DEMANDE D OFFRE À COMMANDES (DOC) MODIFICATION 001 Page 1 de 6. Scanners de bagages à rayons X (y compris l installation, la formation et l entretien)

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1 Objet : DEMANDE D OFFRE À COMMANDES (DOC) MODIFICATION 001 Page 1 de 6 Scanners de bagages à rayons X (y compris l installation, la formation et l entretien) Pour en savoir plus, voir l Énoncé des besoins ci-joint, Partie 3 du présent document. Date d émission : Date et heure de clôture : 12 septembre septembre 2013, à 11 h N o de dossier : SEN OBJECTIF La présente modification vise à : - communiquer les questions et réponses aux soumissionnaires; -modifier la Partie 3 Énoncé des besoins; - modifier la Partie 4 Critères d évaluation; -modifier la Partie 5 Base de paiement. COORDONNÉES DU SÉNAT Adresse de livraison par la poste : Le Sénat du Canada Direction des finances et de l approvisionnement Édifices du Parlement Ottawa (Ontario) K1A 0A4 À l attention de : David Brazeau Adresse de livraison par porteur : Le Sénat du Canada Direction des finances et de l approvisionnement 40, rue Elgin, 11 e étage Ottawa (Ontario) K1A 0A4 À l attention de : David Brazeau Personne-ressource : David Brazeau Agent des contrats Téléphone : Courriel : brazed@sen.parl.gc.ca VEUILLEZ INSCRIRE LE NUMÉRO DE DOSSIER CI-DESSUS SUR TOUTE CORRESPONDANCE, Y COMPRIS LES ENVELOPPES. LES SOUMISSIONS ÉLECTRONIQUES NE SONT PAS ACCEPTÉES. SIGNATURE DU SOUMISSIONNAIRE Le soumissionnaire offre et convient de fournir au Sénat du Canada, aux conditions stipulées dans le présent document, y compris les pièces jointes, les biens ou les services décrits dans le présent document, y compris les pièces jointes, au(x) prix énoncé(s). VEUILLEZ REMPLIR, SIGNER ET RENVOYER TOUS LES DOCUMENTS CI-JOINTS AVEC VOTRE RÉPONSE. Nom de l entreprise : Signature autorisée : Nom : Titre : Courriel : Numéro de TPS : Date : Téléphone : Télécopieur :

2 MODIFICATION 001 Page 2 de 6 La présente modification vise à : - communiquer les questions et réponses aux soumissionnaires; -modifier la Partie 3 Énoncé des besoins; - modifier la Partie 4 Critères d évaluation; -modifier la Partie 5 Base de paiement. ** Question 1 À la Partie 1 Directives à l intention des soumissionnaires, rubrique 5, Format, on peut lire : «[l]es offrants doivent s assurer que toutes les sections de la Partie 4 Critères d évaluation [ ] de la présente DOC sont remplies.» Cela laisse entendre que le soumissionnaire doit remplir les tables de notation et les inclure dans sa réponse. Veuillez préciser. Réponse 1 Le soumissionnaire doit fournir suffisamment de détails pour chacun des points d évaluation. Il ne suffit pas de transcrire l énoncé présenté dans la demande. Les grilles d évaluation incluses dans la DOC le sont à titre d information pour le soumissionnaire, il ne suffit pas de les remplir comme un formulaire, sans fournir les détails précis pour décrire chaque élément des critères cotés. Question 2 En ce qui concerne la Partie 2B Modalités supplémentaires Matériel, rubrique 5, Installation, intégration et configuration, pour mieux comprendre ce qui est «exigé», veuillez fournir des détails concernant le site ou les sites d installation. Y aura-t-il un quai de chargement muni d un monte-charge capable de supporter l appareil si ce dernier n est pas installé au même niveau que le quai? Y aura-t-il un chariot élévateur à fourches? Quelle est la capacité de charge à chaque endroit? Réponse 2 À l immeuble n o 1, il faut livrer un (1) appareil à un quai de chargement muni d une porte de garage. Un autre appareil doit être livré au même endroit, mais par la porte principale (36 po) au rez-de-chaussée. À l immeuble n o 2, il faut livrer trois (3) appareils à un quai de chargement au niveau du sol. Deux (2) appareils resteront au rez-de-chaussée de l immeuble, tandis que le troisième sera installé au troisième étage et devra être transporté par un petit ascenseur. À l immeuble n o 3, il faut livrer deux (2) appareils à un quai de chargement surélevé, muni d une plate-forme motorisée. Il faut ensuite transporter les appareils sur des planchers en ciment recouverts de tapis, les faire passer au bureau de la sécurité, puis par des portes «anciennes» et les installer à l entrée. Il n y a pas de chariot élévateur à fourches au Sénat. Le camion de livraison de l entrepreneur doit être muni d une plate-forme élévatrice pour les livraisons au niveau du sol, selon les besoins. Question 3 En ce qui concerne la Partie 2B Modalités supplémentaires Matériel, rubrique 10, Acceptation, veuillez préciser si le Sénat suit un protocole de tests pour juger de l acceptation et si ce protocole sera fourni aux soumissionnaires avant la date de clôture. Réponse 3 Le Sénat testera les appareils pour les menaces connues, les articles et substances prohibés ainsi que les résultats escomptés, comme il est décrit à la Partie 3 Énoncé des besoins. Question 4 À la Partie 2B Modalités supplémentaires Matériel, Service de maintenance du matériel, on dit : «à laquelle s ajoute la période de prolongation de la période de maintenance du matériel si le contrat renferme une option de prolongation du service de maintenance du matériel». Le Sénat compte-t-il inclure cette option? Si un fournisseur ne peut offrir cette option, quelle sera l incidence dans l évaluation? Réponse 4 Selon la troisième période, à la Partie 5 Base de paiement, l option du prolongement de la période de maintenance du matériel est incluse et fait donc partie des exigences. Le fournisseur qui ne présente pas de prix pour cette option, comme l exige la Base de paiement, sera jugé comme n ayant pas satisfait aux exigences et sa soumission sera rejetée.

3 Page 3 de 6 Question 5 En ce qui concerne la Partie 3 Énoncé des besoins, rubrique 4, Cycle de vie, veuillez préciser ce qu on entend par «acceptation». Réponse 5 Voir Partie 2B Modalités supplémentaires Matériel, rubrique 10, Acceptation. Question 6 À la Partie 3 Énoncé des besoins, rubrique 8, Exigences relatives du moniteur ou de l écran, on peut lire : «[l]es exigences minimales du moniteur ou de l écran sont [ ] un écran LCD de 20 po [ ]». Les tailles standard pour les écrans sont 15, 17, 19 et 21 po. Accepterez-vous un écran de 19 po qui figure sur la liste des technologies certifiées (QTL) de la TSA? Réponse 6 L exigence a été modifiée; il faut maintenant fournir un écran d au moins 19 po. Question 7 À la Partie 3 Énoncé des besoins, rubrique 9, Environnement physique du Sénat et exigences relatives au rendement, les exigences concernant le poids, la hauteur et la résolution du filage semblent cibler un fournisseur en particulier. Faut-il respecter ces spécifications à la lettre ou s il suffit de respecter la liste des technologies certifiées O3? Réponse 7 Les restrictions concernant le poids ont été fixées à la suite d un examen attentif de l environnement physique du Sénat, de l espace disponible pour les scanners à rayons X et des ascenseurs en place pour déplacer les appareils. La restriction concernant la hauteur a été modifiée afin d inclure davantage de modèles. La restriction concernant la résolution minimale du filage AWG a été fixée conformément au Plan principal de sécurité (PPS) établi par la Chambre des communes, le Sénat et la Gendarmerie royale du Canada. Question 8 À la Partie 4 Critères d évaluation, rubrique 1, Critères techniques et obligatoires, veuillez confirmer qu on devrait lire «l index du soumissionnaire» plutôt que «l annexe». Réponse 8 Oui, effectivement, l expression «l annexe» sera remplacée par «l index du soumissionnaire» dans la DOC. Question 9 À la Partie 4 Critères d évaluation, rubrique C3, Fonctionnalité de l appareil, on peut lire : «[un] (1) point est accordé pour chaque fonction supplémentaire, pour un maximum de 15 points.» Nous comprenons qu un fournisseur qui offre les 23 fonctions supplémentaires énumérées recevra seulement une note de 15 points, tout comme un fournisseur qui n en offrirait que 15. Veuillez préciser si cette inégalité sera prise en considération dans l évaluation en cas d égalité entre soumissionnaires. Réponse 9 La note maximale pour cette section demeure 15 points. Le Sénat n exigera pas de fonctions supplémentaires pour attribuer des points au-delà de la note maximale. Comme l offre à commande sera accordée au soumissionnaire dont l offre présente le meilleur rapport qualité-prix, c est-à-dire le coût le plus faible par point, une égalité entre soumissionnaires est fort improbable. Question 10 J aimerais savoir pourquoi on exige des appareils approuvés par la TSA pour une installation au Canada, ailleurs que dans un aéroport, puisque la TSA est responsable de la sécurité des passagers et du transport aérien aux États-Unis, plus particulièrement dans les aéroports. Je peux comprendre que même dans les aéroports canadiens, on exige des appareils approuvés par la TSA parce que certains passagers se rendent à l étranger, mais, au Canada, c est la première fois que je vois qu on exige des appareils approuvés par la TSA ailleurs que dans un aéroport. Réponse 10 Le Sénat a choisi la liste de technologies certifiées de la TSA comme étalon minimal pour l évaluation des scanners à rayons X en raison du haut niveau de sécurité au sein de la Cité parlementaire. **

4 Page 4 de 6 1-À la Partie 3 Énoncé des besoins, rubrique 8, Exigences relatives du moniteur ou de l écran, supprimer : I. Les exigences minimales du moniteur ou de l écran sont les suivantes : écran LCD de 20 po, taux de rafraîchissement élevé (moins de 8 ms), sans scintillement; résolution d écran minimale de 1280 x 1024; affichage de 256 niveaux de gris ou de 256 couleurs distinctes. insérer : I. Les exigences minimales du moniteur ou de l écran sont les suivantes : écran couleur LCD de 19 po, taux de rafraîchissement élevé (moins de 8 ms), sans scintillement; résolution d écran minimale de 1280 x 1024; affichage de 256 niveaux de gris ou de 256 couleurs distinctes. 2-À la Partie 3 Énoncé des besoins, rubrique 9, Environnement physique du Sénat et exigences relatives au rendement, supprimer: III. Les spécifications suivantes constituent les dimensions minimales acceptables du petit détecteur à rayons X pour l inspection des bagages : longueur, avec tapis roulant : 80 po maximum (avec écrans de 19,7 po, conformément longueur, sans tapis roulant OU avec tapis roulant court : 53 po maximum; largeur : 35 po maximum; hauteur : 52 po maximum; ouverture : 20 po x 13 po minimum; poids : lb maximum; capacité de charge du tapis roulant, répartie également : 220 lb minimum; résolution minimale du filage : 41 AWG typique et 40 AWG garanti. I. Les spécifications suivantes constituent les dimensions minimales acceptables du détecteur à rayons X pour l inspection des bagages de taille moyenne : longueur, avec tapis roulant : 122 po maximum (avec écrans de 19,7 po, conformément largeur : 35,5 po maximum; hauteur : 52 po maximum; ouverture : 25 po x 17 po minimum; poids : lb maximum; capacité de charge du tapis roulant, répartie également : 220 lb minimum; résolution minimale du filage : 41 AWG typique et 40 AWG garanti. insérer : IV. Les spécifications suivantes constituent les dimensions minimales acceptables du scanner de bagages à rayons X de petite taille : longueur, avec tapis roulant : 80 po maximum (avec écrans de 19,7 po, conformément longueur, sans tapis roulant OU avec tapis roulant court : 53 po maximum; largeur : 35 po maximum; hauteur : 60 po maximum; ouverture : 20 po x 13 po minimum; poids : lb maximum; capacité de charge du tapis roulant, répartie également : 220 lb minimum; résolution minimale du filage : 41 AWG typique et 40 AWG garanti. II. Les spécifications suivantes constituent les dimensions minimales acceptables du scanner de bagages à rayons X de taille moyenne : longueur, avec tapis roulant : 122 po maximum (avec écrans de 19,7 po, conformément largeur : 35,5 po maximum; hauteur : 60 po maximum; ouverture : 25 po x 17 po minimum; poids : lb maximum;

5 Page 5 de 6 capacité de charge du tapis roulant, répartie également : 220 lb minimum; résolution minimale du filage : 41 AWG typique et 40 AWG garanti. 2-À la Partie 4 Critères d évaluation, rubrique 1, Critères techniques et obligatoires, supprimer : III. Il faut indiquer le numéro de page et de paragraphe dans la colonne intitulée «Page n o» de l annexe pour tous les renseignements fournis. insérer : III. Il faut indiquer le numéro de page et de paragraphe dans la colonne intitulée «Page n o» de l index du soumissionnaire pour tous les renseignements fournis. 3-À la Partie 5 Base de paiement, remplacer toute la partie par : PARTIE 5 BASE DE PAIEMENT Le soumissionnaire doit fournir une liste de prix fermes, tout compris, pour l exécution du travail décrit à la Partie 3 Énoncé des exigences. Il doit énumérer l ensemble des activités, des employés et du matériel nécessaires à l exécution du travail, y compris les frais de livraison, les droits de douane et autres, à l exclusion de la taxe de vente harmonisée. Le Sénat du Canada ne remboursera aucune dépense de déplacement ou d hébergement pour les activités requises dans le cadre de l exécution du contrat. Le besoin ne prévoit aucune protection relative à la fluctuation du taux de change. Aucune demande de protection contre la fluctuation du taux de change ne sera prise en considération. Toute soumission incluant une disposition en ce sens sera déclarée non recevable. Pour déterminer les prix globaux, on multipliera le prix unitaire par la quantité fournie pour évaluation. La somme des prix globaux permettra de déterminer le prix total évalué. Les quantités fournies pour évaluation ne servent précisément qu à cette fin et ne représentent pas une garantie de travail. PREMIÈRE période : Jusqu au 31 mars 2014 Article Prix unitaire Quantité Prix global pour évaluation Scanners de bagages à rayons X (taille moyenne) Scanner de bagages à rayons X 1 $ (petite taille) Installation et calibrage initial des $ 3 $ scanners de bagage à rayons X Garantie complète de 5 ans $ 3 $ comprenant les pièces et la main-d œuvre réinstallation et calibrage, petit scanner à rayons X, par scanner réinstallation et calibrage, scanner moyen à rayons X, par scanner Séance de formation, fonctionnement $ 15 $ d un scanner à rayons X, par employé Séance de formation, niveaux $ 6 $ d entretien 1 et 2, par employé Séance de formation, niveau d entretien 3, par employé Séance de formation de formateurs, par employé

6 Page 6 de 6 DEUXIÈME période : du 1 er avril 2014 au 31 mars 2015 Article Prix unitaire Quantité Prix global pour évaluation Scanner de bagages à rayons X (taille moyenne) Scanner de bagages à rayons X (petite taille) Installation et calibrage initial des scanners de bagage à rayons X Garantie complète de 5 ans comprenant les pièces et la main-d œuvre réinstallation et calibrage, petit scanner à rayons X, par scanner réinstallation et calibrage, scanner moyen à rayons X, par scanner Séance de formation, niveaux d entretien 1 et 2, par employé Séance de formation, niveau d entretien 3, par employé Séance de formation de formateurs, par employé TROISIÈME période : du 1 er avril 2015 au 31 mars 2016 Article Prix unitaire Quantité Prix global pour évaluation Scanner de bagages à rayons X (taille moyenne) Scanner de bagages à rayons X (petite taille) Installation et calibrage initial des scanners de bagage à rayons X Garantie complète de 5 ans comprenant les pièces et la main-d œuvre Prolongement de garantie complète $ 4 $ de 2 ans comprenant les pièces et la main-d œuvre pour tous les articles achetés au cours de la PREMIÈRE PÉRIODE. Prolongement de garantie complète $ 3 $ de 2 ans comprenant les pièces et la main-d œuvre pour tous les articles achetés au cours de la DEUXIÈME PÉRIODE. réinstallation et calibrage, petit scanner à rayons X, par scanner réinstallation et calibrage, scanner moyen à rayons X, par scanner Séance de formation, niveaux d entretien 1 et 2, par employé Séance de formation, niveau d entretien 3, par employé Prix total évalué $ ** TOUTES LES AUTRES MODALITÉS DEMEURENT INCHANGÉES.