REPUBLIQUE DE COTE D IVOIRE CONFLIT (PAPC)

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1 char REPUBLIQUE DE COTE D IVOIRE CABINET DU PREMIER MINISTRE PROJET D ASSISTANCE POST CONFLIT (PAPC) Don IVC 323 MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES (MPAFC) DU PROJET D ASSISTANCE POST CONFLIT (PAPC) Elaboré par l AGF Intérimaire du PAPC Validé par l UC PAPC et par le Cabinet du Premier Ministre le 29 décembre 2008 Validé par la Banque Mondiale le 13 janvier 2009 Décembre

2 SOMMAIRE Pages AVANT-PROPOS INTRODUCTION STRUCTURE DU MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES 9 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC CHAPITRE 1 : OBJECTIFS ET COMPOSANTES DU PAPC CHAPITRE 2 : DESCRIPTION DU CADRE INSTITUTIONNEL GLOBAL ET DES RELATIONS CHAPITRE 3 : PRESENTATION DE L UNITE DE COORDINATION DU PAPC (UC PAPC) CHAPITRE 4 : PRESENTATION DE L AGENCE DE GESTION FIDUCIAIRE DU PAPC (AGF) CHAPITRE 5 : PRESENTATION DE L AGENCE COMPTABLE (AC) DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE CHAPITRE 1 : GENERALITES CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL CHAPITRE 3 : EVALUATION DE L AGF CHAPITRE 4 : GESTION DE L INFORMATION ET LA PRODUCTION DES RAPPORTS TROISIEME PARTIE : GESTION BUDGETAIRE CHAPITRE 1 : PREPARATION DU BUDGET CHAPITRE 2 : SUIVI BUDGETAIRE QUATRIEME PARTIE : PROCEDURES DE TRESORERIE CHAPITRE 1 : PROCEDURES D ENCAISSEMENT CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE DECAISSEMENTS CHAPITRE 3 : DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) CHAPITRE 4 : DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) CINQUIEME PARTIE: PASSATION DES MARCHES CHAPITRE 1 : ORGANISATION GENERALE DE LA PASSATION DES MARCHES CHAPITRE 2 : REGLES GENERALES ET METHODES DE LA PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES

3 CHAPITRE 3 : REGLES GENERALES ET METHODES DE SELECTION DES CONSULTANTS CHAPITRE4 : REVUE DE LA PASSATION DES MARCHES ET DES DECISIONS CHAPITRE 5 : PROCEDURES REQUISES CHAPITRE 6 : GESTION ET SUIVI DES CONTRATS CHAPITRE 7 : ARCHIVAGE DE LA PASSATION DES MARCHES SIXIEME PARTIE : PROCEDURES COMPTABLES CHAPITRE 1 : PROCEDURES DE COMPTABILITE BUDGETAIRE CHAPITRE 2 : PROCEDURES DE COMPTABILITE GENERALE CHAPITRE 3 : PROCEDURES DE COMPTABILITE ANALYTIQUE CHAPITRE 4 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES PIECES COMPTABLES CHAPITRE 5 : PREPARATION DES ETATS FINANCIERS SEPTIEME PARTIE : PROCEDURES DE CONTROLE FINANCIER ET TECHNIQUE CHAPITRE 1 : CONTROLE FINANCIER INTERNE CHAPITRE 2 : ORGANISATION DU CONTROLE FINANCIER EXTERNE HUITIEME PARTIE : AUTRES PROCEDURES CHAPITRE 1 : GESTION DES IMMOBILISATIONS CHAPITRE 2 : GESTION DES STOCKS CHAPITRE 3 : GESTION DES MISSIONS NEUVIEME PARTIE : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE ET LA COORDINATION DES PROCEDURES COMPTABLES CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME INFORMATIQUE DIXIEME PARTIE : ACTUALISATION DU MANUEL ANNEXES DU MANUEL

4 ABREVIATIONS ET SIGLES AAO AAOI AAON AC AGEROUTE AGF AGF - AC AGF - ASPM AGF - CC AGF - CR AGF - SGF AGF - SPM Avis d Appel d Offres Avis d Appel d Offres International Avis d Appel d Offres National Agent Comptable Agent de Gestion des Routes Agence de Gestion Fiduciaire Aide Comptable de l AGF Assistant du Spécialiste en Passation des Marchés de l AGF Comptable Central de l AGF Comptable Régional de l AGF Spécialiste en Gestion Financière de l AGF Spécialiste en Passation des Marché de l AGF ANO BCEAO BM CD CP Avis de Non Objection Banque Centrale des Etats de l Afrique de l Ouest Banque Mondiale Compte Désigné Coordonnateur du Projet 4

5 CB DA DAO DCC DPD DRF F.CFA IDA MEF MEP ONG PAPC Chef Bureau Demande d Achat Dossier d Appel d Offres Développement Conduit par les Communautés Demande de Paiement Direct Demande de Remboursement de Fonds Francs CFA Association Internationale de Développement Ministère de l Economie et des Finances Manuel d Exécution du Projet Organisation Non Gouvernementale Projet d Assistance Post - Conflit (PAPC) RAAI RE RIF SA SC Responsable Administratif chargé de l Audit Interne Réinsertion Economique Rapport Intérimaire Financier Structure d Appui Secrétaire Caissier (e) SPM UC - PAPC Spécialiste en Passation des Marchés Unité de Coordination du Projet d Assistance Post - Conflit (PAPC) UEMOA Union Economique Monétaire Ouest Africaine 5

6 REFERENCES DES ANNEXES Annexes de la première partie : Présentation du PAPC P1 : Annexe 1 P1 : Annexe 2 P1 : Annexe 3 P1 : Annexe 4 P1 : Annexe 5 P1 : Annexe 6 P1 : Annexe 7 P1 : Annexe 8 P1 : Annexe 9 P1 : Annexe 10 P1 : Annexe 11 P1 : Annexe 12 Organigramme Général du PAPC Organigramme de l UC- PAPC TDR du Coordonnateur TDR du Coordonnateur adjoint en charge de la réinsertion économique TDR du Coordonnateur adjoint en charge de la réhabilitation communautaire TDR du Responsable Administratif chargé de l Audit Interne TDR du responsable suivi évaluation TDR de la secrétaire caissière TDR du chef du Bureau Régional TDR Coordonnateur Régional en charge de la réinsertion économique TDR du Coordonnateur Régional en charge de la réhabilitation communautaire Mandat de l AGF Annexes de la deuxième partie : Gestion Administrative, la production des rapports et l évaluation des performances P2 : Annexe 1 P2 : Annexe 2 P2 : Annexe 3 Indicateurs clés d évaluation du personnel du PAPC Indicateurs clés d évaluation de l AGF Indicateurs de suivi de l Agent Comptable Annexes de la troisième partie : Gestion Budgétaire Annexes de la quatrième partie : les procédures de trésorerie P4 : Annexe 1 P4 : Annexe 2 P4 : Annexe 3 P4 : Annexe 4 Etat Certifié des Dépenses (ECD) Demande d Achat Brouillard de caisse Fiche de contrôle de caisse 6

7 P4 : Annexe 5 Nomenclature des pièces justificatives et références au plan comptable public Annexes de la cinquième partie : les procédures de passation des marchés P5 : Annexe 1 Bon de Commande Annexes de la sixième partie : les procédures comptables P6 : Annexe 1 P6 : Annexe 2 Plan Comptable Rapport financier annuel Annexes de la septième partie : les procédures de contrôles interne et externe P7 : Annexe 1 TDR de l audit externe Annexes de la huitième partie : Autres procédures P8 : Annexe 1 P8 : Annexe 2 P8 : Annexe 3 P8 : Annexe 4 Fiche de stock Registre de suivi des bons de carburant Etat mensuel d exploitation des véhicules Ordre de mission P8 : Annexe 5 Etat de paiement des frais de mission Annexes de la Neuvième partie : Organisation du système informatisé et de la coordination des procédures 7

8 MPAFC / PAPC AVANT-PROPOS Déc INTRODUCTION Folio : 1/1 Le projet d Assistance Post Conflit (PAPC) est issu de la coopération entre la République de Côte d Ivoire et l Association Internationale de Développement (IDA). Le PAPC reflète la volonté du Gouvernement de Réconciliation Nationale issu de l'accord Politique de Ouagadougou en date du 4 mars 2007, de faire face aux besoins les plus immédiats pour assurer une paix durable et la reprise du développement économique et social. Le PAPC a pour objectif d améliorer les opportunités d insertion économique et l accès aux services sociaux des communautés et des individus affectés par le conflit, qui accélérera la sortie de crise et renforcera les perspectives d une paix durable en COTE D IVOIRE. Le Projet est décentralisé au niveau régional à travers les Bureaux Régionaux de l Unité de Coordination du PAPC (UC PAPC), et la coordination au niveau national est assurée par l Unité de Coordination du PAPC (UC PAPC) rattachée au Président du Comité de Pilotage (Premier Ministre de la République de COTE D IVOIRE). Les fonctions opérationnelles du Président du Comité de Pilotage sont déléguées au Directeur Adjoint de Cabinet Chargée des Programmes de Sortie de Crise auprès de la Primature de la République de COTE d IVOIRE ou à toute personne expressément désignée par le Premier Ministre. Les aspects de gestion financière et de passation des marchés du projet relèvent de la responsabilité de l Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) placée sous la responsabilité du Cabinet du Premier Ministre et de l Agence Comptable (AC) placée sous la responsabilité du Ministère de l Economie et des Finances (MEF). Pour la mise en œuvre du PAPC, il est prévu un Manuel d Exécution du Projet (MEP) en quatre (04) volumes : Le Volume I du Manuel d Exécution du Projet (MEP) est le manuel de mise en œuvre de la composante 1 du PAPC chargée de la réinsertion économique ; Le Volume II du MEP est le manuel de mise en œuvre de la composante 2 du PAPC en charge de l identification ; Le Volume III du MEP est le manuel de mise en œuvre de la composante 3 du PAPC en charge de la réhabilitation communautaire ; Le présent Volume IV est le manuel des procédures administratives, financières et comptables du PAPC. Il traite de tous les aspects de gestion administrative, financière et de passation des marchés sur le PAPC. Les quatre (4) volumes du manuel s appliquent à toutes les opérations entrant dans le cadre de la mise en œuvre du PAPC. Aucune dérogation aux dispositions des manuels n est possible sans une approbation préalable suivant les procédures prévues à cet effet. Tout partenaire ou Structure d Appui (SA) ayant la responsabilité de l exécution d un paquet d activités, de toute ou partie d une composante a l obligation d appliquer intégralement les dispositions contenues dans les manuels du PAPC. Le Manuel d Exécution du Projet en quatre (4) volumes sera complété par un Manuel de Suivi-Evaluation. 8

9 AVANT-PROPOS Déc MPAFC / PAPC 2. STRUCTURE DU MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Folio : 1/1 Ce manuel est rédigé conformément aux dispositions du système comptable OHADA et aux principes de gestion des Projets applicable en République de COTE D IVOIRE et particulièrement à ceux financés par la Banque Mondiale. Il se fonde sur les principes de gestion définis dans : l Accord de Don et ses Amendements présents et à venir ; le Document du Projet ; les Directives de la Banque Mondiale applicables en matière de gestion financière sur les Projets sur financement de l IDA ; les Directives de la Banque en matière de passation de marchés et de décaissement pour les investissements avec participation des communautés ; les Procédures nationales et règles de gestion des Projets de développement et des marchés publics. Ce manuel est construit autour des différentes parties ci-après : première partie : Présentation générale du PAPC ; deuxième partie : Gestion Administrative du PAPC, Production des Rapports Périodiques et évaluation des performances ; troisième partie : Gestion Budgétaire ; quatrième partie : Procédures de trésorerie ; cinquième partie : Procédures de passation des marchés ; sixième partie : Procédures comptables ; septième partie : Procédures de contrôles interne et externe ; huitième partie : Autres procédures : (i) gestion des immobilisations ; (ii) la gestion des stocks ; (iii) la gestion des missions de supervision ; neuvième partie : Organisation du système informatisé et de la coordination des procédures comptables ; dixième partie : Procédures de modifications du manuel. Dans le présent manuel, les procédures seront présentées suivant la structure suivante : objet de la procédure ; application de la procédure ; étapes de la procédure avec précision au besoin des délais d exécution en vue d une identification rapide des goulots d étranglement afin d y remédier. 9

10 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC 10

11 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : OBJECTIFS ET COMPOSANTES DU PAPC Folio : 1/2 L objectif du PAPC est d améliorer les opportunités d insertion économique, l accès aux services sociaux des communautés et des individus affectés par le conflit en vue d accélérer la sortie de crise et renforcera les perspectives d une paix durable en République de COTE D IVOIRE. Ce Projet fait partie du Programme de Sortie de Crise et se compose des parties suivantes : Première partie ou composante 1 : Réinsertion Economique (RE) Il s agit d apporter un appui à la réinsertion économique des Ex-combattants, des Individus Associés à un Groupe Armé, et des Jeunes à Risque, à travers : (a) les travaux publics à haute intensité de main d œuvre tels que : (i) la réhabilitation des pistes rurales ; (ii) l entretien des routes nationales revêtues ; et (iii) l entretien des routes nationales non revêtues et des rues urbaines et des travaux d assainissement. (b) la mise en œuvre des Sous projets en appui à l accès à l emploi salarié ou à l auto-emploi tels que ceux à relatifs à la formation professionnelle et technique, à l apprentissage, la formation à la gestion d entreprise, et l assistance à l établissement de micro entreprise et d autres activités génératrices de revenu. Deuxième partie ou composante 2 : Identification Il s agit d apporter un appui au processus d identification nationale par, inter alia, l actualisation et la modernisation de l Etat civil. 11

12 PREMIERE PARTIE: PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : OBJECTIFS ET COMPOSANTES DU PAPC Folio : 2/2 Troisième partie ou composante 3 : Réhabilitation communautaire Cette composante met l accent sur l appui à la réhabilitation des communautés affectées par le conflit à travers : (a) (b) (c) la mise en œuvre de Sous projets de reconstruction, réhabilitation et rééquipement des infrastructures communautaires telles que les écoles, les centres de santé, les points d eau, les pistes rurales, et les marchés ; la restauration du capital social à travers des activités de restauration de capital social telles que les émissions de radio, les événements culturels et sportifs, et la formation sur la résolution de conflits ; le renforcement des capacités des dites communautés en matière d élaboration et de gestion de Sous projets au titre de la Partie 3 (a) du Projet. Quatrième partie ou composante 4 : Gestion du Projet et Renforcement des institutions a. Appui à la gestion du Projet par l acquisition de véhicules et d équipement informatique et de bureau, la réhabilitation des bureaux, la provision des services de conseil technique et la formation en faveur du personnel, et le financement des Dépenses de fonctionnement ; b. Renforcement ciblé des capacités du Cabinet du Premier Ministre, des administrations locales, des ministères techniques, et des organisations partenaires relatif à la reconstruction post-conflit, la consolidation de la paix, et la gouvernance. Le détail de chaque composante, les activités éligibles, les stratégies de mise en œuvre et les allocations budgétaires globales sont contenus dans les documents de bases du Projet et les trois autres volumes (1, 2 et 3) des manuels de mise en œuvre du Projet. Les bénéficiaires directs du PAPC sont : les Ex-combattants, des Individus Associés à un Groupe Armé, les Jeunes à Risque, les communautés villageoises ou des quartiers de villes. 12

13 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : DESCRIPTION DU CADRE INSTITUTIONNEL GLOBAL ET DES RELATIONS Folio : 1/4 Le PAPC est placé sous la tutelle administrative du Cabinet du Premier Ministre de la République de COTE D IVOIRE. De façon opérationnelle, le mandat du Cabinet du Premier Ministre est assuré par le Directeur du Cabinet Adjoint Chargé des Programmes de Sortie de Crise. La mise en œuvre du PAPC exige l intervention de quatre (4) groupes clés d acteurs : (i) le Comité de Pilotage du Projet ; (ii) l Unité de Coordination du PAPC (UC-PAPC) ; (iii) l Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) ; (v) l Agence Comptable (AC) auprès du PAPC. Le Comité de Pilotage Le Comité de Pilotage est l instance chargée d orienter le PAPC et d en assurer le suivi général. Il est le cadre majeur pour la prise de décisions stratégiques. Il vise à faciliter les échanges entre les bailleurs de fonds et à permettre une synergie des actions en vue d assurer la cohérence dans les approches. Le Comité de Pilotage est placé sous l autorité du Premier Ministre tutelle administrative du PAPC. La Primature est compétente pour coordonner et faciliter la mise en œuvre du Projet, y compris la validation des programmes de travail et budgets annuels, et pour informer le Comité de Pilotage sur l état d avancement de la mise en œuvre du Projet. Les fonctions opérationnelles de la Primature sont assurées par la Direction du Cabinet Adjoint Chargé des Programmes de Sortie de Crise ou toutes autres directions formellement désignée par le Premier Ministre. L Unité de Coordination du PAPC (UC PAPC) L Unité de Coordination du PAPC (UC-PAPC) est l organe de mise en œuvre du PAPC. Elle a pour mission d assurer : (i) la gestion administrative et technique du PAPC ; (ii) la planification et la coordination de la mise en œuvre des activités de réinsertion économique et de réhabilitation communautaire ; (iii) l appui à la mise en œuvre de l identification des populations, notamment en ce qui concerne la modernisation de l état civil ; (iv) l ordonnancement des dépenses conformément aux dispositions du manuel et après avis préalable de l AGF. L Unité de Coordination du PAPC est organisée au niveau central en cellules et au niveau décentralisé en Bureaux Régionaux. Pour la mise en œuvre du Projet, l Unité de Coordination s appui sur des structures privées (telles ONG, cabinets spécialisés) et publiques et semi-publiques qui seront contractées pour l exécution de tâches spécifiques. 13

14 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : DESCRIPTION DU CADRE INSTITUTIONNEL GLOBAL ET DES RELATIONS Folio : 2/4 L Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) L Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) est une structure autonome de droit privée ayant signé un contrat de prestation de services avec la tutelle du PAPC pour assurer conformément aux dispositions du manuel les fonctions de gestion financière et de passation des marchés. L AGF relève directement du Cabinet du Premier Ministre du PAPC mais a un lien fonctionnel avec l UC-PAPC. L'AGF a, entre autres, la responsabilité de faire la revue à priori de toutes les dépenses du Projet avant l ordonnancement par le Coordonnateur du PAPC et en conformité avec les plans de passation des marchés et plans de décaissement validés par le Cabinet du Premier Ministre et la Banque Mondiale. L'AGF prépare les Demande de Retrait de Fonds (DRF) et Demande de Paiement Direct (DPD) selon les procédures et les seuils décrits dans la Lettre de Décaissement qui accompagne l'accord de Don. L AGF gère la partie fiduciaire des fonds mis à la disposition par la Banque Mondiale. Elle est responsable de la production des états financiers consolidés. Ces états financiers consolidés doivent être produits en accord avec les échéances et la forme requise par les dispositions applicables aux projets sur financement Banque Mondiale. Pour les structures d appuis, qui sont les structures d exécution de toute ou partie des activités d une composante, l AGF a la responsabilité de l appui technique en matière de passation des marchés et de gestion financière. L Agence Comptable (AC) L Agence Comptable est une unité créée par décision du Ministère de l Économie et des Finances (MEF) dans le cadre de la gestion des ressources mobilisées sur le compte du Désigné et le paiement des dépenses sur le compte du Projet. L Agence Comptable est placée sous l autorité du Ministère de l Économie et des Finances. L Agence Comptable a un lien fonctionnel avec l Unité de Coordination du PAPC et l Agence de Gestion Fiduciaire du PAPC. L Agence Comptable est dirigée par l Agent Comptable qui est un fonctionnaire désigné par le Ministère de l Économie et des Finances détaché et auprès du PAPC. La mission principale de l Agent Comptable est d assurer la gestion des ressources financières du PAPC. Cette gestion suppose l approvisionnement dans les délais des comptes ouverts dans le cadre du projet et le paiement des différentes dépenses éligibles au financement du PAPC après examen et approbation de l AGF. Pour ce faire, il maintiendra un niveau de trésorerie suffisant répondant au caractère d urgence du PAPC. 14

15 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : DESCRIPTION DU CADRE INSTITUTIONNEL GLOBAL ET DES RELATIONS Folio : 3/4 Relations entre l UC PAPC et l AGF Les relations entre l AGF et l UC-PAPC sont d ordre fonctionnel. En effet, le l UC- PAPC prépare les programmes d activités, l AGF assure la budgétisation avec les plans de trésorerie appropriés, les traitements financiers (à l exception du paiement), comptables et, les aspects de la passation des marchés. Les relations entre l AGF et l UC- PAPC sont établies en temps réel. L AGF appuie l UC- PAPC, évite de ce fait, tout délai qui ne se justifie pas, par exemple, par un problème de procédure, tout en veillant à l importance de la qualité du travail fourni dont le respect des procédures IDA. De son coté, l UC- PAPC fera parvenir toutes les informations nécessaires à un bon fonctionnement de l AGF en temps utiles. L UC- PAPC veille à l exécution des activités sur le terrain et organise toutes les missions d audit du Programme alors que l AGF s intéresse à l exécution financière et à la passation des marchés du projet. Il reste entendu que l UC-PAPC est l ordonnatrice principale de l ensemble des activités du programme. Relations entre l UC PAPC et l Agent Comptable Les relations entre l Agent Comptable et l UC-PAPC sont d ordre fonctionnel. En effet, le l UC- PAPC ordonne les paiements (après avis préalable de l AGF) des dépenses qui sont réglées sous l unique responsabilité de l Agent Comptable qui est le seul gestionnaire des comptes du Projet (compte désigné et compte du projet). L Agent Comptable assure la mobilisation des ressources nécessaires au financement sans retard des activités du PAPC. Les relations entre l Agent Comptable et l UC- PAPC sont établies en temps réel. L Agent Comptable appuie l UC- PAPC, évite de ce fait, tout délai qui ne se justifie pas, par exemple, par un problème de procédure, tout en veillant à l importance de la qualité du travail fourni dont le respect des procédures IDA. Il maintient une trésorerie suffisante pour faire face aux activités du PAPC. De son coté, l UC- PAPC fera parvenir toutes les informations nécessaires après avis préalable de l AGF pour faciliter le règlement des dépenses en temps utiles par l Agent Comptable. 15

16 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : DESCRIPTION DU CADRE INSTITUTIONNEL GLOBAL ET DES RELATIONS Folio : 4/4 Relations entre l AGF et l Agent Comptable Les relations entre l AGF et l Agent Comptable sont d ordre fonctionnel. En effet, le l AGF assure en amont la revue de conformité des dépenses aux procédures de l IDA avant le règlement par l Agent Comptable. L AGF apportera l assistance technique nécessaire à l Agent Comptable dans la préparation des documents techniques suivant les procédures de l IDA dans le cadre du réapprovisionnement du compte désigné. L UC- PAPC ordonne les paiements (après avis préalable de l AGF) des dépenses qui sont réglées sous l unique responsabilité de l Agent Comptable qui est le seul gestionnaire des comptes du Projet. L Agent Comptable fourni à l AGF les pièces comptables nécessaires à la tenue des comptes suivant les normes de l IDA et à la préparation des documents nécessaires à l approvisionnement des comptes. Les relations entre l Agent Comptable et l AGF seront établies en temps réel. Pour des besoins d information et de coordination, le Coordonnateur du PAPC assurera l interface entre l Agent Comptable et l AGF. L UC - PAPC, évitera de ce fait, tout délai dans l animation de l interface. Toutes les transmissions entre l UC PAPC et l AGF d une part, entre l UC PAPC et l Agent Comptable d autre part, seront effectuées par bordereau de transmission. Cette disposition vise à faciliter le suivi des délais à tous les niveaux par le Responsable Administratif chargé de l Audit Interne. 16

17 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : PRESENTATION DE L UNITE DE COORDINATION DU PAPC (UC PAPC) 1. ORGANISATION GENERALE DE L UC PAPC Folio : 1/13 L Unité de Coordination du PAPC est placée sous la tutelle du Président du Comité de Pilotage du PAPC. Cette tutelle est, de façon opérationnelle, assurée par la Direction du Cabinet Adjoint Chargée des Programmes de Sortie de Crise auprès de la Primature de la COTE d IVOIRE. L Unité de Coordination du PAPC en sa qualité de structure nationale de Coordination du Projet est l interlocuteur opérationnel des partenaires financiers du Projet. L Unité de Coordination du Projet comprend les organes suivants : un Coordonnateur du Projet ; les Cellules opérationnelles ; les Bureaux Régionaux. Les Cellules opérationnelles sont au nombre de quatre (4) : la Cellule «Réinsertion Economique» est chargée de la coordination de la 1 ère Partie du Projet. Les Bureaux Régionaux sont responsables de la coordination régionale de ladite Partie du Projet. La Cellule est dirigée par un Coordonnateur adjoint en charge de la réinsertion économique. En dehors du responsable de la cellule, cette unité est composée de trois (3) membres : (i) un responsable des travaux HIMO ; (ii) un responsable des Groupes spécifiques ; (iii) un responsable des plateformes de services, d information, de conseil et d orientation ; la Cellule «Identification et Redéploiement de l Administration» est responsable de la coordination de la 2 ème Partie du Projet. La Cellule est dirigée par le Coordonnateur du PAPC. Cette unité est composée de deux (2) membres : (i) un responsable de l appui à la modernisation de l Etat civil ; (ii) un responsable de l appui au redéploiement de l administration ; la Cellule «Réhabilitation Communautaire» est responsable de la coordination de la 3 ème Partie du Projet. Les Bureaux Régionaux sont responsables de la coordination régionale de ladite Partie du Projet. La Cellule est dirigée par un Coordonnateur adjoint en charge de la réhabilitation communautaire. En dehors du responsable de la cellule, cette unité est composée de trois (3) membres : (i) un responsable du renforcement des capacités ; (ii) un responsable des infrastructures communautaires ; (iii) un responsable de la cohésion sociale ; 17

18 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : PRESENTATION DE L UNITE DE COORDINATION DU PAPC (UC PAPC) 1. ORGANISATION GENERALE DE L UC PAPC Folio : 2/13 la Cellule «d Appui aux Opérations» est responsable de la coordination de la 4 ème Partie du Projet et de la gestion administrative du Projet. La Cellule est dirigée par le Coordonnateur du PAPC. En dehors du responsable de la cellule, cette unité est composée de trois (3) membres : (i) un responsable du suivi évaluation ; (ii) un responsable du système informatique ; (iii) un Responsable Administratif en Charge de l Audit Interne. Les bureaux régionaux sont les organes opérationnels de l Unité de Coordination du PAPC. Les Bureaux Régionaux n ont compétence que dans la mise en œuvre des composantes 1 et 3 du PAPC. A ce titre, les Bureaux Régionaux ont la responsabilité de l approbation des sous projets et du suivi de l exécution desdits sous projet. Aucun sous projet ne peut être financé sans l approbation préalable du Bureau Régional territorialement compétent. Les Bureaux Régionaux sont crées par décision du Comité de Pilotage sur proposition du Coordonnateur du Projet, en fonction des nécessités de mise en œuvre et après avis favorable de la Banque Mondiale. Chaque Bureau Régional est composé de deux cellules : la Cellule régionale chargée de la Réinsertion Economique dirigée par un Coordonnateur régional de la réinsertion économique. En dehors du responsable de la cellule, cette unité est composée de deux (2) membres : (i) un responsable suivi des ex-combattants et individus associés aux groupes armés ; (ii) un responsable plateforme de services, d information, de conseil et d orientation ; la Cellule régional chargée de la Réhabilitation Communautaire dirigée par un Coordonnateur régional en charge de la réhabilitation communautaire. En dehors du responsable de la cellule, cette unité est composée de deux (2) membres : (i) un responsable des infrastructures communautaires ; (ii) un responsable chargé de la cohésion sociale. 18

19 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 3 : PRESENTATION DE L UNITE DE COORDINATION DU PAPC (UC PAPC) 2. DEFINITION DES FONCTIONS CLEES AU SEIN DE L UC - PAPC Folio : 3/13 Cette partie vise la définition des fonctions des acteurs clés de l Unité de Coordination intervenant dans la mise en œuvre des procédures administratives, financières et comptables du PAPC au niveau National (Unité de Coordination) et au niveau régional (Bureau Régional). Au niveau central ou national, les postes ci-après sont concernés : le Coordonnateur du Projet ; le Coordonnateur Adjoint en charge de la réinsertion économique ; le Coordonnateur Adjoint en charge de la réhabilitation communautaire ; le Responsable Administratif en Charge de l Audit Interne ; le Responsable suivi évaluation ; un(e) secrétaire Caissière. Au niveau régional, les postes ci-après seront concernés : le Chef du Bureau Régional ; le Coordonnateur Régional en charge de la Réinsertion Economique ; le Coordonnateur Régional en charge de la Réhabilitation Communautaire ; un(e) secrétaire caissière. Le détail est présenté en annexé à la partie 1 du manuel. 19

20 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 4 : PRESENTATION DE L AGENCE DE GESTION FIDUCIAIRE DU PAPC (AGF) Folio : ¼ L Agence de Gestion Fiduciaire (AGF) est une structure de droit privée, recruté par appel à candidature conformément aux procédures de passations des marchés. L AGF est placée sous la responsabilité du Cabinet du Premier Ministre et travaille en étroite collaboration avec l Unité de Coordination du PAPC et l Agence Comptable. L AGF signera un contrat de prestation avec le Cabinet du Premier Ministre conformément aux TDR approuvés par la Banque Mondiale. Le Contrat sera signé pour une durée initiale de deux (2) ans renouvelables, sans dépasser la durée du Projet. Le contrat de l AGF fera l objet dans la première année d une évaluation semestrielle et les autres années une évaluation annuelle. L AGF est responsable de la Gestion financière et de la passation des marchés du Projet d Assistance Post Conflit (PAPC) à l exception du paiement et de la gestion du compte désigné. L AGF est dirigée par un chef de mission expérimenté et sera organisée autour de deux (2) sections : Section financière : cette section sera responsable de la gestion budgétaire et comptable (préparation et suivi du budget, décaissements et réapprovisionnement des comptes spéciaux dans les limites des attributions de l AGF, conformément aux dispositions du manuel du présent manuel des procédures) ; Section passation des marchés : cette section s assurera que les procédures de passation des marchés sont conformes aux règles et directives de la Banque. Elle aura en charge la préparation des dossiers d appels d offre et la revue à postériori de la passation des marchés exécutés par les intermédiaires conformément aux dispositions du présent manuel. L AGF se présente comme une structure flexible, adaptable au volume de travail aux priorités et au calendrier de réalisation du projet. Le déploiement des comptables régionaux ne se fera qu en fonction de la mise en place des bureaux régionaux de l UC- PAPC. La composition de l AGF au niveau central est la suivante : (i) Un Chef de mission, Spécialiste Senior en Gestion Financière (AGF SGF) ; (ii) Un Spécialiste Senior en Passation des Marché (AGF SPM) ; (iii) Un Assistant en Passation des Marchés (AGF ASPM) ; (iv) Un Comptable Central (AGF CC) ; (v) Un Aide- Comptable (AGF AC). Au niveau régional, l AGF dispose dans chaque Bureau Régional d un Comptable Régional (AGF CR). Le mandat de l AGF est présenté en annexe. 20

21 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PRESENTATION DE L AGENCE COMPTABLE (AC) 1. L ORGANISATION GENERALE DE L AGENCE COMPTABLE Folio : 1/3 L Agence Comptable est une entité créée par décision du Ministère de l Economie et Finance pour assurer la gestion des ressources financières du PAPC. Cette gestion suppose l approvisionnement dans les délais du compte ouvert à la Banque Commerciale et le paiement des différentes opérations ordonnancées par le Coordonnateur du PAPC après examen et approbation de l AGF. Pour ce faire, il maintiendra un niveau de trésorerie suffisant répondant au caractère d urgence du PAPC. L Agence Comptable est dirigée par un Agent Comptable. L Agent Comptable est placé sous la responsabilité du Directeur Général du Trésor et exécute son mandat en collaboration étroite avec le Coordonnateur du PAPC (Ordonnateur) et l AGF. L Agent Comptable est un fonctionnaire de l Etat de COTE D IVOIRE détaché auprès du PAPC. 21

22 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PRESENTATION DE L AGENCE COMPTABLE (AC) Folio : 2/3 2. OBJECTIFS ET MANDAT DE L AGENCE COMPTABLE DANS LA GESTION DU PAPC a) Objectifs de la mission de l Agence Comptable Les objectifs spécifiques de l Agence Comptable dans le cadre du PAPC sont : assurer, avec l appui de l AGF (préparation des documents) la mobilisation des ressources financières de l IDA pour le financement des activités éligibles entrant dans le cadre de la mise en œuvre du PAPC ; assurer le paiement des dépenses éligibles ordonnancées par le Coordonnateur du PAPC après avis favorable de l AGF sur le contrôle de l éligibilité des dépenses ; assurer sans discontinuité la disponibilité des fonds dans le Compte Désigné et dans les comptes des Unités de Coordination Régionale, dans la limite de ses responsabilités définies dans le manuel des procédures Administratives, Financières et Comptables ; participer aux missions d évaluation, de supervision et d audit du PAPC et assurer en ce qui le concerne la mise en œuvre des recommandations découlant desdites missions. b) Mandat de l Agence Comptable Les principales responsabilités de l Agence Comptable dans la cadre du PAPC sont : participer à la préparation de la situation prévisionnelle de trésorerie devant servir de base à l approvisionnement du compte ouvert à la SGBCI dans le cadre du PAPC ; assurer sur la base de la situation prévisionnelle de trésorerie du PAPC, l approvisionnement du compte ouvert à la SGBCI dans le cadre du PAPC ; participer chaque mois ou dès que 20% de l avance au compte spécial est consommés à la préparation des documents nécessaires à l établissement des Demandes de Retraits de Fonds (DRF) à envoyer à la Banque Mondiale. Sans être limitatif, l appui à apporter par l Agent comptable concerne : (i) la fourniture des relevés bancaires les plus récents des comptes du PAPC ; (ii) la mise à disposition des pièces comptables de toutes opérations effectuées durant la période couverte par la demande ; (iii) l appui à l analyse du solde du compte ; (iv) la signature de l état de rapprochement des comptes ; 22

23 PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 5 : PRESENTATION DE L AGENCE COMPTABLE (AC) Folio : 3/3 2. OBJECTIFS ET MANDAT DE L AGENCE COMPTABLE DANS LA GESTION DU PAPC suivre au niveau du Ministère des Finances, le traitement diligents des DRF et DPD en vue de l approvisionnement permanent du Compte Désigné et des comptes des Unités de Coordination Régionale, dans la limite de ses responsabilités définies dans le manuel des procédures Administratives, Financières et Comptables ; faciliter les relations entre le projet et les différents services techniques du Ministère de l Economie et des Finances (MEF) ; assurer la signature des modes de paiement (chèques et ordres de virements) sur les comptes du PAPC après s être assuré que les vérifications nécessaires ont été faites par l AGF ; participer à la préparation des audits de la gestion du projet et fait des commentaires sur les rapports ; participer à la préparation du budget annuel des composantes, au suivi de l'exécution du budget annuel, analyser les écarts et proposer les actions correctives. Etudier avec l AGF les réaménagements budgétaires lors des réunions trimestrielles sur l exécution du budget ; mettre à la disposition de l AGF les informations financières nécessaires à la mise à jour du logiciel de gestion financière ; tenir les livres et registres obligatoires découlant de l exercice de ses fonctions d Agent Comptable ; transmettre pour vérification par la chambre des comptes et dans les délais légaux les pièces comptables afférentes aux opérations effectuées sur les comptes du PAPC. 23

24 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE 24

25 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 1 : GENERALITES Folio : 1/1 Objet de la procédure Les procédures administratives, visent essentiellement à : assurer une gestion équitable du personnel sur une base juridique bien connue de tous les acteurs du Projet ; maintenir un système transparent de recrutement du personnel devant être déployé dans le cadre de la mise en œuvre du Projet ; offrir un système d avantages au personnel qui soit en adéquation avec la fonction et harmonisé sur tout le Projet ; évaluer à tous les niveaux la performance du personnel intervenant dans le Projet ; évaluer la performance de l AGF ; créer un cadre propice à une bonne circulation des informations au sein du Projet, entre le projet et la Primature, entre le projet et la Banque Mondiale ; assurer la production à bonne date des informations nécessaires pour l appréciation de la performance du Projet. Application de la procédure Les procédures administratives sont mises en œuvre au niveau Central et Régional sous la responsabilité du Coordonnateur du Projet qui pour un certain nombre de tâches spécifiques (recrutement et évaluation du personnel) devra se référer au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale. Néanmoins la circulation de l information est de la responsabilité collégiale de tous les membres de l équipe de l UC PAPC, de l Agence Comptable et de l AGF. Le système de suivi évaluation et l audit interne, doivent pouvoir fournir les informations nécessaires pouvant permettre au Cabinet du Premier Ministre et à la Banque Mondiale d apprécier la qualité de la circulation de l information à tous les niveaux. La procédure s articulera autour de quatre (04) grandes parties : la gestion du personnel : (i) le cadre général de gestion du personnel ; (ii) le processus de recrutement du personnel ; (iii) les avantages du personnel ; (iv) les évaluations du personnel (processus et indicateurs clés d évaluation) ; les procédures d évaluation de l Agence de Gestion Fiduciaire ; la circulation de l information : (i) La circulation de l information au sien de l UC PAPC ; la Circulation de l information entre le l UC PAPC et l AGF d une part, entre l UC PAPC et l Agence Comptable ; la production des rapports périodiques. 25

26 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 1/19 1. L UC PAPC EN TANT QU EMPLOYEUR DANS LE CADRE DU PAPC a) LES DEFIS DE l UC PAPC Dans le cadre de la mise en œuvre du PAPC, Le Cabinet du Premier Ministre (pour le recrutement du Coordonnateur du PAPC) et Le Coordonnateur du PAPC (pour le recrutement du reste du personnel) auront à recruter ou à compléter suivant le cas, les ressources humaines existantes. En vue d une meilleure efficacité et une mise en œuvre rapide du Projet, il sera procédé à un recrutement du personnel au niveau national et régional en tenant compte des ressources humaines et compétences existant. Le PAPC, en tant que projet sur financement Banque Mondiale présente des conditions d emplois plus attrayantes que celle du marché du travail local. De ce point de vue, le PAPC détient un atout spécial. Les Agents du PAPC ne seront pas perçus dans le contexte de gestion du personnel comme de simples employés mais des acteurs clés participant à la réalisation d une vision de développement du Pays en mettant un accent particulier sur le développement à la base. Les défis de l Unité de Coordination du Projet en matière de gestion du personnel sont : être une organisation participative à tous les égards ; offrir des conditions de travail et de service attrayantes avec la garantie d une carrière valorisante et émancipatrice ; refléter à travers ses relations de travail, les grandes valeurs inhérentes au développement durable. b) LES PRINCIPES DEONTOLOGIQUES DU PERSONNEL DU PAPC Le Coordonnateur du PAPC et les Responsables de toutes les cellules du Projet doivent veiller au strict respect des principes déontologiques suivants : Indépendance : Le personnel du PAPC, à l exception du CP, ne reçoit aucun ordre extérieur dans la mise en œuvre des activités du PAPC. Seul le CP reçoit les instructions / orientations dans les limites prévues du Cabinet du Premier Ministre et du Chargé de Projet à la Banque Mondiale. Ces instructions, orientations et recommandations doivent être données conformément aux dispositions contenues dans les documents de Base du PAPC et dans la limite des responsabilités de chaque acteur ; 26

27 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 2/19 1. L UC PAPC EN TANT QU EMPLOYEUR DANS LE CADRE DU PAPC Impartialité : dans ses relations avec les tiers, l UC PAPC et le personnel ne doivent pratiquer aucune forme de discrimination de traitement préférentiel et ils doivent observer rigoureusement les procédures de décisions et les critères de choix acceptés par le PAPC dans les différents manuels ; Efficacité : doit être recherchée dans l exercice des activités ; Economie : corollaire de l efficacité. Ce principe implique l optimisation des coûts ; Non conflit d intérêt : le personnel de l UC PAPC ne peut détenir directement ou indirectement ou par personne interposée aucun intérêt (personnel et financier) ou exercer aucune responsabilité dans des institutions publiques ou privées qui entretiennent des relations de quelque nature que ce soit avec le PAPC (relation de tutelle ou relation de partenaire) ou au sein de quelques organismes bénéficiaires des activités du PAPC. Le personnel ne peut percevoir des rémunérations, commissions, honoraires, allocations ou avantages en espèces ou en nature de la part de ces organismes publics ou privés. Toute personne employée par l UC-PAPC est tenue de signer avant sa prise de fonction une déclaration de non-intérêt ou de remplir une déclaration établissant la liste de ses engagements, intérêts ou participations susceptibles de contrevenir à ce principe de non-conflit ; Droit de réserve : l employé est tenu par une obligation de réserve. Il garde la stricte confidentialité vis-à-vis des faits et informations dont il a connaissance dans l exercice de sa fonction, sauf autorisation expresse du supérieur hiérarchique. Le droit de réserve est non applicable en cas de dénonciation de manœuvres frauduleuses et collusoires, de corruption ou de toute forme de violation des règles et éthiques d une bonne gestion. L obligation de transparence et de bonne gouvernance : l employé est tenu par une obligation de transparence et de bonne gouvernance dans la mise en œuvre des activités du PAPC. Le personnel est tenu par le respect strict des règles de l IDA en matière de corruption, de manœuvres frauduleuses, de manœuvres collusoires et pratiques coercitives. Le non respect des obligations de transparences et de bonne gouvernance entrainera sans préavis la résiliation du contrat de travail pour faute lourde. 27

28 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 3/19 1. L UC PAPC EN TANT QU EMPLOYEUR DANS LE CADRE DU PAPC c) DISPOSITIONS GENERALES DU CONTRAT DE TRAVAIL Le contrat de travail dans le cadre du PAPC prendra obligatoirement une forme écrite. Un modèle type de contrat de travail sera élaboré dans le cadre du PAPC et soumis à l examen de l Inspection du Travail de la République de COTE D IVOIRE et à l approbation de la Banque Mondiale. Tous les agents de l UC-PAPC sont liés à leur employé par un contrat de travail dont la durée couvre la durée total du projet. Ce contrat fait l objet d une évaluation annuel qui détermine la poursuite ou non du contrat du travail. Le contrat de travail est signé entre l Employé et l Employeur. Pour le contrat du Coordonnateur du PAPC, l Employeur est représenté par le supérieur hiérarchique au niveau de la primature. Pour le reste du personnel, l Employeur est représenté par le Coordonnateur du Projet. Tous les contrats de travails doivent, avant la date d effet, soumis à l approbation de la Banque Mondiale de même que les avenants y afférents. Le renouvellement du contrat de travail devra obligatoirement se faire sur la base d une évaluation concluante conformément aux dispositions du manuel en matière d évaluation du personnel du PAPC. Les critères clés d évaluation du personnel du PAPC sont de trois (3) ordres : la performance du salarié à atteindre les objectifs annuels qui lui ont été fixés, la discipline observée dans le respect des règles de fonctionnement du PAPC ; le sérieux observé dans la collaboration et dans l exécution des diverses missions. 28

29 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 4/19 2. LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT a) GENERALITES SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT Le recrutement du personnel de l UC PAPC sera fait en utilisant les services d un cabinet spécialisé en recrutement. Le recrutement doit être fait conformément aux dispositions des Directives de la Banque Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale (Mai 2004 Version Révisée en Octobre 2006). Le paragraphe 5.2 des Directives précise que «les consultants individuels dont les qualifications feront l objet d une comparaison doivent posséder toutes les qualifications minimum pertinentes requises et ceux qui sont sélectionnés pour le recrutement par l Emprunteur doivent être les mieux qualifiés et être pleinement capables de mener à bien la mission». Pour chaque poste, la personne sélectionnée doit donc être celle qui a été classée «première». La sélection de cette personne ne peut être remise en cause ou refusée que s il y a des raisons valables et bien fondées pour justifier une telle décision. En application du paragraphe 1.11 (d) des Directives de la Banque Mondiale, «les représentants du gouvernement et les fonctionnaires peuvent être engagés pour des marchés portant sur des services de conseil, à titre individuel ou en tant que membres de l équipe d un bureau de consultants, uniquement (i) s ils sont en congé sans solde, (ii) s ils ne sont pas engagés par l organisme pour lequel ils travaillaient immédiatement avant leur départ en congé, et (iii) si leur emploi ne donne pas lieu à un conflit d intérêt». Pour l application de cette clause, la Banque Mondiale considère qu un fonctionnaire doit être en congé sans solde avant la signature de son contrat de consultant individuel et pour toute la durée prévue de ce contrat. La décision du recrutement du personnel de l UC PAPC est du ressort du Coordonnateur du Projet et après approbation du Cabinet du Premier Ministre. Le recrutement du Coordonnateur du Projet est de la Responsabilité du Cabinet du Premier Ministre. Pour tout recrutement, l avis favorable préalable de l IDA est obligatoire. Le Coordonnateur du Projet, est chargé de définir la politique générale de gestion du personnel (plan de recrutement, plan de formation, plan de redéploiement, règle de promotion interne, plan d avancement, rémunération ). Le processus de recrutement ci-dessous ne concerne que le personnel du PAPC financé sur les ressources de l IDA. 29

30 DEUXIEME PARTIE : GESTION ADMINISTRATIVE DU PAPC Déc MPAFC / PAPC CHAPITRE 2 : GESTION DU PERSONNEL Folio : 5/19 2. LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT Le recrutement du personnel devant intervenir dans le cadre du PAPC doit être assuré par un cabinet spécialisé en recrutement qui apporte l assistance technique nécessaire à l organe compétent pour faire le recrutement. Ce cabinet est sélectionné par appel à candidature et suivant ses compétences en matière de recrutement de personnel en général et de recrutement de personnel de Projet sur financement extérieur en particulier. Le recrutement du cabinet d assistance technique serait soumis à l avis préalable de l IDA. L assistance technique attendue du cabinet de recrutement consiste à : appuyer le Cabinet du Premier Ministre ou le Coordonnateur de l UC PAPC dans la constitution de la longue liste des réponses à partir de la manifestation d intérêt dans la presse pour les postes envisagés. Cette liste sera affichée au niveau du cabinet de recrutement, du Cabinet du Premier Ministre et de l UC - PAPC ; la constitution d un «panel» approprié d évaluateurs. Ce panel doit être non seulement composé des experts du cabinet mais aussi des personnes compétentes à assurer le recrutement du personnel au sein du Cabinet du Premier Ministre et du PAPC. Les personnes compétentes au sein du Cabinet du Premier Ministre et du PAPC n interviendront que dans la phase d entretien et au même titre que les experts du cabinet ; la présélection des candidats remplissant les critères prévus dans la manifestation d intérêt. Au moins cinq (5) candidats par poste à pourvoir sur la base de la liste des réponses obtenues. Cette nouvelle liste des candidats éligibles sera diffusée dans les mêmes conditions que la liste initiale ; la préparation des épreuves écrites sur la base des responsabilités et tâches des postes ; la conduite des tests écrits et discussions orales avec l appui du panel constitué ; la rédaction du rapport global de recrutement (phase écrite et la phase orale) avec une proposition de classement des trois personnes par poste. Les résultats des travaux découlant de l appui du cabinet seront soumis à l approbation du Cabinet du Premier Ministre. L approbation suppose uniquement le contrôle de la conformité du travail du cabinet spécialisé. 30