Cahier des clauses techniques particulières relatif à l organisation de la manifestation «Journées du patrimoine» des 20 et 21 septembre 2003

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1 Cahier des clauses techniques particulières relatif à l organisation de la manifestation «Journées du patrimoine» des 20 et 21 septembre 2003 marché n.. Personne publique contractante Ministère de la Culture et de la Communication Département de l Information et de la Communication 3, rue de Valois Paris Cedex 01 Personne responsable du marché chef du département de l Information et de la Communication Ministère de la Culture et de la Communication Objet de la consultation Organisation de la vingtième édition des Journées du Patrimoine 20 et 21 septembre 2003 Etendue de la consultation Appel d offres ouvert en application des articles 10, 33, 72 et 58 à 60 du code des marchés publics Interlocuteur François Muller chef de la mission de la communication ministère de la Culture et de la Communication direction de l Architecture et du Patrimoine 3, Place de Valois Paris 1

2 A / PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES JOURNÉES DU PATRIMOINE 1 / Objectifs des Journées du Patrimoine Les objectifs de cette manifestation sont : Eveiller l'intérêt du public pour le patrimoine au moyen d'une invitation à visiter les sites ouverts à l'occasion des Journées du Patrimoine dans toute la France. Susciter, au-delà de cette opération ponctuelle, une fréquentation accrue des monuments publics et privés pendant le reste de l'année. Montrer la richesse et la diversité du patrimoine dans son extension chronologique (de la préhistoire au XX e siècle) comme dans son contenu (sites archéologiques, petits édifices ruraux, patrimoine industriel et ethnologique, parcs et jardins, lieux de mémoire... ). Faire connaître au plus grand nombre l'action des pouvoirs publics notamment du ministère de la Culture et de la Communication (direction de l Architecture et du Patrimoine, directions régionales des Affaires culturelles) pour sauvegarder le patrimoine et le rendre accessible à tous. Mettre en valeur le travail de ceux qui œuvrent quotidiennement pour restaurer le patrimoine ou diffuser les recherches dont il est l'objet (architectes, artisans, archéologues, documentalistes, associations...). Faire prendre conscience au public de la dimension européenne de l'opération. En 2002, 47 pays d'europe ont organisé des Journées similaires, sous l'égide du Conseil de l'europe, du Centro nacional de cultura (Lisbonne Portugal) et de l Union Européenne. Les acteurs Au ministère de la Culture et de la Communication : La direction de l Architecture et du Patrimoine / mission de la Communication Celle-ci est chargée de l organisation de l'opération au niveau national, et plus particulièrement de : - la coordination avec les directions régionales des Affaires culturelles - les relations avec la presse - les relations avec les partenaires institutionnels - les relations avec les mécènes - le choix du visuel et le suivi de sa création - la coordination du site internet - la coordination des Journées européennes du patrimoine 2

3 Les directions régionales des Affaires culturelles (DRAC) Sur le plan régional, l'organisation des Journées du Patrimoine relève de la responsabilité des directions régionales des Affaires culturelles. Celles-ci sont chargées plus particulièrement de : - recenser les monuments et sites ouverts et susciter de nouvelles ouvertures, - organiser et encourager la mise en place d'animations autour du thème national, voire développer des actions spécifiques autour de thématiques régionales, - créer des circuits à thème, - susciter et organiser des opérations associant des pays étrangers, notamment dans les régions transfrontalières, - diffuser des informations auprès de la presse et du public, au moyen de brochures, dépliants, tirés à part d'un quotidien, Internet, multimédia..., - diffuser le matériel de promotion (affiches, programme..) dans les DRAC et lieux autres que ceux participant aux journées, - assurer la coordination de la manifestation en région avec les associations, les acteurs publics (collectivités territoriales, comités régionaux, départementaux et offices du tourisme, Villes d art et d histoire, Conseil d architecture, d urbanisme et de l environnement, etc) et les partenaires éventuels (presse régionale et autre relais de communication), - faire remonter les informations à l'échelon national. Les partenaires Les Journées du Patrimoine bénéficient chaque année du concours d'un ou de plusieurs partenaires institutionnels et médiatiques sur le plan national ou au niveau régional. Elles reçoivent en outre le soutien financier de partenaires privés qui permet d'élargir l'audience de la manifestation. Sur le plan régional, plusieurs DRAC négocient des accords de partenariat avec un quotidien régional de façon à assurer une meilleure diffusion de l'information. 2 / Historique des Journées du Patrimoine Création de la Journée Portes Ouvertes dans les monuments historiques, le troisième dimanche de septembre De nombreux pays européens suivent l'exemple français Le Conseil de l'europe institue officiellement les Journées européennes du Patrimoine et confie aux Pays-Bas la création d'un bureau de coordination. L'Union européenne s'associe à cette initiative et soutient le bureau de coordination dans sa mission de promotion internationale. 11 pays organisent une manifestation identique La Journée Portes Ouvertes se déroule désormais sur deux jours, 3ème week-end de septembre et s'intitule Journées du Patrimoine pays organisent une manifestation semblable. La Fondation Roi Baudouin (Belgique) prend en charge le bureau de coordination. 3

4 pays européens : 13 millions de visiteurs, monuments ouverts La France reçoit les représentants européens des Journées européennes du Patrimoine pour la cérémonie officielle de lancement de ces Journées En France : - trois thèmes :. 10 ème anniversaire des COREPHAE ;. Le 100ème anniversaire du cinéma ;. Les parcs et jardins ; - 7 millions de visiteurs, soit 10 % de plus qu'en monuments et sites ouverts pays européens (6 de plus qu'en 1995) : Principauté d'andorre, Principauté de Monaco, Islande, Le Saint-Siège, l'ex-république yougoslave de Macédoine, l'ukraine. En France : - deux thèmes : Patrimoine et littérature, Patrimoine et lumière - 8 millions de visiteurs (15 % de plus qu'en 1995) ; monuments et sites, dont 377 nouveaux sites En France : - trois thèmes :. Patrimoine, fêtes et jeux,. Patrimoine industriel,. Patrimoine et lumière. - La réalisation de l affiche a été confiée au dessinateur Fred monuments et sites ouverts pays européens auxquels se joint la Turquie En France : - un thème : métiers et savoir-faire ; - 11, 5 millions de visiteurs, - près de sites ouverts pays européens En France : - deux thèmes :. Patrimoine et citoyenneté. l Europe, un patrimoine commun - 11,5 millions de visiteurs ; sites ouverts En France : - un thème : Patrimoine du XXème siècle sites ouverts ; - 11,5 millions de visiteurs pays européens auxquels vient s ajouter Taïwan En France : - un thème : Patrimoine et associations, dans le cadre de la commémoration du centenaire de la loi du 3 juillet A la suite des attentats commis à New-York et de la mise en place, sur l ensemble du territoire Français, du plan vigipirate renforcé, les journées du Patrimoine sont annulées le 13 septembre En France : - un thème : Patrimoine et territoires - 11,8 millions de visiteurs, sites ouverts, manifestations. 4

5 3 / Les Journées du Patrimoine 2002 : 21 et 22 septembre La fréquentation enregistrée lors de la 19 ème édition des Journées du Patrimoine confirme une nouvelle fois l intérêt des Français pour leur patrimoine. Si l ouverture exceptionnelle des monuments publics retient toujours l attention des visiteurs, il convient de noter que nombre d entre eux choisissent de plus en plus des visites thématiques et apprécient d avantage des modalités de découvertes différentes : circuits de visites, visites guidées, etc... D autres n hésitent pas à enfourcher leur vélo ou à chausser leur roller pour découvrir les monuments de leur ville ou de leur environnement proche. En 2002, le thème national des Journées du Patrimoine a été : «Patrimoine et Territoires». Ce thème a été retenu dans la perspective de mettre l accent sur les actions des associations œuvrant dans le domaine du patrimoine. Depuis un siècle, les associations jouent en effet un rôle essentiel dans la protection et la mise en valeur du patrimoine. Les Journées du Patrimoine ont donc été l occasion de rendre hommage à l engagement - souvent passionné - de milliers d entre elles. Leur action dans le domaine du patrimoine est déterminante notamment sur la qualité de notre cadre de vie, aussi bien d ailleurs dans les espaces urbains que dans les zones rurales. Le plus souvent, cette action accompagne le ministère de la Culture et de la Communication dans ses missions de sauvegarde et de valorisation du patrimoine. Les associations sont ainsi devenues pour l Etat des partenaires privilégiés avec lesquels un dialogue fructueux s est progressivement instauré. Elles ont un rôle reconnu et une action appréciée que les Journées du Patrimoine 2001 devaient mieux faire connaître et valoriser. L annulation des Journées du Patrimoine n ayant pas permis aux très nombreuses associations qui s étaient fortement mobilisées pour présenter au public leurs actions et leur activités au travers des multiples animations - colloques, expositions, visites...- qu elles avaient préparées, il a paru opportun de reprendre cette année le thème des associations sous une formulation différente afin de renouveler l attention du public et l intérêt de la presse qui s était également investie sur ce thème l an dernier. Ce thème «patrimoine et territoires» a offert la possibilité de mettre en valeur ce nouveau rôle des associations dont l action s incarne très concrètement, pour la plupart d entre elles, dans un contexte territorial. Il a permis en outre de valoriser des patrimoines plus spécifiques, caractéristiques ou représentatifs d une région ou d un pays. 5

6 Les retombées médiatiques La presse, notamment écrite, a largement fait l'écho de cette opération avec plus de coupures de presse écrite enregistrées, dont coupures pour la presse nationale - et plus de pour la presse régionale. A noter, un grand nombre de suppléments édités par la presse régionale. Ainsi, 10 DRACS ont réalisées, dans le cadre de partenariats, des suppléments et/ou des tirés à part avec les grands quotidiens régionaux retombées audiovisuelles, dont 270 retombées régionales et 164 nationales (120 radios et 44 télévisions). Enfin, la presse Internet rassemble 16 annonces et 45 articles dont la majorité proviennent des sites de quotidiens ou d'hebdomadaires nationaux (le Parisien, l'express.). Les moteurs de recherche Yahoo, Voilà mais également Club Internet, Wanadoo ont annoncé la manifestation dans leurs pages Actualités. Les outils de communication et de diffusion de l information : - les brochures-programme régionales ont été éditées dans la plupart les régions ou réalisées avec la collaboration de la presse quotidienne régionale, - le céderom-audio, présentant plus des rubriques nationales ainsi qu une sélection par département de sites ouverts et de manifestations, a servi de support d information à près de 570 radios locales et associatives., - le site internet mis en place dès la fin du mois de juillet proposait une sélection des manifestations relatives aux thèmes nationaux et régionaux. Le programme complet a été mis en ligne au début du mois de septembre connections ont été enregistrées et pages ont été consultées. - le standard téléphonique mis en place une semaine avant la manifestation a reçu plus de 3000 appels sur 7 jours, avec 1000 communications pour la seule journée du samedi le kiosque d information, qui a été ouvert à partir du 16 septembre dans les jardins du Palais Royal, s est révélé être, avec brochures distribuées au public, un relais de diffusion du programme de la région Ile-de-France particulièrement efficace. Les partenariats Les Journées du Patrimoine 2002 ont bénéficié, comme les années précédentes, de partenariats logistiques et financier très importants. D un montant global de plus de euros, cet apport a permis en particulier d élargir la diffusion des informations (affichage, édition,...) et d abonder le budget consacré par chaque direction régionale des affaires culturelles à cette manifestation. 6

7 Pour la première fois cette année, la partenariat de Radio France et plus particulièrement de France Inter a permis une meilleure information du public. 4 / Les Journées du Patrimoine 2003 : 20 et 21 septembre Le thème national de l édition 2003 est en cours de définition. Toutefois deux événements majeurs viendront en 2003 sous-tendre l organisation des Journées du Patrimoine :! le Vingtième anniversaire de la manifestation ;! le bicentenaire de la naissance de Prosper Mérimée (1803). Le «grand public» demeure la cible principale de cette opération. Si les chiffres de fréquentation sont en augmentation depuis 19 ans, une approche plus qualitative de l'opération est à privilégier. B / PRESTATIONS DEMANDÉES À L'AGENCE En concertation permanente avec la mission de la communication de la direction de l Architecture et du Patrimoine, la ou les agence(s) assure(nt) un rôle de conseil et d assistance auprès des DRAC. Le marché se compose de 3 lots dont deux comprenant chacun une tranche ferme et plusieurs tranches conditionnelles. La présence de tranches conditionnelles est justifiée par l incertitude dans laquelle se trouve l administration de pouvoir disposer des fonds de concours apportés par les entreprises partenaires, au moment de passation du marché, même si la plupart de ces partenariats ont en l espèce un caractère récurrent. Les tranches fermes correspondent aux prestations pour lesquelles l Etat dispose d un budget propre réservé. I LOT N 1 Tranche ferme : - Elaboration d'un plan de communication Proposition d'un dispositif d'organisation comportant un calendrier précis des interventions et un dispositif précis des moyens mobilisés notamment en termes de personnels et de matériels. Elaboration et prise en charge des moyens d information du public : remontée des informations pour le site Internet, pour le kiosque et le standard d information. 7

8 L importance des missions décrites dans ce lot nécessite une complète disponibilité des équipes de l agence retenue et ce même en période de vacances estivales. - Campagne de presse Un soin particulier devra être apporté par l'agence aux points suivants : Collecter les informations auprès des DRAC (liste des monuments ouverts, événements et thèmes retenus par la région, ouvertures et animations exceptionnelles, projets transfrontaliers...) pour élaborer et structurer le dossier de presse national. Organiser une campagne de presse nationale et régionale (calendrier à préciser), visant tous les types de supports, écrits et audiovisuels en tenant compte de leur périodicité et du thème qui sera retenu. Concevoir, réaliser et diffuser un CD audio, édité à 1200 exemplaires et destiné aux radios locales. Il présente une dizaine de rubriques nationales et d interviewes ainsi qu une sélection d informations liées aux manifestations locales et ce pour chaque département (environ une centaine de chroniques). Elaboration d un fichier de radios locales et associatives pour la diffusion. Analyse de son exploitation. Rédiger, imprimer et diffuser les communiqués et le dossier de presse nationaux : - Rédaction, impression et diffusion du dossier de presse environ 400 pages en 1000 ex (couvrant la presse nationale, régionale et institutionnels ciblés). Un cd comprenant la partie sur la sélection des programmes régionaux pourra être réalisé pour les envois à la presse) - Rédaction, impression et diffusion des communiqués (3x1000 ex.) destinés à la presse régionale et nationale et institutionnels ciblés ; Organiser la conférence de presse de lancement des Journées du Patrimoine en lien avec le DIC et la DAPA : - gestion logistique de la conférence et de l accueil, conception, impression et diffusion du carton d invitation (3000 ex.), prise en charge financière du cocktail (350 personnes), Susciter et organiser des interviews par la presse nationale écrite et audiovisuelle pour des représentants du ministère de la Culture et de la Communication ou d'autres personnalités désignées par la direction de l Architecture et du Patrimoine. Etablir un bilan : Rassembler l'ensemble des articles afin de réaliser un pressbook. Il conviendra d en réaliser une analyse qualitative et quantitative dans un délais de deux mois après la manifestation. - abonnement à la surveillance de la presse écrite, de la télévision et de la radio Enregistrer les émissions radiodiffusées et télévisées, réaliser un montage audiovisuel des émissions T.V. nationales et régionales qui sera également analysé de manière qualitative et quantitative. 8

9 Cette campagne de presse n inclue, par ailleurs, aucun achat d espace. - Coordination et suivi des partenariats " Les partenariats privés Ils sont un atout essentiel du développement de la notoriété et de l audience des Journées du Patrimoine. Ces dernières bénéficieront en 2003 du soutien financier de Carrefour et du Crédit Agricole. A ce jour, France Loisirs ne souhaite pas renouveler son soutien aux Journées du Patrimoine. L agence aura pour mission :! de rechercher un nouveau partenaire privé à l exclusion de toute société ayant des activités économiques similaires ou proches de celles des deux autres partenaires confirmés. Pour le Crédit Agricole : établissement de crédit, société financière, entreprise d investissement, société d assurance. Pour Carrefour : entreprise du secteur de la grande distribution.! de coordonner les partenariats nouveaux et anciens sur le plan national. Tout autre partenariat qui sera proposé avec des organismes privés, institutionnels et des groupes de presse sera soumis pour accord à la mission de la communication de direction de l Architecture et du Patrimoine. Par ailleurs, l agence retenue assistera les DRAC pour toutes les opérations associant les partenaires nationaux ceux-ci ayant une implantation régionale. Les partenariats institutionnels Il s agit de sensibiliser l ensemble des partenaires institutionnels du ministère de la Culture et de la Communication et de la direction de l'architecture et du Patrimoine (autres ministères, ambassades, associations... ), et en fonction du thème retenu, d élargir et d adapter ce réseau de partenaires, pour organiser des ouvertures et des animations spécifiques. Les partenariats médiatiques Le concours de «partenariat presse» doit être développé de façon systématique tant en région qu au niveau national afin d assurer la meilleure diffusion possible des informations. Les Drac devront être épaulées dans leurs recherches et négociations diverses avec les supports presse locaux, notamment pour l édition des programmes. 9

10 Tranche conditionnelle 1: achat et gestion d espaces publicitaires La Direction de l architecture et du patrimoine cherche à atteindre le grand public français sur ses lieux de vie quotidienne et l'informer de l'opération «Journées du patrimoine». L'agence ou la société devra présenter un réseau de diffusion pertinent sur la France entière et la plus large possible et assumer la gestion matérielle du routage et de l affichage, soit : Par référence, en 2002 : - campagne d affichage Paris-Ile de France Province sur une semaine - format 120 X 174 dont 310 en province et 220 à Paris. - affiches fournies par le ministère de la culture. Tranche conditionnelle 2: Saisie informatique Le prestataire assurera la saisie informatique des questionnaires régionaux sur la base de 9 régions et de 5000 fiches soit : Saisie de fiches manuscrites Relecture Correction de la saisie Exports pour la diffusion du matériel et de la brochure régionale Suivi de projet La prestation se déroulera entre la fin mai et la fin juillet. Le prestataire évaluera le coût des 1000 fiches supplémentaires II LOT N 2 Tranche ferme : Proposition d'un dispositif d'organisation comportant un calendrier précis des interventions et les moyens mobilisés notamment en termes de personnels et de matériels. L importance des missions décrites dans ce lot nécessite une complète disponibilité des équipes de l agence retenue et ce même en période de vacances estivales. - Réalisation et diffusion du matériel de promotion (cf en annexe le plan de diffusion du matériel de promotion des Journées du Patrimoine 2002). 10

11 Le titulaire a la charge de l élaboration du cahier des charges remis aux graphistes et de la conception du visuel annuel des Journées, en concertation avec la DAPA et le DIC. Les graphistes non retenus devront être indemnisés. Adaptation des formats, réalisation et diffusion de l'ensemble du matériel de promotion (petites et grandes affiches, outils de signalétique...) auprès des DRAC, des partenaires et des quatorze mille sites participant à ces journées. Les listes des destinataires sont fournies par les DRAC sous forme de fichiers informatiques. - photogravure et impression : * affiches : affichettes 40 x 60, dont repiquables (avec réserve blanche) et repiquées (avec le logo des partenaires régionaux 5 régions en ont fait la demande en 2002), affiches 120 x 160 /120 x 176, affiches 80 x 120 ; * bandeaux signalétiques en papier : bandeaux 20 x 60 dont personnalisés ; * reproduction du visuel (bromures, typons) en une centaine d'exemplaires ; * réalisation de 500 ektas du visuel pour la presse et les DRAC ; * reproduction et adaptation du visuel (typon, syquest ou CD rom) pour l'édition de documents spécifiques (brochures ou suppléments régionaux, carton d invitation de la conférence de presse, etc ) ; * impression d'une jaquette pour le dossier de presse éditée en ex : ex pour la conférence de presse et diffusion nationale, les jaquettes restantes étant destinées aux DRAC ; La chemise est déclinée en deux formats différents. - routage des affiches et bandeaux et autrs outils de communication (ektas, CD rom, jaquettes dossier de presse pour les drac, etc...) ; Réalisation et diffusion d un document de sensibilisation des Journées du Patrimoine. - conception et impression d une brochure synthétique de sensibilisation ( ex.), format A, 3 volets - expédition de la brochure de sensibilisation (accompagnée d un courrier générique) ; L agence assurera la présentation et la mise en forme graphique du site internet. - site internet : élaboration du sommaire, adaptation de la ligne graphique, mise en page (150 pages en 2002) L'agence prendra en charge : l organisation, le montage-démontage, l animation et la gestion de la documentation du kiosque national d information. Le prestataire assurera l organisation et le fonctionnement du standard téléphonique national, installé à Paris. Le standard téléphonique est ouvert au public au cours de la semaine précédent les Journées du patrimoine. Il permet au grand public de se renseigner sur les ouvertures et manifestations proposées pendant les Journées. 11

12 Les opérateurs effectuent les recherches pour apporter les informations attendues grâce au site internet national ou avec les brochures régionales. Tranche conditionnelle 1 : Impression et routage d un tract Le prestataire assurera l impression et le routage d un tract au format A5, impression quadri en recto-verso sur la base du visuel national dont il assurera l adaptation (prépresse). Le papier retenu est du moderne brillant 115 grammes ou équivalent. Quantité : exemplaires (évaluation des exemplaires supplémentaires) Le prestataire assurera également le routage de la totalité des exemplaires sur la base de 150 sites sur le territoire français (envois en nombre). Tranche conditionnelle 2 : Impression et routage d une carte postale. Le prestataire assurera l impression d une carte postale au grammage et au format standard, impression quadri en recto sur la base du visuel national, impression une couleur sur le verso avec mention du copyright, lignes et emplacement du timbre. Quantité : exemplaires (évaluation des exemplaires supplémentaires). Le prestataire assurera également le routage de la totalité des exemplaires sur la base de 26 points de diffusion sur le territoire métropolitain et 4 DOM-TOM (envois en nombres). Tranche conditionnelle 3 : Standard téléphonique Une analyse qualitative et des statistiques devront pouvoir être fournies rapidement après l opération. Plus de 3000 appels ont pu être traités en 2002 par les opérateurs. Néanmoins, le système mis en place n a pas permis d évaluer le nombre d appels global. Il n a donc pas été possible de quantifier les appels non traités, ni par conséquent d adapter ou d anticiper le nombre d opérateurs à la demande réelle. L offre proposée doit donc intégrer ces paramètres finaux ainsi que permettre de réaliser des statistiques de fréquentation sur la semaine. 12

13 III LOT N 3 Evénementiel Le prestataire proposera des événements à l échelon national de nature à valoriser le vingtième anniversaire des Journées du Patrimoine. Il devra en assurer la conception et l organisation. C / BILAN Dans les deux mois suivant l'opération, la ou les agences devront, outre la réalisation du press-book et de la compilation des reportages audiovisuels, établir pour chacun des trois lots précités un document synthétique qui traduira, en termes quantitatifs et qualitatifs, l'impact de la manifestation. Les résultats obtenus devront être analysés en fonction des moyens engagés. D / ANNEXES - Plan de diffusion du matériel de promotion des Journées du Patrimoine 2002 ; - Communiqués de presse des Journées du Patrimoine