SEMINAIRE DE BORDEAUX

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1 ASSOCIATION CLUB CITRA SEMINAIRE DE BORDEAUX 7 & 8 JUIN 2012 LE MOT DU PRESIDENT Comme je vous l annonçais, notre séminaire de novembre à Nice aura une saveur particulière : nous y fêterons les 20 ans de notre Association. Que de chemin parcouru depuis cette date, que d aventures aussi, des drôles et d autres qui l étaient moins, mais notre cohésion, notre volonté et notre détermination nous ont permis de faire évoluer notre logiciel pour répondre aux attentes de nos métiers. J espère que vous viendrez nombreux, ce sera l occasion pour ceux qui ne partagent pas souvent ces temps forts de retrouver les amis et pour ceux qui ne sont pas encore adhérents de l Association de découvrir le sérieux de nos journées de travail, la franche amitié et le rire de nos soirées (Bordeaux restera dans les mémoires, comme Tarbes, Munster ou Poitiers) mais les meilleurs rapporteurs seraient les nombreux collaborateurs qui participent et reviennent à chaque Club (il y en a eu plus de 50 depuis la création de l Association) tant l enrichissement est grand. Notre Association qui interface entre les Confrères et SEIITRA, se décline maintenant dans les Clubs de régions très actifs. C est notamment l un d eux qui à l origine de l analyse du module AG présentée lors d un cours magistral à Bordeaux. Premier du genre, il fut plébiscité et sera renouvelé à Nice. Participer au Séminaire c est aussi l occasion de rencontrer Y. Trévisiol, P. Thuet, J.L. Mangani, F. Henry, mais aussi des Collaborateurs de SEIITRA invités à rencontrer leurs clients, Véronique de l accueil, Joëlle l assistante de Yves Trévisiol, Lydie responsable de l assistance et bien d autres Début septembre, partira une circulaire aux amis (patrons ou collaborateurs) qui ont quitté la vie active pour leur proposer de se joindre à nous pour cet événement spécial, vous avez des noms à me proposer : faîtes moi un courriel afin que je les invite à se joindre à nous et nous aimerions qu ils soient nombreux. Le programme des journées vous sera adressé 2éme quinzaine d octobre, mais les questions utilisateurs fin septembre avec réponse pour le 1 er novembre. Sur le plan activité comme chaque fois maintenant, le mercredi soir une visite de la ville avec guide, après et le pot d accueil et le diner, de 22 :00 à minuit. Jeudi soir notre soirée de gala dans un lieu réservé pour nous et vendredi soir, un diner entre amis et vous êtes déjà nombreux à vous y être inscrits. Pour ceux qui aurait égaré le bulletin d inscription, n hésitez pas demandez un nouvel envoi à Joëlle, vous y constaterez le prix très compétitif que nous avons négocié pour vous à l hôtel. François Henry avec sa verve habituelle vous a concocté un nouveau compte rendu de Bordeaux, je vous en souhaite une bonne lecture, diffusez-le et j espère qu il vous donnera l envie de nous rejoindre. Plus nous serons nombreux plus notre Association sera forte et productive. Alors à bientôt et pour les retardataires : inscrivez-vous!!! Avec toute mon Amitié, Dominique Carteret Président, pour le compte du Bureau du CLUB CITRA A LA UNE PETITS POTINS IMMOBILIERS DEMANDES CLUB souhaitées à Bruxelles, exaucées à Bordeaux (extraits) MAIL ENTRANT Un évènement ENVOI DE SMS Dites-le texto LES EVOLUTIONS DE LA PAIE Ca va payer THETRANET Donnons de l info PROCHAIN CLUB RENDEZ-VOUS A NICE 22 & 23 NOVEMBRE 2012

2 PETITS POTINS IMMOBILIERS ENTRETIEN ET CONTRÔLE TECHNIQUE DES ASCENSEURS : AMÉLIORATIONS Le décret n du 7 mai 2012 améliore le dispositif de l'entretien et du contrôle technique des ascenseurs. La sécurité des ascenseurs se trouve renforcée avec l'adoption de dispositions permettant de fluidifier les règles concurrentielles du marché de l'entretien des ascenseurs et d'améliorer la qualité de cet entretien ainsi que celle des contrôles techniques. Une clause de résiliation est introduite dans les contrats d'entretien, facilitant le changement de prestataire à l'occasion de travaux importants (CCH, art. R ). Ce même décret précise que les fabricants d'ascenseurs sont tenus de fournir, sur demande, les outils spécifiques d'entretien et de maintenance, outils qui doivent être accompagnés d'une notice d'utilisation et d'une documentation technique suffisamment explicite pour permettre au prestataire de maintenance d'accéder aux différents menus fonctionnels de l'installation et de modifier les paramètres de réglage si nécessaire. De plus, la possibilité est donnée aux personnes effectuant les contrôles techniques de solliciter la présence du technicien de l'entreprise d'entretien, afin qu'il puisse répondre à toute question concernant la technologie mise en œuvre et le fonctionnement des appareils. L'ensemble de ce dispositif entre en vigueur le 1er juillet 2012, à l'exception : - des dispositions relatives à la mise à disposition des outils spécifiques de maintenance, qui s'appliquent à compter du 1er juillet 2013, - et de celles relatives à la mise à jour des contrats d'entretien, dont l'entrée en vigueur doit intervenir au plus tard le 1er janvier HAUSSE DE LA TAXE FONCIÈRE ET RECEVABILITÉ DE LA RÉVISION DU LOYER EN COURS DE BAIL Les loyers des baux sont très souvent indexés pour corriger les effets de l érosion monétaire. La clause d indexation doit alors respecter les dispositions du code monétaire et financier, et également prévoir un indice en lien avec l activité de l une des parties ou l objet du bail, l indice retenu étant le plus souvent l ICC publié par l INSEE, même si de nouveaux indices sont apparus en 2008 et 2011 (l ILC et l ILAT). Compte tenu de l envolée de l indice du coût de la construction, de nombreuses procédures de révision du loyer en cours de bail ont été engagées sur le fondement de l article L du code de commerce, le plus souvent à l instigation des preneurs. Sur ce fondement, la révision du loyer peut être sollicitée dès que le loyer a varié, du fait de la clause d indexation, de plus d un quart par rapport au prix précédemment fixé contractuellement ou par décision judiciaire. Il s agit d une condition permettant la mise en œuvre de la révision prévue par le texte, et la Cour de cassation rappelle dans l arrêt du 3 mai 2012 le principe posé à peine de recevabilité de la demande de révision du loyer. Dans cette espèce, le preneur avait mis en œuvre cette procédure de révision, mais il s était avéré que le loyer avait finalement varié, à la date de la révision, de 24,72 %! Le seuil fatidique n était donc pas atteint. Compte tenu de cette situation, le preneur tentait de faire juger que la taxe foncière dont il devait supporter le remboursement constituait un supplément de loyer qui devait nécessairement entrer dans l assiette de calcul de la variation visée par l article L du code de commerce. Sans surprise, cette démarche n était pas accueillie par la cour d appel, tandis que le pourvoi du preneur était rejeté par la Cour de cassation. On ne peut naturellement ajouter, pour le calcul de la variation prévue par le texte légal, les accessoires du loyer, dont le montant de la taxe foncière que doit rembourser un preneur au titre du transfert des charges prévu par le bail et qui ne se trouve naturellement pas soumis à la variation de l indice et à l application de la clause d échelle mobile Le juge du fond avait donc exactement jugé que la demande de révision était irrecevable à défaut pour le loyer d avoir subi une variation de 25 %, et la Cour de cassation rejette en toute logique le pourvoi. On rappellera également que la fixation du loyer révisé à la valeur locative ne vaut que pour la durée résiduelle du bail en cours (Cass. 3 e civ., 3 déc. 2003, arrêt n ) tandis qu une révision du loyer à la valeur locative ne peut constituer une modification notable des obligations des parties permettant de justifier le déplafonnement du loyer en renouvellement (CA Paris, pôle 5, ch. 3, 15 fév. 2012, RG 10/05366). 2

3 PETITS POTINS IMMOBILIERS RÉPARTITION DES FRAIS DE CHAUFFAGE DANS LES IMMEUBLES COLLECTIFS ET PROLONGATION DU BAIL Aux termes de ce décret les immeubles à usage principal d'habitation pourvus d'un chauffage collectif doivent comporter, lorsque cela est techniquement possible et économiquement viable, une installation qui détermine la quantité de chaleur utilisée par chaque logement. Cette installation est composée d'appareils de mesure, qui permettent d'individualiser la consommation de chaque logement. Les frais de chauffage afférents à cette installation sont divisés, d'une part, en frais de combustible ou d'énergie et, d'autre part, en autres frais de chauffage, tels que les frais liés à l'entretien des installations de chauffage et ceux liés à l'utilisation d'énergie électrique. Le décret entre en vigueur le 26 avril La mise en service des appareils permettant d'individualiser les frais de chauffage collectif doit intervenir au plus tard le 31 décembre LE BAILLEUR ENGAGE SA RESPONSABILITÉ EN NE RÉCLAMANT PAS LA RÉGULARISATION ANNUELLE DES CHARGES À SON LOCATAIRE Plusieurs courriers avaient été adressés au bailleur par la locataire par l'intermédiaire de sa fille et de son gendre, ce dernier étant caution solidaire, s'inquiétant de n'avoir reçu aucun état des charges et donc aucun état récapitulatif débiteur ou créditeur de sa situation. Aucune réponse du bailleur à ces courriers. Cinq ans après, le bailleur demande à la locataire une régularisation des charges dues au titre des cinq années écoulées, et réclame un rappel d'indexation et une régularisation de loyers. La Cour de cassation rejette le pourvoi en retenant qu'en l'état de l'obligation légale d'une régularisation annuelle des charges pesant sur le bailleur, la réclamation présentée sur une période écoulée de cinq ans de plus du triple de la somme provisionnée, si elle est juridiquement recevable et exacte dans son calcul est, dans ce cas, déloyale et brutale et constitutive d'une faute dans l'exécution du contrat. Il en résulte que le bailleur a, par son comportement, engagé sa responsabilité envers la locataire et sa caution solidaire pour le dommage occasionné. LOGEMENTS PRIVÉS: L'ENCADREMENT DES LOYERS VA CONCERNER 41 AGGLOMÉRATIONS Le décret d'encadrement des loyers des logements privés, lors d'une relocation ou du renouvellement du bail, promesse de campagne de François Hollande, va concerner 41 agglomérations de l'hexagone et des DOM, selon le projet en ce sens obtenu par l'afp. Sans surprise ce projet de décret concerne les grandes métropoles comme Paris, Lyon, Marseille ou Nice mais aussi des plus petites comme Armentières (Nord), Forbach, Menton ou Annemasse où les loyers sont jugés très élevés. Ce projet d'encadrement des loyers, qui va être examiné par le Conseil d'etat après notamment un avis consultatif de la commission de concertation réunissant les associations de locataires et de propriétaires, devrait être publié fin juillet comme s'est engagé la ministre du logement Cécile Duflot. Cette mesure d'urgence est prise par le gouvernement dans l'attente d'une loi-cadre sur le logement, comportant des dispositions relatives aux loyers, que Mme Duflot doit présenter au début de Deux critères ont présidé au choix des agglomérations retenues pour voir s'appliquer cet encadrement: l'augmentation de l'indice de référence des loyers (IRL), utilisé pour la révision des loyers d'habitation, doit être le double de la moyenne nationale pour la période , soit 3,2%, et le loyer doit être supérieur à 11,1 euros/m2, soit euros pour un 100 m2. Le nouveau dispositif prévoit que dans les 41 agglomérations le propriétaire ne peut pratiquer une hausse supérieure à celle de l'irl. Des dérogations sont prévues en cas de travaux ou si le loyer acquitté par l'ancien locataire a été manifestement sous-évalué par rapport aux loyers pratiqués dans le voisinage. 3

4 ENGAGEMENTS SEIITRA CLUB DE BRUXELLES EXAUCES A BORDEAUX (extraits) Suite aux demandes du Club des utilisateurs de Bruxelles, des engagements de développements avaient été pris par SEII- TRA. C est dans l antique Burdigala qu elles ont été présentées. En voici quelques extraits. INT (superviseur individu) Demande: dans la section évènement, donner la possibilité de modifier un enregistrement le texte et procéder aux modifications. Disponibilité V8.2. Réponse: il est donné la possibilité de modifier la date, l heure ainsi que le libellé. Pour modifier le libellé, il suffit de double cliquer sur la zone «Action» pour déployer Demande: retrouver rapidement à partir du «INT» tous les évènements ou l individu sélectionné est l acteur Réponse: comme on le voit sur l image ci-dessus, un nouveau filtre a été ajouté. En effet, le bouton <Acteur> permet de visualiser les évènements pour lesquels l individu affiché a été associé comme acteur. Disponibilité V8.2. COP (superviseur copropriété) Demande: donner accès sur chaque type d appel à l édition du RGDD vie l écran de traitement Réponse: un bouton placé sur chaque ligne de type d appels permet d accéder à l écran d édition du relevé général des dépenses. Toutes les zones, bien sûr, sont déjà pré-remplies en fonction du type d appel sélectionné. Disponibilité V8.2. Demande: accéder par zoom aux détail des écritures de chaque compte de trésorerie Réponse: Dorénavant possible. Par double-clic sur le solde correspondant. Disponibilité V8.2. Demande: dans l onglet «liste des lots syndic», permettre le recalcul des soldes copropriétaire A UNE DATE DONNEE Réponse: Une zone «Solde au» a été rajoutée. Il suffit d y saisir la date de calcul de son choix. Puis faire «Entrée». Le solde des copropriétaires est instantanément recalculé en fonction de la nouvelle date. Disponibilité V8.2. SYNDIC Demande: bénéficier d un outil rapide de gestion des périodes comptables Réponse: un nouveau traitement permet d automatiser la fermeture ainsi que l ouverture des périodes comptables sur plusieurs copropriétés. En sélectionnant une copropriété, une liste ou un groupe de copropriétés, il est possible de clore ou d ouvrir d une seule traite l ensemble des périodes couvrant la plage sélectionnée. Dans le cas d une fermeture d exercice, Il ne faut pas qu il y ait de mouvements ou d OD en attente de comptabilisation. ATTENTION, dans le cas d une perte de mandat, le programme rejettera la fermeture des périodes postérieures à l exercice de la perte de mandat. 4

5 ENGAGEMENTS SEIITRA CLUB DE BRUXELLES EXAUCES A BORDEAUX (extraits) GERANCE Demande: relances locataires. L état des impayés ne donne pas la possibilité d exclure les locataires selon une date de sortie. Réponse: un choix «oui/non» permet d exclure les locataires sortis. Un champ date permet d affiner selon une borne limite les locataires à prendre en compte. Disponibilité V8.2 Demande: repérer facilement sur les fiches propriétaires les mandats sur lesquels un échéancier d acomptes est renseigné. Réponse: dorénavant, la couleur du bouton «Echéancier acomptes» en fonction de la saisie ou pas d éléments dans l échéancier. Disponibilité V8.2. COMPTABILITE Demande: annulation de facture. A la saisie de la date de valeur des écritures d annulation (différente, bien sûr, de la date de facture initiale), avoir une alerte sur l exercice de charges affecté par cette annulation. Réponse: dorénavant, lors de l annulation d une facture pour un immeuble dont la régularisation des charges n a pas été traitée: Si la date de valeur saisie pour l annulation n est pas comprise dans l exercice de la facture d origine, ThétraWin pose la question ci-contre. Si «Oui», il est donné à l utilisateur la possibilité de modifier la date de valeur. S il choisit «Non», les écritures son générées selon la date choisie et l exercice qui lui est rattaché. Disponibilité V8.2. EN VRAC.et disponibilité V8.2 Nouveaux documents Crystal demandés: compte rendu de traitement, état des dettes et créances, courrier aux tiers lors d une saisie de facture, Etats statistiques (analyse physique, analyse économique, analyse juridique) Avis de virement fournisseur: stockage de tous les avis de virement dans la GED (archives documents) du fournisseur, Gestion des clercs dans le cadre des mutations: Possibilité de créer derrière le fournisseur notaire autant de destinataires souhaités. Il suffit d indiquer sur chaque fiche le code service «CLERC». Fonctionnalité disponible dans le cadre de l envoi par mail des éléments de la mutation Encaissement: Faciliter la saisie d un encaissement sur un compte de charges en ouvrant automatiquement la fenêtre de saisie analytique Encaissement: Alerter l utilisateur de la saisie d un encaissement sur un copropriétaire vendeur Factures numérisés: relevé des dépenses avec factures jointes au format papier ou PDF Répartition des charges: gestion de la date de prélèvement lors de la validation de la répartition à l égal de ce qui est déjà disponible pour les appels de provisions 5

6 NOUVEAU: GESTION DES MAILS ENTRANTS ThétraWin vous propose dorénavant un archivage automatisé de vos mails dans la base évènementielle. Pour cela, il suffit: 1) de sélectionner dans votre boîte Outlook les mails à intégrer dans ThétraWin, 2) d ouvrir l écran de synchronisation mail/évènement de ThétraWin 3) de contrôler/affecter/modifier chaque mail généré LA SELECTION Elle s effectue très simplement à partir de votre Outlook. Il suffit de glisser les mails «stratégiques» dans le dossier «Thétrawin_Encours» et pour lesquels on souhaite associer un évènement dans ThétraWin. Cette méthode a l avantage de permettre un contrôle précis des mails qui devront faire l objet d un suivi à partir de l évènementiel ThétraWin. Ce nouvel écran disponible dans la version 8.2 permet de lier chaque mail du dossier «ThétraWin_Encours» à un évènement ThétraWin. Si le mail est reconnu et fait référence à un individu identifié dans la base, l évènement est complété automatiquement (immeuble, interlocuteur, lot, etc). Pour procéder à cette synchronisation, il suffit d'actionner le bouton LA SYNCHONISATION ThétraWin procède alors à la lecture du dossier Thétra- Win_Encours, repère par les coordonnées mail l individu dans la base et génère automatiquement un évènement. Le fichier mail (msg) est copié derrière l évènement. MAIL NON OU MAL IDENTIFIE Si le mail ne fait référence à aucun individu dans la base, ThétraWin vous propose une recherche rapide. Cliquez sur le bouton Tapez quelques lettres du nom puis faites «Entrée». Instantanément, ThétraWin vous propose une liste d individus correspondant à votre requête, leur fonction, l immeuble, le lot, l adresse, etc. Choisissez. C est enregistré. AFFECTATION DOSSIER Il est possible de très simplement lié le mail à un dossier déjà ouvert sur l immeuble ou sur l individu. Cliquez sur et choisissez alors le dossier dans lequel vous souhaitez rattacher le mail. C est classé. 6

7 ENVOI DE SMS A PARTIR DE THETRAWIN (V8.2) Thétrawin vous permet maintenant d avertir vos clients par SMS directement à partir de votre environnement de travail. La sélection des SMS à faire parvenir s effectue à partir des évènements de ThétraWin ce qui permet de bien cibler le périmètre de traitement des envois. La sélection des destinataires s effectue obligatoirement à partir du code action (exemple: rendez-vous EDL, rendez-vous visite location, etc ). Il est possible d affiner la sélection des évènements par les codes salariés (responsable de l action), par le code immeuble. On sélectionne ensuite la date de début et de fin de la période à prendre en compte, ainsi la tranche horaire s il s agit de rendezvous dans l agenda Il est possible d accéder à la bibliothèque de trames pré-formatées afin de rapidement personnaliser le contenu du SMS. Ces trames peuvent contenir sous forme de «#» l ensemble des champs disponibles dans la fonction PLANN Une fois le traitement effectué, l accès au résultat s effectue de la même manière que pour l envoi de mail. Mot clé «MAIL». On peut alors accéder individuellement à chaque SMS (modification, suppression) avant de valider. Si ThétraWin, lors de la sélection, ne trouve pas de numéro de téléphone pour un individu, il génère un mail (si le mail est renseigné) avec le texte du SMS. Le texte du SMS est archivé derrière l évènement 7

8 LES EVOLUTIONS DE LA PAIE THETRAWIN Avec la V8, les utilisateurs de la paie ThétraWin vont bénéficier de nombreuses améliorations significatives. En voici, en primeur, un échantillonnage. LA FICHE SALARIE PARTIE HAUTE Dorénavant, les zones de saisie OBLIGATOIRE sont signalées en gras suivi de (*) permettant une meilleure et plus rapide identification des informations nécessaires Nouvel onglet «Solde Congés»: des données lisibles et faciles d accès différenciées par exercice «Calendrier»: bascule rapide dans un calendrier et saisie de la date par simple clic. Les jours fériés fixes et mobiles sont mis en évidence. LA FICHE SALARIE PARTIE BASSE 8

9 LES EVOLUTIONS DE LA PAIE THETRAWIN Un simple bouton donne l accès à l historique des bulletins du salarié. Le bouton «Toutes Rubriques» permet d alterner avec l affichage de toutes les rubriques du bulletin ou seulement les rubriques calculées. Les boutons «Précédent»/»Suivant» permettent d aisément naviguer de bulletin en bulletin. Bouton de création de la fiche fournisseur associées à la fiche salarié. En création de salarié par le biais de la duplication, ThétraWin pose la question pour dupliquer le numéro de fournisseur Un clic sur ce bouton calcule et affiche instantanément le prochain bulletin de paie pour le salarié sélectionné. Cette option peut être effectuée autant de fois qu on le désire sans conséquence aucune pour le véritable traitement mensuel de paie. Cela donne à l utilisateur un moyen simple pour effectuer des contrôles sur les éléments saisis. REPRISE DE SALARIE Un nouveau traitement de reprise salarié en cours d année va vous faire gagner beaucoup de temps. Saisir le mois de paie à re-calculer par ThetraWin et cliquer «Lancer». Le système effectue alors les contrôles suivants: salarié présent à la date du calcul, date de calcul renseignée, date de calcul antérieure au mois de paie en cours, non existence d un historique pour le salarié, non existence d un historique de reprise pour ce salarié Le résultat du calcul s affiche et on peut modifier les montants dans le cas où ils ne correspondraient pas à ceux calculés par le précédent logiciel de paie. Une fois les modifications apportées, cliquer sur le bouton «Générer l historique» pour intégrer le résultat dans l historique du salarié. Il suffit alors de procéder à la même opération pour les mois suivants de reprise. 9

10 THETRANET THETRANET offre déjà à vos clients une palette importante de services (consultation des comptes, des documents, paiement en ligne, etc.). Vous pouvez désormais compléter cet offre par la mise à disposition d informations pratiques. Le bouton «Info pratiques» ouvre une arborescence dont vous avez le total contrôle grâce à une série de paramétrage directement effectuée dans ThétraWin. Les documents publiés peuvent être des formulaires PDF, que l utilisateur peut compléter avant impression et/ou enregistrement afin de les faire éventuellement parvenir à son syndic ou son gérant Dans le compte du locataire ou du copropriétaire, possibilité d ajouter des puces qui, au passage de la souris, affichent des infobulles apportant des informations supplémentaires à la ligne comptable. Pour le locataire, possibilité de placer des infobulles également sur les lignes du détail d un appel de loyer. 10

11 BORDEAUX 7 & 8 JUIN 2012 TRAVAIL ET DETENTE LE CHOC DES IMAGES