Attestation maladie, maternité et paternité

Transcription

1 Pégase 3 Attestation maladie, maternité et paternité Dernière révision le 18/06/ pegase3@micromegas.fr 1 / 26

2 Sommaire 1 Principe Paramétrage des rubriques Le «Brut soumis» (colonne 3) Les motifs d absence (colonne 6) Les heures effectuées (colonne 7) Les heures à temps complet (colonne 8) Le salaire rétabli Mode complexe Mode simple Exemple comparatif La CRDS Les cotisations Une alternative pour l attestation en cas d AT Création de l attestation L employeur L assuré Subrogation (et Authentification par l employeur) Trois dernières paies échues avant l arrêt de travail Impression de l attestation Réaliser une attestation à partir de l explorateur Réaliser une attestation à partir de la gestion des bulletins Quelques conseils sur le remplissage de l attestation Colonnes 1 et 2 : «Période de référence» Colonne 3 : «Montant du salaire» Colonnes 4 et 5 : «Sommes ayant entraîné une régularisation» Colonnes 6 à 9 : «Sommes ayant entraîné une régularisation» Foire aux questions (FAQ) / 26

3 Suivi de la notice 22 février 2006 Création de la notice 29 août 2008 Explications complémentaires concernant la date de connaissance Page octobre 2009 Modification de l écran de paramétrage des heures et du brut rétabli. Page 7 19 novembre 2009 Nouveau paramétrage des rubriques pour l attestation + précisions complémentaires Page 8 23 novembre 2009 Rajout d une foire aux questions (FAQ) Page mai 2012 Complément du chapitre «Salaire rétabli» Page 9 3 / 26

4 1 PRINCIPE En cas d arrêt de travail lié à la maladie, la maternité ou la paternité, l employeur doit remplir une attestation de salaires. Il doit y reporter le salaire de référence, élément primordial pour le calcul des indemnités journalières. Le module permet l impression d une attestation maladie, maternité ou paternité pour un salarié. Il est accessible depuis la fiche des salariés, par le menu contextuel (Clic Droit). Il est aussi possible d accéder au module depuis l explorateur, et depuis la gestion des bulletins. L impression peut se faire sur un pré-imprimé CERFA 11135*02 (par défaut), ou sur papier blanc (avec impression du fond de page). Le processus se passe en trois temps : paramétrage des rubriques, création de l attestation, puis impression (avec choix des options de cette impression). 2 PARAMETRAGE DES RUBRIQUES 2.1 Le «Brut soumis» (colonne 3) Le paramétrage du brut soumis est commun à l attestation maladie, maternité et paternité de l URSSAF et à l attestation ASSEDIC. Dans le menu Fichier Profils salariés onglet Paramétrage Rubriques, sont renseignées les rubriques de salaire brut. Ces informations sont déjà paramétrées, l utilisateur n intervient, dans ces écrans, que : - s il créé des rubriques et veut ensuite paramétrer le traitement de l attestation afin qu il tienne compte de ces nouvelles rubriques ; - ou lors de la création d un nouveau profil salarié afin de renseigner la ou les rubriques de salaire brut abattu ; 4 / 26

5 Le salaire brut est le salaire soumis à contributions, c est à dire avant retenue des charges sociales et après déduction des frais professionnels (bâtiment et travaux publics, VRP, journalistes, artistes, etc.). Le traitement ne doit donc pas récupérer le total du brut mais le salaire brut abattu. Ce dernier correspond, dans la plupart des cas, à la base sécurité sociale totalité figurant sur les bulletins de salaire. Cependant, dans certains cas la base SS ne répond pas à cette définition (exemple : la base forfaitaire des apprentis). Ainsi, pour pouvoir gérer ces exceptions, le paramétrage du salaire abattu s effectue au niveau de chaque profil de salariés. Note : pour récupérer le salaire brut, le traitement va cumuler les bases et les montants de toutes les rubriques du bulletin paramétrées dans les zones «base de» et «montant de» du profil salarié. Seule la partie supérieure de l écran doit être renseignée pour l attestation maladie, maternité et paternité. Le cadre inférieur, lui, ne sert que pour l attestation ASSEDIC lorsque le paramétrage de celle-ci est différent du paramétrage nécessaire pour l attestation de salaire Urssaf pour maladie, maternité et paternité (cas des journalistes). Exemple de paramétrage : - Apprentis : renseigner la base d une rubrique de cotisation sur l assiette forfaitaire des apprentis, pour le calcul du FNAL ou de la contribution 5 / 26

6 solidarité autonomie (voir le chapitre «Quelques conseils pour remplir l attestation» à la fin de la présente notice). Pour les apprentis moins de 10 salariés, exonérés de cotisations de Sécurité Sociale, il convient de récupérer la base de la rubrique «Base exonération apprenti» nécessaire également au paramétrage de la DADS-U (voir notice Pégase 3 Gestion des apprentis dans la DADS-U). - Cadres : la rubrique paramétrée est la 4100 «Sécurité sociale totalité» en zone «base de». En effet, pour ce type de salarié, c est la base de la sécurité sociale totalité qui répond le mieux à la définition de l attestation de salaire. - Contrats d Avenir ou autre contrat aidé : les rubriques à paramétrer sont les deux rubriques «Sécurité sociale exonérée» (pour la partie inférieure au SMIC) et «Sécurité sociale non exonérée» (pour la partie supérieure). Il faut renseigner ces deux rubriques dans la zone «base de». Ce type de contrat ayant une partie exonérée et l autre non, il faut renseigner les deux rubriques afin que le traitement ramène bien la totalité du salaire soumis à cotisations (partie exonérée + partie non exonérée). Pour d autres types de contrats basés sur le même système (anciens CIE, CES, anciens contrats de qualification, ZFU ), il faut également renseigner les rubriques sur le même principe. Si l utilisateur a créé des profils, il doit également les paramétrer : soit la ou les bases des rubriques de Sécurité Sociale totalité (y compris les rubriques dont l assiette est forfaitaire), ou, pour certains salariés exonérés de cotisations sociales, le montant de la rubrique 4000 (Total du brut). 2.2 Les motifs d absence (colonne 6) Le motif de l absence ne peut être renseigné automatiquement. Pour faire figurer ce motif sur les attestations imprimées par Pégase, il faut, dans l assistant de création de l attestation, faire «Ctrl + M» sur le bulletin concerné, puis, dans la fenêtre qui apparait à l écran, préciser le motif comme dans notre exemple : 6 / 26

7 2.3 Les heures effectuées (colonne 7) Dans le menu Fichier Tables diverses Paramétrage des rubriques onglet Attestations sous onglet Maladie / maternité Zone «Heures effectuées» - Renseigner ici, les numéros des rubriques dont la base servira à renseigner la colonne «Nombre d heures réellement effectuées» (colonne 7) des dernières paies échues avant l arrêt de travail. Cliquer sur l icône pour choisir dans la liste des rubriques disponibles celles dont les bases détermineront le nombre d heures réellement effectuées. Il est possible de choisir une rubrique, plusieurs rubriques, une ou plusieurs plages de rubriques. Le plus simple est de paramétrer la rubrique 4000 du brut total, qui, en principe, affiche en base, les heures payées du bulletin. 2.4 Les heures à temps complet (colonne 8) Attention : il ne s agit pas d heures à temps complet dans le sens où elles s opposent aux heures à temps partiel. Il faut renseigner dans cette colonne 8, les heures qu aurait effectuées le salarié s il n avait pas été absent, le cas échéant, sur l une des 3 dernières paies échues avant ce nouvel arrêt de travail. 7 / 26

8 Pour renseigner cette colonne, Pégase reprend les heures payées des bulletins de paie concernés en ignorant les heures d absence. Toutefois, il est possible, dans certains cas, de rajouter des rubriques d heures ignorées par le calcul, comme des heures supplémentaires structurelles, par exemple. Pour cela, il faut rajouter cette rubrique d heures dans la zone «Heures à temps complet (colonne 8)». 2.5 Le salaire rétabli Pégase 3 propose deux modes de calcul distincts quant à la détermination du salaire rétabli : Un mode dit «complexe» (produit en croix) basé sur le rapport entre les heures à temps complet et les heures réellement effectuées, Un mode dit «simple» ajoutant le montant de l absence (en valeur absolue) au montant du brut perçu par le salarié Mode complexe Pour obtenir le salaire rétabli (colonne 9), Pégase effectue un produit en croix de la façon suivante : Montant du salaire (colonne 3) divisé par le nombre d heures réellement effectuées, le tout multiplié par le nombre d heures à temps complet. A cette règle, il est possible d intervenir sur les deux points suivants : - il est possible d exclure certaines rubriques (comme par exemple des rubriques d IJSS) présentes dans le brut des bulletins concernés. Ces rubriques doivent être renseignées dans la zone «Rubriques du brut à exclure». Dans ce cas, si des rubriques sont présentes dans ce paramétrage, elles seront totalement ignorées lors du calcul du brut rétabli. - il est possible également que des rubriques présentes dans le brut de ces bulletins ne soient absolument pas proratisées du fait de l absence. Imaginons, par exemple, qu une prime soit présente sur un des trois (ou douze) bulletins précédents l arrêt de travail, lors d un mois où le salarié avait déjà été absent une première fois. Supposons également que le montant de cette prime soit fixe et identique que le salarié soit absent ou pas (l absence n a aucune conséquence sur le montant de la prime versée). Dans ce cas, pour calculer le salaire rétabli, comme la prime n a pas été proratisée sur le bulletin de l époque, il n y a pas lieu de la «dé-proratisée» sur cette attestation. Il suffit alors de renseigner cette rubrique de prime dans la zone «Rubriques du brut à ne pas déproratiser». Et si au cours des trois derniers mois, le salarié a été absent le mois complet, comment fait-on? Lorsque le salarié a été absent un mois complet au cours des 3 mois qui précèdent ce nouvel arrêt de travail, Pégase ne pourra pas utiliser la méthode de la règle de trois exposée ci-dessus. En effet, diviser un salaire à zéro par le nombre d heures effectuées (lui-même souvent à zéro 8 / 26

9 également) et multiplier celui-ci par le nombre d heures temps complet, donnera systématiquement un salaire rétabli à zéro. Dans ce cas, lorsque Pégase détecte un salaire brut soumis à zéro sur l un des trois bulletins précédents le nouvel arrêt de travail, il n utilise plus cette règle de trois, mais recompose le salaire brut qu aurait perçu le salarié s il n avait pas été malade, en récupérant tous les éléments présents dans le brut exceptés les éléments liés aux absences, c'est-à-dire les rubriques de profils HRABS (heures d absence), MTABS (maintien de salaire) ou encore SUBR1 (IJSS). Si jamais le retrait des rubriques de ces trois profils ne suffit pas, s il faut retirer d autres rubriques, il suffit dans ce cas, de renseigner ces rubriques sur la zone «Rubriques pour salaire rétabli à 0 à exclure». Attention : les rubriques paramétrées dans cette zone sont ignorées pour le calcul du salaire rétabli, uniquement en cas d absence complète sur le mois (total brut à zéro). On renseignera, par exemple, dans cette zone, les rubriques de jours d absence des salariés en forfait jours (formule JRABS ou autre) Mode simple Pour obtenir le salaire rétabli (colonne 9), Pégase 3 se contente d ajouter au montant du brut perçu par le salarié, le montant de l absence (en valeur absolue). Remarque : Le mode complexe est défini par défaut. Afin de mettre en place le mode dit «simple», il convient de cocher l option «Attestation de salaire : Méthode simple» disponible en page Options, menu Gestion Sociétés. 9 / 26

10 2.5.3 Exemple comparatif Vous trouverez ci-dessous le bulletin et les attestations calculées selon les deux modes Mode simple Le détail du calcul de la grille des salaires vous permettra de comprendre comment Pégase détermine les de salaire rétabli sur la période du mois d avril : Montant salaire déclaré : (base rubrique 4100) Heures réelles : (base rubrique 4000) Horaire Temps complet : (Heures payées du bulletin en ignorant les heures d absence et les heures supplémentaires défiscalisées, soit ) Montant non rétabli : (Montant rubrique 1000 paramétrée dans les tables diverses comme rubrique du brut à ne pas déproratiser) Montant des absences: (Montant des rubriques d absence non maintenue) Montant rétabli: Détail rétabli: ( ) = / 26

11 Mode complexe Le détail du calcul de la grille des salaires vous permettra de comprendre comment Pégase détermine les de salaire rétabli sur la période du mois d avril : Montant salaire déclaré : (base rubrique 4100) Heures réelles : (base rubrique 4000) Horaire Temps complet : (Heures payées du bulletin en ignorant les heures d absence et les heures supplémentaires défiscalisées, soit ) Montant non rétabli : (Montant rubrique 1000 paramétrée dans les tables diverses comme rubrique du brut à ne pas déproratiser) Montant des absences: (Montant des rubriques d absence maintenue) Montant rétabli: Détail rétabli: ((( )*151.67) / 26.67) = La CRDS Renseigner dans cet écran, les rubriques de CRDS nécessaires pour compléter l attestation exception faite de celles de code formule RDS02 déjà prises par défaut. 2.7 Les cotisations Puis sélectionner les organismes liés aux cotisations de maladie d une part, et les organismes liés aux cotisations légales et conventionnelles d autre part. Ensuite, cliquer sur pour accepter la sélection, sur pour abandonner. S il s agit d une attestation de salaire pour maternité, cocher ensuite dans la partie droite les cotisations légales venant en déduction du salaire. Cliquer ensuite sur le bouton Valider, puis sur le bouton Quitter. Remarque : Le paramétrage des rubriques reste effectif pour toutes les attestations à venir, jusqu à ce qu il soit modifié. 11 / 26

12 3 UNE ALTERNATIVE POUR L ATTESTATION EN CAS D AT Le paramétrage est légèrement différent pour l attestation de salaires délivrée en cas d accident du travail ou de maladie professionnelle. Ce paramétrage concerne exclusivement le cadre «Salaires de référence», partie A : Salaire de base et accessoires du salaire de la période de référence. Dans le menu Fichier Tables diverses Paramétrage des rubriques onglet Attestations AT. Les colonnes 1 à 3 de ce cadre sont alimentées automatiquement sur la base des informations récupérées sur les bulletins de paie concernés (Date de remise, date de début et date de fin de période). Colonne 4 : Montant brut : il s agit du salaire brut soumis à cotisations, autrement dit, le brut éventuellement abattu mais tenant compte du minimum SMIC. Depuis les versions SQL 4.13(1) et Paradox 2.63(1) l alimentation de cette colonne s effectue comme suit : - Pégase récupère systématiquement le brut abattu du bulletin de paie, dans l un des compteurs du bulletin ; 12 / 26

13 - A ce brut abattu, il est possible d ajouter ou de déduire des éléments présents sur le bulletin, de telle manière à affiner la déclaration. Ces éléments peuvent aussi bien se situer dans la base de certaines rubriques (exemple : assiettes de certaines cotisations) que dans le montant salarial d autres rubriques (exemple : indemnités diverses non retenues, ). Aussi, 4 zones différentes permettent de compléter le brut abattu qui, lui, est systématiquement retenu : Rubriques dont la base peut être exclue, rubriques dont le montant salarial peut être exclu, rubrique dont la base peut être incluse, rubrique dont le montant salarial peut être inclus. Colonne 5 : Avantages en nature et pourboires non inclus dans le salaire brut de base : un paramétrage permet de préciser, le cas échéant, si des rubriques non présentes dans la rémunération brute soumise à cotisation, doivent être déclarées dans cette colonne. Précision : seul le montant salarial de ces rubriques sera déclaré dans cette colonne 5. Colonne 6 : Indemnités, primes, gratifications versées avec la même périodicité que le salaire brut de base et non inclus dans celui-ci : un paramétrage permet de préciser, le cas échéant, si des rubriques non présentes dans la rémunération brute soumise à cotisation, doivent être déclarées dans cette colonne. Précision : seul le montant salarial de ces rubriques sera déclaré dans cette colonne 6. Colonne 7 : Part salariale des cotisations à déduire sur colonnes 4, 5 et 6 : il s agit de toutes les cotisations salariales du bulletin (assurance sociale (maladie, vieillesse, ), assurance chômage, cotisations retraite complémentaires (AGIRC, ARRCO), prévoyances complémentaires et CSG). A noter : la CRDS ne fait pas partie de la liste des cotisations à retenir. Il faut donc exclure son montant de la somme à déclarer dans cette colonne 7. Or, dans la pratique, cette CRDS est souvent confondue dans la même rubrique que la CSG non déductible de l imposable, pour un taux global de 2.9 %. A ce taux global, il convient donc d exclure uniquement les 0.5 % correspondant à la CRDS. Que fait Pégase? Par défaut, pour alimenter cette colonne 7, Pégase additionne les montants salariaux de toutes les rubriques de cotisation présentes entre le brut total et le net imposable. A ce cumul, le Pégase rajoute le montant salarial des rubriques de formule RDS02 présentes sur le bulletin, desquelles il déduit 0.5 % de l assiette lorsque la constante CRDS_ est présente dans le taux salarial. On a donc, en toute théorie, et sans avoir à effectuer le moindre paramétrage, la somme des cotisations salariales à reporter dans cette colonne 7. Toutefois, dans certains cas spécifiques, il est utile de pouvoir déroger à cette règle, en ajoutant certaines cotisations non prises en compte ou en en retirant d autres (c est le cas, par exemple, en présence d indemnité de chômage partiel). Pégase propose à cet effet, de préciser d éventuelles rubriques qui viendraient se rajouter ou se déduire du montant calculé par défaut. Colonne 8 : Frais professionnels soumis à cotisations : Pégase ne renseignera aucun montant par défaut dans cette colonne 8. En revanche, si 13 / 26

14 vous précisez des rubriques dans le paramétrage de cette colonne, leurs montants salariaux seront cumulés et déclarés dans cette colonne 8. 4 CREATION DE L ATTESTATION Accéder à la fiche du salarié concerné par l attestation à imprimer, puis faire Clic Droit et choisir «Attestation salaire» Choisir dans la boîte de dialogue de modifier une attestation précédemment créée ou de créer une nouvelle attestation, indiquer s il s agit d une attestation de salaires pour maladie ou pour maternité (lorsque le salarié est une femme) ou s il s agit d une attestation de salaires pour maladie ou paternité (lorsque le salarié est un homme) et cliquer sur le bouton Valider. L assistant de création de l attestation apparaît : certaines zones sont automatiquement renseignées en fonction des informations présentes en société, établissement ou salarié. D autres zones reprennent les valeurs renseignées dans l'attestation précédemment créée dans la société (par exemple, entreprise de travail temporaire, nom du signataire, ). Enfin, d'autres zones encore sont renseignées par défaut (par exemple date du dernier jour de travail, ) ou vides. Pour se déplacer dans les différentes pages de l'assistant, utiliser les boutons Précédent ou Suivant, ou bien accéder directement à la page souhaitée en cliquant sur le nom de la page souhaitée (nom précédé d'une ampoule allumée ou éteinte), dans la partie en bas à gauche de l'assistant. 14 / 26

15 Note : L'ampoule allumée signifie que toutes les informations obligatoires sont renseignées pour la page concernée. L'utilisateur devra néanmoins en vérifier la pertinence, et vérifier aussi la présence de certaines informations facultatives. Pour connaître la liste des informations obligatoires non renseignées, cliquer sur les ampoules éteintes. Une fenêtre affiche la liste des informations manquantes ou erronées. Examiner sur chaque page toutes les informations, modifier ou renseigner celles qui doivent l'être. 4.1 L employeur Renseigner la raison sociale, les différentes coordonnées (adresse, téléphone) et le numéro de SIRET de l employeur. Le cas échéant, cocher la case «Entreprise de travail temporaire». Dans cette fenêtre figure un cadre intitulé «Commentaires». Les informations saisies dans ce cadre ne seront jamais imprimées sur l attestation. Leur utilité est liée à un usage purement interne, permettant de préciser la date où l employeur a eu connaissance de l arrêt de travail du salarié. Il peut y rajouter également un commentaire personnalisé. Ces informations peuvent être utiles par la suite, en cas de contrôle ou tout simplement, pour se remémorer une particularité liée à cette attestation. Pour information, la date de connaissance est alimentée par défaut par la date des traitements. Elle est modifiable à volonté. 15 / 26

16 4.2 L assuré Renseigner les différentes zones de l état civil et de l adresse, le numéro de Sécurité Sociale et l emploi. L étude des droits Choisir la catégorie de salarié dans la liste déroulante. Indiquer la date du dernier jour de travail et, le cas échéant, celle du jour de la reprise de travail. Indiquer s il y a lieu la situation à la date de l arrêt, conformément à la notice CERFA : chômage, licenciement, démission, congé payé ou non payé, appel sous les drapeaux, congé de conversion. S il y a eu reprise à temps partiel indiquer le motif en cochant la case adéquate. Cocher, selon le cas, la case cas général ou la case cas particuliers (travailleurs saisonniers, VRP, ). Cocher, dans un cas comme dans l autre, la case de nombre d heures minimum, ou indiquer le montant des cotisations versées. Si ce montant est en euros, cocher la case euros. 4.3 Subrogation (et Authentification par l employeur) En cas de subrogation, renseigner les dates de début et de fin de la période de subrogation, remplir les différentes zones du compte postal ou bancaire de l employeur et cocher, si désiré, la case paiement en euros. Indiquer le nom et le prénom du signataire de l attestation. Choisir sa qualité dans la liste déroulante. Indiquer le lieu et la date d établissement de l attestation. 4.4 Trois dernières paies échues avant l arrêt de travail Cette page affiche les données calculées par le logiciel, et qui apparaîtront dans le cadre «SALAIRES DE REFERENCE» de l attestation (voir le chapitre «Quelques conseils pour remplir l attestation» à la fin de la présente notice pour plus d informations). Le salaire rétabli est le salaire de base rétabli sur la base d un horaire à temps complet 16 / 26

17 Accéder au menu contextuel par Clic Droit et sélectionner Lancer le calcul pour actualiser ces informations (ou cliquer sur l icône représentant une calculatrice, en bas à gauche). Les examiner soigneusement puis choisir de les valider telles quelles ou de les modifier manuellement. Pour valider l attestation telle quelle, cliquer sur le bouton Valider, puis sur le bouton Quitter. 17 / 26

18 Pour modifier manuellement les informations calculées, positionner le curseur sur la ligne à modifier ou supprimer, puis accéder à nouveau au menu contextuel par Clic Droit et choisir une des options : - Nouvelle ligne - Supprimer la ligne courante - Modifier la ligne courante Si l option «modifier la ligne courante» est choisie, une grille de saisie apparaît : apporter les modifications souhaitées dans les zones, puis cliquer sur le bouton Valider. Valider enfin l attestation comme indiqué précédemment, en cliquant sur le bouton Valider, puis sur le bouton Quitter. Remarque : Pendant tout le processus de paramétrage de l attestation (sur chaque page de l assistant), il est possible par le menu contextuel d accéder au paramétrage des rubriques, d afficher la notice «Comment remplir l attestation» figurant au verso du CERFA ou de paramétrer l impression. 4.5 Impression de l attestation Dans n importe lequel des 6 écrans de l assistant, cliquer sur le bouton Aperçu pour visualiser l attestation à l écran et / ou sur le bouton Imprimer pour lancer l impression.. Remarque : L'aperçu fait toujours apparaître le pré-imprimé quelle que soit le mode d'impression choisi : papier blanc ou pré-imprimé. 18 / 26

19 4.6 Réaliser une attestation à partir de l explorateur Se rendre dans l explorateur par le menu Edition Explorateur et sélectionner le salarié concerné dans la partie droite de l explorateur. Accéder au menu contextuel par le Clic Droit. Le menu contextuel offre, entre autres, les options : - Attestation de salaire - Imprimer la dernière attestation de salaire Les opérations de paramétrage des rubriques, de création de l attestation ou d impression se déroulent exactement comme lorsque le module est appelé depuis la fiche salarié. 4.7 Réaliser une attestation à partir de la gestion des bulletins A partir de la grille de gestion des bulletins, accéder au menu contextuel par le Clic Droit. Le menu contextuel offre, entre autres, les options : - Attestation de salaire - Imprimer la dernière attestation de salaire Les opérations de paramétrage des rubriques, de création de l attestation ou d impression se déroulent exactement comme lorsque le module est appelé depuis la fiche salarié. 4.8 Quelques conseils sur le remplissage de l attestation Le cadre se rapportant aux salaires de référence, nécessite quelques précisions importantes commentées ci-dessous Colonnes 1 et 2 : «Période de référence» Il faut indiquer dans cette zone, les salaires échus juste avant l arrêt maladie, maternité ou paternité. Cette fonctionnalité permet de prendre en compte les primes à périodicité irrégulière pour le calcul des IJSS, comme une prime exceptionnelle par exemple. Remarque : il faut mentionner les salaires échus, même s ils n ont pas encore été versés. - Pour les salariés mensualisés : les salaires échus portés dans ce tableau correspondent, en pratique, aux trois dernières payes échues au cours des trois mois précédant l arrêt de travail. 19 / 26

20 - Pour les salariés rémunérés deux fois par mois : mentionner les 6 dernières payes échues avant l arrêt de travail, soit chaque quinzaine ou quatorzaine. - Cas particuliers : pour les VRP, les journalistes pigistes, les travailleurs à domicile, il convient d indiquer les payes échues des 12 derniers mois Colonne 3 : «Montant du salaire» Arrêt maladie non professionnelle : en cas d arrêt maladie, il faut indiquer dans cette colonne, l assiette des cotisations maladie, maternité, invalidité et décès, à savoir le salaire brut soumis à cotisations de Sécurité Sociale (déplafonné). Si l employeur applique une déduction forfaitaire spécifique (abattement) pour frais professionnels, c est le montant battu qui doit être inscrit, et non le montant avant abattement. Congé de maternité, d adoption ou de paternité : c est le salaire net de cotisations et de CSG, mais pas de CRDS, qu il faut reporter en cas d arrêt de travail (Pégase 3 effectue ce calcul automatiquement en isolant la rubrique de CRDS grâce au paramétrage mis en place dans la définition des rubriques). Rémunération : en toute hypothèse, le salaire à reporter est la totalité du salaire qui sert de base au calcul des cotisations à chaque échéance de paye. Mais il est bon de savoir que la CPAM ne prend ce salaire en compte pour le calcul des IJSS que dans la limite du plafond. Apprentis : l employeur doit indiquer, comme pour les autres salariés, la base soumise à cotisations, à savoir le montant des assiettes forfaitaires (Circulaire de la CNAM du 12 août 2002). Particularité en cas de préavis : en général, lorsque l employeur accorde une dispense d exécuter un préavis, les salaires doivent en principe être versés aux échéances normales. Mais il arrive que l employeur apure les comptes au départ du salarié (avec règlement de l ensemble du préavis, de l indemnité compensatrice de congés payés, ) Dans ce cas, les indemnités payées à l avance avec la dernière paye continuent à être rattachées à la période à laquelle elles se rapportent. Exemple : Un salarié mensualisé quitte l entreprise le 31 janvier en étant dispensé d effectuer un préavis de 3 mois. Son indemnité compensatrice lui est versée en une seule fois, avec la paie de janvier. En cas d arrêt maladie en mars, le salaire de référence est celui de décembre, janvier et février Colonnes 4 et 5 : «Sommes ayant entraîné une régularisation» Les sommes qui ont donné lieu à régularisation de cotisations, comme par exemple, une gratification annuelle de treizième mois, une avance mensuelle sur commission, doivent être ventilées sur une période correspondant à celle de la régularisation et qui la suit immédiatement. Ainsi, en cas de régularisation annuelle, pour un salarié qui a travaillé toute l année civile, la somme qui donne lieu à régularisation annuelle de cotisations, doit être reportée sur les douze mois suivants. Exemple : un salarié travaille l année 2005 complète. Une régularisation de 2005 est 20 / 26

21 reportée sur son salaire de les indemnités journalières doivent être calculées sur les salaires de référence majorés de la fraction de régularisation correspondant à cette période de référence, soit 1/12 du montant de la somme régularisée pour chaque mois du salaire de référence en cas de périodicité mensuelle. Lorsque la régularisation intervient en cours d année, les montants régularisés seront seulement pris en compte à effet du premier jour de l année civile suivante. Ainsi, une régularisation progressive effectuée en 2005 est prise en compte sur Colonnes 6 à 9 : «Sommes ayant entraîné une régularisation» Si le salarié n a pas travaillé à temps complet, il faut renseigner les rubriques correspondantes, en indiquant la cause de l absence de travail complet au cours de la période de référence : maladie (code MAL), maternité (code MAT), paternité (code PAT), chômage total ou partiel (code CHOM), fermeture de l établissement (code FERM), congés payés (code COP) ou absence autorisée (code ABA). Pour les autres cas, il est préférable de se renseigner auprès de la caisse compétente pour connaître l abréviation à employer. En plus du code motif, mentionner également le nombre d heures réellement effectué, celui que le salarié aurait effectué s il avait travaillé à temps complet, et le salaire rétabli, c'est-à-dire le salaire effectivement versé sur la base de la présence effective du salarié, mais rétabli sur la base d un temps complet. Par ailleurs, il faut savoir qu en cas d absence non autorisée par l employeur, la CPAM ne rétablit pas le salaire pour le calcul des IJSS, qui sont donc calculées sur la base d un salaire réduit. Remarque : les précisions ci-dessus ont été communiquées par la Revue Fiduciaire dans son numéro de février FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) Vous trouverez ci-après une liste de questions parmi celles les plus fréquemment posées à notre service d assistance. N hésitez pas à consulter cette liste : peut-être y trouverez-vous une réponse aux propres questions que vous vous posez. Sommaire des questions de la FAQ Question 1 Déclaration des cotisations maladie dans l étude des droits. 21 / 26

22 Question 2 Les salariés qui ont changé de profil au cours des 3 derniers mois. Question 3 Question 4 Question 5 Calculer un salaire rétabli lorsque les heures effectuées sont identiques aux heures du temps complet. Prime à ne pas déproratiser en présence d un abattement pour frais professionnels. Calcul du salaire rétabli lorsque le salarié a été absent le mois complet. -=-=-=-=-=- Question 1 : Dans le cadre sur les renseignements permettant l étude des droits, quelles cotisations devons nous faire figurer sur l attestation? Réponse : Lorsqu'un salarié effectue moins de 200 heures de travail au cours des 3 mois civils précédents son arrêt de travail, il faut renseigner sur l'attestation de salaires, le montant des cotisations de maladie-maternitéinvalidité-décès. Extrait du site "ameli.fr" : "indiquez le montant des cotisations salariales acquittées (au taux de 0,75 %) et calculées sur les rémunérations que le salarié a perçues au cours des six derniers mois civils précédant la date de début de son congé". Petit souci : en principe, la cotisation maladie est regroupée dans une rubrique de Sécurité Sociale déplafonnée, servant également au calcul de la vieillesse (0.10 % salarial Ancienne cotisation veuvage). De ce fait, le montant salarial de cette rubrique contient une part de vieillesse à ne pas déclarer sur l attestation. Pégase procède alors, de la façon suivante : - détection dans les bulletins émis au cours des 6 derniers mois, de la présence d'une rubrique ayant, dans le taux salarial, la constante MALADIESAL_. - Dès qu'une rubrique est détectée, Pégase récupère l'assiette de cette rubrique qu'il multiplie ensuite, par la valeur de cette constante MALADIESAL_ (en principe 0.75 %) afin d'obtenir le montant salarial de la seule cotisation maladie, sans tenir compte du taux de la vieillesse. Particularité Alsace-Moselle : lorsque le salarié est assujetti au supplément Alsace-Moselle, ce supplément est pris en compte dans la cotisation maladie déclarée sur l'attestation. Attention : la constate MALADIESAL_ peut se retrouver plusieurs fois sur le même bulletin de paie. Exemple : pour un contrat de professionnalisation d un salarié de plus de 45 ans demandeur d emploi. Ce dernier est exonéré de cotisations patronales URSSAF dans la limite du SMIC. De ce fait, pour ce salarié on a deux rubriques de Sécurité Sociale déplafonnée, une pour la part inférieure au SMIC et une pour la part supérieure. Les cotisations maladie doivent être récupérées dans ces deux rubriques sur l attestation. 22 / 26

23 Question 2 : Dans Pégase, le paramétrage de la rubrique de salaire brut soumis, qui alimente la colonne 3 «Montant du salaire», se situe dans le profil du salarié. Or, si un salarié a changé de profil au cours des 3 mois qui ont précédé la date de début de l arrêt de travail, il est possible que ce paramétrage ne corresponde pas à son ancien profil (exemple : un apprenti qui passe non cadre). Comment récupérer le bon montant de salaire de son ancien profil? Réponse : Effectivement, la rubrique dans laquelle Pégase va chercher en base, le brut soumis à cotisations maladie, peut changer d un profil de salarié à l autre. Dans Pégase, depuis les versions de novembre 2009 (2.63(2) de Paradox et 4.13(2) de SQL) on utilise désormais la datation. Si un salarié a changé de profil au cours des 3 derniers mois, on ira chercher le paramétrage de chacun des profils en fonction de la date à laquelle le salarié aura changé de profil. Question 3 : Au cours des 3 derniers mois précédents un second arrêt de travail, en tant qu employeur, j ai perçu des IJSS dans le cadre de la subrogation, pour un salarié qui est à nouveau malade aujourd hui. Ces IJSS remontent à une première période d absence ayant eu lieu il y a plus de 3 mois. Sur le bulletin sur lequel j ai rajouté ces IJSS, il n y avait donc aucune absence. Les heures effectuées (colonne 7) sont donc identiques aux heures à temps complet (colonne 8). Comment puis-je rétablir le salaire de la colonne 9 sans les IJSS? Réponse : On l a vu dans cette notice, le calcul du salaire rétabli s effectue dans Pégase, à l aide d une règle de 3. En cas de présence d IJSS sur un bulletin, sans absence, la division du brut soumis par les heures effectuées puis multiplié par un nombre d heures à temps complet identique aux heures effectuées, ne permettra pas de rétablir le salaire pour un temps complet. Il faut donc retenir une autre solution. Dans ce cas spécifique, il faut alors modifier le salaire rétabli de façon manuelle, directement dans l assistant de l attestation de salaire : faire «CTRL + M» sur le bulletin concerné et saisir le montant du salaire rétabli préalablement calculé manuellement. Le montant du salaire rétabli, ainsi saisi, sera reporté en l état sur l attestation, et ce, même si les heures effectuées (colonne 7) sont identiques aux heures à temps complet (colonne 8). Attention : ce dispositif n est disponible que depuis les versions de novembre 2009 (2.63(2) de Paradox et 4.13(2) de SQL), et uniquement à condition, pour l instant, que le motif de l absence, pour le bulletin incriminé, soit le motif «MAL» pour maladie, sécurité qui pourra être déverrouillée dans une prochaine version. Question 4 : Un salarié qui bénéficie d un abattement de 30 %, perçoit une prime qui n est jamais proratisée en cas d absence. Comment paramétrer 23 / 26

24 cette prime pour que son montant brut abattu non déproratisé, apparaisse dans le salaire rétabli (colonne 9)? Réponse : Pour répondre à cette question, prenons un exemple : En mars, le salarié perçoit une prime de 250 euros. Quel le salarié soit absent ou non, sa prime sera toujours de 250.euros. Il se trouve qu au mois de mars, ce salarié est absent une première fois pendant 50 heures. Par ailleurs, ce salarié bénéficie d un abattement de 30 %. Voici son bulletin de mars 2009 : Lancement de l assistant de l attestation de salaires en cas de maladie : Explications des valeurs déclarées pour le mois de mars (1 ère tableau) : ligne du Colonne 3 Montant du salaire : brut soumis à cotisation du mois de mars. Celui-ci est de ce qui correspond bien au brut abattu du mois concerné. Colonne 6 Motif de l absence : MAL : motif forcé manuellement dans ce tableau par «CTRL + M». Colonne 7 Nombre d heures réellement effectuées : 119. C est bien le nombre d heures qui figure sur le bulletin de mars dans la base du brut total (rubrique 4000) qui sont les heures payées du mois de mars. Colonne 8 Nombre d heures correspondant à un travail à temps complet : le logiciel additionne l horaire légal de la fiche salarié + les heures 24 / 26

25 supplémentaires structurelles grâce au paramétrage de la rubrique 0310 dans la zone «Heures à temps complet (colonne 8)», soit = 169 heures. Colonne 9 Salaire rétabli : Détail du calcul effectué par Pégase : Calcul de la prime soumise à abattement : 250 x 70 % = 175 (prime abattue) Calcul de la rémunération soumise à cotisation hors prime : = Calcul du salaire rétabli hors la prime, grâce à une règle de 3 habituelle : / 119 x 169 = Rajout de la prime abattue : = Pégase affiche dans la colonne 9, le brut rétabli en tenant compte de la prime qui ne subit aucune proratisation en cas d absence, et ce, même en présence d un abattement pour frais professionnels. Attention : ce dispositif n est disponible que depuis les versions de novembre 2009 (2.63(2) de Paradox et 4.13(2) de SQL). Question 5 : Au cours des 3 mois qui précède un nouvel arrêt de travail d un salarié, ce dernier a déjà été absent un mois complet. Le brut soumis de ce mois est à zéro. Comment Pégase détermine-t-il le salaire rétabli? Réponse : Pour répondre à cette question, prenons un exemple : Notre salarié est absent tout le mois de mars Il revient travailler début avril mais repart en maladie le 16 avril 2009 (dernier jour travaillé le 15 avril). Ce 16 avril, une nouvelle attestation est réalisée. Bulletin de mars 2009 avec une absence de 169 heures (le mois complet) ce qui entraine un brut total à zéro : Pour info, la rubrique 0400 présente dans ce bulletin, possède une formule (un profil) HRABS. Lorsque Pégase détecte un salaire brut soumis à zéro (comme dans notre exemple) dans un bulletin de paie, il récupère sur ce bulletin, tous les éléments du brut excepté les montants des rubriques de profil HRABS, MTABS et SUBR1. 25 / 26

26 Dans notre exemple, l assistant de l attestation de salaires, présente un tableau comme ci-dessus. Explications des valeurs déclarées pour le mois de mars (première ligne du tableau) : Colonne 3 Montant du salaire : brut soumis à cotisation du mois de mars. Celui-ci est à zéro. La case correspondante est donc vide. OK. Colonne 6 Motif de l absence : MAL : motif forcé manuellement dans ce tableau par «CTRL + M». Colonne 7 Nombre d heures réellement effectuées : zéro. Il n y a aucune heure effectuée sur le bulletin de mars. Colonne 8 Nombre d heures correspondant à un travail à temps complet : le logiciel additionne l horaire légal de la fiche salarié + les heures supplémentaires structurelles grâce au paramétrage de la rubrique 0310 dans la zone «Heures à temps complet (colonne 8)», soit = 169 heures. Colonne 9 Salaire rétabli : le logiciel épluche le bulletin de mars. Dans ce bulletin, il récupère tous les éléments du brut sauf la rubrique 0400 de profil HRABS, soit uniquement = A cette valeur brute, il faut ensuite appliquer l abattement de 30 %, soit x 70 % = C est bien le salaire rétabli retrouvé pour le mois de mars, par le logiciel. Remarque : si vous avez des rubriques d absence, de maintien ou d IJSS dont les codes profil sont différents de HRABS, MTABS et SUB1, il vous suffit de préciser ces rubriques dans le paramétrage de l attestation, dans la zone «Rubriques pour salaire rétabli à 0 à exclure». Attention : ce dispositif n est disponible que depuis les versions de novembre 2009 (2.63(2) de Paradox et 4.13(2) de SQL). 26 / 26