Réunion du : 14 Mars h30 à 10h30 Salle La Gartempe. Présents

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1 COMPTE-RENDU Commission Permanente Usagers / Professionnels Réunion du : 14 Mars h30 à 10h30 Salle La Gartempe Rédigé par : F. GOURINEL Visé par : R. COSTANZO Présents Mme BRE, Mme CHABRIER représentante de l Association Vie Libre, M. CHO, Mme CLA, M. COSTANZO représentant de l UNAFAM et de l UDAF, Mme FRAY représentante de l Association France Alzheimer, Mme GUI, Mme GOURINEL, Mme LAROCHE représentante de l Association des Familles des Traumatisés Crâniens, Mme LEM, M. MEY, M. PIN, Mme PRU, M. ROU représentant du Prism Croix Marine, Mme VALADE représentante de l UNAFAM Excusés / absents Mme AST, M. BRO, Mme CHA, Mme COL, Mme GAN, Mme RAY Animation : F. GOURINEL Ordre du Jour 1 Formalisation d une démarche d orientation vers la Maison des Usagers lors de l entretien d admission 2 Définition des modalités d échanges Associations des Usagers / Professionnels et Professionnels / Associations des Usagers 3 Nomination d un référent bientraitance (usager) 4 Propositions de thématiques de travail sur la promotion de la bientraitance 5 Questions Diverses Madame GOURINEL remercie Monsieur COSTANZO pour les précisions et modifications apportées au PV du 14 décembre

2 Elle remet en séance à chaque membre l article du Populaire du Centre du 6 Janvier 2013 relatif à la création du Comité des Usagers et la Commission Permanente des Usagers / Professionnels. Ce document sera adressé par mail avec le compte-rendu. 1. Formalisation d une démarche d orientation vers la Maison des Usagers lors de l entretien d admission Madame GOURINEL propose d insérer dans le dossier patient informatisé CARIATIDES et la macro-cible «entretien d admission» l information sur l existence et les missions de la Maison des Usagers (version 2). Une macro-cible est une information centrée sur la situation du patient, sur un moment de son hospitalisation. Elle permet de communiquer des données classées qui décrivent une étape de la prise en charge du patient. La macro-cible «entretien d admission» expose toutes les données contextuelles en lien avec l admission du patient au CH Esquirol. Elle est composée de deux parties : - une partie rédactionnelle en zone de texte libre sur laquelle doit apparaître : o la provenance et la personne qui adresse le patient o le motif d hospitalisation o la personne qui l accompagne (famille, entourage proche, ambulancier, ) o les réactions du patient ou de son entourage face à l hospitalisation - une liste prédéfinie d actes à réaliser au regard de la réglementation et des recommandations professionnelles : o vérification de l identité du patient o bracelet d identification accepté par le patient o bracelet d identification refusé par le patient o vérification de la conformité des documents en rapport avec des soins psychiatriques sans consentement o présentation de l unité de soins o présentation de la charte du patient o présentation des règles de fonctionnement de l unité o présentation du fonctionnement des équipements dans la chambre (TV, téléphone) o remise du livret d accueil au patient ou à la famille o documents médicaux du patient remis à l équipe soignante o médicaments personnels du patient remis à l équipe soignante o effets personnels mis dans le casier du patient o effets personnels remis à la trésorerie du CHU o information sur l existence et les missions da la Maison des Usagers o élaboration d un contrat de soin individualisé établi avec le patient o le patient demande la non divulgation de sa présence dans l établissement : oui 2

3 o le patient demande la non divulgation de sa présence dans l établissement : non Madame GOURINEL souligne qu il reste à généraliser l informatisation du dossier patient CARIATIDES au sein du Pôle d Addictologie du Limousin et du Pôle Universitaire de Psychiatrie de l Enfant et de l Adolescent. Par conséquent, elle propose de donner une version papier de cette check-list d admission par l intermédiaire d une réunion avec l encadrement supérieur. 2. Définition des modalités d échanges Associations des Usagers / Professionnels et Professionnels / Associations des Usagers Madame GOURINEL propose aux participants 3 niveaux de modalités d échanges : 1. Prise de rendez-vous à la Maison des Usagers par les professionnels, les patients et les familles en fonction des horaires de permanence des Associations d usagers : AA87 : 2 ème et 4 ème lundi de chaque mois de 14h30 à 17h AEPAPE 87 : 3 ème mercredi de chaque mois de 14h à 16h AFTC : 4 ème mercredi de chaque mois de 14h30 à 15h30 Espoir 24 : 1er jeudi de chaque mois de 17h30 à 18h30 UNAFAM : le vendredi de 15h à 18h Vie Libre : 2 ème jeudi de chaque mois de 14h à 15h 2. provoquer des rencontres Associations d Usagers / patients et familles au sein des unités médicales du CH Esquirol dans un lieu dédié 3. échanges d informations entre les représentants des Associations d Usagers et Professionnels de Santé pour mieux fonctionner ensemble (ex : difficultés rencontrées par les familles, informations utiles dans la prise en charge, ) Au cours du débat, Madame FRAY, représentante de l Association France Alzheimer, suggère la mise en place d une fiche de liaison sur les lieux de consultation. Cette fiche de liaison pourrait porter le nom / prénom de la personne ainsi que sa demande de rendez-vous et serait accompagnée d une information sur l association. Mais cette fiche navette pose la question du respect de la confidentialité. Madame GOURINEL propose, au regard de l éloignement et de la difficulté de déplacement des patients et des familles, de dédier un lieu de rencontres au Centre Jean Marie LEGER avec la possibilité d une présence de l Association France Alzheimer une fois par mois. 3

4 Madame FRAY va réfléchir sur les modalités d organisation de cette présence en prenant ce temps sur la permanence déjà mise en place. Un premier contact peut être pris au CH Esquirol, les familles peuvent rencontrer l association à l extérieur. Madame LAROCHE, représentante de l Association AFTC, précise que l Association est présente à la Maison des Usagers et à A. Dany une fois par mois le mercredi de 15h30 à 16h30 dans le bureau de l Assistante Sociale, mais constate qu il y a peu de contacts. Madame GOURINEL propose de rechercher un lieu plus adapté, visible de tous, avec «porte ouverte» pour établir plus facilement des contacts avec les familles et les patients. Une affiche sur la porte «Permanence AFTC» avec les horaires peut être apposée. Egalement, pour développer l accueil, un café, ou autre boisson peut être proposé. Elle confie cette gestion à Monsieur CHOPINAUD, Cadre Paramédical du Pôle. Monsieur ROU, Cadre Paramédical du Pôle de Territoire, souligne l importance d arriver à modifier «les mentalités» des soignants. Monsieur COSTANZO, représentant de l Association UNAFAM, rappelle que l UNAFAM assure une permanence à la Maison des Usagers le vendredi de 15h à 18h et cette formule est privilégiée compte tenu du nombre restreint de bénévoles. De plus, il est joignable par mail ou par téléphone pour un rendez-vous. Il peut se mettre à disposition dans les locaux des unités médicales si besoin. Il souligne à nouveau l importance de diffuser les informations sur l UNAFAM aux familles et le sens donné au partenariat. Madame GOURINEL se propose de faire un point lors de la prochaine réunion d encadrement sur les différents documents (affiche Maison des Usagers, fiche permanence des Usagers, livret Maison des Usagers) et leur diffusion. Elle remettra également la nouvelle plaquette d information de l UNAFAM pour diffusion. Madame CLA, Cadre de Santé à l Unité Petite Enfance et à l UHMB au Pôle Universitaire de Psychiatrie de l Enfant et de l Adolescent, précise qu il existe des groupes de rencontre avec les parents une fois par mois le samedi matin en présence des enfants, d un Psychologue, d une Assistante Sociale et d une Educatrice. Le groupe concerne plus particulièrement les enfants pris en charge en hospitalisation de jour. Une plaquette d information est remise aux parents. Aussi, elle souligne que la Maison des Adolescents permet d établir des contacts. Monsieur COSTANZO, représentant de l Association UNAFAM, souhaiterait également créer un groupe avec des jeunes parents. Il confirme que certaines familles lui ont manifestées un sentiment d abandon et qu elles apprécieraient la mise en place des groupes. Cependant la garde des enfants reste sans solution pour l instant. Madame LEM, Cadre de Santé à Zarifian au Pôle de Territoire, informe que les Médecins dirigent certaines familles sur le programme Profamille animé par Anne Ray, Psychologue. Elle précise qu il y a beaucoup de demandes, d accueil de familles en grande difficulté. 4

5 Monsieur PIN, formateur, donne quelques informations. Une première réunion de présentation de ce programme a été faite. Une première session du programme va démarrer le 25 Mars 2013, un programme comprend 14 séances qui vont s échelonner jusqu en Janvier Le groupe comprend 13 personnes. Un accompagnement des personnes intéressées par ce programme est prévu dans l attente d une future session. Madame CHABRIER, représentante de l Association Vie Libre, précise qu il y a 3 associations au CH Esquirol pour les victimes de l alcoolisme. Elle informe de la présence de l association Vie Libre une fois par mois à Giraudoux le 3 ème jeudi du mois à 16h30, et à P. Fouquet le 3 ème mercredi du mois à 17h et la permanence à la Maison des Usagers le 2 ème jeudi de chaque mois de 14h à 15h. Des plaquettes sont mises à disposition et peuvent servir de relais avec les associations. Madame GOURINEL propose de faire un bilan des actions mises en place et de leurs évolutions, du taux de fréquentation des permanences à la Maison des Usagers et au sein des unités médicales au cours du 2 ème semestre Nomination d un référent bientraitance (usager) Au cœur des politiques et des dispositifs d évaluation la bientraitance est l une des préoccupations majeures des établissements et services des secteurs social, médico-social et sanitaire. Lors de la dernière certification, la bientraitance a fait l objet d une nouvelle référence dans le dernier manuel : Critère 10a : prévention de la maltraitance et promotion de la bientraitance Critère 9a : système de gestion des plaintes et réclamations Critère 13a : prise en charge des patients et droits des patients en fin de vie (NA au CH Esquirol) Dans le cadre de la promotion de la bientraitance, Madame BAR et Madame GOURINEL ont réalisé une auto-évaluation des pratiques de bientraitance au CH Esquirol à partir du questionnaire préconisé par la HAS. Ce travail a permis d apprécier les écarts et les cohérences entre les méthodes et supports mis en œuvre au CH Esquirol et les recommandations nationales. Un plan d actions a été proposé au regard de ce travail et a été validé par Monsieur PACHECO. Dans ce plan d actions, a été proposé la nomination et la formation d un référent bientraitance : psychologue et usager. Madame GOURINEL propose la lecture en séance d un document de travail «fiche de mission, référent bientraitance» qui peut évoluer, car c est une première base de réflexion. Une modification a été apportée en séance (document joint au compterendu). Madame GOURINEL souhaite associer ces référents «bientraitance» dans le Comité de Retour d Expérience qui est une composante du système de management de la sécurité. Le Comité est chargé : 5

6 - d analyser les évènements indésirables par semestre - de planifier des actions nécessaires pour améliorer la sécurité - lors de la survenue d un évènement indésirable particulier ou de plusieurs évènements de même nature, de faire l analyse du dit évènement ou groupe d évènements - d exploiter les évènements précurseurs - de mettre en place des actions correctives et préventives suite à cet évènement indésirable - de suivre les actions mises en place par des indicateurs - d élaborer un bilan d activité, incorporé au rapport de gestion soumis au Président du Directoire (et au Conseil de Surveillance) - de transmettre ce bilan annuel à la Commission en Relation avec les Usagers et la Qualité de la Prise En Charge (CRUQPEC). Monsieur COSTANZO souligne qu il est formé à la bientraitance et qu il a apprécié cette formation. Le Comité des Usagers fera un suivi de ce qui va se passer après la formation. Monsieur COSTANZO est désigné par le Comité des usagers pour être référent bientraitance et souhaite qu un suppléant soit nommé pour le remplacer en cas de besoin. 4. Propositions de thématiques de travail sur la promotion de la bientraitance Dans le cadre du développement de la politique de promotion de la bientraitance, Madame GOURINEL souhaite travailler avec la Commission Permanente des Usagers sur les thématiques suivantes : - réalisation d une affiche de promotion de la bientraitance - réalisation d une charte de bientraitance - réalisation d un trombinoscope des usagers siégeant dans les instances et parution dans Esquisse (pour faciliter la connaissance des représentants des usagers à l ensemble des usagers) - formalisation des modalités d accompagnement des familles et de l entourage des patients. Lors de la prochaine réunion, elle présentera la politique de la promotion de la bientraitance et le plan d actions à décliner au CH Esquirol. Madame VALADE, représentante de l UNAFAM, propose de travailler une thématique en lien avec la sortie du patient. Quel suivi est mis en place? Comment est accompagné le patient? Que devient le patient? Quelles informations sont données aux parents? Quel est le suivi du questionnaire de sortie remis au patient? Madame GOURINEL propose de présenter les résultats des questionnaires de satisfaction aux participants lors de la prochaine Commission Permanente. Monsieur ROU informe d une invitation : 6

7 - au Lido le 15 Mars 2013, visionnage d un film sur les groupes d entraide mutuelle (GEM) suivi d un débat animé par le Docteur LOMBERTIE - une journée portes ouvertes le 21 Mars 2013 aux Services d Aide Médico- Social pour Adultes Handicapés (SAMSAH) 9 rue Gabriel Faure pour découvrir la structure. Monsieur COSTANZO informe : - d une conférence / débat le 19 Mars 2013 à 20h à l Hôtel de Région 27, boulevard de la Corderie à Limoges sur le thème «Ville et santé mentale» - d une manifestation portes ouvertes le 20 Mars 2013 à la Maison des Usagers de 10h à 17h. La prochaine réunion se tiendra le : Jeudi 13 Juin 2013 de 8 H 30 à 10 H 00 Salle La Briance (Centre de Formation) 7