Institutions. Dossier de présentation. Gestion des dossiers

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1 Institutions Dossier de présentation Gestion des dossiers

2 Institutions dossier de présentation Page 2 TABLE DES MATIERES GESTION DES DOSSIERS Organigramme Structure des dossiers...p.3 Organigramme Suivi des usagers...p.4 Environnement général...p.5 Gestion des lieux institutionnels...p.6 Gestion des collaborateurs...p.7 Dossier de l'usager...p.8 L'usager et ses données personnelles...p.9 Son identité...p.9 Sa famille...p.10 Son dossier médical...p.11 Son réseau extérieur...p.12 L'usager et l'institution...p.13 Son cadre dans l institution...p Ses référents...p.15 Vie de l usager...p.16 Evénements de la vie quotidienne...p Journal de vie...p.18 Evaluations...p.19 Synthèses pluridisciplinaires...p.20 Objectifs pédagogiques...p.21 Exploitation statistiques...p.22 Vue des dossiers...p.22 Vue des événements...p.22 Vue de la fiche d'un usager...p.23

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5 Institutions dossier de présentation Page 5 ENVIRONNEMENT GENERAL Une application tournant sous Windows, personnalisable et complétement paramétrable. Vous pourrez y gérerez les données de vos collaborateurs, ainsi que celles de vos différents lieux institutionnels. Vous y gérerez également les dossiers des usagers (terme générique utilisé tout au long de cette présentation). Un seul dossier par usager, avec des informations stockées dans autant de pages que vous le souhaitez. Des données administratives, mais également des observations, véritable livre de bord institutionnel qui conservera l histoire. Ces observations serviront à nourrir les rapports, les synthèses et faciliteront la fixation d objectifs pédagogiques. Rien de plus ennuyeux que de remplir des informations si l on n est pas capable ensuite de les restituer sous forme statistique. L application permet l extraction de toutes données sous forme directement éditable ou exploitable dans les outils de bureautique habituels.

6 Institutions dossier de présentation Page 6 GESTION DES LIEUX Dans cet environnement, on saisira les différents lieux de l'institution (foyers éducatifs, ateliers, bâtiments administratifs). Cela permettra par la suite de faire référence à ces lieux dans le dossier de l'usager. Les pages contiendront autant de renseignements significatifs pour la gestion de votre institution. - adresse - caractéristiques du lieu - etc

7 Institutions dossier de présentation Page 7 GESTION DES COLLABORATEURS Dans la gestion des collaborateurs, on stockera toutes les informations nécessaires à la conduite de l'institution: - données personnelles - fonction dans l'institution - formations accomplies - etc C'est ici également que l'on règlera les droits de visualiser telle ou telle page des dossiers (ou tel champ d'une page)

8 Institutions dossier de présentation Page 8 DOSSIER DE L'USAGER On saisira toutes les données administratives de l'usager, tout d'abord celles le concernant lui et son entourage, puis celles concernant l'usager et l'institution. La gestion des dossiers est simple. Un explorateur de pages permet facilement de retrouver les pages classées par thèmes.

9 Institutions dossier de présentation Page 9 L'USAGER ET SES DONNEES PERSONNELLES Son identité

10 Institutions dossier de présentation Page 10 Sa famille On saisira les données concernant ses parents, ses frères et sœurs, les autres personnes significatives de son entourage.

11 Institutions dossier de présentation Page 11 Ses données médicales Une partie du dossier de l'usager concerne son dossier médical: - liste de ses médecins - sa médication - d'éventuels régimes - d'éventuelles allergies - etc On peut même y adjoindre des aspects diagnostic et c'est là l'intérêt de pouvoir masquer des pages, de manière à ce que ces informations ne soient visibles que par les personnes autorisées.

12 Institutions dossier de présentation Page 12 Son réseau extérieur On saisira ici tous les intervenants extérieurs liés à la vie de l'usager, soit: - assistants sociaux de différents services - représentant légal - service placeur - employeur externe - etc

13 Institutions dossier de présentation Page 13 L'USAGER ET L'INSTITUTION Son cadre dans l'institution L usager est entré dans l institution, il va bénéficier d un certain nombre de prestations (foyer éducatif, atelier, suivi thérapeutique, etc.). Ces données seront également stockées dans son dossier. On y fera le lien avec les lieux institutionnels. Prestations éducatives

14 Institutions dossier de présentation Page 14 Prestations atelier

15 Institutions dossier de présentation Page 15 Ses référents institutionnels Plusieurs intervenants vont accompagner l usager dans son parcours institutionnel. Une page en retiendra les noms, ainsi que les remplaçants.

16 Institutions dossier de présentation Page 16 VIE DE L'USAGER Saisie des événements de la vie quotidienne Les observations faites tous les jours sont consignées dans un journal des événements. Ce journal permet de catégoriser les observations selon les domaines et natures (librement définissables par l institution). Tous les collaborateurs sont habilités à saisir des observations. Exemple 1

17 Institutions dossier de présentation Page 17 Exemple 2

18 Institutions dossier de présentation Page 18 Journal de vie (historique des événements) Toutes les observations faites pour un usager sont récupérées et permettent une lecture continue des événements le concernant.

19 Institutions dossier de présentation Page 19 Observations fondamentales (Evaluation autonomie) A partir des observations récoltées, le collaborateur va établir une évaluation. Cette page fera partie du dossier pédagogique du résident. Exemple d'une méthode pour classifier l'autonomie de l'usager :

20 Institutions dossier de présentation Page 20 Rapport de synthèse pluridisciplinaire Une autre page du dossier stockera les résultats des synthèses pluridisciplinaires, sous forme d'un document joint directement consultable depuis l'application.

21 Institutions dossier de présentation Page 21 Saisie des objectifs Que serait l'éducation sans la fixation d'objectifs? Une page va permettre la saisie de ces objectifs, page qui fera partie intégrante du dossier de l'usager.

22 Institutions dossier de présentation Page 22 EXPLOITATION - STATISTIQUES Il est important que les données patiemment accumulées dans les dossiers soient exploitables. Que ce soit sous forme visible directement dans l application, sous forme d éditions ou sous forme d extractions récupérables sous Excel, vos données sont à votre disposition. Vues en grilles des données permettant : filtres, extractions, graphiques, recherches, impressions, envois par , etc Vue des dossiers Vue des événements Visibles par dossiers ou par collaborateurs

23 Institutions dossier de présentation Page 23 Vue de la fiche d'un usager Ce document, qui rappelle l'ensemble des données saisies pour un usager, est consultable à l'écran et imprimable. Dossier Exemple de vue d un dossier Vue générale - colonne de gauche : les rubriques du dossier - colonne centrale : détail par rubrique, selon choix - colonne de droite : éléments multimédia GED liens -