Archivage des dossiers d aide pécuniaire

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1 Direction des archives du Groupe Destinataires Assistants sociaux - conseillers techniques Direction des archives du Groupe Direction des ressources humaines et des relations sociales Centres de services des ressources humaines Directeurs des ressources humaines des NOD Contact Rémy Roques Tél : E_mail : Date de validité A partir du 1 er janvier 2015 Annulation de CORP-DIRAG du 4 février 2015 Archivage des dossiers d aide pécuniaire OBJET : Constituer des dossiers d aide pécuniaire complets et assurer leur conservation centralisée, pour garantir leur restitution efficace, en particulier en cas de contrôle. DATES CLES : Mise en œuvre à partir du 1 er janvier 2015 La Directrice des archives du Groupe Le Directeur de la stratégie sociale Anne BURNEL Gérard BELLENGIER 1 / 11

2 SOMMAIRE 1. OBJET 3 2. CONTEXTE ET OBJECTIF 3 3. RESPONSABILITE DES ACTEURS 3 4. CADRE REGLEMENTAIRE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DUREE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DOSSIERS ACCEPTES PAR LA COMMISSION D ATTRIBUTION DOSSIERS REFUSES PAR LA COMMISSION D ATTRIBUTION REGLES D ELIMINATION DES DOCUMENTS 4 5. PROCESSUS D ARCHIVAGE CONSTITUTION DES DOSSIERS TRANSMISSION DES DOSSIERS AU CSRH GESTIONNAIRE CLASSEMENT DES DOSSIERS VERSEMENT DES DOSSIERS A LA DIRECTION DES ARCHIVES DU GROUPE PERIODICITE DES VERSEMENTS PREPARATION DES VERSEMENTS PRISE EN CHARGE DES VERSEMENTS COMMUNICATION DES DOSSIERS VERSES A LA DIRECTION DES ARCHIVES DU GROUPE ELIMINATION DES DOCUMENTS 9 ANNEXE I FICHE D INFORMATION 10 ANNEXE II ETAPES D UN VERSEMENT 11

3 1. OBJET La présente note définit les principes et modalités d archivage des dossiers d aide pécuniaire. 2. CONTEXTE ET OBJECTIF Les dossiers d aide pécuniaire peuvent servir à traiter la requête d un collaborateur et faire l objet d un contrôle par l URSSAF. L exhaustivité du contenu des dossiers, leur référencement rigoureux et leur collecte systématique et régulière contribuent à diminuer les risques financiers liés aux requêtes et aux contrôles. La conservation centralisée des dossiers par la Direction des archives du Groupe (DIRAG) garantit leur restitution rapide pendant la durée de conservation réglementaire et ce, indépendamment des éventuels changements de périmètre géographique ou fonctionnel des services producteurs. Elle permet également d assurer la protection des données personnelles que les dossiers renferment. Le regroupement des dossiers en CSRH et leur versement rapide à la DIRAG sont des éléments clefs du dispositif. 3. RESPONSABILITE DES ACTEURS Le processus d archivage des dossiers d aide pécuniaire est porté par les acteurs concernés de la filière RH et par la Direction des archives du Groupe. L implication de tous dans le dispositif documentaire et le respect des consignes à mettre en œuvre garantissent la bonne tenue des dossiers, leur conservation centralisée et leur communication efficace. En outre, compte tenu du caractère confidentiel des dossiers d aide pécuniaire, chaque acteur est tenu à la discrétion professionnelle quant aux informations dont il a connaissance dans le cadre de leur traitement. 4. CADRE REGLEMENTAIRE 4.1. PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL L utilisation et la consultation des données à caractère personnel des collaborateurs sont encadrées par une réglementation constituée, à titre principal, de la loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, du Code du patrimoine, du Code du travail et du Statut général des fonctionnaires. 3 / 11

4 La loi n relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés est applicable dès lors qu il existe un traitement automatisé ou non automatisé de données à caractère personnel (c est-à-dire constitution d un fichier informatique ou papier contenant des informations relatives à des personnes physiques identifiées). En cas de constitution de fichier, les assistants sociaux, les membres de la commission, les gestionnaires RH et la Direction des archives du Groupe ont l obligation de protéger les données qui leur ont été confiées et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. Elles doivent permettre l exercice des droits des personnes concernées par le traitement de ces données : le droit d accès, le droit à la rectification et le droit d opposition pour des motifs légitimes DUREE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DOSSIERS ACCEPTES PAR LA COMMISSION D ATTRIBUTION Les dossiers d aide pécuniaire non remboursable sont susceptibles d être contrôlés par les inspecteurs de l URSSAF. Le contrôle portera sur les trois années civiles qui précèdent l'année d envoi de la lettre de mise en demeure, ainsi que l'année en cours (Code de la sécurité sociale, art. L 244-3). De plus, les documents relatifs aux aides pécuniaires constituent des justificatifs comptables. À ce titre, ils doivent être conservés pendant dix ans par La Poste (Code de commerce, art. L ). Le déclenchement de la durée de conservation diffère en fonction de la nature de l aide : - Les dossiers d aide pécuniaire remboursable (APR) sont à conserver 10 ans à compter de la date du dernier remboursement. - Les dossiers d aide pécuniaire non remboursable (APNR) sont à conserver 10 ans à compter de la date de versement de l aide DOSSIERS REFUSES PAR LA COMMISSION D ATTRIBUTION Les dossiers d aide pécuniaire refusés par la commission, et ne faisant donc pas l objet de cotisations, sont à conserver 5 ans, à compter de la date de refus de la commission, pour permettre de traiter d éventuelles réclamations du collaborateur (Code civil, art. 2224) REGLES D ELIMINATION DES DOCUMENTS La Poste exerçant des missions de service public, elle est assujettie aux obligations réglementaires afférentes aux archives publiques pour les documents qu elle produit et qu elle reçoit. À ce titre, toute élimination de documents doit s effectuer, via la Direction des archives du Groupe, sous le contrôle scientifique et technique du Service interministériel des Archives de France (SIAF), en application des articles L et R du Code du patrimoine (cf. 5.6). 4 / 11

5 5. PROCESSUS D ARCHIVAGE 5.1. CONSTITUTION DES DOSSIERS À partir du 1 er janvier 2015, les assistants sociaux constituent les dossiers d aide pécuniaire en utilisant le nouveau dossier de demande d aide pécuniaire. Modifiant l annexe 1 de l instruction du 28 novembre 2006 publiée au BRH 2007-RH 5, ce dossier est à imprimer : depuis «Opérations RH», via le chemin suivant : Documentation professionnelle > Imprimés et formulaires > Prestations d action sociale > Dossier de demande d aide pécuniaire ou en utilisant le lien suivant : e/dossier_demande_aides_pecuniaires.pdf Un dossier complet se compose : - D une page de couverture à imprimer au format A3 (page non numérotée du dossier), à renseigner avec les informations suivantes : Le code Régate de l entité d affectation du collaborateur Le libellé du CSRH gestionnaire du collaborateur L identifiant RH du collaborateur Le nom d usage, le nom de naissance et le prénom usuel du collaborateur La date de naissance du collaborateur La date de versement de l aide (pour les APNR) ou la date du dernier remboursement (pour les APR) sera renseignée ultérieurement. - Des imprimés comprenant : les renseignements administratifs sur le postier et sa famille (pages 1/13 et 2/13 du dossier), les aides attribuées antérieurement, le cas échéant, et les pièces justificatives indispensables (page 2/13) l évaluation sociale de l assistant(e) social(e) ainsi que la grille budgétaire (pages 3/13 à 5/13) Pour des règles de confidentialité, ces deux documents (évaluation sociale et grille budgétaire) doivent être mis sous enveloppe. la décision de la commission d attribution (page 6/13) une procuration en cas de paiement à un créancier (page 7/13) un engagement en cas d attribution d une aide pécuniaire remboursable (page 8/13) des sous-dossiers pour classer les justificatifs à fournir (page 9/13 à 13/13) L assistant(e) social(e) constitue le dossier et le transmet à la commission d attribution siégeant au NOD pour décision d attribution ou non de l aide sollicitée. 5 / 11

6 Le secrétariat de la commission vérifie que le dossier comprend toutes les pièces nécessaires. Les dossiers incomplets sont retournés à l assistant(e) social(e) pour compléments. La décision (négative ou positive) prise par la commission est inscrite dans le dossier. L aide est mise en paiement selon les procédures en vigueur dans les branches. Le secrétariat de la commission insère l intégralité du dossier dans une enveloppe et y colle la fiche d information renseignée (ANNEXE I) TRANSMISSION DES DOSSIERS AU CSRH GESTIONNAIRE Après avoir informé l agent et l assistant(e) social(e) de la décision, le secrétariat de la commission transmet le dossier au CSRH gestionnaire de l agent, même s il est décidé de n octroyer aucune aide, et informe l assistant(e) social(e) de la décision. Avant d envoyer le ou les dossiers, la commission indique au CSRH gestionnaire : o le nombre de dossiers envoyés ; o et le jour de l envoi. Les envois se font par sacoche scellée ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Au sein d un même envoi, le secrétariat de la commission distinguera : o Les dossiers d APNR o Les dossiers d APR o Les dossiers mixtes (APR/APNR) o Les dossiers refusés 5.3. CLASSEMENT DES DOSSIERS Après réception des dossiers au CSRH, le gestionnaire RH réalise les opérations de saisie dans le SI RH pour les dossiers d APR, à partir des éléments figurant sur l enveloppe. Par mesure de respect de la confidentialité, le gestionnaire RH en CSRH n utilise pour la saisie, que les données figurant sur l enveloppe. Après saisie de la reprise en paie, le CSRH classe les dossiers, en distinguant : o Les dossiers d APNR o Les dossiers d APR o Les dossiers mixtes (APR/APNR) o Les dossiers refusés Au sein de chaque lot, les dossiers sont classés par NOD, puis par nom de naissance des agents. Les dossiers d aide pécuniaire ne doivent pas être classés dans les dossiers de personnel des collaborateurs. Les documents doivent être conservés dans leur format original papier. 6 / 11

7 Bonnes pratiques Il est recommandé de compléter à cette étape la grille de description des dossiers versés. Cette grille vous sera remise par l archiviste records manager (ARM) de votre secteur. Pour connaître l ARM de votre secteur, cf. : tm#dac La grille sera à compléter, puis à remettre à l ARM au format électronique. Elle se compose de trois onglets : - Un onglet «Description», composé de cinq colonnes à renseigner, destiné à la saisie des informations descriptives des dossiers (noms de naissance et d usage de l agent, IDRH, etc.) Ces informations sont essentielles, car elles permettront de rechercher efficacement les dossiers, en cas de demande. - Un onglet «Mode opératoire» détaillant, pour chaque colonne, les consignes de saisie. - Un onglet «particules étrangères» VERSEMENT DES DOSSIERS A LA DIRECTION DES ARCHIVES DU GROUPE Le stockage des dossiers est externalisé chez un prestataire agréé, piloté par la Direction des archives du Groupe. Le versement des dossiers est organisé en concertation entre le CSRH et la Direction des archives du Groupe PERIODICITE DES VERSEMENTS Le versement des dossiers est obligatoire. Tous les dossiers des aides versées ou refusées dans l année n sont à verser à la DIRAG dans l année n + 1. En attendant le versement à la DIRAG, les dossiers doivent être conservés dans un local sain, propre, ventilé, protégé de la lumière et de l humidité, et sécurisé (fermant à clef et accessible uniquement aux personnes habilitées). 7 / 11

8 PREPARATION DES VERSEMENTS Le correspondant archives en CSRH contacte obligatoirement l archiviste records manager (ARM) de son secteur avant toute opération d archivage. Pour connaître l ARM de son secteur, cf. : ac Le correspondant archives en CSRH prépare le versement des dossiers en suivant les étapes détaillées dans l annexe II. Il planifie, en concertation avec l ARM, la prise en charge logistique des dossiers par le prestataire de stockage du Groupe. L ARM apporte un appui méthodologique pour la préparation des versements, attribue les numéros de versement, contrôle et valide les outils de description (grille et bordereau de versement) après avoir, si besoin, fait procéder aux corrections nécessaires PRISE EN CHARGE DES VERSEMENTS Une fois la description des documents et le conditionnement terminés et validés par l ARM, celui-ci organisera, en collaboration avec le correspondant archives en CSRH, la prise en charge du versement COMMUNICATION DES DOSSIERS VERSES A LA DIRECTION DES ARCHIVES DU GROUPE La Direction des archives du Groupe répond aux demandes de communication formulées par les services. Seuls les DRH des NOD, les membres de la Mission URSSAF et l assistante sociale conseillère technique nationale sont habilités à demander des dossiers d aide pécuniaire en communication. Pour demander un dossier, il faut adresser un mail à la boîte fonctionnelle en indiquant : Les nom, prénom et fonction du demandeur ; Le nom d usage, le nom de naissance et le prénom usuel du collaborateur L identifiant RH du collaborateur Le type d aide (APR / APNR) La date de versement de l aide (pour les APNR) ou la date du dernier remboursement (pour les APR) La référence du carton contenant le dossier demandé, si celle-ci est connue par le demandeur. 8 / 11

9 5.6. ELIMINATION DES DOCUMENTS La Direction des archives du Groupe assure la gestion des documents pris en charge jusqu à la fin de leur durée réglementaire de conservation. Elle fera procéder à l élimination des documents à l issue de la durée de conservation conformément aux procédures réglementaires en vigueur. 9 / 11

10 ANNEXE I FICHE D INFORMATION (Cette fiche est à coller sur l enveloppe de transmission du dossier au CSRH) COLLABORATEUR CONFIDENTIEL Nom de naissance : Nom d usage : Prénom usuel : Identifiant RH : Statut (fonctionnaire / salarié) Code Régate de l entité d affectation : AIDE Nature de l aide Aide pécuniaire remboursable (APR) Aide pécuniaire non remboursable (APNR) Aide mixte (APR/APNR) Aide refusée Date de versement de l aide pour les APNR* : Date du dernier remboursement à effectuer pour les dossiers d APR* : Pour les APR uniquement : o Code de l aide : o Montant global de l aide : o Echéancier Date de début de recouvrement : Nombre des mensualités : Montant des mensualités : o Cachet du donneur d ordre : *Aucune date n est renseignée si aucune aide n est versée. 10 / 11

11 ANNEXE II ETAPES D UN VERSEMENT a) Contacter son ARM Le correspondant archives en CSRH contacte obligatoirement l archiviste records manager (ARM) de son secteur avant toute opération d archivage. Pour connaître l ARM de son secteur, cf. : ac b) Commander des cartons Commander les cartons par lot de 10 (référence du produit : ) ou de 100 (référence du produit : ) via le site intranet de la DAPO à cette adresse : c) Décrire les dossiers du versement et les ranger dans les cartons Utiliser la grille descriptive remise par l ARM. L ARM expliquera les consignes de saisie. Les dossiers sont rangés à plat, en respectant leur ordre de classement : o par type d aide (APNR / APR) o puis par NOD Attention : - à ne pas surcharger les cartons, de manière à ce que le couvercle puisse être fermé complètement ; - à retirer du versement tout document portant des traces de moisissure (par exemple, suite à une inondation) et le détruire de manière confidentielle en évitant tout risque sanitaire. Ces éliminations doivent être signalées à la Direction des archives du Groupe pour obtention du visa réglementaire et être mentionnées sur le bordereau de versement des dossiers de l année correspondante avec motif de l élimination. d) Numéroter des cartons Attention : ne rien inscrire sur les cartons avant d avoir reçu les consignes de l ARM. L ARM transmettra au service versant : - Un numéro de versement (référence interne attribuée pour un versement d archives, elle n est pas à réutiliser une fois le versement effectué) - Un code client (numéro permettant le suivi de la facturation) 11 / 11

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