités d identification et d exécution des projets communautaires d une manière inclusive et participative et en tenant compte des principes de bonne gouvernance ; organiser l approbation des sous projets ; suivre et évaluer les activités du bureau régional, y compris la mise à jour régulière du système de gestion de l information. Production des rapports assurer de la production et de la diffusion des rapports périodiques prévus dans les manuels du PAPC. 233

234 P1 : ANNEXE 12 : MANDAT DE L AGF De manière spécifique, les tâches de gestion fiduciaire de la Banque se repartissent en trois (3) volets à savoir : la gestion administrative, financière et comptable et la mise à jour du système informatisé de gestion financière et comptable ; la passation des marchés ; l appui technique en matière de passation des marchés et de gestion financières aux autres structures gérant une partie du financement du PAPC. Volet A : Tâches à assurer par la firme en matière de gestion administrative, financière et comptable : opérationnaliser le manuel de procédures administratives et financières conçu dans le cadre du PAPC ; assurer la formation continue de l ensemble des acteurs de l UC-PAPC pour une utilisation effective des procédures administratives, financières et comptables. La formation initiale ayant été assurée par l AGF intérimaire ; assurer la préparation et le suivi des budgets et de la trésorerie, l élaboration des états financiers du projet, conformément aux normes comptables admises et aux règles de présentation de la Banque mondiale/ida ; établir le rapport de suivi financier «RSF» des fonds IDA sur une base trimestrielle ainsi que les rapports financiers annuels ; effectuer les revues à priori de toutes les dépenses du projet avant l ordonnancement par le Coordonnateur du PAPC et le paiement par l Agent Comptable ; apporter l assistance technique nécessaire à l Agent Comptable dans la préparation suivant les normes de l IDA, des documents nécessaires au réapprovisionnement régulier du Compte Désigné et à sa gestion suivant les normes de l IDA, y compris la préparation des «DRFs» selon les procédures en vigueur, et aux demandes de paiements directs aux fournisseurs par le département des décaissements de l'ida à Washington. L Agent Comptable aura la responsabilité de maintenir un niveau de trésorerie suffisant répondant au caractère urgent du PAPC. Il maintiendra avec l appui de l AGF le niveau de trésorerie nécessaire sur le compte désigné ouvert à la BCEAO et le compte du projet ouvert à la SGBCI ; veiller à la tenue et à la fiabilité des états financiers annuels qui devront refléter toutes les activités du projet, y compris celles qui sont financées par d autres bailleurs de fonds et les fonds nationaux ; établir les états de rapprochement bancaire et ce pour tous les comptes recevant des fonds IDA et procéder au classement des pièces comptables ; participer à la planification et à l exécution des travaux d inventaire ; veiller à la protection des actifs acquis dans le cadre du PAPC et au respect de ses engagements contractuels ; faciliter les missions d audit externe et de supervision financière ; 234

235 suivre l exécution financière des conventions, contrats et/ou protocoles avec les opérateurs et prestataires impliqués dans l exécution des activités des composantes dans le respect des règles contenues dans le manuel des procédures ; apporter l assistance technique nécessaire à l Agent comptable dans l organisation des transferts des ressources vers les organismes et les structures d exécution au niveau des bureaux régionaux conformément aux dispositions du manuel des procédures. Volet B : Tâches à assurer par la firme en matière passation des marchés et des contrats s assurer que les procédures de passation des marchés et de sélection des consultants sont conformes aux règles et directives de la Banque. Elle est chargé des activités de préparation des dossiers d appel d offres jusqu au suivi de la signature des contrats ; établir un registre des fournisseurs (pour consultations de fournisseurs) et des prestataires de services qualifiés (pour listes restreintes) et mettre ce registre régulièrement à jour et à la disposition des coordinations régionales. L établissement et la maintenance de ces registres seront faits de manière pro-active et transparente. L AGF est ainsi encouragée à faire de la prospection active par des annonces, des sessions d information, des contacts avec des fédérations professionnelles, la chambre de commerce, etc.. ; mettre à jour tous les trois mois le rapport trimestriel de suivi des fonds IDA RSF et le plan de passation des marchés du projet en concertation avec les partenaires du projet (UC-PAPC et bailleur de fonds) ; assister les communautés en veillant à ce qu un plan de passation des marchés compatible avec leurs capacités soit contenu dans leurs requêtes ; consolider les plans de la passation des marchés communautaires dans le plan de passation des marchés du PAPC ; assister les bénéficiaires dans l établissement des listes restreintes des consultants ; préparer et Faire le suivi actif des demandes d avis de non-objection à adresser à l IDA ; veiller à la bonne application du manuel des procédures y compris la partie publicitaire pour assurer une publication à temps utiles et opportuns, suivant les différents types de marchés et les méthodes requises pour la passation des marchés ; assister les structures d exécution dans la passation des marchés de fournitures de biens et d équipement ; préparer les dossiers d appels d offres sur la base des spécifications techniques préparées par les bénéficiaires et validées par l UC-PAPC ; lancer en concertation avec le projet les appels d offres, assurer la réception des offres, procéder à l ouverture des plis et à l évaluation des propositions ; coordonner et participer au processus de négociations des contrats requis ; préparer et Distribuer les rapports et les procès-verbaux prévus, conformément aux dispositions requises par les procédures y relatives ; 235

236 préparer les marchés entre le Projet et les fournisseurs adjudicataires / entrepreneurs choisis après appels d offres et avis de non-objection de l IDA ; s assurer de la réception en temps opportuns des biens, travaux et services faisant l objet des différents marchés financés par le projet ; établir un système de classement fiable et complet des documents de passation de marchés du projet ; renforcer au besoin la capacité des ONGs et des autres structures d exécution en passation des marchés et gestion financière par le moyen le plus approprié (clinique, ateliers, accompagnement) ; entreprendre toute tâche en relation avec la passation des marchés qui pourrait lui être demandé. Volet C : Tâches à assurer par la firme en matière appui technique, de passation des marchés et de gestion financière aux autres structures gérant une partie du financement du PAPC apporter les appuis techniques nécessaires en matière de passation des marchés et de gestion financière aux structures gérant une partie du financement du PAPC ; faire à chaque demande de paiement des tranches suivantes, la revue des dépenses effectuées sur les avances reçues par les structures concernées afin de s assurer que les dépenses sont exécutées conformément aux procédures de la Banque et que les systèmes de contrôle interne sont adéquats ; faire suivant les dispositions des contrats et conventions signés avec les structures d exécution la revue des documents afférentes à la passation des marchés exécutée sous la responsabilité des dites structures. 236

237 P2 : ANNEXE 1 : INDICATEURS D EVALUATION DU PERSONNEL DU PAPC a) Les indicateurs clés (i) Les indicateurs liés à la passation des marchés. Indicateur 1 : Le plan de passation de marchés est mis à jour à bonne date et transmis aux structures et personnes concernées. L indicateur sera mesuré par le ratio entre le nombre de fois où le plan de passation mis à jour a été effectivement remis à la bonne date prévue sur le nombre total de fois où il aurait dû l être. Indicateur 2 : Tous les dossiers de passation des marchés sont élaborés dans les délais prévus dans le plan de passation des marchés approuvé par la Banque Mondiale. L indicateur sera mesuré par la proportion du nombre de dossiers de passation des marchés conduit dans les délais, par rapport au nombre total de dossiers. Indicateur 3 : Tous les marchés sont passés conformément aux procédures de Passation des Marchés et aux Directives de Passation des Marchés. L indicateur sera mesuré par la proportion de marchés conformes sur le nombre total de marchés. Les informations seront extraites du rapport de revue de la passation des marchés préparé périodiquement par la Banque. Indicateur 4 : Tous les marchés passés sous la responsabilité des bénéficiaires sont conformes aux procédures prévues. L indicateur sera mesuré par la proportion de marchés conformes sur le nombre total de marchés. Les informations seront extraites du rapport annuel d audit financier et/ou d audit technique. (ii) Les indicateurs liés à la production des rapports Indicateur 5 : Tous les rapports prévus sont fournis dans les délais et le contenu est conforme au canevas type. Cet indicateur sera décomposé en sous indicateurs par type de rapport. L indicateur sera mesuré par la proportion du nombre de rapports produits dans les délais sur le nombre de rapports attendus conformément aux documents de base. (ii) Formations Indicateur 6 : Le plan de formation des acteurs est exécuté de façon satisfaisante. Cet indicateur sera décliné en trois sous indicateurs : la formation au niveau communautaire, la formation au niveau régional et la formation au niveau national. Le niveau d atteinte de l indicateur découlera du ratio entre le nombre de formations exécutées et le nombre total de formations prévues. (III) Les indicateurs du budget et de planification. 237

238 Indicateur 7 : Au plus tard, un (1) mois avant le début de chaque année, le projet de budget prévisionnel annuel consolidé est élaboré et soumis à l approbation de la Banque Mondiale. L indicateur de performance mesure le pourcentage de budgets prévisionnels annuel effectivement transmis dans le délai requis par rapport au nombre total de budgets dus dans ces délais. Indicateur 8 : Au plus tard, un (1) mois avant le début de chaque année, le plan annuel de travail consolidé est élaboré et soumis à l approbation de la Banque Mondiale. L indicateur de performance mesure le pourcentage de budgets prévisionnels annuel effectivement transmis dans le délai requis par rapport au nombre total de budgets dus dans ces délais. Indicateur 9 : La planification d activités par Agent et par centre d exécution est exécutée de façon très satisfaisante. L indicateur de performance mesure le pourcentage d activités planifiées et exécutées à au moins 80% sur le nombre total d activités. La mesure pour chaque Agent se fera par rapport aux activités sous sa responsabilité et les activités exécutées en qualité de collaborateur d autre responsable. Pour les CR l évaluation sera faite sur la base de la planification des activités de la Région. Pour le CP, l évaluation sera faite non seulement sur la base de la planification au niveau central mais de la planification au niveau régional. Indicateur 10 : Le plan de financement de l IDA prévu au budget approuvé est engagé et exécuté à au moins 90%. Cet indicateur sera évalué sur la base du taux d exécution du budget (décaissement réel). L évaluation sera faite par composante pour l appréciation du travail des responsables techniques, pour l entité afin d apprécier la qualité du travail du CP et de l AGF. (iv) Les indicateurs d approvisionnement et de décaissement. Indicateur 11 : Les appels de fonds des bénéficiaires sont traités et financés dans un délai maximum de 30 jours pour les premières tranches et 15 jours pour les autres tranches (2 ème et 3 ème tranche). Cet indicateur sera évalué sur la base du nombre d appels de fonds traités et financés dans les délais sur le nombre total d appels de fonds. L évaluation sera faite par composante pour l appréciation du travail des responsables techniques. Indicateur 12 : Au moins une demande de réapprovisionnement de chaque Compte Désigné est introduite par mois à la Banque Mondiale ou dès que 20% de l avance est décaissée. L indicateur de performance mesure le pourcentage de demandes de réapprovisionnement effectivement introduites par rapport au nombre total de demandes qui auraient dû être introduites selon le rythme mensuel. Indicateur 13 : Tout appel de fonds des structures d appui sont traités et payés / rejetés dans un délai maximum de 10 jours à compter de la date de réception au secrétariat. L indicateur de performance mesure le rapport entre le nombre de modes de paiement introduits dans les délais par rapport au nombre total de modes de paiement introduits. 238

239 (v) Audit Indicateur 14 : Le rapport d audit financier est transmis à la Banque Mondiale au plus tard le 15 juin de chaque année. L indicateur de performance mesure le pourcentage de rapports effectivement envoyés à la Banque dans les délais sur le nombre total de rapports attendus dans les mêmes délais. (vi) Audit interne Indicateur 15 : Un rapport d audit interne est fourni dans un délai maximum de 45 jours après la fin de chaque trimestre sur la gestion à tous les niveaux (PAPC). L indicateur de performance mesure le pourcentage de rapports effectivement envoyés dans les délais sur le nombre total de rapports attendus dans les mêmes délais. 239

240 b) Imputation des indicateurs par responsable / cellules Indicateurs CP RAAI SSE N 1 X N 2 N 3 N 4 N 5 X X N 6 X N 7 X N 8 X X X N 9 X X X N 10 X X N 11 N 12 X N 13 X N 14 X X N 15 X X Indicateurs CBR RC RE N 1 X X N 2 X N 3 X N 4 X N 5 X X X N 6 X N 7 X N 8 X X X N 9 X X X N 10 X X X N 11 X X X N 12 N 14 N 15 X 240

241 P2 : ANNEXE 2 : INDICATEURS D EVALUATION DE L AGF DU PAPC A titre indicatif, les indicateurs de performances ci-après seront retenus pour l évaluation de la prestation de l AGF. Cette évaluation servira de base au renouvellement éventuel du contrat de l AGF. Il est prévu qu une évaluation annuelle des performances de l AGF serait faite uniquement sur la base des indicateurs de performances ci-après: (a) Les indicateurs liés à la passation des marchés. Indicateur 1 : Préparation du plan de passation des marchés : Le plan de passation des marchés jugé acceptable est mis à jour les 15 juin et 1 er décembre de chaque année et transmis à la Coordination de PAPC, à la tutelle du PAPC (Primature) et à la Banque Mondiale, L indicateur sera mesuré par la proportion du nombre de fois où le plan de passation mis à jour a été effectivement remis à la date prévue à la Coordination du PAPC, à la Tutelle et à la Banque Mondiale, par rapport au nombre total de fois où il aurait dû l être. L indicateur ne serait rempli que si le ratio est égal à 100%. Indicateur 2 : Mise en œuvre du plan de passation des marchés : Au moins 80% des dossiers de marchés prévus au plan de passation des marchés (PPM) sont élaborés (de la phase de préparation des dossiers jusqu à la signature du contrat) dans les délais prévu s par le PPM. L indicateur sera mesuré par la proportion des dossiers élaborés dans le temps sur le nombre total de dossiers qui auraient dû l être à la date d évaluation. L indicateur ne serait rempli que si le ratio est supérieur à 80%. Indicateur 3 : 100% de tous les marchés figurants au PPM sont passés conformément aux méthodes prévues dans l accord de financement et aux dispositions du manuel des procédures administratives, financières et comptables du PAPC. L indicateur mesure le nombre des marché passés conformément aux méthodes prévues et règles prévues sur le nombre total des marchés qui auraient dû l être. L indicateur ne serait rempli que si le ratio est égal à 100%. Cet indicateur serait évalué sur la base des rapports périodiques de revus de passation des marchés exécutés par la Banque Mondiale et les rapports d audits financiers. Indicateur 4 : Formation des bénéficiaires : Les bénéficiaires des sous projets (composante 1 et composante 3) ayant signé un Protocole ou une convention de financement sur les fons du Don IDAN N H 323-IV C ont bénéficié d une formation en passation des marchés et gestion financière, conformément au plan de mise en œuvre des composantes concernées. L indicateur mesure le nombre des bénéficiaires formés sur le nombre qui aurait dû l être. L indicateur ne serait rempli que si le ratio est égal à 90%. 241

242 Indicateur 5 : Qualité de la formation : 70 % au moins des bénéficiaires de formations animées par l AGF jugent lesdites formations satisfaisantes. Cet indicateur sera mesuré sur la base des résultats de l audit technique et/ou de l enquête de satisfaction des bénéficiaires à diligenter à temps opportun. (b) Les indicateurs liés à la production de rapport. Indicateur 6 : Rapport de Suivi Financier : Quarante et cinq (45) jours calendaires au plus, après la fin du trimestre, un rapport de suivi financier (rapport financier, rapport technique, rapport sur la gestion de la passation des marchés) jugé acceptable est transmis à la Coordination de PAPC, à la tutelle du PAPC (Primature) et à la Banque Mondiale, L indicateur sera mesuré par le ratio entre le nombre de RSF satisfaisant rendu dans les délais sur le nombre total qui aurait dû l être. L indicateur ne serait rempli que si le ratio est égal à 100%. Indicateur 7 : Rapport financier : Quatre-vingt et dix (90) jours calendaires au plus tard après la fin de l année ou 45 jours au plus tard après la fin du semestre, le rapport financier suivant la forme jugée acceptable par la Banque Mondiale sont transmis à l auditeur indépendant. L indicateur sera mesuré par le ratio entre le nombre de Rapport Financier satisfaisant rendu dans les délais sur le nombre total qui aurait dû l être. L indicateur ne serait rempli que si le ratio est égal à 100%. (c) Les indicateurs du budget et de planification. Indicateur 8 : Préparation du budget annuel : Au plus tard, un (1) mois avant le début de chaque année, le projet de budget prévisionnel annuel est élaboré par l Agence de Gestion Fiduciaire et transmis à la Coordination de PAPC, à la tutelle du PAPC (Cabinet du Premier Ministre) et à la Banque Moniale, Cet indicateur n est rempli que si le budget dans sa version approuvée par la Coordination du PAPC est reçu dans les délais par la tutelle du PAPC (Cabinet du Premier Ministre) et la Banque Mondiale. Indicateur 9 : niveau d exécution du budget : Le taux d exécution annuel du budget est supérieur à 80%. Cet indicateur n est rempli que si le taux d exécution budget (calculé sur la base des décaissements effectifs sur le compte désigné) est supérieur ou égal à 80%. Indicateur 10 : plan de travail de l AGF : Au plus tard, un (1) mois avant le début de chaque année, le plan annuel de travail de l Agence de Gestion Fiduciaire 242

243 harmonisé avec celui de la Coordination du Projet est élaboré et transmis à la Coordination de PAPC, à la tutelle du PAPC (Cabinet du Premier Ministre) et à la Banque Mondiale, Cet indicateur n est rempli que si le plan de travail est reçu dans les délais. Indicateur 11 : niveau d exécution de la planification de l AGF : Le taux d exécution de la planification de l AGF est supérieur à 80%. Cet indicateur n est rempli que si le taux d exécution de la planification (rapport entre les activités entièrement exécutées et le nombre total d activité qui aurait dû l être) est supérieur ou égal à 80%. Mesure globale de la performance de l AGF : o Si 90% des indicateurs et plus sont satisfaits, le travail de l Agence est très satisfaisant. o Si 80% à moins de 90% des indicateurs sont satisfaits, le travail de l Agence est satisfaisant. o Si 70% à moins de 80% des indicateurs sont satisfaits, le travail de l Agence n est pas satisfaisant et nécessite un plan de redressement de la situation. o Si moins de 70% des indicateurs sont satisfaits, le travail de l Agence n est pas du tout satisfaisant et nécessite la résiliation de son contrat de services. 243

244 P2 : ANNEXE 3 : INDICATEURS DE SUIVI DE L AGENT COMPTABLE (Indicateur 1 : délai de paiement sur les sous comptes d avances : Au moins 90% des appels de fonds des bénéficiaires pour le financement des sous projets éligibles et susceptible d être financé à partir des comptes d avances régionales sont satisfaits dans un délai maximum de 05 jours ouvrables. Le délai de 5 jours compte à partir de la réception de l appel de fonds portant avis favorable du responsable technique en charge de la composante au niveau régional. L indicateur mesure le nombre d appel de fonds payé (décaissement effectif du compte d avance) dans le délai de 5 jours sur le nombre total d appel de fonds payé dans la période de référence. Cet indicateur ne serait rempli que si le ratio est supérieur à 90%. Cet indicateur serait évalué sur la base des contrôles périodiques de l UC PAPC sur le délai de décaissement et le rapport de contrôle interne de l audit indépendant. Indicateur 2 : délai de paiement sur le compte désigné : Au moins 90% des factures éligibles et susceptible d être financé à partir des comptes d avances sont satisfaits dans un délai maximum de 10 jours ouvrables. Le délai de 10 jours compte à partir de la réception de la facture par l AGF. L indicateur mesure le nombre de factures payées (décaissement effectif du compte d avance) dans le délai de 10 jours sur le nombre total de factures payés dans la période de référence. Cet indicateur ne serait rempli que si le ratio est supérieur à 90%. Cet indicateur serait évalué par le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne dans le cadre de l évaluation du contrôle interne. Indicateur 3 : délai de justification des comptes d avances : Les opérations sur les Comptes d Avances Régionaux (CAR) de trente (30) jours sont justifiées une fois par mois et au plus tard 10 jours suivant la fin du mois concerné. L indicateur de performance mesure le pourcentage de justifications de CAR effectivement parvenues au bureau central dans le délai requis, par rapport au nombre total de justifications qui auraient dû parvenir dans ces délais. Cet indicateur ne serait rempli que si le ratio est supérieur ou égal à 80%. Indicateur 4 : Justification du compte spécial : Le compte spécial est justifié dans les délais prévus dans la lettre de décaissement et au moins 90% des demandes d approvisionnements sont jugées recevables par la Banque. Cet indicateur ne serait satisfait que si 90% des justifications attendues conformément à la lettre de décaissement et au manuel sont reçus dans les délais et si au moins 90% des demandes de réapprovisionnement y afférents sont jugées conformes par la Banque. 244

245 245

246 P4 : ANNEXE 1 : ETAT CERTIFIE DES DEPENSES

247 P4 : ANNEXE 2 : DEMANDE D ACHAT Demandeur: Date: Justification: Libellé N Quantité Destination Date d'utilisation Réservé au RAFC ou Comptable/Gestionnaire Montant estimé Rubrique budgétaire Provision budgétaire Avis et observations Prévision d'achat Date: Mode de paiement: Date: Autorisé par: CP Date: 247

248 P4 : ANNEXE 3 : BROUILLARD DE CAISSE N Date TOTAUX FOLIO REPORT TOTAUX CUMULES Nature de l'opération Montant Recette Dépense Solde 248

249 P4 : ANNEXE 4 : FICHE DE CONTROLE DE CAISSE Période du.au. Valeur nominale Nombre Valeur totale Observations Sous-total Sous-total 2 Total caisse (sous-totaux 1+2) Solde du livre de caisse Ecart + ou - Décision en cas d'écart Comptage effectué par : Contrôle effectué par : Nom Signature Date Nom Signature Date 249

250 P4 : ANNEXE 5 : NOMENCLATURE DES PIECES JUSTIFICATIVES ET REFENCES DE COMPTABILITE PUBLIQUE Au regard du Guide du Payeur, de la pratique du bon sens et surtout de la jurisprudence édictée par la Cour des comptes, il est possible d élaborer la grille ci-dessous qui permet d apprécier la régularité des dépenses mise en paiement. NATURE DE DEPENSE PIECES A FOURNIR IMPUTATION SALAIRES * un état de salaire du mois émargé des SALAIRE DU PERSONNEL bénéficiaires 6121 (ancien salaire) * copie de la décision d engagement ou un contrat à chaque mandatement SALAIRE DU PERSONNEL (premier salaire) SALAIRE DU PERSONNEL (rappel de salaire) ASSURANCE MALADIE (en faveur du personnel) *la décision d engagement ou le contrat *le certificat de prise de service *l état de salaire émargé du bénéficiaire *l avis de non objection du bailleur (éventuellement) *la décision d engagement ou le contrat *le certificat de prise de service *l état de salaire émargé des bénéficiaires *l avis de non objection du bailleur (éventuellement) *un certificat administratif ou attestation de non paiement *la police d assurance ou le contrat *la facture certifiée «service fait» *la liste des assurés REMUNERATION DES TECHNIC. ET EXPERTS ETRANGERS *Convention ou contrat *l avis de non objection du bailleur *facture *Décompte ou certificat pour paiement 6131 à 6139 PRIMES ET INDEMNITES Indemnité de fonction Indemnité de logement Primes diverses *les textes de base octroyant ces indemnités et primes. «pas d indemnités sans texte.» 6141 à 6149 COTISATION SOCIALES *l état des prélèvements effectués au profit de ces structures 6141 à

251 NATURE DE DEPENSE PIECES A FOURNIR IMPUTATION FRAIS DE FORMATION *il s agit de formation confiée à des PRESTATION DES organismes de formation résidents sur ORGANISMES DE le territoire national ou à l étranger. FORMATION RESIDENTS C est donc ce qui est payé comme honoraires. Les pièces exigées sont : PRESTATION DES *la convention de formation. ORGANISMES DE *la facture de l organisme de 6171 à 6172 FORMATION NON RESIDENTS formation certifiée «service fait» *le rapport de formation Les locations de salles et les frais de restaurations lors des séminaires ne sont pas pris en compte à ce niveau mais aux lignes 6271 et INDEMNITE DE FORMATION A L ETRANGER TRANSPORT DES AGENTS EN FORMATION A L ETRANGER ACHAT DES BIENS ET SERVICES ACHAT DE FOURNITURES DE BUREAU OU AUTRES ACHATS DE BIENS ET SERVICES ACHAT DE CARBURANT *une attestation d inscription à la formation *un état des comptes *un ordre de mission *attestation du Secrétariat Général du Gouvernement *attestation d inscription à la formation *un état des décomptes *ordre de mission *attestation du Secrétariat Général du Gouvernement *une facture certifiée «service fait» *un bon de livraison visé par le Contrôleur Financier ou la fiche de Contrôle de la réalité du service fait délivré par le CF *le marché si le montant cumulé annuel de la ligne atteint 30 millions ou 100 millions *une facture de la compagnie pétrolière *le bon de livraison * le marché si le montant cumulé annuel de la ligne atteint 30 millions ou 100 millions

252 NATURE DE DEPENSE PIECES A FOURNIR IMPUTATION ACHAT DE CONSOMMABLE POUR LE MATERIEL INFORMATIQUE *une facture certifiée «service fait» *un bon de livraison visé par le Contrôleur Financier ou la fiche de contrôle de la réalité du service fait * le marché si le montant cumulé annuel de la ligne atteint 30 millions ou 100 millions 6214 ACHAT DE PETIT MATERIELS ET FOURNITURES TECNHIQUES *une facture normalisée de l exercice certifiée service fait *un bon de livraison visé par le Contrôleur Financier ou la Fiche de contrôle de la réalité du service fait * le marché si le montant cumulé annuel de la ligne atteint 30 millions ou 100 millions 6215 ENTRETIEN ET MAINTENANCE ENTRETIEN DES LOCAUX ENTRETIEN ASCENCEURS ENTRETIEN CLIMATISEURS ENTRETIEN MATERIEL ET MOBILIER TOUS TRAVAUX D ENTRETIEN ENTRETIEN ET REPARATION VEHICULE ACHAT DE VEHICULE *le contrat d entretien *la facture du prestataire de service certifiée service fait par l administrateur de crédit *une fiche de travaux *une fiche de contrôle de la réalité du service fait. *une facture certifiée «service fait» *liste du parc auto ou carte grise *une fiche des travaux * une fiche de contrôle de la réalité du service fait. *la lettre de commande valant marché *la facture certifiée service fait *le bon de livraison ou la fiche de contrôle de la réalité du service fait *l autorisation de la commission de gestion des véhicules administratifs (selon le cas) à à

253 NATURE DE DEPENSE PIECES A FOURNIR IMPUTATION PRESTATION DE SERVICE MISSIONS DE CONSEIL ET *la convention de prestation de D ASSISTANCE SERVICE service EXTERIEURS DE *la facture de la prestation de service GARDIENNAGE HONORAIRES certifiée, service fait par ET COMMISSIONS FRAIS DE l administrateur de crédit délégué TRANSPORT DE *la copie de contrôle de la réalité du MARCHANDISES service fait à 6239 REMUNERATION DES PRESTATAIRES EXTERIEURES *la convention de prestation de service *la facture de la prestation de service certifiée, service fait par l administrateur de crédit délégué *la copie de contrôle de la réalité du service fait. * la copie du rapport éventuellement 6231 ASSURANCE DES IMMEUBLES ASSURANCES DES VEHICULES AUTOMOBILES DEPENSES D ABONNEMENT 8le contrat d assurance *la facture certifiée service fait *la carte grise selon le cas *le parc auto 6241 à 6243 BRANCHEMENT ET RACCORDEMENT DE COMPTEURS ABONNEMENT ET CONSOMMATION D EAU ABONNEMENT ET *la facture de téléphone, d électricité, d eau ou de gaz certifiée service fait *le contrat d abonnement éventuellement 6251 à

254 NATURE DE DEPENSE PIECES A FOURNIR IMPUTATION DEPENSES DE COMMUNICATION *une facture certifiée «service fait» FRAIS DE POSTE ET D AFFRANCHISSEMENT FRAIS DE TELEPHONE, TELEX, ET TELECOPIE COMMUNIQUE DE PRESSE RADIO, TELE FRAIS DE PUBLICITE FRAIS D EDITION D IMPRESSION DE DOCUMENTS LOYERS ET CHARGES LOCATIVES *un état liquidatif pour les timbres * une coupure du journal pour les communiqués presse. *le texte du communiqué pour les communiqués validés radio télé à 6267 LOCATION DE BATIMENTS LOCATION DE MATERIELS LOCATION DE VEHICULES LOCATION DE SALLES LORS DE SEMINAIRES DE FORMATION AUTRES LOCATIONS *contrat de location *facture normalisée *fiche de contrôle du service fait 6271 à 6279 FRAIS DE MISSION FRAIS DE MISSIONS A L ETRANGER FRAIS DE TRANSPORT DES AGENTS EN MISSION A L ETRANGER (achat de billet d avion) *un ordre de mission délivré par le Ministre *la communication en conseil des ministres autorisant la mission *une attestation du Secrétariat Général du Gouvernement confirmant cette autorisation *l ordre de mission doit être visé à l arrivé et au départ du pays d accueil *un état des décomptes Les frais de mission sont payés 80% à l aller et 20% au retour *la facture de la Compagnie de transport *l ordre de mission délivrée par le Ministre *la communication en conseil des ministres autorisant la mission * une attestation du Secrétariat Général du Gouvernement confirmant cette autorisation

255 P5 : ANNEXE 1 : BON DE COMMANDE FACTURE Date: INFORMATIONS SUR LE FOURNISSEUR A JOINDRE OBLIGATOIREMENT A LA OBJET DE LA COMMANDE Ligne budgétaire : Durée d exécution : Lieu de livraison : DESIGNATION DES ARTICLES QUANTITE P.U MONTANT TOTAL: Arrêté la présente commande à la somme de :. FACTURE A TRANSMETTRE EN TRIPLE EXEMPLAIRE Signatures, date et cachet. 255

256 P6 : ANNEXE 1 : CADRE DU PLAN COMPTABLE BON DE COMMANDE A- PLAN DE COMPTE 1. COMPTES DE LA CLASSES 1 Les subventions d investissements : Subventions d investissements Etat reçues : Subventions d investissements Etat à recevoir : Subventions d investissement Bailleur reçues : Subventions d investissements bailleurs à recevoir 2. COMPTES DE LA CLASSE 2 Les dépenses d investissement et d équipements Equipements : Logiciel de gestion du projet : Autres logiciel Travaux de génie et véhicule : Construction bâtiments : Réhabilitation bâtiments : Installations générales : Autres Equipement : Matériel de bureau : Matériel informatique : Matériel bureautique : Mobilier de bureau : Matériel automobile : Véhicule à deux roues 3. COMPTES DE LA CLASSE 4 Les comptes de fournisseurs et comptes rattachés 401xxx : Fournisseurs, dettes en compte : Fournisseurs d exploitation : Fournisseur d immobilisation 408xxx : Fournisseurs, factures non parvenues : Fournisseurs d exploitation, facture non parvenue ; Fournisseurs d immobilisation, facture non parvenue : Fournisseurs, avance et acompte sur commande : Fournisseur retenue de garantie 256

257 *Note 1 : La codification des comptes fournisseurs dette en compte est conforme au plan de compte proposé par le SYSCOA. Seulement, pour les besoins propres au projet, nous avons jugés utile de distinguer les fournisseurs d exploitation des fournisseurs d immobilisations. Cette option conforte la distinction fondamentale faite entre les dépenses d exploitations et les dépenses d investissement et d équipement du projet. En outre, l option retenue sur les comptes fournisseurs présente l avantage de permettre d effectuer les contrôles de cohérence sur les états financiers. Description des codifications à six chiffres Les trois premiers chiffres (401) sont imposés par le plan de compte SYSCOA. Le quatrième chiffre indique la catégorie de fournisseur. 1 pour les fournisseurs d exploitation et, 2 pour les fournisseurs d immobilisation. Les comptes de personnel 421xxx : Personnel, avances et acomptes 4211xx: Personnel, avances 4212xx : Personnel, acomptes 4220xx : Personnel, rémunérations dues : Assistance médicale : Autres œuvres sociales internes *Note 2 : la codification des comptes d avances et acomptes au personnel est conforme au SYSCOA. Nous avons réservé les deux derniers chiffres pour attribuer un compte à chaque employé du projet. Concernant les comptes de rémunération, nous avons réservé à titre indicatif les deux derniers chiffres pour attribuer un compte à chaque employé du projet. Les comptes sociaux et fiscaux 431xxx : La sécurité sociale : Prestations familiale : Accident du travail : Caisse de retraite obligatoire : Autres cotisations sociales 447xxx : Impôts général sur le revenu : Impôts sur salaires : Contribution nationale : Contribution nationale de solidarités : Autres impôts et contributions Les comptes bailleurs 257

258 Nous proposons une liste indicative de comptes qui enregistrent les opérations avec chacun des bailleurs. Cette suggestions tient compte des indications au plan de comptes SYSCOA, mais aussi et surtout des règles établies par ceux-ci en matière de mobilisation des ressources qu ils tiennent à la disposition du Projet. 449xxx : République de Côte d Ivoire (Etat) : Etat, avance en fond de roulement : Etat, subventions d équipement à recevoir : Etat, subventions d exploitation à recevoir 458xxx : l Association Internationale de Développement : IDA, avance en Compte Désigné : IDA, subvention d équipement à recevoir : IDA, subvention d exploitation à recevoir : IDA, DRF à établir : IDA, DRF en cours de remboursement : IDA, demande d avance à recevoir : IDA, rejet de dépenses à représenter : IDA, paiement direct en cours 4. COMPTES DE LA CLASSE 5 521x00 : Comptes spéciaux : Compte Désigné : Compte spécial Etat : Caisse siège : Virement de fonds : Régies d avance : Autres virements 5. COMPTES DE LA CLASSE 6 Les comptes de charges Les comptes de charges enregistrent les dépenses d exploitation du Projet. Les comptes de charges sont regroupés par nature : Bons de valeurs de carburant : Carburant à la pompe : Produits d entretien : Fournitures de bureau : Fournitures non stockables-eau : Fournitures non stockables-electricité : Achats de petit matériel et outillage : Achats d études et de prestations de services : Achats de travaux, matériels et équipements : Transport du personnel : Transport de plis : Voyages et déplacements : Location de véhicule : Transports entre établissements ou chantiers 258

259 : Transports administratifs : Locations de bâtiments : Locations de matériels et outillages : Locations et charges locatives : Entretien et réparations des biens immobiliers : Entretien et réparations des biens mobiliers : Maintenance : Autres entretiens et repartions : Assurance matériel de transport : Etudes et recherches : Documentation générales : Documentation technique : Annonces, insertions : Catalogues, imprimés publicitaires : Publications : Frais de colloques, séminaires, conférences : Frais de téléphone : Frais de télécopie : Autres frais de télécommunication (internet) : Autres frais bancaires 6324xx : Honoraires : Frais de formation du personnel : Personnel intérimaire : Personnel détaché ou prêté à l entreprise : Frais de recrutement du personnel : Frais de déménagement : Réceptions : Missions : Taxes d apprentissages : Formation professionnelle continue : Autres impôts et taxes directes : Vignettes 661xxx: Rémunérations versées au personnel 6612xx : Primes et gratifications : Indemnités de préavis, de licenciements et de recherche d embauches : Autres rémunérations directes : Charges sociales sur rémunération du personnel : Intérêts et agios bancaires *Note : Compte tenu de la diversité des consultants susceptibles d offrir leur service au projet, le compte 6324 des honoraires sera éclaté en plusieurs sous-comptes de sorte à faire ressortir différentes catégories de prestations. 259

260 6. COMPTES DE LA CLASSE 7 Les comptes de produits : Subvention d exploitation Etat : Subvention d exploitation IDA : Produits de vents de DAO : Indemnités d assurances : Autres produits 260

261 P6 : ANNEXE 2 : CANEVAS DE RAPPORT FINANCIER Généralités Présentation du PAPC (au plus une page) Principes comptables et procédures clés de préparation du rapport financier annuel (au plus 2 pages) Présentation des états financiers Tableau des emplois et ressources Bilan (Actif et Passif) Compte de Résultat Les différents tableaux seront ceux générés par le logiciel. Note sur les états financiers Les notes sont des justifications des soldes des rubriques des différents états financiers. Chaque note comportera deux parties : les commentaires ; le tableau de variation des soldes : Libellés Situation au 31/12/N Situation au 31/12/N-1 Variation Total Les notes seront regroupées en quatre grandes parties : Notes générales sur les états financiers Notes sur les emplois et ressources Notes sur le bilan Notes sur les comptes de résultats 261

262 Analyse budgétaire Analyse de l exécution du budget composante Analyse de l exécution du budget par grandes rubriques Annexes Sans être limitatif, les annexes ci-après seront jointes au rapport financier : Annexe 1 : Balance Générale des comptes au 31 décembre année N Annexe 2 : Balance auxiliaire des comptes au 31 décembre année N Annexe 3 : Grand livre général des comptes au 31 décembre année N Annexe 4 : Gand livre auxiliaire des comptes au 31 décembre année N Annexe 5 : Tableau amortissement au 31 décembre année N Annexe 6 : Rapport d inventaire au 31 décembre année N Annexe 7 : Liste des engagements sur les infrastructures communautaires et les AGR Annexe 8 : Suivi des marchés et engagements liés aux fournisseurs Annexe 9 : Etats de rapprochement bancaire Annexe 10 : Suivi budgétaire au 31 décembre année N 262

263 P7 : ANNEXE 1 : TDR AUDIT EXTERNE A) Contexte, Dans le cadre de la mise en œuvre de son Projet d Appui Post-Conflit (PAPC), le Gouvernement de la République de Côte d Ivoire, a obtenu de la Banque Mondiale- IDA un Don (H- 323 IVC) d un montant équivalent à 120 millions d US Dollars pour assurer la mise en œuvre des actions du projet. Le Projet a pour objectif d'aider la République Côte d Ivoire, à promouvoir un développement social viable à long terme, à contribuer à la reconstruction socioéconomique sur son territoire et à consolider la paix, la réconciliation nationale et la stabilité dans la sous région de l Afrique de l Ouest. Le Projet se compose des parties suivantes : Réinsertion économique : Appui à la réinsertion économique des ex-combattants, des individus associés à un groupe armé, et des jeunes à risque, à travers : des travaux publics à haute intensité de main d œuvre, et notamment la réhabilitation des pistes rurales, l entretien des routes nationales revêtues, et les travaux d assainissement ; la mise en œuvre d activités en appui à l accès à l emploi salarié ou à l autoemploi tels que la formation professionnelle et technique, l apprentissage, la formation à la gestion d entreprise, et l assistance à l établissement de micro entreprises et d autres activités génératrices de revenu. Identification : Appui au processus d identification nationale par, inter alia, l actualisation et la modernisation de l Etat civil. Réhabilitation communautaire : Appui à la réhabilitation des communautés affectées par le conflit à travers : la mise en œuvre de sous-projets de reconstruction, la réhabilitation et le rééquipement des infrastructures communautaires telles que les écoles, les centres de santé, les points d eau, les pistes rurales, et les marchés ; la restauration du capital social à travers des activités telles que des émissions radio, des événements culturels et sportifs, et la formation sur la résolution des conflits; le renforcement des capacités des communautés en matière d élaboration et de gestion de petits projets. Gestion du Projet et Renforcement des institutions : Appui à la gestion du Projet à travers, entre autres, l acquisition des véhicules et d équipements informatiques et de bureaux, la provision d assistance technique, et le financement des dépenses de fonctionnement ainsi que le renforcement ciblé des différents acteurs et des organisations partenaires relatif à la reconstruction post-conflit, la consolidation de la paix, et la gouvernance. Pour la mise en œuvre du projet, l Unité de Coordination va s appuyer sur des structures privées (telles ONG, cabinets spécialisés, instituts de formations), publiques et semi-publiques (p. ex. : AGEROUTE, collectivités territoriales) qui 263

264 seront contractées pour l exécution de taches spécifiques. Dans un souci d efficacité et de proximité aux bénéficiaires, l UC-PAPC sera dotée de bureaux régionaux, initialement prévus au nombre de neuf (Abidjan, San Pedro, Bondoukou, Korhogo, Yamoussoukro, Man, Odienné, et Daloa). Etant donné la visibilité du projet et la nature extrêmement sensible des activités à mettre en œuvre, la rapidité et la rigueur dans l exécution des responsabilités fiduciaires (gestion financière et passation des marchés) à travers le respect des procédures de la Banque et du gouvernement constituent une préoccupation fondamentale. C est pour ces raisons que le Gouvernement Ivoirien a envisagé la mise en place d une Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) à l instar de ce qui est typique dans les projets post-conflit et ceux de lutte contre le VIH/SIDA (projets MAP) financés par la Banque mondiale, pour la gestion financière ainsi que pour la passation des marchés du projet. B) Les objectifs de la mission 1. L objectif de l audit est de permettre à l auditeur de formuler son opinion professionnelle et indépendante sur la situation financière du Projet y compris le compte désigné et les relevés de dépenses à la fin de chaque semestre durant la première année et à la fin de chaque année pour le reste de la durée d exécution du projet. Le projet est entré en vigueur le 07 Août 2007 et devrait être clôturé le 31 Décembre Les premiers décaissements sont prévus pour l année 2008 L auditeur doit également examiner et évaluer la régularité de toutes les dépenses effectuées sur les fonds de ce projet mis à la disposition de l AGEROUTE dans le cadre de Conventions de Maîtrise d Ouvrage Déléguée (deux conventions d'un montant total de 9 milliards de FCFA), les autres prestataires de services tant au niveau central qu au niveau décentralisé. La présente mission autorisera le cabinet recruté après le processus compétitif de sélection à : 2. Auditer les comptes 2008, 2009, 2010 et 2011 relatifs à l accord de financement (don Banque Mondiale H323 IVC), pour les périodes allant de Février 2008 au 31 décembre 2008, 1 er janvier au 31 décembre 2009, du 1 er janvier au 31 décembre 2010 et, du 1 er Janvier au 31 Décembre 2011; Ceci en fonction des livres, des états financiers et des autres documents de gestion requis, clos à la fin de chaque exercice et/ou période visés ci-dessus, et, 3. Procéder à l examen du sytème de contrôle interne. De manière spécifique, l auditeur doit se prononcer sur : a) La sincérité et la régularité des états financiers y compris le compte désigné et les relevés de dépenses eu égard aux normes comptables, aux directives de la Banque et à l Accord de Financement, notamment sur l éligibilité, la justification de la dépense, les Non Objection de l IDA requises, le respect des procédures de passation des marchés et la validité des dépenses effectuées par le projet ; b) L efficacité de la structure du système de contrôle interne, c est-à-dire la capacité de l organisation à préparer des rapports financiers fiables, de maintenir une comptabilité exhaustive de toutes les transactions, de sauvegarder les actifs du projet ; et 264

265 c) La conformité de l exécution du projet aux termes de l Accord de Financement et aux instructions de la Banque Mondiale, par rapport aux lois et réglementation en vigueur (fiscalité, aspects environnementaux ), le respect des obligations en matière de reporting et des délais de soumissions des rapports financiers requis. C) Etendue de la mission d Audit 1) Audit des Etats Financiers du projet L audit sera fait conformément aux Normes internationales d audit (International Auditing Standards) telles que définies par «l International Fédération of Accountants» IFAC et comprendra tous les tests et les contrôles jugés nécessaires par l auditeur selon les circonstances. Son opinion comprendra les références spécifiques à savoir si : a) les fonds du don ont été utilisés conformément à l Accord de Financement, avec une attention particulière en matière d économie, d efficacité et d efficience aux fins uniques pour lesquelles le financement était accordé; b) les états financiers audités, y compris le compte désigné, ont été préparés conformément aux Normes Comptables internationales (International Accounting Standards), telles que définies par le «International Accounting Standard Committee» (IASC ), s ils présentent sincèrement et fidèlement la situation financière du projet à la date de l audit, et celles des ressources et dépenses pour la période couverte par l audit. c) c) les travaux, les fournitures et les services financés par le Don ont été acquis conformément aux dispositions de l annexe relative à la passation des marchés de l Accord de Financement du projet et des Directives de la Passation des marchés et de l Emploi et de la Sélection des Consultants par les emprunteurs, publiées par la Banque Mondiale en vigueur, 2. Audit des Etats Certifiés de Dépenses (ECDs) Les audits des ECDs comprendront tous les tests et les contrôles jugés nécessaires par l'auditeur. Cet audit devrait permettre à l'auditeur de formuler une opinion à savoir si : a) les ECDs audités ont été préparés selon les dispositions de l Accord de Financement et de la Lettre de décaissement; b) toutes les dépenses ont été faites entièrement et nécessairement avec le but de réaliser les objectifs du programme, une attention particulière étant accordée à l'économie et à l'efficacité ; c) les demandes de décaissement soumises à la Banque sont appuyées par des pièces justificatives, sont dument autorisées et sont correctement enregistrées, et sont éligibles selon les termes de l Accord de financement d) les pièces et écritures étayant toute dépense faisant partie de l'ecd ont été correctement conservées ; et que l'ecd peut être considéré comme un document 265

266 fiable et exhaustif, capable de supporter la demande de retrait des fonds établie ou à préparer; e) S assurer que les avances faites aux agences d exécution et divers prestataires (AGF, AGEROUTE, ONG ) ont été faites correctement et les justifications des avances versées ont été fournies effectivement et dans les délais ; 3. Audit du Compte désigné L auditeur est tenu de vérifier, en sus des états financiers du Projet, les mouvements de fonds sur le compte désigné ouvert dans une banque commerciale au nom de l UC-PAPC. L auditeur doit se faire une opinion sur le respect des procédures de la Banque et sur les soldes du compte désigné au 31 décembre de chaque année civile. Il doit chercher à établir si les transactions financières effectuées pendant la période auditée, de même que les soldes à la fin de chacune de ces périodes, étaient admissibles et correctes. L auditeur doit également vérifier si le compte désigné a été géré et utilisé conformément à l Accord de Financement. D) PRODUCTION DES RAPPORTS A l issue de chaque mission, l auditeur présentera les rapports provisoires et les rapports définitifs. Les rapports définitifs d audit pour les missions semestrielles doivent être reçus au plus tard deux mois après la fin du semestre et ceux des missions annuels au plus tard cinq mois après la fin de l année. L auditeur annexera aux rapports un rapport d évaluation du contrôle qui portera entre autre sur les points ci-après ; a) L évaluation et les commentaires sur les systèmes et les procédures comptables appliquées ainsi que sur ses procédures de contrôle interne, telles qu examinées au cours de l audit. b) Révision et observations sur les vérifications internes menées par l Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) dans le cadre de son mandat. Un accent particulier sera mis sur les contrôles concernant la gestion des sous projets ; c) L examen des faiblesses internes de l Unité de Coordination du Projet et de l Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) ayant été observé au cours de l audit et les recommandations y afférentes. d) Mention de tout facteur ou contrainte qui pourrait compromettre ou influencer les audits ultérieurs. e) Etude des délais de décaissements et d encaissement des fonds, faisant ressortir les forces et les faiblesses, en proposant les mesures correctives idoines. f) Commentaires sur tout autre aspect qui sera jugé pertinent par l auditeur. 266

267 Les rapports d audits concernent : Le rapport d audit semestriel / annuel sur les comptes du projet sanctionné par une note d opinion sur les comptes ; Le rapport sur les ECDs et une note d opinion sur les états certifiés des dépenses ; Le rapport sur l audit du compte désigné sanctionné par une note d opinion ; le rapport sur le contrôle interne et une note d opinion sur le contrôle interne ; Le rapport sur les dépenses effectuées par les bénéficiaires des sous projets sanctionné par une note d opinion. L audit des sous projets devra porter sur un échantillonnage représentant au moins 20% des sous projets du portefeuille durant la période de l audit concerné. L UC- PAPC disposera d un délai maximum de cinq (5) jours à compter de la réception des versions provisoires des rapports de l audit semestriel et Quinze (15) jours à compter de la date de réception des versions provisoires de rapports requis des audits annuels, pour émettre ses avis et/ou des commentaires motivés par écrit à l Auditeur. Les versions provisoires des rapports seront livrés dans un délai tenant compte de la durée d examen des rapports provisoires et de la date limite de livraison de la version définitive desdits rapports.. Dans les délais limites de livraison des versions définitives, l Auditeur fera parvenir à l Unité de Coordination du Projet, les versions définitives de rapports requis avec une copie directement envoyée au cabinet du Premier Ministre assurant la tutelle du projet et au Chargé du Projet PAPC par le couvert du bureau de la Banque Mondiale à Abidjan. Le nombre des exemplaires requis est fixé à: 3 pour les rapports provisoires et 5 pour les rapports définitifs. E) Impartialité de l auditeur L auditeur est informé de la nécessité d une parfaite impartialité dans l exécution de sa mission. A cette fin, ni lui-même, ni aucun des membres de son équipe qui participeront à l audit ne pourront : i. être ou avoir été depuis moins d un an, sous contrat avec l un ou l autre des organismes à auditer, à l exception de missions d audit ou de conseils ; et ii. être liés par des liens de parenté avec les responsables desdits organismes. F) Composition et expérience de l équipe de l Auditeur L auditeur doit être un bureau d expertise comptable ayant suffisamment d expériences en matière d audit de projet sur financement extérieur. Des expériences en audit des projets avec une forte implication communautaire et une forte décentralisation de la mise en œuvre seraient des atouts. 267

268 Le personnel clé a proposé par le bureau doit avoir au minimum l expérience suivante : i. un Expert Comptable Diplômé, chef de mission justifiant d au moins dix (10) années d expérience en matière d audit et ayant exécuté au moins dix (10) missions d audit au cours des cinq dernières années dont au moins cinq (5) missions en qualité de chef de mission et deux (2) missions sur financement Extérieur ; ii. Deux (02) Réviseurs comptables confirmés de niveau BAC + 4 au moins, justifiant d au moins cinq (5) ans d expériences en matière d audit et ayant exécuté au moins cinq (5) missions d audit au cours des cinq dernières années dont au moins deux (2) missions sur financement Extérieur iii. Un (1) spécialiste en passation des marchés de niveau au moins BAC + 4, justifiant d au moins cinq (5) ans d expériences en matière de passation des marchés dont au moins deux (2) ans d expériences en matière de passation des marchés sur financement IDA ou BAD. G) Documentation de base L auditeur aura accès à tous les documents juridiques, échanges de correspondance et les autres éléments d information jugés nécessaires par lui pour ce travail. Il devra obtenir la confirmation des montants décaissés et dus à la Banque. Il est souhaitable que l auditeur ait pris connaissance des documents ci-après : Directives sur l établissement des rapports financiers et la révision des comptes des projets financés par la Banque Mondiale ; Le manuel d exécution du projet ; Le manuel de procédures administratives et financières ; Les rapports de missions de supervision de l IDA ; Lettre de décaissement des fonds du Don H 323-IVC-PAPC émise par la Banque et le Manuel des décaissements; Directives sur les procédures de Passation des Marchés et Directives de l Emploi et la Sélection des Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale, éditions en vigueur ; Accord de Financement DON-IDA H 323 IVC. L auditeur travaillera en étroite collaboration avec L Unité de Coordination du Projet, les bureaux régionaux, l Agence de Gestion Financière, ainsi que tous les autres acteurs impliqués dans la mise en œuvre du PAPC. 268

269 P8 : ANNEXE 1 : FICHE DE STOCK Référence : Désignation : Date Fournisseurs N de B.L. Quantité entrée Demandeur N B.D.F. Quantité sortie Stock théorique Stock physique Emargement du demandeur B.L : Bon de Livraison N BDF : Numéro du Bordereau de Demande de Fournitures Stock théorique = Total des entrées - Total des sorties Stock réel = stock après inventaire physique

270 P8 : ANNEXE 2 : REGISTRE DE SUIVI DES BONS DE CARBURANTS Date Nombre de carnets Entrées Sorties Solde Véhicule Nombre Valeur Valeur bénéficiaire Nombre Valeur Nombre total de Date Objet du bon totale et nom du de bons totale de bons bons chauffeur NB : Pour chaque sortie il doit être précisé dans la partie objet, la nature de la sortie, le détail du calcul et les références de la pièce justificative.

271 P8 : ANNEXE 3 : ETAT MENSUEL D EXPLOITATION DES VEHICULES DU VEHICULE NOM DU CONDUCTEUR : MARQUE NOM DU RESPONSABLE : SERVICE D AFFECTATION I : CONSOMMATION DE CARBURANT KILOMETRAGE AU DEPART (A) KILOMETRAGE A L ARRIVEE (B) DISTANCE PARCOURUE ( A - B) = C PREVISION DE PARCOURT (D) ECART (C D) = E CONSOMMATION REELLE DE CARBURANT(F) CONSOMMATION BUDGETEE DE CARBURANT (G) ECART SUR CONSOMMATION DE CARBURANT(F-G) CONSOMMATION DE CARBURANT AU KM : F / C = H CONSOMMATION PREVUE AU KM : I ECART SUR CONSOMMATION AU KM : H I = J II : ENTRETIENS COURANTS LUBRIFIANTS PNEUS AMPOULES ETC III : ENTRETIENS PERIODIQUES VIDANGE : - VIDANGE HUILE MOTEUR ; - VIDANGE A BOITE ; - VIDANGE HUILE A PONT VISITE : ASSURANCES : IV : REPARATIONS PANNE NOMBRE DE JOURS D IMMOBILISATION REPARATIONS PANNE MOTEUR - PIECES DE RECHANGE - MAIN D OEUVRE REPARATIONS CARROSSERIE REPARATION ELECTRICITE - PIECES DE RECHANGE - MAIN D OEUVRE REPARATION PANNE PNEUMATIQUE - PIECES DE RECHANGE - MAIN D ŒUVRE V : PENALITES COUT TOTAL ( F+ II + III + IV + V) = IV COUT D EXPLOITATION PAR KM : IV/ C QTE PU MONTANT 271

272 P8 : ANNEXE 4 : ORDRE DE MISSION Adresse du Projet (Boîte postale et n téléphone) ORDRE DE MISSION N /UC-PAPC/200.. Je soussigné (Nom et prénoms du CP) Coordonnateur du PAPC, atteste par la présente que dans le cadre de l exécution des activités du PAPC Le(a) nommé(e) : Fonction Se rend à. Date de départ Date de retour. Objet de la mission.. Véhicule utilisé :. Nom et prénoms du chauffeur :. Financement : PAPC Fait à, le. (signature et cachet) Nom et prénoms de la personne autorisée 272

273 P8 : ANNEXE 5 : ETAT DE PAIEMENT DE FRAIS DE MISSION Ordre de mission N : Date: Nom: Fonction: Destination: Date Trajet Départ Arrivée Observations Indemnité Sous total: Date Trajet Départ Arrivée Id. dépense Frais encourus Sous total: Total dû: Provision reçue au départ de la mission: Balance à payer sur décompte: Le demandeur Date: Date: Date: 273