CLUB UTILISATEURS Commission Projet

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1 CLUB UTILISATEURS Commission Projet Ordre du jour JEUDI 1 er février 2007 Locaux de la SANEF 100 avenue de Suffren - Paris Rédacteur : A.Schembri (OPAC38) C.Lemoine (HUG) Destinataires : les participants + les sociétés invitées Participants à la réunion Collaborateurs présents des sociétés inscrites au Club Utilisateurs Qualiac : Gérard Briquet (CHUV) Florence Thevenon (Aquitanis) Audrey Schembri (OPAC38) Monique Dardaud (SNPE) Olivier Dessagne (SNPE) Nathalie Oger (SANEF) Hervé Issaly (EFIDIS) Cyrille Lemoine (HUG) Eric laumond (Qualiac) Excusés : Mme Glaize (EGIS) 1) Introduction Déroulement de la réunion / Compte rendu des différentes demandes INTRODUCTION Remerciement : A Nathalie Oger pour l accueil et l organisation Aux participants pour leur présence A Qualiac pour sa participation PRESENTATION : Les sociétés clientes présentent leurs attentes en matière de gestion de projet. Cette première réunion est destinée à connaître les attentes des clients à l égard du module gestion de projet au regard de la spécificité de chaque société. Page 1 sur 6

2 OBJECTIFS DE CETTE PREMIERE COMMISSION : Les sociétés présentes expriment en début de réunion les objectifs suivants : Présenter l activité de chaque société Présenter les pratiques respectives en matière de gestion de projet Définir les besoins à l égard de l outil Faire une démonstration synthétique du module 2) Présentation des clients présents et de leurs attentes du module Qualiac Projet Participants et attentes à l égard du module : - HUG : acquisition du module gestion de projet démarrage du module fin janvier. Objectif : être en full production courant 2007 (entre juin et octobre au pus tard). Animation de la commission gestion de projet assurée par les HUG : 4 réunions en 2007 envisagées pour les raisons suivantes : - Connaissance du bien fondé de l existence des commissions - Qualiac bien implanté aux HUG - Volonté de réactivité de la commission - CHUV : acquisition d un outil de gestion de projet envisagée pour gérer les opérations d investissement. Préférence irait à Qualiac pour des problématiques d intégration. Gestion actuelle : procédure papier + MS Project. Pas de vision globale des projets, des budgets => palliatifs manuels. - Aquitanis : gestion des opérations immobilières sur un outil dédié : Abel Ouvrages. Phase de prospection. Problématique délicate des interfaces avec Qualiac. Pas de besoin immédiat mais volonté des utilisateurs et de l informatique d envisager une solution alternative. Site d implantation Bordeaux - 30 utilisateurs 40 opérations par an domaine : construction et amélioration de logements HLM. - OPAC 38 : gestion des opérations immobilières sur un outil dédié : Abel Ouvrages. Mêmes difficultés qu Aquitanis à l égard du produit et de l éditeur. Deux types de besoins identifiés : Gestion des marchés de fournitures et de services. Gestion des opérations de travaux d investissement - Site d implantation Grenoble avec 7 agences réparties sur le département de l Isère logements sociaux gérés - 45 utilisateurs Abel 100 opérations par an domaine : construction et amélioration de logements HLM. - SNPE : groupe composé de plusieurs entités dont ISOCHEM, SME, EURANDCO, SNPE matériaux énergétiques (2 sites : Bordeaux St Médard (450 hectares 800 personnes) et 91 (200 personnes)). 3 activités production stratégique reconversion de production : les airbags recherche de marché Gestion de projet sur deux outils tiers depuis 1996 : Cascade et MS Project outils lourds à gérer et chers. Métier de gestion de projet représente 1/3 de l activité. Les projets sont Page 2 sur 6

3 pluriannuels et conditionnent le chiffre d affaires : X programmes, X sous projets, X lots, X activités : affectation de ressources Consolidation des programmes pour aboutir au chiffre d affaires volonté de la direction d obliger à gestion sur cet outil et par phase : prévisionnel réalisé reste à faire. 1 projet : 1 CGR et un lot : deux axes mais l analytique ne porte que sur le premier. Multi établissements Actuellement transfert manuel des CGR dans outil de gestion de projet. Toutes les écritures comptables sont dans Qualiac. Attente en matière de planification. 600 projets dont la durée de vie moyenne est 18 mois. 150 utilisateurs de l outil de gestion de projet - SANEF : activité : construction et exploitation d autoroutes. Depuis 2004, logiciel de gestion dédié réalisé par le GIE des sociétés d autoroute sans possibilité de maintenance et avec des limites. Acquisition de gestion de projet envisagée. Depuis le rachat en 2006, organisation d une direction de la construction et demande par l actionnaire de suivi fin des opérations. Constitution d un groupe projet et choix d une société de conseil pour accompagner la démarche de faisabilité de maintien ou de changement d outil. Objectif : coupler gestion de marché et gestion de projet. - QUALIAC : Clients actuels du module projet : EGIS HUG CERN Equipe de développement dédiée au module gestion de projet : responsable du développement : David Morel secondé par deux personnes. Départ de Benoît Beauchamp de Qualiac fin janvier. Constats Qualiac : - utilisation différente des fonctionnalités offertes par le module selon les clients - volonté d élargissement des fonctionnalités existantes et de ne pas multiplier les spécifiques. - problématique du module projet : éditions. Variété d éditions utilisées par les clients. Solution possible : requêteur Qualiac. Constructions fonctionnelles de requêtes pré paramétrées pour exploitation dans outils extérieurs type WIM, s appuyant sur les métiers. Livraison septembre Nota : actuellement toutes les éditions spécifiques (sauf les éditions à programme) peuvent être modifiées avec Qualiac éditions. 3) Débat : Dans Qualiac, plusieurs fonctionnalités possibles à partir de plusieurs modules différents. «L objectif du module projet est de piloter tous les autres modules» copyright E.Laumont. a) Génération des CGR à partir du module gestion de projet Pilote de création des CGR : Qualiac ou le module gestion de projet Enjeu avoir le même découpage analytique entre Qualiac et le module gestion de projet. Intérêt d avoir pilotage de création des CGR par gestion de projet. Pour autant 80% des clients rejettent cette possibilité en raison d un blocage culturel des directions financières. Page 3 sur 6

4 b) Génération des achats à partir du module gestion de projet Faut-il générer les achats à partir du module gestion de projet? Même problématique pour la création des achats par le module gestion de projet qui se heurte aux résistances des acheteurs. c) Planification Y a t il des dispositions prises pour la planification? Actuellement pas de planification type MS Project, visuelle et associée à des notions d équipes, de disponibilité et de compétences. Qualiac : volonté de travailler sur la planification d une manière plus large que le module projet. Partenariat possible avec ORTHEMS outil spécialisé dans la gestion de planification pour une interface avec Qualiac. Qualiac ne gère pas la ressource humaine (disponibilité et compétences hormis le suivi des heures. Par contre intégration de suivi de temps dans le module projet pour EGIS, une filiale de la SNCF. (à terme possibilité de produire l ABM). d) Stratégie Qualiac Quel est le portage du module projet par Qualiac et quelle est sa stratégie à cet égard : module qui porte tous les autres tout en s adaptant à l organisation existante. Toute société gère des projets donc module amené à avoir toute sa dimension à terme. Manquent actuellement certaines fonctionnalités de base avant de travailler sur l ergonomie. Actuellement 3 personnes dédiées au développement suffisantes pour le plan d édition Enjeu de la commission : identifier et prioriser des besoins communs - e) Comparatif GMAO gestion de projet Beaucoup de similitudes constatées entre les deux modules. GMAO : 450 transactions Gestion de projet : 116 transactions. Paradoxe : pilote tout Qualiac et très structurant est alors que semble plus simple voire anodin : pilote les CGR le budget les achats. 4) Présentation du module Qualiac Projet Préalable : la mise en place du module gestion de projet ne modifie pas l existant sur les autres modules Qualiac. En revanche, apports de l intégré : utilisation des classes d achat des articles existants Transaction GPSPRG : gestion graphique pour les projets - en tête du projet en tête de phase tâches sur N niveaux. Classe de projet type de phases type de tâches : règles définies pour chaque niveau. Création d un projet : utilisation possible de modèles : choix d une classe de projets : gestion de règles liées aux types de projet : durée gestionnaire procédure de changement de gestionnaire saisie de budget à partir de budgets types à la tâche à condition que le CGR soit créé en amont dans Qualiac finances. Par contre suivi du budget au CGR à partir du module finances. Gestion de supérieurs analytiques : regroupement de CGR par hiérarchie analytique. création de l arborescence La tâche est le niveau élémentaire gestion des achats au niveau de la tâche. Les tâches peuvent être éclatées N fois. La tâche porte un rôle dans qualiac Page 4 sur 6

5 (commande d achats mouvements de stocks - ) ou hors qualiac. Paramétrage des tâches : champs à afficher (exemple : segment, intitulé, origine, dépôt, CGR A, CGR B, tiers sous traitants y compris 14 zones paramétrables) graphique d avancement du niveau sélectionné avancement prévisionnel ou réel (saisie ou alimenté via des sas projets). Possibilité de mixer des avancement par période de saisie. Possibilité de gérer de l avancement net ou cumulé. Un avancement de tâche peut générer une facturation. A terme possibilité de gérer des tâches communes à plusieurs projets Consolidation financière des projets : fonctionnalité existante Gestion de la sous traitance et la cotraitance Gestion des documents associés par GTIDOC Création des demandes de financement par les achats Dans CBCP : consultation analytique budgétaire Dans GPLLP : consultation du découpage fonctionnel de projet 5) Expression de besoin : Demande : CPHAPA (HUG) : Quand les demandes d achat sont gérées à partir du module achats besoin d avoir sur cette fenêtre, l historique de la demande avant que ne soit créée la commande. Quand passation de la demande d achat à partir du module gestion de projet, on perd le détail et l historique de la commande par le module. Il faut consulter la commande par GCDA. Aux HUG, demandes d achats issues soit du module achats, soit de l e-procurement. Pré paramétrage des tâches, lien entre nomenclature des tâches des projets et les articles => génération d un panier de demandes d achats ou de vente (entité, classe d achats, quantité, montant), préparatoire à la commande d achats ou de vente. Panier pré rempli, lien avec une classe d achats. Quand lecture de historique de vie du panier, pas de demande d achat accessible, n est accessible que l information liée à la commande une fois qu elle est créée (CPHAPA). Création d une nouvelle bibliothèque d articles spécifiques. Manque gestion de ressources humaines et gestion de planning Manque au niveau des éditions Demande de conditionnement du démarrage de tâches par rapport à l achèvement d une tâche : exemple : ne lancer la tâche 3 qu à condition que la tâche 2 soit soldée sur le modèle des étapes des achats. Demande de gestion de la confidentialité au niveau de la tâche. A ce jour, la confidentialité n est pas gérée par tâche. 6) Plan d édition Qualiac Projet 2007 Sas projet Duplication de projet et d éléments de projet (phase et tâches) : héritage avec toutes les tables Tâches communes à plusieurs phases d un même projet ou entrant dans plusieurs projets Consultation de fournisseurs prospects agréés qui ne sont pas dans les achats (adresses GTIA, prix, stockage, réponse fournisseurs) Sous traitance / co traitance pour pouvoir générer des achats à partie du module gestion de projet Page 5 sur 6

6 Pays d origine, Incoterm pour pouvoir générer des chats à partie du module gestion de projet Typage des textes de projets, phase et tâches Clôture d un projet et traitement d archivage avec contrôle associés (toutes les tâches doivent être terminées, toutes les commandes doivent être soldées ) Inclus au plan d édition 2007 Suivi de la Demande d achat dans les projets (au même titre que la commande) - HUG Gestion des marchés publics : o Garantie de marché, d un lot de marché, d un sous lot de marché : type de garantie et détenteur de garantie o Retenues de garantie : définition des taux et comptes comptables afférents o Gestion des avances o Gestion des pénalités de retard ou primes Proposition à inclure au plan de développement 2007 Ne sont pas prévues les fonctionnalités liées à Abel Ouvrages suivantes : - gestion des demandes de prêts bancaires et des subventions - gestion du foncier -. Pour la problématique édition : requêteur Qualiac + module édition. Toutefois, le requêteur livré en juin sur les métiers priorisés : compta achats stocks. Il n est pas certains que le métier projet soit livré pour la fin de l année. SNPE : satisfait de la présentation du module bonnes perspectives à moyen terme à condition que la question du planning soit gérée Prochaine réunion : Bordeaux SNPE 4 & 5 avril 2007 ou 18 & 19 avril ) Suites à donner : Eric Laumond communique au club la liste des développements demandés par les clients afin que le club priorise ses demandes à gérer avant la fin de l année. Page 6 sur 6