TRANSPORT DES ECHANTILLONS

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1 Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 Procédure TRANSPORT DES ECHANTILLONS Version 1 Mise en application Administration compétente Service responsable Destinataires Tony Vanhove Geert De Poorter Collaborateurs du dispatching DG Laboratoires et DG Controle Département Logistique AFSCA Nom function / service Date Signature Rédigé par : Tony Vanhove Collaborateur du dispatching 17/12/2007 Vérifié par : Sacha Diaine Responsable dispatching 17/12/2007 Approuvé par : Geert De Poorter Directeur-général Laboratoires 18/12/2007 Approuvé par : Jean-Marie Dochy Directeur-général Contrôle 18/12/ /39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 1 de 16

2 Inventaire des révisions Révision Mise en application depuis Motif et nature de la révision Version Installation du nouveau système LIMS Mots clés Transport Itinéraires Dispatching 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 2 de 16

3 Index 1. But Domaine d application Références Définitions et abréviations Procédures et diagrammes opérationnels Itinéraires de collecte et de dépôt par des navettes Collecte : Itinéraire Nord Collecte : Itinéraire Sud Collecte : LABOS AFSCA Echantillons pris par l UNE + échantillons pris dans le cadre de prélèvements d échantillons suspects (abattoirs) Annexes /39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 3 de 16

4 1. But Cette procédure décrit le fonctionnement de la collecte et du transport des échantillons et des documents connexes des UPC aux centres de dispatching, et de là aux différents labos de l'afsca. 2. Domaine d application Cette procédure contient le transport des échantillons vers les centres du dispatching. 3. Références - 4. Définitions et abréviations Signification Abréviations UPC: AFSCA: UNE: Unité Provinciales de contrôle Agence Fédérale pour le Securité de la Chaîne Alimentaire Unité Nationale d enquête 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 4 de 16

5 5. Procédures et diagrammes opérationnels 5.1. Itinéraires de collecte et de dépôt par des navettes A l'annexe 1, on retrouve un aperçu des itinéraires proposés par l'administration des Services généraux, Service Logistique. Ce relevé comprend une description complète de l'itinéraire par voiture, ainsi que les heures prévues d'arrivée et de départ. Il est nécessaire que tout soit prêt dans l'upc un quart d'heure avant l'arrivée prévue, de telle sorte que le chauffeur n'ait qu'à échanger les bacs et la farde contenant les formulaires de demande d'analyse, et puisse repartir vers le point suivant. Il est nécessaire que le responsable dans l'upc veille également à ce que tous les échantillons soient donnés au chauffeur. Vous trouverez dans les annexes 3a, 3b et 3c les formulaires qui doivent être signés lors de la réception ou de la livraison des échantillons. Les chauffeurs font signer les documents à chaque place d arrêt. Ces documents sont rapportés et conservés au centre de dispatching de Melle. LES CHAUFFEURS N'ATTENDRONT PAS LES ÉCHANTILLONS Via les tournées de ramassage, les bacs et les bacs en isomo seront également rendus à l'upc. Le responsable du dispatching à l'upc indique chaque jour sur la page de garde de la farde (voir annexe 2) le nombre de bacs par type et par format dont il/elle a besoin. Ces bacs sont alors déposés le lendemain lors de la collecte suivante. Les réserves de bacs se trouveront dans les centres de dispatching et les labos de l'afsca. Le but est de contrôler quotidiennement de combien de bacs on a besoin, et non une fois dans la semaine, étant donné la capacité limitée de chargement des voitures. Dans les graphiques ci-après, on donne un aperçu de ce qui doit advenir, par itinéraire, des échantillons et des fardes contenant les formulaires de demande d'analyse. Les responsables tant dans les UPC que dans les centres de dispatching et dans les laboratoires veillent avec les chauffeurs à ce que tous les bacs qui leur sont destinés soient déchargés ou chargés. Lorsque les chauffeurs se rendent compte qu ils n atteindront pas leur destination à l heure prévue, ils téléphonent à leur prochaine destination et au centre de dispatching et communiquent leur temps de retard probable. Cela doit se faire au moins un quart d heure avant l heure supposée d arrivée. Le centre de dispatching en question informe tous les arrêts. 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 5 de 16

6 Collecte : Itinéraire Nord BRUXELLES WTCIII UPC BRUXELLES Charger les éch. UNE (étiquette mauve) UPC MONS Charger les éch. UNE (étiquette mauve) UPC BRUGES DISPATCHING MELLE Labo Gentbrugge UPC ANVERS et GAND labo Gentbrugge déposer fardes UPC BRUXELLES, MONS et BRUGES Charger les éch. UNE (étiquette mauve) emporter fardes UPC ANVERS, UPC GAND et labo Gentbrugge Décharger les éch. UNE (étiquette mauve) UPC ANVERS Charger les éch. UNE (étiquette mauve) UPC GAND Charger les éch. UNE (étiquette mauve) Labo Gentbrugge Décharger les éch. UNE (étiquette mauve) DISPATCHING MELLE UPC ANVERS et UPC GAND labo Gentbrugge UPC BRUXELLES, UPC MONS et UPC BRUGES déposer fardes UPC ANVERS et Flandre orient et labo Gentbrugge emporter fardes UPC BRUXELLES, MONS et BRUGES Figure 1: Diagramme Itinéraire Nord 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 6 de 16

7 Collecte : Itinéraire Sud BRUXELLES WTCIII UPC HAASRODE UPC HASSELT UPC LIEGE DISPATCHING GEMBLOUX UPC LIBRAMONT UPC LIBRAMONT et UPC NAMUR déposer fardes UPC HAASRODE, UPC HASSELT et UPC LIEGE emporter fardes UPC LIBRAMONT et UPC NAMUR UPC NAMEN DISPATCHING GEMBLOUX Labo Gentbrugge (Uniquement le dernier jour de travail de la semaine) UPC HAASRODE, UPC HASSELT et UPC LIEGE déposer fardes UPC LIBRAMONT et UPC NAMUR emporter fardes UPC HAASRODE, UPC HASSELT et UPC LIEGE Figure 2: Diagramme Itinéraire SUD 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 7 de 16

8 Collecte : LABOS AFSCA BRUXELLES WTCIII DISPATCHING MELLE charger échantillons Tervuren, Liège, Gembloux UPC OTTIGNIES emporter fardes labos TERVUREN, LIEGE, GEMBLOUX, MELLE et UPC OTTIGNIES charger échantillons destinés aux labos externes SUD TERVUREN UPC OTTIGNIES DISPATCHING GEMBLOUX Décharger bacs UPC OTTIGNIES Décharger échantillons destinés à GEMBLOUX Charger bacs UPC OTTIGNIES MELLE, GENTBRUGGE, TERVUREN et LIEGE UPC OTTIGNIES et fardes MELLE et GEMBLOUX ajouter formulaires dans fardes LIEGE et TERVUREN retirer formulaires des différentes fardes charger échantillons destinés aux labos externes NORD décharger échantillons destinés aux labos externes SUD LIEGE DISPATCHING MELLE Labo Gentbrugge Décharger les éch. UNE (étiquette mauve) déposer toutes les fardes décharger échantillons destinés aux labos externes NORD Figure 3: Diagramme Itinéraire LABOS 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 8 de 16

9 5.2. Echantillons pris par l UNE + échantillons pris dans le cadre de prélèvements d échantillons suspects (abattoirs) Précision dispatching échantillons pris par l UNE+ échantillons pris dans le cadre de prélèvements d échantillons suspects (abattoirs) Route Nord Les échantillons pris par l UNE ou les échantillons suspects (abattoirs) ne sont plus déposés au centre de dispatching de Melle mais directement au laboratoire FLVVG. Cela implique concrètement que les échantillons repris avec l étiquette mauve et les classeurs mauves s y rapportant transmis par les UPC BxL, HAI en WVL lors du premier arrêt ne sont plus enlevés au centre de dispatching de Melle mais que ces échantillons restent dans la navette et sont déposés à l arrêt suivant (FLVVG). Ensuite, les échantillons sont ramassés dans les UPC ANT et OVL. Après ces ramassages, il y a un premier arrêt au laboratoire FLVVG au lieu du centre de dispatching de Melle. Ici, seuls les échantillons pris par l UNE et les échantillons suspects pris dans les abattoirs sont enlevés, le reste des échantillons est alors déchargés à l arrêt suivant, à savoir le centre de dispatching de Melle. Cette extension est valable pour tous les jours ouvrables et uniquement lorsqu il y a des échantillons pris par l UNE ou des échantillons suspects (abattoirs). Route Sud S il y a des échantillons qui sont pris par l UNE ou s il y a des échantillons suspects qui sont pris dans les abattoirs lors de la route sud, ils doivent encore être livrés le jour même au laboratoire FLVVG. C est pourquoi, il faut regarder au dernier arrêt, au centre de dispatching de Gembloux, s il y a ou non des échantillons pris par l UNE (ces derniers sont facilement reconnaissable grâce à la couleur mauve). S il y a des échantillons qui sont pris par l UNE, ils doivent encore être livrés le jour même au laboratoire FLVVG. Pour cette raison, la navette (si nécessaire) doit encore continuer vers FLVVG. Cette extension est valable pour le denier jour ouvrable de la semaine et uniquement lorsqu il y a des échantillons pris par l UNE ou des échantillons suspects (abattoirs).. Route labos AFSCA Si lors du dernier arrêt au centre de dispatching de Melle, il y a encore des échantillons pris par l UNE ou des échantillons suspects (abattoirs), alors ils doivent encore être livrés le jour même. Pour cette raison, la navette (si nécessaire) doit encore continuer vers FLVVG. Cette extension est valable pour tous les jours ouvrables et uniquement lorsqu il y a des échantillons pris par l UNE ou des échantillons suspects (abattoirs). Avertissement du laboratoire FLVVG Chaque jour ouvrable, après que le tour des labos afsca soit parti, le centre de dispatching de Gembloux doit avertir le laboratoire FLVVG s il y a ou non des échantillons pris par l UNE et s il y a ou non des échantillons suspects (abattoirs). FLVVG est toujours averti par téléphone avec le directeur de laboratoire ou son remplaçant. De cette manière, le directeur de laboratoire sait si quelqu un doit encore attendre la navette. Chaque dernier jour ouvrable de la semaine, après la dernière livraison d échantillons, le centre de dispatching de Gembloux doit prendre contact avec le directeur de laboratoire afin de leur faire savoir si oui ou non il y a des échantillons pris par l UNE et s il y a ou non des échantillons suspects (abattoirs). De cette manière, le directeur de laboratoire sait si quelqu un doit encore attendre la navette. 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 9 de 16

10 Échantillons sous-traités Les échantillons qui sont analysés en sous-traitance par un laboratoire externe sont enlevés par le laboratoire externe au FLVVG. Le FLVVG doit premièrement avertir par téléphone le laboratoire externe. 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 10 de 16

11 6. Annexes Annexe 1 : Les trajets et horaires estimés (heures) ont été développés par le service logistique COLLECTE : ITINÉRAIRE NORD Code Départ Heure Durée du Heure de Pause de Km d'arrivée ramassage départ midi Bruxelles P 8h40 Mons P 9h h45 72 Brugge P 10h h Melle D 11h Melle D L 12h30 Gentbrugge L 12h h55 4 Antwerpen P 13h h00 56 Gent P 14h h05 58 Gentbrugge L 15h h25 5 Melle D 15h h50 7 Bruxelles 16h40 45 Total Km 424 COLLECTE : ITINÉRAIRE SUD Code Départ Heure Durée du Heure de Pause de Km d'arrivée ramassage départ midi Bruxelles 8h30 Haasrode P 9h h10 28 Hasselt P 10h h15 70 Liège P 10h h00 50 Gembloux D 11h Gembloux D 12h30 Libramont P 13h h55 99 Namur P 14h h00 83 Gembloux D 15h h35 21 Gentbrugge L? Bruxelles 16h15 50 Total Km /39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 11 de 16

12 COLLECTE : ITINÉRAIRE LABOS Code Départ Heure Durée du Heure de Pause de Km d'arrivée ramassage départ midi Bruxelles 8h30 Melle D L 9h h30 43 Tervuren L 10h h45 60 Ottignies P 11h h30 25 Gembloux D L 12h00 30 Gembloux D L 13h00 Liège L 14h h15 65 Melle D L 16h h Gentbrugge L? 5? 6 Bruxelles 17h15 47 Total Km 438 Code: P = UPC/PCE L = Laboratoire D= Dispatching déposer les échantillons ramasser les échantillons 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 12 de 16

13 Annexe 2: Complément bacs Date Type NOMBRE Types (indiquer uniquement le numéro du type souhaité) Boîtes isothermes : N 1 : 2 kg (294x208x85mm) 5,2 l N 2 : 5 kg (373x273x103mm) 10,5 l N 3 : 8 kg (370x269x190mm) 16,9 l N 4 : 25 kg (746x348x175mm) 45,4 l N 5 : Europe 3/140 (535x335x140mm) Bacs gerbables N 6 : 25 l (600x400x150mm) N 7 : 50 l (600x400x300mm) N 8 : 70 l (600x400x400mm) CE FORMULAIRE DOIT TOUJOURS ETRE CONSERVE DANS LA FARDE DE L'UPC. LES EXEMPLAIRES PLEINS NE PEUVENT PAS ETRE DETRUITS. 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 13 de 16

14 Annexe 3a : Enlèvement et ramassage des échantillons dispatching: Route NORD Date: UPC/Labo/centre de Dispatching Nom + signature collaborateur dispatching UPC Bruxelles UPC Hainaut UPC Flandre occidentale Centre Dispatching Melle Labo Gentbrugge UPC Anvers UPC Flandre Orientale Labo Gentbrugge (uniquement si présence d échantillons UNE) Centre de Dispatching Melle 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 14 de 16

15 Annexe 3b : Enlèvement et ramassage des échantillons dispatching: Route Sud Date: UPC/Labo/centre de Dispatching Nom + signature collaborateur dispatching UPC Brabant Flamand UPC Limbourg UPC Liège Centre de Dispatching Gembloux UPC Luxembourg UPC Namur Centre de Dispatching Gembloux Labo Gentbrugge (uniquement si présence d échantillons UNE, uniquement le dernier jour ouvrable) 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 15 de 16

16 Annexe 3c : Enlèvement et ramassage des échantillons dispatching: Route labos AFSCA Date: UPC/Labo/centre de Dispatching Nom + signature collaborateur dispatching Centre de Dispatching Melle Labo Tervuren UPC Brabant Wallon Centre de Dispatching Gembloux Labo Liège Centre de Dispatching Melle Labo Gentbrugge (uniquement si présence d échantillons UNE) 2007/39/LAB/FR/DISPATCH/P002 page 16 de 16