1. PRELEVEMENT SEPA : LE CADRE REGLEMENTAIRE

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1 Avril 2013 Zoom sur la réglementation SEPA (Single Euro Payments Area)- échéance 1er février 2014 : 1. PRELEVEMENT SEPA : LE CADRE REGLEMENTAIRE 1.1. Introduction : Le Conseil Européen des Paiements (European Payments Council «EPC»), organe de décision de la communauté bancaire européenne s est fixé pour objectif d appuyer et de promouvoir la création d un espace unique de paiements en euro. La définition de SEPA (Single Euro Payments Area) est précisée dans la feuille de route de l EPC dès Décembre 2004 : «une zone à l intérieur de laquelle les citoyens, les entreprises et les autres acteurs économiques pourront effectuer et recevoir des paiements en euros aux mêmes conditions et avec les mêmes droits et obligations, que ce soit à l intérieur ou au-delà des frontières nationales et où qu ils se trouvent». Dans cette feuille de route l Europe est définie comme les États membres de l Union Européenne plus l Islande, la Norvège, le Liechtenstein, la Suisse et Monaco. En France, le projet de migration des utilisateurs vers SEPA est coordonné par le Comité National SEPA, présidé par la Banque de France et la Fédération Bancaire Française ( Il rassemble les représentants de toutes les parties concernées utilisatrices de moyens de paiement. Dans ce cadre, l EPC a décidé de créer un prélèvement européen SEPA en euros, dit SDD («SEPA Direct Debit») utilisable entre deux comptes de clients ouverts auprès de banques domiciliées dans l espace Européen telle que défini dans la feuille de route. SEPA s applique à tous les prélèvements nationaux et transfrontaliers Une obligation réglementaire : Le 01 février 2014, les nouveaux instruments de paiement européens remplaceront définitivement leurs équivalents nationaux. Le prélèvement SEPA à l initiative du créancier (ex : Entreprise) se fait désormais sur la base d une autorisation préalable obtenue de la part du débiteur (ex : Client). On retrouve cette autorisation sous le nom de «Mandat de gestion/de prélèvement». Chaque mandat s identifie à partir d une Référence Unique de Mandat (RUM), à communiquer obligatoirement au souscripteur à la mise en gestion de son contrat.

2 Le prélèvement SEPA nécessite l usage de coordonnées bancaires internationales, présentes sur le relevé d identité bancaire depuis Les standards techniques retenus et les nouveaux flux de trésorerie SEPA facilitent le traitement automatisé des opérations. Les droits du créancier et du débiteur évoluent. Le créancier est autorisé via le mandat à procéder à toute opération de règlement depuis le compte du débiteur, eu égard des conditions contractuelles les liant et des prérogatives SEPA. Le mandat reste valable pendant toute sa durée d utilisation, sauf révocation par le débiteur. Le débiteur conserve le droit de révoquer un mandat préalablement signé, ou de s opposer en contestant un prélèvement qu il juge non conforme. Selon les cas, il fait parvenir sa contestation à sa banque et si sa demande est jugée recevable, les sommes prélevées lui sont remboursées. 2. LES ENJEUX POUR LES COMPAGNIES D ASSURANCE La migration au prélèvement SEPA est un sujet complexe impliquant des enjeux techniques et organisationnels. Les avantages attendus d un tel changement sont nombreux : gagner du temps dans les opérations de paiement, simplifier les procédures de gestion des flux de trésorerie, donner la possibilité aux compagnies d assurance d utiliser un unique compte bancaire pour l ensemble des opérations touchant l Europe, favoriser le développement du business transfrontalier Mais avant d en tirer profit, chaque assureur devra tout d abord investir dans une série de changements visant à mettre en place les prérogatives SEPA suivantes : Le mandat de prélèvement doit être complété et signé par l assuré avant la mise en gestion du contrat d assurance : l assureur doit s assurer qu il a reçu autorisation avant de passer un ordre de prélèvement. L assureur est désormais seul responsable du mandat, contrairement à l autorisation de prélèvement qui est de la responsabilité de la banque ; il doit le conserver, ce mandat constituant la seule preuve recevable que les opérations effectuées pour son compte sont autorisées. L assureur a une obligation d information vis-à-vis de ses assurés : la réglementation prévoit une notification préalable de prélèvement, que l assureur fait parvenir au souscripteur 14 jours avant le 1 er prélèvement SEPA. L assureur doit prévoir une nouvelle procédure de gestion du mandat (automatisée?) intervenant pendant la vie du contrat, en cas d avenant notamment. Les systèmes d information doivent évoluer pour émettre les nouveaux flux de trésorerie et les actes de gestion liés à ces flux.

3 Il est primordial pour les compagnies d assurance de ne pas sous-estimer l ampleur d un tel projet, tant il implique des évolutions majeures et des arbitrages susceptibles de modifier le métier.

4 2.1. Évolution Métier Cas d un Groupe de Protection Sociale : Depuis la proposition de contrat d assurance jusqu à l appel de cotisations et la gestion du contentieux, c est l ensemble du métier de l assurance qui est remis à plat. Le mandat de prélèvement remplace l actuelle autorisation de prélèvement dans l ensemble du processus Vie du bulletin d adhésion/affiliation. L assureur doit s assurer de détenir un mandat complété et signé par le souscripteur avant d appeler des cotisations : il est désormais de la responsabilité du réseau commercial et des gestionnaires de s assurer que les dossiers d adhésion/affiliation sont complets et valides avant l enregistrement du contrat dans les systèmes de gestion. Une fois le contrat d assurance enregistré, les documents contractuels doivent être conservés chez l assureur, ainsi que le mandat signé. L assureur doit garantir la possibilité de les reproduire en cas de litige avec le souscripteur du contrat. Des solutions d archivage, de numérisation et éventuellement de GED sont à envisager. Les canaux de vente à distance sont également concernés, car le Comité National SEPA n a pas encore validé le format de l E-mandat. L enregistrement d un contrat en prélèvement, souscrit par internet nécessite avant prise d effet que le centre de gestion ait reçu le mandat signé du souscripteur. Là aussi, des arbitrages seront discutés, à savoir si l assureur accepte de rallonger les délais de traitement ou s il met à disposition de ses clients un mandat dématérialisé. Avec l arrivée du mandat de prélèvement, c est également les droits du débiteur qui évoluent. Le souscripteur au contrat d assurance a désormais le droit de contester un prélèvement et de se faire rembourser les sommes prélevées sur son compte : Entre la date de prélèvement J et J+8 semaines : si le prélèvement est autorisé mais ne correspond pas aux engagements contractuels => le souscripteur adresse la contestation à sa banque qui le rembourse d office sans en notifier l assureur. Entre J+8 semaines et J+13 mois : si le prélèvement n est pas autorisé => le souscripteur adresse sa contestation à sa banque ; celle-ci engage une procédure d investigation auprès de l assureur qui doit lui fournir l ensemble des éléments contractuels ainsi que le mandat signé et la notification préalable de prélèvement. Dans les 1 mois suivant la déclaration de litige, la banque du débiteur/souscripteur donne son avis et rembourse ou pas le souscripteur des sommes prélevées sur son compte. Ses nouvelles règles de gestion de litige amènent l assureur à définir de nouvelles règles de gestion du contentieux, et des procédures pour recouvrer les créances : cotisations et prestations. Elles ont un impact considérable sur les procédures de gestion en amont, tant elles soulignent la nécessité de sensibiliser les gestionnaires sur les nouvelles procédures de mise en gestion du contrat d assurance. Les assureurs font face ici à de nombreuses contraintes tant les contrats d assurance notamment en protection sociale évoluent pendant la vie du contrat : les évolutions de garantie sont fréquentes et entrainent assez souvent une modification du montant des cotisations appelées. Un défaut de

5 communication auprès des souscripteurs sur l évolution des conditions contractuelles peut avoir des conséquences non négligeables Évolution comptable et IT Les flux de prélèvement CFONB doivent disparaître progressivement au profit des flux normalisés SEPA. Le fichier de prélèvement envoyé à la banque doit être formalisé selon la norme SEPA. 2 solutions se posent aux assureurs : Développé un outil en interne qui convertisse les flux CFONB émis depuis le SI actuel en flux normalisés SEPA, et qui envoie le fichier de prélèvement à la banque. L outil doit également faire la conversion dans le sens inverse, pour prendre en compte les flux provenant de la banque vers l outil de gestion de l assureur. S adresser à un prestataire de service pour la gestion des flux de trésorerie : externaliser la gestion des flux SEPA et des éventuels rejets liés à l implémentation d un nouvel outil. Un flux normalisé SEPA doit être lié à un mandat. Il est donc nécessaire de prévoir également un outil qui permette la création système d un mandat, rattaché à un contrat ou à un souscripteur, qui sera maintenu et mis à jour pendant toute la vie du contrat. Cet outil de gestion des mandats prend en compte les avenants au contrat venant modifier les conditions de paiement, et pourrait proposer la mise en place d une base de données mandat à la disposition des gestionnaires. Certaines SSII ont déjà pris des parts dans ce marché et proposent plusieurs solutions IT adaptées à l ensemble des contraintes liés à ce projet : solution éditique, outil de gestion des mandats et des flux SEPA 3. MIGRATION ET PERIODE TRANSITOIRE Un enjeu essentiel pour une compagnie d assurance est de faire migrer les contrats existants aux normes SEPA. Le comité national SEPA prévoit dans ce cas la mise en place d un mandat «migré», généré automatiquement des systèmes de gestion à partir des informations disponibles, et de la confirmation de la banque du créancier qu une autorisation de prélèvement existe pour cette transaction. Le mandat «migré» ne repose pas sur un mandat signé par le souscripteur mais sur la base des éléments contractuels en vigueur accepté par ce dernier depuis la mise en gestion initiale de son contrat. Si les procédures et prérogatives sont allégées pour les contrats existants, il reste tout de même à l assureur le devoir d information auprès de ses clients migrés : une notification préalable au 1 er prélèvement SEPA devra être émise à l ensemble des clients migrés, leur notifiant notamment la RUM de leur mandat migré (différent des RUM de mandat) et un numéro de contact en cas d opposition ou de révocation dudit mandat. Pour des aspects commerciaux évidents, l assureur peut opter pour une période transitoire, pendant laquelle les contrats pourront être mis en gestion avec un mandat ou une autorisation de prélèvement. Il convient de s entendre avec la banque sur les conditions d application et sur les

6 responsabilités de chacun. Les outils IT doivent également être paramétrés pour permettre la gestion simultanée de ces 2 cas de figures. 4. CONCLUSION La mise en place du prélèvement SEPA est un projet qui doit être abordé de façon transversale, en impliquant l ensemble des directions métiers, risques, IT et comptable. De nombreux arbitrages coûts/risques sont à mener pour définir la solution cible. Les impacts ne sont pas les mêmes selon les métiers de l assurance, notamment en terme de volumétrie : le volume de transactions constaté sur le métier Santé oblige l assureur à automatiser dans la mesure du possible les procédures de gestion pour garantir le respect des délais de traitement et le maintien de la qualité de service. L Épargne quant à elle nécessite une attention particulière tant les montants engagés et les risques peuvent être élevés : l automatisation à tout prix n est pas forcément la meilleure solution. Mener un tel projet appelle à des objectifs de cohérence et de cohésion, à un engagement humain et à la mise en place d accompagnement des collaborateurs au changement de leurs méthodes de travail.