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1 Guide d utilisation DT-ULYSSE Réunions institutionnelles Ce guide concerne les personnes convoquées à une réunion institutionnelle Ce guide ne concerne pas : Les ordres de mission permanents Les actions de formation et jurys, les déplacements liés aux examens et concours. I. Pour créer un ordre de mission (OM) ponctuel : sélectionner dans la liste déroulante du menu le lien correspondant ou utiliser le raccourci disponible Cocher document vierge Le Document vierge sert pour la création de tout Ordre de Mission ponctuel : il est obligatoire pour tout personnel convoqué en réunion. DT-Guide Réunions institutionnelles-3.doc 1 mis à jour le 27 septembre 2010

2 Sélectionner «OM en métropole» Indiquer les dates et heures de départ et de retour Sélectionner à l aide de la loupe, l enveloppe budgétaire : RECTREUNION = CAPA, réunions institutionnelles RECTDILOGCENTRALE =Convocation à l initiative du Ministère - IA : Prendre contact avec le service gestionnaire MMIN1 Si vous souhaitez la délivrance d un billet de train, sélectionnez «Marché ministériel 2010-Agence rectorat» (MMIN1) Renseigner les pavés suivants : Pavé prestations : Prestations prises en charge par l administration pour le compte du missionné. On retrouvera ici : les demandes de titres de transport, les demandes d hébergement, et aussi les autorisations d utiliser les véhicules personnels Créer une ligne pour chaque demande de prestation en cliquant sur le bouton créer ou sur l icône correspondant. Exemple pour la délivrance d un billet de train : DT-Guide Réunions institutionnelles-3.doc 2 mis à jour le 27 septembre 2010

3 Indiquer le numero de train Champ facultatif Renseigner le trajet aller. Ce trajet doit obligatoirement comporter : - Le jour, l heure et le lieu de départ du train. - Le jour, l heure et le lieu d arrivée du train aller. Une fois le trajet aller créé, l agent va créer son trajet retour en cliquant sur : «créer le trajet Retour», il devra alors renseigner le jour, l heure et le lieu de départ et d arrivée du train pour le trajet retour. Une fois le trajet retour renseigné, cliquer sur. Pavé ETAPES : Impératif : il faut absolument cliquer sur Générer les étapes Le pavé ETAPES permet de valoriser automatiquement les indemnités de missions (nuités, repas de midi et/ou du soir), dues pour le déplacement. Attention : les étapes ne se saisissent pas, pour les déterminer, l agent clique sur : «Générer les étapes». Informations générées automatiquement : Pavé FRAIS PREVISIONNELS Les frais de mission sont automatiquement repris dans le pavé FRAIS PREVISIONNELS, d après la génération des étapes. Ces frais (repas, nuitées) ne peuvent être crées manuellement. Seules des modifications peuvent être apportées manuellement. DT-Guide Réunions institutionnelles-3.doc 3 mis à jour le 27 septembre 2010

4 En cliquant sur l icône, vous pouvez saisir éventuellement les repas ou dîners gratuits. D autres dépenses peuvent faire l objet d une création manuelle par l agent. Pour déclarer des frais prévisionnels, cliquer sur l une des icônes puis renseigner les champs demandés. Les frais saisis par l agent restent soumis à la réglementation en vigueur. Attention : Il est possible de saisir des frais dans «Frais divers» Dans ce cas, et afin de justifier ces frais, le commentaire est obligatoire. o Exemple pour la saisie de tickets de transport en commun : Cliquer sur l icône, puis sélectionner Transport en commun Sur l écran qui apparaît, renseigner la date, le montant et le nombre de tickets, puis Synthèse des frais saisis dans le pavé «Frais prévisionnels» : En cas d erreur de saisie ou de modifications, cliquer sur DT-Guide Réunions institutionnelles-3.doc 4 mis à jour le 27 septembre 2010

5 Pavé de suivi des indemnités kilométriques Pour le calcul des distance, utiliser le distancier «MAPPY» à l aide du lien prévu à cet effet Sélectionner l itinéraire le plus court, puis relever la distance calculée Pour créer des indemnités kilométriques, cliquer sur Créer, puis sélectionner le véhicule avec lequel vous allez vous déplacer. Sélectionner le véhicule déclaré au préalable Modifier le barème : Choisir Barème tarif SNCF 2 ème classe Saisie des trajets Saisir autant de lignes que de déplacements o Date : indiquer la date du trajet o Trajet : indiquer les villes de départ et de destination et les horaires o Nb de trajets : indiquer le nombre de trajets : 2 pour un aller/retour, 1 pour un aller simple ou un circuit o Kms remboursés, indiquer : la distance aller pour un aller simple ou un retour le cumul des kms parcourus pour un circuit A la fin de la saisie, cliquer sur Le calcul de l indemnisation est réalisé automatiquement en fonction du barème en vigueur et de la puissance fiscale du véhicule. Un cumul annuel des kilomètres par véhicule est réalisé, afin que le remboursement soit imputé dans la bonne tranche. DT-Guide Réunions institutionnelles-3.doc 5 mis à jour le 27 septembre 2010

6 II. Soumettre l OM à validation : ATTENTION : Pour pouvoir évoluer dans le circuit de validation, le document ne doit présenter aucune anomalie bloquante. A la fin de vos saisies quotidiennes ou hebdomadaires ou mensuelles, pensez à enregistrer (cliquer sur ). Si vous ne souhaitez pas envoyer dans le circuit votre OM, compléter la saisie et l envoyer plus tard en validation La saisie de l OM ponctuel terminée : le transmettre au valideur hiérarchique Cliquer sur la flèche verte ou sur «avancer» Choisir «En attente de validation hiérarchique» DT-Guide Réunions institutionnelles-3.doc 6 mis à jour le 27 septembre 2010

7 Une zone de commentaire peut être saisie Cliquer sur la loupe pour choisir le nom du valideur. Rectorat : Arnaud DESMAZIERES IA : Prendre contact avec le service gestionnaire Choisir de ne pas prévenir le destinataire Pour envoi au valideur, confirmer le changement de statut Pièces justificatives à fournir : Après saisie de son ordre de mission, le missionné doit adresser au service gestionnaire l ensemble des pièces justificatives correspondantes : titres de transport payés par l agent, tickets de parking situés à proximité des gares et aéroports, etc Attention : Sur chaque envoi, rappeler le numéro de l OM pour que les services gestionnaires puissent faire le lien avec les pièces justificatives DT-Guide Réunions institutionnelles-3.doc 7 mis à jour le 27 septembre 2010

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