Extension WebEx pour Outlook

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1 Extension WebEx pour Outlook Manuel de l'utilisateur 2.20

2 Copyright Cisco et/ou ses affiliés. Tous droits réservés. WEBEX, CISCO, Cisco WebEx, le logo CISCO logo et le logo Cisco WebEx logo sont des marques de commerce ou des marques déposées de Cisco et/ou de ses filiales aux États-Unis ou à l'étranger. Les marques tierces sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Acheteurs finaux du Gouvernement des États-Unis. La documentation et les services qui s'y rattachent sont considérés commes des "produits commerciaux", aux termes de la définition donnée par l'article 48 CFR paragraphe au sens des Règlements des Marchés Publics Fédéraux (FAR) et paragraphes à , nonobstant toute autre clause contactuelle FAR ou autre dans laquelle le présent accord peut être incorporé, que le consommateur devra fournir aux utilisateurs finaux du Gouvernement ou, si l'accord est direct, l'utilisateur final acquerra les services et la documentation uniquement avec les droits octroyés à tous les autres consommateurs finaux conformément aux conditions ci-incluses. L'utilisation des services ou de la documentation ou des deux constitue l'acceptation par le Gouvernement que les services et la documentation sont des produits commerciaux et constitue l'acceptation des droits et des conditions ci-incluses

3 Table des matières Chapitre 1 Présentation de l Extension WebEx pour Outlook... 5 A propos de l Extension WebEx pour Outlook... 5 Présentation des options de l Extension pour Outlook... 6 Chapitre 2 Programmation d'une réunion... 9 Programmer une réunion...9 Configurer une réunion et convier des invités Programmer une réunion Configurer une réunion Conférence Personnelle Inviter des participants Spécifier la récurrence pour une réunion Support du critère de Récurrence dans l'extension de WebEx pour Outlook Nommer un délégué qui pourra planifier des réunions pour vous Affecter un délégué sur votre site de service WebEx Nommer un délégué depuis Microsoft Outlook Chapitre 3 Programmer pour un autre organisateur Programmer une réunion pour un autre organisateur Programmer une réunion ou un rendez-vous pour un autre organisateur Démarrer une réunion pour un autre organisateur Chapitre 4 Modifier et annuler des réunions programmées Modification d'une réunion programmée i

4 Annuler une réunion Chapitre 5 Lancer une réunion Commencer une réunion Démarrer une réunion programmée à partir de Microsoft Outlook Pour démarrer une réunion depuis votre site de service WebEx Démarrer une réunion Conférence Personnelle Chapitre 6 Prendre part à une réunion Participer à une réunion Prendre part à une réunion à partir du courrier électronique d invitation Prendre part à une réunion à partir du menu WebEx dans Outlook Prendre part à une réunion à partir de votre site de service WebEx Chapitre 7 Installation et configuration des outils de productivité WebEx Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx Installation des outils de productivité WebEx Configurer les outils de productivité WebEx A propos de la boîte de dialogue Paramètres WebEx À propos de l'onglet Compte À propos de l'onglet Réunions instantanées À propos de l onglet Réunions programmées A propos de l'onglet One-Click A propos de l'onglet Outils désinstaller les outils de productivité WebEx ii

5 Index iii

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7 Chapitre 1 1 Présentation de l Extension WebEx pour Outlook Si vous souhaitez... obtenir un aperçu de l Extension WebEx pour Outlook obtenir un aperçu de chaque option de l Extension pour Outlook Consultez... À propos de l Extension WebEx pour Outlook (à la page 5) Présentation des options de l Extension pour Outlook (à la page 6) A propos de l Extension WebEx pour Outlook L'extension WebEx pour Outlook vous offre un moyen pratique de programmer et démarrer des réunions en ligne ou des réunions Conférence Personnelle en utilisant Microsoft Outlook. L utilisation de l extension pour Lotus Notes vous permet d effectuer ces activités sans avoir besoin d utiliser votre site de service WebEx; c est-à-dire le site sur lequel vous programmez habituellement des réunions en ligne et y participez. L Extension WebEx pour Outlook est un outil de productivité pour Microsoft Outlook. Les outils de productivité WebEx sont automatiquement installés sur votre ordinateur lorsque vous vous connectez au site de service WebEx et sont automatiquement mis à jour dès que de nouvelles versions sont disponibles. Vous pouvez également installer manuellement les outils de productivité. Pour en savoir plus, voir Installer les outils de productivité WebEx (à la page 43). Une fois les outils de productivité WebEx installés, les options de l Extension WebEx s'affichent dans Microsoft Outlook, vous permettant ainsi de programmer rapidement une réunion en ligne. Remarque : Avant d installer l Extension WebEx pour Outlook, s'assurer que : Vous avez un compte d'utilisateur sur votre site de service WebEx. 5

8 Chapitre 1: Présentation de l Extension WebEx pour Outlook L'option d'extension pour Outlook des outils de productivité WebEx est disponible sur votre site de service WebEx. Votre ordinateur est connecté à Internet. Vous connaissez Microsoft Outlook. Lorsque vous organisez une réunion, vous pouvez inviter les invités en vous servant de vos listes d'adresses Outlook, que ce soit la liste d'adresses globale, votre liste d'adresses personnelle ou votre dossier Contacts. Les invités que vous conviez à une réunion n'ont pas besoin de l Extension pour Outlook pour y participer. Afin d'assurer la sécurité de vos réunions, l Extension pour Lotus Notes utilise un cryptage SSL (Secure Sockets Layer) 128 bits pour chiffrer toutes les données qu'il envoie à et récupère de votre site de service WebEx. L Extension WebEx pour Outlook offre également les fonctionnalités suivantes : accéder rapidement à Mon WebEx depuis votre site, qui comprend votre liste personnelle de réunions, votre profil d'utilisateur ainsi que d'autres options liées à votre compte une fonction pour lancer une réunion instantanée One-Click (non disponible pour tous les sites de service WebEx) des modèles d'invitations aux réunions Présentation des options de l Extension pour Outlook Une fois les outils de productivité WebEx installés, la barre d'outils de l'extension WebEx s'affiche dans le fenêtre de Microsoft Outlook comme suit : Glisser déposer une de ces lignes pour que la barre d'outils WebEx «flotte», de la même façon que toutes les barres d outils de Microsoft Outlook. Le bouton X sur la barre d'outils flottante la fait disparaître. Pour rétablir la barre d'outils, faites un clic droit de la souris sur n importe quelle barre d outil de Microsoft Outlook, cliquer sur Outils de productivité WebEx. Le tableau suivant décrit les boutons de la barre d'outils Extension WebEx. 6

9 Chapitre 1: Présentation de l Extension WebEx pour Outlook Bouton réunion One-Click Programmer une réunion Description Lance une réunion One-Click Une réunion One-Click est une réunion instantanée que vous pouvez lancer à tout moment, sans avoir à la programmer en avance. Pour les détails, consultez le Guide d'utilisation One-Click sur votre site de service One-Click. Vous pouvez indiquer les options pour les réunions instantanées sur l'onglet Réunions instantanées de la boîte de dialogue Configuration WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité WebEx (à la page 44). Ce bouton ouvre la fenêtre Réunion Outlook, qui contient maintenant des options de l'extension pour Outlook permettant de préparer une réunion en ligne. Vous pouvez préciser des options pour les réunions programmées dans l'onglet Réunions programmées de la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité WebEx (à la page 44). Remarque : la fenêtre Réunion d'outlook contient également les options de l Extension WebEx. Paramètres WebEx Cliquer sur ce bouton permet d ouvrir un menu offrant les options suivantes : Mon WebEx Vous permet d accéder à Mon WebEx où vous pourrez gérer les informations de votre compte ainsi que les réunions planifiées sur votre site de service WebEx. Pour des informations plus détaillées concernant Mon WebEx, reportez-vous à l'aide en ligne de votre site de réunion. Paramètres de compte Ouvre l'onglet Compte de la boîte de dialogue Paramètres WebEx et permet d'indiquer les informations sur votre compte d'utilisateur WebEx à savoir l'url de votre site Web ainsi que votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Vous pouvez également préciser des options supplémentaires dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx, telles que les options concernant les réunions instantanées et programmées. Modèles de réunions Vous permet de visualiser les modèles que vous, ou l administrateur de votre site, avez sauvegardés sur votre site de service WebEx. Les modèles comprennent les paramètres de la réunion. Vous pouvez choisir le modèle le plus adapté à vos besoins. Les modèles de réunions sont disponibles seulement si les paramètres d'administration du site permettent aux organisateurs d'utiliser les modèles pour Outlook. Définir l'autorisation de programmation Ouvre la page Mon profil WebEx depuis laquelle vous pouvez attribuer l autorisation à quelqu un de planifier ou de modifier les réunions en votre nom. Pour les détails, voir Affecter un délégué pour les réunions programmées en votre nom (à la page 18). Aide Vous permet de chercher les instructions d utilisation de l'extension WebEx pour Outlook. A propos Vous permet d'afficher le numéro de version ainsi que les informations de brevet et de licence de l'extension WebEx pour Outlook. 7

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11 Chapitre 2 2 Programmation d'une réunion Si vous souhaitez... obtenir un aperçu de la programmation d une réunion avec l Extension pour Outlook définir une réunion et y convier des invités nommer un délégué qui pourra planifier ou modifier des réunions pour vous Consultez... Programmer une réunion (à la page 9) Configurer une réunion et convier des invités (à la page 10) Nommer un délégué qui pourra planifier des réunions pour vous (à la page 18) Programmer une réunion Pour programmer une réunion en ligne avec l Extension WebEx pour Outlook et pour envoyer les invitations, tenez compte des considérations suivantes : L'Extension pour Outlook fournit les options de base de programmation d'une réunion. Certaines options disponibles sur votre site de service WebEx ne le sont pas dans l extension pour Outlook. L'Extension pour Outlook ne prend pas en charge toutes les options de récurrence disponibles dans Microsoft Outlook. Pour en savoir plus, voir Spécifier un modèle de récurrence pour une réunion (à la page 16). Dans toute invitation envoyée via Microsoft Outlook, l'heure de début de la réunion s'affiche selon le fuseau horaire défini sur votre ordinateur, et non celui défini dans les préférences de votre site de service WebEx. Sur votre site de service WebEx, toutes les heures de réunion correspondent au fuseau horaire défini dans les préférences du site, quel que soit le fuseau horaire réglé sur votre ordinateur. 9

12 Chapitre 2: Programmation d'une réunion Configurer une réunion et convier des invités Si vous souhaitez... configurer une réunion grâce à l'extension pour Outlook Configurer une réunion Conférence Personnelle utilisant l'extension Outlook inviter des participants à une réunion programmée programmer une réunion récurrente Consultez... Programmer une réunion (à la page 10) Configurer une réunion Conférence Personnelle (à la page 12) Inviter des participants (à la page 15) Spécifier la récurrence pour une réunion (à la page 16) Programmer une réunion Pour configurer une réunion en ligne avec l Extension WebEx pour Outlook, ouvrez simplement une nouvelle demande de réunion ou un rendez-vous dans Outlook, puis spécifiez les paramètres et informations de la réunion. Pour configurer une réunion grâce à l'extension pour Outlook : 1 Effectuez l une des opérations suivantes dans Microsoft Outlook : Cliquez sur Programmer une réunion dans la barre d outils WebEx. Dans le menu Fichier, sélectionnez Nouveau > Demande de réunion ou Nouveau > Rendez-vous. Une fenêtre de programmation s affiche avec le bouton Ajouter réunion WebEx. 10

13 Chapitre 2: Programmation d'une réunion 2 Faites ce qui suit pour spécifier des informations générales relatives à une réunion : Taper un sujet de réunion dans la zone de texte Thème. Dans les listes déroulantes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion. Optionnel. Pour spécifier une option de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour en savoir plus, voir Spécifier un modèle de récurrence pour une réunion (à la page 16). Optionnel. Spécifiez les autres options de Microsoft Outlook, tel que le rappel de réunion. 3 Cliquez sur Ajouter Réunion WebEx pour spécifier les paramètres de réunion. 4 Si l onglet Compte de la boîte de dialogue Paramètres WebEx s affiche, tapez les informations demandées et cliquez sur OK. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Si vous programmez une réunion pour un autre organisateur, un message disant, "Vous programmez pour [nom organisateur]," l'indique dans la boîte de dialogue des Paramètres WebEx. 11

14 Chapitre 2: Programmation d'une réunion 5 Spécifiez les paramètres de réunion WebEx, puis cliquez sur OK. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité WebEx (à la page 44). 6 Effectuez l'une des opérations suivantes, selon le cas : Envoyez une invitation de réunion aux participants. Pour en savoir plus, voir Inviter des participants (à la page 15). Cliquez Enregistrer et fermer, et inviter les participants à la réunion programmée plus tard. L Extension pour Lotus Notes contacte votre site Web de service WebEx et ajoute la réunion programmée à : Votre calendrier Outlook la liste des réunions sur la page Réunions Mon WebEx de votre site de service WebEx votre page Salle de réunion personnelle, si votre compte en comprend une Configurer une réunion Conférence Personnelle 12 Pour configurer une réunion Conférence Personnelle en utilisant l'extension WebEx pour Outlook, ouvrez une nouvelle demande de réunion ou une fenêtre Rendez-vous sur Outlook, puis indiquez les informations et les paramètres de la réunion.

15 Chapitre 2: Programmation d'une réunion Pour configurer une réunion Conférence Personnelle en utilisant l'extension pour Outlook : 1 Effectuez l une des opérations suivantes dans Microsoft Outlook : Cliquez sur Programmer une réunion dans la barre d outils WebEx. Dans le menu Fichier, sélectionnez Nouveau > Demande de réunion ou Nouveau > Rendez-vous. Une fenêtre de programmation apparait avec le bouton Ajouter une réunion Conférence Personnelle sur la barre d'outils WebEx. 2 Faites ce qui suit pour spécifier des informations générales relatives à une réunion : Taper un sujet de réunion dans la zone de texte Thème. Dans les listes déroulantes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion. Optionnel. Pour spécifier une option de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour en savoir plus, voir Spécifier un modèle de récurrence pour une réunion (à la page 16). Optionnel. Spécifiez les autres options de Microsoft Outlook, tel que le rappel de réunion. 13

16 Chapitre 2: Programmation d'une réunion 3 Sélectionnez Ajouter une réunion Conférence Personnelle0 pour indiquer les paramètres de la réunion Conférence Personnelle. 4 Si l onglet Compte de la boîte de dialogue Paramètres WebEx s affiche, tapez les informations demandées et cliquez sur OK. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Si vous programmez une réunion pour un autre organisateur, un message disant, "Vous programmez pour [nom organisateur]," l'indique dans la boîte de dialogue des Paramètres WebEx. 5 Spécifiez les paramètres de réunion WebEx, puis cliquez sur OK. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité WebEx (à la page 44). 6 Effectuez l'une des opérations suivantes, selon le cas : Envoyez une invitation aux participants. Pour en savoir plus, voir Inviter des participants (à la page 15). Cliquez Enregistrer et fermer, et inviter les participants à la réunion programmée plus tard. 14

17 Chapitre 2: Programmation d'une réunion L Extension pour Lotus Notes contacte votre site Web de service WebEx et ajoute la réunion programmée à : Votre calendrier Outlook la liste des réunions sur la page Réunions Mon WebEx de votre site de service WebEx votre page Salle de réunion personnelle, si votre compte en comprend une Inviter des participants Lorsque vous utilisez l Extension WebEx pour Outlook pour programmer une réunion, vous pouvez inviter les participants en sélectionnant leur nom ou leur adresse électronique dans une de vos listes de contacts Microsoft Outlook. Par exemple, si votre organisation utilise une liste d'adresses globale, vous pouvez inviter des participants en les sélectionnant dans cette liste. Vous pouvez également inviter des participants qui ne figurent pas dans une liste de contacts Outlook en spécifiant leur adresse électronique. Une fois que vous avez invité un participant à une réunion programmée, il reçoit un message d'invitation. L'invitation contient des informations concernant la réunion y compris le mot de passe et un lien sur lequel le participant peut cliquer pour participer à la réunion. Pour envoyer une invitation à une réunion : 1 Si vous avez programmé une réunion à l aide de l Extension WebEx pour Outlook, ouvrez l élément de réunion dans votre calendrier Outlook. Si vous avez ouvert une fenêtre Rendez-vous, cliquez sur Inviter les participants pour voir la boîte de dialogue A. La figure suivante montre un exemple. Après avoir cliqué sur Inviter les participants, la boîte de dialogue Pour s affiche. Il vous est alors possible de taper les noms ou les adresses électroniques des invités Pour supprimer la boîte de dialogue Pour, dans laquelle vous pouvez taper les noms ou les adresses électroniques des invités, cliquer sur Annuler les invitations. 2 Saisissez les noms ou les adresses électroniques des invités dans la boîte de dialogue Pour puis cliquez sur Envoyer. 15

18 Chapitre 2: Programmation d'une réunion Spécifier la récurrence pour une réunion Vous pouvez utiliser la fonction Périodicité d'outlook pour spécifier une récurrence de votre réunion en ligne. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'une réunion se répète tous les mercredis à 14h jusqu'à une date spécifique. L Extension WebEx pour Outlook programme la réunion pour chacun des jours spécifiés dans l'option de périodicité. Les options de récurrence que vous pouvez utiliser avec votre extension de WebEx pour Outlook sont limitées aux options disponibles sur votre site de service WebEx. Selon votre service WebEx, il se peut que les réunions récurrentes ne soient pas prises en charge. Pour connaître les options de récurrence qui inexistant dans Outlook, consultez Options de Récurrence inexistantes dans Outlook. Pour spécifier la récurrence pour une réunion en ligne : 1 Dans la fenêtre Réunion ou Rendez-vous de la réunion, cliquez sur Récurrence. Cliquez sur Périodicité pour définir la récurrence de la réunion. 2 Spécifiez les options dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK. Support du critère de Récurrence dans l'extension de WebEx pour Outlook Le tableau suivant comment les critères de récurrence Outlook sont traitées sur WebEx : Réunions WebEx Type Option Outlook Converti à l'option Réunion WebEx Chaque [X] jours Chaque [X] jours Jour Chaque jour de la semaine Chaque jour de la semaine Semaine Toutes les [x] semaines sur : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Pour les réunions Meeting Center et Sales Center : Toutes les [x] semaines sur : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Pour les événements Event Center et les sessions de formation Sales Center : 16

19 Chapitre 2: Programmation d'une réunion Type Option Outlook Converti à l'option Réunion WebEx Chaque semaine, le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Si vous programmez dans Microsoft Outlook une réunion qui se répète toutes les X semaines, avec X supérieur à 1, la réunion sera programmée correctement dans Outlook mais apparaîtra comme une réunion Semaine sur votre site de service WebEx. Mois Le [x] de tous les [y] mois Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour de chaque mois Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou du weekend Le [x] de tous les [y] mois Le [1,2,3,4,31] de tous les mois Aucune prise en charge Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de tous les [x] mois Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de tous les [x] mois Chaque [Janvier...Décembre] [1,...31] Chaque [Janvier...Décembre] [1,...31] Annuelle Date de fin [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier...Décembre] [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier...Décembre] Pas de date de fin. Terminer après [x] occurrences. Fin vers [entrée date] Non pris en charge. [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier...Décembre] Pas de date de fin. Terminer après [x] occurrences. Fin vers [entrée date] Réunions Conférence Personnelle WebEx Type Jour Option Outlook Chaque [X] jours Chaque jour de la semaine Convertie en Option Réunion Conférence Personnelle WebEx Chaque jour Chaque jour de la semaine 17

20 Chapitre 2: Programmation d'une réunion Type Semaine Mois Option Outlook Toutes les [x] semaines sur : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Le [x] de tous les [y] mois Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour de chaque mois Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou du weekend Convertie en Option Réunion Conférence Personnelle WebEx Toutes les [x] semaines sur : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] Le [x] de chaque mois. Le [1,2,3,4,31] de chaque mois. Non pris en charge. Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de tous les [x] mois Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de tous les [x] mois Annuelle Date de fin Chaque [Janvier...Décembre] [1,...31] [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier...Décembre] [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier...Décembre] Pas de date de fin. Terminer après [x] occurrences. Fin vers [entrée date] Non pris en charge. Non pris en charge. Non pris en charge. Si la période de temps est supérieur à un an, elle devient un an. Si la période de temps est supérieur à un an, elle devient un an. Si la période de temps est supérieur à un an, elle devient un an. Remarque : Si vous modifiez les paramètres de réunion en ligne pour une réunion périodique à l aide de l Extension pour Outlook, vous devez appliquer les modifications à toute la série de réunions. Par exemple, si vous appliquez les modifications à une seule occurrence de la réunion, les modifications s'affichent uniquement dans Outlook, pas sur votre site de services WebEx. Nommer un délégué qui pourra planifier des réunions pour vous L Extension WebEx pour Outlook vous permet de désigner un délégué qui pourra programmer ou modifier des réunions en votre nom. 18

21 Chapitre 2: Programmation d'une réunion Par exemple, si vous devez organiser des réunions WebEx régulièrement, vous pouvez permettre à votre assistant de programmer ces réunions pour vous. Une fois la permission lui étant accordée, le délégué peut programmer, modifier, annuler ou lancer des réunions pour vous. Pour nommer un délégué qui pourra planifier des réunions pour vous, procédez comme suit : Sur votre site de service WebEx, donnez au délégué la permission de programmation. Pour les détails, voir Assigner un délégué sur votre site de service WebEx (à la page 19). Dans Microsoft Outlook, sélectionnez le délégué et partagez avec lui votre calendrier. Pour les détails, voir Assigner un délégué dans Microsoft Outlook (à la page 20). Important : Une réunion programmée par votre délégué s affichera sur votre calendrier. Si vous souhaitez modifier cette réunion, vous devez posséder l Extension WebEx pour Outlook 3.1, ou ultérieure, installée sur votre ordinateur. A tout moment, vous pouvez retirer la permission de programmation de votre délégué. Affecter un délégué sur votre site de service WebEx Pour nommer un délégué, vous lui donnez l autorisation de programmer sur votre page Mon profil WebEx, page Mon WebEx, page Mon profil sur votre site de service WebEx. Vous pouvez aller directement sur cette page depuis Microsoft Outlook. Si vous voulez vous rendre sur la page Mon profil WebEx sans utiliser Microsoft Outlook, connectez-vous à votre site de puis cliquez sur Mon WebEx > Mon Profil. Outre l autorisation de programmation donnée sur votre site de service WebEx, vous devez également partager votre calendrier dans Microsoft Outlook avec votre délégué. Pour les détails, voir Assigner un délégué dans Microsoft Outlook (à la page 20). Important : Si vous ne voyez pas l option permettant de désigner un délégué sur votre site de service WebEx, vérifiez si l administrateur a bien activé cette fonction. Votre délégué doit également disposer d un compte organisateur WebEx sur votre site de service WebEx. L adresse de messagerie de votre délégué pour son compte sur le site de doit correspondre à son adresse Microsoft Outlook, cette règle s applique également à vous. 19

22 Chapitre 2: Programmation d'une réunion Pour nommer un délégué sur votre site de service WebEx : 1 Dans Microsoft Outlook, cliquez sur WebEx. 2 Dans le menu qui s'affiche, choisissez Autorisation de programmer. La page Mon profil WebEx apparaît. 3 Cliquez sur Sélectionner dans la liste des organisateurs. Dans la zone Autorisation de programmer, sélectionnez un nom d organisateur disponible puis cliquez sur la flèche pointant à gauche. 4 Dans la fenêtre Sélectionner des organisateurs, sélectionnez l adresse de messagerie du délégué puis cliquez sur Ajouter > OK. 5 Cliquez sur Mettre à jour. Nommer un délégué depuis Microsoft Outlook Pour nommer un délégué, partagez avec lui votre calendrier dans Microsoft Outlook. Outre le partage de votre calendrier dans Microsoft Outlook avec votre délégué, vous devez également lui accorder l autorisation de programmation sur votre site de service WebEx. Pour les détails, voir Assigner un délégué sur votre site de service WebEx (à la page 19). 20

23 Chapitre 2: Programmation d'une réunion Important : Veillez à ce que le calendrier que vous partagez ne se situe pas dans votre dossier personnel de Microsoft Outlook. Votre délégué peut accéder à votre calendrier uniquement s il réside dans un dossier public. Le nom du délégué que vous voulez désigner doit être dans la liste d'adresses globale de votre Microsoft Outlook. Pour désigner un délégué dans Microsoft Outlook : 1 Dans le menu Outils, choisissez Options. 2 Dans l'onglet Délégués, cliquez sur Ajouter. 3 Sélectionnez le nom du délégué puis cliquez sur OK. 4 Dans la boîte de dialogue Autorisations des délégués, sélectionnez Éditeur dans la liste déroulante Calendrier puis cliquez sur OK. 5 Cliquez sur Appliquer > OK. 21

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25 Chapitre 3 3 Programmer pour un autre organisateur Si vous souhaitez... obtenir un aperçu sur la façon de programmer au nom d un autre organisateur programmer une réunion ou un rendez-vous pour un autre organisateur Démarrer une réunion pour un autre organisateur Consultez... Programmer une réunion pour un autre organisateur (à la page 23) Programmer une réunion ou un rendez-vous pour un autre organisateur (à la page 24) Démarrer une réunion pour un autre organisateur (à la page 25) Programmer une réunion pour un autre organisateur Représentants uniquement Vous pouvez programmer une réunion au nom d un autre organisateur, si ce dernier vous en a donné l autorisation. Par exemple, si vous êtes l adjoint administratif d un directeur qui souhaite organiser régulièrement des réunions WebEx, le directeur peut vous désigner pour programmer les réunions en son nom. Avec des permissions de programmation accordées par un autre organisateur, vous pouvez programmer, modifier et annuler des réunions pour cet organisateur. Avant de programmer une réunion pour un autre organisateur, assurez-vous que : Vous possédez un compte organisateur WebEx. Contactez l administrateur de votre site WebEx pour obtenir un compte organisateur. L'extension WebEx pour Outlook est installée sur Microsoft Outlook. L organisateur actuel peut : 23

26 Chapitre 3: Programmer pour un autre organisateur vous donner l autorisation de programmer sur le site de service WebEx. Pour les détails, voir Assigner un délégué sur votre site de service WebEx (à la page 19). vous choisir comme représentant dans Microsoft Outlook et partager avec vous son calendrier. Pour les détails, voir Assigner un délégué dans Microsoft Outlook (à la page 20). Remarque : Après avoir programmé une réunion pour un autre organisateur, vous pouvez également, si nécessaire, démarrer la réunion pour cet organisateur. Pour les détails, voir Démarrer une réunion pour un autre organisateur (à la page 25). A tout moment, l organisateur d origine peut vous enlever la permission de programmation. Programmer une réunion ou un rendez-vous pour un autre organisateur Représentants uniquement Pour programmer une réunion ou un rendez-vous pour un autre organisateur, il vous faut tout d abord ouvrir le calendrier Microsoft Outlook de l organisateur, il doit avoir été partagé au préalable. Pour programmer une réunion ou un rendez-vous pour un autre organisateur : 1 Ouvrez l'agenda de l autre organisateur dans Microsoft Outlook, pour cela : a) Dans le menu Fichier, sélectionnez Ouvrir > Dossier d un autre utilisateur. La boîte de dialogue Ouvrir dossier d un autre utilisateur s affiche. b) Tapez le nom de l'organisateur d'origine ou cliquez sur Nom pour sélectionner son nom. c) Sélectionnez Agenda dans la liste déroulante Type de dossier puis cliquez sur OK. Le calendrier partagé s affiche. 24

27 Chapitre 3: Programmer pour un autre organisateur Remarque : Il existe de nombreuses manières d'ouvrir l'agenda d'une autre personne, selon la personnalisation de vos vues dans Microsoft Outlook. Pour en savoir plus, voir l Aide de Microsoft Outlook. 2 Si vous affichez plusieurs calendriers côte à côte, veillez à sélectionné le calendrier de l organisateur d origine en cliquant une fois dessus. 3 Ouvrez une nouvelle Demande de réunion ou une fenêtre rendez-vous dans Outlook, indiquez ensuite les informations et paramètres de la réunion. Pour des détails, voir Mettre en place une réunion et inviter des participants (à la page 10). Si vous programmez la réunion pour un autre organisateur, un message l'indique dans la boite de dialogue des paramètres WebEx. Vous pouvez aussi annuler ou modifier la réunion que vous avez programmée. Pour des détails, voir Modification d une réunion programmée (à la page 27) et Annuler d une réunion (à la page 28). Démarrer une réunion pour un autre organisateur Une fois que la réunion pour l autre organisateur est programmée, l organisateur d origine reçoit un courrier électronique de confirmation dans Microsoft Outlook. Vérifiez tout d abord que l organisateur d origine partage toujours son calendrier avec vous dans Microsoft Outlook. Vous pouvez alors commencer la réunion à partir de l'agenda de l organisateur. Pour démarrer une réunion pour un autre organisateur : 1 Ouvrez l'agenda de l autre organisateur dans Microsoft Outlook, pour cela : a) Dans Microsoft Outlook, dans le menu Fichier, sélectionnez Ouvrir > Dossier d un autre utilisateur. La boîte de dialogue Ouvrir dossier d un autre utilisateur s affiche. 25

28 Chapitre 3: Programmer pour un autre organisateur b) Tapez le nom de l'organisateur ou cliquez sur Nom pour sélectionner son nom. c) Sélectionnez Agenda dans la liste déroulante Type de dossier puis cliquez sur OK. Le calendrier partagé s affiche. Remarque : Il existe de nombreuses manières d'ouvrir l'agenda d'une autre personne, selon la personnalisation de vos vues dans Microsoft Outlook. Pour en savoir plus, voir l Aide de Microsoft Outlook. 2 Double-cliquez sur l élément de réunion dans l'agenda de l autre organisateur. Le courrier électronique de confirmation apparaît. 3 Pour démarrer la réunion, suivez les instructions indiquées dans le courrier électronique et assurez-vous que vous vous connectez avec votre propre compte d organisateur WebEx sur le site de service WebEx. 26

29 Chapitre 4 4 Modifier et annuler des réunions programmées Si vous souhaitez... modifier une réunion programmée Consultez... Modification d'une réunion programmée (à la page 27) annuler une réunion programmée Annuler une réunion (à la page 28) Modification d'une réunion programmée Lorsque vous programmez une réunion avec l Extension WebEx pour Outlook, vous pouvez utiliser Outlook pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de début, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une option de téléconférence, etc. Lorsque vous modifiez une réunion programmée, l Extension pour Outlook envoie une invitation pour une réunion actualisée aux participants aux invités à la réunion et met à jour les informations relatives à la réunion sur votre site de service WebEx. Pour modifier une réunion programmée : 1 Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez la réunion programmée. 2 Modifiez les informations de la réunion ou changez les options, dans la barre d outils ou dans l'onglet Rendez-vous. Par exemple : Pour modifier les paramètres de la réunion WebEx, cliquer sur Modifier les paramètres. Pour supprimer les paramètres précédents de la réunion WebEx, cliquer sur Annuler la réunion WebEx. 27

30 Chapitre 4: Modifier et annuler des réunions programmées Pour ajouter ou modifier une récurrence, cliquer sur Récurrence. Pour modifier le contenu d un courrier électronique d invitation à une réunion, reportez-vous à l onglet Rendez-vous. 3 Effectuez l'une des opérations suivantes, selon le cas : Pour envoyer à vos invités un message électronique d'invitation modifié et sauvegarder la réunion modifiée dans votre agenda Outlook, cliquer sur Envoyer la mise à jour. Pour enregistrer la réunion modifiée dans votre agenda Outlook, cliquer sur Enregistrer et Fermer. L extension pour Lotus Notes contacte votre site de service WebEx et met à jour la réunion sur le site. Important : Si vous modifiez une réunion WebEx par le biais de votre site de service WebEx, ces modifications ne figureront pas dans Outlook. Si vous changez par exemple l'heure de début de la réunion sur votre site, celle-ci restera inchangée dans votre agenda Outlook. Par conséquent, le service de réunion WebEx recommande d'utiliser exclusivement Outlook pour modifier une réunion. Si vous reprogrammez ou annulez une seule instance récurrente d une réunion WebEx à l aide de Microsoft Outlook, vos modifications apparaîtront uniquement dans Outlook et pas sur votre site de service WebEx. Par exemple, si vous changez l'heure de début d une seule instance d une réunion WebEx récurrente dans Outlook, les invités pourront toujours se joindre à la réunion à l ancienne heure de début. Par conséquent, si vous souhaitez modifier une réunion récurrente à l aide d Outlook, votre service de réunion WebEx recommande d appliquer les changements l'ensemble des réunions. Annuler une réunion Vous pouvez annuler une réunion dans Microsoft Outlook. Lorsque vous annulez une réunion, vous pouvez également envoyer un avis d annulation à tous les invités que vous avez conviés à la réunion. L Extension WebEx pour Outlook contacte également votre site WebEx et annule, ou supprime, la réunion de votre site. Un message apparaît, confirmant la suppression de votre réunion. Pour annuler une réunion programmée : 1 Dans Microsoft Outlook, effectuer l'une des opérations suivantes: Ouvrez l élément de réunion. Dans la barre d'outils, cliquer sur 28

31 Chapitre 4: Modifier et annuler des réunions programmées Ouvrez l élément de réunion. Dans le menu Fichier, sélectionner Supprimer. Sélectionnez l élément de réunion dans le calendrier. Cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner Supprimer. 2 Choisissez d'avertir ou non les participants puis cliquez sur OK. 3 Cliquer sur OK dans la fenêtre de confirmation. 29

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33 Chapitre 5 5 Lancer une réunion Si vous souhaitez... obtenir un aperçu du lancement d une réunion lancer votre réunion programmée depuis Outlook démarrer une réunion Conférence Personnelle commencer une réunion One-Click à partir de votre site WebEx Service Consultez... Commencer une réunion : quelques informations (à la page 31) Commencer une réunion depuis Microsoft Outlook (à la page 31) Démarrer une réunion Conférerence Personnelle (à la page 34) Pour démarrer une réunion depuis votre site de service WebEx (à la page 33) Commencer une réunion Après avoir programmé une réunion avec l Extension WebEx pour Outlook, vous pouvez lancer la réunion à partir de Microsoft Outlook ou de votre site de service WebEx. Démarrer une réunion programmée à partir de Microsoft Outlook Pour démarrer une réunion à partir d'un élément de réunion Outlook : Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l élément de réunion, puis cliquez sur le lien pour lancer la réunion. L illustration suivante montre l exemple d un élément de réunion. 31

34 Chapitre 5: Lancer une réunion Cliquez sur ce lien pour commencer la réunion. Important : Le lien qui s'affiche dans votre entrée de réunion concerne uniquement les organisateurs de la réunion. Le lien qui apparaît dans l'invitation envoyée aux participants est différent ; c'est un lien sur lequel ils peuvent cliquer pour prendre part à la réunion. Pour en savoir plus, consultez Rejoindre une réunion à partir d'une invitation électronique. Pour démarrer une réunion programmée à partir du menu WebEx dans Outlook : 1 Dans Microsoft Outlook, cliquez sur WebEx. 2 Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez Commencer une réunion programmée. 32

35 Chapitre 5: Lancer une réunion La boîte de dialogue Démarrer une réunion programmée s'affiche, contenant la liste des réunions que vous avez auparavant programmées. 3 Sélectionnez la réunion que vous voulez commencer. 4 Cliquez sur Commencer. Votre réunion commence et la fenêtre gestionnaire de réunions s ouvre. Pour démarrer une réunion depuis votre site de service WebEx Pour démarrer une réunion One-Click à partir de votre site de service WebEx : 1 Dans Microsoft Outlook, cliquez sur WebEx. 2 Dans le menu qui s'affiche, choisissez Mon WebEx. La page Mes réunions WebEx apparaît. 33

36 Chapitre 5: Lancer une réunion Remarque : Il vous sera demandé de vous connecter sur votre site de service WebEx si vous ne l'êtes pas déjà. 3 Assurez-vous que Les réunions que vous organisez sont sélectionnées dans la liste en haut de la page. 4 Cliquez sur Démarrer près de la réunion que vous souhaitez lancer. Démarrer une réunion Conférence Personnelle Pour démarrer une réunion Conférence Personnelle depuis le menu WebEx dans Outlook : 1 Dans Microsoft Outlook, sélectionnez WebEx. 2 Dans le menu qui apparaît, sélectionnez Démarrer une réunion Conférence Personnelle Audio. 34

37 Chapitre 6 6 Prendre part à une réunion Si vous souhaitez... obtenir un aperçu de la participation à une réunion prendre part à une réunion à partir d un message d invitation Prendre part à une réunion à partir de votre site de service WebEx Consultez... Prendre part à une réunion : quelques informations (à la page 35) Prendre part à une réunion à partir du courrier électronique d invitation (à la page 35) Prendre part à une réunion à partir de votre site de service WebEx (à la page 38) Participer à une réunion Si vous utilisez l Extension WebEx pour Outlook pour planifier une réunion et inviter des participants, ils recevront un courrier électronique contenant un lien sur lequel ils peuvent cliquer pour participer à la réunion. Les participants peuvent aussi prendre part à une réunion à partir de votre site de service WebEx. Prendre part à une réunion à partir du courrier électronique d invitation Dans leurs programmes de messagerie, les invités ouvrent le message d'invitation qu ils ont reçu, puis cliquent sur le lien contenu dans le message afin de prendre part à la réunion. Le courrier électronique d'invitation ou le courrier électronique de confirmation d inscription reçu par les invités contient les informations nécessaires pour les aider à prendre part à la réunion, tel que le numéro de réunion, le mot de passe de la réunion ou l ID d inscription. 35

38 Chapitre 6: Prendre part à une réunion Cliquez sur ce lien pour prendre part à la réunion. Prendre part à une réunion à partir du menu WebEx dans Outlook Pour démarrer une réunion programmée à partir du menu WebEx dans Outlook : 1 Dans Microsoft Outlook, cliquez sur WebEx. 36

39 Chapitre 6: Prendre part à une réunion 2 Dans le menu qui s'affiche, sélectionner Participer à la réunion. La boîte de dialogue Rejoindre la réunion apparaît et affiche une liste des réunions auxquelles vous êtes convié pour le jour actuel. 3 (Facultatif) Sélectionner une autre date pour afficher ses réunions ou Semaine ou Mensuel pour afficher les réunions de la semaine ou du mois correspondant. 4 (Facultatif) Si vous souhaitez afficher toutes les réunions auxquelles vous êtes invité, cliquez sur Toutes les réunions pour visualiser la liste complète des réunions sur votre site de service WebEx. 5 Dans la case sous la liste des réunions, entrer votre adresse électronique, votre numéro de téléphone portable ou le numéro de réunion. 6 Cliquez sur Entrer. 37

40 Chapitre 6: Prendre part à une réunion Prendre part à une réunion à partir de votre site de service WebEx Vous pouvez rejoindre une réunion à laquelle vous êtes invité sur votre site de service WebEx. Ces informations peuvent être nécessaires pour rejoindre une réunion : Mot de passe de la réunion ID d inscription sert uniquement au service Event Center. Si l organiseur de l événement demande aux invités de fournir un ID d inscription avant de participer à l événement, ils recevront un ID unique dans leur message de confirmation d inscription. numéro de réunion Les invités doivent fournir cette information pour prendre part à une réunion non listée c'est-à-dire une réunion ne figurant pas sur votre agenda ou votre site de service WebEx. Pour rejoindre une réunion à laquelle vous êtes invité sur votre site de service WebEx : 1 Dans Microsoft Outlook, cliquez sur WebEx. 2 Dans le menu qui s'affiche, choisissez Mon WebEx. La page Mes réunions WebEx apparaît. Remarque : Il vous sera demandé de vous connecter sur votre site de service WebEx si vous ne l'êtes pas déjà. 3 Vérifiez que Les réunions auxquelles vous êtes invité sont sélectionnées dans la liste en haut de la page. 38

41 Chapitre 6: Prendre part à une réunion 4 Cliquez sur le lien Prendre partde la réunion à laquelle vous voulez participer. 39

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43 Chapitre 7 7 Installation et configuration des outils de productivité WebEx Vous pouvez installer les outils de productivité WebEx pour commencer ou prendre part à des réunions instantanément avec One-click, Microsoft Office, les navigateurs Internet, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes et les logiciels de messagerie instantanée, ou pour programmer des réunions avec Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes, sans avoir à vous rendre sur votre site de service WebEx. Après avoir installé les outils de productivité WebEx, vous pouvez vous connecter à votre compte WebEx et définir ses options, définir les options de réunion pour les réunions instantanées et programmées, définir les préférences du panneau One-Click et sélectionner les outils de productivité que vous utiliserez avec WebEx. Le tableau suivant décrit les caractéristiques de l'installation et de la configuration des options des outils de productivité WebEx : Installer les outils de productivité WebEx En savoir plus (à la page 43) Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx En savoir plus (à la page 41) Définir des options pour les outils de productivité WebEx En savoir plus (à la page 44) Installer les outils de productivité WebEx En savoir plus (à la page 58) Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir du menu Démarrer: Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > WebEx > Outils de productivité > Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. 41

44 Chapitre 7: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir du panneau One-Click: 1 Si le panneau One-Click n'est pas encore ouvert, effectuez une des opérations suivantes: Cliquez deux fois sur l'icône WebEx One-Click sur votre bureau. Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > WebEx > Outils de productivité > WebEx > One-Click. 2 Dans le panneau One-Click, cliquer sur Modifier les paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir de l'icône One-Click de la barre des tâches : 1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône One-Click de la barre des tâches. 2 Sélectionner Paramètres WebEx dans le menu. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes : Dans le menu WebEx, cliquer sur Paramètres de compte. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir de Microsoft Office: Dans Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, cliquer sur Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir des logiciels de messagerie instantanée: Cliquez sur WebEx > Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. 42

45 Chapitre 7: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Installation des outils de productivité WebEx Si l'administrateur de votre site a activé les options des outils de productivité WebEx pour votre site de service WebEx, tous les outils de productivité WebEx sont automatiquement installés sur votre site. De plus, dès que des nouvelles versions sont disponibles, les outils de productivité WebEx sont mis à jour automatiquement. Le processus d'installation installe tous les outils de productivité WebEx disponibles, cependant, vous pouvez à tout moment modifier vos préférences au sujet des applications à utiliser avec ces outils. Vous pouvez également modifier d'autres préférences de compte WebEx et de réunion en définissant des options dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 44). Si nécessaire, vous pouvez également télécharger et installer les outils de productivité WebEx manuellement. Avant d'installer les outils de productivité WebEx, assurez-vous que votre ordinateur dispose bien de la configuration minimale décrite ci-dessous: Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 ou 7.0, Firefox 3.0 ou supérieur Processeur Intel x86 (Pentium 400 MHz +) ou compatible JavaScript et cookies activés dans le navigateur Remarque : L'extension WebEx pour IBM Lotus Notes est intégrée à l'installation ou au téléchargement des outils de productivité WebEx seulement si l'administrateur de votre site a activé l'option Lotus Notes pour le site. Pour installer les outils de productivité WebEx à partir de la page Configuration des outils de productivité: 1 Connectez-vous à votre site de service WebEx. 2 Cliquez sur Mon WebEx> Configuration des outils de productivité (barre de navigation de gauche). La page Configuration des outils de productivité s'affiche. 3 En enregistrant sur votre bureau, cliquez sur Télécharger les outils de productivité. La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît. 4 Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur. Le nom du fichier d installation est suivi d une extension.msi. 5 Exécutez le fichier d installation et suivez les instructions. 43

46 Chapitre 7: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Une fois l installation terminée, connectez-vous à l aide de vos informations de compte WebEx et vérifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 44). Pour installer les outils de productivité WebEx à partir de la page Téléchargements: 1 Connectez-vous à votre site de service WebEx. 2 Dans la barre de navigation de gauche, cliquer sur Assistance, puis sur Téléchargements. 3 Dans la page Téléchargements, à côté du titre Outils de productivité WebEx, cliquez sur Télécharger maintenant. La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît. 4 Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur. Le nom du fichier d installation est suivi d une extension.msi. 5 Exécutez le fichier d installation et suivez les instructions. Une fois l installation terminée, vous pouvez vous connecter à l aide de vos informations de compte WebEx et vérifier les paramètres dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 44). Remarque : Les administrateurs système peuvent également effectuer des installations en masse sur les ordinateurs de leur site. Pour en savoir plus, consultez Guide d'administrateur IT pour le déploiement en masse des outils de productivité sur Configurer les outils de productivité WebEx Pour configurer les options des outils de productivité WebEx : 1 Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir la boîte de dialogue Paramètres WebEx (à la page 41). 44

47 Chapitre 7: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 2 Dans l onglet Compte, connectez-vous à votre compte en spécifiant l URL pour votre site de service WebEx et en entrant votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Pour en savoir plus, voir À propos de l onglet Compte (à la page 50). 3 Cliquez sur Appliquer. 4 Cliquez sur l onglet Réunions instantanées. 45

48 Chapitre 7: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 5 Spécifiez les options des réunions commencées instantanément à partir du volet One-Click, de Microsoft Office, des navigateurs, des logiciels de messagerie instantanée, des menus contextuels et de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes. Pour des informations complémentaires, voir À propos de l onglet Réunions instantanées (à la page 51). 6 Cliquez sur l onglet Réunions programmées. 46

49 Chapitre 7: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 7 Spécifiez les options des réunions programmées à partir de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes. Pour des informations complémentaires, voir À propos de l onglet Réunions programmées (à la page 53). 8 Cliquez sur l onglet One-Click. 9 Spécifiez les options pour le volet One-Click. Pour des informations complémentaires, voir À propos de l onglet One-Click (à la page 56). 10 Cliquez sur l onglet Outils. 47

50 Chapitre 7: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Sélectionnez les applications avec lesquelles utiliser les extensions WebEx. Pour en savoir plus, voir À propos de l onglet Outils (à la page 57). A propos de la boîte de dialogue Paramètres WebEx Pour accéder à cette boîte de dialogue Pour accéder à cette boîte de dialogue à partir du menu Démarrer : Cliquer sur Commencer > Programmes > WebEx > Outils de Productivité > Désinstaller. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à cette boîte de dialogue à partir du panneau One-Click: 1 Si le panneau One-Click n'est pas encore ouvert, effectuez une des opérations suivantes: Cliquez deux fois sur l'icône WebEx One-Click sur votre bureau. 48