Aide au choix de gestion

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1 LA REFERENCE DES LOGICIELS D AIDE A LA GESTION DES AIRES D ACCUEIL Aide au choix de gestion La gestion des aires d accueil des gens du voyage & l informatique : Quelle version d Hermès : Essentiel, télégestion ou prépaiement? UN LOGICIEL EDITE PAR NBNS 3 rue Gambetta RENNES

2 Introduction L A S O L U T I O N D E G E S T I O N A D A P T E E A V O S C H O I X La gestion des aires d accueil des gens du voyage comporte avant toute chose une forte dimension humaine. L informatisation, nécessaire dans le but d un suivi rigoureux des opérations de gestion, ne remplace pas pour autant la relation avec les habitants de l aire d accueil. Votre objectif est d optimiser le temps de présence de vos agents. L informatisation devient donc un enjeu stratégique.

3 U L outil informatique : quels usages pour quels professionnels? L outil informatique, quels usages pour quels utilisateurs? Une solution logicielle, quelle qu elle soit, doit véritablement apporter un «plus» à la gestion de votre équipement. Elle doit épouser les fonctions que vous avez souhaité mettre en place et guider vos agents d accueil dans l exercice de leur métier. Les aires d accueil des gens du voyage existent depuis plus de 30 ans et l informatisation est apparue dès les années Cette expérience est mise à votre disposition! Dans la gestion des aires d accueil des gens du voyage on peut distinguer au moins 2 types différents d utilisateurs : Les gestionnaires Premiers concernés par la gestion de ces équipements, les agents d accueil ou gestionnaires sont face aux habitants de l aire d accueil de façon plus ou moins permanente. Ils assurent l essentiel de la relation client et représentent auprès d eux l image de votre collectivité ou de votre entreprise. Ils établissent les factures liées au séjour des familles et procèdent aux encaissements de celles-ci. A chaque instant, ils doivent être en capacité d expliquer les modalités de fonctionnement de l aire d accueil, rappeler la règle en cas de nécessité, et apporter des précisions sur les factures auprès d utilisateurs voulant s assurer qu aucune erreur n est présente. Les gestionnaires doivent donc disposer d un outil fiable sur lequel ils pourront s appuyer pour leur fonction de gestion. Les responsables de service En relation étroite avec leur équipe de gestionnaires ou d intervenants auprès des gens du voyage, ils suivent de très près le bon fonctionnement de la gestion des aires d accueil. Un rôle important pour la bonne marche du service. Il s agit pour eux de disposer en temps réel d informations essentielles sur, par exemple la disponibilité des emplacements sur une aire d accueil, l état des dettes, les travaux en cours Leur rôle est de permettre la bonne coordination du dispositif d accueil sur un territoire donné, ainsi que d informer de façon synthétique les élus en charge de ce dossier. La fourniture des statistiques de fréquentation des aires d accueil n est qu un des aspects de la mission de gestion, aussi un simple «clic» doit suffire à leur édition! Bien d autres fonctions existent : par exemple les procédures contentieuses. Et dans ce cas, les dossiers transmis doivent être le plus complet possible!

4 Prépaiement ou pas? L orsque l on gère un équipement d accueil des gens du voyage, il est courant d être confronté à des situations de non paiement, de dettes, et ne venant pas toujours de familles en difficulté. Rien de bien étonnant ni de très différent de l ensemble de la population française. Il est normal de penser que le prépaiement constitue une bonne solution à ces problèmes et que la coupure automatique des fluides permettra d endiguer les dettes. Dans les faits Il est évident que l automatisme permet de soulager un certain nombre de tâches, comme le relevé des compteurs ou encore leur mise en route à distance. Ces différentes opérations supposent un investissement qui peut être lourd mais dont l amortissement à moyen terme est permis. Attention toutefois à ce que l automatisme en place soit ouvert, c'est-à-dire apte à recevoir une autre solution logicielle dans le cas où vous seriez insatisfait de la vôtre demain. Le prépaiement Automatiser les coupures des fluides en fonction des états des comptes clients amène systématiquement à des situations difficiles. Les familles en difficulté ne viendront pas sur l aire d accueil de peur d être sans eau ni électricité, ou peuvent aussi venir en faisant l impasse sur d autres budgets (alimentation par exemple) pour toujours bénéficier des fluides. Mais il existe d autres situations dans lesquelles vous serez confrontés à des demandes légitimes de maintien des fluides et dans ce cas vous débrayerez dans certains cas le système. Les familles sauront rapidement que, quoi qu il arrive, le gestionnaire peut mettre en place des dérogations. Enfin, si le prépaiement ne porte que sur les fluides, les dettes de séjour continueront à exister. «Alors devons nous mettre en place le prépaiement?» OUI, si vous êtes conscient que cela ne résoudra pas tous les problèmes et que la présence humaine est la seule à même d apporter un plus à la relation avec les usagers. OUI, pour certaines situations où la gestion est très difficile, ou sur des équipements de petite dimension où il ne sera pas possible d avoir un agent en permanence. NON, si vous n êtes pas convaincus de la nécessité de cet investissement et de ces limites! Il existe déjà plusieurs sites équipés d Hermès Essentiel sur lesquels les modes de gestion permettent de très bons taux de paiement. Rien ne vous empêche d utiliser Hermès en version Domotique!

5 Le choix du système adapté à votre gestion Hermès vous laisse le choix du mode de gestion adapté à votre situation. Mieux encore, qui peut le plus peut le moins! D un simple clic vous pouvez, si votre installation le permet, passer des seuls relevés automatiques des compteurs au prépaiement, ou encore à la seule télégestion, c'est-à-dire la commande à distance des ouvertures et fermetures des fluides. C est l idéal! Il est évident que ces choix sont plus aisés à réaliser au moment de la création d une aire d accueil. Lors des rénovations, la mise en place est plus complexe et nécessite une étude précise des installations en place et de l ensemble des réseaux existants. «Comment se structurent l automatisme et les liaisons techniques?» Plusieurs cas de figure sont possibles. Idéalement l architecture devrait être la suivante : Blocs sanitaires Les fonctions de base Arrivées d eau et d électricité avec disjoncteurs Local technique Automate, logiciel Hermès, compteurs eau et EDF, électrovannes et contacteurs entreprises qui veulent sécuriser leurs fonctionnements mettent en place de tels systèmes. En moyenne les automatismes très fortement sollicités dans les usines par exemple possèdent une durée de vie de plus de 20 ans. «Que se passe-t-il en cas de coupure d électricité sur l aire d accueil?» Le système que nous mettons en place est programmé pour conserver les données de comptage. En fait, Hermès se contente de lire les données acquises par l automate, établit la correspondance des consommations avec les soldes clients existant et procède ensuite aux ouvertures ou fermetures des commandes. De cette façon, il est aisé d effectuer un contrôle visuel entre les données présentes dans l automate et celles présentes sur les compteurs. En cas de coupure, les comptages ne se remettent pas à zéro et sont conservés en mémoire. Si vous avez déjà des installations en place il est souhaitable, par exemple, que les électrovannes soient des NO (Normalement ouvertes). En cas de coupure générale d électricité, l eau continue d être délivrée pour des questions de sécurité. Quant à l automate lui-même, il possède un écran de contrôle tactile permettant différentes opérations dont le mode Nestor : mode permettant l ouverture des fluides sur un emplacement donné lorsque celui-ci est inoccupé pour les opérations de maintenance et d entretien. Bien sûr d autres configurations sont possibles, tout comme l ajout de l automatisation d autres commandes à partir d Hermès comme l éclairage, le report des comptages pour les utilisateurs «Puis-je me passer d un automate et effectuer toutes les commandes à partir d un PC?» L automate présente l avantage de la stabilité et de l autonomie, raison pour laquelle toutes les

6 Les fonctionnalités d Hermès Parce que les fonctions liées à la gestion des aires d accueil des gens du voyage sont connues depuis très longtemps sur plusieurs territoires l improvisation n est plus de mise. Vous êtes en droit d attendre le meilleur des solutions existantes! «Quels bénéfices pouvons-nous tirer d Hermès?» Un meilleur suivi de l ensemble des opérations de gestion et une grande simplification des tâches répétitives! Mais surtout une totale liberté dans vos choix de gestion grâce à de multiples paramétrages. Les paramétrages Parce que votre équipement possède des caractéristiques particulières, hermès possède un écran de paramétrage de l ensemble de ses fonctionnalités. Que ce soit le jour de facturation, les caractéristiques de votre structure, les numéros des factures ou quittancier pour la trésorerie par exemple (lorsque vous souhaitez conserver la numérotation en place), la liste des éléments figurant dans les états des lieux et les différents tarifs bien sûr! Vous déterminez aussi vous-même les plages horaires de coupure des fluides de façon à les faire correspondre à la présence du gestionnaire. Les jours fériés sont aussi pris en compte! Ces différents points sont calibrés avec vous et peuvent être modifiés en cas de besoin au cours du fonctionnement. Découvrez les fonctions d Hermès Essentiel dans la fiche comparative des versions. En résumé : Hermès Essentiel comporte de base toutes les fonctions décrites ici. Hermès Télégestion possède les fonctions de Hermès Essentiel ainsi que la possibilité d une consultation et utilisation à distance. Hermès Automatisme comporte, en plus des fonctions de Hermès Télégestion, un ensemble complet de GTC (Gestion technique centralisée) permettant les commandes, à partir d Hermès, des organes d ouverture et de fermeture des fluides ainsi que d autres éléments comme l éclairage, les radiateurs hors gel,.et le prépaiement sur simple clic!

7 L OUTIL DE GESTION DES AIRES D ACCUEIL DES GENS DU VOYAGE Hermès : l'essentiel de la gestion d une aire d accueil pour les Gens du Voyage L'outil complet de gestion dès la version «Essentiel» pour un nombre illimité d aires d accueil par collectivité, une consultation en temps réel de l occupation de toutes vos aires d accueil. Hermès automatisme, de l automatisation des comptages aux commandes de l ouverture des fluides De la simple interrogation des compteurs à distance à un ensemble complet de domotique Télégestion : les index de compteurs sont automatiquement renseignés Prépaiement : commandes à distance des organes de coupures des fluides en fonction de l état des comptes clients Comparatif des différentes versions Fonctions souhaitées Hermès Hermès automatisme Essentiel Télégestion Prépaiement Représentation graphique réelle des aires d accueil Gestion complète des aires d accueil Gestion des familles (état civil, suivi scolarisation, véhicule ) Consultation de l historique du fonctionnement de l aire d accueil Gestion des séjours par «glisser/déposer» Facturation (historique client, suivi et rappel des dettes ) Gestion des règlements et des acomptes Gestion des séjours Gestion et suivi des opérations de maintenances (organisation du travail des agents) Gestion des boîtes postales Gestion des états des lieux Paramétrages d accès des différents utilisateurs Multiples paramètres personnalisés Automatisation des éditions statistiques CAF pour le versement de l AGAA Editions statistiques complémentaires Liaison administrative avec le trésor public Rapport financier des paiements, dettes, cautions, avances sur consommation Procédures administratives (relances, infractions, etc ) Gestion monoposte d un nombre illimité d aires d accueil Gestion réseau d un nombre illimité d aires d accueil Visualisation en temps réel des autres aires d accueil que vous avez en gestion Relevé automatique des index de compteurs dans Hermès Coupure automatique des fluides selon plage horaire définie par l utilisateur (jours fériés gérés) Commande à distance de l éclairage public Commande à distance des radiateurs Hors Gel Commande à distance d autres organes électriques Ouverture et fermeture des fluides par simple clic à l écran Mode maintenance sur les emplacements : nécessite un abonnement internet, l installation et le paramétrage sur site d un routeur : nécessite une infrastructure réseau adaptée et des organes communicants de comptage de fluides : nécessite la mise en place d un automate, d électrovannes et de contacteurs Une licence permet la gestion d un nombre illimité d aires d accueil par collectivité (1) Nature juridique utilisateur Collectivité locale à fiscalité propre Structure privée de gestion (association, société privée ) Possibilités offertes par licence Gestion d un nombre illimité d aires d accueil placées sous la compétence de votre collectivité Une licence par collectivité avec laquelle vous êtes en contrat, quel que soit le nombre de sites que vous avez en gestion par collectivité.

8 Hermès est un logiciel édité par NBNS 3 rue Gambetta RENNES : Fax : contact@nbns.fr - Site Internet : Demandez une démonstration sur site Votre contact commercial Grand Ouest : Christian BLIVET christian.blivet@nbns.fr