Objet : Mise en place des animations de fin d année et «Printemps des Commerçants»

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1 Compte Rendu Jeudi 10 septembre 2015 Objet : Mise en place des animations de fin d année et «Printemps des Commerçants» La rencontre du 7 juillet 2015 avec les commerçants, qui avait pour principal objet le bilan de l animation réalisée à l occasion de la Fête des Mères, a permis d enclencher les discussions pour programmer les fêtes de la fin d année à venir. Cette rencontre a donné lieu à un compte-rendu sur le contenu des échanges mais aussi à la mise en place d un nouveau rendez-vous entre la Ville et ses commerçants ce jeudi 10 septembre Une invitation, accompagnée d un ordre du jour sur les sujets à débattre, a été communiquée à l ensemble des commerçants identifiés dans les fichiers ressources de la commune. Sur le sujet de la bonne réception des courriers envoyés par la Mairie, il semble toutefois que des invitations ne soient pas parvenues chez certains commerçants. Aussi, la Ville s est excusée car elle a bien adressé ce courrier à l ensemble sans distinction. Aussi, pour ceux qui n auraient pas eu connaissance de la réunion, la Mairie invite chacun à redonner ses coordonnées aux agents du service de l urbanisme qui travaillent également sur la partie soutien aux animations commerciales ou encore à diffuser leurs adresses mails a minima par le biais de l adresse internet mise en place à leur attention : commerces@maisonslaffitte.fr. En parallèle, le site internet de Maisons-Laffitte dispose d une page ECO-COMMERCES destinée aux informations touchant les commerçants de la Ville et sur lequel sont diffusés les comptes-rendus et actualités relatives à leurs exercices. La Ville rappelle donc l utilité de se servir de cet outil plus largement, permettant une plus large communication sur les événements mais aussi de nourrir d informations utiles et pratiques le site consulté par les administrés. Après cet intermède, utile pour assurer une meilleure participation et implication des acteurs économiques de Maisons-Laffitte, un tour de table a permis de présenter les participants présents à la réunion et d excuser ceux qui n ont pas pu se joindre aux échanges à regret. A noter que cette réunion a fait l objet d une belle représentation des commerçants saluée par Mme DE PREVAL. Cette participation a permis de souligner le dynamisme et l envie d impulser un nouvel élan de la part de tous les membres. Elle est gage d un élan à maintenir et à soutenir. Outre le personnel communal en soutien à l action de Mme DE PRÉVAL, étaient présents : M KOKLANAKIS Stratis ID BRICO Mme MIGEON Chantal Coiffeur GINO GINA Mme PINTO Elisabete POPLAINE Mme DE LUCA Chantal P tite Fleur Mme CAMUS Marie-Aimée Lingerie Marie Aimée Mme HEURTEBIZE Nathalie l Instant Coiffure M HEURTEBIZE Olivier Restaurant l Olivier M BODERE Mathieu BME Ebéniste 1

2 Mme RENAULT Laurence MG LEROY Coiffure Mme L HELEOUACH-GAUTIER Cécile Optic 2000 Mme GOUTIER Déborah VOG Coiffure Mme GORES Sophie Au Gré de Vos Envies Mme RICARD Annick MIROITERIE de ML Mme BUSSON Sophie Selon SACHA Mme CALVAIRE Marie-Hélène EDARGA M SIMON Gérard Président de l AEML Mme TOUKANE Sandra Boulangerie avenue du Général de Gaulle nouvelle arrivante qui reprend la suite de M et Mme DEVELAY. M CABANES Eric Courtier d Assurance Mme FOREST Marie-Cécile Alain AFFLELOU Mme LELIEUR-Bijouterie LELIEUR Se sont excusés de ne pas pouvoir être présents : Mme LOPES Sandrine REAL 31 Mme Christine CACHOT - Graine de Gourmandise M. FINET-Imprimerie FINET M. THOMAS-Bouche à Oreille Mme BEAUDRU-CIC Suite à ce tour de table, voici les points évoqués : - DISSOLUTION DE L ASSOCIATION DES COMMERÇANTS SUITE AU DEPART DE M SIMON GERARD ET DE LA CESSATION DE SON ACTIVITE. Après une implication dans le soutien aux animations des commerces de proximité de la Ville à travers la gestion de l Association des Entrepreneurs de Maisons-Laffitte, l organisation du vide-grenier au mois de septembre de chaque année et le soutien dans la mise en place des animations ponctuant l actualité commerciale de la Ville, M SIMON met fin à ses missions à la fin de l année Aussi, il est nécessaire de motiver les commerçants pour définir les prestations souhaitées pour cette année et assurer la logistique à savoir les bons de commande, la communication dans le magazine Vivre à Maisons- Laffitte, la réservation du matériel, les démarches qui s avèreraient nécessaires auprès des services techniques et administratifs, le versement des cotisations toutes ces actions sont à anticiper et à formaliser clairement courant octobre impérativement. Le budget disponible via l AEML pour participer au financement des animations de fêtes de fin d année est de euros. 2

3 - DEFINITION DU CADRE DES ANIMATIONS POUR LES FETES DE FIN D ANNEE. L enjeu était de définir le «cahier des charges» des prestations et moyens à mettre en place les festivités pour la fin d année. Le cadre : prévoir une troupe itinérante et des secteurs de «chute» permettant d assurer pendant un temps plus long et défini à l avance la présence d une animation particulière. Les animations à prévoir doivent être essentiellement tournées vers le public «jeune». Il y a donc un double enjeu : 1. Un circuit itinérant à repérer, assurant l attraction sur tout le centre-ville et profitant à l ensemble des commerçants y compris ceux dont les locaux excentrés sont moins visibles de la clientèle ; 2. Des animations ponctuelles assurant le spectacle dans les secteurs identifiés à l avance et permettant une communication sur les lieux et les périodes de passage réservés. En parallèle, et à l unanimité, il a été acté de la reprise du jeu de noël sur le thème de l objet insolite organisé chaque année par Mesdames CALVAIRE Marie-Hélène, BUSSON Sophie, LOPES Sandrine, CAMUS, FINET Sabine. Une cotisation supplémentaire dédiée uniquement à la mise en place du jeu et à laisser à la libre initiative des commerçants souhaitant participer au jeu est nécessaire. Un montant minimum de 40 euros est demandé pour assurer les reproductions de bons, stickers, achats de bonbons pour les enfants, lots et autres matériels. Enfin la Ville propose de réitérer son initiative organisée l année précédente pour témoigner de son engagement auprès des commerçants, faire vivre son tissu de proximité et le mettre en valeur à travers le concours des Vitrines de Noël et la remise du prix de la plus jolie décoration au gagnant plébiscité par un jury. Si l an passé, l organisation de ce concours avait été un peu précipité, cette année la Ville profite de ce nouvel élan pour informer de la reprise du jeu et inviter chaque commerçant à mettre en avant sa vitrine notamment en indiquant les critères qui seront évalués par le jury à composer. Aucune formalité pour participer à ce concours, pas d inscription. Les critères : La mise en lumière, l originalité et l harmonie de la décoration de la vitrine extérieure. Aucun thème n a été arrêté. La suggestion de décorations, de coloris ou de thème commun à l échelle d un secteur a été évoqué. Le jury : Il sera déterminé pour assurer la représentativité des Mansonniens par 5 membres choisis parmi toutes les classes d âges et qui sera amené à faire le tour des rues commerçantes pour choisir le coup de cœur. Remise de prix : Une cérémonie pour la remise d un prix au lauréat et un article diffusé dans le mensuel de Maisons-Laffitte en plus de la communication sur le site internet. Il s agit avant tout de mettre à l honneur les efforts des commerçants qui égayent la Ville pendant la période de Noël. Concernant les dates pour assurer l animation commerciale pour la période des fêtes Les dates arrêtées pour animer la Ville autour d animations sont les samedi 19, mercredi 23 et jeudi 24 décembre au matin, soit 2 journées pleines et une demi-journée. 3

4 Concernant la logistique pour la troupe ou le groupe d intermittents : Il faut prévoir un local, un espace pour les accueillir ainsi que permettre le stockage du matériel et la possibilité de manger dans un endroit calme. Les repas doivent être pris en charge par les commerçants dans leur budget. La Ville étudie donc la possibilité d une salle à mettre à disposition des intermittents. Les commerçants présents doivent quant à eux réfléchir à la prestation «repas». Concernant le circuit itinérant : Il est important de déterminer sur un plan de ville les rues et les avenues qui doivent être obligatoirement empruntées par la troupe à choisir pour faire profiter à tous les commerçants de leurs passages, ainsi qu un nombre minimum et «raisonnable» de passages voulus. Les conditions climatiques étant difficiles, il est important de prendre en compte le confort des intermittents qui animeront les rues tout en étant vigilant sur la visibilité nécessaire de la troupe pour garantir la réussite de la prestation. Ce circuit identifié et cartographié pourra servir à la communication dans le magazine notamment. Des secteurs dits «points de chute» doivent également être repérés avec des créneaux horaires d interventions des intermittents dans des espaces adaptés aux animations proposées. Pour exemple : le samedi 19 décembre entre 11h et 12h passage de la troupe sur la rue de la Muette avec spectacle de sculpture de ballons, le samedi 19 décembre de 15h à 16h petites présentations de magie sur l avenue de Saint Germain Une attention sera portée à l espace nécessaire pour assurer le déroulement des animations en toute sécurité pour les passants et les spectateurs. Il faut donc identifier un nombre de secteurs pertinents et un nombre de créneaux horaires. Le circuit devra être présenté à la troupe au moins une fois sur la première matinée. L enjeu : permettre l identification du parcours avec les intermittents et leur faciliter le repérage du circuit, des zones et rues moins fréquentées. Les artères adjacentes à l avenue Longueil doivent profiter des prestations. Concernant les prestations et les animations : 1. A minima, les prestations voulues pour la troupe. - Un Père-Noël ; - Un sculpteur de ballons ; - Un magicien. 2. Les suggestions parallèles. Tente pour photographie avec le Père-Noël ; Chorale Illuminations sur les artères adjacentes à l avenue Longueil et très sombres, notamment la rue du Fossé, la rue des Plantes 4

5 Musique d ambiance Afin de mettre en place les animations, chaque commerçant est appelé à prendre contact avec ses connaissances et des sociétés susceptibles d assurer les prestations : la troupe qui effectue des animations pour la bibliothèque, la compagnie «Colorine» ou encore des initiatives avec les sociétés qui œuvrent pour les commerçants du marché. Des devis sont à demander pour permettre de choisir les prestataires en fonction du budget ou alors d anticiper sur un éventuel complément en matière de cotisation. Sur la base de ces éléments de tarifs, de prestations, une nouvelle réunion de travail est programmée le mardi 29 septembre à 19h30 à l Hôtel de Ville de la Mairie salle des Commissions - pour rassembler les commerçants référents. En amont les commerçants sont invités à se coordonner et à échanger sur la base d un découpage par secteurs avec des personnes «référentes» volontaires. Ainsi voici la sectorisation et les «référents» pour l organisation de cette prochaine réunion : Rue de Paris = Mme LELIEUR (Bijouterie) Avenue de St Germain/ place du Marechal Juin = M KOKLANAKIS (ID Brico) Rue de la Muette/rue Jean Mermoz = Mme CALVAIRE et Mme BUSSON Rue Masson/ avenue du Général de Gaulle/ rue du Prieuré = Mme LOPES (real 31). Rue du Fossé/ rue des Plantes : Mme PINTO Elisabete Avenue de Longueil = Mme CAMUS (boutique Marie-Aimé) et M DUTARQUE (Optique LEMAN) - DISCUSSION CONCERNANT LA «BRADERIE» OU «PRINTEMPS DES COMMERÇANTS» La réunion sur les aspects d animations de fin d année s étant achevée tardivement, ce sujet a été plus brièvement évoqué mais maintenu car figurant à l ordre du jour. Une date de principe retenue : le samedi 4 juin. La logistique et les évènements pourront nécessiter de redéfinir la date susvisée. Le principe = prendre exemple sur le forum des associations pour permettre aux commerçants, aux entrepreneurs (société d assurance, de BTP, bricolage) et artisans plus éloignés du cœur de ville de profiter de tentes dans le centre-ville au niveau de l avenue Longueil et des contre allées, en plus de ceux qui feront le choix de profiter d une étale devant leur magasin en fonction bien sûr des conditions de sécurité, de la faisabilité et de la configuration des lieux. La valorisation des activités artisanales serait un plus à mettre en évidence. En fin de réunion, a également été évoquée l éventualité d une mise en commun des animations commerciales avec l association des Commerçants du Marché. 5

6 L ordre du jour de la réunion du 29 septembre 2015 à 19h30 sera : - Choix de la troupe à l appui des devis obtenus par chacun. - Définition précise du circuit itinérant sur plan. - Définition des secteurs d animations et détermination des plages horaires de passage. - Identification des participants au jeu de Noël «objet insolite» et montant de la participation nécessaire. - Communication sur les décorations, les thèmes ou les initiatives prises par chaque secteur pour en débattre et fédérer d autres commerces intéressés. - Actions de communication à mettre en oeuvre par la Ville. - Identification du thème pour le concours des vitrines. En vous remerciant de ce nouvel échange et du travail constructif qui se met en place avec la Ville, la Mairie vous attend donc pour ce nouveau rendez-vous. 6