Définition de Fonction

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1 Définition de Fonction Emploi de référence de la convention collective ( ) Missions principales: DIRECTEUR GENERL D SSOCITION Général (DG)! Bonne exécution des décisions des instances statutaires de l association! Mise en œuvre de la politique générale de l association, de la vie associative et des relations publiques! nimation et coordination d une équipe de s! Sécurité générale des personnes et des biens Schéma hiérarchique affiner selon la structure de l association Il en sera de même pour la construction des grilles ci-après Reporte au + Conseil d dministration Général Pouvoir sur s / Responsable des Services et du siège

2 Contexte général Sous l autorité du, le DG est chargé par délégation des instances compétente des fonctions de direction, d animation et d administration générale. Pour exercer cette responsabilité, il dispose du pouvoir hiérarchique et de décision. L ensemble des délégations est inscrit dans un Document Unique de Délégation validé par le Conseil d dministration de l L objectif général est de permettre la satisfaction des personnes accueillies à travers une qualité de prise en charge appropriée à chacun et ainsi permettre l accomplissement et le suivi des projets individualisés. RESUME DES MISSIONS 1 : Résumé des missions générales : 2 : Mission «Managériale» Manager nimateur 3 : Mission «Chef de Projets» Projets associatifs Projet «sécurité» Projet «qualité» Projet «contrôles internes / externes» Projet «harmonisation des établissements» 4 : Mission «Contrôle et suivi général des services» 5 : Mission «Représentativité extérieure» 6 : Mission «nimation de la vie associative»

3 7 : Mission «Communication» 8 : Mission «Veille» 9 : Mission «Mutualisation des moyens et optimisation» 10 : Marge d autonomie 11 : Compétences Les Missions : 1 : Résumé des missions générales : Le Général a pour missions générales : - La mise en œuvre permanente, le contrôle, et la réalisation des programmes définis par le Conseil d dministration de l association. - Etablit le lien entre les administrateurs, les salariés et les partenaires extérieurs - La mise à jour et du respect du projet associatif auprès des services - Du développement de la vie associative, des relations publiques et de l action sociale générale de l ssociation. - De la coordination des différentes activités, de la conduite et de l animation des études et recherches dans l association, - Du fonctionnement matériel et financier de l ensemble des services, des équipements, de leur bonne marche au plan technique et de leur contrôle. - L assurance d une veille réglementaire - La cohérence et l harmonie des bonnes pratiques professionnelles, dans le cadre d une démarche qualité globale et d évaluations - Le respect et la garantie de la sécurité des personnes et des biens

4 2 : Mission «Managériale» : Manageur : - Il est l intermédiaire entre les s et le de l ssociation - Il dispose de pouvoirs hiérarchiques sur les s des services gérés par l association. - Il assume l ensemble des obligations découlant des relations entre employeurs et salariés sur le plan administratif, conventionnel et le droit du travail - Il assure les entretiens d évaluation annuelle avec les s et s adjoints des services - Il propose et contrôle la formation et le suivi de la formation des s et s adjoints. - Il participe et valide le déroulement de carrière des s adjoints et des cadres, dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle de Emplois et des Compétences. - Il effectue le recrutement des s et s djoints -Il participe et valide le recrutement des cadres. - Il gère les dossiers du personnel (respect du contenu des dossiers, vérification des documents fournis, vérification des contrats établis ) - Il établi, approuve et gère le plan de formation des salariés de l association (assure le suivi, l évaluation et l optimisation des formations, et le traitement des dysfonctionnements ) - Il gère les litiges et conflits des salariés, dans le cadre de mesures disciplinaires (avertissements, licenciements ) nimateur : la demande du, Il participe à l animation des IRP de l association (Instances Représentatives de Personnel : CCE, DP, CHS-CT), de la Négociation nnuelle Obligatoire (NO) avec les syndicats délégués. Il anime les réunions de s des services, des réunions de travail, de réflexion de recherche (avec les membres de l association, les s, les Cadres ), la formation des membres militants de l association relative aux spécificités du secteur. 3 : Mission «Chef de Projets» : Projets associatifs : - Il participe à l élaboration et la mise à jour du projet de l association et s assure de sa bonne déclinaison et de son respect auprès des services. - Il élabore des projets innovants sur le département en fonction des besoins connus (constructions de nouveaux établissements ou services, extensions, modifications, ) : études réalisées sur un plan financier, humain, technique, et mise en exergue de la «Qualité du service rendu» à la personne accueillie Il s assure du suivi de ces projets et fournit périodiquement au Conseil d dministration les éléments nécessaires sur la situation globale des services. Projet Sécurité :

5 - Il anime, gère et contrôle tous les projets liés à la Sécurité des services : Mise en conformité (électrique, incendie, sanitaire, accessibilité, maintenance préventive, respect de la réglementation ) afin de garantir et préserver la sécurité des personnes accueillies et des biens. Projet Qualité : - Il anime, gère et contrôle tous les projets liés à la mise en conformité de la Loi et : Il s assure de l élaboration des documents «livrets d accueil, Règlements de fonctionnement, contrats de séjour ou DIPC, les projets des établissements ou services», de leur application et valide leurs modifications - Il contrôle la mise en place des «Conseils à la Vie Sociale ou des autres formes de participation» dans les services - Il vérifie l application des «Bonnes Pratiques Professionnelles» au sein de tous les établissements de l association Projet Contrôles internes / externes : - Il établi des «inspections ou audits internes» dans les services selon l exigence des lois en vigueur - Il gère les «inspections externes ou audits externes» dans le déroulement, le suivi des actions correctives suites aux dysfonctionnements / recommandations levées par l organisme de contrôle externe - Il met en place des tableaux de bord pour un bon suivi global des services Projet harmonisation des services : - Il est le garant d une harmonisation et cohésion au sein de tous les services : Harmonisation budgétaire, cohérence dans la démarche Qualité suivie et appliquée par les services, uniformisation dans la mise en place des «Bonnes Pratiques Professionnelles» 4 : Mission «Contrôle et suivi général des services» : vec l aide des administrateurs délégués aux services, et sous l autorité du, il valide les budgets des services et assure le suivi des négociations budgétaires avec les autorités de tarification Il participe aux discussions budgétaires des différentes structures et les défend conjointement le cas échéant avec les s Il est le garant du bon fonctionnement général des services sur un plan administratif et financier : réalisation d audits de contrôles Il effectue le montage des dossiers de subventions et de financement en général Il s assure du bon suivi et de l analyse de la trésorerie de façon régulière En cas de situation de crise due à l absence momentanée ou brutale d un, il pourra être amené à gérer en lieu et place pendant la période nécessaire la direction du service concerné. 5 : Mission «Représentativité extérieure» :

6 Il représente de façon permanente l association vis-à-vis des pouvoirs publics, il donne aux s toutes les instructions pour que les liaisons soient assurées. Il détermine les interventions et les démarches nécessaires au bon fonctionnement de l DS auprès des divers organismes de collectivités en tant que représentant de l association mandaté par le. Il participe au forum, aux colloques, aux journées de travail Il établi un travail en réseaux (avec instances périphériques..) 6 : Mission «nimation de la Vie ssociative» : Il participe aux réunions de Bureau et Conseils d dministration, en tant que conseiller technique Il rend compte au Conseil d dministration et signale les difficultés majeures rencontrées qui peuvent avoir un impact d engagement juridique de l association. Il élabore, en concertation avec le président, les ordres du jour des réunions associatives Il prépare, organise et participe aux ssemblées Générales annuelles de l association 7 : Mission «Communication» : En liaison avec le Conseil d dministration, il participe aux actions de communication externe et les organise. Il s assure de bon fonctionnement de la communication via l élaboration et la mise à jour du site Internet de l association ainsi que des plaquettes informatives Il est garant d une bonne communication externe (avec les familles, les représentants légaux, les tutelles, les organismes financeurs, les partenaires sociaux ) comme d une communication interne fluide avec les salariés (via les IRP, les réunions, les comptes rendus, les procès verbaux ) Il organise des circuits de communication interne et externe (notes de services, comptes rendus, courriers, affichage ) 8 : Mission «Veille» fin de garantir une bonne performance dans le fonctionnement général des services, il opère une veille sur un plan réglementaire (décrets, circulaires, lois ), sur un plan politique (mouvements internes /externes des personnalités politiques, suivi des courants politiques), et sur un plan technique (nouveaux matériels, méthodes de travail ) 9 : Mission «Mutualisation des moyens et optimisation»

7 Dans un souci d optimisation et de bonne gestion des budgets des services, il propose la mise en place des référencements après négociations tarifaires (mise en place de dossiers de consultation, appels d offre ) auprès des prestataires fournisseurs : - Les transports - Les fournitures administratives - Les produits d entretien - Les organismes de formation - Les fournisseurs de matériel informatique - Les sous traitant (travaux ) y compris du secteur protégé (EST) - Les contrats de maintenance des appareils liés à la sécurité (extincteurs, Détection incendie ) - Les contrats d assurance - Il est force de proposition dans le cadre de mutualisation de moyens au sein de l association (CPOM ou Contrat Pluri annuels d objectifs et de moyens ) 10 : Marge d autonomie : En référence avec le Document Unique de Délégation, le Général bénéficie de la plus grande autonomie pour la réalisation de ses missions. Il reste néanmoins soumis à une discrétion professionnelle absolue lui interdisant toute divulgation d éléments relevant du secret professionnel. Dans le respect des règles de droit, de la convention collective nationale de 1966, il bénéficie de toute latitude dans l organisation de son temps de travail en fonction des besoins de ses missions. 11 : Compétences : En accord avec le décret D relatif à la «qualification des s», le Général doit posséder un diplôme de niveau 1. u regard des missions ci-dessus décrites, il doit avoir les compétences suivantes : - Elaboration et conduite stratégique de projet d établissement ou de service, en cohérence avec le projet associatif - Management et gestion des ressources humaines en concevant et accompagnant la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences - Gestion économique, financière et logistique des services - Expertise de l intervention sanitaire et sociale sur un territoire (analyse de l environnement

8 Textes de référence : rticle L du CSF (organismes consultatifs), rt D et suivants du CSF (DUD), rt R du CSF (frais de siège), Décret n du 19/02/07, Décret n du 22/10/2003 (rt R à rt. R ), projet associatif DS, projets des services Description des délégations E : Elaboration V : Validation : pplication DOCUMENT UNIQUE DE DELEGTIONS l association x ssemblée Générale 1 : FONCTIONNEMENT ET PROJET SSOCITIF Conseil dministration Vice- Trésorier et djoint Secrétaire et djoint dminis. délégué Général Préparation et tenue de «l assemblée générale» (G) Elaboration, validation, présentation et diffusion du «rapport moral»de V E E l G Elaboration, validation, présentation et diffusion du «rapport d activité»de V E E E l G Elaboration, validation, présentation et diffusion du «rapport financier»de V E E E l G Recrutement/radiation des membres associatifs (administrateurs ) V Collecte des cotisations des adhérents Elaboration, validation, diffusion, mise à jour et application «des statuts» V E E Préparation et tenue du conseil d administration (C) V E Elaboration, validation, présentation et diffusion du procès verbal du C V E Elaboration, validation, diffusion, mise à jour du projet associatif V V E pplication du projet associatif Engagement d actions juridiques (procès, contentieux, recours gracieux ) V Exécution d actions juridiques rchivage des documents associatifs V

9 Textes de référence : rticle L du CSF (organismes consultatifs), rt D et suivants du CSF (DUD), rt R du CSF (frais de siège), Décret n du 19/02/07, Décret n du 22/10/2003 (rt. R à rt. R ), projet associatif DS, projets des services Description des délégations E : Elaboration V : Validation : pplication DOCUMENT UNIQUE DE DELEGTIONS. 2 : DEFINITION ET MISE EN ŒUVRE DU PROJET DE SERVICE / ssemblée Générale ETBLISSEMENT Garantie la sécurité des personnes et des biens Elaboration, validation, diffusion, mise à jour et application du projet de V V E, E, service / établissement (décliné à partir du projet associatif) Evaluation périodique du projet de service / établissement V V E, Promotion d une politique de bientraitance V V E, Identification des besoins et des attentes des usagers et apport de réponses adaptées E,, V E,, V Garantie des conditions d un accompagnement individualisé des usagers Mise en œuvre d un système d évaluation pour garantir la qualité des E, V prestations Respect et garantie de l accès des usagers à leurs droits et à l exercice effectif de leur citoyenneté (respect et application de la «charte des droits et des libertés» Création / délocalisation / extension de service ou d établissement V V E,, E, V Elaboration, validation, diffusion, mise à jour et application des outils de la V V E, réglementation en vigueur (loi , ) Elaboration, validation, diffusion, mise à jour de documents internes ou externes relatifs à l activité du service ou établissement Conseil dministration Vice- Trésorier et djoint Secrétaire et djoint dminis. délégué Général

10 Textes de référence : rticle L du CSF (organismes consultatifs), rt D et suivants du CSF (DUD), rt R du CSF (frais de siège), Décret n du 19/02/07, Décret n du 23/10/03 (rt. R à rt. R ), projet associatif DS, projets des services Description des délégations E : Elaboration V : Validation : pplication DOCUMENT UNIQUE DE DELEGTIONS ssemblée Générale 3 : GESTION ET NIMTION DES RESSOURCES HUMINES Conseil dministration Vice- Trésorier et djoint Elaboration, validation, mise à jour et application du Document Unique de V V E, Délégations DUD - Diffusion du DUD auprès des partenaires financeurs, et Conseil à la Vie V Sociale (si il y a) Elaboration, validation par signature, mise à jour, et garantie du respect des V E, V contrats de travail des salariés Elaboration, validation, mise à jour, et garantie du respect des fiches de fonctions des salariés Elaboration, validation, mise à jour, garantie du respect du règlement V V intérieur d entreprise auprès des salariés Recrutement du Général (élaboration et diffusion de l annonce, sélection des candidats sur dossier, conduite de l entretien, validation du V candidat) Recrutement du personnel cadre de direction ou djoint - (élaboration et diffusion de l annonce, sélection des candidats sur dossier, conduite de V l entretien, validation du candidat) Recrutement du personnel cadre autre que des s ou djoints - (élaboration et diffusion de l annonce, sélection des candidats sur dossier, V conduite de l entretien, validation du candidat) Recrutement du personnel non cadre (élaboration et diffusion de l annonce, sélection des candidats sur dossier, conduite de l entretien, validation du candidat) Réalisation des entretiens annuels d évaluation (en intégrant l entretien professionnel lié à la formation) Respect et garantie des conditions d hygiène et de sécurité du travail Elaboration, validation, mise à jour, et application du document unique des Secrétaire et djoint dminis. délégué Général

11 risques professionnels Garantie de l application du code du travail, de la convention collective CCN 66, et de la réglementation en vigueur Gestion des sanctions disciplinaires, jusqu à l avertissement exclu (élaboration du courrier de sanction lettre simple, observation, rappel à l ordre-, diffusion, archivage dans le dossier) Gestion des sanctions disciplinaires liées aux avertissements (élaboration du E, courrier de sanction, diffusion, archivage dans le dossier) Gestion des licenciements (motif réel et sérieux, faute grave, faute lourde, économique) V nimation et gestion du personnel Préparation, représentation de l employeur auprès du Comité d Entreprise / Délégués du Personnel (délégation unique) de l association Préparation, représentation de l employeur auprès du CHS-CT de l association Préparation, discussion, négociation des accords d entreprise (NO, protocole RTT ) Négociation, validation, et distribution de primes exceptionnelles

12 Textes de référence : rticle L du CSF (organismes consultatifs), rt D et suivants du CSF (DUD), rt R du CSF (frais de siège), Décret n du 19/02/07, Décret n du 22/10/2003 (rt R à rt. R ), projet associatif DS, projets des services Description des délégations E : Elaboration V : Validation : pplication Elaboration, suivi et négociation budgétaire des services /établissement (Budgets prévisionnels, comptes administratifs, subventions, crédits non reconductible ) DOCUMENT UNIQUE DE DELEGTIONS ssemblée Générale 4 : GESTION BUDGETIRE, FINNCIERE ET COMPTBLE Conseil dministration Vice- Trésorier et djoint Secrétaire et djoint dminis. délégué Général V V, Validation, et signature des budgets déposés aux autorités de tarification V V V Ouverture de comptes bancaires et délégation de signature V V Suivi de la procédure des paiements et encaissements Facturation des prix de journées / dotation globalisée aux organismes financeurs Suivi des règlements et des restes à percevoir Souscription et négociation des emprunts E, Suivi de la trésorerie par service et fusionnée Placement et gestion des produits financiers Elaboration des bilans techniques et consolidé V E Nomination du Commissaire aux comptes et suppléant, V Nomination de l expert comptable V V E, Négociation, validation, signature, et suivi des engagements immobiliers (baux de locaux pour les services /établissements) Maintenance du patrimoine immobilier (proposition, validation, et suivi des travaux) Elaboration, validation, signature, suivi et application du Plan Pluriannuel d Investissements (PPI) V V V V V V E, E, E,

13 Textes de référence : rticle L du CSF (organismes consultatifs), rt D et suivants du CSF (DUD), rt R du CSF (frais de siège), Décret n du 19/02/07, Décret n du 22/10/2003 (rt R à rt. R ), projet associatif DS, projets des services Description des délégations E : Elaboration V : Validation : pplication DOCUMENT UNIQUE DE DELEGTIONS. 5 : COORDINTION VEC LES INSTITUTIONS ET INTERVENNTS ssemblée Générale Conseil dministration Vice- EXTERIEURS Trésorier et djoint Participation à l élaboration du schéma départemental V, V, V, Recueil des besoins du Département en termes de politique générale, de projets, de mode d accompagnement, de population ciblée, de réforme, Participation à l évaluation des politiques sanitaires et sociales mises en place sur le territoire : expertises, enquête Participation à des groupes techniques de pilotage sur divers travaux liés aux problématiques du secteur à la demande des partenaires, à l initiative de l association via ses services Participation à des conférences, colloques, journée d étude sur des travaux liés aux problématiques du secteur à la demande des partenaires, à l initiative de l association via ses services Etablir une politique de communication et d information auprès des partenaires (diffusion de documents écrits, supports de présentation, compte rendu des rencontres ) Participer à des réseaux pluridisciplinaires en vue de promouvoir l association, de collecter des informations, d anticiper les problématiques du secteur, d échanger sur les pratiques professionnelles Secrétaire et djoint dminis. délégué Général