Procédure BUDGET PREVISIONNEL JUIN 2008

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1 Procédure BUDGET PREVISIONNEL JUIN 2008 Le budget est un tableau qui permet de visualiser sur une période allant du mois à l année les prévisions de dépenses et de recettes du majeur, et de vérifier le bon équilibre de ce budget, de calculer sa capacité d épargne, ou ses besoins en trésorerie. Il permet aussi de mesurer les écarts entre le budget initialement prévu et les opérations réellement enregistrées sur le compte. Table des matières : - 1 ) Principes. 2 ) Habilitation au budget prévisionnel. 3 ) Accès au budget prévisionnel. 4 ) Générer un budget prévisionnel lors de la première utilisation. 5 ) Créer ou modifier un budget. 6 ) Les opérations particulières sur un budget. 7 ) Les différentes vues du budget. 8 ) Les graphiques. 9 )Les alertes du budget. 10 ) Procédure d activation des Java scripts. (A lire en cas de dysfonctionnement). Le budget prévisionnel sera à votre disposition dès le 19 juin 2008 au matin Procédure du budget prévisionnel. - Page 1 / 24

2 1 ) Principes : 1.1 ) Lors de la création du budget : Le nouveau budget peut porter sur une période de 1 à 12 mois. Il reprend la présentation du tableau de bord et du CRG : 3 tableaux ressources, dépenses, et autres. Chaque tableau affiche les paragraphes et codes nature tels que définis dans la table de codification CRG. Le nouveau budget propose pour chacun des codes nature et chacun des mois, les sommes constatées pour ce code nature et le même mois de la période précédente. Tous les montants proposés sont modifiables. Certains codes nature peuvent être ignorés. D autres peuvent être ajoutés, ou ignorés. Les montants peuvent être saisis de façon détaillée au niveau du code nature mais aussi globalement au niveau paragraphe. Une fois enregistrées, les données peuvent être affichées de façon détaillée ou globale (paragraphe) grâce à des boutons qui permettent de plier ou déplier certaines parties du tableau. Les données peuvent également être affichées sous forme de graphique afin de l illustrer lors de sa discussion avec le majeur. 1.2 ) Pour les budgets existants : Pour un majeur, 3 budgets sont accessibles à un instant donné : Le budget de la période en cours (période qui inclut le mois en cours). Celui de la période précédente, et celui de la période suivante. Les tableaux permettent de comparer les prévisions (le prévisionnel) avec les opérations réellement enregistrées sur le compte (le réalisé). Le budget peut être consulté selon 8 vues différentes : - La vue «prévisionnel» affiche les sommes prévues lors de la création du budget. - La vue «prévisionnel cumulé» affiche pour chaque mois le cumul du mois concerné et des mois précédents. - La vue «réalisé» affiche les sommes effectivement enregistrées sur le compte. - La vue «réalisé cumulé» affiche pour chaque mois le cumul du mois concerné et des mois précédents. - La vue «écarts montant» affiche pour chaque mois le montant de la différence entre le budget initialement prévu et le réalisé. - La vue «écarts montant cumulé» affiche pour chaque mois les différences entre le budget prévu, et réalisé pour le mois concerné et les mois précédents. - La vue «écarts en pourcentage» affiche le pourcentage de différence entre le budget prévu et le réalisé. - La vue «écart en % cumulé» affiche le pourcentage de différence entre le cumul du budget prévisionnel et le cumul du réalisé pour le mois concerné et les mois précédents. Le budget prévisionnel peut être imprimé, affiché au format Excel et donc retravaillé. Il peut être affiché sous forme de graphique (un graphique pour les ressources et un pour les dépenses, indiquant la part respective de chacun des paragraphes) et imprimé sous cette forme. - Page 2 / 24

3 2 ) Habilitation au budget prévisionnel : L habilitation au tableau de bord se trouve dans le menu : (Cliquer sur le bouton «Modifier» situé en face du profil à modifier) La ligne d habilitation n 8 permet à un profil d usagers d utiliser le budget prévisionnel. 3 ) Accès au budget prévisionnel : Le budget prévisionnel est accessible directement depuis le dossier de la personne protégée par le bouton. Le budget prévisionnel est accessible depuis le dossier de chaque majeur. - Page 3 / 24

4 4 ) Générer un budget prévisionnel lors de la première utilisation : A l origine l écran du budget prévisionnel est vide d information. Avant de générer le budget, il faut sélectionner le mois du début du budget prévisionnel, le mois de fin, puis cliquer sur le bouton générer. Pour rappel le budget prévisionnel peut s établir sur une période allant d un mois à une année. Le mois de début doit être supérieur ou égal au mois en cours. Ecran de création d un budget : Choisir un mois de début et de fin de période. Générer ensuite le budget prévisionnel. Tableau explicatif : Rubriques ou boutons Format Commentaire Générer un budget prévisionnel : Liste déroulante Mois de début de la période du budget prévisionnel. Liste déroulante Mois de fin de la période du budget prévisionnel. Radio bouton Générer le budget prévisionnel. - Page 4 / 24

5 5 ) Créer ou modifier un budget : 5.1 ) Généralités sur la création/modification d un budget : Un budget peut être crée, modifié, mais seul le budget de la période suivante peut être supprimé ) Cas dans lesquels cet écran est visible : Soit lorsque l utilisateur vient de générer un budget dans un dossier pour lequel il utilise le budget prévisionnel pour la première fois. Soit lorsque l utilisateur souhaite modifier les données dans un budget déjà existant. Lors de sa création, les montants et les codes nature qui figurent dans le budget prévisionnel sont proposés en fonction de ce qui est enregistré dans le tableau de bord de la période écoulée. Par exemple l utilisateur souhaite au mois de janvier générer un budget pour la période de janvier à décembre : Si un majeur a payé 400 Euros de loyer par mois au cours de l année écoulée, alors s affichera 400 Euros par mois pour le code nature correspondant dans le budget prévisionnel. Si un majeur a fait un paiement annuel de 150 Euros de mutuelle au mois de mai de l année écoulée, s affichera un montant unique de 150 Euros au mois de mai du budget prévisionnel pour le code nature correspondant ) Cas d un dossier ouvert au cours de l année écoulée : Si le dossier a été ouvert en juin de l année N-1, que l utilisateur génère le budget au mois de janvier de l année N, des montants seront affichées seulement dans les mois de juin à décembre du budget prévisionnel. Les mois de janvier à mai seront à 0 car le majeur n avait pas d opération enregistrée sur les mois de janvier à mai de l année N-1. Pour un tout nouveau dossier, le budget prévisionnel est à 0. L utilisateur peut estimer les dépenses à prévoir (fonction de relevés de compte en banque, du montant du loyer ) ) Explication détaillée sur le plier/déplier : L utilisateur peut plier et déplier le budget prévisionnel lors de sa consultation. Cela permet d avoir soit une vision globale par paragraphes de codes nature, soit une vision détaillée du budget par codes nature. L utilisateur peut déplier toute ou partie du budget. Pour déplier une partie du budget, il pourra cliquer sur la croix + de couleur blanche située en face du ou des paragraphes de codes nature qu il souhaite déplier. Pour déplier l ensemble du budget, il pourra cliquer sur la croix + de couleur jaune située en face de «Code» en haut à gauche du budget. - Page 5 / 24

6 Lorsque le budget est déplié, la croix + se transforme en signe moins l utilisateur peut replier le budget. Par défaut à l ouverture, le budget est présenté de manière pliée. et en cliquant sur ce, Cliquez ici pour déplier la totalité du budget. Cliquez ici pour replier la partie dépliée du budget. Cliquez ici pour déplier une partie du budget ) Explication détaillée sur le cocher/décocher d un code nature : Dans un budget pour lequel aucun mois de la période n est échu, l usager peut choisir de cocher ou décocher un code nature, ou un paragraphe de codes nature qui lui est proposé. Cela permet de ne plus avoir ce code nature ou ce paragraphe dans le budget du majeur concerné. Lorsqu au moins un mois de la période du budget est échu, il n est plus possible de cocher ou décocher un code nature ou un paragraphe. Par défaut lors de la création d un budget, les codes nature sur lesquels a été enregistrée une opération sont proposés dans le budget du majeur. Procédure à suivre pour cocher ou décocher une information : Cliquez sur cette zone pour cocher ou décocher un code nature ou un paragraphe de codes nature, puis la modification. Après l enregistrement de la modification, le code nature décoché n apparait plus dans le budget du majeur concerné. Cela n a bien sur pas d impact sur les budgets des autres majeurs protégés du Service de tutelles. - Page 6 / 24

7 5.2 ) Procédure de création/modification d un budget : Ecran de création/modification du budget prévisionnel : Saisir un montant et cliquer sur la flèche permet de le reporter dans tous les mois de la période. Des totaux mensuels et par paragraphe sont affichés. Pour le dossier concerné, l utilisateur peut ajouter des paragraphes ou des codes nature. Tableau explicatif : Rubriques ou boutons Format Commentaire Générer un budget prévisionnel : Case à cocher Pour conserver ou retirer un paragraphe ou un code nature de l affichage. Flèche Saisir un montant puis cliquer sur la flèche permet de reporter ce montant dans l ensemble des mois de la période. Le montant maximum qui peut être saisi est (soit un montant à 6 chiffres) Radio bouton Annule la création ou modification du budget prévisionnel. Radio bouton Radio bouton Enregistre la création ou les modifications apportées au budget. Pour ajouter un paragraphe de codes nature. Radio bouton Pour ajouter un code nature à l intérieur d un paragraphe. NB : au départ lorsque le budget aura été crée pour la première fois, il ne sera possible de consulter que le Prévisionnel et que le Prévisionnel cumulé. Les autres rubriques restent vides et ne sont consultables que lorsqu il y au moins un mois du budget réalisé. NB : Si un budget existe déjà dans le dossier et que vous essayez d en créer un nouveau, s affichera le message d erreur suivant. - Page 7 / 24

8 Rappel : un budget se structure à 3 niveaux : Les 3 tableaux non modifiables qui sont les ressources, les dépenses et autres. Les paragraphes CRG (créées et rattachés à un tableau depuis la fiche de codification Paragraphe CRG). Pour plus d informations sur l utilisation de la fiche Paragraphes CRG, vous pouvez consulter la partie 8 du bulletin n 27 qui se trouve dans la rubrique «Bulletins» des informations pratiques. Les codes nature qui sont rattachés à un paragraphe CRG depuis la fiche de codification «Codes nature». 6 ) Les opérations particulières sur un budget : 6.1 ) Ajouter un paragraphe ou un code nature : Cette opération n est possible que pour les budgets période encours et budget période suivante. Pour ajouter un paragraphe ou un code nature, l utilisateur doit accéder à l écran de création/modification du budget prévisionnel, accessible depuis le bouton bas de l écran du budget. situé en Un budget ne peut être modifié que depuis la rubrique Budget période en cours ou Budget période suivante. Une fois dans l écran de modification du budget, l utilisateur doit ensuite cliquer sur le bouton : s il souhaite ajouter un paragraphe de CRG. s il souhaite ajouter un code nature. Cas ou l utilisateur souhaite :. - Page 8 / 24

9 Lors de cette opération l utilisateur peut sélectionner un paragraphe dans une liste alimentée par la saisie de la fiche de codification Paragraphe CRG. Cliquer sur «Créer» permet l ajout du paragraphe au budget. Cas ou l utilisateur souhaite :. L utilisateur peut depuis cette liste choisir un code nature classé par groupe, par paragraphe, puis par code croissant. Cliquer sur «Créer» permet l ajout du code nature au budget. NB : Ajouter un code nature seul rattaché à un paragraphe qui n est pas déjà dans le budget, fera également remonter le paragraphe auquel il a été rattaché (dans la fiche codes nature). La prise en compte dans le budget prévisionnel d un paragraphe ou d un code nature est immédiate. Pour supprimer un paragraphe ou un code nature du budget, il suffit que l usager décoche celuici. - Page 9 / 24

10 6.2 ) Modifier la période d un budget existant : Modifier la période d un budget n est possible que depuis le «Budget période en cours». La modification de la période est accessible par le bouton l écran de consultation du budget période en cours. situé en bas de La période ne peut être modifiée que depuis la rubrique Budget période en cours. Ecran de modification de la période : Choisir d abord un mois de fin du budget prévisionnel. Cliquer ici pour modifier la période. Modifier la période permet de modifier le mois de fin du budget en cours. Si par exemple le budget initial était de Juin 08 à mai 09, et que l utilisateur souhaite un budget arrêté avec l année civile, il peut mettre la date de fin à décembre Suite à cette modification l usager sera envoyé sur l écran Création/modification d un budget avant d enregistrer définitivement la modification. - Page 10 / 24

11 7 ) Les différentes vues du budget : 7.1 ) Consulter le budget prévisionnel : Il affiche les sommes prévues lors de la création du budget. Pour rappel, ces sommes sont calculées en fonction du tableau de bord de l année précédent le budget prévisionnel. 7.2 ) Prévisionnel cumulé : Il affiche pour chaque mois le cumul du mois concerné et des mois précédents. - Page 11 / 24

12 7.3 ) Réalisé : Il affiche les sommes effectivement enregistrées sur le compte. Il correspond au cumul des opérations par code nature sur la période écoulée. Il se complète au fur et à mesure que le budget se réalise dans l année. 7.4 ) Réalisé cumulé : Il affiche pour chaque mois le cumul du mois concerné et des mois précédents. Il reprend les informations contenues dans le budget réalisé ci-dessus. Il se complète au fur et à mesure que le budget se réalise dans l année. 7.5 ) Ecart montant : Il affiche pour chaque mois le montant de la différence entre le budget initialement prévu et le réalisé. Les écarts peuvent faire l objet d un paramétrage dans une alerte. Si l écart est trop important, alors une alerte le signale à l utilisateur. Il se complète au fur et à mesure que le budget se réalise dans l année. - Page 12 / 24

13 7.6 ) Ecart montant cumulé : Il affiche pour chaque mois les différences entre le budget prévu, et réalisé pour le mois concerné et les mois précédents. Il reprend les informations contenues dans le budget des écarts en montant ci-dessus. Il se complète au fur et à mesure que le budget se réalise dans l année. 7.7 ) Ecart en pourcentage : Il affiche le pourcentage de différence entre le budget prévu et le réalisé. Ce tableau se complète au fur et à mesure que le budget se réalise dans l année. Mode de calcul de l écart en pourcentage : (1 - (Réalisé/Prévisionnel)) * 100 Si par exemple 50 Euros d électricité pour un mois avait été prévu, et qu en réalité 60 Euros sont dépensés, alors on aura un écart en pourcentage de +20%. (1 - (60/50)) * 100 = +20 % - Page 13 / 24

14 7.8 ) Ecart % cumulé : Il affiche le pourcentage de différence entre le cumul du budget prévisionnel et le cumul du réalisé pour le mois concerné et les mois précédents. Ce tableau se complète au fur et à mesure que le budget se réalise dans l année. 7.9 ) L imprimé général du budget : Un imprimé reprenant dans un seul fichier l ensemble des 8 différentes vues du budget est accessible en cliquant sur le bouton situé en bas des écrans de visualisation des budgets. Il est possible de consulter les différents types de budgets en cliquant sur les onglés situé au bas de la feuille Excel de l imprimé. - Page 14 / 24

15 Imprimé général du budget : Il est possible de passer d un imprimé du budget à un autre en cliquant sur ces onglets ) Le détail mensuel : Le détail mensuel permet de faire apparaître les 8 types d affichage précédents pour un mois donné. Il affiche donc pour un mois : o Le prévisionnel. o Le réalisé. o Les écarts en montant. o Les écarts en pourcentage. o Le prévisionnel cumulé. o Le réalisé cumulé. o Les écarts en montant cumulé. o Et les écarts en pourcentage cumulé. Le détail mensuel est accessible depuis les écrans de visualisation du budget en cliquant sur l entête du mois souhaité : Cliquer ici pour afficher le détail mensuel. - Page 15 / 24

16 Il est possible une fois dans cet écran de passer du détail mensuel d un mois à un autre mois de la période en cliquant sur les flèches situées en bas de l écran. Les données sont affichées par défaut à l ouverture par paragraphe code nature, on peut les afficher par code nature en dépliant chacun des paragraphes en cliquant sur le signe Ecran du détail mensuel : Cliquer ici pour imprimer le détail mensuel. Cliquer ici pour passer d un mois à l autre. Une version du détail mensuel modifiable dans Excel peut être imprimée. Ce fichier inclus le détail mensuel de chacun des mois de la période du budget prévisionnel. - Page 16 / 24

17 Imprimé du détail mensuel : Cliquer sur ces onglets pour passer d un mois à l autre ) Consulter les opérations un code nature en particulier : L utilisateur peut aussi consulter le détail mensuel pour un code nature en particulier Le détail nature peut être visualisé en cliquant sur le code ou le libellé du code nature correspondant. Cliquer ici pour afficher le détail nature. Le détail nature reprend comme le détail mensuel l ensemble des données concernant les opérations enregistrées par le code nature. - Page 17 / 24

18 Ecran du détail nature : Cliquer ici pour imprimer le détail nature. Cliquer ici pour passer d un code nature à l autre. Une version du détail nature modifiable dans Excel peut être imprimée. Ce fichier inclus le détail nature pour le code nature interrogé. 8 ) Les graphiques : Le tableau de bord peut être affiché sous forme de graphique (un graphique pour les ressources et un pour les dépenses, indiquant la part respective de chacun des paragraphes) et imprimé sous cette forme. - La balance présente le montant total des ressources, des dépenses, des autres opérations, et le solde de la période consultée. La répartition des dépenses présente par montant les codes nature qui composent les dépenses du budget. La répartition des ressources présente par montant les codes nature qui composent les ressources du budget. Le graphique est accessible par le bouton cours de consultation. situé en bas de l écran du budget en Un graphique peut aussi bien être imprimé pour un mois de la période du budget, que pour toute la période. - Page 18 / 24

19 Exemple de graphique : - Page 19 / 24

20 9 ) Les alertes du tableau de bord : 9.1 ) Paramétrage des alertes : Des alertes relatives au tableau de bord sont mises en place. Ces alertes ont pour objectif de permettre à l utilisateur un suivi précis du dossier au fur et à mesure que le budget se réalise. Si un écart trop important (selon l utilisateur) se creuse entre le budget réalisé et le budget qui avait été prévu, alors une alerte apparaît et permet de repérer cet écart sur le dossier concerné. L utilisateur peut paramétrer une alerte de manière à ce que tout dépassement en montant ou en pourcentage lui soit signalé. Les dépassements peuvent être signalés par une alerte sur le budget prévisionnel mensuel, ou sur le budget prévisionnel cumulé. Les alertes sont paramétrées pour l ensemble des dossiers du Service de tutelles. Pour rappel l écran de paramétrage aux alertes est accessible par le menu : Les 4 alertes peuvent être paramétrées en montant ou en pourcentage. Ecran de paramétrage des alertes : - Page 20 / 24

21 9.2 ) La consultation des alertes depuis le portail Astel : Lorsque les alertes ont été paramétrées, elles sont visibles dès le lendemain matin sur le portail Astel. Les alertes sont ensuite mises à jour quotidiennement. L usager qui est habilité à la consultation des alertes peut les consulter directement depuis le portail Astel. Cliquez ici pour accéder au récapitulatif des alertes. Ecran récapitulatif des alertes : Emplacement des alertes relatives au budget. Exemple d imprimé des alertes du budget prévisionnel : Cliquez sur le lien pour ouvrir le récapitulatif de l alerte. Pour rappel, la procédure détaillée des alertes se trouve dans le fichier intitulé «La gestion des alertes» qui se trouve dans la partie Procédures des Informations pratiques. - Page 21 / 24

22 10 ) Procédure d activation des Java Scripts (opération réservée aux administrateurs du poste) En cas de dysfonctionnement lors de l utilisation du budget prévisionnel, vous pouvez vérifier que les Java Script sont activés, sinon, vous pouvez les activer de la manière suivante : 10.1 ) Pour Internet Explorer (6.0) : - Sélectionnez Outils, dans le menu supérieur. - Sélectionnez Options Internet. - Cliquez sur Avancé. - Cochez sur Utiliser JRE, et Compilateur Java JIT activé. - Cliquer ensuite sur OK. - Redémarrez le poste si nécessaire. - Page 22 / 24

23 Pour Internet Explorer (7.0) - Sélectionnez Outils, dans le menu supérieur. - Sélectionnez Options Internet. - Cliquez sur l'onglet Sécurité. - Cliquez sur le bouton Personnaliser le niveau. - Faites défiler la liste jusqu'à la section de Script. - Sélectionnez Activer pour Active Scripting et Script des applets Java. - Cliquez sur OK. - Sélectionnez OUI si une boîte de dialogue de confirmation s'affiche. - Cliquez sur OK. Fermez la fenêtre. - Réactualisez la page ) Pour Mozilla Firefox (2.x) : - Dans le menu Outils, cliquez sur Options. - Dans la liste des options, cliquez sur Contenu. - Sous la section Contenu, cochez la case Activer JavaScript. - Cliquez sur OK. - Page 23 / 24

24 COORDONNEES DE L ASSISTANCE : Pour toute question nécessitant une réponse rapide (notamment liée à la connexion), vous pouvez contacter notre équipe d Assistance Utilisateurs (EAU) de 8h à 18h : - Par mail de préférence en cliquant sur le bouton du menu ASTEL - Ou à défaut par téléphone au : Votre contact répondra à votre question ou la transmettra à la personne la plus qualifiée pour y répondre. Selon la nature des questions que vous vous posez, vous pouvez aussi contacter : - Le Conseiller Produits et Services de votre délégation générale. - Votre agence si votre question est d ordre bancaire grâce au bouton - M. DARQUE, ROHART ou MUNCH par mail grâce au bouton ou à l adresse - Page 24 / 24