Manuel Merchant Services Online

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1 Manuel Merchant Services Online

2 Table des matières Table des matières Introduction Connexion, nom d utilisateur et mot de passe Page d accueil Profile Transaction Activity Processed batches Chargeback Status Processed Transactions Funding Téléchargement du relevé de compte vers un fichier Excel ou CSV Téléchargement d un fichier CSV Merchant Activity Authorisation History Recent Authorisations Service clientèle

3 1 Introduction Voici le manuel Merchant Services Online. L application Merchant Services Online vous permet de consulter facilement le statut de vos autorisations, transactions traitées et paiements. Vous pouvez utiliser l application via le site Ce manuel décrit le fonctionnement du système et vous aide à utiliser l application Merchant Services Online de manière optimale. Le manuel détaille uniquement les possibilités les plus pertinentes pour vous. Si vous avez d autres questions au sujet de l'application ou si vous souhaitez de plus amples informations, vous pouvez contacter PaySquare au (du lundi au samedi, de 8h30 à 17h30) 3

4 2 Connexion, nom d utilisateur et mot de passe Pour utiliser l application Merchant Services Online, vous devez d abord vous connecter au système. Vous accédez à l application sécurisée via le site Vous ne pouvez accéder à l application Merchant Services Online que si vous disposez du nom d utilisateur (identifiant utilisateur) correct et du mot de passe correspondant. Vous avez récemment reçu ces informations (par téléphone ou par courrier électronique). Attention : le nom d utilisateur est personnel. Pour des raisons de sécurité et pour éviter toute fraude, nous vous recommandons de ne jamais transmettre votre nom d'utilisateur et votre mot de passe à des tiers. Vous pouvez demander un nouveau nom d utilisateur pour chaque utilisateur. Lorsque vous vous connectez pour la première fois, le système vous demande de modifier votre mot de passe. Le nouveau mot de passe doit compter au moins huit caractères, dont au moins un chiffre et quatre lettres. Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur <Forgotten Password>. Un mot de passe temporaire est alors envoyé à votre adresse électronique. Vous devez modifier ce mot de passe immédiatement après la connexion. Pour des raisons de sécurité, vous devez modifier votre mot de passe tous les mois. Un message vous est automatiquement envoyé lorsque votre mot de passe arrive à expiration. Vous pouvez alors modifier votre mot de passe. Le nouveau mot de passe doit également compter au moins huit caractères, dont au moins un chiffre et quatre lettres. Vous pouvez également modifier votre mot de passe dans l intervalle via <Customer Service/Change Password>. 4

5 3 Page d accueil La page d accueil s affiche. Les possibilités offertes par l application sont répertoriées sur cette page : Profile : les options sont les suivantes Merchant Details Account Fees Settlement Transaction Charges Transaction Activity : les options sont les suivantes Processed batches Chargeback Status Retrieval Request Suspense Transactions Processed Transactions Funding : les options sont les suivantes Account Account Summary Reports : les options sont les suivantes Funding DCC Settlement Report Merchant Activity : les options sont les suivantes Authorisation History Recent Authorisations Merchant Commission Report 5

6 Customer Service : les options sont les suivantes Contact Details FX Rate Alert Screen Change Password File Transfer 6

7 4 Profile Merchant Details Dans la section <Profile>, vous pouvez consulter les données personnelles communiquées à PaySquare sous <Merchant Details>. Votre nom, adresse, domicile, les marques que vous acceptez, les numéros de correspondance, les pourcentages de commission et les données bancaires sont notamment détaillés ici. 7

8 5 Transaction Activity La section <Transaction Activity> vous offre les choix suivants : Processed batches Chargeback Status Retrieval Request Suspense Transactions Processed Transactions 5.1 Processed batches Vous pouvez consulter les lots traités sous <Processed Batches>. Renseignez les champs <Posting Date-Start> et <End> comme suit pour indiquer la période souhaitée : (jj/mm/aaaa). Vous pouvez également indiquer la date à l'aide de l icône en forme de calendrier située sur le côté droit. Le montant total des transactions traitées s affiche pour chaque lot. Sous <Batch Detail>, vous pouvez afficher les détails relatifs aux transactions traitées en cliquant sur le lien <View Batch>. 8

9 5.2 Chargeback Status La section <Chargeback Status> présente l historique de chaque transaction contestée. Cet historique peut notamment inclure les éléments suivants : Premier chargeback : première réclamation formulée par l organisme émetteur de la carte au nom d un détenteur de carte Chargeback transfer : montant de la transaction contestée prélevée sur votre compte Re-presentment : refus par un marchand d une transaction contestée sur la base de preuves (des bons de transaction signés, par exemple) Deuxième chargeback : réaction de l organisme émetteur de la carte suite à la représentation Retrieval request : demande informative des données relatives à la transaction Vous pouvez rechercher des rejets de débit à l aide des paramètres suivants : Posted Date-Start : saisissez ici la date de début. Il s agit de la date à laquelle l acquéreur a reçu le rejet de débit de l émetteur. Posted Date End : saisissez ici la date de fin. Reason Code : code du motif et description du rejet de débit Cardholder Number : saisissez ici le numéro de carte de crédit (masqué) ARN : il s agit d un numéro à 23 chiffres unique créé par le système. Card Scheme : type de carte de crédit 9

10 Le tableau propose les informations suivantes au sujet du rejet de débit : Merchant Number : numéro de correspondance du marchand Posting Date : date de traitement du lot Item Type : type de transaction du rejet de débit Cardnumber : numéro de carte de crédit (masqué) ARN : numéro à 23 chiffres unique créé par le système Reason Code : code du motif et description du rejet de débit Currency : devise de la transaction Amount : montant original et devise du rejet de débit CCN : numéro de contrôle du rejet de débit 5.3 Processed Transactions Les transactions traitées sont répertoriées sous <Processed Transactions>. Vous pouvez utiliser cette option si vous recherchez une transaction spécifique. 10

11 6 Funding Sous <Funding>, vous pouvez sélectionner l option <Account Summary>. Il s agit d une vue d ensemble qui présente l ensemble des transactions MasterCard et Visa qui vous ont été payées au cours d'une période donnée. Renseignez les champs <Posting Date-Start> et <End> comme suit pour indiquer la période pour laquelle vous souhaitez afficher les transactions : (jj/mm/aaaa). Vous pouvez également indiquer la date à l'aide de l icône en forme de calendrier située sur le côté droit. Le tableau contient les informations suivantes : Posted date : date du traitement de la transaction Trans Type : types de transaction en fonction desquels les transactions avec les mêmes devises et types de carte de crédit sont regroupées : Merchant Purchase Deposit : montant total brut de la ou des transactions Merchant Purchase Fee - All : commission prélevée sur cette ou ces transactions Merchant Payments : montant net Summary Payment Totals : montant total brut, commission prélevée totale et montant total net de l ensemble des transactions qui vous ont été payées au cours de la période de paiement correspondante Slips : nombre de transactions par type de transaction Ref No : pour l usage interne de PaySquare Trans.Curr. : devise d exécution de la transaction Trans.Amt : montant brut de la transaction 11

12 Acc. Amt : montant brut de la transaction Acc.Charges : commission prélevée Acc.Amt.Net : montant net de la transaction Card Type : carte de crédit utilisée (MasterCard ou Visa) Batch No : numéro du lot de transactions ARN : numéro à 23 chiffres unique 6.1 Téléchargement du relevé de compte vers un fichier Excel ou CSV Vous pouvez également télécharger facilement le versement total par marque de carte de crédit (MasterCard et/ou Visa) vers un fichier Excel ou CSV en vue d analyses plus approfondies : Téléchargement vers Excel Cliquez sur l icône, puis sélectionnez <Excel Download>. Sélectionnez les colonnes A à M jusqu à la ligne où s affiche «Merchant Payments» dans la colonne B. La ligne «Merchant Payments» ne doit donc pas être incluse dans la sélection. Cliquez sur l onglet «Data» et sélectionnez «Rapport relatif aux graphiques et aux tableaux pivotants». Cliquez sur «Suivant» jusqu à ce que l option «Nouvelle feuille de travail» ou «Feuille de travail existante» soit disponible. Attention : si vous optez pour une feuille de travail existante, vous devez cliquer dans le coin supérieur gauche du tableau pivotant. Cliquez sur «Terminer». Faites maintenant glisser la liste avec les tableaux pivotants «Posted Date» vers le champ «Placer les champs de ligne ici». Faites ensuite glisser la liste avec les tableaux pivotants «Card Type» vers le champ «Placer les champs de colonne ici». Faites maintenant glisser la liste avec les champs pivotants «Acc. Amt» (= montant brut de la transaction) vers le champ «Placer les éléments de données ici». Faites de même avec les champs «Acc charges» (= commission prélevée) et «Acc Amt. Net» (= montant net de la transaction). La vue d ensemble présente également les totaux des commissions et des montants nets. Vous pouvez éventuellement enregistrer le fichier en tant que fichier Excel. 6.2 Téléchargement d un fichier CSV Le système Merchant Services Online vous propose une multitude d informations que vous pouvez consulter en ligne. Les données sont souvent si nombreuses qu elles ne peuvent pas toutes être affichées sur un même écran. Il est également possible que vous souhaitiez afficher les données dans une vue d ensemble ou une application propre. À cette fin, le système offre la possibilité de télécharger les fichiers avec ces données vers un système propre et de les lire/les utiliser dans ce système. La plupart des écrans avec des données offrent la possibilité de télécharger des fichiers au format CSV (Comma Separated Value, valeurs séparées par des virgules). De plus en plus d écrans permettent également de télécharger une feuille Excel. Les données sont enregistrées au niveau de la feuille et la mise en page est déjà en grande partie définie. Vous devez essentiellement utiliser cette forme de téléchargement lorsque vous souhaitez présenter les données telles quelles et uniquement modifier légèrement la mise en page de manière à étudier les éléments sur papier plutôt que sur écran. Cependant, si vous souhaitez modifier les données dans une autre application, le format CSV est plus adapté. Le format CSV se caractérise par le fait que l ensemble des données d une ligne est séparé par une virgule et que toutes les lignes se terminent par un saut de ligne (caractère indiquant une nouvelle ligne). Si un champ contient un texte où une virgule peut apparaître, le texte en question est encadré par des guillemets ("exemple"). Les chiffres utilisent le point décimal à la place de la virgule. Exemple : 12

13 première valeur, 1.24, deuxième valeur, texte sans virgule, 0.12, , 300<lf> On retrouve donc sur une même ligne les valeurs : première valeur 1,24 deuxième valeur texte sans virgule 0,12 120, Ces fichiers sont faciles à lire avec Microsoft Excel. Le programme reconnaît automatiquement l extension.csv. Le problème réside cependant dans le fait que la version française de l application Excel part du principe que les fichiers CSV utilisent des points-virgules à la place des virgules et des virgules décimales à la place des points décimaux. Si vous ouvrez un fichier téléchargé depuis MSO avec la version française de l application Excel, tous les éléments sont placés dans la première colonne et les champs ne sont pas insérés dans chaque colonne. Le mieux est donc de lire ces fichiers d une autre manière dans Excel. Les pages suivantes vous expliquent comment procéder. Téléchargement en tant que fichier CSV Cliquez sur l icône, puis sélectionnez <Excel Download>. Cliquez sur la colonne A dans Excel. Cliquez sur l onglet «Data» et sélectionnez «Texte en colonnes». Cliquez sur l option «Séparé», puis sur «Suivant» pour poursuivre. 13

14 Sélectionnez «Virgule» en tant que caractère de séparation et cliquez sur «Suivant». Cliquez sur «Avancé». Sélectionnez le point en guise de caractère décimal et l'espace ou rien (il s'agit de la troisième option de la liste) en guise de caractère de séparation des milliers. Cliquez sur «OK». Cliquez sur «Terminer». 14

15 Les données sont alors lues et doivent se présenter à peu près de la manière suivante : Comme vous pouvez le voir, les colonnes G à J sont lues en tant que chiffres dans Excel. Procédez comme suit pour modifier la mise en page des colonnes : Sélectionnez la colonne en cliquant sur la lettre. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur la zone sélectionnée et choisissez «Propriétés de la cellule». 15

16 Modifiez maintenant la mise en page à votre guise et cliquez sur <OK>. Le résultat est alors le suivant : 16

17 7 Merchant Activity Les informations suivantes sont répertoriées sous <Merchant Activity> : Authorisation History Recent Authorisations Merchant Commission Report 7.1 Authorisation History Les autorisations déjà accordées sont détaillées ici. 7.2 Recent Authorisations Vous trouvez ici les demandes d autorisation les plus récentes. Renseignez les champs <Auth Date- Start> et <End> comme suit pour indiquer la période pour laquelle vous souhaitez afficher les demandes d autorisation : (jj/mm/aaaa). Vous pouvez également indiquer la date à l'aide de l icône en forme de calendrier située sur le côté droit. Le tableau contient les informations suivantes : Trace No : numéro d autorisation interne attribué par le système Trans Date : date de la transaction Trans Time : heure à laquelle la transaction a eu lieu 17

18 Card No : numéro de carte de crédit (seuls les quatre derniers chiffres sont indiqués) Exp MMYY : date d expiration de la carte de crédit au format mois-année Trans Curr : devise de paiement Amount : montant de la transaction, dans la devise de paiement (colonne sans titre) colonne libre permettant la définition du code de réponse Auth Code : code d autorisation Reversed : si l autorisation est annulée, la mention «Reversed» apparaît dans la colonne. Sinon le champ est vide. RC : code de refus d autorisation interne 18

19 8 Service clientèle Si vous avez des questions, vous pouvez contacter PaySquare au (du lundi au samedi, de 8h30 à 17h30) 19