RAINFOREST ALLIANCE CERTIFIED MARKETPLACE: GETTING STARTED GUIDE

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1 RAINFOREST ALLIANCE CERTIFIED MARKETPLACE: GETTING STARTED GUIDE Je viens d inscrire mon entreprise sur le site «Rainforest Alliance Certified Marketplace», que se passe-t-il maintenant? Félicitations! En inscrivant votre entreprise sur notre site vous rejoignez ainsi une communauté internationale en pleine croissance. Cette communauté s engage dans la protection de la biodiversité, la conservation des ressources pour le bien de notre planète et des générations futures et s assure que les fermiers, leur famille et leur communauté sont bien traités. Le site Rainforest Alliance Certified Marketplace est votre réseau pour: - Trouver vendeurs et acheteurs de produits venant des fermes certifiées Rainforest Alliance ; - Proposer en ligne vos produits certifiés Rainforest Alliance aux autres membres et exposer publiquement vos sources pour ces produits dans votre repertoire en ligne ; - Utiliser le sceau «Rainforest Alliance Certifed» pour promouvoir vos produits respectant le développement durable ; - Garder une trace de vos achats de café certifié Rainforest Alliance ; - Accéder à un grand nombre d outils marketing et éducatifs qui vous aideront à communiquer efficacement sur la provenance de vos produits certifiés Rainforest Alliance. Veuillez utiliser les informations ci-dessous pour vous aider à naviguer sur le site de Rainforest Alliance Certified Marketplace et pour vous informer de tous les outils mis à votre disposition par le site. Dans le cas où vous désireriez une vue d ensemble plus détaillée de notre site, veuillez vous référer au «Marketplace User Manual» qu il est possible de télécharger dans la section «Downloads» de cette page. Bien entendu si des questions demeurent ou si vous voulez simplement prendre contact avec nous directement, n hésitez pas à nous contacter par à marketplace@ra.org, nous serons ravis d avoir de vos nouvelles! Merci encore de l intérêt que vous nous portez et bienvenue dans la communauté «Rainforest Alliance Certified Marketplace!»

2 UTILISEZ LE SCEAU «Rainforest Alliance Certified» J aimerais utiliser le sceau «Rainforest Alliance Certified» sur l emballage de mes produits ainsi que dans mes campagnes de publicité. Pouvez-vous me donner une vue d ensemble de la procédure pour demander, obtenir et utiliser le sceau? Merci de votre intérêt à promouvoir le sceau «Rainforest Alliance Certified» sur vos produits. Bien que nous essayions de rendre l utilisation du sceau aussi facile et efficace que possible, il y a plusieurs étapes à suivre avant de le recevoir pour la première fois. Ces étapes sont nécessaires également pour s assurer que l utilisation du sceau est en adéquation avec la «Use of seal Guidelines» (charte d utilisation du sceau) et respecte les conditions obligatoires de traçabilité. Vous trouverez ci-dessous les étapes, du début à la fin, liées à la réception et à l éventuel usage du sceau ainsi qu une estimation du temps nécessaire à la réalisation de ces étapes : 1. Faire une requête pour la maquette incluant le sceau (seal artwork) et signer un contrat de concession non-exclusive (Non-Exclusive License Agreement). Il faut compter de 2 à 3 jours ouvrables pour cette étape. 2. Dans le cas où le sceau est utilisé pour le café, assurez-vous que toutes les transactions récentes effectuées par votre entreprise apparaissent dans la section «Traceability» du site. Si votre intention est d utiliser le sceau pour d autres produits que le café soyez prêt à présenter les reçus prouvant vos achats des produits Rainforest Alliance Certified en question. Le temps de traitement de votre requête variera en fonction de l attention apportée par votre fournisseur et/ou en fonction de vos propres documents d archive. 3. Soumettre votre proposition de «Artwork» comportant le sceau par le biais du site. Il faut compter de 2 à 5 jours pour cette étape et sera envoyé dans le cas où elle se conforme au «Use of Seal Guidelines».

3 Comment demander la maquette incluant le sceau (seal artwork) et recevoir le contrat de concession (licence agreement)? Peu de temps après votre requête de «seal artwork» il vous sera demandé de signer un «license agreement». Cet accord, qui est gratuit, expose les termes et conditions selon lesquels le sceau doit être utilisé, il est exigé dans le but d utiliser le sceau «Rainforest Alliance Certified» sous toutes ses formes (en autocollants, sur les produits marketing, sur un site internet etc ) Vous devez, dans le but de demander la maquette (artwork) et de recevoir le contrat de concession (licence agreement) : - Vous identifier sur notre site, faire défiler le menu en mettant votre souris sur «Use of Seal» ; - Cliquez sur «Use of Seal Guidelines», dirigez-vous en bas de la page et cliquez sur «Request artwork» ; - Remplissez le formulaire obligatoire concernant votre entreprise puis cliquez sur «Proceed» et enfin «Submit» ; - Peu de temps après vous recevrez le «licence agreement» par scanner ou par fax ; - Lisez, signez et renvoyez-le nous par scanner ou par fax. - A réception du document signé, nous vous enverrons le dossier contenant le «seal artwork» Rainforest Alliance Certified en haute résolution depuis le site dont l adresse est : marketplace@ra.org. Cette étape peut prendre de 2 à 3 jours. Le temps de traitement peut être différé en fonction de la rapidité du client à renvoyer le document signé. Note : si vous possédez déjà un «license agreement» enregistré chez nous vous recevrez alors le sceau directement après réception de votre demande de «artwork». Suis-je obligé de signer un contrat de concession (licence agreement) avec Rainforest Alliance? Parmi les entreprises enregistrées sur le site «Rainforest Alliance Certified Marketplace», toutes ne sont pas obligées de signer un «Licence agreement». Cependant, chaque entreprise désirant utiliser le sceau «Rainforest Alliance Certified» (sur l emballage de leurs produits,dans le cadre de promotions, à des fins publicitaires) ou acheter le sceau sous forme d autocollants devra signer un contrat de concession (licence agreement ) pour être autorisé à utiliser le sceau. J ai une proposition de maquette incluant le sceau que j aimerais faire approuver. Comment obtenir l autorisation et combien de temps cela demande t-il? Nous sommes ravis d apprendre que vous avez une proposition de dessin (artwork) à nous soumettre!

4 Pour ce faire veuillez suivre les étapes ci-dessous : - Mettez votre souris sur «Use of seal» (au milieu de la page, en haut, en vert) - Cliquez sur «Use of seal guidelines» pour revoir nos directives concernant l étiquetage, - Cliquez sur «New submission» dans le bas de la page à gauche ; - Remplissez les informations demandées ; - Faites bien attention de nous donner la date de lancement du produit. Nous vous prions d envoyer les «artwork» à forts contenus comme les communiqués de presse, les rapports ou autres documents extraits de sites internet, au moins une semaine avant la date de lancement du produit.dans les autres cas le traitement de votre requête devrait prendre de 2 à 5 jours, cela variant en fonction du nombre de demandes qui nous sont soumises. Faites-nous savoir si votre requête est urgente et nous tenterons de la traiter aussi vite que possible. Quand et sous quelles conditions dois-je soumettre ma maquette (artwork) pour que celle-ci soit approuvée? Chaque fois que vous avez l intention d utiliser le sceau Rainforest Alliance Certified et/ou dans le cas où vous faites référence à la source de vos produits certifiés Rainforest Alliance. Il est impératif pour nous de vérifier toutes les utilisations faites du sceau ainsi que toute mention de Rainforest Alliance dans vos outils marketing. L unique exception à ce protocole est faite dans le cas où vous achetez et utilisez les autocollants Rainforest Alliance Certified. Je veux soumettre des supports marketing de la part de mon client. Comment dois-je procéder? Demandez à votre client de vous ajouter en tant qu utilisateur autorisé de son compte. Une fois devenu utilisateur autorisé sur son compte il vous sera possible de soumettre un «artwork» de sa part. Ne puis-je pas simplement vous envoyer ma proposition de maquette (artwork) par ? Nous vous prions de ne pas nous envoyer vos propositions par . En effet, dans le but de conserver des dossiers complets de toutes les demandes, il est obligatoire de soumettre vos requêtes par le biais de notre site. Quand j ai reçu les commentaires de Rainforest Alliance dois-je recommencer une nouvelle demande ou puis-je soumettre ma maquette (artwork) finalisée en utilisant mon numéro de dossier actuel?

5 Une fois que nous avons commenté votre proposition, veuillez nous soumettre votre «artwork» définitif en utilisant votre numéro de demande initial. Cela nous permet ainsi de conserver un dossier complet de votre proposition. Quelles sont les conditions requises pour utiliser le sceau «Rainforest Alliance Certified»? Vous pouvez vous référer au «Use of Seal Guidelines» contenant les conditions d utilisation de notre sceau. Pour ce faire, identifiez-vous sur notre site, mettez votre souris sur «Use of seal», en haut de l écran, pour faire défiler le menu puis cliquez sur «Use of Seal Guidelines». J ai vu récemment des autocollants «Rainforest Alliance Certified» sur un paquet de café. Comment en obtenir pour mon propre produit? Excellente question! Nos autocollants «Rainforest Alliance Certified» sont des articles très populaires pour les torréfacteurs qui n auraient pas le temps ou le désir d intégrer le sceau directement sur l emballage de leur produit. Ces autocollants sont disponibles à l achat par les membres enregistrés sur notre site «Rainforest Alliance Certified marketplace». En plus de l enregistrement nous demandons que les entreprises : 1) signent un contrat de concession (licence agreement) avec Rainforest Alliance, 2) aient en leur possession des certificats valables prouvant leurs achats de café. Veuillez noter que les autocollants «Rainforest Alliance Certified» sont UNIQUEMENT disponibles dans le but d être utilisés SUR LES EMBALLAGES DE CAFE. Enfin, Rainforest Alliance exige votre confirmation que les stickers que vous achetez seront uniquement utilisés sur les produits Rainforest Alliance que vous proposez et dans le seul cas où le café contenu dans ces emballages est 100% certifié Rainforest Alliance. Comme les autocollants «Rainforest Alliance Certified» se trouvent intégrés à l emballage du produit, nous vous demandons de respecter ces étapes dans le souci de respecter l intégrité du sceau. C est ainsi que Rainforest Alliance maintient son haut niveau du point de vue de la traçabilité et de la conformité et ce chaque fois que le sceau est utilisé sur un emballage ou dans le cas des autocollants ajoutés sur le produit. Traçabilité Si vous achetez ou vendez du CAFE provenant d une ferme certifiée Rainforest Alliance vous devez vous assurer de pouvoir fournir la traçabilité de vos produits en utilisant notre système de traçabilité en ligne. Ceci est obligatoire pour toutes les transactions.

6 Café Comment le système de traçabilité fonctionne t-il? Le système de traçabilité de Rainforest Alliance est basé sur le commerce de cafés verts. Il commence avec les exporteurs et s achève avec les torréfacteurs. Les exporteurs et les importateurs ont pour responsabilité d entrer sur le site leurs ventes de café certifié, ils doivent également produire des certificats prouvant chaque transaction à leur client. Les torréfacteurs doivent s assurer que chacun de leur achat de café certifié apparait sur leur compte. Notez que chaque entreprise doit être enregistrée correctement (par ex : l importateur enregistré spécifiquement comme importateur, le torréfacteur comme torréfacteur etc..) avec Rainforest Alliance pour pouvoir utiliser le système de traçabilité. Que dois-je faire pour utiliser le système de traçabilité du café? Je suis exportateur : Vous êtes le début de la chaîne de traçabilité et vous êtes responsable de la création de «New Sale» pour vos clients chaque fois que vous leur vendez du café certifié. Pour des instructions plus détaillées sur comment créer un certificat pour vos transactions veuillez vous référer au «User manual for Exporters, Importers and Roasters» situé dans la section «Dowloads» de notre site «Rainforest Alliance Certified Marketplace». Je suis importateur : A chacun de vos achats de café certifié vous devez vous assurer que votre fournisseur a bien enregistré votre achat et créer un certificat prouvant cette transaction sur votre compte en ligne. Quand vous vendez du café à vos clients vous êtes à votre tour responsable d inscrire ces transactions sur leur compte en ligne et de créer un certificat qui restera confidentiel entre les deux parties. Pour plus d informations concernant la consultation ou la création de certificat veuillez vous reporter au «User Manual for Exporters, Importers, Roasters» situé dans la section «Downloads» du site. *Note : si vos clients achètent du café en petite quantité vous pouvez alors utiliser le bouton «Upload Sales» situé en bas de la page. De cette façon vous pourrez organiser directement vos ventes sur une page de format Excel et tranférer ainsi vos informations dans le système. Pour obtenir des informations plus détaillées veuillez vous reporter au «User Manual for Exporters, Importers, Roasters» situé dans la section «Downloads» de notre site. Je suis torréfacteur : En tant que torréfacteur vous devez simplement vous assurer que vos fournisseurs enregistrent toutes les ventes de café qui vous sont faites sur le «Marketplace» en ligne sous la forme de certificats pour chacune de vos transactions. Vous n avez pas besoin de créer vos propres

7 certificats. Vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton «Consume» quand vous avez torréfié le café, ceci pour nous indiquer que le café a quitté notre système. Pour obtenir des instructions détaillées sur la consultation ou la création de certificats veuillez vous référer au «User Manual for Exporters, Importers, Roasters» situé dans la section «Downloads» de notre site. *Note : Si vous désirez utiliser le sceau «Rainforest Alliance Certified» sur un emballage, un site internet ou sur des outils marketing il vous faudra avoir tous les certificats de transactions nécessaires sur votre compte avant que nous puissions approuver un «artwork» et/ou vous vendre des autocollants. Qu est-ce qu un certificat de transaction (transaction certificate)? Pourquoi en ai-je besoin? Un certificat de transaction est un document officiel qui est engendré quand une compagnie membre du site «Marketplace» fait une vente avec une autre entreprise elle aussi enregistrée sur le site. Ce document contient toutes les informations concernant la vente, incluant le nom de la ferme où le café a été cultivé. Dois-je indiquer le prix de ma transaction sur le certificat? Non, il est optionnel d indiquer le prix auquel vous vendez le café certifié. Cependant, si vous désirez le faire, cette information nous permet de déterminer ce que les fermiers reçoivent en moyenne pour leur café. Cette information est strictement confidentielle. Comment vérifier que mon fournisseur a bien enregistré un certificat prouvant mes récents achats de produits Rainforest Alliance Certified? Si votre fournisseur a enregistré les ventes faites avec vous dans le «Online Marketplace», il vous sera alors possible d entrer sur votre compte et d y voir les certificats relatifs à chacune de ces ventes. Pour ce faire, connectez-vous à votre compte en ligne, cliquez sur «Traceability» puis «My Transactions». Vous pouvez aussi bien rechercher tous les «Transaction Certificate» ou vous rendre en bas de page pour voir la liste de vos transactions. Chocolat, thé, fleurs et autres produits Pour toutes les entreprises : La société Rainforest Alliance développe actuellement un système de traçabilité en ligne s appliquant à d autres récoltes que celle du café. En attendant que ce système soit opérationnel nous exigeons une documentation stricte concernant tout achat de produit provenant des fermes certifiées Rainforest Alliance. Les entreprises faisant le commerce de produits certifiés doivent conserver un dossier contenant toutes les factures liées au produit en

8 question en indiquant le nom du fournisseur, la quantité de produits certifiés vendus et la date de la transaction. Pour les transformateurs/sociétés d emballage : En plus de garder une documentation relative à vos achats de produits certifiés, vous êtes prié de suivre les instructions liées à notre chaîne de contrôle (Chain of Custody Guidelines). Dans un futur proche il vous sera peut être demandé de subir un audit pour lequel un inspecteur visitera vos installations. Il ne sera pas nécessaire de le faire à vos débuts, tant que vous documenterez bien votre procédé, cependant soyez conscient qu un audit peut subvenir dans le futur. Pour lire le «Chain of Custody Guidelines» dans son intégralité veuillez télécharger le document dans la section «Downloads» de notre site. Outils marketing Existe-t-il des ressources pour m aider à éduquer mes clients sur le travail de Rainforest Alliance et communiquer mes sources de produits durables? Absolument ; en tant que membre de «Rainforest Alliance Certified Marketplace» vous avez accès à un panel d outils marketing et éducatifs pour vous aider à mettre en valeur votre approvisionnement en produits durables Rainforest Alliance Certified. Pour apprendre comment utiliser au mieux notre sceau orné de la grenouille verte, rechercher des études de cas sur les fermes certifiées, regarder des vidéos, obtenir d autres informations écrites ou études de cas, veuillez cliquer sur «Marketing Tools» et naviguer dans la colonne de gauche en dessous de «Selling Sustainability». Une autre ressource peut être le matériel promotionnel de Rainforest Alliance Certified. Un site regroupant les outils promotionnels est en développement. Cependant, pour le moment vous pouvez nous envoyer un à RAC@ra.org pour demander un formulaire dans le but de passer commande pour nos supports promotionnels. Répertoire et offres Je voudrais accroître mes achats de produits Rainforest Alliance. Comment puis-je trouver des fournisseurs? Pour vous mettre en contact avec d éventuels fournisseurs le meilleur outil est la section «Directory and Offers» de notre site «Rainforest Alliance Online Marketplace». Cette section vous permet de chercher fermiers et futurs partenaires dans toute les parties de notre réseau, qui achètent ou vendent les produits venant des fermes Rainforest Alliance Certified.

9 Veuillez visiter notre page d accueil et cliquez sur le bouton jaune «Directory and Offers» (situé en haut à droite de votre page). Vous serez ainsi redirigé sur une nouvelle page sur laquelle vous pourrez chercher le produit, l entreprise ou la région de distribution en question. Je voudrais mettre en ligne des offres concernant mes produits certifiés Rainforest Alliance. Comment puis-je le faire? Mettre une offre en ligne pour vos produits certifiés Rainforest Alliance est une excellente façon de promouvoir vos pratiques et produits durables. Toutes les entreprises enregistrées sur le site peuvent consulter les offres, il s agit donc d un précieux outil marketing ainsi que d un outil de valeur pour recruter de nouveaux marchés potentiels pour les compagnies membres. Pour mettre une offre en ligne : 1) Identifiez-vous sur le site «Rainforest Alliance Certified Marketplace» ; 2) Amenez votre souris à la section «Traceability» ; 3) Cliquez sur «My Offers» qui apparait dans le menu défilant ; 4) Une nouvelle fenêtre apparait révélant une fiche d informations «Offers», veuillez répondre à toutes les questions posées ; 5) Cliquez sur «Proceed» en bas dans le coin gauche de votre écran puis «Submit» ; 6) Votre offre a été mise en ligne. Pour voir votre offre, veuillez cliquer sur le bouton jaune «Directory and Offers» qui se trouve sur la page d accueil de notre site «Rainforest Alliance Certified Marketplace» FOIRE AUX QUESTIONS J ai besoin de mettre à jour les informations concernant mon entreprise. Comment dois-je procéder? Occasionnellement, les informations sur votre entreprise peuvent nécessiter un ajustement pour montrer un changement d adresse, mettre à jour les informations nécessaires pour vous contacter ou encore faire des changements sur vos offres de produits certifiés Rainforest Alliance (par exemple : ajout de produits, meilleur % au moment des soldes, nouvelles marques utilisant les produits certifiés Rainforest Alliance etc.). Vous pouvez mettre à jour les informations relatives à votre entreprise à n importe quel moment. Pour ce faire, il suffit de vous identifier sur notre site, placez-vous sur «Administration» pour faire défiler le menu puis sélectionnez «Member Profile» dans le menu qui s ouvre vers le bas. Vous serez ainsi, en tant que membre, redirigé sur votre page de profil. Depuis cette page vous pourrez mettre à jour les informations concernant votre entreprise cela allant des informations nécessaires à vous joindre à la distribution du produit.

10 Comment ajouter un utilisateur sur le compte de mon entreprise? Les utilisateurs principaux du compte de chaque entreprise peuvent ajouter des utilisateurs à leur compte. Pour ajouter un utilisateur, veuillez : 1) Vous identifier sur le site ; 2) Cliquer sur «Administration» puis «Member Access» ; 3) Cliquer sur «Create/Add User», ce bouton est situé en bas à gauche de votre écran ; 4) Suivre les instructions pour ajouter un utilisateur. Veuillez noter que 5 employés maximum peuvent être sur la liste de leur entreprise en tant qu utilisateurs. J ai reçu un message d erreur sur mon écran d ordinateur, que dois-je faire? En raison de l important volume d informations que le site «Rainforest Alliance Certified Marketplace» comporte nous subissons parfois quelques problèmes techniques. Nous vous prions de nous excuser par avance pour la gêne occasionnée et vous remercions de votre patience le temps que le problème soit résolu. Si vous recevez un message d erreur, veuillez nous envoyer directement un à l adresse suivante : marketplace@ra.org. Veuillez nous décrire le problème de façon aussi détaillée que possible, indiquez-nous votre identifiant (User ID) ainsi que le nom de la société à laquelle votre «User ID» est associé. Nous donnerons suite à votre demande aussi vite que possible pour s assurer que le problème a été résolu et que vous pouvez naviguer et utiliser le site de façon optimale. J ai oublié mon identifiant/mon mot de passe n est pas valable. Qu est-ce que je fais maintenant? Votre identifiant (user ID) est votre adresse internet. Pour demander votre mot de passe veuillez vous rendre sur le site Rainforest Alliance Certified Marketplace et cliquez sur «Forgot your password?», ce lien se trouve sous les cases «User ID» et «Password». Votre mot de passe vous sera envoyé par . Si des difficultés demeurent concernant votre identifiant (user ID) ou votre mot de passe (password) veuillez nous contacter directement à marketplace@ra.org en nous fournissant autant d informations que possible. Assurez-vous d inclure votre nom complet, l entreprise à laquelle votre «User ID» est associé et votre «User ID» quand cela est faisable. Quand vous aurez votre nouveau mot de passe nous vous recommandons de le changer pour quelque chose de facile à retenir pour vous. Pour changer votre mot de passe veuillez cliquer sur «change password», ce lien est situé en haut, dans le coin droit de notre site.

11 J ai besoin de retirer un ancien contact du profil de mon entreprise. Comment puis-je le faire? L utilisateur principal du profil de votre entreprise peut effacer n importe quel ancien contact. Pour ce faire : 1) Identifiez-vous sur le site «Marketplace» ; 2) Cliquez sur «Administration» puis «Member Access» 3) Sélectionnez le ou les utilisateurs que vous souhaitez enlever ; 4) Cliquez sur le bouton «Delete» situé en bas à gauche de votre écran pour retirer le ou les utilisateurs de votre liste. Dans le cas ou l utilisateur principal a quitté l entreprise, veuillez nous envoyer un à l adresse suivante : marketplace@ra.org et nous enlèverons ce contact pour vous.

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