Rencontres départementales CDG Collectivités

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1 Rencontres départementales CDG Collectivités Juillet

2 Informations générales du CDG Bilan d activité

3 1. Présentation du Pôle Numérique 2. Actualité 3

4 Les conventions du Pôle Numérique 2 conventions regroupant 5 modules : 1. Convention Internet et Dématérialisation, contient aussi le module Télésauvegarde 2. Convention Progiciels et Informatique, contient aussi le module Télésauvegarde 4

5 Services «numériques» Dématérialisation : des actes au contrôle de légalité des flux comptables des titres de paiements (TIPI) des marchés publics de la convocation aux assemblées de la signature (parapheur électronique et certificats électroniques) Internet : accompagnement des collectivités pour leur site web, outils collaboratifs (partage des messageries / agendas / contacts / documents ) cloud46 : partage de fichiers volumineux 5

6 Services «informatiques» Assistance Progiciels : logiciels «métiers» de gestion communale (compta, paye, facturation, état-civil, etc.) Assistance Informatique l informatique «hors logiciels métiers» Télésauvegarde 6

7 Services Progiciels et Informatique L informatique au cœur du travail quotidien 7

8 Progiciels : objectifs Objectifs : Réactiver une vraie concurrence Baisser les coûts Améliorer le service d assistance (proximité et réactivité, qualité...) Solutions retenues : faire venir un nouvel éditeur de qualité dans le Lot Partenariat avec 2 éditeurs : le CDG46 crée un service local d assistance 8

9 Partenariat avec les éditeurs Pour les collectivités qui le souhaitent : transfert au CDG 46 de la maintenance 1er niveau Berger-Levrault (BL): gammes «emagnus» et «egf Evolution» En cours : transfert au CDG de l assistance à la Gestion Financière des EHPAD (compta et paye) Cosoluce : gamme Coloris 9

10 Lot Le service «progiciels» consiste en : l'obtention de logiciels métiers dans des conditions financières avantageuses auprès des éditeurs labellisés par le CDG46 (prix plafonnés), une aide à leur mise en place (installation / formation) et une maintenance/assistance à l utilisation de ces progiciels (le CDG46 devient l interlocuteur unique pour toute question liée aux logiciels métiers) 10

11 Service Progiciels : les avantages financiers (1) Coût de la maintenance réduit de 20 / an à 200 / an selon les cas coûts de formation : 828 TTC / jour avec BL par exemple, à comparer avec 360 / jour avec le CDG46 => 468 d'économie par jour! En cas de besoin de formation pour cause de changement de personnel (de 1 à 3 jours), cela peut aller très vite... 11

12 Service Progiciels : les avantages financiers (2) interventions sur site pour réinstaller les logiciels par exemple, vous serez facturé par l éditeur (BL facture la journée 828 TTC )... alors que c'est compris dans notre forfait. Les cas de réinstallation des logiciels sur un nouveau PC sont assez fréquents : poste d'un nouvel agent (l'ancien agent gardant son PC dans ses nouvelles attributions pour diverses raisons), remplacement suite à une panne ou remplacement d'un PC ancien, virtualisation des sessions utilisateurs, etc. 12

13 Avantages qualitatifs du service Progiciels Réactivité : la rapidité à prendre en compte vos demandes et à y apporter une solution n'est pas quantifiable financièrement... Mais c'est un critère majeur! Qualité : Une bonne connaissance des métiers 13

14 Autres avantages du service Progiciels Prêt d un PC en cas de panne... (dans la limite de nos stocks) des "guides" sur les procédures sensibles, réalisés par Coralie, qui permettent de mieux appréhender ces sujets. Au moins un "club utilisateurs" par an : une journée de formation sur les sujets importants ou d'actualité (vis à vis des logiciels) 14

15 Le service «informatique» consiste en : du conseil sur l'équipement informatique, l'installation des produits (matériels et logiciels), une maintenance de 1 er niveau afin d assurer le bon fonctionnement informatique (bureautique, système d exploitation, connexion Internet, réseau, imprimantes et périphériques ) 15

16 Exemple : cas concret d assistance informatique Une mairie demande l intervention du service, car l ordinateur ne démarre plus : le technicien ne peut faire de télémaintenance car le poste ne démarre plus => intervention sur site diagnostic d une panne matérielle importante prêt d un PC de dépannage, sur lequel les programmes et données de la mairie sont réinstallés à partir des sauvegardes => la secrétaire peut reprendre son travail 16

17 Exemple de tarification Pour une commune de 200 habitants : Forfait de base : 162 / an Coût supplémentaire par PC : 112 / an 17

18 Ressources du service Le service «Informatique et Progiciels» : 2 techniciens travaillant en «tandem» Un profil «métier» (gestion communale : compta, paye, état-civil, grh, ) Un profil «informaticien» (assistance informatique, connaissance du matériel et des technologies) Formation initiale des techn. par les éditeurs (1 mois et demi) 18

19 Quelques chiffres Depuis juillet 2013 : 91 collectivités ont adhéré au module «Progiciels» 63 au module «Informatique» 41 au module «Télésauvegarde» 19

20 Télésauvegarde Objectifs : Se sécuriser contre les pertes de données qui menacent l activité de la collectivité (vol, incendie, dégâts électriques, etc.) restaurer rapidement les données une fois le système informatique remis en place. automatiser les sauvegardes, au contraire des copies sur clés usb ou autres supports. Remarque : le serveur du CDG46 est hébergé en France, dans une salle blanche sécurisée. 20

21 Tarifs stockage de données et télésauvegarde stockage compris dans la formule de base Une capacité de 5 Go est fournie avec chacun des modules (dématérialisation, internet, progiciels, informatique) Coût capacité supplémentaire : 10 Go : 78 / an 25 Go : 150 / an 50 Go : 222 / an 100 Go : 402 / an Etc. 21

22 Service Dématérialisation Objectifs principaux de la dématérialisation : répondre aux obligations légales faciliter les échanges avec l État 22

23 Dématérialisation des marchés publics 23

24 Dématérialisation des marchés publics Obligation principale de dématérialisation : marchés publics > : Publicité du marché en ligne sur un «profil acheteur» qui doit permettre aussi le dépôt d offres électroniques 24

25 Dématérialisation des marchés publics 25

26 Marchés publics : une large publicité La publication en ligne d'une annonce se fait simultanément : au niveau national (marches-publics.info) au niveau régional (La Dépêche du Midi : ladepeche-legales.com) au niveau départemental (marches-publics.info46.com) (éventuellement sur le site de la collectivité) * En parallèle, une alerte par mail aux entreprises inscrites (plus de au niveau national) La publication «presse» (papier) peut se commander de la plate-forme 26

27 Ex. d intégration du profil acheteur dans le site de la collectivité 27

28 Exemple de tarification Pour une commune de moins de 500 habitants : Forfait assistance : 33 / an Coût par marché : 25 / marché sans guichet de dépôt (au-delà de 10 marchés : 20 / marché ) 40 / marché avec guichet de dépôt (au-delà de 10 marchés : 25 / marché ) 28

29 Dématérialisation administrative 1. ACTES 2. Actes Budgétaires (AB) 29

30 Nouvelle plate-forme du CDG46 depuis avril 2014 Stela (Système de télétransmission avancé) : sur Objectifs : Meilleure ergonomie plus d outils Coût réduit (car mutualisé avec d autres départements) 30

31 Dématérialisation des flux comptables HELIOS 31

32 «démat. de la compta» Au choix : Via un Tiers de Télétransmission comme STELA Peut être complété par un connecteur avec le logiciel compta (Berger-Levrault ou Cosoluce) OU Dépôt sur le portail HELIOS comme pour les fichiers Indigo 32

33 «démat. de la compta» Passage au PES dans le Lot : la DDFiP demande une dématérialisation totale : signature électronique et dématérialisation des PJ Signature électr. => certificat + logiciel de signature La plupart des éditeurs de progiciels ont intégré Xémélios (ok pour Berger-Levrault et Cosoluce) Plus grand confort avec un parapheur électronique? 33

34 Parapheur électronique SESILE (Système Electronique de SIgnature LEgale) : sur Objectifs : Permet de gérer les circuits de validation de documents (flux PES par exemple) jusqu à la signature Eviter le risque de se tromper de fichier comme dans Xémélios Pour les élus peu présents dans la collectivité 34

35 Le CDG46 est AED Autorité d Enregistrement Déléguée Afin de délivrer des certificats électroniques Les besoins en certificats : ACTES : 1 RGS** pour authentifier l agent HELIOS : signature de l élu => soit le certificat gratuit de la DGFiP avec Xémélios, soit un RGS** Le CDG réalise une assistance sur les certificats 35

36 Évolution des prestations du Pôle Numérique depuis le 1er janvier Regroupements de prestations dans des forfaits 2. Nouvelles prestations 36

37 Forfait = Centre Départemental Lot Sites Internet : ce qui change en 2015 Site CMS (ou mini-site) + domaine + + stockage jusqu à 5 Go + audit d accessibilité Coût proportionnel à la taille de la collectivité Changement d hébergeur afin de régler les problèmes de «coupure» Création d une nouvelle plateforme TYPO3 version 6.2 (actuellement 4.5) => remplacement progressif Les nouveaux sites sur la 6.2 : accessibilité aux malvoyants (obligation légale) Adaptatifs : prévus aussi pour tablettes et smartphones Technologies très récentes, plus faciles à utiliser, plus interactives 37

38 Audit d accessibilité 38

39 site pilote de la nouvelle plate-forme : Pradines 39

40 Pradines 40

41 L e-administration avec SIP Service d Information Publique (SIP) : Outil créé par la Région Midi-Pyrénées, mis à disposition gratuitement des collectivités locales Nécessité d une candidature : il faut un site «de qualité» Le Pôle Numérique vous aide à l intégrer sur votre site, puis à l utiliser Il permet d afficher les guides des droits et démarches et des téléservices : un guichet ouvert 24/24 et 7/7! 41

42 SIP : un outil très apprécié des administrés 42

43 e-tipi : le paiement en ligne Une extension TYPO3 permet d intégrer sur le site de la collectivité un guichet de paiement en ligne pour les usagers des services locaux : règlement des titres de paiement de la cantine, du service des eaux, etc. => en relation avec le site de télépaiement de la DGFiP 43

44 Autres services Internet Messagerie ( et alias) Gestion de noms de domaine Outils collaboratifs (Zimbra) pour partager avec des collaborateurs : des dossiers de messagerie des dossiers de contacts (carnets d adresse) des calendriers (permet aussi la gestion des ressources : réservation de salles, de véhicule ) des tâches des documents 44

45 Agendas partagés Zimbra 45

46 Autres outils collaboratifs 46

47 Partage de fichiers volumineux 47

48 des questions? Contacter le Pôle Numérique : 8h30-12h30 / 13h00-17h15 * Internet et Démat. : * Progiciels et Informatique :

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