BUROCLASS. 25 rue des frères Lumière - ZI du Brezet CLERMONT-FERRAND Tél : Fax : Mail : contact@buroclass.

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1 BUROCLASS 25 rue des frères Lumière - ZI du Brezet CLERMONT-FERRAND Tél : Fax : Mail : contact@buroclass.fr SOMMAIRE INTRUSION INCENDIE AUTRES RISQUES EXTRANET EXTRAIT DES CONTRATS MESURES COMPLEMENTAIRES BIEN PLUS ENCORE L ensemble des conditions de conservation est supérieur aux impératifs de la norme NF Z notamment pour les paramètres relatifs à la détection incendie et à la protection des données informatiques. LA SÉCURITÉ

2 INTRUSION Protection physique Construction en matériaux durs Porte blindée Serrures multiples sur tous les accès Fenêtres barreaudées Protection électronique Détecteurs périmétriques d ouverture Détecteurs de présence répartis stratégiquement Centrale adressable avec détecteurs et zones identifiées Alarme locale par sirène Matériel homologué APSAD (chaque composant) Pose par installateur agréé APSAD Contrat de vérification et maintenance avec interventions régulières Double émission, RTC et GSM avec auto-contrôle liaison toutes les 30s Télésurveillance par société agréée APSAD, certifiée iso 9001 avec : Surveillance 24 H/ 24, 7 J/7 Protocole écrit d intervention Conforme aux règles R31 avec certification N31 Autres Contrôle d accès en zones d archives avec serrure électromagnétique à code Salles d archives réservées aux personnes habilitées Classement aléatoire dans plusieurs bâtiments distincts Containers anonymes Accès informatique avec mot de passe Visiteurs interdits sauf avec accompagnateur habilité

3 L'INTENSITE DE L'INCENDIE E s c Sensi Conc.f bilité Numéro umée zone O IK Dérange s Ur ments Sys o Aliment tèm Z l ations Ré ge eo sea nt Mn é u R Arrêt sono é ot e re a r m de. es t 2 ACT ION P R A L EA - R M E D éf bil M i s rit tr ee p Ho S r t s INCENDIE FEU FUMEES VISIBLES FLAMMES CHALEUR PHASE INITIALE COUVANT 2ème PHASE 3ème PHASE PHASE FINALE sprinkle flamme thermique ur optique linéaire VESDA LaserPLUS optique 1 F E U ionique LE TEMPS PREALARME ( 0,005-0,1% obs/m ) ACTION ( 0,5% obs/m ) Domaine de la D F H S FEU 1 ( 2% obs/m ) ( 3,5% obs/m ) FEU 2 ( 20% obs/m ) Domaine des ponctuels Protection physique Plusieurs sites de stockage (division des risques) Archives en contenants compacts Zones de stockage séparées des bureaux Protection électronique Matériel homologué APSAD ou labellisé NF (chaque composant) En zones dépôt : Système de détection précoce à réaction rapide et adaptation automatique (voir graphique VESDA) En zone bureau : Détecteurs sensibles à la fumée et à la température Pose par installateur agréé Contrat de vérification et maintenance avec interventions régulières Centrale adressable avec détecteurs et zones identifiés Double émission, RTC et GSM avec auto-contrôle liaison toutes les 30s Télésurveillance par société agréée APSAD, certifiée iso 9000 avec : Surveillance 24 H/ 24, 7 J/7 Protocole écrit d intervention Conforme aux règles R31 avec certification N31

4 INCENDIE Extincteurs Matériel homologué APSAD Pose par installateur agréé Installation conforme aux règles R4 Contrat de vérification et maintenance avec certification Q4 Formation régulière du personnel par organisme certifié Autres Installations électriques périodiquement contrôlées Réalisation par vérificateur agréé Donnant lieu à certification Q18 Avec remise à niveau immédiate et systématique Fumées et autres activités interdites en salles d archives Installation avec rayonnages classés au feu M0 Matériels bureautiques éteints en cas d absences Arrêt coup de point pour coupure générale d électricité Alarme d incendie manuelle

5 AUTRES RISQUES Eaux Entreposage des archives 1 niveau à h=85mm minimum Rayonnages métalliques insensibles à l eau Poussières, lumières Salles archives sans fenêtre Aucune autre activité en salles d archives Archives en contenants carton Parasites (rongeurs, insectes ) Prestataire agréé par la DRAF Utilisation de produits homologués par le ministère de l agriculture Contrat avec visites périodiques systématiques avec obligation de résultats Protection des données Postes informatiques dédiés à la gestion des archives Pare-feux informatiques matériel et logiciel Anti-virus notoirement reconnu, renouvelé par abonnement Sauvegardes informatiques en coffre-fort ignifugé à très haut niveau de protection (effraction : A2PE classe 1 - incendie : VDMA S120Dis) Logiciels de gestion externalisés (voir architecture ci-après) Assurances Responsabilité civile entreprise y compris chez les tiers Multirisques entreprise tous sinistres Financement pour continuité de l activité en cas de sinistre Couverture financière physique contre tous les risques pouvant atteindre l intégrité des archives Couverture pour reconstitution des archives et dommages consécutifs

6 EXTRANET Architecture Hébergement externalisé Environnement dédié à BUROCLASS (sécurité renforcée des données) Environnement dédié à BUROCLASS PRESTATAIRE PRINCIPAL PRESTATAIRE LOCAL PRESTATAIRE LOCAL PRESTATAIRE PRINCIPAL Disponibilité Supervision de l architecture 24/24 7 jours sur 7 GTR de 4 h en cas de coupure de liens opérateurs Hotline

7 EXTRANET Architecture cible PRESTATAIRE LOCAL Sécurité des accès Pages cryptées, flux sécurisés HTTPS (tunnel crypté pour transmission des données) Fonctionnement SSL Sauvegarde et PRA

8 EXTRANET Accès Clients Accès aux fonctionnalités du logiciel selon niveau d habilitation Accès aux seules personnes habilitées, par identifiant et mot de passe 2 niveaux d accès Niveau «GESTION» : Accès à toutes les données du client et à toutes les fonctionnalités client du logiciel Niveau «UTILISATEUR» : Accès aux seules données accordées par le niveau «GESTION» avec les fonctionnalités «UTILISATEUR» Transparence Accès en temps réel sur l avancement des travaux Traçabilité des mouvements d archives pour consultation sur 10 ans Traçabilité des destructions sur 10 ans Reporting en ligne sur le stock, les archives en transit, les mouvements Ergonomie Mode opératoire accessible en ligne Explication à l écran au survol des «boutons» ou options retenues Utilisation intuitive par menu déroulant Écologique Demandes de consultation directe en ligne (pas de déplacements, de télécopies, d appels téléphoniques ) Éditions systématiques en format Pdf avec option impression ou enregistrement (impression papier que si nécessaire)

9 HABILITATION DU PERSONNEL BUROCLASS POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ Extrait de la clause du contrat des personnes ayant accès aux archives déposées CONDITIONS D EXERCICE DE L ACTIVITÉ 1 ) Vous exercerez votre activité en respectant les instructions générales ou particulières émanant de la direction. Vous serez tenu d agir en conformité absolue avec les directives de l entreprise, d appliquer les méthodes qui vous seront indiquées et de présenter les documents selon les modèles proposés par l entreprise. Vous bénéficiez pour cela de l assistance technique et commerciale de l entreprise, à laquelle il vous appartiendra de recourir chaque fois que nécessaire. 2 ) Vous serez tenu d accepter la participation aux réunions de travail qui vous seront proposées et de rédiger des rapports spéciaux à l occasion de missions spécifiques. 3 ) Vous informerez à votre initiative, l entreprise de toutes les possibilités d amélioration dans les procédures et les présentations que vous pouvez être amené à découvrir au fur et à mesure de votre formation et de votre expérience. 4 ) Vous devez, pendant toute la durée du présent engagement, consacrer votre activité exclusive au service de l entreprise et vous vous interdisez,à quelque titre que ce soit, directement ou indirectement,à toute autre activité ou occupation professionnelle 5 ) Vous vous engagez par ailleurs, tant pendant la durée de votre contrat de travail qu après sa rupture éventuelle, à observer une discrétion absolue à l égard des informations ou renseignements à caractère confidentiel concernant l entreprise et notamment son organisation, sa situation, ses méthodes, ses projets, ses fournisseurs, ses produits, ses clients etc. dont vous aurez pu avoir connaissance dans l exercice ou en raison de vos fonctions. Au même titre, vous devrez restituer tous les documents et tous les éléments qui vous auront été confiés. 6 ) Selon la loi N du 03 janvier 1979 sur les archives ou nos engagements contractuels avec nos clients, vous êtes tenu au secret absolu en ce qui concerne le contenu des documents d archives que les clients peuvent être amenés à nous confier ainsi que sur la structure et le contenu du répertoire-inventaire. 7 ) Vous faites partie du personnel habilité à gérer les archives des clients. A ce titre, - vous avez l autorisation de pénétrer dans les salles d archives sans accompagnateur dans le respect du règlement intérieur. - Vous devez interdire l accès de la salle d archives aux visiteurs et au personnel non habilité. - Vous devez signaler à la direction toute intrusion ou passage dans la salle d archives de personnes non habilitées (y compris du personnel de l entreprise). - Vous avez la possibilité d accompagner les visiteurs et les personnes non habilitées dans la salle d archives. Dans ce cas, vous devrez leur faire respecter les règles de sécurité imposées dans cette salle. - Vous avez accès aux répertoire-inventaires papier et aux logiciels de gestion d archives. Tout manquement sur l un des trois derniers points repérés 5, 6, 7 de ce chapitre serait constitutif de votre part d une faute lourde avec pour conséquence, non seulement votre licenciement sans préavis ni indemnité, mais également l engagement de votre responsabilité personnelle.

10 ENGAGEMENTS CONTRACTUELS EXTRAIT DE NOTRE CONTRAT DE PRESTATION I) ENGAGEMENTS BUROCLASS s engage à apporter à la réalisation de sa mission les soins et la diligence requise à un professionnel de haut niveau en réalisant des prestations de la meilleure qualité avec du personnel hautement qualifié et en assurant auprès de son client un rôle de conseil permanent. BUROCLASS s engage à recourir à des prestataires externes que si ses moyens internes ne permettent pas la réalisation des prestations dans de bonnes conditions. Dans ce cas les prestataires retenus assureront au moins le même niveau de prestation que BUROCLASS, tant qualitatif que réglementaire. BUROCLASS s engage à exécuter tous les travaux relatifs à sa mission selon une procédure de travail écrite consultable en ses locaux. BUROCLASS accepte sans conditions les demandes d audit de son client pendant la durée du contrat pour contrôle de conformité de ses locaux et de ses prestations. De même, BUROCLASS produira sur simple demande les justificatifs nécessaires à l appréciation de la qualité de ses prestations. BUROCLASS informera immédiatement son client d une tentative injustifiée d entrée dans ses salles d archives et dans son système d information, de tentatives de consultations injustifiées et de façon plus générale de tout incident concernant les archives confiées. BUROCLASS déclare sur l honneur respecter les obligations fiscales et sociales en vigueur. A ce titre, le fournisseur produira les justificatifs sur simple demande. BUROCLASS s engage à respecter l égalité des origines et des cultures et à favoriser l épanouissement social de tous ses salariés. BUROCLASS a mis en place une démarche globale de prévention des risques pour préserver la santé et la sécurité de son personnel. Elle veillera à sa mise à jour régulière et à l application des consignes. BUROCLASS a rédigé un plan de continuation d activité reprenant toutes les tâches à accomplir en cas de situation de crise, y compris une défaillance financière. BUROCLASS s engage à exécuter ses prestations et à réaliser tous ses projets en tenant compte du respect de l environnement. BUROCLASS s engage à informer le client de toute modification apportée aux conditions de la réalisation de la présente prestation. BUROCLASS et LE CLIENT s engagent à ne pas utiliser ou laisser utiliser au profit d un tiers les informations résultant de l exécution du présent contrat ni les documents objets du présent contrat. II-5) MISE A DISPOSITION Habilitation Le client indique dans les «CONDITIONS PARTICULIÈRES», la liste exhaustive des personnes ayant autorisation d accéder à l ensemble des documents confiés et pouvant recevoir les informations sur les aléas nécessitant la mise en garde du client. Ces mêmes personnes sont autorisées à modifier cette liste exhaustive et à confirmer les listes de personnes à habilitation partielle dont les noms seront communiqués après mise en place du plan de classement. La remise d archives à des tiers et la modification de l une quelconque des listes ne pourront s effectuer qu après accord écrit du client. III) CONFIDENTIALITÉ BUROCLASS et son personnel sont tenus au secret absolu quant au contenu des boîtes d archives, du répertoire inventaire et de toute information dont ils auraient pu prendre connaissance dans l exercice de leur mission, tant pendant la durée de l exécution que postérieurement. La responsabilité du fournisseur est engagée sur la base des dispositions des articles et du code pénale. BUROCLASS limite l accès aux salles d archives par digicode à son seul personnel habilité et dans la limite des horaires fixés en interne. BUROCLASS limite l accès à son système d information de gestion d archives par mot de passe connu de son seul personnel habilité. Conformément à l'article 34 de la loi informatique et libertés modifiée, BUROCLASS s'engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées.

11 MESURES COMPLÉMENTAIRES Plan d évaluation des risques professionnels Évaluation des risques liés aux métiers Identification des zones à risques Élaboration du document unique Consignes de sécurité Rédaction des consignes de sécurité Rédaction des consignes en cas d urgence ou d accident Sensibilisation et formation du personnel Réaménagement des sites qualifiés «à risques» Exercices périodiques de mise en situation Plan de gestion de la crise Procédure de redémarrage de l activité Création des documents pré-formatés et outils de relance Affectation des rôles Liste des intervenants extérieurs à contacter Exercices périodiques de mise en situation Précautions diverses Procédure de travail écrite Traçabilité totale dès la prise en charge des documents Accord de confidentialité signé dans tous contrats de travail Double indexation de tous les contenants d archives Logiciel avec multiples niveaux de contrôle, d assistance à la saisie, d éditions de sécurité Transport par notre propre flotte de véhicules avec retours directs au centre d archives

12 BIEN PLUS ENCORE Une entreprise expérimentée, création juillet 1985 avec stabilité du personnel Une clientèle très variée et de très haut niveau (jusqu à la multinationale ) Une assise financière forte, capital de Classification Banque de France 3G+ Une entreprise indépendante et locale Une croissance constante depuis 25 ans Un pouvoir de décision rapide, direct et local Des équipements et des solutions au plus haut niveau technique