MISSION D AUDIT DES DYSFONCTIONNEMENTS DU SECTEUR DE L ELECTRICITE AU SENEGAL. Rapport final. Avril Tome II

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1 MISSION D AUDIT DES DYSFONCTIONNEMENTS DU SECTEUR DE L ELECTRICITE AU SENEGAL Rapport final Avril 2008 Tome II IDC Infrastructure Développement Consultants

2 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal SOMMAIRE A B Préambule 4 Audit des procédures de la SENELEC 5 B.1 Présentation générale des processus décisionnels (rappel) 5 B.2 Audit des procédures d investissement 5 B.3 Audit des procédures d achats (hors immobilisations) 18 B.4 Audit des procédures commerciales de vente et de relations clientèle 31 B.5 Audit des procédures d achat des combustibles 39 B.6 Audit des procédures budgétaires 44 B.7 Conclusion générale de l audit des procédures de la SENELEC 50 Rapport provisoire Tome II 2

3 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal Liste des figures Figure 1 : Structure générale de la Direction de l Equipement de la SENELEC... 7 Figure 2 : Structure générale de la Direction Approvisionnement et Logistique de la SENELEC Figure 3 : Structure générale de la Direction Distribution et Commerciale de la SENELEC Figure 4 : Structure générale de la Direction de la Production de la SENELEC Liste des annexes Annexe 1 : Plan du guide de procédures de la SENELEC cycle «immobilisations» Annexe 2 : Situation des stocks de combustibles de la SENELEC Annexe 3 : Factures d achat de combustibles payées mais non reçues Rapport provisoire Tome II 3

4 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal A PREAMBULE L étude d audit des dysfonctionnements du secteur de l électricité au Sénégal vise à identifier les raisons des difficultés rencontrées par les principaux acteurs du secteur de l électricité et, en particulier, par la SENELEC, dans l accomplissement de leurs missions. Cet audit est particulièrement important alors que les bailleurs de fonds s apprêtent à mettre en place un plan de financement ambitieux du secteur de l Electricité. L audit conduit à un ensemble de recommandations ; certaines sont applicables rapidement, d autres concernent des orientations de moyen et de long termes. La méthodologie de l audit a consisté à séparer chacune des «composantes» du secteur de l électricité et à les analyser en détail : la politique sectorielle, la régulation du secteur, le développement du secteur, la structure du secteur et l efficacité du service (SENELEC), auxquelles a été ajouté l approvisionnement en hydrocarbures. Cette analyse s est faite en deux temps : - Dans un premier temps est exposée l évolution de chacune de ces composantes depuis l année 2000 ; - Dans un second temps sont analysés l ensemble des processus décisionnels ayant un rapport direct ou indirect avec les dysfonctionnements observés. L audit des procédures internes de la SENELEC a été particulièrement détaillé, il fait l objet du TOME II du rapport. Pour les autres composantes, l analyse s est concentrée sur les principaux dysfonctionnements. La mission a débuté en Novembre 2007 et le rapport provisoire a été remis à la fin du mois de décembre Rapport provisoire Tome II 4

5 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal B AUDIT DES PROCEDURES DE LA SENELEC B.1 PRESENTATION GENERALE DES PROCESSUS DECISIONNELS (RAPPEL) Les processus décisionnels de la composante «efficacité du service» sont internes à la SENELEC (Tableau 1). Tableau 1 : Processus décisionnels internes à la SENELEC (Efficacité du service) PROCESSUS DECISIONNEL PROCEDURES Gouverner Procédures de gouvernance (CA et DG) Investir Procédures d'investissement (immobilisations) : Extension / renforcement du système Réhabilitation du système Renouvellement du système Maintenir et exploiter Facturer et gérer la clientèle Procédures de maintenance du système Procédures d'achat (hors immobilisations) Procédures de ventes et de relations clientèle Un audit spécifique a été réalisé sur : - Les procédures d investissement (immobilisations) ; - Les procédures d achat hors immobilisations ; - Les procédures d achat des combustibles 1 ; - Les procédures commerciales de vente et de relations clientèle ; - Audit des procédures budgétaires ; B.2 AUDIT DES PROCEDURES D INVESTISSEMENT B.2.1 Objectifs de l audit Les objectifs de l examen des procédures d investissement et d immobilisations peuvent être résumés ainsi : - Prendre connaissance des procédures écrites de référence ; - Analyser ces procédures du point de vue du contrôle interne, de leur actualité et de leur cohérence ; - 1 Bien qu elles fassent partie des procédures d achat hors immobilisations, les procédures d achat des combustibles, au vu de leur importance, font l objet d un chapitre spécifique. Rapport provisoire Tome II 5

6 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal - Vérifier par un sondage sur des dossiers les modalités d application de ces procédures ; - Être attentif aux règles de consultation et d appel d offres et à leur application ; - Prendre connaissance des budgets d investissement et examiner leur application. B.2.1 Les rendez-vous et les documents reçus Au cours de la première semaine nous avons rencontré deux fois la Direction de l Equipement et plus particulièrement Messieurs MOMAR SOW, chef du département équipement de production et EL HADJ MAMADOU M. THIAM, chef du département génie civil. Au cours de la 2 ème semaine nous avons rencontrée Monsieur ISSA DIONE, Directeur des Approvisionnements et de la Logistique et Monsieur MBACKE SENE, chef du département équipements de réseaux. Le Code des Marchés Publics en application aujourd hui nous a été communiqué. Par ailleurs, une partie de la procédure des achats qui nous a été remise par le Département des Approvisionnements et de la Logistique s applique aux investissements inférieurs à 30 Millions FCFA. Enfin, le mercredi 12 décembre nous avons eu communication d une procédure importante appelée «cycle immobilisations» par l intermédiaire de l Audit interne. B.2.2 Descriptif et formalisation des processus décisionnels Les investissements sont placés sous la responsabilité de la Direction de l Equipement de la SENELEC. La Direction de l Equipement s appuie sur un service support et 3 départements opérationnels 2 (Figure 1) : - Le Service Gestion et Logistique Equipements (SGLE) : procédures administratives de suivi budgétaire ; - Le Département Equipement de Production (DEP), ingénierie, supervision et mise en œuvre des projets d équipement ; - Le Département Equipement de Réseaux (DER) : exécution des projets de transport et de distribution inscrits au budget d investissement ; - Le Département Génie Civil (DGC) : réalisation des bâtiments administratifs et commerciaux, réalisation des projets de génie civil de la production et des réseaux. - 2 Note de Direction n 013/07 portant organisation de la direction de l équipement. Rapport provisoire Tome II 6

7 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal Direction Equipement (DEQ) ISSA DIONE Service Gestion et Logistique Mme FALL Département Equipements de Production MOMAR SOW Département Equipements de Réseaux M. BACKE SENE Département Génie Civil EL HADJ MAMADOU M. THIAM Service Eq. de Transports (SET) CHEIKH KA Service Eq. de Distribution (SED) DIAMBASS DIAW Service Etude de Structures et Lotissement (SEL) FIDELE D. DIEME Service Génie Civil Industriel IBRAHIMA BOCAR SOW Service Etudes Techniques et Gestion immobilisations SAMBA KANDJI Service Bâtiments Administration et commerciaux FODE SYLLA Figure 1 : Structure générale de la Direction de l Equipement de la SENELEC Selon les informations reçues des responsables de la Direction de l Equipement, il n existerait pas de procédure écrite appliquée concernant les investissements et les immobilisations. Pour son activité, la Direction de l Equipement se réfèrerait aux règles suivantes : - Le budget d investissements annuels ; - La procédure des achats pour les investissements inférieurs à 30 MFCFA 3 ; - Le Code des Marchés Publics 4 pour les investissements supérieurs à 30 MFCFA. - 3 Le processus est alors placé sous la responsabilité de la Département des Approvisionnements et de la Logistique de SENELEC. 4 Code des Marchés Publics du 20 mai Un nouveau Code devrait paraître prochainement et être mis en application en janvier Rapport provisoire Tome II 7

8 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal Il existe également une note interne sur l ouverture des plis qui n a pas été communiquée. Les appels d offre des consultations sont gérés par chaque chef de Département. Une Commission des Marchés est réunie pour tout investissement dont le montant est supérieur à 30 Millions FCFA. Cette Commission des Marchés est conforme aux prescriptions du Code des Marchés et réunit notamment des personnalités extérieures à la SENELEC dont un représentant du Ministère des Finances. C est cette Commission des Marchés qui désigne les membres de la sous-commission technique chargée de l instruction technique des consultations et des Appels d Offres (AO). En revanche, selon les sondages effectués au cours de la mission d audit, il n existe pas de notes de procédure concernant : - Le déclenchement de l expression des besoins ; - La décision de commande de travaux ou d investissements ; - Les modalités d application pratique du Code des Marchés Publics ; - Le traitement administratif des conséquences comptables et financières des décisions d investissement. Il convient toutefois de citer un guide de procédures qui date de mais qui n aurait pas été validé du fait de la rupture du contrat de concession avec le partenaire privé 5. Ce document apparaît très détaillé, bien présenté, très opérationnel et comporte des écritures comptables. Il indique avec précision le «qui», le «quoi», le «comment» et le «quand». Il comporte de nombreuses annexes. Selon les informations reçues, il ne serait pas connu des membres de la Direction de l Equipement et n est pas appliqué. Il peut par ailleurs être considéré comme obsolète. En définitive, il semble que la Direction de l Equipement applique des procédures opérationnelles informelles qui lui suffisent. Il n est par conséquent pas possible de mener des travaux relatifs au respect du contrôle interne et à la séparation des fonctions sur la base de documents de procédures écrites. Il convient par conséquent de se référer aux sondages / entretiens menés au sein de la SENELEC : - Selon les informations verbales reçues du chef du Département Génie Civil, la SENELEC retient comme méthode le plus souvent l Appel d Offres (AO) ouvert ; - Les marchés en gré à gré, l adjudication, l AO restreint, l AO avec présélection seraient peu utilisés ; - Les AO en dessous de 500 Millions FCFA font l objet d une approbation finale du Directeur Général ; au-dessus de 500 Millions FCFA, la décision revient au Conseil d Administration. - 5 Le plan de ce guide de procédures est présenté en Erreur! Source du renvoi introuvable.. Rapport provisoire Tome II 8

9 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal B.2.3 i Tests sur les procédures concernant les appels d offres Dossiers sélectionnés Sept cas d investissements de 2005 et de 2006 ont été sélectionnés ; ils se répartissent ainsi entre les trois départements : - Réseaux : 2 dossiers - Génie civil : 2 dossiers - Production : 5 dossiers ii Les réseaux Deux investissements ont été sélectionnés : - La ligne 225 KV SOCOCIM MBOUR (programme d investissements ) ; - Le poste 90/30 KV de MBAO 2 x 40 MVA (programme d investissement 2006). Dans les deux cas, la documentation reçue est maigre et le service a eu du mal à la rassembler du fait de problèmes d archivage. Concernant la ligne SOCOCIM MBOUR, la documentation comprend : - La convention NORELEC (gagnant de l AO remis le 6 décembre 2007) ; - Le rapport d analyse et offre financière NORELEC remis le 12 décembre 2007 ; - Le document d instruction pour l AO ; - Le procès-verbal (PV de réception provisoire). Concernant le poste de MBOUR, la documentation comprend : - La convention RMT signée le 25 août 2004 à hauteur de FCFA communiquée le 6 décembre 2004 ; - Le rapport d analyse et offre financière de RMT remis le 12 décembre L AO a été commun aux deux projets. Les réponses pouvaient concerner des parties de l AO et les marchés attribués pouvaient l être à des fournisseurs différents, ce qui a été le cas. Les documents reçus ne représentent pas un dossier d AO complet avec, notamment, les courriers aux différents candidats. Nous n avons pas eu communication des réponses des autres concurrents. Mais surtout, s il est possible de consulter le support d analyse de pré-qualification qui est documenté et détaillé, nous ne connaissons que les fournisseurs pré-qualifiés. La décision finale et les raisons du choix de NORELEC et de RMT n ont pas été communiquées. Le contenu des conventions apparaît satisfaisant. Rapport provisoire Tome II 9

10 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal Pour les deux opérations, une fiche de synthèse établie par le département a été communiquée indiquant la durée et le contenu du projet, les acteurs concernés, le montage financier, l état d avancement, l évolution du budget et une présentation des risques, incidents et blocages. Ces documents apportent des informations intéressantes mais les dossiers communiqués ne comportent rien d autre sur l évolution du projet. iii Le génie civil Deux investissements ont été communiqués : - La construction du siège à MATAM ; - L extension du bureau commercial de KOLDA. Concernant la construction du siège à MATAM, le dossier communiqué (1 classeur) comporte : - Les plans ; - Le dossier d appel d offres ; - La commande du 20 juin 2005 à hauteur de FCFA T.T.C. ; - La garantie d exécution : 5 % ; - La caution d avance de démarrage : 25 % ; - La notification signée du Directeur Général (DG) pour imputation au budget ; - L ordre de service du 15 décembre 2005 ; - Le planning prévisionnel ; - Le décompte provisoire ; - 16 procès-verbaux de chantier. Le dossier d appel d offres apparaît très correctement établi et complet : - Trois enveloppes ; - La pondération des notes ; - Le projet de convention ; - Les documents de soumission ; - Les cahiers de prescriptions générales et techniques, etc. - La réponse SAE avec un devis détaillé et estimatif. En revanche, au cours de l audit, nous n avons pas pu voir ni le procès-verbal de dépouillement des offres, ni les réponses des autres candidats, ce qui constitue à nos yeux une lacune significative. Rapport provisoire Tome II 10

11 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal Ainsi, le chantier connait un retard d un an qui ne fait pas l objet d une explication ou d une analyse du retard et de la situation. Là aussi, il existe un problème de procédure. Il est loisible de constater un délai de huit mois environ entre la soumission et la commande, ce qui ne semble pas rapide. Le chantier devait se terminer en septembre Aujourd hui, après plusieurs mises en demeure en juin et septembre 2007, le projet semble demeurer en instance et ce du fait du candidat choisi par la Commission des Marchés. Concernant l extension du bureau commercial de KOLDA, le dossier communiqué (un demiclasseur) comprend : - La réponse du GIE attributaire : nous avons vu l offre technique et, tardivement, l offre financière, mais pas le dossier administratif ; - Le cahier des conditions d établissement des offres et l analyse des offres avec trois enveloppes et les critères de pondération ; - Le projet de convention ; - Les procès-verbaux d ouverture des plis ; - Le procès-verbal de réception provisoire du 25 juillet 2007 sur une liste des réserves ; - Le devis estimatif corrigé à hauteur de FCFA TTC : comme il n a pas été possible de consulter l offre financière il est difficile d apprécier la dérive. Selon les informations reçues celle-ci n est pas très importante ; - La commande du 7 octobre 2005 avec un délai de 200 jours ; - L ordre de service du 14 décembre 2005 (ces travaux devaient être terminés vers le milieu de l année 2006) ; - La garantie de bonne exécution. Le rapport de la sous commission technique de la Commission des Marchés a été consulté. Ce rapport apparaît de bonne qualité : pondération des notes, notes minimales requises, notation, explication, liste des quatre entreprises retenues. C est un document d analyse très satisfaisant. En revanche, ce document ne permet pas de savoir officiellement quelle est l entreprise retenue et pourquoi. Ceci étant, au vu des réponses, le choix de l entreprise TDM apparaît logique. Enfin, nous notons que le dossier d appel d offres n est pas complet. Les travaux ont été arrêtés depuis la fin de l année 2006 alors qu ils devaient être terminés vers la mi Nous avons vu deux mises en demeure du 23 avril 2007 et du 12 juin 2007 après lesquelles les travaux ont repris. Il n existe pas de fiche d analyse de ce retard. Rapport provisoire Tome II 11

12 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal Une réception provisoire a eu lieu en juillet Aujourd hui, toutes les réserves ne sont pas levées mais il n est pas possible de savoir lesquelles. Une mission est prévue pour fin décembre Deux raisons apparaissent pour expliquer cette situation : - La mauvaise performance de l entreprise, il y a donc eu un problème de choix des entreprises ; - La lenteur des paiements. iv Production Cinq opérations d investissement ont été sélectionnées : - L appel d offres pour l acquisition de groupes électrogènes (500 millions de FCFA) ; - La centrale C6 Diesel 60 MW de Bel Air (30 milliards de FCFA) ; - Le projet de Centrale Diesel à KOUNOUNE 2 (30 Milliards de FCFA) ; - La location de groupes électrogènes ; - L IPP de KOUNOUNE 1. Concernant l appel d offres pour l acquisition de groupes électrogènes, les pièces suivantes ont pu être consultées : - L appel d offres : trois enveloppes, caution de soumission, critères de sélection, spécifications techniques, étendue et limites des prestations, garanties, annexes ; - Le rapport d analyse des quatre offres de fournisseurs : méthode d évaluation, analyse des données, évaluation des offres financières ; - Le PV d ouverture des plis. Les dossiers apparaissent remarquables de clarté et de précision. Néanmoins on ne dispose pas de la décision finale concernant l attributaire AFCO. On ne sait pas ce qui s est passé après le choix du fournisseur. De ce point de vue le dossier pourrait être plus complet et suffisamment informatif. Concernant la centrale Diesel de Bel Air 60 MW, le dossier communiqué comprend : - Le dossier d analyse technique du projet ; - Les conditions d établissement des offres ; - Le rapport d analyse des offres techniques ; - Le rapport d analyse des offres financières ; - Le contrat ; - Le rapport de fin de travaux de novembre 2007 contrôlé par un prestataire extérieur. Rapport provisoire Tome II 12

13 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal Seule une partie du dossier d appel d offres a été communiquée. Manquent la soumission, les plans, les CPT génie civil. Ceci étant, l essentiel du dossier est présent. Les conditions d établissement des offres apparaissent très complètes et conformes aux textes et aux usages (sauf l absence des CCAG). Le dossier ne contient rien sur la suite du projet aux plans financier et administratif. A part ces considérations, le dossier d analyse des offres apparaît très sérieux dans la forme. Quatre candidats se sont présentés. Trois d entre eux ont visité le site. 2 candidats ont présenté une offre : - MITSUBISHI, dont l offre a été déclaré irrecevable parce que la caution de soumission n a pas été présentée ; - WARTSILA a donc été seul à pouvoir présenter une offre financière. Néanmoins, pour des besoins de comparaison, la Commission des Marchés a retenu d analyser l offre de MITSUBISHI. Sur douze points, neuf présentent des non conformités et notamment : - L absence de référence fournie pour le moteur Diesel (!) ; - Le moteur Diesel est non conforme (!) ; - La puissance de l alternateur n est pas définie ; - Le programme d entretien du moteur n est pas fourni ; - La liste des pièces de rechange n est fournie ni en quantités ni en prix unitaires ; - La proposition de réaliser en 13 mois au lieu de 10, etc. L appel d offres ne concernait pas «Opération and Maintenance» (O & M). Le 19 juin 2006, SENELEC a nommé un exploitant chargé de l exploitation et de la maintenance et un contrat a été signé entre WARTSILA et la SENELEC. A notre connaissance il n y a pas eu d AO, ce qui peut toutefois se justifier par le fait que WARTSILA est le fournisseur des équipements. Selon les informations reçues du chef du département production 6, la rémunération de WARTSILA pour O & M serait la suivante chaque mois : - partie fixe : 63 MFCFA - partie variable : 150 MFCFA Concernant le projet de Centrale Diesel à KOUNOUNE 2, le projet communiqué comprend : - 6 Nous avons pu consulter le contrat et notamment la partie de la redevance, malheureusement incomplète (p. 14 du contrat). Rapport provisoire Tome II 13

14 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal - Les conditions particulières techniques et électromécaniques (dont le contenu est, de fait, très technique) ; - Le cahier des spécifications techniques ; - Les conditions d établissement des offres. C est un élément du dossier d appel d offres qui, au plan formel, n est pas complet ; - Le rapport d analyse des offres ; - Les documents de suivi de la mise en service : le contenu est très technique et partiellement en anglais. Les réponses à l appel d offres, notamment celle du candidat retenu, n ont pas pu être consultées. Huit sociétés ont retiré des dossiers, quatre sociétés ont visité le site. Deux sociétés ont répondu : - WARTSILA - JACOBSEN ELEKTRO L offre de JAKOBSSEN a été déclarée irrecevable et rejetée par absence de caution de soumission. L AO n a pas été déclarée infructueux, ce qui n est d ailleurs pas contradictoire avec le Code des Marchés Publics. WARTSILA a vu son offre déclarée conforme à hauteur de FCFA. Au final WARTSILA a été retenu. Nous n avons pas eu communication de la décision finale de la Commission des Marchés. Le contrat de construction («EPC») a été signé. Mais le contrat Opération & Maintenance («O&M») n est pas encore négocié et signé. Dans l AO de Bel Air, le contrat «O&M» n était pas intégré. Mais pour KOUNOUNE 2, le contrat «O&M» faisait partie de l AO. La réponse de WARTSILA sur «O&M» a été déclarée exorbitante et la commission technique a demandé un complément d éclaircissement. Elle n a pas été éclaircie avant la signature du contrat et sera traitée après le démarrage du contrat EPC. Cela aurait mérité que la demande d éclaircissement de la Commission des Marchés soit suivie d effet. Par ailleurs, le projet de la centrale de KOUNOUNE 2 a été déplacé à KAHONE. Un avenant a été signé le 12 septembre 2007 à hauteur de FCFA avec WARTSILA. Concernant la location de groupes électrogènes, un appel d offres a été lancé en décembre 2004 pour la location d un parc comptabilisant une puissance totale de 40 MW à placer sur le réseau interconnecté. Chaque groupe électrogène est d une puissance de 1 MW. Les documents suivants ont été communiqués : - Le dossier d AO ; Rapport provisoire Tome II 14

15 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal - La réponse technique et financière de la Société AGGREKO qui présente plusieurs options ; - Le PV d ouverture des plis ; - Le rapport d analyse des offres avec l analyse technique et financière ; - Le contrat de location ; - Les neuf avenants à ce contrat avec AGGREKO. Le dossier d appel d offres apparaît complet. Cinq sociétés ont été consultées. Quatre d entre elles ont participé à la visite du site. Il y a eu 3 remises d offres. Le rapport d analyse des offres technique et financière apparaît clair et documenté. Néanmoins, il apparaît étonnant que les deux concurrents d AGGREKO : MATFORCE et ENERGYST aient présenté des références sans attestation et que leur schéma de raccordement ainsi que la puissance aient été déclarés non conformes. Nous n avons pas eu communication de la décision finale. Concernant l IPP de KOUNOUNE 1, un appel d offres a été lancé pour la réalisation d une centrale en «BOO» de 60 MW à KOUNOUNE. Cet appel d offre a été supervisé par la CRSE. Nous avons eu communication des éléments suivants : - Les spécifications techniques ; - Le rapport d analyse des offres techniques et financières ; - Un rapport complémentaire ; - Le contrat d achat d énergie entre la SENELEC et KOUNOUNE POWER (émanation de MITSUBUSHI) du 5 février 2005 ; - 2 avenants de nature technique à ce contrat. Cet appel d offres a été suivi par un consultant extérieur et par la Banque Mondiale. Sept sociétés ont été pré-qualifiées. Deux ont remis des offres : WARTSILA et MITSUBISHI. L analyse des offres apparaît très sérieuse et complète avec un jeu fourni de questions / réponses sur de nombreux aspects des offres techniques et financières en tenant compte d éléments environnementaux. Cet appel d offres semble avoir été traité avec beaucoup de sérieux. Malheureusement nous n avons pas eu communication du document final sur le choix du fournisseur. La date théorique de mise en service devait être juin En réalité, le début du fonctionnement de la centrale a été repoussé à novembre Il n y a pas, dans le dossier, d éléments explicatifs de ce décalage. Rapport provisoire Tome II 15

16 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal v Tests sur la facturation de ces marchés N ayant pas communication d une procédure écrite de suivi des opérations après attribution du contrat, nous avons tenté de contrôler l application des règles générales de contrôle interne à la facturation des marchés et des contrats de certains items de notre test tel qu il est retracé au paragraphe précédent. Ce travail a été réalisé au service «Comptabilité des Immobilisations» avec M. ALIOUNE FALL et porte sur les marché suivants : - L acquisition de groupes électrogènes AFCO ; - Le siège de MATAM ; - La ligne SOCOCIM-MBOUR ; - Le poste 90/30 KV à MBAO ; - Le bureau commercial de KOLDA ; - La centrale de Bel Air. Dans plusieurs cas comme pour la centrale de Bel Air ou le contrat AFCO, il est possible de constater le tampon et la signature du Directeur de l Equipement qui vaut bon à payer ainsi que le tampon du service «Fournisseurs» de la comptabilité. Dans d autres cas, SOCOCIM par exemple, le dispositif des tampons d approbation est variable selon les factures. Certaines factures font l objet d une approbation adéquate. Enfin, comme pour le siège social de MATAM, nous n avons pas été en mesure de constater l approbation des factures et l application d un tampon «bon à payer». Notre sentiment est que les factures sont suivies avec attention et que les règlements sont effectués d une manière pertinente. Le dispositif des tampons et des signatures d approbation devrait être formalisé grâce à une procédure écrite. vi Analyse des budgets d investissement et du suivi budgétaire Nous avons souhaité obtenir le budget des investissements 2006 ainsi que le suivi budgétaire. Nos interlocuteurs ont été les chefs de département. Nous avons eu communication des trois budgets d investissement 2006 pour la production, le génie civil et les réseaux. Ces budgets sont détaillés et chiffrés. Nous n avons pas eu communication d un document de suivi budgétaire à la Direction de l Equipement. Les informations nous ont été données d une manière orale. Pour ce qui concerne le génie civil, le Chef du département nous a communiqué l état de situation de la plupart des chantiers par délégation régionale : - Dakar 1 : travaux de l agence Bourguiba finis ; - Dakar 2 : Siège de Thioroye non réalisé car le terrain a été inondé ; - Centre Est : la plupart des travaux importants sont terminés ; Rapport provisoire Tome II 16

17 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal - Centre Ouest : le bitumage de Toubia et l agence commerciale de Tivoarone ont été reportés en 2007 ; - Nord : l entreprise SAE pour le siège de MATAM est défaillante et pour ce qui concerne le siège de St. Louis, les études sont terminées et les appels d offres pour les travaux sont en cours ; - Sud : l achèvement de l agence de KOLDA pose des problèmes car il y aurait des retards de paiements Pour ce qui concerne la production, nous n avons eu d informations que sur TAG4 dont les travaux ne sont pas commencés et la réhabilitation de la centrale C3 qui est en cours. Pour ce qui concerne les réseaux, le marché de la boucle haute tension de Dakar n est pas mis en vigueur du fait, semble t-il, de retards administratifs liés à un financement chinois qui avait été pourtant un critère de choix de ces investissements. Pour ce qui concerne les autres projets, selon les informations reçues, il y aurait peu de démarrage de travaux par manque de financement. B.2.4 Conclusions de l audit des procédures relatives aux investissements Il existe des procédures largement informelles et qui semblent fonctionner autour de l application du Code des Marchés Publics. La Direction de l Equipement ne semble pas connaître d autres procédures écrites et notamment le manuel de procédures sur les investissements qui date de Il nous semble nécessaire de combler ce qu il convient de considérer comme une lacune. Les dossiers que nous avons consultés ne sont pas toujours complets et il semble exister un problème d archivage qui devrait être pallié par une procédure écrite. Certains dossiers d analyse des offres sont de bon niveau et, dans la forme, le Code des Marchés Publics apparaît souvent respecté. Néanmoins l absence dans les dossiers de la décision finale du choix de l attributaire du contrat par la Commission des Marchés représente à nos yeux une lacune de l information. Lorsqu à l issue de l analyse des offres techniques, il demeure un seul candidat en lice, un AO ouvert devrait être déclaré infructueux afin d éviter toute hésitation sur l indépendance réciproque des fournisseurs. Le maintien d un seul candidat a l issue de l ouverture des enveloppes administratives et avant même l examen des offres techniques, comme dans les cas des centrales de Bel Air et de KOUNOUNE 2, n apparaît pas satisfaisant. Le déroulement et les retards de chantiers apparaissent insuffisamment expliqués dans les dossiers. Par ailleurs, les marchés d «O&M» ne devraient pas être dissociés de l appel d offres principal concernant l immobilisation. Enfin, il serait utile que tous les départements adoptent le système des fiches de synthèse établies par le département des réseaux. Rapport provisoire Tome II 17

18 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal B.3 AUDIT DES PROCEDURES D ACHATS (HORS IMMOBILISATIONS) B.3.1 Objectifs de l audit L audit de la procédure des achats de la SENELEC a visé les objectifs suivants : - L inventaire des procédures écrites concernant les achats ; - L analyse des procédures du point de vue de la séparation des fonctions, du régime des signatures et des délégations de pouvoirs ; - L application des règles de consultation ; - L application des règles de réception et de contrôle des quantités et de la qualité ; - L application des règles de mise en paiement et de comptabilisation ; - Le contrôle de la comptabilisation en investissements ou en charges. B.3.2 Les documents reçus et les rendez-vous Les documents suivants ont été communiqués : - les procédures d acquisition de fournitures, d équipements et de travaux : 97 pages, et des annexes (avril 2004), - une note de Direction n 091/2001 portant création d un Groupe d Analyse et d Aide à la Décision, - le rapport définitif DIG n 001D/O6 sur la gestion des achats décentralisés à la Direction des Achats et de la Logistique (DAL). - la note de Direction n 030/2007 portant organisation de la DAL L analyse de la procédure achats a été effectuée par le consultant. - avec le Directeur des Approvisionnements et de la Logistique et le responsable du service des achats, - Avec l Audit interne : Monsieur ANTOINE DIOUF et ses collaborateurs. Un sondage sur un échantillon restreint a été effectué avec : - le service des achats : Monsieur DIAGNE et Madame DIA, - le département de la comptabilité générale : Messieurs FULGENCE DIOUF et ALIOUNE NDIAYE. Rapport provisoire Tome II 18

19 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal B.3.3 i Description et formalisation des processus décisionnels La Direction des Approvisionnements et de la Logistique Les achats sont placés sous la responsabilité de la Direction des Approvisionnements et de la Logistique (DAL) de la SENELEC. L organisation de la Direction Approvisionnements et Logistique (DAL) 7 comprend (Figure 2) : - Un Etat Major, - Un département «Approvisionnements» qui s appuie notamment sur deux services : Le service achats Le service «gestion des stocks» - Un département «Administration Générale» chargé de l ensemble des services généraux de la société et structuré en deux services : Le service administratif Le service «entretien général» - 7 Note de Direction du 2 mai Rapport provisoire Tome II 19

20 Mission d audit de la gouvernance du secteur de l électricité au Sénégal Direction des Approvisionnements et Logistique MAMADOU MBAYE DIA Département Approvisionnements MAHANTA GUEYE Département Administration Générale SAMBA NDIAYE Service Achats ABDOULAYE DIAGNE Service Gestion des Stocks LAURENT DIENE Service Administratif NDEYE FATOU SARRE Service entretien Général ABDOULAYE BADIANE Expert acheteur matériel production LATSOUKABE FALL Unité support administratif Mame FATIMATA DIA Expert acheteur matériel Réseau MOUSTAPHA DIEYE Unité Transit GANE DJIGUENE NDOYE Expert acheteur Travaux et Prestations DETHIE ABDOULAYE DIAW Expert acheteur Matériels Généraux OUMAR NDIAYE Figure 2 : Structure générale de la Direction Approvisionnement et Logistique de la SENELEC ii Les procédures écrites «d acquisition de fournitures, d équipements et de travaux» Le document relatif aux «Procédures d acquisition de fournitures, d équipements et de travaux» (97 pages + annexes - avril 2004) est le document de référence de la SENELEC. Le chapitre «Principes et règles régissant les achats» rappelle les principes de base quant à la responsabilité budgétaire, les règles de passation des commandes, les règles de dépouillement des offres, les lignes du budget d exploitation à exécuter au niveau central ou au niveau local. Les parties traitent ensuite des procédures suivantes : Rapport provisoire Tome II 20