1. Aide à l animateur

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Lionel St-Gelais
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5 1. Aide à l animateur La dématérialisation vise à simplifier les échanges en permettant de traiter tout un processus sous forme numérique(créationd unepièce,envoiàunacteurdelachaîneconcernée,validationdelapiècedanslesi sans matérialisation, contrôle, ) sans matérialisation sous forme papier à aucun endroit de la chaîne. Avec les outils actuels du marché, les échanges au sein d un organisme peuvent facilement être entièrement dématérialisés(1 er cercle). Cependant les échanges avec les fournisseurs et les clients (second cercle) peuvent déjà en partie être réalisés sous forme dématérialisée. Les échanges dématérialisés au sein de ce cercle vont connaître une accélération avec l ordonnance du 26 juin 2014 qui oblige les fournisseurs de la sphère publique(etat, collectivités locales et les organismes)àlui adresserdès le 1 er janvier 2017, pour les plus gros, toutes leurs factures sous forme dématérialisée. Les fournisseurs de taille moyenne et petite suivront jusqu en Cette obligation signifie pour les organismes de la sphère publique qu ils devront dès 2017 non seulement être en mesure de traiter les factures reçues sous forme dématérialisée mais également d être en mesure d en produire sous un tel format. Les enjeux en termes de volumétrie sont très importants(reproduction, transmission, stockage de milliers de pièces papier tous les ans). Elle concerne l ensemble des pièces, des étapes et des acteurs du processus. Notamment entre: acteurs internes de l organisme(ex: acheteurs, gestionnaires); acteurs externes(ex: fournisseurs); organismes de contrôle(ex: Cour des comptes). Les échanges dématérialisés devront être généralisés avec les tutelles et les autorités chargées du contrôle (dialogue de gestion, contrôle budgétaire, ) Enfin des travaux sont en cours avec la Cour des comptes pour permettre l envoi du compte financier sous forme également dématérialisée. 2. Informations complémentaires La dématérialisation native doit être généralisée à terme: seule cette forme de dématérialisation conduira à des gains significatifs. Dématérialisation native = production et gestion électronique des documents(il ne s agit pas de numérisation de document papier). 5

Avec les outils actuels du marché, les échanges au sein d un organisme peuvent facilement être entièrement dématérialisés(1 er cercle).

6 Aide à l animateur: La dématérialisation permet: l automatisation de certains contrôles qui supprime ainsi les ruptures de chaîne pour de simples contrôles hiérarchiques l harmonisation des formats d échange d informations(format d échanges de données préconisé), la simplification du cadre réglementaire (exemple : simplification de la nomenclature des PJ), la diminution des délais de traitement administratif et de paiement. 6

informations(format d échanges de données préconisé), la simplification du cadre réglementaire (exemple :

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8 Aide à l animateur Lacarted achatestrégieparledécret du26octobre Le paiement par carte d achat introduit, dans la relation administration fournisseur, l acteur bancaire qui paie directement le fournisseur(cf planche suivante). 8

9 1, Aide à l animateur Le niveau 1 concerne des achats sans cadre contractuel avec le fournisseur. Le processus se décompose en 5 étapes principales: Etape 1: L organisme achète directement au fournisseur avec sa carte d achat. Etape 2: La banque paye directement le fournisseur Etape3:LabanquecentraliselespaiementsdelapériodeettransmetunRelevé d Opérations Bancaires (ROB) à l organisme. Le ROB récapitule les paiements effectués directement au fournisseur. Etape 4 : le ROB donne lieu à une demande de paiement (envers la banque). Cette demande de paiement peut être imputée sur une réservation d AE qui permet de couvrir les achats. LacomptabilisationdelachargeestréaliséeàlapriseenchargedelaDPparle comptable.lesaesontconsomméesàlavalidationdeladp. Etape5:L organismepayelabanque.lescpsontalorsconsommésaupaiement C est un moyen de paiement qui demeure dérogatoire(consommation des AE à la validation de la demande de paiement et comptabilisation de la charge à la prise enchargedeladpparlecomptable). 9

Etape 2: La banque paye directement le fournisseur Etape3:LabanquecentraliselespaiementsdelapériodeettransmetunRelevé d Opérations Bancaires (ROB) à l organisme.

10 1, Aide à l animateur Le niveau 3 concerne des achats avec un cadre contractuel auprès d un fournisseur. Ce contrat peut être matérialisé dans l outil par un EJ qui permettra de rapatrier tous les éléments nécessaires à la dépense au cours du processus et notamment les éléments du ROB(cf. étape 3) Le processus se décompose en 5 étapes principales: Etape 1: L organisme achète directement au fournisseur avec sa carte d achat. Etape 2: La banque paye directement le fournisseur Etape3:LabanquecentraliselespaiementsdelapériodeettransmetunRelevé d Opérations Bancaires (ROB) à l organisme. Le ROB récapitule les paiements effectués directement au fournisseur et se rattache au marché passé avec le fournisseur. Etape 4 : le ROB donne lieu à une demande de paiement (envers la banque). Cette demande de paiement peut être imputée sur une réservation d AE qui permet de couvrir les achats ou à un EJ rattaché au marché passé avec le fournisseur. LacomptabilisationdelachargeestréaliséeàlapriseenchargedelaDPparle comptable.lesaesontconsomméesàlavalidationdeladp. Etape5:L organismepayelabanque.lescpsontalorsconsommésaupaiement C est un moyen de paiement qui demeure dérogatoire(consommation des AE à la validation de la demande de paiement et comptabilisation de la charge à la prise enchargedeladpparlecomptable). 10

étape 3) Le processus se décompose en 5 étapes principales: Etape 1: L organisme achète directement au fournisseur avec sa carte d achat.

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