Réponses aux questions et commentaires des éditeurs sur le projet de référentiel fonctionnel (V0.53 Juillet)

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1 Thème Question synthétisée Réponse Oui l'engagement comptable disparaît avec la GBCP. Engagement comptable La notion d'engagement comptable est-elle supprimée? L'engagement (comme acte juridique (art. 30 GBCP) par opposition à comptable) n'est précédé d'aucune opération budgétaire ou comptable. Après contrôle du disponible en AE, l'engagement consomme les AE à hauteur du montant ferme de l'engagement. La consommation des AE n'a AUCUN impact sur la comptabilité des CP. Le pilotage par les AE doit s'accompagner de la réalisation d'échéanciers de CP, outil d'identification des besoins prévisionnels en CP sur l'exercice en cours et les suivants. Le pilotage par les AE nécessite, au préalable, de mettre en place une démarche de prévision (programmation) budgétaire et en AE et en CP. Autorisation d engagement Crédits de paiement Principes relatifs aux autorisations d'engagement Principes relatifs aux crédits de paiement Le décret GBCP impose la disparition de l'engagement comptable et introduit une comptabilité budgétaire distincte de la comptabilité générale. La comptabilité budgétaire repose sur un double compteur en AE et en CP. L'engagement (comme acte juridique art. 30 GBCP) consomme les AE à hauteur du montant ferme de l'engagement. Il n'a AUCUN impact sur la comptabilité des CP que l'opération soit pluriannuelle ou pas. Une vérification du disponible précède la consommation qui est bloquée en cas d'insuffisance des AE. L'engagement est fait pour un montant ferme sur une période déterminée et auprès d'un tiers identifié. Les cas particuliers d'engagement seront précisés dans le DPG. Le pilotage par les AE doit s'accompagner de la réalisation d'échéanciers de CP, outil d'identification des besoins prévisionnels en CP sur l'exercice en cours et les suivants. Le pilotage par les AE nécessite, au préalable, de mettre en place une démarche de prévision (programmation) budgétaire et en AE et en CP. Un retrait d'engagement d'ae d'années antérieures lorsqu'un complément d'engagement d'ae a été réalisé lors de l'année en cours, rend du disponible dans la limite du complément d'engagement réalisé sur l'année en cours. Les CP sont consommés au moment du paiement (mise en paiement). La disponibilité des CP est contrôlée avant la mise en paiement par le comptable. En cas d'insuffisance des CP, la mise en paiement est bloquée. Un acompte (un acompte est versé pour des prestations réalisées en cours d'exécution du marché; il rémunère un service fait à la différence d'une avance qui est un versement effectué au titulaire avant le début d'exécution du marché) est mis en paiement, consomme des CP comme toute facture courante après certification d'un SF. 04/11/13-1 -

2 Le décret GBCP impose un suivi des recettes fléchées et des opérations financées par ce type de recette par la seule comptabilité budgétaire (cf. tableau n 9 suivi des opérations liées aux recettes fléchées). Ce suivi permet de déterminer le solde budgétaire de l exercice résultant des opérations fléchées (abondement ou prélèvement sur trésorerie fléchée), qui sera porté au tableau d équilibre financier. Recettes fléchées Quels sont les principes régissant les recettes fléchées? Le tableau relatif aux recettes fléchées annexé au budget peut être globalisé, mais les relations avec les tiers financeurs imposent un suivi détaillé par opération financée sur recettes fléchées, avec l'identification détaillée des tiers financeurs. Une même opération sur recettes fléchées peut être financée par plusieurs tiers financeurs. Dans cette hypothèse, il est nécessaire de distinguer l'opération des différentes recettes fléchées (et tiers) contribuant à son financement. Il n'y a pas de schéma comptable dédié à ce type de recette. Seuls s'appliquent les schémas classiques de comptabilisation des charges et produits et des actifs et passifs. En revanche, une règle s'impose : les recettes fléchées étant des ressources budgétaires, dédiées au financement de dépenses budgétaires ou à la couverture de certaines opérations de trésorerie (emprunts), elles impactent soit le haut de bilan (ressources stables, en particulier dans le cas de recettes fléchées sur des dépenses d'investissement) soit le compte de résultat (produits). La liste des opérations éligibles au fléchage est fixée pour chaque organisme, en fonction de son activité. Chaque organisme doit établir sa liste de recettes fléchées, soumise à l'approbation des tutelles au moment du budget initial, à l'occasion de chaque budget rectificatif et à la présentation du compte financier Nomenclature Quelle nomenclature applicable pour les tableaux du budget? Les règles de comptabilité budgétaires en cours d'élaboration (qui seront fixées par arrêté, en application du décret GBCP) définiront la nomenclature budgétaire. Le budget prévisionnel de dépenses en AE et en CP présenté au vote de l'organe délibérant se limite à une présentation par nature correspondant à des regroupements de compte de comptabilité générale (cf. notamment tableau 6 "compte de résultat détaillé"), (incluant la notion obligatoire de contribution au CAS employeur qui doit être articulée au plan comptable), par destination et par opération (opération d'investissement, opération pluriannuelle) ou regroupement d'opérations. La présentation du tableau 1 synthétique doit permettre de faire figurer des comptes à deux chiffres. La présentation plus détaillée fait l'objet du tableau 5 avec un niveau de détail requis cohérent du besoin d'information de l'organe délibérant. Lorsque le budget de l'opérateur le prévoit, les enveloppes destinées à des projets de recherche sont décomposées en sous-enveloppes limitatives par nature. 04/11/13-2 -

3 La présentation des dépenses budgétaires par destination est indicative. Les axes de destination, propres à l'organisme, sont décidés en commun accord avec les tutelles. Ils tiennent compte de la structuration des actions du programme budgétaire dont l'organisme relève. Les autorités de tutelle peuvent demander à l'organisme de respecter des normes dans la détermination des axes, de manière à assurer une cohérence dans les données et, le cas échéant, la consolidation pour des organismes ayant des activités proches. La restitution de l'exécution du budget en AE et CP à l'organe délibérant (présentation des tableaux 1 et 7 du compte financier) est réalisée selon les mêmes critères. Toutefois, les organismes doivent disposer de la possibilité de restituer et de suivre le budget en AE/CP à un niveau de détail infra-enveloppe. Tout dispositif permettant de renforcer la cohérence entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale est pertinent. A cet égard, le fait de préciser systématiquement, lors de la saisie d'un engagement, un compte de charge ou d'investissement, en s'appuyant le cas échéant sur une nomenclature des achats (détermination automatique du compte à appliquer à partir du produit commandé), constitue une bonne pratique. La nomenclature des achats doit être validée par l'agent comptable (car elle détermine la nature des écritures de comptabilité générale générées automatiquement lors de la certification du service fait). Dans ce contexte, des restitutions de l'exécution des engagements et des paiements détaillés par compte du plan comptable sont nécessaires. Par ailleurs, si un opérateur prévoit des sous-enveloppes limitatives au sein des enveloppes par nature, son système d'information doit être en mesure de suivre ces sous-enveloppes. Leur définition est à la discrétion de l'opérateur. Ces sous-enveloppes pourraient consister en un niveau intermédiaire entre les enveloppes (et le cas échéant sous-enveloppes) par nature obligatoires d'une part et le plan de compte appliqué par l'organisme d'autre part. Pour les recettes, le principe est le même que pour les dépenses. A noter toutefois que le recours aux intitulés de recettes mentionnés dans le tableau 1 (budget) est obligatoire. Ces intitulés correspondent à des regroupements de comptes du plan de compte appliqué par l'opérateur. La restitution des informations selon les modèles des tableaux doit s'opérer, en prévision comme en exécution, à partir des données de comptabilité générale. Cette restitution doit être automatisée en exécution autant que possible. Elle doit en revanche pouvoir être saisie en prévision, exception faite de certains éléments automatisables. Les indications relatives à la nature de dépenses et de recettes figurent dans la circulaire d'août 2013 relative au cadre budgétaire et comptable des opérateurs de l'état et des établissements publics nationaux pour 2014 à la page 84 (document joint disponible sur le forum de la performance ) Ces indications, qui correspondent au premier exercice de restitution des états d'exécution au format GBCP, sont cependant approximées : l'impact des charges à payer et produits à recevoir n'est par exemple pas neutralisé. Des indications complémentaires seront fournies ultérieurement 04/11/13-3 -

4 Service facturier (SFACT) Pour l exécution de la dépense, quelles sont les différences entre le mode classique et le mode en service facturier? En mode classique, l'ordonnateur engage la dépense, certifie le SF (en le valorisant), reçoit la facture, liquide et ordonnance (émission de l'ordre de payer). Le comptable après les opérations de contrôle, prend ou non en charge et met en paiement. En SFACT (recommandation et non obligation), l'ordonnateur engage la dépense et certifie le SF (en le valorisant) qui vaut ordre de payer de la part de l'ordonnateur. Le comptable reçoit la facture, effectue le rapprochement avec le SF certifié et valorisé issu de l'ordonnateur, émet l'ordre de payer, contrôle et met en paiement. Dans les deux modes, - la certification du SF valorisée par l'ordonnateur génère des écritures en comptabilité générale sans intervention du comptable. Elle est le point de départ de la valorisation en comptabilité générale des charges et entrées d'actifs au bilan; - le CHD peut être mis en œuvre sur les dépenses traitées hors SFACT (il n'a pas sa pertinence pour celles traitées en SFACT); - la notion de mandat avec le décret GBCP n'a plus de signification qui plus est dans un SI partagé entre l'ordonnateur et l'agent comptable Comptabilité générale Renseignement des tableaux de comptabilité générale du budget Les tableaux 3, 6 et 7 sont des tableaux de comptabilité générale, comptabilité pour laquelle la notion d'ae et de CP n'a pas de signification. Ces tableaux reprennent les soldes des comptes de résultats (agrégé ou détaillé), et des comptes nécessaires au calcul de la CAF ou de l'iaf, ainsi que de l'apport ou du prélèvement sur le fonds de roulement. Ces soldes sont déterminés selon le principe de constatation des droits et obligations appliqué en comptabilité générale. Pour l'exécution (N-2), ces tableaux reprennent les montants tels qu'ils figurent dans le dernier compte financier. Pour l'estimation (N-1), l'estimation s'appuie sur les éléments disponibles de l'exercice en cours, et les prévisions d'écritures comptables jusqu'à la fin de l'exercice. Le projet de budget (N) est présenté en fonction des projets de l'organisme, et de manière cohérente avec les colonnes CP (dépenses) et Montants (recettes) du tableau 1 (Budget). Cette cohérence repose sur l'application des règles de passage entre la comptabilité budgétaire (tableau 1) et la comptabilité générale (tableaux 3 et 6). 04/11/13-4 -

5 Relation Ordonnateur- Comptable Rappel sur la répartition des rôles entre ordonnateur et comptable L'ordonnateur prépare le budget initial et les budgets rectificatifs y compris les reports de crédits (AE, CP et recettes) qui sont votés par l'organe délibérant et approuvés par les tutelles ministérielles. Il prépare également les budgets rectificatifs d'urgence et les mouvements de fongibilité asymétrique. Le budget est élaboré par l'ordonnateur en lien avec l'agent comptable (MP1). Celui-ci dispose d'informations de comptabilité générale qui contraignent la gestion budgétaire ultérieure (décaissements futurs résultant d'engagements irrévocables pris sur les exercices passés). Ces informations sont utiles à la prévision budgétaire : état des charges ou immobilisations à payer et produits à recevoir, niveau des provisions pour charges, état de vétustés des immobilisations (qui emporte la nécessité de prévoir des crédits budgétaires pour renouveler l'actif), engagements hors bilan... L'agent comptable n'intervient pas dans le processus d'allocation des moyens budgétaires (MP2). L'ordonnateur et l'agent comptable interviennent dans les macro-processus d'exécution des recettes (MP5) et d'exécution des dépenses (MP3) conformément aux règles fixées par le décret GBCP. L'ordonnateur est chargé de la comptabilité des autorisations d'engagement et des autorisations d'emploi. Il peut confier la tenue de la comptabilité des autorisations d'engagement à l'agent comptable, qui agit alors pour le compte de l'ordonnateur. L'agent comptable est chargé de la comptabilité des crédits de paiement et des recettes. Il est seul chargé du paiement des dépenses soit sur ordre de l'ordonnateur soit au vu des titres présentés par les créanciers, soit de sa propre initiative. Préalablement à la prise en charge de l ordre de payer, il vérifie notamment l'exacte imputation de la dépense au niveau de l'enveloppe limitative des crédits, la disponibilité des crédits sur l'enveloppe concernée ainsi que la disponibilité des fonds de l'organisme nécessaires au paiement. Le décaissement est le fait générateur de la consommation des CP du budget de l'année au cours de laquelle il est intervenu. Il existe aussi des opérations spécifiques à la comptabilité générale (ces opérations n ont pas d impact en comptabilité budgétaire) qui sont déclenchées à l initiative de l ordonnateur. Ces opérations découlent soit d un acte de gestion (cas général d une certification du service fait donnant lieu à enregistrement d une charge à payer), soit d éléments d'informations transmis par l ordonnateur (dotations aux amortissements, dépréciations, provisions, reprises sur provisions et dépréciations ) Les comptes 68 (dotations aux amortissements et provisions) et 78 (reprises sur amortissement et provisions) sont des opérations comptables non budgétaires (cf. tableau 13 de passage entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale). Ces opérations sont des opérations d'ordre qui n'ont aucun impact sur la comptabilité budgétaire. Des pièces spécifiques doivent effectivement être créées pour formaliser ces échanges entre ordonnateur/services gestionnaires et agent comptable. Le nom de ces pièces, leur format, les informations qu elles porteront et leur positionnement dans les macro-processus seront spécifiés dans le dossier de prescriptions générales 04/11/13-5 -