Polypoint/PEP. Gestion des prestations et planification d horaire. Les nouveautés de la version g2.9.3

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1 Polypoint/PEP Gestion des prestations et planification d horaire Les nouveautés de la version g2.9.3

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3 Table des matières 1. Impression du plan mensuel Définition d horaire : temps variable maximum Listes des temps de repos Crédits selon l ancienneté Planification et changement de taux d activité Rendre le champ «date de naissance» obligatoire Généralité Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 3

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5 1. Impression du plan mensuel Il est dorénavant possible de paramétrer la taille et la mise en page de la légende dans l impression du plan mensuel. Des nouvelles options sont disponibles dans : Définitions / Planification / Feuille de planification / Détail. Dans l onglet «Paramètres d impression 1» sous la partie «Légendes» vous trouverez les options suivantes : Titre de la colonne : permet d afficher les titres des colonnes dans la légende des horaires et marquages Saut de ligne : indique si les temps de début et de fin des blocs d horaires sont répartis sur plusieurs lignes Taille de la police : de 6 à 12 Tailles des icônes : petit, moyen ou grand Exemple d une impression en cochant titre de colonne et saut de ligne et en définissant la taille de police à 8 et la taille d icônes comme étant grand : Exemple d une impression en décochant titre de colonne et saut de ligne : Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 5

6 2. Définition d horaire : temps variable maximum La version permet de définir combien d heures par jour peuvent être comptées en tant que temps variable. Le temps variable maximum se définit dans la définition d horaire dans l onglet «corrections». Cette option n existe que pour les horaires de présence. Seuls les timbres d une icône de présence sont pris en considération. D éventuels horaires de gardes (piquets) et des interventions de gardes n influencent pas la limite et ne seront pas réduits. Des durées introduites manuellement (ex. correction de solde) ou des absences planifiées n influencent pas non plus la limite. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 6

7 Ici, on peut voir que le travailleur a fait son pointage de sortie à 19h. Afin de limiter le temps de travail à 9h, PEP a automatiquement ramené le pointage à 17h30. La garde n est pas influencée et se rajoute au temps de travail. Si une demi-icône de présence est rajoutée à une demi-icône d absence, la limite ne risque pas d être atteinte, par contre si on combine deux demi-icônes de présence la limite peut être atteinte. Dans ce cas, tous les blocs appartenant à des présences sont comptés. A condition que les deux horaires soient définis de la manière décrite ci-dessus. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 7

8 3. Listes des temps de repos Il est désormais possible d évaluer les temps de repos selon les timbrages effectifs et plus seulement les temps de repos planifiés. Ceci est possible via le nouvel éditeur de liste. Le type de listes «Temps de travail» qui se trouve dans le secteur «Planification du personnel» contient désormais 6 champs pour permettre l évaluation des temps repos. Par temps de repos, on entend le temps entre les horaires. La pause de midi n est pas un temps de repos. Définitions/Evaluations/Listes/Nouveau (Assistant) : Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 8

9 Explications des champs : DÉSIGNATION DU CHAMP Temps de repos selon la définition de l horaire Temps de repos pris en compte Temps de repos effectif Temps de repos.. en texte CONTENU Le temps de repos planifié en heures : minutes Temps de repos selon les timbres pris en compte Temps de repos selon les timbres effectifs. Ne fonctionne pas pour le timbrage automatique Reprend les mêmes valeurs que ceux expliqué cidessus mais sous la forme : n jours + heures : minutes. Ce champ ne prendra pas les éventuels filtres en compte. Pour un horaire constitué de plusieurs blocs, aucun temps de repos ne sera compté entre les blocs. Les interventions de gardes ou des blocs timbrés ou saisis manuellement et qui se trouvent entre les horaires planifiés influencent les temps de repos de la manière suivante : Temps de repos selon la définition de l horaire : les interventions de gardes ne sont pas comptées Temps de repos pris en compte et effectif : les interventions de gardes interrompent le temps de repos. Le temps de repos jusqu au début de l intervention et celui après la fin de l intervention sont affichés. Via un filtre, il est possible de lister les temps de repos trop courts. La valeur de référence dans «Expression» doit être introduite en secondes. Exemple : temps de repos inférieur à 6h. Les autres règles concernant les temps de repos et les jours de repos (la moyenne du temps de repos, le nombre de jours de repos) ne savent pas être évalués via cette liste. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 9

10 4. Crédits selon l ancienneté Dans les nouveaux crédits, il est désormais possible de créer des crédits en fonction de l ancienneté. Vous avez la possibilité d ajouter aux crédits une partie dépendante de l ancienneté comme par exemple : après 2 années d ancienneté le travailleur a droit à 2 jours de congés supplémentaires. Dans la définition du profil des crédits et via la définition de la règle de l âge vous pouvez définir un droit supplémentaire tenant compte de l ancienneté du travailleur. La définition se fait de la même manière que la définition de la règle de l âge. Attention qu il s agit de l ancienneté dans l institution. Il n est pas possible d introduire une ancienneté fictive (ex : reprise d une ancienneté lors d une reprise d une autre institution). Définitions / Profil des crédits : Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 10

11 Lorsque vous définissez votre règle d ancienneté vous avez la possibilité de faire débuter le droit : à la date d entrée en service, au début du mois ou au début de l année. Dans la statistique des crédits et dans l attestation d heures le droit selon l âge et selon l ancienneté sont affichés séparément. Pour le calcul, les deux valeurs sont additionnées. Comment PEP calcule-t-il l ancienneté? L ancienneté se calcule à partir de la date d entrée de l employé introduite dans les données personnelles. La date de début de planification n est pas prise en compte. pour les employés sans date de sortie, le nombre d années entières est égal aux années entre la date d entrée et la fin de l année actuelle pour les employés avec date de sortie, le nombre d années entières est égal aux années entre la date d entrée et la date de sortie pour les employés avec sorties et entrées après sorties, le nombre d années entières se calcule pour chaque période séparément et est additionné par la suite. Il n est pas possible de marquer une période (ex : congé parental) en tant qu insignifiant pour l ancienneté. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 11

12 Exemple 1 : Après 10,15 et 20 années d ancienneté 4 jours de congés supplémentaires sont accordés au travailleur. Définition comme droit supplémentaire dans le profil de crédit : Dans ce cas-ci, les jours supplémentaires se planifient normalement avec l icône correspondant au crédit. Avantage : Les planificateurs n ont pas besoin de faire une différence entre les congés et les congés supplémentaires. Durant les années en question (10,15 et 20) le droit aux congés est augmenté automatiquement de 4 jours. Dans la statistique des crédits et dans l attestation d heures les deux droits (règle de l âge et d ancienneté) sont affichés de façon compacte en un seul volet. Désavantage : Les jours de congés supplémentaires ne peuvent pas être affichés séparément dans les listes. Dans cet exemple, nous définissons des lignes portant la valeur de «0 jours» aux anciennetés 11,16 et 21 afin d éviter que le droit aux 4 jours supplémentaires se répète chaque année. Dans l exemple ci-dessus, le travailleur aura 4 jours supplémentaires à 10 ans d ancienneté qu il reperdra jusqu à l ancienneté 15 où il va récupérer 4 jours et il les reperdra jusqu à ses 20 ans d ancienneté et les perdra à nouveau à l ancienneté 21. Ce qui n est pas souvent utilisé en Belgique. L exemple 2 est plus souvent utilisé dans notre système belge. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 12

13 Exemple 2 : Le travailleur a droit à 4 jours supplémentaires à partir de 2 ans d ancienneté et encore 4 jours de plus à l ancienneté 8. Donc à partir de 8 ans d ancienneté il a droit à 8 jours supplémentaires. Voici comment définir la règle d ancienneté dans le profil des crédits : Ici, nous n insérons pas de règle avec la valeur de «0 jours» car nous désirons que ce droit se répète chaque année. Statistique des crédits : A 2 ans d ancienneté : A partir de 8 ans d ancienneté : Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 13

14 5. Planification et changement de taux d activité Dans la théorie, les changements de taux d occupation sont saisis en avance. Dans la pratique il arrive régulièrement que des absences soient déjà planifiés (ex : congés, maladies) avant le changement de taux d occupation. Et la planification des absences dépend également du taux d occupation. Jusqu à présent, la planification devait être modifiée manuellement après un changement de taux d occupation. Dorénavant, ce changement se fait automatiquement. Ce changement automatique dépend évidemment de la définition de l horaire de l absence : OPTION Réduction selon le taux d activité Temps dû calendrier Garder le temps dû planifié DESCRIPTION Si l une des 2 options est activée, le temps planifié dépend du taux d occupation Si cette option est activée, le comportement de l horaire de l absence dépendra de la manière dont il a été planifié : Si l absence remplace un horaire déjà planifié, l absence prendra le temps dû de l horaire planifié en considération (si l horaire planifiait 7h36, l absence prendra 7h36 même à un taux d occupation de par exemple 50%) Si l absence est planifiée dans une cellule vide, l absence se calculera en fonction du taux d occupation (ex : 7h36 pour un taux d occupation à 100%). Si vous désirez que l absence tienne compte du taux d occupation vous devez définir l horaire d absence de la même manière que ci-dessus. Exemple : Le travailleur est occupé à 100% et ses congés sont planifiés jusqu à la fin de l année. Le travailleur passe à 50% à partir du 1ier juillet. Les congés planifiés après la date du 1ier juillet vont automatiquement s adapter. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 14

15 Avant le changement de taux d occupation : Après le changement de taux d occupation au 01/07/2014 : Lorsque vous faites un contrôle dans l éditeur de timbrage en éditant la durée dans l onglet «Blocs», vous pourrez constater que le temps dépend bien du taux d occupation. Dans le journal de l éditeur de timbrage, nous obtenons le message suivant : Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 15

16 Lorsque vous changiez la saisie de temps (timbrage automatique vers une saisie de temps) dans les données personnelles, vous étiez également obligé de replanifier les icônes. Le changement va également se faire automatiquement à partir de la version L onglet «timbreuse» va apparaître. Dans cet onglet apparaîtra également des timbrages prédéfinis vu que le travailleur était en «timbrage automatique» avant. Lorsque le travailleur pointera son entrée et sa sortie, le timbrage écrasera le timbrage prédéfini. ATTENTION : Si le travailleur pointe pour son heure de table, cette pause de midi ne va pas écraser la pause prédéfinie. Dans cette situation, il faudra donc tout de même replanifier l horaire après avoir fait le changement de saisie de temps. Car dans l exemple ci-dessus le travailleur a pointé son début de pause à 12h10 et sa fin de pause à 12h40. Les timbrages de la pause ne sont pas correctement pris en considération. Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 16

17 6. Rendre le champ «date de naissance» obligatoire A partir de la version il est possible de rendre champ «date de naissance» obligatoire lors de la saisie d un nouveau travailleur que ce travailleur soit encodé manuellement ou qu il soit importé via Planie. Cette option est automatiquement cochée dans les paramètres globaux. Vous pouvez définir cette option via : Paramètres globaux / Personnel (1) / Emploi. Lorsque cette option est coché l utilisateur sera obligé de saisir une date de naissance lors de l encodage ou de l import d un nouveau travailleur : Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 17

18 7. Généralité Dans la version la synchronisation des dates d emploi (dates d entrée et de sortie) avec des affectations supplémentaires ou des définitions de supérieurs se fait automatiquement. NOTES Polypoint / PEP - Les nouveautés de la version g2.9.3 C-consult advice 18