GESTION DE LA TRESORERIE

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1 Section 4 : GESTION DE LA TRESORERIE Chapitre 1 : Encaissement chèque ou virement client Chapitre 2 : Encaissement versement bancaire client Chapitre 3 : Suivi des comptes bancaires Chapitre 4 : Gestion de la caisse Chapitre 5 : Approvisionnement de la caisse en espèces Chapitre 6 : Encaissements des paiements des clients Chapitre 7 : Paiement par caisse des factures fournisseurs < X FCFA Chapitre 8 : Paiement des factures fournisseurs par chèques, virements ou effets Chapitre 9 : Paiement de fournisseur par crédit documentaire Chapitre 10 : CAUTIONNEMENT ET SUIVI DES CAUTIONS Chapitre 11 : Ouverture du compte bancaire Chapitre 12 : Fermeture du compte bancaire Manuel de procédures de la SNE

2 Département comptabilité et GESTION COMPTABLE : TRESORERIE Version / Date d'élaboration 01 / Novembre 2011 DCF xxx Encaissement chèque ou virement client Comptabilisation des encaissement par chèque, traite ou virement Risques de non ou mauvaise comptabilisation Précautions/Contrôles : Lettrage du règlement à la facture client et consultation du relevé de compte ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : Vérifie d une part que le document reçu est bien à l ordre de STE et d autre part que les montants en chiffres et en lettres concordent 1.Réception d'un ordre de paiement client Section Trésorerie et finance Enregistre le chèque ou l avis de crédit dans le registre des encaissements et lui affecte un numéro d ordre Fait trois copies du document enregistré Section Trésorerie Registre des encaissements, l'original de chaque document et trois copies Transmet le registre des encaissements, l original du document plus les trois copies à un agent de la Section Trésorerie Revérifie que le document reçu est bien émis à l ordre de STE et que les montants en lettres et en chiffres concordent Décharge le registre des encaissements transmet le registre et les deux autres copies au comptable chargé des encaissements Section Comptabilité Générale Registre des encaissements, l'original du chèque et deux copies Section Trésorerie Classe une copie du document dans le chrono des encaissements et enregistre le paiement dans le fichier des encaissements Fichier des encaissements mis à jour 2.Vérification du paiment recu Sélectionne la banque d encaissement et l'inscrit sur la photocopie du chèque ou la lettre d accompagnement Remplit le bordereau de remise chèque et transmet le dossier au Chef de servive trésorerie Chef de service trésorerie Original du chèque, bordereau de remise de chèque Chef de service trésorerie Vérifie que les données du bordereau de remise de chèque (cordonnées bancaires, montant, contreparties, etc.) sont correctes Endosse le chèque, signe le bordereau et fait déposer le bordereau et le chèque à la banque Original du chèque endossé, bordereau de remise de chèque signé 3.Mise en encaissement Section Trésorerie Transmet au comptable chargé des encaissements, la copie du chèque, le bordereau de remise chèque estampillé par la banque, une copie du brouillard de caisse. Section Comptabilité Générale Copie du chèque, bordereau de remise chèque estampillé par la banque Réceptionne la copie du chèque avec le bordereau de remise chèque (et la lettre d accompagnement) ou l avis de crédit 4.Comptabilisation et classement Annexe la fiche d imputation y relative Classement et archive comptable Comptes clients, relevés de comptes clients Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque

3 Département comptabilité et GESTION COMPTABLE : TRESORERIE Version / Date d'élaboration 01 / Novembre 2011 DCF xxx Encaissement chèque ou virement client Comptabilisation des encaissement par chèque, traite ou virement Risques de non ou mauvaise comptabilisation Précautions/Contrôles : Lettrage du règlement à la facture client et consultation du relevé de compte ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : Classe dans le chrono des encaissements approprié, la copie du chèque annexée de la fiche d imputation et du bordereau de remise chèque Chronos, classement, archives comptables Pièces comptables SCHEMA D ECRITURE COMPTABLE Encaissement chèque/virement /Avis de crédit Comptes à débiter 521XXX Banque Comptes à créditer Contenu Montant de l encaissement Compte général (regroupement) 410XXX Compte auxiliaire Client (Mouvement) Montant de l encaissement

4 Département comptabilité et GESTION COMPTABLE : TRESORERIE 01 / Novembre 2011 DCF xxx Encaissement versement bancaire client Comptabilisation des encaissements Risques de non ou mauvaise comptabilisation Précautions/Contrôles : ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS: Vérifie d une part que le document reçu est bien à l ordre de la STE et d autre part que les montants en chiffre et en lettre concordent 1.Reception d'un bordereau de versement espèces Service trésorerie Verifie l'effectivité du versement Service Comptabilité Bordereau de versement avec visa de vérification STF Appose le cachet de verification/confirmation Transmettre au Service Comptabilité Revérifie que le document reçu est bien émis à l ordre de la STE et que les montant en lettre et en chiffre concordent 2.Verification du paiment reçu Service Comptabilité Enregistre le bordereau de versement espèces dans le registre des versements en banque Titre de paiement reçu avec visa de vérification du Comptable Conserve une copie du document et transmet à la Section Comptabilité Générale, une copie du bordereau de versement Réceptionne la copie du bordereau de versement 3.Comptabilisation et classement Annexe la fiche d imputation y relative Saisit dans le journal de banque approprié et lettre l opération Titre de paiement comptabilisé Classe dans le chrono approprié des encaissements, la copie du chèque annexée de la fiche d imputation

5 SCHEMA D ECRITURE COMPTABLE Encaissement d espèces Sens Compte Intitulé Montant D 57XXXX Caisse XXX C 41XXXX Clients XXX Versement d'espèces en banque Sens Compte Intitulé Montant D 521XXX ou 4XXX Banques locales ou XXX tiers C Virement de fonds XXX Sens Compte Intitulé Montant D Virements de fonds XXX C 57XXXX Caisse XXX

6 DCF XXX xx / Octobre 2011 Suivi des comptes bancaires S'assurer de l'effectivité et de la conformité de toutes les opérations bancaires Facturation abusive de frais bancaire, prélèvements abusif de fonds, impossibilité de faire les réconciliations, opérations de fraude sur le compte Précautions / Contrôles : Assurer un suivi quotidien des opérations bancaires en mettant bien en évidence les opérations en suspens afin de les apurer ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS Début: Enregistrement de la dernière opération bancaire 1. Arrêté du brouillard de banque Section trésorerie Arrête le brouillard de banque quotidien pour chaque banque. Transmet l'original de banque et les copies des documents justifiant les opérations comptabilisées au Chef de section Trésorerie pour contrôle. Cette transmission est faite contre décharge du chef de section Trésorerie sur le brouillard de banque Chef de section trésorerie Brouillard de banque Brouillard de banque et pièces justificatives Consulte tous les matins les différentes banques en ligne 2. Suivi des comptes bancaires Chef de section finance Consulte le brouillard de banq e et ordonne le cas échéant les nivellements S'assure de l'effectivité de toutes les opérations présentes sur le compte Etat des encours réels des banques Relance les gestionnaires pour les opérations non réalisées ou suspectes 3. Suivi des encaissements Edite les relevés de banque en ligne Section Trésorerie Pointe les encaissements effectifs Chef de section trésorerie S'assure que le pointage est effectif et dûment matérialisé et appose son visa sur le relevé pointé Transmet le relevé pointé à la section comptabilité avec les justificatifs Chef de section trésorerie (clients) Relevés banques en ligne Relevés bancaires pointés Documents justificatifs Relevés bancaires pointés et visés Documents justificatifs 3. Suivi des décaissements Section Trésorerie Chef de section trésorerie Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque Pointe les décaissements effectif s S'assure que le pointage est effectif et dûment matérialisé et appose son visa sur le relevé pointé Transmet le relevé pointé à la section comptabilité avec les justificatifs Chef de section trésorerie Relevés banques en ligne Relevés bancaires pointés Documents justificatifs Relevés bancaires pointés et visés (fournisseurs) Documents justificatifs Recoit à la fin du mois les relevés des banques Etablit les états de rapprochement bancaires Relevé bancaires Etat de rapprochement bancaire Section comptabilité Analyse les suspens anciens et établit une note explicative et éventuellement propose des écritures de correction ou de régularisation. Transmet l'état de rapprochement, la note explicative, l'extrait du compte et le relevé bancaire au Chef de section comptabilité Chef de section comptabilité Note sur les suspens Etat de rapprochement bancaire Extrait de compte Relevé de compte, Note sur les suspens 4. Etablissement des rapprochements bancaires Chef de section comptabilité Contrôle l'état de rapprochement : calculs arithmétiques, cohérence des soldes avec l'extrait de compte et le relevé bancaires, explication des suspens

7 DCF XXX xx / Octobre 2011 Suivi des comptes bancaires S'assurer de l'effectivité et de la conformité de toutes les opérations bancaires Facturation abusive de frais bancaire, prélèvements abusif de fonds, impossibilité de faire les réconciliations, opérations de fraude sur le compte Précautions / Contrôles : Assurer un suivi quotidien des opérations bancaires en mettant bien en évidence les opérations en suspens afin de les apurer ETAPES : 4. Etablissement des INTERVENANTS : Chef de section TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS rapprochements bancaires comptabilité 1. Arrêté du brouillard de banque Chef de service comptabilité Vise l'état de rapprochement bancaire, valide les corrections proposées et transmet le dossier au chef de service comptabilité. S'assure que le contrôle du Chef de section comptabilité Contrôle l'état de rapprochement : calculs arithmétiques, cohérence des soldes avec l'extrait de compte et le relevé bancaires, explication des suspens Signe l'état de rapprochement et le transmet à un agent pour comptabilisation des corrections et régularisations et archivage dans le chrono des rapprochements bancaires. Chef de service comptabilité Etat de rapprochement bancaire Extrait de compte Relevé de compte, Note sur les suspens Etat de rapprochement bancaire signé Chrono des rapprochements Brouillard des corrections et régularisations passées STF EQUIPE DES ETCS EQUIPE DES DCTS Début Consulte tous les matins les différentes banques en ligne Consulte le brouillard de banque et ordonne le cas échéant les nivellements S'assure de l'effectivité de toutes les opérations présentent sur le compte Relance les gestionnaires pour les opérations non réalisées ou suspectes Etat des encours réels des banques Edite les relevés de banque en ligne Pointe les encaissements effectifs Transmet le relevé pointé à la comptabilité Reçoit à la fin du mois le relevé des banques Rapproche les montants encaissés à ceux effectivement enregistrés Relevés banques en ligne Relevés bancaires Etat de rapprochement bancaire Relevés bancaires Etat de rapprochement bancaire Edite les relevés de banque en ligne Pointe les décaissements effectifs Transmet le relevé pointé à la comptabilité Reçoit à la fin du mois le relevé des banques Rapproche les montants décaissés à ceux effectivement enregistrés

8 Propriétaire du Processus Département comptabilité et DCF xxx xx / Octobre 2011 Gestion de la caisse Assurer l'exhaustivité, la correcte évaluation, commptabilisation et la régularité des opérations enregistrées dans la caisse Erreurs Omissions lors des saisies Fraude et détournements Précautions / Contrôles : Pointage des écritures inscrites sur le brouillard avec les pièces de caisse Contrôle du Chef de service Finance et trésorerie ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : Début : enregistrement du dernier encaissement Arrête le brouillard de caisse quotidien pour chaque page remplie de manière exhaustive Brouillard de caisse 1. Arrêté du brouillard de caisse Sectrion trésorerie (Caissier) Transmet l'original du brouillard de caisse et les copies des documents justifiant les opérations de caisse Chef de section Brouillard de caisse et pièces Chef de section trésorerie Trésorerie pour contrôle. Cette transmission justificatives est faite contre décharge du chef de section Trésorerie sur le brouillard de caisse Chef de section trésorerie Rapproche les opérations du brouillard de caisse avec les justificatifs en matérialisant chaque opérations pointées par un tickmark 2. Contrôle du brouillard de caisse Transmet le brouillard de caisse pointé au Chef de service Chef de service Finance et Trésorerie Brouillard de caisse pointé et pièces justificatives Chef de service Finance et Trésorerie Chef de service s'assure que le brouillard de caisse a été pointé avec les pièces justificatives, signe le brouillard et le transmet à la comptabilité Brouillard de caisse signé 3. Validation du brouillard de caisse Chef de section comptabilité Vérifie que le brouillard comporte la signature du Chef de service, le visa du chef de section trésorerie et la matérialisation des pointages. Valide les opérations en brouillard et arrête la caisse. Contrôle lacohérence du journal de caisse avec le brouillard de caisse. Signe le journal de caisse et le transmet à la trésorerie pour archivage dans le chrono de la caisse. Chef de section comptabilité Journal de caisse Chrono de caisse NB: le brouillard de caisse peut être contrôlé à tout moment si un contrôle inopiné est réalisé Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque

9 xx / Octobre 2011 DCF xxx Approvisionnement de la caisse en espèces Assurer les petites dépenses et/ou les dépenses exceptionnels Vols Ruptures des paiements en espèces Précautions / Contrôles : Vérifier le solde de la caisse sur la base de l'inventaire physique et du reporting journalier S'assurer que le chèque de retrait espèces est signé par toutes les signataires autorisés ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS 1. Contrôle des espèces en caisse Section trésorerie (caissier) Effectuent un inventaire de caisse et dressent un procès verbal signé contradictoirement Procès verbal de caisse signé Section trésorerie (caissier) 1.Remplit la fiche de demande de réapprovisionnement de caisse, et la transmet au chef de section pour validation Service finance trésorerie et Département comptabilité finance Fiche de demande de réapprovisionnement de caisse Service finance trésorerie et Département comptabilité finance 2.S'assure que le montant figurant sur le billetage se trouve physiquement dans la caisse. Signe la fiche de demande de réapprovisionnement et la fait signer par le DFI DEPARTEMENT COMPTABLE FINANCE Fiche de billetage signée par SFT et DCF 3.Une fois les autorisations obtenues, établit le chèque, la lettre de retrait d'espèces et la transmet à SFT Service finance trésorerie et Département comptabilité finance Chèque et lettre de retrait d'espèces Service finance trésorerie et Département comptabilité finance Vérifie la conformité du titre de paiement, vise et le transmet à DFI pour visa et/ou signature. DEPARTEMENT COMPTABLE FINANCE Chèque et lettre de retrait d'espèces visés 2. Demande d'approvisionnement DEPARTEMENT COMPTABLE FINANCE Vise la lettre de retrait d'espèces et le chèque, qui sont ensuite transmis aux pour signature et endo Signent le chèque et la lettre de retrait d'espèces et endosse le chèque Caissière lettre de retrait d'espèces et le chèque Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque Remplit le brouillard de caisse et la fiche de reporting journalier Brouillard de caisse et fiche de reporting journalier Caissière Enregistre le numéro du chèque dans le registre du sécrétariat de la DCF Donne la copie verte du chèque au Comptable et la copie jaune à la Secretaire du DCF Retire les espèces à la banque contre un bordereau de retrait espèces de la banque Bordereau de retrait espèces de la banque 3. Archivage Classe les photocopies de tous les éléments utilisés Chèque et lettre de retrait d'espèces visés

10 CAISSIERE ET COMPATBLE CAISSIERE STF DFI /A Début Effectuent un inventaire de caisse et dressent un procès verbal signé contradictoirement Remplit la fiche de demande de réapprovisionnement de caisse, et la transmet au STF et au DFI pour validation Fiche de demande de réapprovisionnement de caisse Procès verbal de caisse signé Fiche de billetage signée par STF et DFI Chèque Lettre de retrait d'espèces visés Endosse également le chèque en y inscrivant son nom et son numéro de la CNI Remplit le brouillard de caisse et la fiche de reporting journalier Enregistre le numéro du chèque dans le registre du sécrétariat de la DFI Donne la copie verte du chèque au Comptable et la copie jaune à la Secretaire du DFI Retire les espèces à la banque contre un bordereau de retrait espèces de la banque S'assure que le montant figurant sur le billetage se trouve physiquement dans la caisse. Signe la fiche de demande de réapprovisionnement et la fait signer par le DFI Une fois les autorisations obtenues, établit le chèque, la lettre de retrait d'espèces et les vise Fiche de demande de réapprovisionnement de caisse Fiche de billetage signée par STF et DFI Chèque et lettre de retrait d'espèces visés Vise la lettre de retrait d'espèces et le chèque, qui sont ensuite transmis aux et A pour signature et endo Fiche de billetage signée par STF et DFI Chèque Lettre de retrait d'espèces visés Signent le chèque et la lettre de retrait d'espèces et endosse le chèque Brouillard de caisse et fiche de reporting journalier Bordereau de retrait espèces de la banque Classe les photocopies de tous les éléments utilisés Chèque et lettre de retrait d'espèces visés

11 xx / Octbre 2011 DFC XXX Encaissements des paiements des clients Collecter les avoirs de STE Vols, erreurs Précautions / Contrôles : Contrôler systématiquement tous les billets reçus Encaisser les chèques à la banque avant toute livraison des coupons au client ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : Réceptionne les espèces du client et établit un reçu du montan t correspondant Reçu de caisse 1. Encaissements par caisse Section trésorerie (Caissier) Enregistre l'opération et classe les copies des documents utilisés Documents justificatifs / Chrono des encaissements Transmet une copie du brouillard de caisse à la la section comptabilité et un reçu au client Brouillard de caisse Section trésorerie (Caissier) Réceptionne le chèque du client et contre décharge du client dans le registre tenu à la trésorerie Chèque Registre 2. Encaissements par chèque Comptable Trésorerie Enregistre le chèque et transmet le chèque et les documents justificatifs à la comptabilité Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque

12 xx / Octobre 2011 DCF xxx Paiement par caisse des factures fournisseurs < X FCFA Effectuer les décaissements Vols, Pertes, Erreurs. Précautions / Contrôles : Contrôle des documents justificatifs Isncription de la mention "Payé par caisse" ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : Reçoit la demande de règlement émanant du service demandeur accompagnée de la liasse des documents justificatifs (Facture, Bon de commande, bon de livraison, fiche d'engagement de dépenses, etc.) Demande de règlement Liasse de documents justificatifs 1. Réception de la demande de règlement Vérifie la conformité de la facture Vérifie la conformité des pièces justificatives et leur cohérence avec la facture (nom du fournisseur, nature de la dépense, quantité, prix). Enregistre et affecte un numéro à la facture, appose le cachet de la comptabilité Met à jour le fichier des fournisseurs en précisant que la pièce est en règlement. Registre des factures fournisseurs Fichier fournisseur MAJ Comptabilise la facture reçue en dettes fournisseur Compte rendu d'opération Conserve une copie de la liasse dans l'attente du règlement. Transmet la liasse aux sections trésorerie, Comptabilité Analytique et Budget Section Comptabilité Analytique et Budget Section trésorerie Liasse de documents justificatifs 2. Paiement de la dépense Section trésorerie Vérifie la présence du cachet de la comptabilité et d'un numéro d'enregistrement Vérifie la conformité de la facture Procède au décaissement et porte la mention "Payé par caisse" et la date sur la facture Pièce de paiement Facture payée Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque Pièce de paiement Facture payée Vérifie la présence de la mention "Payé par caisse" 3. Comptabilisation du règlement Contrôle la pièce de paiement et s'assure de la cohérence de la date de la pièce avec la date apposée sur la facture par la trésorerie. Comptabilise le règlement. Compte rendu d'opération Archive la pièce de règlement et l'ensemble du dossier Dossier du fournisseur

13 xx / Octobre 2011 DCF xxx Paiement des factures fournisseurs par chèques, virements ou effets Effectuer les décaissements Vols, Pertes, Erreurs. Précautions / Contrôles : Contrôle des signatures Contrôle des documents justificatifs ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : Reçoit la demande de règlement émanant du service demandeur accompagnée de la liasse des documents justificatifs (Facture, Bon de commande, bon de livraison, fiche d'engagement de dépenses, etc.) Demande de règlement Liasse de documents justificatifs 1. Réception de la demande de règlement Vérifie la conformité de la facture Vérifie la conformité des pièces justificatives et leur cohérence avec la facture (nom du fournisseur, nature de la dépense, quantité, prix). Enregistre et affecte un numéro à la facture, appose le cachet de la comptabilité Met à jour le fichier des fournisseurs en précisant que la pièce est en règlement. Registre des factures fournisseurs Fichier fournisseur MAJ Comptabilise la facture reçue en dettes fournisseur Compte rendu d'opération Conserve une copie de la liasse dans l'attente du règlement. Transmet la liasse aux sections trésorerie, comptabilité Analytique et Budget Section Comptabilité Analytique et Budget Section trésorerie Liasse de documents justificatifs 2. Préparation du règlement Section trésorerie Chef de service Finance et Trésorerie Vérifie la présence du cachet de la comptabilité et d'un numéro d'enregistrement Vérifie la conformité de la facture Prépare le titre de paiement (Chèque, Ordre de virement, effet, etc.) et la lettre de règlement Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque Vérifie la conformité de tous les documents: S'assure de la cohérence des informations portées sur le titre de paiment, s'assure de la conformité de la facture et des autres documents justificatifs. Vise la lettre de règlement et transmet l'ensemble des documents au chef de département Chef de service Finance et Trésorerie Chef de Département Comptabilité et Finance Titre de paiement Lettre de règlement Liasse justificative Titre de paiement Lettre de règlement Liasse justificative Chef de Département Comptabilité et Finance Personne disposant de l'autorisation de signature Vérifie la présence du visa du Chef de service Finance et Trésorerie. Vise la lettre de règlement et transmet l'ensemble des documents à toute personne disposant d'une délégation de signature. Vérifie la présence du visa du Chef de service Finance et Trésorerie et du Chef de Département Comptabilité et Finance Signe le titre de paiement et la lettre de règlement et transmet l'ensemble des documents à la section trésorerie. S'assure de la conformité des signatures Personne disposant de l'autorisation de signature Titre de paiement Lettre de règlement Liasse justificative Titre de paiement Lettre de règlement Liasse justificative Section Trésorerie

14 xx / Octobre 2011 DCF xxx Paiement des factures fournisseurs par chèques, virements ou effets Effectuer les décaissements Vols, Pertes, Erreurs. Précautions / Contrôles : Contrôle des signatures Contrôle des documents justificatifs ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : 3. Comptabilisation du règlement Section Trésorerie Enregistre le titre de paiement Remet le titre de paiement au fournisseur et obtient le justificatif de règlement. Transmet une copie du titre de paiement ainsi que l'ensemble de la liasse justificative à la comptabilité pour traitement. Générale Copie du titre de paiement Liasse justificative 1. Réception de la demande de règlement Section Générale comptabilité Vérifie la conformité de la pièce de paiement Comptabilise le règlement Archive la pièce de règlement et l'ensemble du dossier Compte rendu d'opération Dossier fournisseur

15 xx / Octobre 2011 DCF xxx Paiement de fournisseur par crédit documentaire Effectuer les décaissements par crédit documentaire Vols, Pertes, Erreurs. Précautions / Contrôles : S'assurer de la validation et de l'approbation de toutes les demandes de sortie espèces ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : 1. Réception de la demande de règlement Début: Réception de l'information reelative à l'expédition de la commande par le fournisseur ou par la banque. Obtenir de la banque où le crédit documentaire est ouvert les documents suivants: Département des - la facture définitive Etudes Générales et - le certificat d'origine des Marchés - la lettre de transport aérien (LTAà ou connaissement (Service des Appels (transport maritime) d Offres, des - le certificat d'assurance Consultations et du - le certificat de circulation Suivi des Commandes ) - la liste de colisage Vérifie la conformité de la liasse en apposant un visa sur chaque document. Transmet la liasse du crédit documentaire au Département Comptabilité et Finances. Département Comptabilité et Finances. Liasse: - la facture définitive - le certificat d'origine - la lettre de transport aérien (LTAà ou connaissement (transport maritime) - le certificat d'assurance - le certificat de circulation - la liste de colisage Service trésorerie Contrôle les documents de la liasse Remplit le formulaire intégrant les conditions de paiement et transmet le dossier au Chef de service. Le chef de service trésorerie Formulaire Liasse de documents justificatifs Emission du formulaire Le chef de service trésorerie Chef de Département Comptabilité et Finances. Contrôle les informations inscrites sur le formulaire et la liasse justificative et transmet le dossier au chef de département Contrôle les informations inscrites sur le formulaire et la liasse justificative et transmet le dossier à toute personne disposant d'une délégation de signature. Chef Département Comptabilité et Finances. Signataire ou Personne disposant d'une délégation de signature. Formulaire Liasse de documents justificatifs Formulaire Liasse de documents justificatifs Signataire ou Personne disposant d'une délégation de signature. Signe le titre de paiement et la lettre de règlement et transmet l'ensemble des documents au Service des Appels d Offres, des Consultations et du Suivi des Commandes et à la section comptabilité Section trésorerie Formulaire Liasse de documents justificatifs 3.Comptabilisation de la facture Générale Vérifie la conformité du formulaire et des pièces justificatives Compte rendu d'opération Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque Archive le formulaire et l'ensemble du dossier Dossier fournisseur

16 DCF XXX xx / Octobre 2011 CAUTIONNEMENT ET SUIVI DES CAUTIONS Maitriser le risque lié à certaines opérations Cautions non exécutables Précautions / Contrôles : S'assurer que les cautions ont été émises par des banques de premier ordre et bien noter les validités de celles-ci pour mise en jeu en cas de litige ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : Receptionne la caution du commercial ou du client Enregistre le titre le fichier des cautions recues (Exel) Caution bancaire 1. Réception de la caution TRESORERIE Fais une copie de la caution Transmet la copie de la caution au comptable en charge des clients Copie titre de paiement Range une copie dans le chrono des cautions Copie titre de paiement DIRECTION D'EXPLOITATION /DIRECTION DE L'INGENIERIE/ DIRECTION MARKETING Sollicite une caution par mémo interne mémo Transmet le mémo validé par la à STF Recoit le mémo signé autorisant le cautionnement TRESORERIE mémo signé TRESORERIE Rédige la lettre de demande de caution à la banque Demande de cautionnement 2. Emission de caution Département comptabilité finance Transmet la lettre à DCF Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque Transmet la lettre à pour signature Département comptabilité finance Contrôle la demande de cautionnement Signe la lettre et la renvoi à STF pour transmission à la banque TRESORERIE Transmet la demande à la banque pour émission de la caution Banque TRESORERIE Recoit la caution de la banque et fais une copie Transmet la caution originale à l'opérationel contre décharge Range la copie avec décharge dans le dossier permanent créé à cet effet

17 STF DDS/DTR/DAG DFI A Début Réceptionne la caution du commercial ou du client Enregistre le titre le fichier des cautions reçues (Excel) Fait une copie de la caution Transmet la copie de la caution au comptable en charge des clients Range une copie dans le chrono des cautions Mémo signé Caution bancaire Copie titre de paiement Sollicite une caution par mémo interne Transmet le mémo validé par la à STF Demande de cautionnement Demande de cautionnement Reçoit le mémo signé autorisant le cautionnement Rédige la lettre de demande de caution à la banque Transmet la lettre à DFI Demande de cautionnement Contrôle et vise la demande de cautionnement Transmet la lettre à A pour signature Contrôle la demande de cautionnement Signe la demande et la transmet à pour signature Demande de cautionnement Signe la lettre et la renvoi à STF pour transmission à la banque Transmet la demande à la banque pour émission de la caution Reçoit la caution de la banque et fais une copie Transmet la caution originale à l'opérationnel contre décharge Range la copie avec décharge dans le dossier permanent créé à cet effet

18 XX / OCTOBRE 2011 DCF XXX Ouverture du compte bancaire Page XXX Réaliser des opérations courantes dans une banque Ouverture fantaisiste des comptes ; nombre de comptes ouverts trop important Précautions / Contrôles S'assurer que les conditions applicables sur le compte sont avantageuses et l'ouverture d'un nouveau compte est justifiée par les besoins d'exploitation ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION 1. Reception d'une offre bancaire Etudie l'offre et rédige un mémo pour motiver l'ouverture du compte CHEF DE DEPARTEMENT COMPTABILITE FINANCE OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : MEMO 2. Transmission du mémo et de l'offre CHEF DE DEPARTEMENT COMPTABILITE FINANCE Analyse le mémo et émet son avis MEMO 3.Validation de l'ouverture de compte Approuve ou refuse l'ouverture du compte en l'inscrivant sur le mémo MEMO Remplit les documents d'ouverture de compte 4.Préparation des documents Soumet la convention de compte à l'avis juridique Transmet les documents au chef de département CHEF DE DEPARTEMENT COMPTABILITE FINANCE Documents d'ouverture de compte 5. Signature des documents CHEF DE DEPARTEMENT COMPTABILITE FINANCE A Vise les différents documents Transmet les documents à A pour signature Signe les documents et les transmet à pour signature Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque A Documents d'ouverture de compte 6. Transmission des documents à la banque Transmet les documents à la banque pour signature Banque Documents d'ouverture de compte 7. Archivage et classement Recoit les documents de la banque et les range dans le dossier permanent créé à cet effet Dossier permanent

19 STF DFI A Début Etudie l'offre et rédige un mémo pour motiver l'ouverture du compte MEMO Analyse le mémo et émet son avis MEMO MEMO Approuve ou refuse l'ouverture du compte en l'inscrivant sur le mémo Remplit les documents d'ouverture de compte Soumet la convention de compte à CJC pour validation Transmet les documents à DFI Documents d ouverture de compte Vise les différents documents Transmet les documents à A pour signature Documents d ouverture de compte Documents d ouverture de compte Signe les documents et les transmet à pour signature Documents d ouverture de compte Signe les documents et les renvoi à STF pour transmission à la banque Transmet les documents à la banque pour signature Documents d ouverture de compte Reçoit les documents de la banque et les range dans le dossier permanent créé à cet effet Ouverture du compte bancaire

20 DCF XXX XX / OCTOBRE 2011 Fermeture du compte bancaire Page XXX Rompre une relation bancaire Facturation abusive de frais bancaires Précautions / Contrôles : S'assurer que la cloture du compte est effective et que les frais prélevés sont conformes. ETAPES : INTERVENANTS TACHES : DESTINATION : 1. Emission du souhait de la cloture d'un compte bancaire Rédige un mémo pour motiver la cloture du compte CHEF DE DEPARTEMENT COMPTABILITE FINANCE OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : MEMO 2. Transmission du mémo et de son avis CHEF DE DEPARTEMENT COMPTABILITE FINANCE Analyse le mémo et émet son avis MEMO 3.Validation de la cloture du compte Approuve ou refuse la fermeture du compte en l'inscrivant sur le mémo MEMO 4.Préparation de la lettre de cloture SERVICE FINANCE ET TRESORERIE Rédige la lettre de cloture du compte et vérife les conditions de cloture Transmet la lettre au chef de département CHEF DE DEPARTEMENT COMPTABILITE FINANCE Lettre de cloture du compte 5. Signature de la lettre CHEF DE DEPARTEMENT COMPTABILITE FINANCE Vise la lettre Transmet la lettre à pour signature Signe la lettre et la renvoie au service finance et tresorerie pour transmission à la banque Lettre de cloture du compte Lettre de cloture du compte 6. Transmission de la lettre à la banque SERVICE FINANCE ET TRESORERIE Fais une copie et transmet l'original de la lettre de cloture à la banque pour exécution Banque Lettre de cloture du compte 7. Archivage et classement SERVICE FINANCE ET TRESORERIE Range la copie avec décharge dans le dossier permanent de la banque concernée

21 STF DFI Début Rédige un mémo pour motiver la cloture du compte MEMO Analyse le mémo et émet son avis MEMO MEMO Approuve ou refuse la fermeture du compte en l'inscrivant sur le mémo Rédige la lettre de clôture du compte Transmet la lettre à DFI Lettre de cloture du compte Vise la lettre Transmet la lettre à pour signature Lettre de cloture du compte Lettre de cloture du compte Signe la lettre et la renvoi à STF pour transmission à la banque Fais une copie et transmet l'original de la lettre de cloture à la banque pour exécution Lettre de cloture du compte Range la copie avec décharge dans le dossier permanent de la banque concernée