Les Fond après pour fabriquer demain

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1 Cycle de rencontres débats à la Gaîté Lyrique Les Fond après pour fabriquer demain 17 février 2015 «Gouvernances associatives et numérique : plus démocratic?» REVUE DE PRESSE - Cécile Bazin, «A chaque projet associatif, sa stratégie digitale», La tribune fonda, à paraître - Sarah Pecas, «Le numérique dans les territoires ruraux», La tribune fonda, septembre Bastien Sibille, «Gouvernance et légitimité dans les structures d économie sociale : le rôle du numérique», site Talcod, 7 janvier Cécile Bazin, «Le numérique au service des associations et de la mobilisation citoyenne», site Recherches & Solidarités, septembre Bastien Sibille, «Gouvernance numérique des entreprises responsables», site Talcod, juillet 2011 Pour en savoir plus : https://www.talcod.net/

2 A CHAQUE PROJET ASSOCIATIF, SA STRATEGIE DIGITALE Sur un sujet comme celui-ci, le pragmatisme et le bon sens sont de rigueur. Quels sont les constats? Des outils numériques qui se renouvellent en permanence ; des associations le plus souvent résolues à s en emparer, si ce n est convaincues ; des modes de gouvernance de plus en plus souvent revisités ou appelés à le devenir. Comment faire en sorte que les trois évolutions se rejoignent dans l intérêt du monde associatif, acteur essentiel de la société et de la mobilisation citoyenne? Pour tenter d y répondre, prenons appui sur des travaux menés en Ils ont montré combien l usage du numérique s est largement et inexorablement répandu ces dernières années, dans les associations. Les échanges par mail, les outils de gestion, les sites Internet sont aujourd hui connus et utilisés ; certains sont même devenus incontournables. Les plus récents comme le financement participatif, les pétitions, les dons et la publicité en ligne, les applications smartphone, Twitter (moins présent que Facebook dans le milieu associatif), sont encore peu exploités, mais ils aiguisent la curiosité de beaucoup de dirigeants, qui se disent prêts à se lancer demain. Pour les responsables d associations, ces outils sont avant tout destinés à communiquer, à se faire connaître et à renvoyer une image attractive : plus de visibilité, donc plus de notoriété et de crédibilité, vis-à-vis du grand public et aussi vis-à-vis des partenaires financiers publics et privés. Mais qu en est-il en interne, en matière de gouvernance notamment? Comment les associations peuvent-elles s appuyer sur le digital pour trouver des modes d organisation plus ouverts, plus participatifs, plus représentatifs? Inversement, en quoi ces nouveaux outils peuvent agir sur le fragile équilibre des pouvoirs, bousculer les circuits de décision et aller parfois jusqu à questionner le projet associatif? Un plus grand partage de l information L expérience montre que des outils comme les messageries, les listes de diffusion, les agendas partagés facilitent la circulation de l information et les échanges au sein de l association, y compris entre les dirigeants et ce, quelles que soient les générations. En effet, les seniors sont aussi nombreux que les plus jeunes à communiquer par mail avec les autres membres de l association (69%) ou avec les interlocuteurs de leur association (55%). Ils utilisent même Internet plus souvent qu eux, pour des recherches ou des comptes rendus, en lien avec leur mandat de dirigeants ou le type de fonctions qui leur sont plus fréquemment confiées. La participation plus active des dirigeants, notamment de ceux qui ont peu de disponibilité, est rendue possible par des contributions et des avis à distance. Le partage de documents et de fichiers ouvre l'accès aux informations, et amorce un plus grand travail collaboratif. Pour les organisateurs, ces échanges à distance permettent de mieux préparer les réunions et constituent un gain de temps incontestable. Autant d éléments susceptibles de faciliter et d accélérer la prise de décision. Ces outils peuvent également rendre plus aisée et encourager la participation d un plus grand nombre de bénévoles, voire des adhérents, sur des questions auparavant traitées dans les seules instances de décisions. Ils constituent, à l évidence et de ce fait, une opportunité et un effet de levier pour une implication plus forte et plus large dans la vie de l association. La présence sur le net a par ailleurs contribué à faire évoluer les associations sur les questions de transparence et d organisation. Le dialogue sur Internet et la façon dont elles se présentent sur leur site pèsent de plus en plus, chaque année, dans la confiance que les Français leur accordent. Et en interne, la présentation de l équipe, des instances, du projet associatif, des grandes règles de fonctionnement constitue désormais un corpus d informations basiques sur les sites Internet. Devoir les formaliser nécessite souvent une réflexion et une concertation préalables, ce qui peut permettre de mettre en lumière certains manques ou dysfonctionnements, et de tenter d y remédier. 1 Au sein d un large comité de pilotage composé d universitaires et de représentants d associations, du Mouvement associatif, de points d appui à la vie associative, de plateformes numériques, et avec le soutien du Fonds de développement de la vie associative géré par le ministère de la Ville, de la Jeunesse et des Sports. Rapport en ligne sur

3 Du temps et des savoir-faire indispensables En tête des difficultés exprimées par les bénévoles, quel que soit leur degré de responsabilité : le manque de temps. Quels sont les objectifs recherchés? Quels sont les outils les mieux adaptés? Quels sont les impacts attendus? Comment utiliser les outils retenus? Comment les partager? Quand et comment les renouveler? Aussi, comment apaiser les craintes de certains (sur la confidentialité notamment) et faire accepter les changements, au plan individuel, comme au plan collectif (revoir les modes de fonctionnement de l association, redéfinir des missions )?... Autant de sujets qui nécessitent beaucoup de disponibilité et parfois des moyens financiers et matériels (cité par 38% des dirigeants). Le savoir-faire technique qui doit s acquérir en permanence, au rythme des évolutions jugées trop rapides, est également souvent cité, de même qu est mise en avant la nécessité d un temps de rodage et d initiation. Certaines associations ont pu faire appel à de bonnes volontés compétentes (un bénévolat ponctuel d expertise, par exemple) ; d autres, à la formation professionnelle lorsqu elles sont employeurs ; d autres encore ont pu s appuyer sur leurs têtes de réseau lorsqu elles sont fédérées ; d autres aussi au mécénat de compétences ou d autres enfin à un prestataire, sous réserve d un budget Mais dans leur grande majorité, les responsables associatifs se sentent assez seuls face à ces questions et ces difficultés. Celles-ci se présentent à des degrés divers selon les associations, sans épargner celles qui sont «hyper connectées» et celles qui ont construit leur projet associatif autour du numérique. Quelques pièges à éviter Le premier qui vient à l esprit réside dans l exclusion des membres de l association qui ne sont pas connectés. L enquête menée auprès des bénévoles, montre bien que l utilisation du numérique est largement répandu chez ceux qui exercent des responsabilités, allant, comme on l a vu, jusqu à faire tomber la barrière générationnelle pour la messagerie, les recherches sur Internet, la préparation et l échange de documents Cet usage est nettement moins fréquent pour les autres bénévoles. Même lorsqu ils sont connectés, certains sont freinés par la place et le temps qu exigent le traitement des mails, la lecture des documents, l utilisation de ces outils en général. La forme peut facilement prendre le dessus sur le fond des sujets. Et ils peuvent alors ne plus retrouver le sens de l action, du projet associatif et s éloigner peu à peu. Les plus grands utilisateurs du numérique doivent aussi contourner certains pièges : l abondance de l information, d abord ; la rapidité voire l immédiateté des échanges peuvent limiter la réflexion, la prise de distance par rapport aux sujets, aussi les débats et la construction d une réflexion collective. Au-delà des tentations des uns et des autres, l entrée du numérique dans l organisation de l association peut perturber la lisibilité des rôles de chacun. Le risque existe de «mises à l écart» de dirigeants non-initiés et de «transferts de pouvoir» vers ceux qui maîtrisent mieux ces outils. Il peut conduire à la mise en place, de fait, d une sorte d «organigramme parallèle». S appuyant sur les rôles «virtuels» de chacun, il peut générer des conflits au sein de l équipe dirigeante. En ce qui concerne le processus de décision, les enquêtes montrent que l'utilisation du numérique peut sans difficulté se révéler efficace dans une gouvernance de type «top/down» ; mais elle peut l être beaucoup moins dans une gouvernance participative, parce qu'il faut traiter un ensemble de sources et d'actions à distance, en faire la synthèse et organiser les aller-retour avant de prendre une décision. Pourtant, une réelle opportunité à saisir Les associations doivent avoir conscience de ces pièges pour les mieux les contourner. Car les enjeux sont importants : apprivoiser, maîtriser et partager les outils numériques pour muscler leur projet, rendre leurs actions plus efficaces, promouvoir ou défendre leurs causes, accueillir de nouveaux adhérents, développer le bénévolat et la collecte de fonds et pour tout cela disposer de l organisation la plus collégiale et efficace possible. Plusieurs enseignements tirés des enquêtes permettent de surmonter les éventuels obstacles, retenons ici les principaux :

4 Le numérique ne peut être considéré comme une fin en soi. Au contraire, il doit être perçu comme un des outils au service du projet associatif et doit être décliné en cohérence avec lui, y compris en termes de gouvernance. A chaque projet, son organisation et sa stratégie digitale. La diversité des situations et des besoins, d une association à l autre, exclut de reproduire systématiquement des schémas et des pratiques, qu il s agisse des outils numériques comme des modes d organisation. Pour les premiers, définir au préalable les besoins, appréhender l état d esprit au sein de l association, et anticiper certaines résistances qui pourraient s avérer désastreuses, sont des conditions nécessaires pour garantir la réussite d une stratégie numérique et maintenir la cohésion des équipes. L évaluation doit également avoir toute sa place. Ne pas se contenter des indicateurs classiques de fréquentation et des statistiques des réseaux sociaux, mais vérifier aussi l impact des outils mis en place, au regard des objectifs clairement fixés au préalable, et au regard du projet associatif lui-même. Enfin, veiller tout particulièrement à partager les connaissances au sein de l association, pour élargir le cercle des initiés et impliquer le plus largement possible les acteurs de l association, salariés et bénévoles. Cette préoccupation permanente permet aussi de tirer bénéfice des effets induits : consolider l esprit d équipe, éveiller la curiosité et susciter l envie d acquérir de nouvelles compétences, de se former Finalement, devenir un lieu d apprentissage, comme le sont les associations sur tant d autres sujets, à commencer par la citoyenneté. Cécile Bazin a créé Recherches & Solidarités avec Jacques Malet, et dirige l association. Juriste de formation, elle coordonne le comité d experts et les équipes en charge des différents travaux que mène R&S depuis plus de 10 ans. Elle suit de près les évolutions du bénévolat et du secteur associatif, et a acquis une solide expérience dans la production d enquêtes et d études sur ces sujets (cf notamment les éditions annuelles de La France associative en mouvement et de La France bénévole). Février 2015 Article à paraitre dans La tribune fonda n 224

5 PAGE 28 Le numé rique dans les territoires ruraux par Sarah Pecas, chargée de mission du Celavar Le développement des usages du web transforme profondément notre société. Alors qu un tiers des humains sont reliés à Internet au niveau mondial, celui-ci devient le lieu privilégié pour se rencontrer, se connaître, devenir amis, partager des passions, s informer ou défendre des causes. Que cela inquiète et/ou enthousiasme, la culture numérique a pris une place croissante dans notre société. Si les associations sont aujourd hui en grande majorité sur Internet pour offrir une vitrine à leurs actions, si elles sont de plus en plus nombreuses sur les réseaux sociaux, peu utilisent les possibilités ouvertes par le numérique, au-delà des échanges de mail, pour mener à bien leur ambition de faire ensemble, de coopérer. Néanmoins, quelques associations des territoires ruraux ont décidé d utiliser au mieux les opportunités offertes par le développement du numérique pour s associer. Associations et numérique : je t aime... moi non plus? 1. L association Adrets a été créée en 1999 par des collectivités locales et des associations gestionnaires de Points publics pour développer le réseau des points d accueil de proximité dans les Alpes du Sud. Elle réunit aujourd hui des structures intercommunales et des acteurs du développement local sur l ensemble du massif alpin. Son objectif est de développer l accès aux services à la population dans les territoires ruraux. Les relations entre associations et numérique ne peuvent être disjointes de l ambiguïté qu entretiennent les associations avec la communication. Celle-ci, entre intérêt et défiance réciproques, n est pas récente et existait avant même l avènement du numérique, d Internet et des réseaux sociaux. Si les associations sont conscientes de la nécessité de donner à voir leur action, elles se méfient souvent d une communication jugée trop réductrice, voire «mensongère», confondue avec la publicité ou le marketing, qui apparaissent parfois éloignés des valeurs et finalités associatives. Le numérique n échappe pas à cette méfiance. Pourtant, le numérique et les possibilités de coopération à distance qu il ouvre peuvent être une chance pour les associations, notamment celles qui se réclament de l éducation populaire. Le numérique offre de nouvelles perspectives en termes d actions : on pense notamment aux pétitions en ligne ou à la levée de fonds via Internet mais aussi, en terme de méthodes, au travail collaboratif et au partage des connaissances. Le numérique est donc pour ces associations un outil mais aussi un enjeu, un domaine à maîtriser pour permettre à chacun d être acteur de la toile. Sans aucun doute, sur les territoires ruraux où les mobilités sont moins aisées, le numérique peut permettre de travailler avec d autres, des voisins mais aussi des acteurs d autres territoires. Ainsi, l Adrets 2, Association pour le développement en réseau des territoires et des services, soutient depuis plusieurs années le déve- La tribune fonda - septembre n 223

6 PAGE 29 loppement d outils collaboratifs à distance, tels que la visiocommunication, pour permettre une animation de réseau plus efficiente et efficace. Les années d expériences et les projets ont permis de formaliser des guides pratiques, annuaires et conseils, pour s équiper et utiliser au mieux la «visio». Les outils numériques au service du travail coopératif, l exemple des Foyers ruraux Le numérique et les possibilités de coopération à distance qu il ouvre peuvent être une chance pour les associations. Depuis sa création en 1946, la Confédération nationale des foyers ruraux et associations de développement et d animation du milieu rural (CNfr) cherche à fédérer l ensemble des associations impliquées dans l animation du monde rural qui se reconnaissent dans les valeurs de l éducation populaire. Environ deux tiers des associations adhérentes au mouvement sont des foyers ruraux, dont l objectif est de rassembler l ensemble des habitants des villages autour d activités très diversifiées. Le dernier tiers (environ associations) est constitué d associations rurales, qu elles soient généralistes ou spécialisées (tourisme vert, valorisation du patrimoine, théâtre amateur, diffusion culturelle en milieu rural, animation jeunesse, etc.). Dans les régions, les départements, parfois dans les pays, ces associations sont fédérées au sein de 15 unions régionales, de 46 fédérations départementales, ou de foyers de grands secteurs. Ces regroupements accompagnent les associations dans leur développement et leurs projets, mènent des actions de formation des responsables associatifs, assurent et créent une dynamique de développement à l échelle de leur territoire. Pour un réseau présent sur l ensemble du territoire, l enjeu est important de pouvoir communiquer entre pairs, permettre de mieux faire connaître ses actions et ses positions, faire vivre la démocratie interne ou alimenter et susciter les débats. Le réseau s est donc très vite, du fait des difficultés de mobilité propres à certains de ses territoires d action, intéressé aux opportunités offertes par le numérique. Dès la fin des années 1990, les foyers ruraux s initient à first Class, système d Intranet alors utilisé et promu par le ministère de l Agriculture. À travers ce système, ouvert à des acteurs salariés et bénévoles des foyers ruraux, le réseau bénéficie d une plateforme mail et développe des conférences thématiques, groupes de discussion entre abonnés du first Class des foyers ruraux. Cet outil, s il est relativement fermé et permet aux seuls acteurs autorisés des foyers d échanger sur tel ou tel sujet, a permis aux uns et aux autres de prendre l habitude de faire ensemble grâce au numérique. Cependant, développé par des Suite... La tribune fonda - septembre n 223

7 ...Suite PAGE 30 Le numé rique dans les territoires ruraux par Sarah Pecas, chargée de mission du Celavar acteurs non associatifs et peu accompagnés dans son appropriation par les membres du réseau, il est largement sous-utilisé. Parallèlement, des fédérations ou des foyers, n étant pas complètement satisfaits de first class, ont cherché des alternatives, notamment parmi les logiciels libres. Pour certains, ils ont développé leur propre Intranet en dehors de la Confédération. Ils utilisent des outils numériques, comme des espaces d écriture collaboratif, le pad développé par framasoft, par exemple, qui permet, en amont d une réunion, d établir collectivement l ordre du jour, d informer de sa venue ou non, puis, pendant la réunion, d écrire le fil de son déroulement, permettant aux personnes ne pouvant être physiquement présentes de participer puis, après la réunion, d établir dans les plus bref délais un compte rendu sur la base de ce fil. Au début des années 2010, la Confédération prend conscience que cet outil n est plus adapté à son mouvement au vue des possibilités désormais offerte par les logiciels libres. Comme il n est pas modulable, la seule solution est de créer un autre outil, d autant que les possibilités techniques se sont élargies. La CNfr lance alors une importante réflexion autour du développement d un nouvel Intranet, avec trois objectifs complémentaires : partir des usages pour développer un outil adapté au réseau ; utiliser cette réflexion pour interroger les pratiques collaboratives, essentielles à l éducation populaire ; interroger la place d acteurs de l éducation populaire dans les usages et productions numériques. Un groupe de travail se met en place, associant bénévoles et salariés, de différents niveaux de connaissance des outils informatiques, sur la base du volontariat. Un premier travail, lancé en janvier 2014, explore les usages de first Class par les adhérents ainsi que les autres outils déjà utilisés dans le réseau. Le groupe de travail a rapidement souhaité être accompagné par des spécialistes de la collaboration, notamment grâce à des outils numériques. L association Outils-réseaux l a ainsi guidé dans la jungle des outils existants. Parmi les outils existants, la Confédération a décidé de développer une plateforme yeswiki des foyers ruraux, ouverte plus largement qu à ses adhérents : La tribune fonda - septembre n 223

8 PAGE 31 éclairage : Un yeswiki, qu est-ce que c est? YesWiki est un logiciel libre permettant de créer et de gérer un site Internet ou intranet coopératif. YesWiki permet, avec n importe quel navigateur web : - de créer, supprimer, modifier, commenter des pages du site, quel que soit le nombre d éditeurs et de pages ; - de gérer les droits d accès aux différentes pages (lire, écrire, commenter), par utilisateur ou par groupe d utilisateur ; - d élaborer la mise en page des contenus de manière intuitive et très visuelle, sans aucune connaissance informatique ; - de publier instantanément toute création ou modification de page ; - d analyser, de gérer l ensemble du site à partir de fonctions simples : plan du site, listes des utilisateurs, listes des dernières pages modifiées, etc ; - d adjoindre à une page tout fichier bureautique ou multimédia avec affichage ou lecture du contenu pour les images, sons, vidéo, carte mentales ; - d ajouter des nouvelles fonctionnalités (gestionnaire de base de données, motsclef, microblog, veille partagée, etc.). a trois ambitions : échanger, à travers des outils de messagerie et un répertoire partagé ; partager, à travers des outils d agenda, d inscription en ligne à des événements, de portes documents et de veille partagée ; collaborer, à travers des espaces de travail : les participants de chaque espace peuvent y regrouper tous les documents et outils collaboratifs dont ils ont besoin, présenter leur projet et le faire vivre ; les contenus peuvent être accessibles à tous ou aux seuls membres du groupe ; le choix des outils et des règles d accessibilité sont définis par le groupe lui-même. Pour répondre à ces trois ambitions, une boite à outil collaborative est mise à disposition, où chacun est invité à piocher les outils dont il a besoin mais aussi à partager d autres outils ou des témoignages sur leurs usages. À terme, sera à la fois une vitrine des actions mais aussi, et surtout, un espace pour travailler à distance, organiser des conférences téléphoniques ou vidéo, prendre des notes et les partager pendant les réunions, co-écrire des documents, mener des enquêtes, etc. Il sera à disposition de la CNfr, de ses fédérations, de ses associations et structures adhérentes mais aussi de ses partenaires impliqués dans le développement rural et qui partagent des valeurs communes. Suite... La tribune fonda - septembre n 223

9 ...Suite PAGE 32 Le numé rique dans les territoires ruraux par Sarah Pecas, chargée de mission du Celavar Trois questions à Louise Didier, chargée du projet à la CnFR Quand on pense «Foyers ruraux», on imagine un mouvement de bénévoles ruraux issus de générations qui ont découvert Internet sur le tard. Comment favoriser, alors, l appropriation d un outil numérique ambitieux? Louise Didier : Tout d abord, cette image ne se vérifie pas dans la pyramide des âges des adhérents de l association : 30 % ont moins de dix-huit ans et 30 % plus de soixante. Pour revenir à ces générations qu on n imagine pas naturellement sur Internet, si ces bénévoles n étaient pas aussi attachés au mouvement et à ses actions, ils n iraient pas sur leur ordinateur pour coopérer. Il s agit aussi d être très pédagogique dans la Ces outils numériques sont un moyen de revenir à un mode collaboratif démonstration que ces outils numériques sont un moyen de faire ensemble autrement, de revenir à un proche des fondements de mode collaboratif proche des fondements de l éducation populaire et qu ils n entendent pas remplacer les l éducation populaire. moments conviviaux partagés et la tradition d oralité. Par ailleurs, il ne s agit pas d être dans une démarche où l on bouscule trop les habitudes, mais plutôt de proposer une boîte à outil où piocher, sans forcer personne à tout utiliser tout de suite. Enfin, la mise en œuvre est accompagnée de formations, de tutoriels, imaginés à partir de nos expériences passées en la matière. Et il ne faut pas oublier que certains bénévoles et salariés des foyers sont très avancés dans leurs usages des outils numériques. Quels sont, à vos yeux, les enjeux d une meilleure appropriation du numérique par les acteurs associatifs? L.D. : Aujourd hui, la plupart des associations utilisent le numérique dans leur communication. L enjeu est d aller au-delà de la valorisation, en utilisant le numérique pour faire ensemble. C est d autant plus vrai aux foyers ruraux où l enjeu est de faire mouvement et où les personnes sont très éparpillées sur l ensemble du territoire. Il s agit de permettre aux plus isolés de prendre part aux débats et aux décisions, c est donc un enjeu démocratique! Mais le numérique est également très utile pour faire plus avec moins en ces temps de disette budgétaire. Il permet notamment d organiser moins de réunions physiques chronophages et coûteuses, tout en continuant à travailler ensemble entre les réunions physiques. La tribune fonda - septembre n 223

10 PAGE 33 Quels sont les conseils que vous donneriez à une association souhaitant développer son propre intranet? L.D. : Il ne faut surtout pas imaginer un système idéal à quelques-uns, qui serait ensuite figé. Il faut donc commencer par comprendre qui utilisera cet outil, partir des usages, des envies d apprendre et se laisser la possibilité d évoluer avec les utilisateurs et leurs besoins. Il faut savoir aussi conserver les outils existants qui fonctionnent et les inclure dans les fonctionnalités du nouvel outil développé. Enfin, il faut être curieux. De nombreux outils existent, de nombreux acteurs s intéressent à la question. Il faut apprendre à les connaître et surtout ne pas complexer parce que nous ne serions pas spécialistes en informatique. Notre expertise, c est notre propre pratique! Cependant, il ne faut pas hésiter à être accompagné. Ainsi aux foyers ruraux nous avons fait appel à l association Outils-réseaux 3 qui mène des actions pour initier et accompagner les pratiques coopératives, en s appuyant sur des outils Internet. 3. Son site Internet permet d en savoir plus Il propose notamment de télécharger le livret Trucs et astuces pour impulser de la coopération qui a pour objectif de «proposer des cadres théoriques, quelques méthodes et outils pour vous donner envie de faire monter le curseur de la coopération autour de vous». book/trucastucescooperation -web.pdf Fin. La tribune fonda - septembre n 223

11 GOUVERNANCE ET LÉGITIMITÉ DANS LES STRUCTURES D'ÉCONOMIE SOCIALE : LE RÔLE DU NUMÉRIQUE Soumis par B.Sibille7 janvier, :23 Transcription de l'allocution donnée dans le cadre de la conférence d'ouverture de Paris Citoyen, le 10/11/2012 à la Bourse du travail Les structures d'économie sociale se distinguent par le caractère démocratique de leur gouvernance. Comment les dispositifs informatiques, internet pour l'essentiel, peuvent-il aider à améliorer la qualité démocratique des structures d'économie sociale? Trois axes de travail me semblent devoir être soulignés : la façon dont le numérique peut améliorer l'efficacité de la gouvernance ; le rôle du numérique dans la qualité de la participation des sociétaires aux différentes instances ; la réduction du coût et de l'empreinte écologique de la gouvernance. 1. NUMÉRIQUE ET EFFICACITÉ DE LA GOUVERNANCE Un extranet dédié à la gouvernance peut rendre celle-ci plus efficace. Tout d'abord en en centralisant l'archivage. La gestion de la documentation de la gouvernance peut-être lourde pour donner accès, dans de bonnes conditions, aux archives. Le temps de classement et de recherche n'est pas négligeable. Les outils numériques, en permettant de stocker tous les fichiers sur un même serveur, de faire des recherches à travers un large corpus de textes, en ouvrant l'accès à tous les utilisateurs détenteurs des mots de passe appropriés, peuvent se révéler précieux. De la même façon, la gestion automatique des convocations des sociétaires ou des administrateurs peut faire économiser du temps. Les outils de convocation peuvent également gérer les passations de pouvoir, les absences, la transmission de l'odj et des documents préparatoires. En s'assurant que les sociétaires sont convoqués à la bonne date, qu'ils ont suffisamment de temps pour lire la documentation préparatoire, c'est également à la qualité du choix démocratique que l'on travaille. 2. NUMÉRIQUE ET QUALITÉ DE LA PARTICIPATION DES SOCIÉTAIRES La qualité du choix démocratique est également liée à sa représentativité. Tout ce que l'on peut mettre en œuvre pour que les assemblées générales soient mieux suivies par les sociétaires doit être valorisé. La question du vote à distance est importante. En permettant aux sociétaires de voter depuis leur ordinateur ou leur smartphone, on se met en position de gagner quelques points de pourcentage de participation. La mise à disposition de l'outil de vote n'est toutefois pas suffisante : il faut l'accompagner de campagnes de promotion de l'outil. Les structures d'économie sociale françaises gagneraient ici beaucoup à regarder ce qui se fait de l'autre côté de l'atlantique. Certaines coopératives canadiennes ont des pratiques tout à fait exemplaires en la matière. La question du partage de la documentation avec les sociétaires est également intéressante. En permettant un accès aux documents selon des droits finement définis, le numérique permet aux entreprises d'organiser une transparence maîtrisée. Les sociétaires peuvent ainsi être informés de façon plus continue de la vie de l'entreprise sans que celle-ci perde toutefois la main sur les informations sensibles. Par ailleurs, les outils

12 d'annotation en ligne permettent aux sociétaires de conserver une archive du travail qu'ils font sur la documentation et d'y avoir accès en tous temps et tous lieux. Enfin, les outils de travail collaboratif peuvent permettre aux sociétaires d'organiser de petits groupes de travail thématique en amont des AG afin de préparer à plusieurs les décisions les plus compliquées, voire d'effectuer un travail de vulgarisation des enjeux auprès des autres sociétaires. 3. NUMÉRIQUE ET RÉDUCTION DU COÛT ET DE L'EMPREINTE ÉCOLOGIQUE DE LA GOUVERNANCE Le dernier point concerne le coût financier et écologique de la gouvernance. La gouvernance, en dehors de la rémunération des administrateurs, est coûteuse d'abord pour la transmission des informations : frais d'impression des documents et frais d'affranchissement. Elle est également coûteuse en déplacements : non seulement pour faire venir les sociétaires aux AG ou les administrateurs aux CA mais également pour la tenue des comités du conseil et des réunions permettant de préparer les AG. Sur ces deux points, les outils numériques permettent de réduire les coûts : par l'envoi électronique de la documentation et par les outils de visioconférence qui permettent de réduire le nombre de réunion en présentiel. Je dis bien «réduire» et non pas remplacer intégralement : les CA par exemple doivent continuer à se tenir en présentiel. Ce sont les réunions de moindre importance qui peuvent être virtualisées. De la même façon, ces outils réduisent l'empreinte écologique : réduction de la consommation de papier et rejet de CO2 lié aux déplacements. Points de vigilance : sécuriser et accompagner *** La virtualisation d'une partie des activités liées à la gouvernance doit se faire en respectant un certain nombre de précautions. Tout d'abord, les informations numériques sont volatiles et fragiles par essence. Il faut donc veiller à les sécuriser en les encryptant, en systématisant les procédures de sauvegarde et en évitant les fuites. Ensuite, les outils numériques viennent modifier des procédures bien ancrées dans l'entreprise. Ce faisant, elles peuvent susciter des réticences individuelles et des blocages organisationnels. Il faut donc faire attention à bien les calibrer et à bien les accompagner dans l'entreprise. Plus d'informations sur notre site PARTICIPANTS A LA CONFERENCE Animation Véronique Kleck, créatrice de l agence Civic Media Intervenants Hamou Bouakkaz, Adjoint au Maire de Paris chargé de la vie associative et de la démocratie locale source pour l économie solidaire Jacques-François Marchandise, cofondateur de la FING Bastien Sibille, fondateur de TALCOD et secrétaire général de l Association internationale du logiciel libre pour l économie sociale Jean-Pierre Gegout, trésorier d Agirabcd Valérie Peugeot, créatrice de Vecam, chercheuse chez Orange, administratrice de la Fonda, trésorière de l association Batik International Gaël Musquet, Président d Open Street Map France et chargé de mission à la Fonderie Tangui Morlier, co-fondateur de Regards Citoyens

13 Le numérique au service des associations et de la mobilisation citoyenne Note de synthèse Les enjeux sont forts pour les associations : apprivoiser, maîtriser et partager les outils numériques pour muscler leur projet, rendre leurs actions plus efficaces, promouvoir ou défendre leurs causes, accueillir de nouveaux adhérents, développer le bénévolat et la collecte de fonds Ils le sont tout autant pour la société dans son ensemble. Parce qu un bon usage du numérique renforce l action des associations, elles-mêmes facteurs de cohésion sociale et de mobilisation citoyenne. Aussi parce qu il donne à chacun le pouvoir d agir et suscite de nouveaux comportements solidaires. Avoir conscience de ces enjeux, faire connaître les difficultés que peuvent rencontrer les associations, leur éviter certains pièges déjà identifiés, mettre en avant les besoins d accompagnement sont autant d enseignements utiles que les acteurs et les décideurs du monde associatif trouveront dans cette étude 1. Une large palette d utilisations et un fort potentiel de développement L usage du numérique s est largement répandu ces dernières années, dans les associations. En témoignent sept bénévoles sur dix, déclarant communiquer par mail avec les autres membres de leur association, et plus de six sur dix affirmant utiliser Internet dans le cadre de leurs missions (recherches, compte-rendus, veille ). De ce point de vue, les seniors ne sont pas en reste, loin de là, lorsqu ils exercent des responsabilités. Les différences entre les générations ne persistent plus que sur l usage des réseaux sociaux pour relayer les projets de l association : une proportion qui décline avec l âge depuis 79% des ans, jusqu à 20% des plus de 65 ans. Globalement, les outils servant à la gestion, au fonctionnement et à la communication "grand public" sont connus et assez largement utilisés et certains sont même devenus incontournables. Les plus récents comme le financement participatif, les pétitions, les dons et la publicité en ligne, les applications smartphone, Twitter (moins présent que Facebook dans le milieu associatif), sont encore peu utilisés mais ils aiguisent la curiosité de beaucoup de dirigeants et de bénévoles, qui se disent prêts à se lancer demain. Les associations qui collectent des fonds auprès du public sont encouragées en cela par les donateurs. Le dialogue sur Internet et la façon dont elles se présentent sur leur site pèsent de plus en plus chaque année, dans la confiance qu ils leur accordent. Plus largement, le succès du financement participatif ( contributeurs ayant permis de financer projets avec succès pour plus de 78 millions d euros en 2013) montre l intérêt que les Français portent à ces nouvelles formes de dons qui fleurissent sur la toile. 1 Sur ce sujet comme sur tant d autres, il est difficile de parler pour l ensemble du secteur associatif, riche de sa diversité. Aussi, le lecteur trouvera dans l étude, les résultats détaillés des enquêtes, selon les différents critères propres aux associations (taille et secteur d activités), aux bénévoles (genre, âge, niveau de diplôme, responsabilités associatives, intensité de l engagement) et aux donateurs (âge, montant annuel des dons, niveau de vie ressenti). 1

14 Les marges de progression sont donc réelles, mais elles ne doivent pas être une fin en soi. L enjeu pour les associations n est pas, en effet, de recourir au maximum d outils, mais de parvenir à faire le meilleur usage de ceux qui correspondent le mieux à leur projet associatif et à leurs objectifs. Effets avérés sur l image de l association, plus nuancés sur la mobilisation citoyenne Pour les responsables d association, le numérique permet avant tout de se faire connaître, de communiquer, et de renvoyer une image attractive : plus de visibilité, donc plus de notoriété et de crédibilité, vis-à-vis du grand public et surtout vis-à-vis des partenaires financiers publics et privés. Viennent ensuite les effets sur les objectifs de mobilisation, qu'il s'agisse des adhérents, des bénévoles dirigeants ou des bénévoles d animation, ou qu il s agisse de l ensemble des citoyens. Pour ce qui est des bénévoles, un décalage important demeure entre les attentes et les espoirs mis dans de tels outils pour attirer les bénévoles, et les résultats obtenus pour le moment dans les associations. Constats partagés en termes de gouvernance Le numérique peut faciliter et accélérer le partage des informations et la prise de décision, par une participation plus active des dirigeants - notamment de ceux qui ont peu de disponibilité. Il peut encourager la participation d un plus grand nombre de bénévoles, voire d adhérents, sur des sujets auparavant traités dans les seules instances de décisions. Il a assurément contribué à faire évoluer les associations en matière de transparence et d organisation. Mais il implique aussi quelques risques : exclure les membres «non connectés» de l association, et décourager certains autres, devant le temps passé à la lecture des documents et devant leurs messageries, qui peuvent avoir le sentiment de perdre un peu le sens de leur action et s éloigneraient peu à peu. D une manière générale, pour les utilisateurs du numérique, l abondance de l information, la rapidité - voire l immédiateté - des échanges peuvent aussi limiter la réflexion, la prise de distance par rapport aux sujets, réduire les débats et la construction d une réflexion collective. Des obstacles parfois difficiles à surmonter Parmi eux, le manque de temps arrive en tête. Quels sont les objectifs recherchés? Quels sont les outils les mieux adaptés? Quels sont les impacts attendus? Comment utiliser les outils retenus? Comment les partager? Quand et comment les renouveler?... Autant de sujets qui nécessitent beaucoup de disponibilité et parfois des moyens financiers et matériels (cité par 38% des dirigeants). Le savoir-faire technique qui doit s acquérir en permanence, au rythme des évolutions jugées «trop rapides», est souvent cité, de même qu est mise en avant la nécessité d un «temps de rodage et d initiation». Ne sont pas négligées les difficultés pour apaiser les craintes de certains (sur la confidentialité notamment) et les efforts nécessaires pour faire accepter les changements, au plan individuel, comme au plan collectif (revoir les modes de fonctionnement de l association, redéfinir des missions ). Ces difficultés se présentent à des degrés divers selon les associations, sans épargner celles qui sont «hyper connectées» et celles qui ont construit leur projet associatif autour du numérique. Des précautions à prendre et des moyens d agir Les témoignages provenant des associations, les réponses de leurs responsables, des bénévoles et des donateurs, ainsi que l expérience de ceux qui proposent de nouveaux outils aux associations ou les accompagnent au quotidien, livrent des orientations utiles : - Le numérique ne peut être considéré comme une fin en soi. Au contraire, il doit être perçu comme un des outils au service du projet associatif et doit être décliné en cohérence avec lui. A chaque projet, sa stratégie digitale. 2

15 - La diversité des situations et des besoins, d une association à l autre, exclut de reproduire systématiquement des schémas et des pratiques. Définir au préalable les besoins, appréhender l état d esprit au sein de l association, et anticiper certaines résistances qui pourraient s avérer désastreuses, sont également des conditions nécessaires pour garantir la réussite du projet et la cohésion des équipes. - Ne pas négliger l évaluation : pas seulement à travers les indicateurs de fréquentation, et des statistiques des réseaux sociaux, mais surtout sur l impact des outils mis en place au regard des objectifs fixés clairement au préalable, et au regard du projet associatif lui-même. - Partager les connaissances au sein des associations pour élargir le cercle des initiés et impliquer le plus largement possible les acteurs de l association, salariés et bénévoles. Cela permet aussi de renforcer l impact du numérique et de tirer bénéfice des effets induits : consolider l esprit d équipe, éveiller la curiosité et susciter l envie d acquérir de nouvelles compétences, de se former Devenir, comme en bien d autres domaines, un lieu d apprentissage. - Encourager aussi les mutualisations entre associations pour permettre à certaines d éviter les erreurs des autres, ainsi que les pièges qui auront été détectés par les «pionniers». Initier ou accompagner la création d outils communs et de plateformes, comme le font certaines collectivités locales. - Le savoir-faire technique indispensable et la nécessaire appréhension globale du sujet, en référence au projet associatif et aux objectifs fixés, justifient des moyens d accompagnement et des démarches pédagogiques, y compris de la part de ceux qui mettent en œuvre de nouveaux outils. Certaines associations ont pu faire appel à de bonnes volontés compétentes (un bénévolat ponctuel d expertise, par exemple) ; d autres, à la formation professionnelle lorsqu elles sont employeurs ; d autres encore ont pu s appuyer sur leurs têtes de réseau lorsqu elles sont fédérées ; d autres aussi au mécénat de compétences ou d autres enfin à un prestataire, sous réserve d un budget Mais dans leur grande majorité, les responsables associatifs se sentent assez seuls face aux questions et aux difficultés. Etude en ligne sur Cette recherche-action a été menée à l initiative du ministère de la Ville, de la Jeunesse et des Sports, dans le cadre de l appel à projets 2013 du Fonds de Développement de la Vie associative. Pilotée par l équipe de Recherches & Solidarités et plusieurs membres de son comité d experts, elle a fait l objet de plusieurs enquêtes quantitatives et qualitatives préparées et organisées au sein d un large comité de pilotage dans lequel étaient représentés : - l Association Française des Fundraisers, la Fédération nationale Familles rurales, Fédération Asso 1901, la Croix-Rouge française, l AFM-Téléthon, Pro bono Lab, Anciela, Jeveuxaider.com, l opération «Voisin-Age» portée par les Petits frères des Pauvres, UNICEF France, Arizuka, Helloasso, - le Mouvement associatif (CPCA), avec ses représentations en Lorraine (Pôle Lorrain d Utilité Sociale), en Bretagne et en Rhône- Alpes, ainsi qu à Paris (Carrefour des associations parisiennes). 3

16 GOUVERNANCE NUMÉRIQUE DES ENTREPRISES RESPONSABLES URL d origine du document : Juillet version 1.0 Licence Creative Commons BY-SA Pour nous contacter : contact [at] talcod.net

17 TABLE DES MATIÈRES 3 INTRODUCTION 3 DES OUTILS POUR OUVRIR LA GOUVERNANCE 4 DES OUTILS POUR REPENSER LA TRANSPARENCE 4 DES OUTILS POUR FABRIQUER DES BIENS COMMUNS 5 CONCLUSION page 2/5

18 INTRODUCTION Nous voulons donner dans ce document 1 des indications sur les outils numériques qui peuvent être mis en place par les entreprises responsable 2 pour soutenir trois piliers de leur gouvernance : l'ouverture, la transparence et la production de biens communs. Les outils numériques et les usages qui sont détaillés ci-après sont ceux que nous avons pu observer dans les communautés de développeurs de logiciels libres. Ils ont permis à de vastes communautés de développeurs dispersés de part le monde, souvent bénévoles, de produire, dans des conditions de travail dignes, des logiciels d'une très grande qualité. Deux exemples pour illustrer la puissance de ces processus : la communauté Debian produit et maintient les 323 millions de lignes de code informatique d'un système d'exploitation qui est un des plus stables du monde ; la communauté Drupal réunit aujourd'hui utilisateurs et plus de développeurs et a développé un des logiciels d'édition de site internet et d'intranet les plus utilisés du monde. Les communautés de développeurs de logiciels libres, qui agissent selon des modes et pour des valeurs proches des entreprises sociales, utilisent de façon intensive les technologies numériques pour organiser leur vie interne. Sans ces outils, elles n'existeraient probablement pas. Ce texte ce veut une première pierre pour enrichir les entreprises responsables des bonnes pratiques qui s'y expriment. Il est à la base des développements que nous menons dans la suite de logiciels libres pour la gouvernance des entreprises responsables TALA. DES OUTILS POUR OUVRIR LA GOUVERNANCE Une première classe d'outils numériques pourrait permettre aux entreprises responsables de mieux élargir leurs instances décisionnelles en y faisant participer toutes les parties prenantes de l'entreprise. Les conseils d'administration, les assemblées générales, les conseils de surveillance peuvent aisément être retransmis sur le web via des flux vidéo ou audio assortis d'outils de prise de parole distante. Il ne s'agit bien sûr pas ici d'ouvrir l'entreprise aux quatre vents : la transmission et la participation aux instances décisionnelles sont restreintes et les entreprises peuvent et doivent choisir à qui elles ouvrent leur gouvernance. La participation élargie à la gouvernance peut également s'appuyer sur des outils de choix collectifs. Les plus évidents sont évidemment les outils de vote à distance via le web. Ceux-ci permettent d'augmenter sensiblement la participation aux votes lors des assemblées générales. Les outils web de sondage des différentes parties prenantes en amont des conseils ou des assemblées décisionnaires pourraient également être plus systématiquement utilisés. Pourquoi par exemple ne pas sonder les sociétaires des entreprises sur les ordres du jour des assemblées 1 Ceci est la version courte d'un texte intitulé «Des entreprises à sources ouvertes» publié ici : 2 Nous utilisons le terme «entreprises responsables» pour désigner toutes les entreprises d'utilité sociale : structures de l'économie sociale et solidaire (coopératives, mutuelles, associations, fondations), entreprises sociales (au titre de l'insertion par l'activité économique ou de la démocratie d'entreprises), entreprises «normalisées» (GRI, ISO26000 etc.)... page 3/5

19 générales ou des conseils d'administration? Enfin, des outils moins connus d'aide à la décision collective sont également utilisables nous pensons notamment aux outils de priorisation des choix. DES OUTILS POUR REPENSER LA TRANSPARENCE Les entreprises responsables utilisent, comme toutes les entreprises, des outils classiques de publication d'informations sur le web : site web, lettre d'information électronique etc... On peut aller plus loin, et ajouter à ces outils de publication des espaces d'interaction entre toutes les parties prenantes de leur activité. Ces outils peuvent être des salons IRC, des listes de discussion ouvertes avec des archives publiques ou des réseaux sociaux... Ils permettent d'augmenter la transparence non pas en organisant une communication entre l'entreprise et une personne physique ou morale en particulier, mais en permettant aux différentes parties prenantes de l'entreprise d'être en communication les unes avec les autres sans avoir à passer par l'entreprise elle-même. Les entreprises responsables devraient permettre à leurs clients de communiquer entre eux et de s'organiser entre eux pour obtenir les informations qu'ils souhaitent avoir. L'exigence de «réponse» l'entreprise à source ouverte est une entreprise responsable, qui se met en posture de répondre de ses actes s'en trouve considérablement accrue car les questions qui émanent de groupes organisés sont mieux motivées et, généralement, plus impératives. DES OUTILS POUR FABRIQUER DES BIENS COMMUNS Les entreprises responsables peuvent s'appuyer sur la puissance libérée par le passage à la production de biens communs. Ceux-ci transforment les clients en des co-producteurs en leur permettant de participer à l'identification des problèmes sur les produits et à la définition de leurs évolutions. Les produits ainsi réalisés doivent appartenir à la communauté de leurs utilisateurs et de leurs producteurs. Les entreprises mettent à disposition de leurs usagers des interfaces qui leur permettent d'interagir avec les produits en en rapportant les dysfonctionnements et en en proposant des évolutions. Ces plateformes sont des outils de production collaborative. Elles doivent offrir un certain nombre de fonctions très utilisées sur les forges de logiciels open-source : historique des modifications du code source des produits, attribution de tâches à la communauté large des utilisateurs du produit, espace de documentation sur les produits, espace de critique et de remontée de bugs sur les produits. Le travail réalisé sur ces plateformes par les acteurs multiples des entreprises ouvertes ne peut pas et ne doit pas être privatisé par les entreprises. Cette privatisation aurait pour effet immédiat de stopper l'apport d'intelligence par les clients et les partenaires à la démarche de l'entreprise. Il faut donc réfléchir aux licences spécifiques qui doivent protéger l'intelligence produite par la communauté les licences libres sont un exemple intéressant de ce type de licence. page 4/5

20 CONCLUSION Deux pistes peuvent être suivie pour que les entreprises responsables bénéficient des meilleurs outils numériques pour leur gouvernance. La première est la mise à disposition de logiciels libres adaptés. La seconde est la formation des acteurs des entreprises responsables à leur utilisation. Nous cherchons à faire avancer ces deux pistes à travers la suite de logiciels TALA et surtout sa communauté, que nous vous invitons à découvrir. Nous y avons réuni les meilleurs logiciels libres susceptibles d'apporter les fonctionnalités décrites dans le document. page 5/5

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