Notice d'utilisation de l'application «Missions à l'étranger»

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1 Montpellier SupAgro Direction des Relations Internationales Montpellier, le 24 janvier 2007 Notice d'utilisation de l'application «Missions à l'étranger» 1

2 Table des matière Table des matière Introduction Accès à l'application Intranet Identification des utilisateurs Partie «publique» de l'application Consultation des missions réalisées ou en projet Consultation des comptes rendus de mission disponibles Partie «privée» de l'application Accéder à ma fiche Créer un nouvel ordre de mission Consulter mes ordres de mission en cours Consulter mes ordres de mission à imprimer Rédiger un compte rendu de mission Remarques Utilisation de la boite de dialogue Paramétrage du navigateur Firefox pour imprimer l'ordre de mission

3 1. Introduction 1.1.Accès à l'application Intranet Pour accéder à l'application «Missions à l'étranger», vous pouvez : taper l'adresse suivante dans votre navigateur web : vous rendre sur l'intranet de SupAgro et cliquer sur le lien «Missions à l'étranger» dans la rubrique «Relations Internationales» (voir figure 1) Figure 1 : accès à l'application depuis la page d'accueil de l'intranet 3

4 1.2.Identification des utilisateurs Un formulaire situé en haut à droite de la page d'accueil de l'application permet à l'utilisateur de s'identifier (voir figure 2). Figure 2 : formulaire d'identification Chaque membre de la structure Montpellier SupAgro dispose d'un compte personnel lui permettant d'utiliser l'application. Pour activer ce compte, il est nécessaire de contacter Corinne PICKETT, au secrétariat de la Direction des Relations Internationales (pickett@cnearc.fr ou pickett@supagro.inra.fr). Cette identification permet à l'utilisateur d'avoir accès à la partie «privée» de l'application et d'utiliser toutes les fonctionnalités de l'outil. Par défaut, l'utilisateur a accès à la partie «publique». Il est possible d'ajouter un utilisateur à la base de données, dans le cas où une personne étrangère à la structure Montpellier SupAgro effectue une mission pour le compte de SupAgro. Pour cela il est nécessaire de contacter la DRI, qui effectuera l'opération et vous communiquera les identifiants personnels de ce nouvel utilisateur. 4

5 2. Partie «publique» de l'application Sans être identifié, l'utilisateur peut effectuer deux opérations : consulter un résumé des missions réalisées ou en projet consulter le détail des comptes rendus de mission disponibles 2.1.Consultation des missions réalisées ou en projet L'ensemble des missions réalisées ou en cours est stocké dans une base de données. Il est possible de consulter le résumé de ces missions, en remplissant le formulaire situé sur la page d'accueil de l'application (voir figure 3). Figure 3 : formulaire de sélection des missions réalisées ou en cours Ce formulaire permet de sélectionner les missions en fonction : de la localisation géographique de l'année du missionnaire 5

6 Par défaut, toutes les missions sont affichées (voir figure 4). NB : les missions présentées en figure 4 sont fictives et ont été créées pour tester l'application. Figure 4 : consultation du résumé des missions réalisées ou en cours 2.2.Consultation des comptes rendus de mission disponibles En cliquant sur le lien prévu à cet effet (voir figure 5), il est possible de consulter les comptes rendus de mission disponible (voir figure 6). Figure 5 : lien vers la page de détail des comptes rendus de mission NB : Lors de cette consultation, les données affichées sont en «lecture seule». Seul le créateur de l'ordre de mission a la possibilité de modifier le compte rendu. 6

7 Figure 6 : consultation du détail des comptes rendus de mission 7

8 3. Partie «privée» de l'application Après s'être identifié, l'utilisateur peut disposer de l'ensemble des fonctionnalités de l'outil, à savoir : la modification de sa fiche personnelle la création d'une nouvelle demande d'ordre de mission la consultation de ses ordres de mission en cours la consultation de ses ordres de mission disponibles à l'impression (voir figure 7) Figure 7 : accès aux fonctionnalités de la partie «privée» de l'application 8

9 3.1.Accéder à ma fiche Il est très important de saisir les informations contenues dans ce formulaire avec soin (figure 8). En effet : celles-ci seront utilisées pour remplir l'en-tête de chacun des ordres de mission de l'utilisateur, l'adresse mail saisie par l'utilisateur sera utilisée pour l'avertir de l'avancement du traitement de sa demande. En cas de non-saisie, aucun mail ne pourra être envoyé à l'utilisateur. C'est ici que l'utilisateur va pouvoir choisir ou modifier le mot de passe lui permettant de se logger à l'application Figure 8 : fiche personnelle de l'utilisateur 9

10 3.2.Créer un nouvel ordre de mission L'utilisateur doit remplir le formulaire présenté en figure 9, puis cliquer sur le bouton «Valider» afin d'émettre sa demande d'ordre de mission. Des messages automatiques seront alors envoyés pour demander les visas et soumettre l'ordre de mission à la signature. Figure 9 : création d'une demande d'ordre de mission 10

11 3.3.Consulter mes ordres de mission en cours Dans cette section, l'utilisateur peut visualiser le résumé de ses missions personnelles en cours de validation et peut les modifier en cliquant sur le lien prévu à cet effet, ou supprimer définitivement ces missions (voir figure 10). Figure 10 : modifier ou supprimer une demande d'ordre de mission ATTENTION : la suppression de la demande est immédiate après avoir cliqué sur l'icône : 3.4.Consulter mes ordres de mission à imprimer Il s'agit ici d'une des principales fonctionnalités de l'outil «Missions à l'étranger». En effet, après validation de la demande d'ordre de mission par le responsable de Département (ou assimilé) et par le directeur des Relations Internationales, le Directeur de Montpellier SupAgro appose électronique ment sa signature sur l'ordre de mission. Après cela, le missionnaire peut imprimer depuis son poste de travail personnel son ordre de mission en cliquant sur le lien «Aperçu avant impression» situé en bas à droite de la page web (voir figure 11). Figure 11 : aperçu avant impression 11

12 Il apparaît alors une page au format HTML qui présente l'ordre de mission tel qu'il sera imprimé. Il suffit alors de choisir l'option «Imprimer» dans le menu «Fichier» du navigateur (voir figure 12). Figure 12 : impression d'un ordre de mission depuis son navigateur 12

13 3.5.Rédiger un compte rendu de mission Lorsqu'un ordre de mission est signé électroniquement par le Directeur Général, le document est imprimable par le missionnaire et la demande passe à l'état «En attente de compte rendu». L'utilisateur peu alors remplir le formulaire relatif à ce compte rendu. Pour cela, il doit se connecter à la partie «privée» de l'application, choisir l'option «Consulter mes ordres de mission en cours» et choisir la mission dont il souhaite rédiger le compte rendu. Ensuite, il lui suffit de cliquer sur le lien «Créer le compte rendu de cette mission» pour saisir les informations (voir figure 13) L'utilisateur peut alors : Figure 13 : créer le compte rendu d'une mission remplir le formulaire standard de compte rendu de mission attacher à son compte rendu un ou plusieurs fichiers (txt, pdf...) relatifs à sa mission implémenter la base de données des contacts en indiquant les coordonnées des personnes rencontrées au cours de sa mission. (voir figure 14). 13

14 Figure 14 : création du compte rendu de la mission 14

15 4. Remarques 4.1.Utilisation de la boite de dialogue Une boite de dialogue a été mise en place afin de faciliter la communication entre les différents acteurs impliqués dans la gestion des demandes d'ordre de mission (responsable de Département, directeur des Relations Internationales, Directeur Général...) (voir figure 15). Figure 15 : boite de dialogue Le message saisi sera alors envoyé automatiquement par mail aux destinataires choisis par l'utilisateur. Le message sera de plus enregistré et gardé en mémoire dans «Historique des messages». 15

16 4.2.Paramétrage du navigateur Firefox pour imprimer l'ordre de mission Il peut être nécessaire d'effectuer certaines opérations pour obtenir un résultat satisfaisant lors de l'impression de l'ordre de mission. Cliquez sur " Fichier ", puis " Mise en page " : Dans l'onglet " Format et options ", cliquez sur " Imprimer le fond de page " (voir figure 16) Figure 16 : onglet " Format et options ", 16

17 Dans l'onglet " Marges, en-têtes et pieds de pages ", choisir l'option " - - Vide - - " pour toutes les listes déroulantes (voir figure 17) Figure 17 : onglet " Marges, en-têtes et pieds de pages " 17