DOCUMENTATION UTILISATEUR

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1 DOCUMENTATION UTILISATEUR BBsoft liste cadeau, BBsoft liste cadeau plus, BBsoft commerce, BBsoft commerce plus Version 32 Page 1 / 57

2 Sommaire Premiers pas... 6 Le clavier, la souris ou l'écran tactile...6 Choisir les articles...7 1) Par code barres ) Par référence ) Par nom, thème, couleur ou taille... 7 Identifier les documents...8 1) Par QRCODE... 8 Gestion des ventes... 9 Devis et étiquettes...9 Vente directe ) Créer une vente ) Règlements multiples ) Règlement par bons cadeaux ) Règlement par avoirs ) Créer un chèque cadeau magasin ) Rechercher un ticket par numéro ) Rechercher une vente multi-critères Bon de commande client ) Créer un bon de commande ) Rechercher un bon de commande ) Annuler un bon de commande ) Clôturer un bon de commande Liste cadeau ) Règler sur une liste cadeau ) Utiliser les participations libres ) Réservation des articles ) Payer une Réservation ) Supprimer une Réservation ) Paiement en plusieurs fois ) Clôturer une liste cadeau Retour client...18 Gestion des Opérations commerciales Promotion manuelle ) En remise ) En bon d'achat ) Article en Prix net ) Marge commerciale Page 2 / 57

3 Planifier les promotions ) Définir la période de promotion ) Propager les promotions Gérer les Pack promo ) Créer un Pack promo ) Vendre un Pack promo Bon d'achat sur fidélité client ) Cumuler les points fidélités clients ) Générer les Bons d'achat fidélité Bon d'achat hors fidélité client ) Générer les Bons d'achat hors fidélité ) Coupon presse Exporter les clients...24 Importer les clients...24 Gestion des achats Achat fournisseur ) Créer une commande fournisseur ) Réapprovisionner les articles ) Suivi des confirmations de commandes ) Transfert FTP Suivi des reliquats...27 Réception ) Réceptionner la marchandise ) Etiquetter les articles ) Préparer les commandes clients Retour fournisseur ) Mettre des articles en 'Retour fournisseur' ) Renvoyer les articles ) Clôturer un retour fournisseur Gestion logistique Gestion des articles ) Gérer l'état des articles ) Gérer les déclinaisons et photos ) Gérer les stocks d'alertes ) Générer des codes-barres ) Surveiller vos marges ) Modifier les prix de ventes ) Supprimer des articles ) Gérer le multi-fournisseurs et les grossistes...34 Import/export des articles ) Importer les fournisseurs ) Importer les articles ) Importer des photos ) Exporter les photos et les articles Page 3 / 57

4 Gestion comptable Caisse ) Corriger la caisse ) Remise en banque ) Fond de caisse ) Retrait d'espèces ) Clôturer la caisse Contrôle facture ) Contrôler une facture Inventaire magasin fermé ) Avant le jour d'inventaire ) Compter les articles ) Clôturer les articles comptés ) Analyser les écarts Inventaire tournant ) Avant l'inventaire ) Mettre le stock d'un fournisseur à zéro ) Compter le fournisseur ) Clôturer les articles comptés Fin d'exercice comptable ) Sauver les documents comptables ) Calcul de la marge Editions comptables...43 Analyse des performances Analyser le magasin ) Exemple : vente par fournisseur ) Exemple : marge par catégorie ) Exemple : palmarés des vendeurs en meuble ) Exemple : palmarès des articles pour un fournisseur...45 Services connectés Mobilité ) Travailler à distance ) Salon et déplacements Référentiel article centralisé ) Utilisateur d'un référentiel ) Fournisseur d'un référentiel Gestion multi-sites ) Consulter le stock distant ) Préparer une navette de transfert ) Transférer les articles ) Panne Internet Page 4 / 57

5 Configur ation et paramétrage Sécuriser votre magasin ) Sauvegarder vos données ) Protéger vos données Configurer BBsoft ) Configurer le magasin ) Configurer le thème ) Configurer la langue ) Configurer le matériel Configurer le référentiel centralisé ) Connecter un magasin Utilisateur ) Paramétrer le référentiel article centralisé...53 Configurer le multi-site...54 Paramétrer le terminal portable ) Lire les codes barres ) Vider le terminal portable ) Charger le catalogue dans le terminal portable...55 Assistance, Mise à jour et Copyright Assistance et formation...56 Mise à jour logiciel...56 Signaler un problème...56 Copyright...57 Composants Open-source...57 Page 5 / 57

6 PREMIERS PAS La documentation utilise les icônes suivants : Pour signaler les astuces et remarques Pour signaler les points essentiels au fonctionnement du magasin Le clavier, la souris ou l'écran tactile BBsoft est utilisable au clavier, à la souris ou bien sur écran tactile. Les principales touches clavier de BBsoft : Pour retrouver un ancien document Pour visualiser une fiche article Pour valider le document Pour abandonner un document (sans le sauver) Pour visualiser le stock des autres magasins (en multi-sites) Pour afficher les articles du terminal portable Pour supprimer des caractères Supprimer une ligne dans les tables Changer de code vendeur Touche F1 Touche F4 Touche F10 Touche Echap Ou bien le bouton Touche F11 Touche F12 La flèche «retour arrière» Touche <--- Suppr Touche Windows Ou bien touche Ctrl-Q Ou bien le bouton Trier les colonnes Si vous cliquez avec la souris sur l'en-tête d'une colonne, BBsoft trie cette colonne en ordre croissant. Si vous cliquez à nouveau, BBsoft trie la colonne en ordre décroissant. Page 6 / 57

7 Choisir les articles 1) Par code barres BBsoft utilise les codes barres des fournisseurs pour sélectionner rapidement et sans erreur les articles. Pour supprimer un article, placer vous sur la ligne et appuyer sur Suppr En début de ligne BBsoft vous informe sur l'article : la loupe signale une photo, le % signale un prix net 2) Par référence Saisir une partie de la référence dans la colonne Référence Appuyer sur Entrée, la liste des articles apparaît Choisir un article et Entrée 3) Par nom, thème, couleur ou taille Le logiciel propose une recherche textuelle : Placer vous dans la colonne Article Saisir une partie du nom ou du thème/coloris Appuyer sur Entrée, la liste des articles apparaît 4. Choisir un article et Entrée BBsoft accepte plusieurs critères de recherche, il suffit de les séparer par un espace Pour sélectionner plusieurs articles d'un même thème, il est plus facile de rechercher le thème Il est également possible de croiser les critères sur les colonnes Article, Référence et Fournisseur Page 7 / 57

8 Identifier les documents 1) Par QRCODE Le QRcode est un code-barres à 2 dimensions. Il se présentent sous la forme d'un carré constitué de taches noires et blanches. Le logiciel BBsoft utilise les QRcodes pour identifier les documents (Devis, Bons de commande, Bon d'achat,...). Pour activer cette fonctionnalité, il suffit de cocher l'option Configurer le magasin > Avancés > Imprimer les QRCODE. Ensuite, un QRCODE sera imprimé sur chaque document et vous pouvez le scanner dans BBSOFT : Vous pouvez scanner le QRCODE dans la zone Client de l'écran de recherche En vente, vous pouvez scanner le QRCODE d'un Bon d'achat dans la colonne Mode des règlements Vous pouvez utiliser ce QRCODE pour votre communication Web (E-marketing) La lecture des QRCODE en caisse nécessite des douchettes 2D Page 8 / 57

9 GESTION DES VENTES Devis et étiquettes Le menu Devis et étiquettes gère les devis et l'édition des étiquettes. Choisir des articles et saisir le nom du client Le bouton Valider permet d'enregistrer et d'imprimer le devis Si vous imprimez des étiquettes, la colonne Qte indique le nombre d étiquettes à imprimer Chaque article est précédé par des indicateurs : - La loupe signale la présence d'une photo - Le point d'exclamation signale les ruptures fournisseurs - Le % signale les «Prix net» - La main signale les produits présents sur le E-commerce La description des articles peut être personnalisée grâce au bouton Article > Descriptions Cette personnalisation personnalisée est spécifique au devis (ou à la vente) en cours Le bouton Valider propose la conversion du devis en Bon de commande ou en Liste cadeau La touche Suppr permet de supprimer des articles d'un devis Les remises peuvent être appliquées en pourcentage ou en valeur et en remise directe ou en bon d'achat Page 9 / 57

10 Vente directe Le menu vente gère les ventes directes, les commandes clients et les listes cadeaux. 1) Créer une vente Dans le menu Vente, choisir les articles Ensuite, indiquer le mode de règlement avec les boutons Espèce, Chèque ou Carte Le mode de règlement et le 'reste du' sont notés en pied de vente Pour terminer, Valider la vente Tant que la vente n'est pas Validée, vous pouvez changer le mode de règlement, ajouter des articles ou enlever des articles La colonne Disp vous donne le stock réellement disponible à la vente La loupe affiche les différentes déclinaisons d'un article (taille, couleur, thème,...) Et un double clic sur un coloris permet de changer l'article de la vente Si un article ne passe pas en caisse, vous pouvez utiliser le code article 0 et Entrée L'article NON INFORMATISE apparaît, et vous saisissez le prix Attention, cet article va fausser votre stock et la marge du magasin Page 10 / 57

11 2) Règlements multiples Le bouton Règl. gère les règlements multiples ou bien les règlements autres que Espèce, Chèque et Carte. Saisir la première lettre du règlement et Entrée La liste des règlements apparaît Choisir le mode de règlement Le montant de la vente est proposé, vous pouvez taper un montant et mettre un autre encaissement sur la ligne en dessous Lorsque le «reste du» est nul, validez les règlements puis validez la vente 3) Règlement par bons cadeaux BBsoft utilise le terme Bons cadeaux pour les modes de règlements vendus par des entreprises (Bon accor, Bon cadoc, Chèque poste, ). Ces bons cadeaux sont des modes de règlement. Vous pouvez créer ces modes de règlements dans le menu Configurer le magasin > Mode règlement 4) Règlement par avoirs Le mode de règlement AVOIR permet de gérer : les crédits client, les bons d'achat, les chèques cadeaux et les coupons presse. Dans BBsoft, les AVOIRS sont nominatifs. Si vous réglez par AVOIR, BBsoft vous demande le nom du client (ou bien le numéro de l'avoir) Ensuite, choisissez l'avoir dans la liste Si l'avoir est insuffisant, ajouter un autre mode de règlement Le montant de l avoir sera diminué du montant utilisé dans la vente Lorsqu un avoir est totalement consommé, il est automatiquement clôturé par BBsoft Le menu Avoir et bon d'achat vous offre un historique des avoirs et de leurs utilisations En cas d erreur de saisie, la touche Suppr permet de supprimer un règlement Page 11 / 57

12 5) Créer un chèque cadeau magasin Lorsqu'un client souhaite offrir un Chèque cadeau magasin à un(e) ami(e) : Ouvrir le menu Vente, saisir le code article 1 et Entrer L'article CHEQUE CADEAU apparaît, il reste à saisir le montant, le mode de règlement et le nom du client bénéficiaire du chèque cadeau Pour finir, Valider la vente Bbsoft imprime un Avoir du montant du chèque cadeau 6) Rechercher un ticket par numéro Le bouton Rechercher permet de consulter les anciennes ventes Pour retrouver un ticket, choisir l'option «Vente clôturée», saisir le numéro de la vente et cliquer sur le bouton Rechercher (ou appuyez sur la touche Entrée) Si vous ne saisissez que les 6 premiers chiffres du numéro, BBsoft affiche toutes les ventes de la journée Car le numéro de la vente correspond à la date à l'envers Aprés le numéro de la vente, Bbsoft indique le type de vente : V pour les ventes directe, B pour les bons de commande et L pour les listes cadeaux 4. Cliquer sur la vente souhaitée (ou appuyez sur la touche Entrée) Si la vente est Soldée, vous ne pouvez pas la modifier Par contre, vous pouvez ajouter un commentaire ou ré-imprimer le ticket Page 12 / 57

13 7) Rechercher une vente multi-critères BBsoft offre de nombreux critères pour rechercher les ventes : Rechercher les ventes sur un produit Saisir le nom du produit ou bien lire le gencode dans la zone Article Pour retrouver les ventes d'un client, saisir le nom du client Pour retrouver les ventes d'une vendeuse, saisir son nom dans Créer par Vous pouvez croiser les critères de recherche Par exemple pour trouver toutes les ventes sur la référence SCD600 en 2011 Page 13 / 57

14 Bon de commande client 1) Créer un bon de commande Saisir le nom du client ou bien créer un Nouveau client Le bouton Mode permet de basculer la Vente en Bon de commande ou bien en Liste cadeau Choisir les articles comme pour une vente directe et indiquer la date de livraison prévue Utiliser le bouton Règl. pour saisir le l'acompte à la commande Valider les règlements, puis Valider la commande Pour faciliter la recherche des clients, commencez par saisir le nom et ensuite le prénom Ne pas saisir Mr, Mme ou Mlle Dans un bon de commande, les colonnes à droite indiquent l'état de chaque article : - C : le client a commandé cet article - R : l article est en stock et il a été mis de coté pour le client - P : l'article est payé - E : l article est emporté Lorsque le client emporte des articles, il faut cocher la colonne Emporté BBsoft peut imprimer un ticket des articles emportés (à faire signé par le client) Un bon de commande est totalement modifiable tant que les articles ne sont pas emportés Pour savoir si un produit est en commande auprès du fournisseur : consultez l'onglet Achat dans la fiche article L'écran des règlements vous propose le montant total de la commande C'est à vous de saisir le montant de l'accompte Si un article est précédé d'un point d'exclamation, c est qu'il est en rupture fournisseur (en poubelle) Afin d'éviter les malhentendus avec les clients, BBsoft mémorise toutes les modifications effectuées sur un bon de commande. Le bouton Comment. permet de voir l'historique des évènements. Page 14 / 57

15 2) Rechercher un bon de commande Le bouton Rechercher permet de consulter les anciennes ventes, bons de commande ou listes cadeaux Cliquer sur le bouton Rechercher (ou appuyez sur Entrée) pour voir la liste de toutes les ventes en cours Ou bien préciser le nom du client pour voir ses ventes 3) Annuler un bon de commande Pour annuler un bon de commande, il suffit de supprimer les articles, de Valider et de clôturer le bon. Si le client a versé un acompte, BBsoft génère un avoir au nom du client Pour remboursez le client, il faut faire une correction de caisse et clôturer l'avoir 4) Clôturer un bon de commande Pour clôturer un bon, il faut que tous les articles soient emportés et payés : Cliquer sur Rechercher pour retrouver le bon de commande Encaisser le «reste du» Valider le bon, BBsoft vous propose de livrer et clôturer le bon Si le «Reste du» est négatif, BBsoft génère un avoir au nom du client Page 15 / 57

16 Liste cadeau 1) Règler sur une liste cadeau Régler un article Utiliser le bouton Rechercher pour retrouver la liste cadeau Cocher la colonne Payé sur les articles souhaités (soit avec la souris soit avec la barre d'espace) Dans l'écran des règlements, le montant à régler correspond aux articles sélectionnés 4. Saisir le nom de la personne qui participe (l'ami) 5. Valider les règlements et valider la liste cadeau Règler une participation libre Si vous ajouter un règlement sans cochez la colonne Payé, ce règlement devient une participation libre. 2) Utiliser les participations libres Les propriétaires de la liste cadeau peuvent utiliser les participations pour payer des articles : Utiliser le bouton Rechercher pour retrouver la liste cadeau Cocher la colonne Payé sur les articles souhaités Dans l'écran des règlements, cliquez sur le bouton Utiliser les participations Le montant des participations sera diminué 4. Valider les règlements et valider la liste cadeau Les participations sont déjà comptabilisées dans les règlements Le 'reste du' en bas de la liste cadeau est réellement du par le client Si les participations ne couvrent pas le produit à payer, le propriétaire peut compléter avec un mode de règlement classique 3) Réservation des articles Sur une liste cadeau, les amis souhaitent parfois réserver des articles et les payés plus tard (ou en plusieurs fois). Utiliser le bouton Rechercher pour retrouver la liste cadeau Cocher la colonne Payé sur les articles souhaités Dans l'écran des règlements, choisir le mode de règlement RESERVATION 4. Valider les règlements et valider la liste cadeau Page 16 / 57

17 4) Payer une Réservation Utiliser le bouton Rechercher pour retrouver la liste cadeau Dans l'écran des règlements, supprimer la ligne de RESERVATION Le total des articles réservés apparaît dans le 'reste du' Ajouter le règlement 4. Valider les règlements et valider la liste cadeau Si l'ami ne règle pas la totalité, il suffit de terminer par une nouvelle RESERVATION 5) Supprimer une Réservation Utiliser le bouton Rechercher pour retrouver la liste cadeau Dans l'écran des règlements, supprimer la ligne de RESERVATION Valider les règlements et valider la liste cadeau 6) Paiement en plusieurs fois Utiliser le bouton Rechercher pour retrouver la liste cadeau Cocher la colonne Payé sur les articles souhaités Dans l'écran des règlements, ajouter un règlement (partiel) 4. Puis ajouter le mode de règlement RESERVATION 5. Valider les règlements et valider la liste cadeau 7) Clôturer une liste cadeau La clôture d'une liste cadeau est identique à la clôture d'un bon de commande. Vous devez supprimer les articles que le client ne souhaite pas, et livrés les articles que le client souhaite. Ensuite, BBsoft vous propose de clôturer la liste. Page 17 / 57

18 Retour client Le menu Retour client gère les retours de marchandises. Utiliser le bouton Rechercher pour retrouver la vente Sélectionner le (ou les) articles retournés Choisir le type de retour En cas de produit défectueux, saisir le défaut, puis Valider Ce menu peut entraîner : la modification du stock, la création d'un Avoir client et l'insertion du produit dans les retours fournisseurs. Tous ceci est automatique. Le bon d'achat généré par le retour se base sur le montant réellement du au client Le logiciel peut également gérer des retours clients sans liens avec une vente antérieure Pour cela, il suffit de saisir directement les articles dans la table sans utiliser la recherche F1 Cette fonctionnalité étant délicate, elle peut être désactivée pour chaque utilisateur via le menu Configurer le magasin > Utilisateur > Retour client sans ticket S'il y a création d'un avoir, il s'imprime automatiquement sur l'imprimante ticket de caisse Si vous souhaitez rembourser le client, il vous faut clôturer l'avoir avec le menu Avoir et bon d'achat et faire une correction de caisse dans le menu Caisse Page 18 / 57

19 GESTION DES OPÉRATIONS COMMERCIALES Promotion manuelle 1) En remise Lorsque vous saisissez des articles dans la vente, vous pouvez indiquer une remise unitaire dans la colonne RemU, ou bien modifier le prix total. La remise peut être définie en pourcentage ou bien en euro. Cliquez sur la colonne % pour basculer en (ou bien appuyer sur la barre d'espace). BBsoft vous informe du montant de la remise en pied de page Les articles remisés sortent de la fidélité client Le menu Configurer le magasin > Utilisateur permet d'activer (ou de désactiver) la saisie manuelle des remises pour chaque vendeur 2) En bon d'achat Pour gérer la remise sous forme de bon d'achat, il suffit de cocher la colonne Bon. BBsoft vous informe du montant du bon d'achat en pied de page Pour les bons de commande ou les listes cadeaux, le bon d'achat sera généré à la clôture Les articles avec un bon d'achat sortent de la fidélité client 3) Article en Prix net La fiche article vous permet de marquer les articles en Prix net grâce à l'indicateur Ces articles en prix net sortent automatiquement de la fidélité client. Page 19 / 57

20 4) Marge commerciale Le menu Vente affiche la marge en pied de page. Cette marge est affichée en dessous des points fidélité avec : la valeur à gauche et le pourcentage à droite. En cas de bon d'achat, le logiciel ne peut pas prévoir si ce Bon d'achat sera utilisé par le client (ou pas) Pour fournir une marge réaliste, le logiciel simule l'utilisation du Bon d'achat sur une vente à coéf 2 Planifier les promotions 1) Définir la période de promotion La fiche Article > Promotions permet de planifier les périodes de soldes et promotions. La remise peut être en pourcentage ou en valeur La remise peut s'apliquer en remise directe ou en bon d'achat Si vous ne mettez pas la date de fin de remise, le produit sera remisé en permanence Le menu Stock > Article > Rechercher permet de filtrer les articles remisés 2) Propager les promotions Le menu Stock > Article permet de propager une promotion sur une gamme de produit : Rechercher les articles en fonction des critères (catégorie, fournisseur, ) Positionner la remise sur le premier article Cliquer sur le bouton Propager > Remise client Ensuite, le menu Vente affichera la remise en automatique. Page 20 / 57

21 Gérer les Pack promo Un Pack est un article composé de plusieurs articles. Le Pack permet de gérer les ventes groupées (exemple : lit+armoire) et les gratuitées (exemple : pour 2 articles achetés le troisième est offert). 1) Créer un Pack promo Pour créer un Pack : Créer un nouvel article Dans l'onglet Promotion, cocher l'option Promotion client Ajouter les articles du Pack 4. Définir le prix total ttc du Pack Le menu Stock > Article > F1 permet de filtrer les Packs Les Pack sont des articles fictifs ; c.a.d. qu'il n'ont pas de stock, ne peuvent pas être commandés au fournisseur et n'apparaissent pas dans l'inventaire 2) Vendre un Pack promo En vente, la saisie du pack affiche le détail des articles. Ainsi, il vous sera possible de livrer chaque article du Pack indépendamment des autres. Le Pack peut posséder son code-barres et sa photo Le menu Devis et étiquettes permet d'étiquetter les Packs promos Page 21 / 57

22 Bon d'achat sur fidélité client 1) Cumuler les points fidélités clients BBsoft cumule en automatique les points fidélités des clients. Le pied de vente affiche le total des points fidélités Il suffit de saisir un nom de client pour que BBsoft attribue la fidélité à ce client La fiche client propose le bilan des points fidélités (toute vente confondue) Les articles remisés sortent de la fidélité Les articles en «prix net» sortent de la fidélité Pour les Bons de commande et les Listes cadeaux, les points fidélités sont acquis à la clôture Si un client souhaite cumuler un ancien ticket : rechercher la vente soldée, mettre le nom du client et valider Le cumul du client sera mis à jour 2) Générer les Bons d'achat fidélité En automatique Le menu Client et marketing peut générer des bons d'achat en pourcentage de la fidélité client. Sélectionner les clients avec le bouton Rechercher Valider et choisir de Générer les bons d'achat fidélité Choisir le montant du bon d'achat et la période de validité Le logiciel génère les bons d'achat et met à zéro les points fidélités. En manuel Le menu Avoir et bon d'achat permet la création manuelle de bon : Saisir le nom du client Calculer le montant du bon d'achat en fonction des points fidélité (de la fiche client) Et remettre à zéro le cumul des points Ensuite, choisir l'article BON D ACHAT, indiquer le montant du bon d'achat, valider F10 et imprimer. Page 22 / 57

23 Bon d'achat hors fidélité client 1) Générer les Bons d'achat hors fidélité Le menu Client et marketing peut générer des bons d'achat hors fidélité client. 4. Sélectionner les clients avec le bouton Rechercher 5. Valider et choisir de Générer les bons d'achat hors fidélité 6. Choisir le montant du bon d'achat et la période de validité Le logiciel génère les bons d'achat. 2) Coupon presse Pour évaluer le retour d'un Coupon presse, vous pouvez créer un client générique COUPON PRESSE DU 01/02/2015. Générez pour ce client un bon d'achat du montant global des coupons presse Vous affectez un code barres au client (que vous pouvez imprimer sur le coupon presse) Lorsqu'un client se présente avec le coupon presse: Choisir le mode de règlement AVOIR Scanner le coupon presse et saisir le montant Le suivi de la consommation du bon d'achat vous permettra d'évaluer les retours. Page 23 / 57

24 Exporter les clients Le menu Client et marketing direct permet d'extraire les clients : Sélectionner les clients avec le bouton Rechercher Valider et choisir Exporter les clients en Excel Le logiciel génère un fichier au format suivant : Colonne A : nom 1 Colonne B : nom 2 Colonne C : adresse 1 Colonne D : adresse 2 Colonne E : code postal Colonne F : ville Colonne G : téléphone Colonne H : fax ou portable Colonne I : Colonne J : n de dossier client Colonne K : code-barres du client Colonne L : date Colonne M : emplacement des articles en réserve Colonne N : cumul des points fidélité en cours Importer les clients Le menu Client et marketing direct permet d'importer un fichier client. Le format du fichier est identique au format d'exportation jusqu'a la colonne L. Page 24 / 57

25 GESTION DES ACHATS Achat fournisseur 1) Créer une commande fournisseur Dans le menu Achat, choisir un fournisseur Choisir des articles Pour terminer, valider et envoyez la commande par fax, par ou bien par FTP La fiche fournisseur contient une Remise qui s'applique en pied de commande Lorsque vous choisissez un article, la quantité proposée est le colisage et la remise en ligne provient de la fiche article La fiche fournisseur possède 2 noms. Vous pouvez mettre le nom commercial et le nom de facturation. 2) Réapprovisionner les articles L'approvisionnement du magasin est facilité grâce aux boutons Commande client et Réappro. Le bouton Commande client liste les articles à commander pour couvrir les commandes clients Si votre magasin gère des listes cadeaux, vous pouvez consulter les produits secondaires sur les listes Page 25 / 57

26 Le bouton Réappro liste les articles à commander en fonction des rotations ou bien des stocks d'alertes Si vous ne saisissez pas le nom du fournisseur, le bouton Commande client vous donne les besoins tous fournisseurs confondus BBsoft vous alerte (par un point d'exclamation rouge) si des articles sont en rupture fournisseur 3) Suivi des confirmations de commandes Si vous demandez une confirmation de commande au fournisseur, le logiciel peut mémoriser cette confirmation. Rechercher la commande avec F1 Ensuite, Valider et choisir de Confirmer la commande La commande sera marqué comme Confirmée et vous pourrez suivre les commandes en attente de confirmation. 4) Transfert FTP Si le fournisseur autorise le transferrt FTP des commandes, BBsoft gère ce transfert en direct. Page 26 / 57

27 Suivi des reliquats Saisir le nom du fournisseur Le bouton Reliquat affiche les reliquats du fournisseur Pour annuler un reliquat, mettre à zéro la colonne Qte et valider Si vous ne saississez pas de fournisseur, le bouton Reliquat affiche tous les reliquats en cours Réception 1) Réceptionner la marchandise Indiquer le fournisseur, la date et le numéro du BL Le bouton Reliquats à recevoir affiche les reliquats du fournisseur Sélectionner les articles, vérifier les quantités et valider Si un article apparaît en rouge, cela signifie qu'il n est pas commandé au fournisseur Dans ce cas, BBsoft génère un achat fictif Pour limiter les erreurs, nous conseillons de saisir les réceptions à la douchette (douchette fixe ou portable) En cas d erreur de saisie, vous pouvez retrouver la réception et supprimer les articles erronés avec Suppr Lorsqu une réception a été contrôlé, avec le menu «Contrôle des factures», elle n est plus modifiable 2) Etiquetter les articles Dans une réception, le bouton Valider propose l'impression des étiquettes articles. Page 27 / 57

28 3) Préparer les commandes clients La validation d'une réception propose l'impression des «Commandes client à préparer». Vous pouvez imprimer les étiquettes clients ou bien un bordereau papier (ou sélectionner les 2 options). Pour limiter le stock mis de coté sur les listes cadeaux, pensez à régler le délai des «Préparations de commande» dans le menu Configurer le magasin / Avancés Menu Préparation de commande Suite à la réception de marchandise, le menu Préparation de commande gère les articles à livrer : Le bouton Article à préparer affiche les livraisons clients possibles (en fonction du stock) Vous pouvez filtrer cette liste par client ou par fournisseur Vous pouvez imprimer les étiquettes clients La fiche client peut mémoriser un Emplacement en stock de façon à regrouper les articles d'un client Une fois que la préparation de commande est validée, le logiciel propose de cocher les croix Reçus dans les bons de commande Si vous avez imprimer une «Préparation de commande» pendant la réception, vous pouvez la retrouver avec le bouton Rechercher Si vous validez une réservation sans cocher les croix reçus, Bbsoft imprime une «Proposition de réservation». Une fois que les articles sont réellement mis de coté, vous pourrez cocher les croix Page 28 / 57

29 Retour fournisseur Un retour fournisseur peut provenir des articles défectueux retournés par les clients ou bien des invendus. 1) Mettre des articles en 'Retour fournisseur' Pour mettre des invendus en 'Retour fournisseur' : Ouvrir le menu Achat / Retour fournisseur Sélectionner les articles et indiquer le défaut Si vous indiquez le défaut uniquement sur la première ligne, il sera copier sur toutes les autres lignes. Ensuite valider et choisir 'Aucune impression' 2) Renvoyer les articles Ouvrir le menu Achat / Retour fournisseur Saisir le fournisseur et cliquer sur le bouton Article à retourner Ensuite, valider et renvoyer les articles Une fois que les articles sont renvoyés, vous pouvez les consulter avec le bouton Rechercher 3) Clôturer un retour fournisseur A la réception de l'avoir ou de la marchandises, vous pouvez clôturer le retour fournisseur: Ouvrir le menu Achat / Retour fournisseur Bouton Rechercher pour retrouver le retour fournisseur Ajouter éventuellement un commentaire, valider et clôturer Page 29 / 57

30 GESTION LOGISTIQUE Gestion des articles 1) Gérer l'état des articles Le menu Article affiche des indicateurs en début de ligne : La loupe signale la présence d'une (ou plusieurs) photo(s) Le point d'exclamation signale les produits en poubelle (rupture fournisseur) Le % signale les articles en prix net Ces articles ne sont pas comptabilisés dans la fidélité client La main signale les articles présents sur le E-commerce Cet indicateur ne sera actif que si vous connectez le logiciel BBsoft avec votre site de E-commerce 2) Gérer les déclinaisons et photos La fiche article propose les déclinaisons (thème, taille, couleur) d'un article. Créer des déclinaisons Pour créer des déclinaisons, il suffit de saisir un libellé identique. Le thème en cours est repéré par la coche verte (TINOO) Par défaut, la fiche Article propose uniquement les déclinaisons en stock Il suffit de décocher l'option En stock pour afficher toutes les déclinaisons L'option Autres produits permet d'afficher les autres produits du thème en cours (TINOO) Dans le menu vente, double cliquer sur une photo pour changer de thème Page 30 / 57

31 3) Gérer les stocks d'alertes Le suivi des stocks d'alerte est réalisé grâce au menu Article : Le bouton Rechercher peut filtrer les articles en stock d'alerte Vous pouvez également travailler vos stocks d'alerte en filtrant les articles en stock sur une catégorie Ensuite, le trie des articles par prix permet de vérifier la largeur de gamme 4) Générer des codes-barres Lorsque vous saisissez des articles, BBsoft vous permet de générer des code-barres internes au magasin. Soit dans la fiche article Soit via le menu Article > Propager > Code-barres magasin Il est préférable de saisir le code barre du fournisseur plutôt que de créer des codes barres magasins Cela évite l étiquetage des produits à la réception, cela évite d avoir une double codification sur les produits et cela vous permet de saisir les réceptions au code-barres Page 31 / 57

32 5) Surveiller vos marges Le menu Article permet de trier les articles par marge croissante/décroissante Ainsi, il suffit de filtrez les articles en stock, pour détecter rapidement les erreurs de prix Dans le menu Article, la colonne 'coef' contient le coefficient par rapport au prix d'achat catalogue Alors que la colonne 'marge' donne le pourcentage de marge réelle (en fonction du PUMP) 6) Modifier les prix de ventes Le menu Article > Propager > Coef et prix de vente psy. permet d'appliquer un nouveau coéficient en arrondissant les prix sur des valeurs psychologiques Le menu Article > Rechercher > Prix modifiés depuis 1j affichera les articles dont le prix de vente a changé Vous pourrez sélectionner ces articles et ré-imprimer les étiquettes 7) Supprimer des articles Les articles venant du référentiel centralisé sont supprimés automatiquement. Pour les articles créez en magasin, vous pouvez les supprimer (si par exemple vous ne souhaitez plus les travailler). La suppression d un article est possible dans tous les menus. Lorsque vous êtes sur la fiche article, utiliser F Une fois qu un article est dans la poubelle : Il n apparaît plus dans le menu Achat Si l article est encore en stock, les ventes sont possibles, mais la ligne apparaît en rouge Pour supprimer rapidement plusieurs articles : Dans le menu Article > Article, appuyer sur F1, sélectionner les articles et Entrée Appuyer sur F2 pour supprimer tous les articles sélectionnés et F10 pour valider Il est possible de sortir des articles de la poubelle avec le menu Article > Article Rechercher les articles dans la poubelle, les sélectionner et ensuite cliquez sur le bouton Poubelle, et les sortir Page 32 / 57

33 8) Gérer le multi-fournisseurs et les grossistes La fiche Article > Fournisseurs permet de consulter les tarifs des différents fournisseurs/grossiste d'un produit. BBsoft gère le multi-fournisseur en automatique. Lorsque vous importez des articles et que ces articles sont déjà référencés chez un autre fournisseur, le logiciel va mémoriser les différents prix d'achat dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. Import/export des articles 1) Importer les fournisseurs Le menu Fournisseur > Importer permet d'importer un ficher. Le format d'importation est le suivant : Colonne A : nom 1 Colonne B : nom 2 Colonne C : franco Colonne D : remise permanente Colonne E : adresse 1 Colonne F : adresse 2 Colonne G : code postal Colonne H : ville Colonne I : Colonne J : téléphone Colonne K : fax ou portable Colonne L : numéro de TVA 2) Importer les articles Le menu Article > Importer permet d'importer les articles : Choisir le fichier à importer Le logiciel BBsoft importe les fichiers au format Excel (xlsx) Choisir le nom du fournisseur et les options d'importation Cliquer sur «Analyser les articles» et, si tous est correct, valider Les libellés seront tronqués sur 40 caractères pour l'étiquettage magasin Le logiciel BBsoft peut générer des codes-barres interne au magasin Page 33 / 57

34 Format d'importation des articles Le logiciel BBsoft utilise le format d'importation suivant : Colonne A : code-barres de l'article (EAN13) Colonne B : ancien code-barres Colonne C : référence de l'article Colonne D : ancienne référence Colonne E : libellé (40 caractères max) Colonne F : code déclinaison 1 Colonne G : déclinaison 1 (40 caractères max) Colonne H : code déclinaison 2 Colonne I : déclinaison 2 Colonne J : code déclinaison 3 Colonne K : déclinaison 3 Colonne L : code déclinaison 4 Colonne M : déclinaison 4 Colonne N : prix d'achat ht Colonne O : prix de vente ttc Colonne P : taux de tva Colonne Q : éco taxe électronique ht Colonne R : éco taxe meuble ht Colonne S : catégorie Colonne T : colisage Colonne U : nombre de cartons par produit (par exemple pour le meuble) Colonne V : poids (en gramme) Colonne W : unité de vente (kg, g, m, cm) Colonne X : description légale de l'article Colonne Y : description de l'article (pour PLV) Les colonnes A (code-barres), C (référence), E (libellé) et N (prix d'achat) sont obligatoires Les autres colonnes peuvent être vides. Si une cellule est vide, BBsoft conserve les données du magasin La «description légale» étant affichée sur les bons de commande et sur les factures, évitez les textes trop long La première ligne du fichier contient l'en-tête des colonnes (elle peut être vide) Si le fournisseur utilise une référence unique par article, il n'a pas besoin des «codes de déclinaison» Par contre, si une référence est commune à plusieurs articles, il faut remplir les «codes de déclinaison» Le format d'importation est similaire au format d'exportation Si le fournisseur change le code-barres ou la référence d'un article, nous conseillons de renseigner les colonnes B ou D. Cela évite de créer des doublons et améliore le suivi du stock Page 34 / 57

35 3) Importer des photos Le menu Article > Importer permet d'importer les photos : Ouvrir le menu Article, choisir le bouton F8 Importer et sélectionner le dossier Choisir le critère de recherche des articles : 'par référence' ou bien 'par code-barres' Et définir comment BBsoft va extraire la référence du nom du fichier Vous pouvez donner une position ou bien un caractère à rechercher Cliquer sur «Analyser les photos» 4. Le logiciel affiche les articles, il ne vous reste plus qu'a valider Le filtre 'par référence' peut rechercher la référence à partir du début ou bien à partir de la fin du fichier BBsoft propose également de «Supprimer les photos du dossier après importation» Cela vous permet de conserver, dans le dossier, uniquement les photos en attente d'importation Le logiciel redimensionne les photos en 800x800 Si vous utilisez des photos trop petite, elles seront pixelisées 4) Exporter les photos et les articles Le menu article vous propose d'exporter les articles ou les photos via le bouton F10. L'exporation des articles génère un fichier Excel. Alors que l'exportation des photos génère un fichier JPEG par article. Le format d'exportation est similaire au format d'importation (jusqu'à la colonne N) Page 35 / 57

36 GESTION COMPTABLE Caisse Le menu Caisse > Caisse permet de suivre la caisse en temps réel et de corriger les erreurs. Les encaissements de la journée sont regroupés par mode de règlement Pour vérifier la caisse, il suffit de contrôler les totaux en bas de chaque colonne Pour consulter la vente correspondant à un règlement, utilisez le bouton Vente Pour faciliter le pointage des règlements, la barre d'espace ou le simple clic sur une ligne permet de la marquer 1) Corriger la caisse En cas d'erreurs, utiliser le bouton Corriger. Ensuite, saisir le montant, le mode de règlement, un commentaire et valider. Si l'erreur d'encaissement est sur une liste (ou un bon) en cours, il faut ajouter le numéro de la vente Ainsi, la correction apparaîtra dans les règlements de la liste (ou du bon) Vour devez saisir le numéro en entier : les 6 chiffres, le point et les 4 chiffres Si vous avez une erreur de caisse en positif, nous vous conseillons de créer un bon de commande avec l'article 'NON INFORMATISE' et le client 'TICKET NON ATTRIBUE' - Cette méthode vous permettra de retrouver les tickets non attribués - Et s'il réaffecter ce montant sur une liste cadeau (ou un bon), il suffit de supprimer l'article 'NON INFORMATISE' et de clôturer le bon. Cela génère un avoir au nom du client 'TICKET NON ATTRIBUE' que vous attribuez ensuite à la liste cadeau (ou au bon). 2) Remise en banque Le bouton Remise en banque permet de saisir le remise en banque. En cas d'erreur sur la remise en banque, vous pouvez faire une remise en banque en négatif pour annuler la précédente Page 36 / 57

37 3) Fond de caisse Pour mettre un fond de caisse en espèces, faire une remise en banque en négatif. 4) Retrait d'espèces Le bouton Retrait d'espèces permet de gérer les achats avec l'argent en caisse. Le Retrait d'espèces diminue la colonne des espèces sans modifier votre chiffre d'affaire de la journée. 5) Clôturer la caisse Le bouton Valider permet de clôturer et d'imprimer la caisse. Vous avez un récapitulatif mensuel des caisses dans le menu Statistique > Journal de caisse Contrôle facture Le menu Contrôle des factures permet de détecter les erreurs de saisie des réceptions, les erreurs de tarif fournisseur et le respect des remises négociées. 1) Contrôler une facture Choisir le fournisseur La liste des réceptions en attente apparaît Sélectionner les BL en cliquant sur le bouton Insérer BL Les articles apparaissent avec les remises de l'achat - La colonne Rem1 indique la remise en ligne de votre achat - La colonne Rem2 indique la remise en pied de votre achat Pointer la facture - Si le total correspond à la facture, vous pouvez valider et clôturer - Sinon, il faut pointer chaque ligne 4. Ajouter les frais annexes en pied de page 5. Pour finir, valider et clôturer la facture Page 37 / 57

38 Pour pointer les lignes, nous vous conseillons de suivre l'ordre de la facture papier et de cocher à l'écran chaque ligne pointée En cas de litige, vous pouvez mémoriser la facture sans la clôturer La fiche fournisseur permet de préciser s'il est «assujetti à la TVA» ou pas Tant que la facture n'est pas clôturée, vous pouvez modifier la réception (supprimer des articles et en ajouter) Le PUMP de la fiche article est pré-calculé à la réception de marchandise puis corrigé à la clôture de la facture Inventaire magasin fermé Le menu Article / Inventaire permet de compter le stock du magasin. Le logiciel Bbsoft gère 2 stocks : Le stock mis de coté pour des clients (stock réservé) Le stock disponible pour la vente (stock disponible) 1) Avant le jour d'inventaire Recharger le terminal portable Utiliser le menu Configurer le matériel / Charger le terminal portable pour mettre à jour le terminal. Pointer les articles réservés Pendantl'inventaire,vousnecomptezpaslesarticlesréservés. Il est important de pointer ces articles réservés avant l'inventaire. Vérifier qu'aucun article n'est compté Dans le menu Article / Inventaire, F8 affiche les articles. Cliquez sur la colonne compté. Si certains produits sont comptés, il apparaissent en haut. Dans ce cas, remettre le compteur à zéro sur chaque ligne (avec F3). Vérifier la configuration du terminal portable dans le menu Configurer le matériel. Si vous utilisez BBsoft depuis plus d'un an, nous conseillons de décocher l'option Uniquement les articles en cours. Si vous utilisez une commande Exposition, il ne faut pas compter ces articles le jour de l'inventaire. Pour simplifier, nous conseillons de supprimer les articles de la commande Exposition avant l'inventaire et de refaire cette commande après la clôture du comptage. Menu Vente, F1, client EXPO, bon de commande EXPOSITION, supprimer tous les articles et F10. Page 38 / 57

39 2) Compter les articles Placez vous dans le menu Article / Inventaire Saisir les articles : - avec le terminal portable : allumer la douchette, la brancher et ensuite F12 puis F10 - avec la douchette fixe : lire le gencode, saisir la quantité puis F10 - ou bien manuellement : saisir la référence ou le nom du produit et la quantité puis F10 Il ne faut pas compter les articles mis de coté pour les clients. De même, si vous avez une commande Exposition, il ne faut pas compter ces articles. Vider le terminal portable périodiquement (tous les 200 articles) et valider avec F10 Certains magasins utilisent des pastilles adhésives pour marquer les rayons au fur et à mesure du comptage Pour corriger une erreur de comptage sur un article il faut rappeller l'article, utiliser F3 pour supprimer la quantité comptée, saisir la nouvelle quantité et valider avec F10 3) Clôturer les articles comptés Une fois que tous les articles sont comptés, il faut impérativement clôturer le comptage. Menu Article / Inventaire et F8 F10 et choisir Clôturerlecomptage Il est important de clôturer le comptage avant de faire des ventes ou des réceptions de marchandises. Après cette clôture, vous pouvez ressaisir la commande Exposition. Menu Vente, F1, client EXPO, bon de commande EXPOSITION, saisir les articles en exposition (avec le terminal portable) et F10. 4) Analyser les écarts Pendant le comptage, vous pouvez vérifier les écarts entre les quantités Bbsoft et les quantités comptées : Menu Article / Inventaire et F8 Pour analyser les écarts, cliquer sur l'en-tête des colonnes 'Qte écart' ou 'Val écart'. Si vous cliquez 1 fois sur l'en-tête, cela donne les articles en trop Si vous cliquez une deuxième fois, cela donne les articles en moins Page 39 / 57

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41 Inventaire tournant Le menu Article / Inventaire permet de compter le stock du magasin. Le logiciel Bbsoft gère 2 stocks : Le stock mis de coté pour des clients (stock réservé) Le stock disponible pour la vente (stock disponible) 1) Avant l'inventaire Imprimer le listing des fournisseurs dans le menu Caisse et stat / Imprimer / Liste des fournisseurs Ce listing permettra de pointer les fournisseurs. Initialiser les douchettes portables Utiliser le menu Article / Charger le terminal portable pour intégrer le catalogue sur le terminal portable. Ensuite, lire quelques produits et les vider (F12) dans le menu Devis et étiquettes afin de vérifier le bon fonctionnement. Pointer les articles réservés Pendantl'inventaire,vousnecomptezpaslesarticlesréservés. Il est important de pointer ces articles réservés avant l'inventaire. 4. Vérifier qu'aucun article n'est déjà compté Dans le menu Article / Inventaire, F8 affiche les articles. Cliquez sur la colonne compté. Si certains produits sont comptés, il apparaissent en haut. Dans ce cas, remettre le compteur à zéro sur chaque ligne (avec F3). Si vous utilisez une commande Exposition, il ne faut pas compter ces articles. Pour simplifier, nous conseillons de supprimer les articles de la commande Exposition avant l'inventaire et de refaire cette commande en fin d'inventaire. Menu Vente, F1, client EXPO, bon de commande EXPOSITION, supprimer tous les articles et F10. 2) Mettre le stock d'un fournisseur à zéro Pour commencer, il faut mettre à zéro le stock du fournisseur. Dans le menu Article / Inventaire, saisir le nom du fournisseur en haut. Puis F8 affiche tous les articles du fournisseur. F10 et choisir Clôturer le comptage Utilisez le listing pour pointer les fournisseurs au fur et à mesure. Vérifier bien le nombre de référence que vous clôturez. Il faut clôturer uniquement les références du fournisseur. Faire Echap si vous avez des doutes. 3) Compter le fournisseur Ensuite, vous utilisez le menu Entrée de stock pour saisir votre stock. Compter les articles du fournisseur. Placez vous dans le menu Article / Entrée de stock. Saisir les articles : - avec le terminal portable : allumer la douchette, la brancher et ensuite F12 puis F10 - avec la douchette fixe : lire le gencode, saisir la quantité puis F10 - ou bien manuellement : saisir la référence ou le nom du produit et la quantité puis F10 Page 41 / 57

42 Il ne faut pas compter les articles mis de coté pour les clients. De même, si vous avez une commande Exposition, il ne faut pas compter ces articles. Pendant le comptage, il faut noter toutes les ventes sur des articles déjà comptés et pas encore intégrés dans bbsoft. Le terminal portable intégre ces articles au stock BBsoft. Il faudra ensuite faire une sortie de stock de ces articles. Vider la douchette périodiquement dans Bbsoft (tous les 200 articles) et valider avec F10 Pour corriger une erreur de comptage sur un article, utilisez le menu Sortie de stock 4) Clôturer les articles comptés Il n'y a pas de clôture du comptage car vous avez saisie les articles dans le menu Entrée de stock. Fin d'exercice comptable 1) Sauver les documents comptables Le jour de votre fin d'exercice comptable, vous sauvegardez les documents comptable grâce au menu Caisse > Edition comptable. Nous conseillons d'exporter les documents en format Excel, car ils sont plus complet que les formats papier. Vous devez impérativement imprimer tous les états d'inventaire le jour de votre fin d'exercice comptable (inventaire des stocks, inventaire des bons d'achats, inventaire des retours fournisseurs, etc...) Il est essentiel d'archiver ces documents Par sécurité, nous conseillons également d'archiver une sauvegarde du magasin Si vous ne faites pas le contrôle de facture, le stock sera valorisé en fonction de vos achats 2) Calcul de la marge La fiche article de BBsoft vous donne le prix unitaire moyen pondéré (PUMP). Ce prix de revient réel de vos articles est pré-calculé à la réception des marchandises et ensuite corrigé par le contrôle des factures. Le PUMP est la moyenne des prix facturés pour les articles en stock Le menu contrôle de facture vous permet d'intégrer les frais d'approches Ce qui vous donnera un PUMP et une marge d'autant plus réaliste La marge brute est calculée comme suit : % marge brute = (Prix vente hors TVA Coût de revient hors TVA) / Prix vente hors TVA * 100 Page 42 / 57

43 Editions comptables Le menu Caisse / Edition comptable propose une exportation des données comptables. Vous pouvez exporter les données en fichier Excel ou en PDF. Page 43 / 57

44 ANALYSE DES PERFORMANCES Le menu Caisse > Statistique permet l'analyser les performances du magasin. Analyser le magasin Indiquez les dates et les informations que vous souhaitez afficher dans 'Choisir les données'. Eventuellement, vous pouvez limiter les statistiques avec des filtres. Si vous ne choisissez pas de filtre, Bbsoft analyse toutes les ventes. Valider avec F10 La touche F5 permet de basculer des valeurs aux pourcentages. Les statisques sont exportable en fichier texte ou en fichier PDF avec F9. Afin d'éviter les variations saisonnières, vous pouvez comparer votre CA mensuel avec le même mois de l'année précédente. Si une ligne ne vous intéresse pas, supprimer-la avec la touche Suppr Attention : les chiffres en statistiques sont différents du journal de caisse. Le menu Statistique inclue les ventes directes et les commandes clients (produits commandés). Par exemple si vous faites 1000 d'encaissement sur des ventes directes et 900 de bon de commande (sans demander d'accompte), le journal de caisse vous indiquera 1000, alors que les statistiques afficheront 1900 pour la journée. Avantages : - BBsoft reflète l'activité réelle (prise de commande) et pas uniquement le tiroir caisse. - Les statistiques anticipent les encaissements. Ainsi vous détectez plus tôt les augmentations ou diminutions de l'activité. Vous pouvez réagir plus rapidement. Page 44 / 57